RIS320651 Bijlage 3. Veiligheidsplan

COOL event scheveningen VHP

COOL Event Scheveningen Vr 8 november 2024 tot en met zon 9 februari 2025 Versie juli 2024, 1.0

1

BKEC@BK Event Consulting bv H. Kamerlingh Onnesweg 5 2408 AX Alphen aan den Rijn buro@bkec.nl www.bkec.nl

BKEC©-

www.bkec.nl

Inleiding Voor u ligt het veiligheidsplan (VHP) voor Cool Event Scheveningen, geschreven in opdracht van de heer D. d'AIba van Stichting Entrada Events Scheveningen. Zij organiseert sinds jaar en dag onder de noemer COOL Event activiteiten en evenementen op Scheveningen. Ieder jaar een ijsbaan, in het verleden een glijbaan van ijs en om het jaar een ijsbeelden tentoonstelling, allen in Scheveningen. COOL Event Scheveningen is daarmee een publiekstrekker voor dagjes mensen, eigenlijk voor iedereen, namelijk voor iedere leeftijd is een passende activiteit. Voor het maken van dit rapport, advisering en ondersteuning in de (pre) productie van dit evenement, heeft zij BK Event Consulting uit Alphen aan den Rijn ingehuurd. BK Event Consulting is voortgekomen uit Buro Kaper uit Den Haag. Buro Kaper is een bedrijf wat evenementen produceert in heel Nederland en in de wintermaanden tijdelijke ijsbanen verhuurt. Buro Kaper legt de nadruk van haar activiteiten in de evenementensector. In de zomer diverse festivals, in de winter ijsbanen en door het jaar heen diverse zakelijke evenementen. is sinds 1993 werkzaam in deze sector en bouwt sinds 2002 ijsbanen. Buro Kaper is nog steeds (ook voor dit evenement) de partner voor ijs- en ijsbanen voor evenementen.

BK Event Consulting houdt zich voornamelijk bezig met de begeleiding en ondersteuning van organisaties in het verkrijgen van de nodige vergunningen voor een project of evenement. Dit rapport is een afgeleide van alle documenten voor voorgaande edities van dit evenement welke door Buro Kaper zijn opgesteld.

De laatste versie van dit rapport, vervangt alle andere reeds ingediende rapporten en plannen. De datum geeft de versie weer en staat op de voorzijde van dit plan. Natuurlijk is de organisatie altijd bereid en bereikbaar om alle facetten van het evenement toe te lichten. Bijvoorbeeld in een gearrangeerd dienstenoverleg in het voortraject en een schouw met de diensten op locatie.

Dit is versie 1.0

2

BKEC©-

www.bkec.nl

Inhoudsopgave Inleiding

2

1. Algemeen

4

Omschrijving evenement Bezoekersprofiel Contactpersoon en gegevens Leveranciers Locatie Situatietekening Parkeren Openbaar vervoer & fiets Horeca Communicatie

2. Hygiëne en gezondheid Inleiding Hygiëne en gezondheid HUISREGELS Vluchtroutes & brandveiligheidsvoorzieningen Calamiteiten Windsterkte Onweer Noodweer Sneeuw

4 4

5 6 6 7 9 9 9 9

10 10 10 12 12 12 15 15 15

16

3. Kurhausplein on ICE! Inleiding Locatie Faciliteiten Schoonmaak en afvalverwerking Capaciteit berekening Gebruiksfuncties en verblijfsgebieden Overige

17 17 17 18 20 20 20 21

4. Bijlage Inleiding

22 22

3

www.bkec.nl

BKEC©-

1. Algemeen Omschrijving evenement Net als andere jaren zullen de winterweken aanleiding zijn voor de organisatie van Cool Event, om diverse activiteiten te organiseren. Primair zal dit jaar de schaatsbaan van Scheveningen schitteren in het programma. Editie 2024/2025 is de 16e editie van de ijsbaan op het Gevers Deynootplein. Middels een verbluffende decoratie, toepasselijke horeca en een echte tijdelijke ijsbaan willen we voor de dagrecreanten en de directe omwonende, en uiteraard voor alle andere Hagenezen, op Scheveningen een prachtig winterevenement organiseren. Rondom de ijsbaan programmeren we een breed programma met vrij schaatsen, schoolschaatsen, schaatsles, ijshockey clinic, moeder-kindschaatsen, curling en (kinder)disco.

Editie 2022 Schaatsbaan

Gevers Deynootplein

Opbouw van maandag 4 november 2024 07:00 uur tot show Show vrijdag 8 november 2024 t/m zondag 9 februari 2025 Afbouw vanaf einde show tot vrijdag 14 februari 2025

Het evenement krijgt een open karakter, hierdoor is het voor eenieder toegankelijk. De entree van het evenement is gratis, slechts actief deelnemen aan de schaatsbaan kost geld.

Openingstijden: Schaatsbaan dagelijks 09:00 tot 22:00 uur, Korte opsomming: Soort evenement: Doelgroep:

Leeftijden:

Publieksevenement Inwoners Scheveningen & Den Haag en omgeving Dagrecreanten Scheveningen 0-10 jaar 25% 30% 11-20 jaar 25% 21-40 jaar 41-60 jaar 10% 61-80 jaar 5% 81 plus 5%

Bezoekersprofiel Na vele jaren van verschillende edities, kunnen we stellen dat de organisatie de bezoeker van haar evenement goed kent. Voor de schaatsbaan op het Gevers Deynootplein geldt, dat de bezoekers voor het grootste gedeelte uit Scheveningen komen. Het zijn gezinnen, vaak geflankeerd door grootouders en soms uitgebreid met een buurjongen, vriendje of vriendin van de kinderen. De duur van het evenement is lang, immers van begin november tot eind januari. De opbouw in bezoekersaantallen verloopt dat ook anders dan bij kortere evenementen. Grofweg kunnen we het volgende stellen; November Maandag, totaal 200 bezoekers op de piek 50 personen Dinsdag totaal 200 bezoekers op de piek 50 personen Woensdag totaal 400 personen op de piek 100 personen Donderdag totaal 300 personen op de piek 50 personen Vrijdag totaal 500 personen op de piek 100 personen Zaterdag totaal 500 personen op de piek 100 personen Zondag totaal 750 personen op de piek 200 personen

Korte toelichting; in de eerste weken van het evenement, dus in november, komen alleen de trouwe bezoekers van de schaatsbaan. Op woensdagmiddag is de piek geconcentreerder met kinderen na schooltijd. Op donderdag ligt de piek na 20:00 uur met vooral studenten en verliefde stelletjes. Zondagen zijn de drukste dag met een piek van 14:30 tot 17:00 uur. December Maandag, totaal 300 bezoekers op de piek 75 personen Dinsdag totaal 300 bezoekers op de piek 75 personen Woensdag totaal 500 personen op de piek 150 personen

4

BKEC©-

www.bkec.nl

Donderdag totaal 400 personen op de piek 100 personen Vrijdag totaal 600 personen op de piek 200 personen Zaterdag totaal 750 personen op de piek 250 personen Zondag totaal 1000 personen op de piek 300 personen

Korte toelichting; december is drukker. Men gaat er meer op uit, omdat de kersttijd gevoel van uitgaan geeft. Naast de lokale bezoekers komen ook dagjes mensen naar Scheveningen. Op woensdagmiddag is de piek geconcentreerder met kinderen na schooltijd. Op donderdag ligt de piek na 20:00 uur met vooral studenten en verliefde stelletjes. Zondagen zijn de drukste dag met een piek van 14:30 tot 17:00 uur. De kerstvakantie is alle dagen vergelijkbaar met de woensdag en is tweede kerstdag een drukke zondag bezetting.

