RIS321544 Opdracht Evaluatie Meerjarenbeleidsplan Kunst en Cultuur 2025-2028 en Tweejarenbeleidsplan Kunst en Cultuur 2025-2026

Typ tekstTyp tekstTyp tekst

Saskia Bruines Wethouder van Financiën, Cultuur en Economische ontwikkeling

dienst: dienstcode

Retouradres: Postbus 12600, 2500 DJ Den Haag

Ons kenmerk

Aan de voorzitter van de commissie Samenleving

OCW/10858992 RIS321544 Contactpersoon

Marleen Leroy Dienst

Dienst Onderwijs, Cultuur en Welzijn Afdeling

OCW Stad en Bestuur Telefoonnummer

14070 Datum

E-mailadres

11 maart 2025

marleen.leroy@denhaag.nl

Onderwerp

Opdracht Evaluatie Meerjarenbeleidsplan Kunst en Cultuur 2025-2028 en Tweejarenbeleidsplan Kunst en Cultuur 2025-2026

Geachte voorzitter, Nu de processen van het Meerjarenbeleidsplan Kunst en Cultuur 2025-2028 (hierna: MJB) en het Tweejarenbeleidsplan Kunst en Cultuur 2025-2026 (hierna: TJB) zo goed als zijn afgerond, starten we met de opzet van de evaluatie van beide subsidieprocessen. Gezien we begin 2026 de volgende subsidieronde voor het TJB 2027-2028 moeten voorbereiden, zal eind Q1 van 2025 een opdracht worden uitgezet voor de uitvoering van een evaluatie onder drie tot vijf onafhankelijke onderzoeksbureaus die we vragen een offerte voor deze opdracht uit te brengen. Het college wil hiermee de nieuwe uitvoeringssystematiek, het subsidiestelsel, de processtappen en de planningen van het MJB en TJB evalueren. De onderzoeksbureaus dienen hiervoor een procesvoorstel en werkwijze in te dienen die ten opzichte van elkaar worden beoordeeld. Onderdeel van de opdracht is onder andere het betrekken van de verschillende partijen bij deze evaluatie waaronder (een aantal) aanvragers, leden van de Adviescommissies, ambtenaren en indien wenselijk ook uw raadsleden. Uw raad heeft meermaals gevraagd om een uitgebreide evaluatie tijdens de verschillende vergaderingen en heeft hiervoor al waardevolle input aangeleverd en een motie aangenomen. Bijgaand treft u de opdrachtbeschrijving aan zoals deze wordt opgenomen in de officiële offerte uitvraag.

Hiermee wordt toezegging 634 “een brief naar de commissie toesturen over de opzet van de evaluatie” afgedaan. De opdracht wordt middels een Meervoudige Onderhandse Aanbestedingsprocedure (hierna: MOA) uitgezet onder minimaal drie en maximaal vijf onderzoekbureaus die aantoonbare ervaring en expertise hebben op het gebied van culturele vraagstukken en onderzoeken. Naar verwachting zal de MOA-procedure in mei 2025 zijn afgerond zodat het bureau nog voldoende tijd heeft om de evaluatie in Q4 2025 op te leveren. De resultaten van deze evaluatie dienen vervolgens als basis voor de subsidierondes TJB 2027-2028 en MJB 2029-2032. Ik hoop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Te zijner tijd zal het onderzoeksbureau, dat belast zal zijn met de uitvoering van de evaluatie, een uitnodiging voor een gesprek via de griffier naar u doen toekomen. Met vriendelijke groet, de Wethouder van Financiën, Cultuur en Economische ontwikkeling Saskia Bruines

Gemeente Den Haag

Spui 70 Den Haag

Postbus 12600 2500 DJ Den Haag

Telefoonummer 14070 www.denhaag.nl

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

OCW/10858992

Opdrachtomschrijving Evaluatie Meerjarenbeleidsplan Kunst en Cultuur 2025-2028 en Tweejarenbeleidsplan Kunst en Cultuur 2025-2026

