RIS320714 Collegereactie op de Board Letter

Typ tekstTyp tekstTyp tekst

Saskia Bruines Wethouder van Financiën, Cultuur en Economische ontwikkeling

dienst: dienstcode

Retouradres: Postbus 12600, 2500 DJ Den Haag

Ons kenmerk

Aan de voorzitter van de Rekeningencommissie

BSD/10826382 RIS320714 Contactpersoon

Arno Mingelen Dienst

Bestuursdienst Afdeling

BSD Middelen & Control Telefoonnummer

14070 Datum

E-mailadres

10 december 2024 Onderwerp

Collegereactie op de Board Letter

Geachte voorzitter, In de periode van september tot en met november 2024 heeft de Gemeentelijke Accountantsorganisatie de jaarlijkse interim-controle uitgevoerd. De bevindingen worden door de GAD aan u gerapporteerd in de Board Letter 2024. Met deze brief reageren wij op de bevindingen en adviezen aan het college. Hierbij spreekt het college haar dank uit voor de constructieve opstelling en de concrete suggesties van de GAD bij interim-controle 2024 en de totstandkoming van de Board Letter. De bevindingen en aanbevelingen van de accountant zijn onmisbaar voor de continue verbetering van de interne beheersing van de organisatie waar het college aan werkt. We zijn dan ook verheugd met de constatering van de GAD dat veel toezeggingen uit de Board Letter 2023 voortvarend zijn opgepakt en dat de aanpak van eerdere bevindingen als een positieve ontwikkeling wordt beschouwd. Enkele nieuwe bevindingen zijn zelfs tijdens de totstandkoming van de Board Letter al opgelost. Het college onderschrijft het belang van de kwaliteit van interne beheersmaatregelen en van het opvolgen van bevindingen en adviezen van de GAD. De GAD heeft terecht opgemerkt dat nog niet alle in eerdere jaren geconstateerde bevindingen zijn opgelost en dat hiervoor vaak een meerjarige aanpak nodig is.

Het college blijft werken aan het uitvoeren van de verbetervoorstellen van de GAD, het doorontwikkelen van de interne beheersing en het verbeteren van de financiële sturing. Daarnaast nodigen we de GAD uit om te bespreken in hoeverre de bevindingen uit 2023 en eerder nog relevant zijn. Het college is zich ook ervan bewust dat veranderingen in processen, zoals bij de inkoop van jeugdzorg en het factureren van omgevingsvergunningen, nieuwe risico’s en uitdagingen bij de verantwoording met zich meebrengen. Wij zijn in gesprek met alle betrokken partijen, waaronder de GAD, om gedragen oplossingen te vinden. Wij erkennen de complexiteit en de omvang van het programma Modernisering Bedrijfsvoeringssystemen, evenals de impact die dit programma zal hebben op de betrokken medewerkers en de organisatie in het algemeen. Het college onderschrijft het belang van het monitoren van het programma, met name rondom de vervanging van de vitale IT-systemen. Hiervoor

1

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10826382

is een risicomanagement- en governance-structuur opgezet die aansluit bij de complexiteit van het programma. Zoals toegezegd in de commissiebrief Programma MBS van 3 december 2024 zal het college de raad informeren over de voortgang van het programma via de reguliere P&C-producten. Goede samenwerking en werkafspraken tussen de GAD en de organisatie zijn van cruciaal belang voor de controle op de programmarekening. Hierover zijn we als organisatie continu met de GAD in gesprek, met als doel het proces rond de controle op de programmarekening vooraf zo goed mogelijk uit te lijnen. In de bijlage van deze brief gaat het college in op alle afzonderlijke adviezen van de GAD. Met vriendelijke groet, de wethouder van Financiën, Cultuur en Economische ontwikkeling Saskia Bruines

2

Bijlage: Reactie van het college op elk van de adviezen van de GAD dienst: dienstcode