Januari Maandag, totaal 200 bezoekers op de piek 50 personen Dinsdag totaal 200 bezoekers op de piek 50 personen Woensdag totaal 400 personen op de piek 100 personen Donderdag totaal 300 personen op de piek 50 personen Vrijdag totaal 500 personen op de piek 100 personen Zaterdag totaal 500 personen op de piek 100 personen Zondag totaal 750 personen op de piek 200 personen Korte toelichting; De eerste week van januari is ook nog een kerstvakantieweek, dus druk. Verder is de maand januari gelijkend aan de maand november. Op woensdagmiddag is de piek geconcentreerder met kinderen na schooltijd. Op donderdag ligt de piek na 20:00 uur met vooral studenten en verliefde stelletjes. Zondagen zijn de drukste dag met een piek van 14:30 tot 17:00 uur.

Februari Maandag, totaal 200 bezoekers op de piek 50 personen Dinsdag totaal 200 bezoekers op de piek 50 personen Woensdag totaal 400 personen op de piek 100 personen Donderdag totaal 300 personen op de piek 50 personen Vrijdag totaal 500 personen op de piek 100 personen Zaterdag totaal 500 personen op de piek 100 personen Zondag totaal 750 personen op de piek 200 personen Korte toelichting; evenals de 'normale'weken in januari is de februari maand rustig door de weeks en drukker in het weekend. De zondagen zijn het drukst met een piekmoment van 14:30 tot 17:00 uur.

Contactpersoon en gegevens Vergunninghoudster Stg. Entrada Events Scheveningen

Aanvrager vergunning BK Event Consulting bv

5

BKEC©-

www.bkec.nl

Uitvoerend producent BK Event Consulting bv

Advisering en Engineering Tentech bv Rotsoord 9a 3523 CL UTRECHT telefoon 030 252 18 69 office@tentech.nl vertegenwoordigt door

Leveranciers Uiteraard heeft een evenement als Cool Event diverse leveranciers en stakeholders, slechts een aantal zijn zeer bepalend voor de totstandkoming van dit rapport en worden daarmee automatisch stakeholders van het evenement. Fictief uiteraard, want het gehele evenement is voor rekening en risico van de organisator/vergunninghouder, maar door hun betrokkenheid spreken zij hun partnerschap uit.

Tenten Maessen Tenten bv Loosterweg 39C 2215 TM VOORHOUT info@maessententen.nl 070 511 9395 KvK 27121708 Ijsbaan Buro Kaper H. Kamerlingh Onnesweg 5 2408 AX Alphen aan den Rijn buro@burokaper.nl kvk 27348863 BTW nr NL8561.67.757.B01 vertegenwoordigt door

AV ALD Hooghout 42 4817 EC BREDA

Locatie Zoals gezegd, het Gevers Deynootplein, pal voor het Kurhaus is het toneel van de schaatsbaan. Het evenement vindt plaats op de openbare weg en in de openbare ruimte. De ondergrond van het evenement is de bestaande bestrating. Tijdens de op- en afbouw van het evenement komen diverse voertuigen materialen leveren, lossen en opbouwen. We zullen tijdens deze werkzaamheden het doorgaande verkeer zo min mogelijk belemmeren door zoveel als mogelijk van de rijbaan af te parkeren. Tijdens het evenement zijn alle wegen, fiets en wandelpaden gewoon toegankelijk voor al het normale verkeer, geen enkel onderdeel van het evenement staat op de rijbaan. Middels een tijdelijke en beperkte afzetting zorgen we voor een veilig werkgebied, de bezoekers van het Gevers Deynootplein zullen weinig tot geen hinder ondervinden van de werkzaamheden rondom het evenement.

6

9g

www.bkec.nl

BKEC@-

De organisatie is gastheer en primair verantwoordelijk voor de openbare orde en veiligheid rond de ijsbaan, van het publiek gedurende de ingebruikname van de openbare ruimte. De oppervlakte van het terrein is circa 900m2 en wordt geheel anders ingericht als bij normaal gebruik. Het gehele plein wordt voorzien van een tijdelijke tentvloer en met 2 tenten, een grote tent van 750m2 en een kleinere tent van 50m2. Gebiedsscan Gevers Deynootplein is een belangrijke plek voor ondernemers en hun bezoekers, dagelijks is er wel een kleine of grote verandering van de omgeving die direct invloed hebben op het gebruik van de ruimte. Vanaf deze plek is het voor de schrijver van het VHP geen overzicht van geplande (grote) werkzaamheden in het gebied en moet de schrijver afgaan op zijn eigen visuele waarneming en gesprekken met betrokken (derden) partijen. Bevindingen locatie bezoek 11 juni 2024 Op het Gevers Deynootplein staan grote plantenbakken met palmbomen erin. Deze kunnen verzet worden met een heftruck. Via deze weg vraagt de organisatie toestemming voor het verzetten van deze plantenbakken, zodat de tent gebouwd kan worden en het publiek de routing rondom de tent makkelijk kan vinden.

Su

tkn ma 4 5

I—

El Eief Ea,

B"ii a-g

I

l

Irei! m 3d.

0f

i ïl.'i

L

e

M j ■

(foto's genomen op dinsdag 11 juni van de situatie op het Gevers Deynootplein)

Verder is duidelijk zichtbaar op de foto rechts, de aanrijdbeveiliging van de fontein op het plein. Graag weer ons in contact brengen met de afdeling binnen de gemeenten voor het tijdelijk weghalen van de stalen rand en terugplaatsen. De situatie voor de ingang van het Kurhaus is de foto rechtsonder. De situatie is gelijk aan andere jaren.

Situatietekening In de bijlage van deze algemene informatie de laatste versie van de situatietekening van het evenement. Aangevuld met een detaillering van de positie van de objecten ten aanzien van een herkenbaar object/punt in de ruimte, zodat voor iedereen helder is waar welk object start en waar het eindigt. Voor de goede orde wil ik u erop attenderen dat deze locaties in een groot recreatiegebied liggen met een duidelijke ontsluiting en een heldere doelstelling qua aanrijden van hulpdiensten, ontruimen bij een calamiteit of een ander incident. In de zomermaanden op zonnige dagen, ziet het strand en de boulevard letterlijk zwart van de mensen. De wintermaanden zijn ook populair voor dagrecreanten en andere bezoekers van Scheveningen, maar nooit zo drukbezocht als de zomerdagen. Het evenement is een aanvulling op het reeds bestaande aanbod van winkels, attracties en

vmm Pa=i

Argt du HLan.vsm emIT cef-H.

!'

9

g 7

www.bkec.nl

BKEC©-

horeca en de doelgroep is dezelfde als al deze andere branches en organisaties binnen het gebied. Er is daarom ook geen andere druk qua bezoekers te verwachten als op normale drukke dagen in de wintermaanden. Er is daarom ook geen ander risico te verwachten op een incident dan op een normale drukke dag in de winter.

a,-

A3 siteplan Cool Event editie 2024

Kurhausplein on ICE

Kurhaus

E[Op

O alutent constructie div maten

“:m

o

O

o l«

legenda

30

>

rubberijsbaan

chillerkoudwatermachine

o □

□

□

9 l

o

calamiteitenroute VRIJ HOUDEN!

