RIS320519 Bijlage Kadernota begroting en verantwoording Overhead

Kadernota begroting en verantwoording Overhead Gemeente Den Haag, 2024

Inhoud 1.

Inleiding ........................................................................................................... 2

2.

Het begrip Overhead ........................................................................................ 2

3.

Onderscheid Overhead en Overige taakvelden ................................................. 3

4.

Toerekening van overhead ................................................................................ 4

1

1. Inleiding De gemeente Den Haag dient voor wat betreft begroting en jaarstukken te voldoen aan het bepaalde in het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Eind 2023 heeft de Commissie BBV een nieuwe Notitie Overhead 2023 uitgebracht. Deze vervangt de oude notitie uit 2016. De kern van de aanpassing is dat teruggegrepen wordt op de notitie Hoofdlijnen van het BBV, waarin staat dat lasten zo veel mogelijk direct worden verantwoord op taken en activiteiten waarop ze betrekking hebben, ook voor leidinggevenden en managementondersteuning. Gemeenten mogen hierin eigen beleid voeren, bij voorkeur vast te leggen in de financiële verordening of een Kadernota Overhead. Den Haag kiest ervoor om leidinggevende- en managementondersteunende functies ten behoeve van onze primaire processen niet langer te begroten en verantwoorden op programma 16 overhead, maar op de beleidsprogramma’s. Via deze Kadernota Overhead wordt nadere invulling gegeven aan de aanbevelingen van de commissie BBV. De gemeente Den Haag kiest ervoor om de kaderstelling vorm te geven middels een aparte Kadernota Overhead, om het inzicht in dit thema te vergroten. Daarnaast kunnen toekomstige wijzigingen eenvoudiger plaatsvinden door middel van aanpassing van de Kadernota Overhead in plaats van de herziening van de totale financiële verordening.

In de Kadernota Overhead legt de gemeente Den Haag keuzes vast over de verdeling van kosten over taakveld Overhead en overige taakvelden, en over de toerekening van overhead.

2. Het begrip Overhead De definitie van overhead uit artikel 1 van het BBV wordt in de BBV-notitie nader geduid als: “het geheel van functies gericht op de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Hiertoe behoren ook de systemen en aanverwante lasten die deze functies ondersteunen”. Tegelijkertijd wordt verwezen naar het uitgangpunt uit de notitie Hoofdlijnen van het BBV dat lasten zo veel als mogelijk direct worden verantwoord aan de taken en activiteiten. Dit betekent dat alle bedrijfslasten die direct verbonden zijn aan activiteiten/taken/producten, in de betreffende taakvelden moeten worden geregistreerd. Dat geldt ook voor de sturende en ondersteunende functies. Die twee invalshoeken creëren een grijs gebied waarbinnen keuzemogelijkheden zijn, afhankelijk van lokaal beleid en de lokale situatie. In de notitie wordt dan ook gesteld dat “overhead niet met een schaartje te knippen is”. De gemeente dient daarom aan de hand van haar eigen karakteristieken zoals programma-indeling en organisatiestructuur, keuzes te maken in de definitie van Overhead. 2

De belangrijkste karakteristieken die als uitgangspunt gelden zijn: a. Gemeente Den Haag heeft in haar programma-indeling1 een programma Overhead opgenomen. Deze is gelijk aan het taakveld2 0.4 overhead. b. Binnen gemeente Den Haag is sprake van gecentraliseerde bedrijfsvoeringsfuncties3 die zijn ondergebracht in organisatie-eenheden die gemeentebreed werken4. Daarnaast hanteren we de volgende uitgangspunten: c. Het inzicht van de raad om een zo volledig mogelijk beeld van de baten en lasten van een programma te krijgen staat voorop: Lasten en baten worden zoveel mogelijk direct toegerekend aan betreffende taken/activiteiten. d. We werken binnen gemeente Den Haag zo eenvoudig en uniform mogelijk. We willen de administratieve lasten die volgen uit het onderscheid wel of geen overhead zo beperkt mogelijk houden.

3. Onderscheid Overhead en Overige, inhoudelijke taakvelden De uitgangspunten leiden tot de volgende inrichtingsprincipes: a. Alle centraal georganiseerde bedrijfsvoeringsactiviteiten (‘PIOFACH’3), bijbehorende systemen en aanverwante lasten en baten maken onderdeel uit van taakveld 0.4 Overhead. b. Alle functies, bijbehorende systemen en aanverwante lasten en baten die rechtstreeks of via een verdeelsleutel aan een specifieke taak zijn toe te wijzen maken onderdeel uit van de overige, inhoudelijke taakvelden en niet van het taakveld 0.4 Overhead. c. Dienstspecifieke algemene en ondersteunende taken worden zoveel mogelijk toegerekend aan inhoudelijke taakvelden/beleidsprogramma’s. d. Gemeentebrede algemene en ondersteunende taken worden zoveel mogelijk toegerekend aan taakveld 0.4 Overhead/programma Overhead. Dit betekent dat leidinggevende- en managementondersteunende functies ten behoeve van onze primaire processen niet langer onderdeel uitmaken van overhead, maar op overige taakvelden en overige beleidsprogramma’s worden begroot en verantwoord.