Kop Opvolging van observaties zijn onderhanden

Financiële sturing verbetert gestaag

Versterking van risico management

Advies GAD

Reactie college

Samenvattend beeld interne beheersing Wij vragen het college om in haar reactie op onze Board Zoals ook aangegeven in de boardletter is het doorvoeren van verbeteringen naar Letter 2024 nadrukkelijk in te gaan op de resterende en aanleiding van bevindingen vaak een proces dat meerdere jaren in beslag neemt. Vanuit nieuwe observaties inclusief de beoogde opvolging en de organisatie wordt elke bevinding vanuit de GAD serieus opgepakt, waarbij de doorlooptijd. afweging wordt gemaakt tussen het accepteren van het risico, of het opzetten van verbeteracties. Deze verbeteracties kosten vaak meerdere jaren, waardoor het saldo aan openstaande bevindingen oploopt. Gezien de korte doorlooptijd is het helaas nu niet mogelijk om per openstaande en nieuwe bevinding aan te geven wat de status en de doorlooptijd is. Voorgesteld wordt om hier in aanloop naar de behandeling van het accountantsverslag bij de programmarekening een overzicht van te verstrekken. Daarnaast nodigen we de GAD uit om te bespreken in hoeverre de bevingen uit 2023 en eerder nog relevant zijn. Om het realiteitsgehalte van de begroting en de Op 17 september is er een brief naar uw commissie verzonden over de uitkomsten van voorspelbaarheid hiervan verder te vergroten, adviseren wij het onderzoek naar de prognosekracht van de begroting (RIS319892). In deze brief is het college de analyse verder te verdiepen.

een aantal acties genoemd, waarmee de kwaliteit en voorspellende waarde van de informatievoorziening moet worden vergroot. Een voorbeeld hiervan is het aanscherpen en verrijken van de interne gesprekscyclus. Zeker waar het gaat om omvangrijke projecten, wordt hierbij ook aandacht besteed aan doorlooptijd (in relatie tot personele capaciteit) en de financiële voortgang. Ook ontvangt uw raad jaarlijks de GRIPrapportages, waarin voor een selectie van grote projecten in wordt gegaan op de stand van zaken. Op deze wijze geeft het college invulling aan dit advies. Wij geven het college in overweging om de uitkomsten van Het college omarmt de overweging en zal in 2025 onderzoeken welke bestaande risicohet gemeentebrede risicoprofiel te integreren met andere inventarisaties verder kunnen worden geïntegreerd. Daarbij betrekken we zowel de risico-inventarisaties binnen uw gemeente. Daarmee ontstaat gemeentebrede risico’s als de strategische risico’s voor kernactiviteiten binnen de er meer uniformiteit in de ‘risicotaal’ (taxonomie), waardoor diensten. Ook verkennen we de mogelijkheden tot verdere integratie met de P&Cde aansluiting van strategisch en operationeel producten. risicomanagement wordt versterkt.

1

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10826382

Verbeteren van proces beschrijvingen

Inkopen

Aanbestedingen

Lonen en salarissen

Memorialen

Om de beoogde verbeteringen van de procesbeschrijvingen te Het college omarmt dit advies. Voor het verder versterken van procesmanagement realiseren, adviseren wij het college dat: binnen de gemeente Den Haag wordt de, door de GAD geadviseerde, (3-lines)methodiek - Proceseigenaren (eerste lijn) verantwoordelijk zijn voor, en als uitgangspunt genomen. Deze methodiek en onderliggende principes zullen de aangesproken worden op, het opstellen van hun komende periode verder worden uitgerold. Een belangrijk onderdeel hiervan is het procesbeschrijvingen (in Engage). vastleggen van actuele en kwalitatief toereikende procesbeschrijvingen en de daarbij - Het team Proces- & Risicomanagement (tweede lijn) behorende rollen. Daarvoor is recent een nieuw systeem aangeschaft. periodiek monitort op de actualiteit van deze procesbeschrijvingen. - De afdeling IA (derde lijn) risicogericht de kwaliteit van deze procesbeschrijvingen toetst in het kader van haar onderzoeken naar interne beheersing. Interim bevindingen: Bedrijfsvoering Wij adviseren het college te onderzoeken of de Het college onderschrijft het belang van het goed vastleggen van de prestatieverklaring. prestatieverklaring geautomatiseerd kan worden opgenomen De verdere verbetering wordt vooral gericht op de naleving van de bestaande afspraken dan wel wordt verwezen naar de externe vastlegging. en procedures.

