RIS320524 Herziening tussentijdse rapportages

Typ tekstTyp tekstTyp tekst

Saskia Bruines Wethouder van Financiën, Cultuur en Economische ontwikkeling

dienst: dienstcode

Retouradres: Postbus 12600, 2500 DJ Den Haag

Ons kenmerk

Aan de voorzitter van de commissie Bestuur

BSD/10819485 RIS320524 Contactpersoon

Lars Kok Dienst

Bestuursdienst Afdeling

BSD Middelen & Control Telefoonnummer

14070 Datum

E-mailadres

19 november 2024

Lars.kok@denhaag.nl

Onderwerp

Herziening tussentijdse rapportages

Geachte voorzitter, Op 25 maart bent u geïnformeerd over de voortgang op de vier thema’s uit de contourenbrief actualisatie financieel beleid (RIS318378). Eén van deze thema’s is het transparanter maken van de planning en control cyclus. Binnen dit thema zijn in de contourenbrief drie stappen onderscheiden (RIS314462): 1) De opzet van de begroting terugbrengen naar waar deze voor bedoeld is. 2) De presentatie en structuur van de begroting verbeteren. 3) De huidige opzet van de P&C-producten- en cyclus opnieuw beoordelen. Voor de eerste twee punten zijn bij de onlangs vastgestelde Programmabegroting 2025-2028 eerste stappen gezet. Onder meer door de programmateksten te structureren volgens de drie W-vragen en door een activiteitenboek aan te bieden, waarmee extra inzicht wordt geboden in de samenstelling van de verschillende budgetten. Deze lijn, om de P&C-producten te vereenvoudigen en te verbeteren, wordt doorgezet in volgende begrotingen en andere P&C-producten. Met de herziening van de tussentijdse rapportages wordt nu ook een eerste stap gezet in het opnieuw beoordelen van de P&C-producten en -cyclus. Eerder is met uw raad bij dit onderwerp stilgestaan. Zo is het bij de behandeling van de programmarekening in de rekeningencommissie, onder meer op 6 juni, uitgebreid gegaan over de mogelijkheid om lopende het jaar de begroting te kunnen wijzigen.

Dit naar aanleiding van de rechtmatigheidsverantwoording en de adviezen die de GAD hieromtrent heeft opgenomen in haar accountantsverslag 2023 (RIS318207) Ook in de commissie bestuur van 28 augustus 2024 is, naar aanleiding van de commissiebrief over de voortgang van de contourenbrief (RIS318378), bij dit onderwerp stilgestaan. In deze vergadering is onder andere gesproken over de meerwaarde van de tussentijdse rapportages en over de mogelijkheid om de begroting aan te kunnen passen. Deze onderwerpen zijn meegenomen bij de herziening van de rapportages en hier wordt in deze brief nader op ingegaan.

Gemeente Den Haag

Spui 70 Den Haag

Postbus 12600 2500 DJ Den Haag

Telefoonummer 14070 www.denhaag.nl

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10819485

Waarom herzien we de tussentijdse rapportages? Bij de huidige invulling van de tussentijdse rapportages zijn een tweetal kanttekeningen te plaatsen, die aanleiding geven tot het herzien van de tussentijdse rapportages. 1. De meerwaarde van de tussentijdse rapportages is gering In de begrotingsuitvoering wordt uw raad middels twee informerende producten, de viermaands rapportage en de achtmaands rapportage, geïnformeerd over de financiële afwijkingen ten opzichte van de begroting. Deze producten krijgen weinig tot geen aandacht in een raadsbehandeling en bevatten geen beleidsmatige informatie. Daar komt bij dat beide producten, door het moment van publiceren, zowel inhoudelijk als procesmatig “in de schaduw staan” van andere P&C-producten. De viermaandsrapportage komt in juni uit, tegelijkertijd met de voorjaarsnota en tijdens de behandelingen van de programmarekening. De achtmaandsrapportage komt uit in oktober, in aanloop naar de behandelingen van de programmabegroting. Dit alles maakt dat de meerwaarde van de tussentijdse rapportages op dit moment zeer gering is. 2. Er is geen mogelijkheid om de begroting bij te stellen in de tweede helft van het jaar Sinds vorig jaar legt het college zelf verantwoording af over de begrotingsrechtmatigheid. Met die wijziging zijn ook de regels voor het beoordelen van de rechtmatigheid aangescherpt.