O

o

‘c3"F

IhTtulillllIililIlIllIlIlllliin

L

©

I

/X/

o

vloerdeel tentenbouwer

o

16A cee rood shuko

tekst & uitleg A

B C

©

11

ijsbaan 20x30m. transparante

D

schaatsbank 20m breed

E

podium ca 3,6 x 3.6m

G

entree ijsbaan

H

kabel doorvoer onder straatwerk Kerst LED boom

technische ruimte

o (O)

o E

|

120

K

glazen wand met doorkijk

M

droogloop wandelaars

N

schaatsterras omkleedruimte schaatsers doorgang boarding/vuchtweg 700mm doorgang In boarding Lantaarnpaal voor Rodizio opstelplek Take Away uitgang schaatsbaan schaatsuitgifte kassa

O

P

Q

o

R S

T U

S

4-

alu tent 5 x 10m, schaatsuitgifte

entree Kurhaus

K)

—WW Ft 64 ®< I ■

..

alu tent 20 x 37,5m

boarding

209 ®

125

5kg schuim + 6kg poeder noodverlichting + toilet

20OA cee rood singels 12SA cee rood 5 polig 63A cee rood 5 polig 32A cee rood 5 polig

(O)

Q

EHBO doos + Nooduitgang

*

I

o

e[] ï d

La Galeria

BI

I I

Rodizio

dieselgestookte kachel

eln

1

O

l

gezeild bouwhek 3,5m

I Em o

&

pomp & buffer koeltechniek

4171 mm

O 5069 mm,

r

EU

।--------- 1

COOL* event

calamiteitenroute VRIJ HOUDEN!-

o

•00

I

scheveninoen

O "Sig.ErtradaEvenitsSchevaningen 2024

Schoveningen

ë

shuatie tidens show

»

Q-

1300 Kurhaus omgeving

0

o

m aat

9 (2

Gevers Deynootweg o

lijn (in meters)

5

•o

8

BKEC©-

www.bkec.nl

NB. De gehele tekening is op maat en op schaal getekend in de planologische ondergrond van de gemeente Den Haag, ontvangen medio juli van 2016. Op de tekeningen is een maatlijn aangebracht, deze is ook op maat en op schaal. Iedere afdruk op iedere maat papier, is daarom te meten met een gewone liniaal Parkeren De organisatie communiceert via haar website naar haar bezoekers, dat de ijsbaan het beste te bereiken is via het openbaar vervoer of met de fiets. Ook laat ze weten, dat de parkeergelegenheid rondom de ijsbaan beperkt is. De organisatie heeft afspraken gemaakt met BKS Parking strand, gelegen aan de Zwolsestraat. Als een bezoeker van het evenement ook lunch of diner eet bij La Galleria, Blaze&co of S*Team, dan ontvangt zij ruim 60% korting op het parkeren via een van deze deelnemende restaurants.

Uiteraard kan een bezoeker van het evenement ook op andere locaties in Scheveningen parkeren. Immers is de capaciteit nodig bij een mooie zonnige drukke zomerdag veel groter dan het geen nodig voor ons evenement. Openbaar vervoer & fiets De organisatie zal in haar communicatie naar (potentiële) bezoekers van haar evenement oproepen om gebruik te maken van het openbaar vervoer of fiets. Scheveningen is perfect bereikbaar per openbaar vervoer (tram & bus). Er zijn ruim voldoende fietsenstallingen rondom het evenement. Horeca De organisatie verzorgt zelf geen horeca tijdens het evenement. Op allerlei plekken op Scheveningen wordt horeca aangeboden aan de bezoekers van Scheveningen, dus ook aan de bezoekers van Cool Event. De organisatie verkoopt wel bij de ijsbaan een kopje koffie, zakje chips en warme chocolademelk. Tevens in de weekenden van december poffertjes aan de rand van de schaatsbaan op het Gevers Deynootplein.

Er is geen verkoop van alcohol door de organisatie aan de bezoekers van het evenement.

Communicatie De organisatie is actief op social media en onderhoud op deze manier ruggespraak met haar doelgroep en bezoekers. Op de verschillende kanalen worden afwijkende openingstijden gecommuniceerd, maar ook juist de bereikbaarheid van het evenement en de oproep om zoveel als mogelijk te komen met fiets of OV. Daarnaast zal de organisatie de directe omwonende informeren met een bewonersbrief. In deze brief alle praktische informatie over het evenement en op welke wijze de organisatie te bereiken is met vragen, opmerkingen of klachten.

9

9g

www.bkec.nl

BKEC@-

2. Hygiëne en gezondheid Inleiding De organisator is gastheer en primair verantwoordelijk voor de orde en veiligheid van het publiek gedurende COOL evenement. In geval van calamiteiten of verstoringen van openbare orde en veiligheid neemt de organisator in samenspraak met de beveiliging de beslissing over de te ondernemen actie(s). De politie en eventuele andere hulpdiensten zijn hierbij ondersteunend. Veilig werken Als een goed producent betaamt, komen wij (Buro Kaper) op de eerste dag van de productie als eerste aan en we gaan als laatste weg aan het einde van de productieperiode. We zijn aanwezig als er door ons zelf of door een toeleverancier wordt gewerkt zijn we niet op locatie, wordt er niet gewerkt. Wij voelen ons geroepen om te waken over veiligwerken. Wij verzorgen een goede werkomgeving, die de eerste risico's op gevaarlijke situaties wegneemt. Daarnaast letten we strikt op het juiste gebruik van PBM.

Bij aanvang van de productie plaatsen wij op locatie op strategische plekken een bouwhek met een bouwplaats aankondiging. Deze is in het Nederlands en Engels. Wij attenderen daarmee medewerkers, bezoekers en passanten, dat zij een bouwterrein betreden. Het betreden van het evenement terrein, in dit geval bouwplaatsinrichting, geschiedt altijd op eigen risico. Wij VERBODEN TOEGANG VOOR ONBEVOEGDEN UNAUTHORIZED ACCESS PROHIBITED vragen met klem aan alle bezoekers zich te melden bij productie. Het melden bij productie is een fysieke handeling. Door het ontbreken van een fysiek productiekantoor op deze productie, meldt men zich door in te schrijven op een bezoekerslijst. We willen weten, wie het terrein betreedt, met welke reden. Tevens volgt een korte veiligheidsinstructie over veilig werken. Iedereen die het terrein betreedt tijdens de op- of afbouwperiode, moet werkschoenen dragen.

U betreedt een evenementenlocatie. U dient de producent op de hoogte te stellen van uw aanwezigheid. You're entering an event location. You need to inform the producer of your presence.

AGEVAREN/HAZARDS

A A A A

A

Struikelgevaar Tripping hazards

Heftrucks en andere machines Forklifts and other machinery Hangende lasten Overhead loads

Hoogspanning High voltage

PBM’s/PPE’s © verplicht / mandatory © O © Veiligheidshelm ® Veiligheidsschoenen Safety shoes

Hard hat

Gehoorsbescherming Hearing protection

o

Valbeveiliging Protection against falling

Bij het inschrijven van iedere projectleider van een leverancier op de eerste werkdag, zal de uitvoerende producent bespreken op welke manier er gewerkt gaat worden. De manier van werken van onder aannemer staat hierbij centraal. Natuurlijk worden ook praktische zaken besproken, zoals waar te beginnen en hoe is de catering voorzien. Belangrijk voor de productie op dat moment is, hoe we gevaarlijke situaties melden, hoe we deze oplossen/vermijden en wat we doen bij een ongeval. Aan het einde van iemands aanwezigheid op locatie, schrijft men zich weer uit van de presentielijst bij de producent.

Hygiëne en gezondheid Contact- en bereikbaarheidsgegevens Coördinatieteam Contactpersoon organisatie/eindverantwoordelijke : Contactpersoon beveiligingsbedrijf : Contactpersoon EHBO/BHV : Contactpersoon mobiliteit : Contactpersoon Politie : Contactpersoon Brandweer : Contactpersoon GHOR/GGD : Contactpersoon gemeente :

Locatie Centrale Commandopost voor het Coördinatieteam Het verzamelpunt in geval van calamiteiten is restaurant/terras La Galleria, Gevers Deynootplein 105, Den Haag. HULP Het betreden van het evenement en het gebruik maken van de schaatsbaan, het bezoeken van de ijsbeelden expo of kinder schaatsbaan geschiedt op eigen risico. Toch zullen we bij incidenten HULP kunnen bieden. Wij willen als organisatie dat eenieder die ons evenement bezoekt zich veilig voelt en dat wij een beperkte vorm van hulp kunnen bieden.

Tijdens de openingsuren van het evenement is er tenminste per locatie 1 medewerker aanwezig voor de exploitatie van dit onderdeel van het evenement. Deze medewerker is minimaal opgeleid als BHV-er en kan

10

www.bkec.nl

BKEC©-

op die manier kundig reageren op een incident. Tijdens het evenement worden er geen specifieke EHBOmedewerkers ingezet, aangezien het karakter niet veel verschilt van een reguliere dag in Scheveningen. De medewerkers rond Cool Event zijn in bezit van BHV en EHBO en daarvan is er minimaal één aanwezig. Zelfs bij piekmomenten, overschrijd het bezoekersaantal nooit meer dan 1000 personen tegelijkertijd. In de schaatsuitgifte tent bij de schaatsbaan is een EHBO-koffer aanwezig en weten de medewerkers EHBO of BHV te verlenen. Een ongelukje op de schaatsbaan is op die manier ook goed te verzorgen. Mocht onverhoopt een harde botsing met het ijs het noodzakelijk maken dat er direct medische hulp wordt geboden, kan deze medewerker bellen met de ambulancedienst.