Omschrijving van de opdracht Aanleiding Iedere vier jaar worden de meerjarige cultuursubsidies opnieuw verdeeld en vastgelegd in het Meerjarenbeleidsplan Kunst en Cultuur (hierna: MJB). Op 1 januari 2025 is de nieuwe vierjarige beleidsperiode 2025-2028 ingegaan. Aanvullend op de vierjarige subsidieregelingen 2025-2028 is een nieuwe tweejarige subsidieregeling opgesteld voor de periode 2025-2026, het Tweejarenbeleidsplan Kunst en Cultuur 2025-2026 (hierna: TJB). Twee verschillende onafhankelijke Adviescommissies (één voor het MJB en één voor het TJB) hebben in 2024 de ingediende subsidieaanvragen voor het MJB (91) en het TJB (43) beoordeeld en hierover een advies uitgebracht, inclusief een verdelingsvoorstel van de subsidiegelden. Nadat de Adviescommissies hun advies hadden afgerond, controleerde het college de totstandkoming van beide adviezen en nam vervolgens hierover een besluit. In september 2024 heeft het college het MJB 2025-20281 vastgesteld en in oktober 2024 het TJB 2025-20262. Begin november 2024 stelde de gemeenteraad de gemeentelijke begroting vast en daarmee de budgetten voor het MJB en het TJB. Alle instellingen waarvan de aanvraag was gehonoreerd, hebben in januari 2025 de eerste beschikkingen ontvangen. De meerjarige subsidieregelingen van het MJB lopen eind 2028 af en de subsidieregeling van het TJB eind 2026.

Ten opzichte van het MJB 2021-20243 is de systematiek met betrekking tot de totstandkoming van het MJB 2025-2028 significant veranderd en daarmee ook het subsidiestelsel, het proces, de procedures en de planningen. Vanwege deze veranderingen, die naar aanleiding van het Evaluatierapport Meerjarenbeleidsplan Kunst en Cultuur 2021-20244 zijn doorgevoerd, de complexiteit van deze processen en het terugkerend karakter van deze meerjarige subsidieregelingen is het de wens van het college en de gemeenteraad dat beide processen zorgvuldig worden geëvalueerd. In juli 2023 heeft de gemeenteraad de Cultuurvisie Den Haag 20335 vastgesteld die de basis vormt voor het Beleidskader Kunst en Cultuur 2025-20286 (hierna: Beleidskader). Het Beleidskader is vervolgens in september 2023 door de gemeenteraad vastgesteld en daarmee ook de nieuwe indeling van het subsidiestelsel en opzet van het financiële kader voor 2025-2028. Het Advies van de Adviescommissie Meerjarenbeleidsplan Kunst en Cultuur 2025-20287 (hierna Adviescommissie MJB) en de reactie van het college daarop vormen samen het MJB 2025-2028. In hoofdstuk 4 van het MJB staat het volledige proces beschreven.

Het college vaardigt middels deze offerte een opdracht uit voor de opzet en uitvoering van een evaluatie met betrekking tot de huidige meerjarige uitvoeringssystematiek, het subsidiestelsel, het proces en de planning van het MJB en TJB.

1 Gemeente Den Haag (2024). RIS319863 ‘Vaststellen meerjarenbeleidsplan Kunst en Cultuur 2025-2028’. 2 Gemeente Den Haag (2024). RIS320282 ‘Tweejarenbeleidsplan Kunst en Cultuur 2025-2026’. 3 Gemeente Den Haag (2020). RIS306137 ‘Voorstel van het college inzake Meerjarenbeleidsplan Kunst en Cultuur 2021-

2024’. 4 Gemeente Den Haag (2021). RIS310440 ‘Evaluatierapport Meerjarenbeleidsplan Kunst en Cultuur 2021-2024’. 5 Gemeente Den Haag (2023). RIS315525 ‘Voorstel van het college inzake vaststelling Cultuurvisie Den Haag 2033’. 6 Gemeente Den Haag (2023). RIS315711 ‘Gewijzigd voorstel van het college inzake Vaststelling Beleidskader Kunst en

Cultuur 2025-2028’. 7 Adviescommissie Meerjarenbeleidsplan Kunst en Cultuur 2025-2028 (2024). RIS319115 Aanbieden Advies

Meerjarenbeleidsplan Kunst en Cultuur 2025-2028.