Hierdoor is de noodzaak ontstaan om laat in het jaar de begroting voor het lopende jaar bij te kunnen stellen, om binnen de gestelde marges van begrotingsrechtmatigheid te blijven. De huidige opzet van de P&Ccyclus biedt de mogelijkheid van die begrotingsbijstelling niet; het lopende jaar wordt enkel bijgesteld in de programmabegroting. De conceptbegroting wordt bovendien begin september al gepubliceerd, waardoor latere inzichten niet meer in de begroting verwerkt kunnen worden. Vorig jaar heeft dit geresulteerd in een begrotingsonrechtmatigheid, doordat de wetgeving om energietoeslag uit te kunnen keren pas laat in het jaar vastgesteld werd. Wat houdt de herziening in? De herziening van de tussentijdse rapportages heeft betrekking op zowel de viermaands- als de achtmaandsrapportage. Concreet is het voorstel om de viermaandsrapportage onder te brengen in de voorjaarsnota en de achtmaandsrapportage te vervangen door een najaarsnota. 1. Viermaandsrapportage onderbrengen in de voorjaarsnota Op dit moment is de viermaandsrapportage een zelfstandig P&C-product, dat gelijktijdig met de voorjaarsnota aan de raad verstrekt wordt. Hierbij geeft de viermaandsrapportage een prognose van het financieel resultaat van het lopende jaar en de voorjaarsnota het exogeen budgettair kader voor de volgende vier jaar. In die zin vullen de producten elkaar aan.

Het voorstel is daarom om de producten samen te voegen tot één product. In praktijk betekent dit dat de voorjaarsnota wordt verrijkt met het budgettair beeld van het lopende jaar en daarmee een integraal vertrekpunt vormt voor de programmabegroting. Dit is vooral een cosmetische ingreep: de viermaandsrapportage verdwijnt als zelfstandig product en wordt onderdeel van de voorjaarsnota. 2. Achtmaandsrapportage wordt een najaarsnota Met de achtmaandsrapportage wordt de raad in het laatste kwartaal geïnformeerd over het verwachte resultaat van het betreffende jaar. Het voorstel is om deze achtmaandsrapportage te vervangen door een najaarsnota. De najaarsnota is een besluitvormend product dat in het laatste kwartaal ter vaststelling aan uw raad wordt aangeboden. In de najaarsnota worden enerzijds (beleidsarme/saldo neutrale) begrotingswijzigingen van het lopende jaar verwerkt en wordt anderzijds een prognose van het verwachte eindejaarsresultaat gegeven. Onderdeel van deze begrotingswijzigingen zijn ook de wijzigingen die noodzakelijk zijn vanuit het perspectief van de begrotingsrechtmatigheid.

2/3

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10819485

Om resultaatsturing tegen te gaan, is het voorstel om geen beleidsrijke mutaties of mutaties die niet neutraal zijn op te nemen in de najaarsnota. Deze worden zichtbaar in de programmarekening en hierover kan op dat moment verantwoording worden afgelegd. Door in de najaarsnota al wel een prognose van dergelijke afwijkingen op te nemen, wordt uw raad zo goed mogelijk geïnformeerd over de financiële stand van zaken. De najaarsnota wordt eind november aan uw raad aangeboden voor behandeling en vaststelling in december. Hoe ziet de P&C-cyclus eruit na deze herziening? Op basis van de twee verbetervoorstellen, komt de P&C-cyclus er als volgt uit te zien. Deze kent dan vier P&C-producten: Product Voorjaarsnota

Programmabegroting

Najaarsnota

Programmarekening

Inhoud Exogeen budgettair kader komende 4 jaar en financiële prognose lopend jaar. Besluitvorming over doelen en middelen: wat willen we bereiken, wat gaan we daarvoor doen en wat mag dat kosten. Saldo neutrale budgetbijstellingen en een financiële prognose voor beleidsrijke afwijkingen. Verantwoording over doelen en middelen.

Moment Juni college en raad

Status raad Informerend

September college, november raad

Besluitvormend

November college, december raad

Besluitvormend

April college, juli raad

Besluitvormend

De in deze brief aangekondigde wijzigingen van de tussentijdse rapportages worden gelijktijdig in de nieuwe financiële verordening verwerkt, waardoor ze na goedkeuring door de raad, per begrotingsjaar 2025 geëffectueerd zullen worden. Met vriendelijke groet, de wethouder van Financiën, Cultuur en Economische ontwikkeling Saskia Bruines

3/3