Toiletten De bezoekers van de schaatsbaan kunnen gebruik maken van de toiletten van La Galleria op het Gevers Deynootplein. La Galleria is altijd open als de schaatsbaan ook open is.

Beveiliging & inzetplan De beveiligingsmedewerkers tijdens het evenement zijn gecertificeerde beveiligingsmedewerkers. Zij zijn verplicht zich te allen tijde te legitimeren en een geldige persoonlijke beveiligingspas bij zich te dragen.

De beveiliging onder leiding van (ND #2253) zal de eindverantwoordelijke zijn qua beveiliging op het evenemententerrein. Het beveiligingsbedrijf is op de hoogte van de huisregels van de organisatie en voert deze uit. De opzet van het inzetplan is identiek aan de opzet van de andere jaren. Overdag is er geen toezicht van de beveiliging en houden de medewerkers van Cool event de veiligheid in de gaten. In de nachten is er gericht toezicht door een erkend beveiligingsbedrijf. Zij zijn altijd in de buurt, mede doordat zij ook de Palace Promenade beveiligen. De aanvrager kiest ervoor om voor dit evenement samen te werken met: Dessert Eagle Security

H.Hamam

ND nr

2253

Inzetplan: Opbouwperiode: 07:00-23:00 geen beveiliging 23:00-07:00 wel beveiliging Operationele periode evenement 07:00-15:00 uur geen beveiliging, toezicht door exploitant 15:00-23:00 uur wel beveiliging aan de hand van programma 23:00-07:00 uur wel beveiliging, nachtbewaking

Afbouw periode 07:00-23:00 geen beveiliging 23:00-07:00 wel beveiliging

De organisator is primair verantwoordelijk voor de veiligheid van de bezoekers van het evenement, graag stelt zij zich op als gastheer in de meest brede zin van het woord. Vakbekwaam toezicht, een medewerker van het evenement die als enige taak het toezicht heeft, al dan niet geflankeerd door een beveiliger of een beveiliger in opleiding lijkt toereikend.

11

www.bkec.nl

BKEC©-

HUISREGELS . HOUD U AAN DE INSTRUCTIES VAN HET PERSONEEL . GEBRUIK VAN DE IJSBAAN IS OP EIGEN RISICO . HINDERLIJK SCHAATSEN IS NIET TOEGESTAAN . BETREDEN VAN HET IJS MET SCHOENEN IS NIET TOEGESTAAN

GEEN ETEN OF DRINKEN OP DE SCHAATSBAAN AFVAL IN DE DAARVOOR BESTEMDE AFVALBAKKEN GEEN SNEEUWBALLEN MAKEN EN GOOIEN RESTITUTIE VAN ENTREEGELDEN, IN WELKE VORM DAN OOK, IS NIET MOGELIJK TEN BEHOEVE VAN DE BEDRIJFSVOERING OF DE VEILIGHEID VAN DE BEZOEKERS IS COOL EVENT GERECHTIGD DE IJSBANEN ZONDER VOORAANKONDIGING TE SLUITEN VOOR UW EIGEN VEILIGHEID WORDT HET DRAGEN VAN HANDSCHOENEN EN MUTS DRINGEND GEADVISEERD NOOREN ZIJN NIET TOEGESTAAN HOCKEY STICKS EN PUCKS ZIJN NIET TOEGESTAAN DE TOEGANGSPAS IS PERSOONSGEBONDEN DE DIRECTIE STELT ZICH NIET AANSPRAKELIJK VOOR LETSEL AAN PERSONEN,DIEFSTAL EN/OF BESCHADIGINGEN VAN/AAN AL UW PERSOONLIJKE EIGENDOMMEN BIJ HET NIET HANDHAVEN VAN DEZE REGELS KAN DE TOEGANG WORDEN ONTZEGD

Vluchtroutes & brandveiligheidsvoorzieningen Algemeen Zoals gezegd, diverse medewerkers van de organisatie van Cool Event hebben een BHV diploma en weten dus hoe zij het beste kunnen handelen bij een (klein) ongeluk en hoe zij een onveilige situatie weten te stoppen. Tevens kunnen zij kleine beginnende brandjes blussen. Vluchtroutes Per locatie gelden diverse zienswijze hoe het beste gevlucht kan worden, omdat iedere locatie een andere gebruiksfunctie heeft. Natuurlijk worden alle vluchtroutes goed aangegeven met de daarvoor geldende pictogrammen. Nen 1414. Zie verderop per locatie benoemd en uitgeschreven.

Brandveiligheidsvoorzieningen Uiteraard komen op strategische punten op het evenement blusmiddelen, aangeduid met pictogram nen 1414 op minimaal 2 meter van de vloer. Tevens zullen in de schaatstent op het Gevers Deynootplein noodverlichting worden aangebracht, dit is een armatuur met een accu en schakelt in als de spanning wegvalt. De noodverlichting is wit licht.

Blusmiddelen aanwezig: koeltechniek Gevers Deynootplein Schaatstent Gevers Deynootplein Schaatsuitgifte

1 stuks 1 stuks 1 stuks

Calamiteiten Algemeen Dit plan gaat uit van calamiteiten, daar eventuele incidenten binnen de normale bedrijfsvoering door het Managementteam ad hoe zullen worden behandeld. Het managementteam is mijn benaming voor een groep medewerkers van Cool Event, die namens de organisatie belast zijn met de operationele invulling van het evenement. De kern van deze groep bestaat uit 4 personen, een daarvan heeft de dagelijkse leiding en draagt de titel manager. De andere 3 personen hebben een ondersteunende taak. Op drukke dagen wordt dit team verder ondersteund door ambulante medewerkers.

Alle medewerkers van Cool event zijn herkenbaar aan bedrijfskleding van het evenement. Incidenten/Risico's De schaatsbaan is een zgn. Low profile evenement met lokale en regionale media aandacht en geen bezoekers met een verhoogd veiligheidsrisico. Hoewel er op dit moment geen aanwijzingen zijn, de duiden op mogelijke acties/demonstraties, zal het aanwezige publiek constant door het aanwezige beveiligingspersoneel gemonitord worden.

12

www.bkec.nl

BKEC©-

(Dreigende) calamiteiten niet rechtstreeks gerelateerd aan het evenement: Bij calamiteiten (bv: treinramp, vliegtuigcrash, grootschalige ongelukken/branden) in de directe omgeving van het evenemententerrein of elders op het grondgebied van de gemeente Den Haag, die de inzet van politie en andere hulpdiensten bij het evenement beïnvloeden het anderszins noodzakelijk maken het evenement te stoppen en het evenemententerrein te ontruimen wordt uiteraard volgens de onder de verantwoordelijkheid van de gemeente Den Haag opgestelde en vigerende calamiteitenplannen gehandeld.