2/6

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

OCW/10858992

Het betreffende bureau zal hiervoor met verschillende betrokkenen gesprekken voeren waaronder met (een aantal) aanvragers, leden van beide Adviescommissies, ambtenaren en indien gewenst ook raadsleden. Daarnaast zal een benchmark onder de G4 en de landelijke subsidiënten ook onderdeel zijn van de opdracht. Voor de evaluatie kiezen we ervoor om zoveel mogelijk kanten van het proces te belichten om daarmee voor de volgende periode verder te kunnen bouwen aan een proces dat door zoveel mogelijk partijen gedragen wordt. Tegelijk met onze evaluatie evalueren de andere drie grote steden (Utrecht, Rotterdam en Amsterdam), het ministerie van OCW en enkele rijksfondsen ook de bestaande stelsels en meerjarige subsidieprocessen. Doel evaluatie Door het toetsen van de nieuwe MJB- en TJB-procedures onder een brede groep betrokkenen willen we beide processen verder door ontwikkelen en waar nodig, binnen de financiële en juridisch kaders, aanpassen. Deze processen dienen zowel onafhankelijk van elkaar alsmede in verhouding tot elkaar te worden geëvalueerd. De evaluatie is niet bedoeld als evaluatie van de adviezen zelf of als second opinion van de keuzes die gemaakt zijn, maar is gericht op concrete aanpassingen in het proces voor de toekomst.

Hoofdvraag Hoe hebben de betrokken partijen de totstandkoming en uitvoering van het MJB-proces 2025-2028 en het TJB-proces 2025-2026 ervaren en op welke punten is het wenselijk dat de gemeente Den Haag deze processen aanpast? Aanvullende vragen (waar MJB staat wordt zowel het MJB als het TJB bedoeld) Proces • In hoeverre heeft de vernieuwde uitvoeringssystematiek van het MJB bijgedragen aan een transparant, gelijkwaardig en inzichtelijke aanvraagprocedure met heldere boordelingscriteria afgestemd op de subsidieplafonds van de verschillende subsidieregelingen? • Heeft het aanbrengen van een differentiatie in de beoordelingscriteria per subsidieregeling geleid tot een minder complexe aanvraagprocedure voor onder andere nieuwe en relatief kleine aanvragers? • Waren alle rollen, taken en procedures binnen de MJB-systematiek voor de aanvragers duidelijk? • Welke processtappen binnen de huidige systematiek worden gemist en welke zijn overbodig? Planning • Hoe hebben aanvragers de planning van de verschillende meerjarige subsidieregelingen (categorie A, B en C) en de begrotingssubsidies ten opzichte van elkaar ervaren? • De deadline van indiening van de subsidieaanvragen MJB is gelijk getrokken met die van het Rijk en de rijksfondsen.

Hoe hebben aanvragers dit ervaren? Benchmark en afstemming • Hoe verhoudt de beoordelingsprocedure in Den Haag zich tot die van de andere G4 steden en het Rijk en de rijksfondsen (o.a. FPK)? • In hoeverre kan er tijdens het beoordelingsproces afstemming plaatsvinden tussen de (Adviescommissies van de) gemeente en landelijke subsidienten als er in een subsidieaanvraag uit wordt gegaan van een structurele cofinanciering? Communicatie • Hoe is per processtap de informatievoorziening van en de communicatie met de gemeente door de verschillende betrokkenen ervaren?

3/6

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

OCW/10858992

Evaluatie onderwerpen De uitvoeringssystematiek van het MJB-proces alsmede het subsidiestelsel voor de beleidsperiode 2025-2028 is ingrijpend veranderd. Deze twee aanpassingen liggen daarom ook ten grondslag aan de evaluatie van het MJB en het TJB: • Stelsel: Het stelsel bestaat nu uit drie verschillende meerjarige subsidieregelingen, twee regelingen voor de duur van vier jaar (categorie B en C) en één regeling voor de duur van twee jaar (categorie A). Iedere subsidieregeling vertegenwoordigt een aparte categorie met eigen subsidieplafonds en beoordelingscriteria. Binnen de categorieën B en C zijn 13 functies benoemd die voor de stad van belang zijn. Daarnaast zijn er 9 instellingen die vanaf 2025 een begrotingssubsidie ontvangen. De instellingen die een begrotingssubsidie ontvangen zijn via verplichtingen/contracten verbonden aan de gemeente Den Haag. • Systematiek: Den Haag heeft voor dit proces de procedure die bij een tender hoort gevolgd waardoor de aanvragen op basis van vooraf vastgestelde criteria beoordeeld worden en hiervoor punten kunnen scoren. Het totaal aantal punten per aanvraag bepaalt de plek op de rangorde. Subsidie wordt vervolgens verdeeld onder de aanvragers totdat het subsidieplafond is bereikt. Instellingen die onder de zaaglijn kwamen, hadden een positief advies, maar vanwege ontoereikend budget, ontvangen ze geen subsidie.