Daarvoor zetten we in op monitoring (o.a. data analyse en steekproeven) en de inzet van softcontrols (terugkoppeling in organisatie/leereffect ). Om potentiële rechtmatigheidsrisico’s tijdig te signaleren Contractmanagement bestaat uit verschillende activiteiten. Contractbeheer is centraal adviseren wij het college om de concernbrede monitoring op georganiseerd. Opdrachtgeverschap en daarmee het managen van contracten is binnen contractmanagement te versterken. de diensten georganiseerd. Om de regie en kwaliteit op contractmanagementgemeente breed te versterken wordt er in 2025 een centraal team opgericht. Dit team gaat zich ook richten op de monitoring. Wij adviseren het college om deze procesbeschrijving op te Het college volgt dit advies op. De realisatie hiervan is gepland voor eind Q1 2025. stellen, rekening houdend met bovengenoemde bevindingen. Wij adviseren het college om een procesbeschrijving op te Voor de inrichting van de nieuwe HRS-applicatie met bijbehorende nieuwe processen zal stellen voor lonen en salarissen. Ook verwijzen wij naar onze uiterlijk in 2026 een procesbeschrijving gemaakt worden. De beschikbare documentatie bevinding en advies van Oracle HRS. van het huidige HRS-systeem geeft naar onze mening voldoende houvast voor de te volgen processen in 2025.

Als het voor het inrichten van het nieuwe HRS- proces gewenst is dat hiervoor de oude situatie ook opnieuw beschreven wordt zal dit natuurlijk leiden tot een nieuwe beschrijving in 2025. Wij adviseren het college om alleen interne verrekeningen in Het college onderschrijft het belang van dit advies. Er is in de afgelopen jaren succesvol behandeling te nemen die volledig en juist zijn ingevuld, gewerkt aan een afname van het aantal interne verrekeningen. Er zal nu extra focus

2

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10826382

Voorzieningen

Jeugdzorg

WMO

toereikend zijn onderbouwd met achterliggende worden gelegd op de kwaliteit van de aanleveringen en de controle daarop. Hiertoe documentatie en geautoriseerd door de betreffende wordt een analyse uitgevoerd en een verbeterplan opgesteld. budgethouder. Interim bevindingen: Bestuursdienst Wij adviseren het college om position papers als Het college neemt dit advies over. Op dit moment wordt er een procesbeschrijving voor beheersingsmaatregel op te nemen in de onderhanden zijnde de vorming van nieuwe voorzieningen en de aanpassing van bestaande voorzieningen procesbeschrijving voorzieningen. opgesteld. In deze procesbeschrijving wordt het opstellen van een position paper opgenomen als beheersmaatregel. Interim bevindingen: Sociaal domein Wij adviseren het college om deze oplossingen zo spoedig Daar werken we aan, in nauw overleg met de samenwerkingsverbanden en hun mogelijk te concretiseren om de prestatielevering van de accountants. Een nieuw contract met taakgerichte financiering (lumpsum budgetten) inkoop van jeugdzorg over 2024 rechtmatig en getrouw vast vraagt een andere manier van verantwoorden: o.b.v. kwaliteit i.p.v. o.b.v. productie. Dat te kunnen stellen doen we door periodiek overleg met de samenwerkingsverbanden over voortgang en nodige bijsturing op basis van rapportages. Hierdoor kunnen we de prestatielevering bevestigen.