De beslissing om over te gaan tot een volledige ontruiming en/of andere actie die is benodigd waarin het belang van bezoekers en organisatie in gedrang komen wordt genomen door het veiligheidsteam afhankelijk van de aard en omvang van het incident. De primaire verantwoordelijkheden van het managementteam zijn in dit geval als volgt: • Waarschuwen van de hulpdiensten • het managen van zowel de plaats van het incident als het gehele evenemententerrein tot de hulpdiensten ter plaatse zijn • de hulpdiensten voorzien van accurate en actuele informatie • contact onderhouden met hulpdiensten over de situatie (ter plaatse) en mogelijke acties • assisteren bij een actie en/of evacuatie indien hiertoe door de Algemeen Commandant Politie wordt besloten • het bezetten van belangrijke posities door beveiligingspersoneel en/of ander door de organisatie ingehuurd personeel

Moqelijke Crississcenario's Hieronder zijn een aantal scenario's omschreven die, naar aanleiding van de toegepaste risicoanalyse, kunnen voorkomen. Voor alle scenario's geldt dat de regie in le instantie ligt bij de organisatie. Inzet hulpdiensten Uiteraard hopen we dat het niet nodig zal zijn om hulpdiensten in te schakelen. In geval van dreiging dat een calamiteit niet door de organisatie kan worden opgelost zal een beroep worden gedaan op de hulpdiensten. Hiertoe wordt per mobiele telefoon melding gemaakt via het alarmnummer 112. Te denken valt hierbij aan verstoring van de openbare orde na herhaaldelijk waarschuwen door vakbekwaam toezicht, onwel worden van bezoekers en bijvoorbeeld brand. In de hiernavolgende scenario's wordt aangegeven op welk moment hulpdiensten ingeschakeld zullen worden. Verzamelplaats In geval van ontruiming is het gezien de aard van de activiteiten verstandiger om mensen niet naar een verzamelplaats te leiden maar iedereen zelf zijn/haar eigen weg te laten gaan - bij voorkeur uit de gemeente Den Haag gewoon naar huis.

Gevonden/vermist kind In de situatie wanneer een kind zonder ouders of verzorgers wordt aangetroffen wordt het door de beveiliging of event medewerkers allereerst gerustgesteld en naar een rustige centrale plek gebracht, te weten restaurant La Galleria aan het Gevers Deynootplein. De beveiliger of eventmedewerker neemt contact op met de leidinggevende van het managementteam. LET OP geen informatie over naam/leeftijd etc vermelden over de porto ivm meeluisterend publiek. De pi of coördinator overlegd met het managementteam, alle medewerkers worden op de hoogte gesteld van het signalement. De ouders van het kind worden via de omroepinstallatie (aanwezig bij de ijsbaan) verzocht zich te melden bij het centrale punt. Ongeval De medewerker die een ongeval signaleert, meldt dit per telefoon of mondeling aan het managementteam van de organisatie. De BHV-er of hulpmedewerker van dienst bepaalt of 112 moet worden gebeld. In het geval dat 112 wordt gebeld, vangt iemand van de organisatie de hulpdiensten op bij het desbetreffende deel van het evenement en begeleiden ze verder richting de locatie waar de hulp benodigd is. Er wordt zorggedragen voor voldoende ruimte voor de hulpverleners. Indien mogelijk zal het slachtoffer uit de menigte worden gehaald, bij voorkeur naar een van de locaties of centraalpunt van de organisatie van Cool Event.

Vechtpartij Bij het ontstaan van een vechtpartij zal er via portofoonmelding gemaakt worden door de toezichthouder, onderdeel van het managementteam van Cool event. Nadat hij dit gemeld heeft zal hij dit zelf proberen op

13

www.bkec.nl

BKEC©-

te lossen. Eventueel wordt hij geassisteerd door zijn collega. De organisatie kan via de geluidsinstallatie de bezoekers toespreken om kalm te blijven. Mochten zij het niet zelfstandig op kunnen lossen en er assistentie nodig is van een hulpdienst, zal de manager van het managementteam zelfde hulpdiensten alarmeren via een mobiele telefoon. De melder vangt de hulpdiensten op en zal hun informeren. In overleg wordt besloten hoe en wanneer de hulpdienst de leiding overneemt. In geval dat hulpdienst leiding overneemt dient iedereen aanwijzingen van hen op te volgen.

Brand/explosie De medewerker die signaleert, meldt dit direct mondeling/per portofoon aan het managementteam. De manager belt direct 112. De muziek wordt stilgelegd en het betreffende deel van het evenement wordt ontruimd. De bezoekers worden verzocht het terrein te verlaten en zelf naar huis te gaan. Dit is waarschijnlijker dan het publiek naar een verzamelplaats te dirigeren. Waarbij de aanvoer routes/calamiteiten routes vrij worden gehouden voor de hulpdiensten. Kleine beginnende branden blussen met aanwezige kleine blusmiddelen conform de reguliere BHV instructie. Van belang is dat deze werkzaamheden geen gevaar voor de eigen gezondheid of nog aanwezige bezoekers mogen opleveren. Tenminste 1 medewerker van het managementteam is BHV opgeleid. Een hiervoor aangewezen medewerker vangt de hulpdiensten op bij de toegang van het evenemententerrein en begeleidt ze verder richting de locatie waar de brand is.

Blusmiddelen aanwezig: koeltechniek Gevers Deynootplein Schaatstent Gevers Deynootplein Schaatsuitgifte

1 stuks 1 stuks 1 stuks

Bommelding In het geval er een bommelding wordt gedaan dient dit onmiddellijk te worden gemeld bij de manager van het managementteam. Deze meldt dit direct aan de politie. Afhankelijk van de situatie kan er besloten worden tot ontruiming. De melder vult zoveel mogelijk het bommeldingformulier in.

Toestroom ongewenste bezoekers Ondanks de aard van het evenement kan het zijn dat er ongewenste bezoekers op het evenement komen. Onder ongewenste bezoekers verstaan we personen die onder invloed van alcohol of drugs zijn. Personen die wapens meebrengen en personen die overige bezoekers lastigvallen. Ongewenste bezoekers worden door de toezichthouder van het managementteam aangesproken. De toezichthouder zal de ongewenste bezoeker na herhaaldelijk waarschuwen verzoeken het terrein te verlaten. Wanneer de ongewenste bezoeker zicht verzet tegen de vraag van de toezichthouder zal de meldkamer politie via 0900-8844 worden ingelicht. Wanneer de ongewenste bezoeker handtastelijk wordt of een bedreiging vormt voor de overige bezoekers en/of omwonende/medewerkers zal eveneens hulp van de politie worden gevraagd door de toezichthouder ivm verstoring openbare orde.

Overval In het geval van een overval wordt er direct door het managementteam melding gemaakt via de mobiele telefoon bij de meldkamer 112. Ernst van de situatie, aantal overvallers en eventuele wapenbezit worden bij melding doorgegeven. Hulpdiensten worden door hiervoor aangewezen medewerker opgevangen bij entree evenementterrein en bijgepraat over de situatie ter plekke. Managementteam maakt een inschatting van ernst van de situatie en zal bij serieus dreigend gevaar voor medewerkers en bezoekers de eisen van de overvaller(s) inwilligen. Belangrijkste actie voor de organisatie medewerkers is ervoor zorgen dat de paniek niet overslaat naar de bezoekers en overvaller(s). Hierdoor kan de situatie uit de hand lopen. Ontruiming In geval van ontruiming zal er als volgt gehandeld worden: • Melden calamiteit 112 • Overleg managementteam - desbetreffende deel van het evenement of in geval van grootschalige calamiteit • De manager van het managementteam zal veiligheidshesjes uitdelen aan alle medewerkers die helpen bij de ontruiming. Elk persoon krijgt een opdracht mee van de manager. Twee personen gaan alarmeren en de hulpdiensten opvangen. De overige personen helpen de bezoekers en zullen controleren of iedereen veilig weg kan komen.

14

www.bkec.nl

BKEC©-

Opvang hulpdiensten - entree evenement. Nadat de hulpverlening is gearriveerd en is ingelicht betreffende calamiteit wordt in overleg besloten hoe en wanneer de hulpdienst de leiding overneemt. Ingeval dat hulpdienst overneemt dient iedereen aanwijzingen van hen op te volgen. Overleg managementteam - plaatselijk commandant van Politie - aard + positie van calamiteit vaststellen Bepalen: volledige ontruiming of gedeeltelijke ontruiming In geval van volledige ontruiming zullen alle bezoekers rustig maar zo snel mogelijk het terrein dienen te verlaten De manager zal opdracht geven om de aanwezige personen te informeren via de omroepinstallatie. Er wordt door geluidsinstallatie omgeroepen dat de bezoekers in verband met... zo snel mogelijk het evenement dienen te verlaten, hierbij de aanwijzingen van toezichthouders en medewerkers in de hesjes op te volgen. Eenmaal buiten het evenement kan iedereen huiswaarts gaan. Bezoeker(s) die familie en/of vrienden kwijt zijn/is geraakt kan zich melden bij de organisatie In geval van gedeeltelijke ontruiming zal afhankelijk van de plaats en de aard van de calamiteit ontruimd worden.

