RIS320627 Openbaar maken verslagen ACOR

Typ tekstTyp tekstTyp tekst

Robert Barker Wethouder van Buitenruimte, Dierenwelzijn en Milieu

dienst: dienstcode

Retouradres: Postbus 12600, 2500 DJ Den Haag

Ons kenmerk

Aan de voorzitter van de commissie Leefomgeving

DSB/10809857 RIS320627 Contactpersoon

Otto den Ouden Dienst

Dienst Stadsbeheer Afdeling

DSB BAS Telefoonnummer

14070 Datum

26 november 2024 Onderwerp

Openbaar maken verslagen ACOR

Geachte voorzitter, Op 15 mei 2024 is in de commissie toegezegd de raad te informeren over welke adviezen van de Adviescommissie Openbare Ruimte (ACOR) openbaar worden gemaakt en op welk moment. Met deze brief wordt invulling gegeven aan deze toezegging. Eerder zijn over dit onderwerp ook al verschillende vragen in de raad gesteld. Daarom wordt in deze brief ook nader ingegaan op het juridisch kader en de afwegingen daarbinnen. Actieve openbaarmaking Belangrijk om te benoemen is dat er een verschil is tussen actieve en passieve informatieplicht. Het is op dit moment op grond van de Woo niet verplicht (verslagen met) adviezen van adviescommissies uit eigen beweging openbaar te maken. Deze zogenoemde actieve openbaarmakingsplicht, zoals neergelegd in artikel 3.3 Woo, is nog niet in werking getreden. Een bestuursorgaan heeft wel de bevoegdheid om, los van de nog niet in werking getreden verplichting tot actieve openbaarmaking, de verslagen van de ACOR uit eigen beweging openbaar te maken. Artikel 3.1 Woo biedt daarvoor de grondslag. In dit artikel is het uitgangspunt van actieve openbaarmaking opgenomen indien dit zonder onevenredige inspanning of kosten redelijkerwijs mogelijk is. Het college vindt het belangrijk om waar het kan informatie proactief openbaar te maken. Dit geldt ook voor de verslagen van de ACOR.

ACOR-verslagen Ten aanzien van de ACOR is het zo dat dit een ambtelijk adviesorgaan betreft dat adviezen geeft over ontwikkelingen in de openbare ruimte. De adviezen worden betrokken bij besluitvorming door of namens het college. De adviezen worden opgeschreven in het verslag van de tweewekelijkse vergadering van de ACOR. Het verslag van de ACOR is een document dat is opgesteld voor intern beraad zoals bedoeld in artikel 5.2 van de Woo. De hoofdregel is dat in documenten voor intern beraad de zogenaamde persoonlijke beleidsopvattingen niet openbaar worden gemaakt. Tegelijkertijd is soms sprake van documenten opgesteld ten behoeve van formele bestuurlijke besluitvorming door het college, burgemeester of een wethouder. Het gaat om ambtelijke adviezen aan de bestuurder die gebruikt worden op het moment dat een beslissing moet worden genomen. Derhalve zouden die documenten in die gevallen, als daarom verzocht zou worden (passieve openbaarmaking), openbaar moeten worden gemaakt.

Gemeente Den Haag

Spui 70 Den Haag

Postbus 12600 2500 DJ Den Haag

Telefoonummer 14070 www.denhaag.nl

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSB/10809857

Daarbij geldt dat in dergelijke documenten informatie wordt verstrekt over de persoonlijke beleidsopvattingen in een niet tot personen herleidbare vorm (geanonimiseerd), tenzij het kunnen voeren van intern beraad door die verstrekking onevenredig wordt geschaad. Naast de regelgeving ten aanzien van de persoonlijke beleidsopvattingen geldt voor ieder verslag dat de uitzonderingen van artikel 5.1 van de Woo in de weg kunnen staan aan openbaarmaking van informatie uit die verslagen. Of een van die uitzonderingen zich voordoet, zal per geval moeten worden beoordeeld. Te denken valt aan het lakken van namen van ambtenaren en bijvoorbeeld informatie over commerciële belangen van een bij een plan betrokken bedrijf. Afweging ten aanzien van actief openbaar maken In artikel 2.5 van de Woo is expliciet het belang van openbaarheid opgenomen: “Bij de toepassing van deze wet wordt uitgegaan van het algemeen belang van openbaarheid van publieke informatie voor de democratische samenleving.” Opgemerkt wordt dat de wetgever de bescherming van het kunnen voeren van intern ambtelijk beraad nastreeft en dat de Woo verplicht om persoonlijke beleidsopvattingen te lakken of geanonimiseerd te verstrekken, zoals hierboven is toegelicht.

Al heeft de wetgever er bij de inwerkingtreding van de Woo er wel bewust voor gekozen om die verplichting in te perken voor documenten opgesteld ten behoeve van formele bestuurlijke besluitvorming. De bedoeling hiervan is om transparantie te verkrijgen over de informatie die direct ten grondslag lag aan die formele besluitvorming. Dit is belangrijk voor een democratische samenleving. Om deze redenen zal het format van het verslag van de ACOR worden aangepast. Het ACOR-verslag zal een actief openbaar te maken gedeelte bevatten met daarin het advies van de ACOR en de door ACOR daaraan ten grondslag gelegde feiten en overwegingen. En daarnaast zal het ACOR-verslag een deel bevatten met daarin de persoonlijke beleidsopvattingen van de aan het intern beraad deelnemende ambtenaren. Op deze manier wordt zo veel mogelijk informatie openbaar gemaakt en tegelijkertijd blijven persoonlijke beleidsopvattingen mogelijk en kunnen ook namen bijvoorbeeld worden gelakt. Deze werkwijze is bij andere bestuursorganen ook gangbaar en sluit aan bij de werkwijze van de leidraad geheimhouding waarin partiele openbaarmaking de voorkeur geniet boven gehele geheimhouding. Conclusie Het college ziet voldoende redenen om over te gaan tot het actief verstrekken van de (toekomstige) ACOR-verslagen die betrekking hebben op een voorlopig ontwerp (VO) en een definitief ontwerp (DO).

Deze verslagen lenen zich voor openbaarmaking omdat het projecten in onze openbare ruimte betreft. Bij deze openbaarmaking zal telkens worden beoordeeld of de uitzonderingen van artikelen 5.1 en 5.2 Woo zich verzetten tegen openbaarmaking (van delen) van de ACOR-verslagen. De publicatie van deze verslagen zal plaatsvinden op de site van de gemeente. Dit zal dit jaar in gang worden gezet. Met vriendelijke groet, de wethouder van Buitenruimte, Dierenwelzijn en Milieu Robert Barker

2/2