RIS320910 Bijlage 5 - Reflectie communicatie mei-nov 2024 Haga

Reflectie communicatie tijdelijke invulling Locatie Sportlaan mei - november 2024

Voorgeschiedenis communicatie rondom activiteiten Locatie Sportlaan Op het moment dat we startten met de communicatie over de tijdelijke invulling van de Locatie Sportlaan was er vanuit de gemeente al vaker contact geweest over de locatie met omwonenden. Zo is jaren eerder een participatietraject georganiseerd rond de permanente invulling. Dit traject heeft (nog) geen vervolg gekregen door de aankoop van het voormalig ziekenhuis door de gemeente Den Haag. Bij deze aankoop is summier gecommuniceerd met de wijk waardoor geen helderheid ontstond bij omwonenden over de vervolgstappen voor zowel de tijdelijke als permanente invulling. Op de locatie is ook de Permanente Winteropvang (PWO) gevestigd. Hiervoor is een (naast een wekelijks afstemmingsoverleg met alle betrokken professionals) een operationeel omgevingsoverleg ingericht. Hierin wordt maandelijks afgestemd met de BIZ Fahrenheitstraat en vertegenwoordigers van bewonersorganisaties waarbij naast de projectleider van de PWO ook onder meer politie en de Haagse Host aanschuiven. Communicatieactiviteiten door de gemeente Over de tijdelijke invulling van de Locatie Sportlaan informeert de gemeente op verschillende manieren omwonenden en andere betrokkenen. Dit startte op het moment dat het raadsvoorstel naar de gemeenteraad ging in mei 2024 met huis-aan-huis gesprekken in de directe omgeving.

Dit gebeurt altijd bij nieuwe locaties, om zo de meest naburige bewoners direct de mogelijkheid te bieden om de eerste vragen en zorgen te bespreken. Daarnaast is door medewerkers van de gemeente met de bewonersorganisaties van Vogelwijk, Bomenbuurt en Bloemenbuurt en de BIZ Fahrenheitstraat gesproken. De omgeving is verder geïnformeerd door drie bewonersbrieven, verstuurd op 30 mei, 25 juni en 24 juli. In de eerste brief werden betrokkenen ook uitgenodigd voor een bijeenkomst op 11 juni. Tijdens deze bijeenkomst zijn vragen beantwoord van ruim 400 geïnteresseerden. Om aan de grote vraag om informatie gehoor te geven zijn in de eerste week van juli nog vier informatiebijeenkomsten georganiseerd. Hiervoor is een uitnodiging breder verspreid naar 10.500 adressen in de omgeving, namelijk de hele Vogelwijk, Bloemen- en Bomenbuurt. De opkomst bij deze informatiebijeenkomsten was zeer beperkt. Voordat de informatiebijeenkomsten begin juli plaatsvonden, is er een webpagina gelanceerd met daarop de meest gestelde vragen en belangrijkste informatie: www.denhaag.nl/locatiesportlaan. Deze pagina wordt steeds actueel gehouden en in alle uitingen wordt hiernaar verwezen. Nieuwsberichten worden ook verspreid via Facebook, buurtapps, wijkkranten, Nieuwsblad Den Haag (editie Segbroek) en het burennetwerk Hoplr.

Vooral met dit laatste medium worden veel mensen in de Vogelwijk, Bomen- en Bloemenbuurt bereikt, zo blijkt uit de cijfers: nieuwsberichten over de tijdelijke invulling en inloopavonden op 5 juni en 5 juli 2024 werden respectievelijk 5.403 en 6.277 keer gelezen. Na de brieven en bijeenkomsten kwamen er veel vragen en opmerkingen binnen van bewoners over de plannen en over de werkgroepen, onder meer via de e-mail. Vanwege de grote hoeveelheid mails is het niet altijd gelukt om deze tijdig te beantwoorden. Inmiddels zien we dat de hoeveelheid vragen sterk terugloopt. De eerste werkgroepen zijn gestart in juli en deze zijn inmiddels enkele keren bij elkaar geweest. Per werkgroepbijeenkomst nemen gemiddeld 40 bewoners deel. Hierin wordt meegedacht over de randvoorwaarden voor de tijdelijke invulling, zoals de leefbaarheid en veiligheid en de invulling van de vrije ruimten. De verslagen van deze bijeenkomsten worden ook aan uw raad gestuurd. Hierbij is het zoeken geweest naar een goed format: zoals toegezegd is gezorgd voor onafhankelijke verslaglegging van de inhoud, echter – door het ontbreken van specifieke kennis – herkennen externe verslagleggers soms niet belangrijke nuances bij het maken van het verslag op hoofdlijnen. Inmiddels worden de verslagen gecheckt op inhoudelijke onjuistheden. Deze worden niet veranderd in het verslag, maar toegevoegd als toelichting.