Windsterkte Indien de windsterkte boven 65 km/u (piekwindsnelheid) dreigt te geraken zullen de verantwoordelijke van de organisatie alle tijdelijke constructies controleren op stabiliteit. Bij onvoldoende gegarandeerde veiligheid van de evenementenlocatie bij veel wind, zal het evenement tijdelijk stoppen. Alle tijdelijke bouwwerken op het evenemententerrein zijn berekend op meer wind, echter de kans op rondwaaien van afval, uitscheuren van branding, wat weer kan leiden tot paniek, is reden om bij 65 km/u met het managementteam te overleggen over te nemen stappen. Buro Kaper beschikt over een hand windmeter en kan bij twijfel over de windsnelheid een eigen meting doen op locatie en dan daar naar handelen. Structuur 20x35m aluminium tent, 3m zijwandhoogte

In gebruik tot:___________ 69.7 km/u piekwindsnelheid (gemeten op nokhoogte)

5xl0m aluminium tent, 3m zijwandhoogte

80.3 km/u piekwindsnelheid (gemeten op nokhoogte)

Actie bij overschrijding:______________________________ Schuifzeilen sluiten, schaatsbaan buiten gebruik stellen. Structuur beperkt toegankelijk voor inspectie tot 80.3 km/u piekwindsnelheid_______________________________________ Vanaf 69.7 km/u deuren sluiten. Boven 80.3 km/u structuur buiten gebruik stellen en ontruimen.

Onweer Indien er zich onweer aandoet waarneembaar door bliksem en hard gerommel of een scherpe knal wordt er door de organisatie overlegd of het evenement (tijdelijk) moet worden onderbroken. Uit de tijd die verstrijkt tussen bliksem en donder kan men afleiden of het onweer nabij is. Het geluid legt in drie seconden een afstand van ongeveer één kilometer af. Als de donderklap binnen 10 seconden na de bliksemontlading te horen is dan is de betreffende ontlading op ongeveer 3 kilometer afstand. Met dit gegeven zullen we naast buienradar/outdooralert/meteoconsult ook het dreigende onweer in de gaten houden en zo nodig actie ondernemen door het stopzetten evenement.

Indien het onweer gepaard gaat met heftige windstoten kan door de organisatie worden besloten om het terrein te ontruimen. In dat geval zal worden ontruimd zoals beschreven in de paragraaf'ontruiming'. Noodweer Er is sprake van noodweer wanneer de weersomstandigheden extreem zijn, bijvoorbeeld zware storm of hevige en langdurige regenval. Vaak wordt noodweer door het KNMI aangekondigd met een weeralarm. Voor dit evenement geldt dat we via outdooralert/meteoconsult nauwlettend de weersituatie in de gaten wordt gehouden op locatie. In geval van noodweer zal in overleg met de diensten worden besloten tot het ontruimen van het evenemententerrein. Deze situatie geeft in eerste instantie geen aanleiding om bezoekers te verzamelen op een verzamelplaats, het is veiliger ieder op een rustige wijze zijn weg naar een veilig onderkomen te laten vinden. Bij voorkeur naar huis gaan.

15

BKEC©-

www.bkec.nl

Sneeuw Aangezien dit evenement in november, december en januari plaats vindt, is de kans aanwezig dat sneeuw valt. Gezien de weer geschiedenis van Scheveningen in deze periode, afgelezen op http://www.weersvoorspellinq.nl/, kan men aannemen dat de gemiddelde dag temperatuur in deze periode niet onder 5 graden Celsius komt en in de nachten gemiddeld niet onder nul, wel is veel neerslag in deze periode. Dus de kans op sneeuw, is aanwezig, alhoewel de kans klein is. In de analyse van de tenten wordt geen rekening gehouden met sneeuw. Er is wel gerekend met een beperkte neerwaartse belasting, maar dit is onvoldoende om de aanwezigheid van sneeuw op het dak van de tenten te accepteren. Bij een sneeuwvoorspelling, zal de organisator een persoon aanstellen die de situatie in de gaten houdt. Bij sneeuwval zal deze ingrijpen, door de daken van de tenten schoon te spuiten met water in het geval van de ijsbeeldentent. Voor alle overige tenten zal een nokverwarming worden ingezet bij voorspelde sneeuwval.

NB! In tegenstelling tot de andere tenten, kan bij voorspelde sneeuwval geen kachel worden geplaatst in de tentoonstellingsruimte van de ijsbeelden, want dat zou betekenen dat de ijsbeelden smelten. Daarom wordt bij een sneeuwvoorspelling het volgende plan uitgevoerd; • Monitoren weersvoorspelling • Bij sneeuwvoorspelling 6 uur voor eerste sneeuwval wordt sneeuwwacht actief • Sneeuwwacht bekijkt per 15 minuten de lokale sneeuwvoorspelling • Legt preventief brandslangen klaar met spuitmonden • Controleert de waterdruk, watercapaciteit en werking brandblusinstallatie • Activeert zijn sneeuwafspuitteam • Bij sneeuwval spuit het team de gevallen sneeuw van de dakzeilen van de tent • Zij blijven net zolang actief, als dat sneeuw valt

16

9g

www.bkec.nl

BKEC@-

3. Kurhausplein on ICE! Inleiding Voor de 16de keer dit jaar zal op het Gevers Deynootplein een schaatsbaan komen in het kader van Cool Event. Een winter zonder de schaatsbaan op het Gevers Deynootplein is haast niet denkbaar, gedurende de gehele exploitatieperiode alleen maar lachende gezichtjes op en rond de schaatsbaan. "ë-

e. — *1

2nm hl

Locatie situering bouwwerken De ruimte op het Gevers Deynootplein is beperkt en geeft eigenlijk maar 1 manier waarop de 2 tenten en de kraag van vlondervloer past. Het is zaak om op de juiste plek te beginnen met bouwen. De gevellijn van de schaatstent (Neptunus alu frame tent van 20x35 meter) valt in de lijn van de eerste lantaarnpaal na het kunstwerk voor restaurant Rodizio.

" "■ "IIllIIII/IIII

Eqel

Rodizio is Gevers Deynootplein 125.

Bij het nemen van deze foto staat de betonnen plantenbak rechtsonder op de foto precies in de gevellijn van de grote Schaatstent. Een en ander ook geduid op het siteplan, in de bijlage van deze algemene toelichting.

/

J

Straatmeubilair Om de grote schaatstent, de tijdelijke vloer en de schaatsuitgifte te kunnen plaatsen, is het noodzakelijk om 2 onderdelen van het straatmeubilair tijdelijk weg te halen. Het betreft een aantal betonnen ballen aan de oostzijde van het plein, welke buiten het evenement bedoelt zijn als anti inrij beveiliging en de decoratieve kraag rondom de waterpartij centraal gelegen op het plein. =#y

c

)

[

Raee

on Ti

fiia "mmnmme fi

=mEi-"n

__ i ■_ Ui/ . i_ii11

i p="I!

1 ' rl tl 'I। E.. 1 ïjg ■ fi jh,i jjhjj

se!

ji

tte M-

—

.

•— tn ——aa ca _ (foto links betonnenballen en foto recht waterpartij)

Bouwplaats inrichting Tijdens de opbouw van het evenement, zal de organisator een veilig werkgebied creëren voor de op- en afbouwmedewerkers in de vorm van een bouwplaats inrichting. Door rondom het toekomstige publieksgebied een bouwhekkenlijn te plaatsen. Door deze hekkenlijn is het onmogelijk voor passanten om spontaan de bouwplaats op te lopen en loopt zij op die manier weinig tot geen risico om terecht te komen in een gevaarlijke situatie. Naast de entree van de bouwplaats inrichting hangt een bouwplaats aankondiging (zie hoofdstuk 2 veiligwerken).