Omdat we bij taakgerichte bekostiging geen productieverklaringen meer ontvangen voor 1 april, en de jaarrekeningen van de samenwerkingsverbanden zoals gebruikelijk uiterlijk 1 juli beschikbaar zijn, hebben we in het eerste contractjaar iets extra te doen. Dat doen we via een assuranceverklaring van de rechtmatigheid uiterlijk 1 april en een bestuursverklaring van de prestatielevering. In de volgende jaren van het 8-jarige contract kan gesteund worden op de jaarrekening van het voorgaande jaar, aangevuld met tussentijdse controles op rechtmatigheid en prestatielevering rondom de voortgangsrapportages. In het accountantsverslag 2023 hebben wij gerapporteerd dat Het betreft hier een heroverweging van het proces door de GAD o.b.v. een diepgaandere de opzet van het indicatieproces een verhoogd risico als IT-audit. Het indicatieproces in CVS is niet gewijzigd t.o.v. voorgaande jaren. In onze gevolg heeft. De opzet en het bestaan van dit proces hebben visie biedt het goed opleiden en brevetteren van medewerkers voldoende zekerheid en wij daarom op oranje gezet. Onze controleaanpak wordt zijn de bijbehorende reviews door het kwaliteitsteam een verbetering t.o.v. de daarmee voornamelijk gegevensgericht en dus voorgaande werkwijze waarbij medewerkers onderling het vier-ogen principe toepasten.

arbeidsintensiever voor de gemeentelijke organisatie en de We zullen overleggen met de GAD welke stappen gezet kunnen worden om het proces in GAD. de toekomst weer als groen te laten classificeren.

3

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10826382

Uitkeringen

Subsidievaststellingen

Grondexploitaties

Wij adviseren het college de voorgestelde verbetermaatregelen op korte termijn te laten implementeren. Daarnaast dienen de interne controles voor de rechtmatige toekenning van middelen en betalingen aan de uitkeringsgerechtigden (alsnog) zichtbaar vastgelegd te worden in het bestaande workflow systeem. Wij adviseren het college om de bestaande position paper uiterlijk eind 2024 te actualiseren en toe te passen zodat de voorziening Dubieuze debiteuren beleidsmatig onderbouwd en controleerbaar is. Wel adviseren wij het college de (wettelijke) termijn voor de vaststelling te bewaken en aanvragen tot vaststelling waarbij sprake is van hogere risico’s (vooral de kans op lagere vaststelling) met prioriteit te behandelen.

Verschillende verbetermaatregelen worden geïmplementeerd, zoals 4-ogen principe en tijdige afwikkeling van werkopdrachten. De interim-controle kwam te vroeg om dit door de GAD reeds vast te laten stellen. Verwachting is dat de verbetermaatregelen in 2025 de eerste resultaten zullen laten zien.

Een geactualiseerde versie zal nog in 2024 zijn vastgesteld, waarmee deze bevinding bij de eindejaarscontrole is afgehandeld.

We onderschrijven het advies aangezien de doorlooptijden al continu worden gemonitord. Diensten krijgen vanuit het subsidiebureau overzichten van de lopende zaken en de bijhorende afhandeltermijnen. Op deze manier is inzichtelijk welke vaststellingen prioriteit hebben. Daarnaast wordt gewerkt aan het verbeteren van rapportages voor managers, zodat zij de prioriteiten zelfstandig kunnen monitoren. Diensten zelf voeren verbeteringen door om te borgen dat processen van subsidieverlening soepel en binnen de wettelijke termijnen verlopen, zoals bijvoorbeeld het aanstellen van een procesmanager subsidies. Interim bevindingen: Fysiek domein Wij adviseren het college aandacht te besteden aan de Dit advies wordt onderschreven en wordt momenteel verder ingericht in de organisatie. zichtbare vastlegging van uitgevoerde interne controles zowel in de eerste - als in de tweede lijn. Ook adviseren wij de waardering van grondexploitaties in procesbeschrijvingen op te nemen, waardoor uniformiteit wordt gestimuleerd en eenduidige sturing, monitoring en bewaking wordt ondersteund. Wij benadrukken nogmaals het belang van een tijdige De nota Grondbeleid staat gepland voor behandeling in de commissie Ruimte van 8 actualisatie en de vaststelling van deze kaders en vragen het januari 2025.