Indien een aanvraag niet een minimum aantal punten op de beleidsdoelstellingen artistiek beleid en zakelijk beleid behaalde, werd de aanvraag niet verder beoordeeld op het laatste beleidsdoel, diversiteit en inclusie. Deze aanvraag werd daarmee afgewezen en niet opgenomen in de totale rangorde van punten. Hieronder de verschillende procesonderdelen van de totale procedure die apart geëvalueerd dan wel besproken dienen te worden: Beleidskader Kunst en Cultuur 2025-2028 • Vertaling van de Cultuurvisie Den Haag 2033 naar het Beleidskader. • Opzet en inhoud van het Beleidskader. • Inspraak op de inhoud van de beleidsdoelstellingen. Subsidieregelingen MJB (categorie B8 en C9) en TJB (categorie A10) • Structuur van de verschillende subsidieregelingen voor het MJB en TJB. • Per subsidieregeling: vertaling van beleidsdoelen naar transparante en heldere beoordelingscriteria en bijhorende punten. • Toegankelijkheid van de regelingen voor verschillende aanvragers (naast omvang of nieuwe aanvrager ook soort aanvrager als: organisaties gericht op cultuureducatie of talentontwikkeling, cultuurankers, faciliterende instellingen, multidisciplinaire instellingen etc.) • Communicatie van en met de gemeente over de procedure en regelingen.

8 Gemeente Den Haag (2023). RIS316718 Subsidieregeling meerjarenbeleidsplan kunst en cultuur 2025-2028 categorie B

Den Haag 2023. 9 Gemeente Den Haag (2023). RIS316717 Subsidieregeling meerjarenbeleidsplan kunst en cultuur 2025-2028 categorie C

Den Haag 2023. 10 Gemeente Den Haag (2024). RIS318036 Subsidieregeling meerjarenbeleidsplan kunst en cultuur 2025-2026 categorie

A Den Haag 2024.

4/6

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

OCW/10858992

Aanvragen MJB en TJB • Afstemming tussen de verschillende subsidieregelingen (categorie A, B en C) en de inrichtingseisen en formulieren. • Aanvraagproces voor de instellingen die een begrotingssubsidie aanvroegen. • Deadlines van indienen. • Indieningsproces van de aanvragen. Advisering MJB en TJB • Samenstelling van de Adviescommissies. • Bezoeken van culturele activiteiten. • Kennismakingsgesprekken. • Werving en selectie van de Adviescommissieleden. • Complexiteit van de beoordelingssystematiek. • Wat kan beter of moet behouden blijven. Besluitvormingsproces • Vergewisperiode. • Contact met de gemeente na openbaarmaking Advies MJB 2025-2028. • Reacties op steunbetuigingen van instellingen en derden m.b.t. de adviezen. • Collegebesluit in plaats van raadsbesluit. • Kortings- en beëindigingsbrieven en gesprekken. • Beroep en bezwaarprocedure. • Beschikkingen. Monitoring en ontwikkelingen (vooruit kijken) • Wijze van inrichting van het monitoringsproces 2026-2028. • Behoefte aan een tussentijdse visitatie (na twee jaar) door de huidige Adviescommissie. • Afstemming van het proces op de landelijke ontwikkelingen voor de periode 2029-2032. Gesprekspartners We vinden het van belang dat de beleving en visie van de onderstaande partijen bij de evaluatie van de procedure worden betrokken: 1.

Aanvragers (klein, midden, groot, subsidie wel/niet toegekend of afgewezen) – afgestemd per categorie, discipline, functie en begrotingssubsidie. 2. Ambtelijk apparaat (Cultuurbeleid, JZ, Subsidiebureau en directie). 3. College. 4. Gemeenteraad. 5. Adviescommissieleden MJB en TJB. 6. G4. 7. Rijksfondsen. 8. Voorzitters van overlegstructuren.

5/6

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

OCW/10858992

Verwachte resultaat van het uiteindelijke evaluatierapport • Een evaluatierapport waarin de resultaten uit de gesprekken met bovenstaande partijen met betrekking tot de genoemde procesonderdelen zijn verwerkt. • Wensen voor aanvullende dan wel wijzigingen in bepaalde processtappen, aangegeven door gesprekspartners, dienen te worden voorzien van suggesties en mogelijke ‘oplossingen’. • Een benchmark-analyse onder de G4, het Rijk en de rijksfondsen. • Aan de resultaten uit het onderzoek dienen concrete conclusies en aanbevelingen te worden gegeven die als input dienen voor de inrichting van een volgende MJB en TJB procedure.

6/6