De bouwplaatsinrichting heeft een duidelijke poort of ingang, welke is gemarkeerd met een kruis van rood/wit lint. Er is geen hijskraan opstelplaats, want hijsen is niet voorzien. In de bijlage de situatietekening van de bouwplaatsinrichting.

Voor het Gevers Deynootplein geldt, dat door de bouw van het evenement de plantenbakken, gashaardjes, reclame borden en trottoirterrassen van de diverse horecazaken binnen de terras afspraak met de gemeente moeten vallen, zodat het bedoelde voetgangersdeel begaanbaar blijft voor passanten. De eerste 2 vrachtwagens van de tentenbouwer kunnen op het Gevers Deynootplein worden gelost, de overige voertuigen zullen we lossen op de openbare weg, zodanig dat de vrachtwagen op de uitvoegstrook staat naar de parkeergarage en het voetpad en fietspad vrij toegankelijk blijven. Tijdens het lossen zet de organisatie een verkeersregelaar in om gevaarlijke situaties te beperken en een veilige doorstroom van het verkeer te bevorderen

17

I

I

9g

www.bkec.nl

BKEC@-

exploitatieperiode Na de opbouwfase van het evenement, start de exploitatieperiode. Er zijn dan geen grote bewegingen meer met vrachtwagens of heftrucks, ruim baan voor alle bezoekers aan de schaatsbaan. Faciliteiten Tenten Net als alle voorgaande jaren is de schaatsbaan op het Gevers Deynootplein overdekt. Sinds jaar en dag staat op deze locatie dezelfde tent om in te schaatsen en dezelfde tent voor de uitgifte van schaatsen. Het geheel is 1 tent, dezelfde tent als vorig jaar een circa 20 meter breed en 37,5 meter lang. De leverancier is, idem editie 2019, 2020, 2021, 2022, 2023 en 2024, is Maessen tenten uit Wassenaar/Voorhout. De schaatsbaan krijgt een deels zeilwanden constructie, zodat het gemakkelijk te openen is. Een deel van de zijpanelen is van veiligheidsglas en is niet open te schuiven. Let wel, tijdens de openingstijden van de schaatsbaan zijn de schuifzeilen altijd open. De zijde van het Kurhaus wordt in zijn geheel voorzien van glazen panelen, zodat er altijd een leuk zicht blijft op het hotel en visa versa op de ijsbaan. Alle tenten op het Gevers Deynootplein komen van de firma Maessen Tenten. De schaatstent heeft een afmeting van 20m breed en 37,5 meter lang, tentdoek dak, glazenwand aan de zijde van Gevers Deynootplein en schuifzeilen rondom.

De schaatsuitgifte is in een losse kleinere tent gesitueerd van 5m breed en lOm lang, deze tent heeft een tentdoek dak en harde wanden en afsluitbare deuren.

Schaatsbaan 1 Algemeen De rubber ijsbaan is van het merk Solkav eigendom van Buro Kaper bv en komt in de tent te liggen, op de vloer van de tent. De ijsbaan zelf heeft geen vloer, het rubber is flexibel en volgt de vorm en de richting van de ondervloer, in dit specifieke geval de vloer van de tent. Grote voordeel is dat we snel een geschikte ijsvloer hebben om te schaatsen, daar de tent waterpas gesteld is als het wordt gebouwd. De schaatsbaan wordt uiteindelijk 20 meter breed en 30 meter lang, m.a.w. 600m2, voorzien met houten boarding. Onze zogenaamde 2e generatie boarding, de nieuwste boarding in onze verhuur. We werken uitsluitend met een rubber ijsbaan systeem, een perfect systeem om op iedere ondergrond en in iedere vorm een ijsbaan te maken, we worden niet beperkt in minimale lengte en breedte maten. Door het rubber stroomt mono propyleen glycol, welke we koelen tot een doeltemperatuur van -10C. Hierdoor kunnen we water op de rubbermatten spuiten, zodat het bevriest. Binnen afzienbare tijd, afhankelijk van het weer binnen 48 uur, kan er worden geschaatst. Aan 1 zijde van de schaatsbaan, hebben we 2 hoofdleidingen van 4" waar de rubbermatten aan verbonden zijn. Deze bakken zijn geen onderdeel van de schaatsbaan, is niet toegankelijk voor publiek en is aan te merken als technische ruimte.

Op verzoek kunnen we deze bakken afwerken in dezelfde touch-and-feel als de rest van de schaatsbaan. Aan de overzijde van de hoofdleidingen werken we de schaatsbaan steevast af met een schaatsbank. Immers iedere schaatser wil even kunnen zitten bij het onderbinden van de schaatsen. Rondom de schaatsbaan plaatsen we houten boarding, deze is gemaakt van stalen staanders en houten planken. De lengte is 3600mm, de hoogte van de planken 195mm en de dikte 28mm.

3

(foto links 2' generatie boarding IJsgarantie.nl, bouwjaar voorjaar 2015/foto rechts schaatsbank tevens afwerking schaatsbaan)

18

9g

www.bkec.nl

BKEC@-

Het schaatsbaan systeem van rubbermaten wordt middels grote slangen van 4" en diverse Bauerkoppelingen verbonden aan de koeltechniek. De koeltechniek vormt samen met de ijsbaan een gesloten koelsysteem. Het gebruikte koelvloeistof is mono propyleen glycol, technische specificaties koelmiddel in de bijlage 11.

2 Koeltechniek Voor het koelen van de ijsbaan is een opstelling van chillers nodig, deze worden ook wel koudwatermachines genoemd. Een chiller is een machine welke monopropyleen glycol (koelvloeistof) koelt tot een temperatuur van -10. Dit stroomt door de ijsbaan. Het water wat op de ijsbaan wordt gespoten bevriest op deze manier. In de bijlage de specificaties van het koelmiddel. Voor de schaatsbaan hebben we een CZ30i geselecteerd. Een nieuwe moderne machine die voldoende capaciteit heeft om met de beschikbare spanning de ijsbaan van 600m2 te kunnen koelen. Voor de gehele configuratie van de koeltechniek is circa 3000 liter koelmiddel nodig, dat is een mix van pure monopropyleen glycol en water op een 50/50 basis. De machines worden ingehuurd bij de firma CoolEnergy Benelux uit St. Michiel Gestel. Hun machinerie is doorgaans niet ouder dan 3 jaar en voldoet aan de strengste eisen. In de bijlage van beide machines een sheet met specificaties.

3 Boarding Onze boarding bestaat uit hout en staal. 2 stalen staanders, worden met 4 planken aan elkaar verbonden. Iedere plank is van geïmpregneerd vuren 3600mm lang, 195mm hoog en 28mm dik. De afwerking van de boarding is zo, dat alle eventuele scherpe delen aan de buitenzijde van de schaatsbaan zitten, zodat de schaatser/gebruikers van de ijsbaan zich nimmer kunnen bezeren aan de boarding. AV Het gehele evenement wordt feeëriek uitgelicht, kerstbomen met lampjes rond de schaatsbaan, een gezellige inrichting en gezellige achtergrond muziek. Verder gebruiken we diverse spots voor het uitlichten van speciale details, zoals (bijvoorbeeld) een kerstboom. Tijdens de openingsuren van de schaatsbaan, maken we gebruik van een simpele geluidinstallatie die gezellige achtergrond muziek laat horen en gebruikt kan worden als omroepinstallatie bij incidenten of calamiteiten.

