RIS320676 Programma MBS

Typ tekstTyp tekstTyp tekst

Hilbert Bredemeijer Wethouder van Onderwijs, Jeugd, Sport en Dienstverlening

dienst: dienstcode

Retouradres: Postbus 12600, 2500 DJ Den Haag

Ons kenmerk

Aan de voorzitter van de Rekeningencommissie

DBV/10823433 Ris320676 Contactpersoon

Eric Ossel Dienst

Dienst Bedrijfsvoering Afdeling

DBV Programma MBS Telefoonnummer

14070 Datum

E-mailadres

3 december 2024

eric.ossel@denhaag.nl

Onderwerp

Programma MBS

Geachte voorzitter, Met deze brief wordt de Rekeningencommissie geïnformeerd over het programma MBS (Modernisering Bedrijfsvoeringssystemen): de noodzaak en de beoogde doelen, de fasering en de financiën. Doel, nut en noodzaak De bedrijfsvoeringssystemen van de gemeente Den Haag draaien grotendeels op Oracle in combinatie met ADP en bestaan uit 3 componenten: het salarissysteem, het P&O systeem en het financiële systeem inclusief inkoop en projectadministratie. ADP stopt per 1/1/2028 met de dienstverlening op de Nederlandse publieke markt en het huidige Oracle systeem wordt vanaf 2032 niet meer ondersteund terwijl een migratie een veeljarig traject is. Het starten van dit traject kan dus niet meer lang uitgesteld worden voordat er continuïteitsrisico's ontstaan. Ook uit de vooronderzoeken door Deloitte bleek dat de diverse systemen inmiddels verouderd zijn (Oracle EBS is sinds 2004 in gebruik en ADP sinds de jaren ‘90), en daarmee de dienstverlening van P&O, HRS, Financiën en Inkoop in de toekomst niet gegarandeerd kan worden. Bovenop deze urgentie en onvermijdelijke aanleidingen, komt dat de systemen te verouderd zijn voor de diverse doorontwikkelprogramma’s binnen de gemeente om de gestelde ambitie voor de domeinen P&O, HRS, Financiën en Inkoop te realiseren.

Daarnaast stimuleren alle softwareleveranciers om de overstap naar de cloud te maken door niet verder meer de huidige (“on premise”) systemen door te ontwikkelen en dit vraagt bovendien om een steeds groter wordende beheerinspanning. Het programma MBS is opgestart met als doel de huidige bedrijfsvoeringssystemen te vervangen door een SaaS (Software as a Service) oplossing, wat aansluit bij de gemeentebrede cloudstrategie. De overgang van applicaties in eigen beheer naar de cloud In 2022 is een onderzoek uitgevoerd om uit te zoeken of een SaaS oplossing werkt voor de gemeente Den Haag en welke vorm het meest geschikt is. Hiervoor is door Deloitte en de gemeente Den Haag in kaart gebracht hoe het huidige systeem wordt ervaren en welke ambities en doelstellingen het college nastreeft bij de implementatie van een cloudoplossing. Het onderzoek bevestigt dat het overstappen naar een SaaS oplossing voor de gemeente Den Haag een goede keuze is.

Gemeente Den Haag

Spui 70 Den Haag

Postbus 12600 2500 DJ Den Haag

Telefoonummer 14070 www.denhaag.nl

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DBV/10823433

Omdat er verschillende manieren zijn om het applicatielandschap van P&O, HRS, Financiën en Inkoop te vervangen is begin 2024 een scenarioanalyse uitgevoerd naar welke vorm van cloud oplossing het beste past bij de situatie van de gemeente Den Haag. Een verkenning van vier scenario's (uiteenlopend van alles in één geïntegreerd systeem (suite) tot alle functies in aparte systemen) leidde tot het advies om een suite aan te schaffen voor alle functies behalve voor salarisadministratie aangezien dit niet in de suite inbegrepen zit. Belangrijke overwegingen hiervoor waren o.a.: • De suite sluit vanwege het geïntegreerde karakter het beste aan op het principe van ‘de medewerker centraal’ en zorgt voor een uniforme en intuïtieve gebruikerservaring met de beste functionaliteiten. • Een suite biedt de mogelijkheid om de administraties van financiën, HRS/P&O en inkoop te integreren. Dit is momenteel zeer beperkt mogelijk en leidt tot veel extra werk en kwetsbaarheden in datakwaliteit. • Het beperken van het aantal integraties en het daarmee beheersbaar houden van het systeemlandschap is een doorslaggevende factor om voor een suite scenario te kiezen. Het advies om een suite met aparte oplossing voor salarisverwerking aan te schaffen is getoetst en herbevestigd met de contra-expertise van het onafhankelijk adviesbureau Gartner.