De verordening beheersregels grondexploitaties en strategisch bezit is college om inzicht in de voortgang hiervan. ambtelijk gereed en wordt ook begin 2025 verwacht.

4

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10826382

Verhuur

Omgevingsvergunningen (bouwleges)

Belastingen Secretarieleges

Oracle HRS

CVS

Wij adviseren het college om de Bibob-toets altijd uit te laten voeren bij nieuwe of onbekende klanten overeenkomstig de gemeentelijke richtlijnen. Eind september was ongeveer € 1 miljoen gefactureerd ten opzichte van circa € 30 miljoen begroot. De gemeente is bezig om oplossingen te vinden. Vooruitlopend hierop adviseren wij het college om de standen volgens Key2vergunningen, CLO en IBS2000 tussentijds aan te laten sluiten. Hiermee wordt de mogelijke impact voor de programmarekening eerder en beter in kaart gebracht. Mogelijke oplossingen kunnen hierna concreter worden uitgewerkt.

Het college onderschrijft dit advies, dat aansluit bij het door de Gemeente ingerichte proces. Het eenmalig niet tijdig in het proces opnemen van een Bibob-toets was een menselijke omissie, welke achteraf is hersteld. Bij de implementatie van de Omgevingswet per 1 januari 2024 is er sprake van aanzienlijke aanpassingen in de (digitale) systemen om de nieuwe regelgeving te kunnen verwerken. Dit is een landelijk probleem. Wij volgen het advies van de GAD op en maken de zichtbare aansluitingen. Het college herkent dat het verschil tussen de gefactureerde leges en de begrote baten ten tijde van de controle groot was. Dit wordt deels veroorzaakt door de administratieve verwerking van het facturatieproces en deels door het achterblijven van (grote) vergunningsaanvragen gedurende het jaar. Dit risico is in de 4- en in de 8maandsrapportage met de raad gedeeld.

Wij adviseren het college de raad expliciet te informeren over Het risico is expliciet opgenomen in de 8-maandsrapportage 2024. Indien het risico zich dit tekort via de programmarekening 2024. manifesteert wordt de raad hier expliciet over geïnformeerd via de programmarekening. Interim bevindingen: Publiek domein Toch adviseren wij het college om de uitkomsten van de Het college neemt dit advies over en zal het zichtbaar vastleggen van de uitgevoerde uitgevoerde controles (zichtbaar) vast te leggen. controles borgen in de aankomende eindejaarscontrole van de GAD. Wij adviseren het college om de implementatie van de nieuwe Het college neemt dit advies over en zal de inwerkingtreding van de betaalautomaten betaalautomaten te evalueren zodra deze volledig in gebruik evalueren om vast te stellen dat de gewenste verbeteringen in de kasprocedure zijn zijn, om vast te stellen dat de gewenste verbeteringen in de gerealiseerd. De uitkomsten van de evaluatie delen wij in Q1. kasprocedure worden gerealiseerd. Interim bevindingen: IT & Cyber Wij adviseren het college om voor Oracle HRS ten minste alle Het college neemt het advies over. Ieder kwartaal worden de rechten van hoog-risico hoog-risico gebruikers elk kwartaal te beoordelen, waarbij de gebruikers beoordeeld door de leidinggevende op actualiteit en juistheid.

