RIS321584 Randprogrammering NAVO-top bijlage

Opdracht cultuurankers inclusief samenleven Dienst Onderwijs, Cultuur & Welzijn Stad en Bestuur

1. Inleiding 1.1 Wie zijn wij? De gemeente Den Haag is een gemeente met ca. 540.000 inwoners. Den Haag behoort hiermee tot de vier grootste gemeenten van Nederland. De gemeente Den Haag heeft als doelstelling rechtmatig en doelmatig in te kopen. Zij kijkt bij haar inkopen dan ook naar haar beleidsdoelstellingen inzake duurzaamheid, innovatie, Social Return en de toegankelijkheid voor het MKB. Wilt u meer informatie over de gemeente en haar inkoopdoelstelling zie dan de website www.denhaag.nl (o.a. zakendoen met de gemeente). Den Haag is een van de meest diverse steden van Nederland. Dit brengt veel verschillende culturen, achtergronden, geschiedenissen en perspectieven met zich mee. Den Haag is ook een stad die steeds verandert en in beweging is. Dit brengt voor ons allemaal een verantwoordelijkheid met zich mee in hoe we met elkaar samenleven. Een inclusieve samenleving spreekt niet voor zich. Veel mensen hebben nog altijd te maken met uitsluiting, discriminatie of racisme. Met zoveel verschillende mensen, wensen en behoeftes is het soms een uitdaging om onze verschillen te overbruggen. De beleidsdoelstellingen van de gemeente Den Haag rondom Inclusief Samenleven zijn vastgelegd in de nota Inclusief Samenleven: iedereen anders, allemaal Haags (RIS318932). De uitvoering van deze nota is belegd binnen OCW Stad & Bestuur / Inclusief Samenleven.

1.2 Waar zijn we naar op zoek? Een van de doelstelling uit het Inclusief Samenleven beleid is gericht op het zichtbaar maken van diversiteit en bewustzijn te vergroten over inwoners van onze stad over de thema's anti-discriminatie (waaronder specifieke vormen zoals antisemitisme, moslimdiscriminatie en anti-zwart racisme), queeremancipatie, vrouwenemancipatie en het koloniaal- en slavernijverleden. Het vergroten van bewustzijn wordt hierbij tweeledig opgevat: enerzijds het belang van een onderwerp in zien en hier meer kennis van op doen, anderzijds weten hoe hier aan bijgedragen kan worden. Cultuur is een belangrijk medium in het realiseren van deze doelstelling, waarbij de cultuurankers essentieel zijn in het realiseren van een laagdrempelig cultuuraanbod in de stad. Naar aanleiding van een pilot in 23/24, is de ambitie voor 2025 om gedurende het hele jaar verdiepende randprogrammering te organiseren rondom de hierboven genoemde thema’s. Daarmee zijn de themadagen uit bijlage 1 leidend. Echter, in overleg met de opdrachtgever is er flexibiliteit mogelijk rondom de planning. Daarnaast omvat de opdracht ook een onderdeel naar aanleiding van de NAVO-top die in Den Haag zal plaatsvinden op 24 en 25 juni in het World Forum. Op 27 januari 2025 start het nationale randprogramma van het ministerie van Buitenlandse Zaken in Den Haag.

Dit is tevens het startschot van het Haagse randprogramma (werktitel Haagse Road to Summit) wat tot eind juni 2025 zal plaatsvinden met diverse activiteiten in de stad. Het volledige programma wordt gepresenteerd op de website van Just Peace en ondersteund via de communicatiekanalen van Just Peace en de gemeente. Het zwaartepunt van het Haagse Road to Summit zal liggen op de weken voorafgaand aan de top; een programma met de werktitel Haagse Summit Festival gevuld met o.a. debatten, exposities en lezingen. De Haagse Road to Summit wordt samengesteld door het platform Just Peace i.s.m. met BZ en lokale partners. Van de opdrachtnemer wordt verwacht dat zij gedurende deze periode randprogrammering organiseert.

1.3 Omschrijving van de opdracht

Randprogrammering Inclusief Samenleven In de eerdere samenwerking bestond de uitgevoerde randprogrammering hoofdzakelijk uit nagesprekken. Voor 2025 is de ambitie om meer verscheidenheid te krijgen in de geboden programma’s, door bijvoorbeeld de inzet van een tentoonstelling, boekenclub, podcast etc. Echter, de artistieke invulling voor de randprogrammering is aan iedere cultuuranker zelf. Hierbij gelden de volgende voorwaarden:

• • • • •

Er vindt ten minste 9 keer randprogrammering plaats; De randprogrammering sluit aan bij de thema’s en beleidsdoelstellingen van het Inclusief Samenleven beleid zoals genoemd in paragraaf 1.1; De randprogrammering is gespreid over de thema’s queeremancipatie, vrouwenemancipatie, antidiscriminatie en koloniaal en slavernijverleden, waarbij ieder thema minstens twee keer aan bod komt; De randprogrammering vindt plaats tussen 15 maart t/m 31 december; De richtlijn voor het aantal bezoekers is minstens 50 personen per programmering.