Fasering Het totale programma voor overgang naar SaaS is opgebouwd in fasen. In 2022-2023 lag de focus op analyses van de huidige situatie, het in kaart brengen van de noodzaak, de scope bepalen en het uitwerken van diverse scenario’s voor de aanpak en fasering. In 2024 is het programma MBS opgestart, is een functionele uitvraag gedaan bij SAP en Oracle voor het aanschaffen van de suite en is gestart met het voorbereiden van de aanbesteding (HR implementatie). De jaren 2025 tot en met 2028 zullen in het teken staan van de implementatie van de verschillende functionele gebieden (eerst HRS en P&O, daarna financiën en inkoop). Het traject van MBS beslaat daarmee in totaal 7 jaar. Gevolgen voor de diensten Met cloud technologie kan de gemeente, naast de noodzaak tot vervanging om de continuïteit te garanderen, ook een impuls geven aan de kwaliteit van de dienstverlening van de bedrijfsvoering: • Naast het verbeteren van administratieve processen stellen nieuwe cloud systemen de gemeente beter in staat om talent aan te trekken, te begeleiden en te behouden; een essentieel onderdeel voor de continuïteit en kwaliteit van de dienstverlening van de gehele gemeente. • Het verder standaardiseren en uniformeren van processen wordt mogelijk gemaakt door cloud technologie.

Hiermee ontstaat een meer betrouwbare basis voor verantwoording en sturing en meer ruimte voor strategische advisering aan de diensten. • Met het gebruik van cloud technologie wordt afscheid genomen van het vele maatwerk, in lijn met de concernbrede cloud strategie van de gemeente Den Haag. De SaaS leverancier wordt verantwoordelijk voor het actueel houden van de technologie. Financiële impact en financiële strategie De structurele lasten zullen vanaf 2028 €1,4 mln. extra per jaar bedragen en worden uit bestaande middelen gedekt. De totale incidentele kosten van dit programma worden ingeschat op ca. €30 mln., gefaseerd over 4 jaar. Hiervan wordt €17,5 mln. voor 2025/2026 gedekt uit bestaande middelen. Voor de middelen die nodig zijn in 2027/2028 (€ 12,5 mln.) onderzoekt het college de mogelijkheden hoe deze gedekt kunnen worden. Er worden nadrukkelijk geen contractuele verplichtingen aangegaan voor de incidentele kosten in 2027/2028 totdat de financiële dekking is georganiseerd. Risicomanagement en projectbeheersing De implementatie is niet alleen een kwestie van techniek, maar een grote organisatiebrede veranderkundige opgave met daarbij behorende risico’s.

2/3

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DBV/10823433

Risicomanagement maakt een belangrijk onderdeel uit van de programma organisatie. Er wordt, naast het organiseren van een adequate goverance en besturing van het programma, momenteel gewerkt aan een gedetailleerde risicoanalyse met daarbij behorende mitigerende acties, die periodiek gemonitord zal worden. Eind 2025 wordt de voortgang van de HRS/P&O implementatie, de mate waarop de risico’s gemitigeerd zijn, en de status van de dekking voor 2027 en 2028 geëvalueerd. Op basis daarvan wordt een besluit genomen over het moment van opstarten van de implementatie financiën en inkoop. Het college zal de raad via de reguliere P&C-producten informeren over de voortgang van het programma. Ik vertrouw erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Mocht een nadere toelichting gewenst zijn dan ben ik uiteraard graag bereid u hierin te voorzien. Met vriendelijke groet, de wethouder van Onderwijs, Jeugd, Sport en Dienstverlening Hilbert Bredemeijer

3/3