De organisatie leidinggevende zichtbaar beoordeelt of rechten en rollen zoekt naar mogelijkheden om het huidige proces hiervoor verder te automatiseren. binnen Oracle HRS terecht zijn. Wij adviseren het college om contracten met serviceverleners Het college neemt dit advies over en gaat in gesprek met het gemeentelijke periodiek te monitoren op het realiseren van de afgesproken contractbeheer om de gewenste serviceverleners periodiek te monitoren op het

5

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10826382

kritische succes factoren volgens de Service Level Agreements en de Service Level Reports. Wij adviseren het college om de wijzigingen een gestructureerde wijzigingsprocedure te laten doorlopen én vast te leggen. Vervanging vitale IT-systemen

Vooruitblik jaarrekening controle 2024

Besluiten over rechtmatigheidsverantwoording

realiseren van de afgesproken kritische succes factoren volgens de Service Level Agreements en de Service Level Reports. Dit betreft een bevinding waarbij de testen wel waren uitgevoerd, maar niet goed waren vastgelegd. Het college zal erop toezien dat in het vervolg elke wijziging de verschillende ontwikkel-, test, acceptatie en productieomgevingen doorloopt en dat wijzigingen gedegen worden vastgelegd. Het college onderschrijft het belang van het monitoren van het programma, met name rondom de vervanging van de vitale IT-systemen. Hiervoor is een risicomanagement- en governance-structuur opgezet die aansluit bij de complexiteit van het programma. Zoals toegezegd in de commissiebrief Programma MBS van 3 dec 2024 zal het college de raad informeren over de voortgang van het programma via de reguliere P&C-producten.

Vanwege deze risico’s, zoals mogelijke technische complicaties, de complexiteit van de integratie met bestaande systemen en de migratie van data, adviseren wij het college om: - een toereikende governancestructuur in te richten en een integrale impact- en risicoanalyse uit te voeren, zodat de vervanging van deze systemen binnen de gestelde tijd, de kwaliteit en het budget kan worden gerealiseerd. - de huidige situatie tijdig in beeld te brengen, processen waar nodig te standaardiseren en data op te schonen, zodat de migratie naar de nieuwe situatie beheerst uitgevoerd kan worden. Vooruitblik Wij adviseren de raad en het college om de deadline van de Het college omarmt deze adviezen. Beide adviezen zijn reeds conform verwerkt in de gecontroleerde programmarekening in de financiële financiële verordening 2025 (RIS320520). verordening te heroverwegen. Daarnaast adviseren wij om net als andere gemeenten in de verordening op te nemen dat dit een gecontroleerde programmarekening moet zijn. Wij verzoeken het college om in haar reactie op deze Board Net zoals afgelopen twee jaar zal aan de afgesproken deadlines worden voldaan, zodat de Letter aan te geven of bovenstaande vereisten haalbaar zijn controle informatie voor de GAD tijdig en van voldoende kwaliteit zal worden om tot een efficiënte jaarrekeningcontrole te komen. aangeleverd.

De Kadernota rechtmatigheid 2024 is op een aantal De aanpassingen voor het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording zullen mee onderdelen aangepast en inmiddels gepubliceerd. Wij wijzen worden genomen in de programmarekening 2024. het college op deze aanpassingen in de kadernota

6

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10826382

nog niet vastgesteld Grensbedrag controleverklaring Algemene Subsidie verordening CSRD-richtlijnen helpen bij verbetering duurzaamheidsrapportages

rechtmatigheid 2024 voor het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording. …geven wij het college en de raad in overweging een actualisatie vanwege inflatiecorrectie op grensbedragen uit te voeren. Hoewel de EU-richtlijn CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive) en de bijbehorende verslaggevingsregels ESRS (European Sustainability Reporting Standards) – nog – niet van toepassing zijn voor de overheid, adviseren wij het college deze te gebruiken als aanknopingspunt om de duurzaamheidsactiviteiten, data en rapportages te structureren.

Het college neemt dit advies over en is voornemens om desbetreffende verordeningen door te lopen op deze ontwikkelingen en deze mogelijk aan te passen.

Het college zal deze richtlijn en bijbehorende verslaggevingsregels als aanknopingspunt gebruiken bij het verder structureren van de (toekomstige) duurzaamheidsactiviteiten, data en rapportages.

7