RIS321611 Bijlage Brief College KPI verslag informatieketen 2023

Retouradres Postbus 12653, 2500 DP Den Haag

Ons kenmerk

DPZ/10847140 Contactpersoon

Aan: college van burgemeester en wethouders

Rob den Braasem Dienst

Dienst Publiekszaken Afdeling

Haags Gemeentearchief Telefoonnummer

14070 E-mailadres

rob.denbraasem@denhaag.nl

Datum

13 januari 2025 Onderwerp

Voortgangsbericht verslag gemeentearchivaris 2023

Geachte leden van het college, De gemeentearchivaris van uw gemeente brengt op grond van artikel 3 van de Archiefverordening Den Haag 2018 jaarlijks verslag uit aan het college over het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die (nog) niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Deze toezichtstaak, en de verantwoordelijkheid van de gemeentearchivaris voor het beheer van archiefbescheiden die wel formeel zijn overgebracht, is verankerd in artikel 32 van de Archiefwet. Zo nodig kan het college (mede) op basis van dit verslag besluiten voorzieningen te treffen ter uitoefening van de aan hen opgedragen zorg. Ultimo 2023 heeft u de KPI-verslagen over 2021 en 2022 ontvangen (RIS 318000). Hierin werd u onder meer gewezen op “de risico's van informatieverlies, met een navenante impact daarvan op het functioneren van de overheid en de mate waarin we in staat zijn om hierover open, transparant en betrouwbaar verantwoording af te leggen aan de samenleving”. Ook werd geduid dat “de gemeente niet ‘in control’ is op het informatie- en archiefbeheer. Om dat te kunnen bereiken is meer tijd en investering nodig, want de problematiek is complex, de achterstanden zijn groot en wettelijke en technologische ontwikkelingen gaan razendsnel.

De grote uitdaging die dat oplevert verlangt eendrachtige samenwerking, met alle partijen die een rol en verantwoordelijkheid hebben om een professioneel en adequaat ingerichte gemeentelijke informatiehuishouding te voeren”. Naar aanleiding van dit KPI-verslag over 2021 en 2022 alsmede de daaropvolgende informatieverzoeken vanuit de Provincie op grond van het Interbestuurlijk Toezicht (IBT) heeft het college op 13 februari 2024 aan de gemeenteraad een verbeterplan voor de informatiehuishouding toegezegd. Aan de Dienst Bedrijfsvoering is opdracht verstrekt om in 2024 stappen te zetten om de bevindingen van de toezichthouder, die nu realiseerbaar zijn, op te lossen en de totale opgave in beeld te brengen in een organisatiebreed verbeterprogramma. Hiertoe zijn ook middelen ter beschikking gesteld.

Haags Gemeentearchief

Spui 68 2511 BT Den Haag

Postbus 12620 Telefoon 14070 2500 DPL Den Haag www.denhaag.nl/haagsgemeentearchief

Bibliotheek Den Haag Ons kenmerk

DPZ/10847140

In 2024 is door de dienst Bedrijfsvoering hard gewerkt aan het op- en vaststellen van een verbeterprogramma op basis van de constateringen van de Archiefinspectie. Na overleg met de provinciaal toezichthouder is besloten om over 2023 geen KPI-verslag op te stellen, en u middels dit voortgangsbericht hierover te informeren. In januari 2025 is direct begonnen met het opstellen van het KPI-verslag over het jaar 2024, zodat deze voor het zomerreces aan het college kan worden aangeboden. Na vaststelling dient het college dit voortgangsbericht voor te leggen aan de raad en Provinciale Staten vanuit het oogpunt van Interbestuurlijk Toezicht (IBT). Voor meer informatie of een toelichting op dit bericht staat de Archiefinspectie tot uw beschikking. Met vriendelijke groet,

T.J. van Slooten Gemeentearchivaris.

2/2