Navo top Onderdeel van de opdracht is het organiseren van één randprogramma rondom de Navo top. Met Den Haag als internationale stad van Vrede en Recht is de Haagse randprogrammering, de Road to Summit, een ideaal open podium. Er worden o.a. debatten, lezingen, exposities, muziek-, film- en dansvoorstellingen en creatieve wedstijden georganiseerd. Daarin kunnen verschillende thema’s worden behandeld die te maken hebben met Vrede en Recht, Democratie, Internationale Rechtsstaat, Inclusie (On)gelijkheid en Diversiteit en Klimaat en veerkracht. • • • •

Onderdeel van de opdracht is het organiseren van minstens één randprogramma rondom de NAVOtop. Het randprogramma dient zich op de bewoners uit het stadsdeel te richten of samen met de bewoners uit de wijken tot stand te komen. Er mag ook voor of in samenwerking met scholieren dan wel scholen een programma worden ontwikkeld. Dit programma, maar ook bestaande programmering die past bij de hierboven genoemde thema’s van de NAVO-top, mogen aangemeld worden via roadtosummit.nl/doe mee.

Dit randprogramma dient plaats te vinden op of vóór 27 juni 2025. De richtlijn voor het aantal bezoekers is 50 per programmering. De gemeentelijke organisatie die zich bezighoudt met de voorbereidingen van de NAVO-top is ten alle tijden bereid mee te denken en een faciliterende rol in te nemen met betrekking tot de invulling van de randprogrammering. Naast de gemeente zijn ook instituten als The Hague Centre for Strategic Studies, de Atlantische Commissie en het Clingendael Instituut als partner betrokken bij de randprogrammering van de NAVO-top. Indien de opdrachtnemer gebruik wil maken van het netwerk van de gemeente, kan deze dat kenbaar maken via de contactpersoon.

Communicatie en evaluatie De opdrachtnemer draagt zelf verantwoordelijkheid voor de communicatie en evaluatie van het programma. Hierbij gelden de volgende richtlijnen: • •

Het cultuuranker draagt zelf zorg voor het promoten van de randprogrammering en gebruikt hier on- en offline kanalen voor; In de communicatie rondom het evenement wordt duidelijk vermeld dat het evenement in samenwerking met de gemeente Den Haag plaatsvindt als deel van diens inclusiebeleid;

De organisatie zal aan de gemeente Den Haag rapporteren over de voortgang, deelnemersfeedback en de behaalde resultaten. Eveneens zullen kwartaalgesprekken worden ingepland met de gemeente Den Haag om

de voortgang te bespreken. De opdrachtnemer maakt hierbij gebruik van door de gemeente vastgestelde formats aan de hand van door hen bepaalde KPIs.

1.4 Voorstel en offerte U levert uiterlijk vrijdag 21 februari een voorstel aan voor de programmering. Wij vragen u een inhoudelijke uitwerking op te nemen van de opdracht, ga hierbij in ieder geval in op:

• • • •

Inhoudelijke uitwerking randprogrammering, met daarin een beknopte omschrijving van het programma en de link met één van de eerdergenoemde thema’s; Hoe u de rondprogramma’s zult communiceren en promoten; Een planning; Een kostenoverzicht.

Voor de opdracht is een budget van €18.000,- per opdrachtnemer beschikbaar. Contactpersoon voor de opdracht is Hidde Nühn, beleidsadviseur Inclusief Samenleven ( hidde.nuhn@denhaag.nl, 06 41060637).

1.5 Verantwoording Binnen twee maanden na het aflopen van de opdracht wordt een verantwoording aangeleverd aan de gemeente Den Haag. Deze bestaat uit een financieel en inhoudelijk verslag. Uit dit verslag blijkt in hoeverre de activiteiten uit de offerte zijn verricht, de beoogde doelstellingen zijn behaald en welke resultaten zijn gerealiseerd. Het financiële verslag behelst een overzicht van de inkomsten en uitgaven en een toelichting op de gerealiseerde verschillen ten opzichte van de genoemde kosten in de offerte. De verantwoording bestaat ten minste uit:

• • • •

een overzicht van de gerealiseerde activiteiten; een beknopte beschrijving van de uitvoering van de gerealiseerde activiteiten.; een beknopte beschrijving van de mate waarin de resultaten en doelstellingen zoals in de opdracht vermeld staan zijn behaald of in welke mate ze hieraan hebben bijgedragen indien doelstellingen of resultaten (deels) niet zijn gerealiseerd geeft het verslag de redenen daarvoor.

1.6 Looptijd van de opdracht De opdracht loopt vanaf 15 maart t/m 31 december 2025. De opdracht eindigt van rechtswege. De gemeente zal de opdrachtnemer hier tijdig over informeren.

2. Aanvullende eisen Algemeen Eis 1

Eis 2

Eis 3

Door het indienen van een offerte en het prijzenblad rechtsgeldig te ondertekenen gaat u akkoord met alle in de offerteaanvraag en bijbehorende bijlage(n) genoemde voorwaarden, het gevraagde bij 1.3 en de eisen zoals gesteld in dit hoofdstuk. De leverancier aan wie de opdracht wordt gegund, gaat akkoord met en ondertekent de opdrachtbevestiging. De Algemene Inkoopvoorwaarden 2018 van de gemeente Den Haag zijn van toepassing op deze opdracht.