Elk kwartaal wordt een open dag georganiseerd op de Locatie Sportlaan. De eerste heeft op 30 november plaatsgevonden. Alle 10.500 huishoudens hebben hier een uitnodiging voor ontvangen met daarbij de mogelijkheid zich aan te melden. Er bleek zoveel belangstelling dat alle rondleidingen binnen een paar dagen waren volgeboekt. Ongeveer 180 omwonenden bezochten de open dag op 30 november.

De reacties die we kregen (mondeling en schriftelijk) waren overwegend positief. Meer dan 40 bezoekers meldden zich aan als vrijwilliger en ook de werkgroepen hebben er weer enkele tientallen leden bij. Het succes van de open dag onderstreept het belang om omwonenden (letterlijk) te laten zien wat er gebeurt en zo persoonlijk mogelijk te informeren over de ontwikkelingen. Ook de directe gesprekken tussen omwonenden en medewerkers van de gemeente en andere betrokken partijen bleken van groot belang voor de informatievoorziening. Vaak verlopen deze gesprekken – ongeacht de mening van de betrokkenen – prettig. Maar het komt ook regelmatig voor dat medewerkers van de gemeente onheus bejegend worden in dit proces. Reflectie Bij de start van de communicatieactiviteiten is met de voorgeschiedenis te weinig rekening gehouden. Zo had duidelijker gecommuniceerd moeten worden hoe het participatietraject over de definitieve invulling zich verhoudt tot de tijdelijke invulling. We hebben ervaren dat dit bij een deel van de bewoners heeft geleid tot enige scepsis en soms zelfs wantrouwen over de motieven van de gemeente. Dit wantrouwen kwam het sterkst tot uiting na de publicatie van het raadsvoorstel in de periode van mei tot en met juli 2024. De roep om participatie was groot, in het bijzonder bij diegenen die een andere invulling met minder of andere doelgroepen wensen.

De aanpak was in lijn met het door uw raad vastgestelde beleid. Er is participatie mogelijk op de randvoorwaarden rond de opvang, maar niet op het besluit om een opvanglocatie te realiseren. Door de complexe voorgeschiedenis en het feit dat er nog een raadsbesluit moest worden genomen over de benodigde middelen, was hierover verwarring. Dat de participatie alleen betrekking had op de randvoorwaarden hadden we eerder en duidelijker moeten communiceren. Deze participatie op de randvoorwaarden, zoals leefbaarheid, veiligheid en de invulling van de vrije ruimten, geven we nu vorm door middel van de verschillende werkgroepen. Hierbij denkt een wisselende groep omwonenden actief mee. Zo wordt het veiligheidsplan in januari besproken en zijn er plannen gemaakt voor de nog vrij in te vullen ruimten zoals een buurtrestauarant, een leeszaal en een multifunctioneel lokaal voor activiteiten met de buurt. We realiseren ons dat een omvangrijk project als de Locatie Sportlaan vraagt om extra communicatieinspanningen. Daarom worden alle stadsdeelkanalen ingezet en wordt steeds actief gekeken naar andere mogelijkheden om omwonenden te informeren. Denk aan de nieuwsbrief of de open dag.

Op basis van feedback uit de werkgroepen van Locatie Sportlaan, het operationeel omgevingsoverleg en signalen vanuit bewonersorganisaties, winkeliers en andere betrokkenen, wordt de communicatie continu gemonitord en waar nodig bijgesteld. Deze inzet zetten we voort tijdens de voorbereidingen en de opvang zelf. Hierbij is ook aandacht voor de voorbereidingen voor de permanente invulling. De inzet van het college is altijd geweest om betrokkenen zo snel, transparant en compleet mogelijk te informeren over de ontwikkelingen. Om zo bij te dragen aan een goede samenwerking en dialoog met omwonenden en ondernemers in de wijken. Daarnaast is het belangrijk om een basis te scheppen voor een prettig thuis aan de tijdelijke bewoners door het vergroten van begrip en verbinding tussen de omwonenden en de nieuwe buren. In deze intensieve communicatiestroom ontstaan soms inconsistenties of fouten. Deze worden zo snel mogelijk gecorrigeerd, maar kunnen leiden tot onduidelijkheid en irritatie. Door extra controles wordt getracht dit in de toekomst zoveel mogelijk te voorkomen. Doorkijk 2025 Op denhaag.nl/locatiesportlaan is altijd actuele informatie te vinden. Op termijn worden via dit medium ook verhalen, interviews, achtergrondinformatie e.d. gedeeld. Elk kwartaal wordt een open dag georganiseerd.

Vier keer per jaar wordt iedereen in de Vogelwijk, Bloemen- en Bomenbuurt geïnformeerd door middel van een nieuwsbrief met daarin de laatste stand van zaken en informatie over mogelijkheden tot meedenken- of doen. Zowel op de website als in de nieuwsbrief wordt t.z.t. ook informatie opgenomen over de participatie rondom de definitieve invulling.