Hekwerken Ingezet om een veilige scheidingslijn te maken tussen publieksgebied en niet publieksgebied, of anders gezegd front- en backstage. We gebruiken daarvoor verschillende type hekwerken, allen geschikt voor het gebruik binnen de evenementensector, dus geschikt voor deze doeleinden. Alle tijdelijke hekwerken worden op een veilige en professionele manier geplaatst. Bouwhek Een hekwerk welke modulair is. Lengte 3,5 meter en hoogte ruim 2 meter. Deze bouwhekken zijn voorzien van een zeil. Dit zeil is vlamvertragend een en ander conform DIN-NORM4102B1/EN13501, gekozen is om de kleur wit te gebruiken. Ook kunnen bouwhekken worden voorzien van branding, opmaak en eigendom organisator. NB! Gedurende de op- en afbouwperiode van het evenement, is er sprake van een werkterrein welke niet toegankelijk is voor publiek. We rijden met vorkheftrucks met of zonder last, waarbij _________________ de kans bestaatop vallen van last en struikelen van passanten, dus groot gevaar voor ongelukken. Om die reden plaatsen wij gedurende de op- en afbouwperiode op locatie hekwerken en/of rood witte lint ter aanduiding van het werkgebied. (nok)verwarming Niet alleen om het de bezoekers van het evenement behaaglijk te maken, maar juist om de eventuele sneeuwlast van de daken van de tent te smelten, zal de organisatie 1 diesel gestookte kachel plaatsen op locatie.

Deze kachel is llOkW en voorzien van externe dieseltank, gelijkend aan de foto van de kachel hiernaast.

ava m aë fr ©

.0m

Met flexibele slangen komt de warmte in de tent(en).

19

www.bkec.nl

BKEC©-

Schoonmaak en afvalverwerking Graag ontvangen we van de gemeente voor dit evenement ondersteuning op dit vlak, door 240 liter afvalbakken ter beschikking te stellen en deze mee te nemen in de reguliere schoonmaakronde van het gebied.

Capaciteit berekening De organisatie hoopt op een geslaagde elfde editie, Kurhausplein on ice! Het succes hangt met name af van de beleving van de bezoeker, om die reden zullen we ten alle tijden de bezettingsgraad en de capaciteit van het schaatsterras alsmede de schaatsbaan monitoren. We willen niet dat het drukker wordt, dan gezellig druk. Vandaar de diversiteit in programmering en de wisselingen qua programma op beoogde drukke dagen. Op basis van onze (Buro Kaper) ervaring, is de capaciteit van de schaatsbaan 300 personen tegelijkertijd op het ijs, dat wil zeggen bij recreatief gebruik.

Normering ijsbaan; Normering terras; Normering omkleedruimte;

1 schaatser per 2m2 1 toeschouwer per l,8m2 1 persoon per lm2

De schaatsbaan kent 1 sectie, een grote schaatsbaan van circa 20 meter breed en 30 meter lang, totaal ruim 600m2 ijs. Op een gezellige drukke dag zullen maximaal tegelijkertijd 300 schaatsers op de ijsbaan kunnen schaatsen. Ervaring leert, dat de bezetting van jeugdige/kleine kinderen anders is dan, twintigers die komen schaatsen tijdens een silent disco. De resterende ruimte in de grote schaatstent van circa 80 tot 100m2 is omkleedruimte. Als een kraag rond de overdekte ijsbaan komt een schaats terras, waar toeschouwers van de activiteiten op het ijs, goed zicht hebben op de ijsbaan, totaal vloer oppervlakte (cassettevloer) van het terras is circa 300m2, op basis van onze normering, kunnen 540 personen tegelijkertijd op het "vlonder" staan.

Uiteraard is het toezicht op deze aantallen een verantwoordelijkheid van de organisatie van dit evenement. Middels een gelimiteerde inrichting van de schaatsuitgifte, is snel te meten wat de drukte is van het evenement in dit gedeelte. De exploitant van de schaatsbaan kan in 1 oogopslag tellen hoeveel mensen in de tent zijn. Als de maximale toegestane capaciteit bijna is bereikt, zal een medewerker van de exploitant het volgende deurbeleid uitvoeren. Mensen die de tent als bezoeker willen betreden om de schaatsbaan te bekijken worden toegang • geweigerd. Zij worden verwezen naar de buitenranden van de schaatsbaan. Immers 3 zijdes van de baan zijn onoverdekt te bekijken als toeschouwer • Schaatsers die een entreebewijs willen kopen en hun schaatsen willen onderbinden, worden verzocht om op het hele uur terug te komen. Bij grote drukte worden schaatsblokken van maximaal 2 uur ingesteld. • Rond het hele uur, wordt naast de toegang van de tent een rij opgesteld voor mensen die willen gaan schaatsen. Beleid is dan, alle schaatsers die klaar zijn, van de baan en uit de tent. Nieuwe schaatsers mogen daarna naar binnen. Om de schaatsers en de blokken uit elkaar te houden werken we met polsbandjes voor de schaatsers. De kleur polsband geeft toegang tot het schaatsblok.

• Er worden nooit meer dan 300 polsbandjes per kleur uitgegeven, dat is namelijk de maximale toegestane capaciteit van de schaatsbaan. • Op deze manier worden de schaatsblokken uitverkocht. Dus kan er nooit te veel animo zijn. Mochten zich toch nog schaatsers melden voor een uitverkochte dag, worden zij verzocht een andere keer terug te komen. Gebruiksfuncties en verblijfsgebieden De gebruikersfunctie van de grote schaatstent is schaatsen, omkleden en kijken. Omdat de bezoeker niet is toegestaan om de schaatsbaan te betreden met schoenen. Dus, van de oppervlakte in de tent van 700m2 is 600m2 ijs, dus alleen toegankelijk voor schaatsers. De overige 100m2 is afgewerkt met een rubber vloerbedekking zodat je op schaatsen hier kunt lopen, immers deze overdekte ruimte met open structuur is bedoeld voor het verwisselen van schoenen voor schaatsen en andersom. Er worden hier nauwelijks meubeltjes neergezet, slechts een aantal bankjes.

De kleinere tent, van 5 meter breed en 10 meter lang heeft enkel harde wanden, deels van plastic en deels van glas, zodat de tent goed af te sluiten is. In deze ruimte staat in de lengte een balie die als kassa en schaatsuitgifte dient. De helft van de tent is publieksgebied de andere helft is enkel toegankelijk voor medewerkers van Cool Event. Er is geen fysieke scheiding, anders dan de balie.

20

BKEC©-

www.bkec.nl

De beide tenten zijn verbonden met een cassettevloer van Neptunus, deze vloer duiden wij als schaatsterras. De schaatsers kunnen hier overheen lopen, toeschouwers maar ook passanten, onderweg naar één van de restaurants. Voor de volledigheid heeft de organisatie voor het gebruik van de ijsbaan door haar bezoekers een overzichtelijke weergave van de huisregels opgemaakt. Zie bijlage

Overige Open vuur, vuurwerk of pyro effecten zijn niet voorzien.

21

www.bkec.nl

BKEC©-

4. Bijlage Inleiding Dit rapport is gebaseerd op diverse "technische" rapportages van leveranciers van het evenement. Sommige gebruikte wij als onderlegger, anderen zijn direct verwerkt. Hieronder een schematische weergave.

Bijlagen: Bijlage 1 Bijlage 2 Bijlage 3 Bijlage 4 Bijlage 5 Bijlage 6 Bijlage 7 Bijlage 8 Bijlage 9 Bijlage 10 Bijlage 11 Bijlage 12 Bijlage 13 Bijlage 14 Bijlage 15a

Overzichtstekening Cool Event ijsbaan papierformaat A3 schaal 1:300 Overzichtstekening Bouwplaats inrichting papierformaat A3 schaal 1:300 Huisregels schaatsbaan Kurhausplein on ICE! Overzichtstekening gebruiksfuncties 2023 papierformaat Al schaal 1:100 Factsheet nokverwarming, dieselgestookt Factsheet koelmiddel monopropyleen Glycol Factsheet CZ30i koudwatermachine CoolWorld Tekening tijdelijke accommodaties Kurhausplein on ICE 190624 factsheet Buro Kaper transport 190624 factsheet Schaatsbaan Buro Kaper 190624 factsheet koeltechniek 190624 factsheet Buro Kaper transparante boarding 190624 factsheet Buro Kaper ice box Tentboek Maessen alu frame hal 5m Tentboek Maessen alu frame hal 20m

22