De raad stuurt op de programma's en kan zelf de programma-indeling bepalen. Een programma is een samenhangend geheel van activiteiten. 2 Taakvelden zijn eenheden waarin de programma’s zijn onderverdeeld. Taakvelden zijn voorgeschreven door het Rijk en vastgelegd in de Informatievoorschriften voor gemeenten (IV3). 3 Binnen de overheid worden de bedrijfsvoeringsfuncties doorgaans aangeduid met het acroniem PIOFACH (Personeel, Informatievoorziening, Organisatie, Financiën, Algemene zaken, Communicatie en Huisvesting) 4 Binnen Gemeente Den Haag zijn bedrijfsvoeringsfuncties op dit moment voornamelijk ondergebracht bij afdelingen binnen de Dienst Bedrijfsvoering en binnen de Bestuursdienst. 1

3

Overhead bestaat dan uit de centraal georganiseerde bedrijfsvoeringsfuncties en uit bestuursondersteuning en -advisering. Ter illustratie: In de huidige organisatorische situatie kunnen deze principes als volgt concreet worden vertaald, waarmee de duiding uit de notitie Overhead 2023 van de commissie BBV gevolgd wordt en rekening gehouden is met de karakteristieken van de Haagse gemeentelijke organisatie en met de gekozen uitgangspunten. Organisatie onderdeel DBV5

BSD CVDH Overige diensten

Beleidsprogramma’s/ overige taakvelden a. Panden, op basis van gebruik b. Technisch en functioneel beheer primair proces applicaties c. Juridisch- en Communicatieadvies voor specifieke taakvelden Directies Veiligheid en Internationaal Direct aan panden toe te rekenen lasten en baten6 Alle overige lasten en baten

Programma Overhead/ Taakveld Overhead Alle overige lasten en baten

Directies Bestuurszaken, Middelen en Control en Concernontwikkeling Leiding/MO, Financiën, stafbureau en technische medewerkers SKV-panden en directe lasten SKV-panden DPZ: Concernsystemen OCW: Subsidiebureau

4. Toerekening van overhead De volgende stap na het onderscheid wel of geen overhead, is de keuze die een gemeente moet maken om de overhead al dan niet toe te rekenen aan grondexploitaties, investeringen, retributies (heffingen, leges), (externe) subsidies en diensten aan derden. Het toerekenen van overhead is niet verplicht. Afhankelijk van het onderwerp dient dit intracomptabel, dan wel extracomptabel te gebeuren. Intracomptabel betekent dat de toerekening administratief in de boekhouding wordt vastgelegd. Extracomptabel betekent dat de toerekening op een andere wijze, buiten de feitelijke boekhouding, wordt vastgelegd. Bij toerekening is van belang via welke methodiek dit gebeurt. Die methodiek komt in deze paragraaf aan de orde. Bij het bepalen van de kostprijs van grondexploitaties en investeringen vindt kostentoerekening van overhead intracomptabel plaats. Het BBV staat één uitzondering toe op het centraal begroten en verantwoorden van overhead: overhead mag worden toegerekend aan investeringen. De overheadlasten Binnen de Dienst Bedrijfsvoering zijn de activiteiten voornamelijk aan te merken als overhead. Er worden echter ook kosten begroot en verantwoord die een directe relatie hebben met overige taakvelden en programma’s. Bijvoorbeeld panden en applicaties. Op grond van de uitgangspunten blijven die daarom onderdeel van de overige taakvelden.

6 Directe lasten van panden met betrekking tot ambtelijke huisvesting landen op Overhead. 5

4

worden via een opslagpercentage geactiveerd en afgeschreven en drukken dan niet op de exploitatie in het jaar van investering. In de onderbouwing van retributies (heffingen, leges) is toerekening van overhead extracomptabel opgenomen. Hier geldt dat overhead centraal begroot en verantwoord moet worden. Omdat de tarieven voor retributies maximaal kostendekkend mogen zijn wordt gewerkt met onderbouwde opslagpercentages. Hiermee ontstaat dekking voor een deel van de overheadlasten. Voor toerekening van overhead wordt uitgegaan van een opslagpercentage, gedifferentieerd naar binnendienstmedewerkers en buitendienstmedewerkers. De percentages worden jaarlijks bij de begroting vastgesteld. Het opslagpercentage wordt bepaald door het saldo van lasten en baten op taakveld Overhead te delen door de totale personele kosten7 op de overige taakvelden, met uitzondering van taakveld 010 Bestuur en 640 Sociale Werkvoorziening. Voor buitendienstmedewerkers wordt de huisvesting en werkplekken, waar deze medewerkers geen gebruik van maken, uitgesloten in de berekening van het percentage. Deze percentages kunnen gebruikt worden als maximale opslag van gemeentebrede overhead op de toerekening van personeelslasten aan (kost)prijzen en tarieven.

Onder personele kosten wordt verstaan de economische categorieën 1.1 Salarissen en sociale lasten en 3.5.1 Ingeleend personeel. 7

5