Prijzen Eis 4

Eis 5

Eis 6

De geboden prijzen dienen all-in te zijn. Alle kosten zoals administratie, voorbereiding, reiskosten, coördinatie, overleg, planning, intake, rapportage enz. dienen in de prijsstelling/uurtarieven te zijn verwerkt. De kosten dienen in een bijgevoegde begroting uitgewerkt te zijn. Opdrachtnemer verklaart de dienstverlening zoals beschreven in de offerteaanvraag incl. bijlagen en voorts als aangeboden in haar inschrijving uit te voeren tegen de in het prijzenblad aangeboden tarieven/prijzen. De maximaal beschikbare vergoeding voor deze opdracht is 18.000 euro.

Facturatie Eis 7

Facturatie vindt 50 % vooraf plaats en 50 % achteraf. Eindfacturatie dient te gebeuren voor 31 december 2025. Facturen worden ingediend worden op het volgende factuuradres: Gemeente Den Haag Dienst OCW Afdeling Crediteuren T.a.v. Dhr. J. Laven Op de factuur zijn de volgende onderdelen terug te vinden: - Inkoopordernummer - Opgave van de gemaakte kosten

Communicatie Eis 8

De opdrachtnemer stelt voor deze opdracht voor de gemeente Den Haag één vaste contactpersoon beschikbaar. Diversiteit, anti-discriminatie, integriteit en ongepast gedrag Eis 9

In het kader van het thema diversiteit spant de opdrachtnemer zich in om te bewerkstelligen dat de op onderhavige opdracht in te zetten medewerkers een afspiegeling vormen van de diversiteit binnen de Haagse beroepsbevolking (zowel zichtbare als onzichtbare kenmerken).

Eis 10

Eis 11 Eis 12

Eis 13

Opdrachtnemer onthoudt zich bij de uitvoering van de opdracht van discriminatie en gaat niet in op discriminerende verzoeken en draagt dit uit. Opdrachtnemer en zijn medewerkers handelen integer en onthouden zich van ongepast gedrag. Opdrachtnemer heeft voor de uitvoering van de opdracht actief beleid ten aanzien van het stimuleren van diversiteit en het voorkomen van integriteitsproblemen en/of ongepast gedrag door de opdrachtnemer zijn medewerkers. Opdrachtnemer toetst zelf of de eisen en zijn beleid inzake diversiteit, discriminatie, integriteit en/of ongepast gedrag correct worden nageleefd binnen zijn organisatie door alle betrokken medewerkers. Opdrachtnemer verwijst mensen met klachten over discriminatie, integriteit en/ of ongepast gedrag ten aanzien van handelingen op de werkvloer van de gemeente Den Haag naar de juiste contactpersonen bij de gemeente Den Haag en overlegt daarmee.

Bijlage themadagen inclusief samenleven Anti-discriminatie 27 januari

Holocaust Memorial Day/Holocausteducatiemaand

15 maart

Internationale dag tegen islamofobie

21 maart

Internationale dag tegen racisme en discriminatie

4 en 5 mei

Dodenherdenking & Bevrijdingsdag

29 juni

Nationale Veteranendag

7 september

Europese dag van de Joodse cultuur

21 september

Europese dag tegen islamofobie

9 november

Internationale dag tegen fascisme en antisemitisme

Queeremancipatie Maart

Queer geschiedenis maand

31 maart:

(Internationale) Dag van Transgendervisibiliteit

Mei

Pride Den Haag

Tweede week van oktober

NB: De exacte datum voor Pride Den Haag 2025 wordt op dit moment vastgesteld Coming Out Week

13 december

Paarse Vrijdag

Vrouwenemancipatie

1 t/m 8 maart

Haagse Vrouwendagen

25 november t/m 10 december

Orange the World

Hele zomerperiode

Aandacht voor straatintimidatie

Koloniaal en slavernijverleden 25-apr 4-mei

Proclamatie Vrije republiek der Zuid-Molukken Indische en Indonesische verzetshelden in Nederland

5-jun

Aparwasi Divas, Hindostaanse Immigratiedag

1-jul

Keti Koti, afschaffing Nederlandse slavernij

2-jul 9-aug

Dag van de vlag van Curaçao

9-aug

Dag der Inheemsen Suriname

15-aug

Einde WOII in Nederlands-Indië

17-aug

Onafhankelijkheid Indonesië

17-aug

Tulaherdenking; Dag van de Vrijheidsstrijd Curaçao

6-sep

Bonairedag

10-okt 20-okt

Dag van de Marrons Suriname

11-nov

St martin's Day

25-nov

Onafhankelijkheidsdag Suriname

1-dec

Eerste Vlaghijsing Morgenster West Papua

25-apr 4-mei

Proclamatie Vrije republiek der Zuid-Molukken Indische en Indonesische verzetshelden in Nederland

5-jun

Aparwasi Divas, Hindostaanse Immigratiedag

Javaanse immigratie Suriname

Chinese immigratie Suriname