RIS320445 Verslag Rekeningencommissie 20 november 2024

Rekeningencommissie RIS 320445

Verslag Verslag van de vergadering van de Rekeningencommissie (RC) van 20 november 2024 Aanwezig:

de voorzitter, de heer M. De Vuyst en de heren Y. Assad en J.W. van den Bos, allen lid RC; dienst Bedrijfsvoering: mevrouw M. de Schepper en de heren A. van Loon en P. van Kriekingen. Accountantsorganisatie: mevrouw C. Slotema; secretaris: J. van Duijn.

Afwezig:

mevrouw L. van Basten Batenburg en de heren T. de Boer, R. Guernaoui, K. Partiman en M. Sewtahal.

A. Opening, mededelingen en vaststelling agenda De voorzitter opent de vergadering om 19:35 uur en heet de aanwezigen welkom. De door van wethouder Bredemeijer toegezegde brief over het voorraadbeheer van reisdocumenten is de dag vóór de vergadering ontvangen. De Rekeningencommissie besluit de brief in deze vergadering te behandelen bij punt F.2. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.

B. Verslag van de vergadering van 16 oktober 2024 Het verslag van de vergadering van 16 oktober 2024 (RIS320444) wordt ongewijzigd vastgesteld. De antwoorden van de Accountantsorganisatie op tijdens de vorige vergadering gestelde vragen zijn per brief ontvangen en als bijlage bij het verslag gevoegd (GAD/2024.96). Naar aanleiding van het antwoord over het betrekken van werk-met-werk in projectbegrotingen merkt de Rekeningencommissie op dat de formulering in de verordening lijkt te suggereren dat ook een raadsbesluit moet worden genomen over zeer beperkte gemeentelijke bijdragen aan projecten van derden die meer dan € 2,5 miljoen bedragen. De Rekeningencommissie wil hierop terugkomen bij de behandeling van het raadsvoorstel over de wijziging van de verordening Financieel beheer & beleid (RIS320520., artikel 4:8, derde lid).

C. Ingekomen bestuurlijke stukken Van het college zijn de volgende brieven ontvangen. 1. Voortgang verbetering autorisatiebeheer bij vitale applicaties (RIS320366); 2. Update configuratiemanagement en applicatielandschap toezegging rekeningen commissie RIS320367); 3. Jaarstukken Stichting HEID 2023 en voortgangsrapportage 2024 (RIS320373). De geheime bijlage (RIS320436) is in de module geheime stukken gepubliceerd. De Rekeningencommissie besluit de stukken 1 en 2 (RIS320366, RIS320367) te betrekken bij de werkbespreking over IT die op 11 december 2024 is gepland. De derde brief (RIS320373, RIS320436) wordt betrokken bij de behandeling van de nog te ontvangen jaarrapportage over verbonden partijen, te behandelen op 11 december 2024.

Verslag vergadering 20 november 2024

Rekeningencommissie

D. Verbetering van de tussentijdse afsluiting en de actualiteit van de financiële administratie Tijdens het onderzoek naar de jaarrekening 2023 heeft de wethouder Financiën toegezegd ervoor te zorgen dat de financiële administratie tussentijds goed is bijgewerkt. Bij de 9-maandsafsluiting wordt dan een selectief tussentijds inzicht gegeven in bijvoorbeeld voorzieningen en reserves. Daarmee wil de wethouder voorkómen dat met een uitbreiding van de tussentijdse afsluiting veel werk dat ook bij de jaarafsluiting nodig is dubbel zal worden gedaan. Wel wordt nagegaan welke onderdelen eerder afgesloten kunnen worden. Ter vergadering wordt een korte toelichting gegeven op de stand van zaken door Ad van Loon, directeur Financiën & Inkoop en Magdaleen de Schepper, manager financiële administratie. De bedoeling is om meer inzicht te geven in de activiteiten die onder de financiële administratie vallen. De tijdens de vergadering getoonde teksten en afbeeldingen zijn als bijlage bij dit verslag gevoegd. De gemeente heeft ingezet op een doorontwikkeling van de financiële administratie en de administratieve processen. De missie is het voeren van een actuele, kwalitatief goede, betrouwbare en rechtmatige financiële administratie. Met de informatie hierin kunnen de diensten en andere partners in de financiële keten hun rol optimaal invullen.

Verder kan met deze informatie de externe verantwoording worden opgesteld en kan door het rijk voorgeschreven informatie aan derden worden verstrekt. De financiële administratie wil voor de eigen medewerkers een inspirerende en innovatieve werkomgeving zijn. Door innovaties en procesverbeteringen wordt het werk wel anders. Het programma voor de doorontwikkeling van de financiële administratie is onderverdeeld in drie actiesporen: organisatie & mensen, processen & beleid en informatie & systemen. Hierbij wordt ingezet op digitalisering, automatisering en robotisering. Op deze drie aspecten zijn inmiddels stappen gezet. Zo wordt nu 30 procent van de facturen digitaal aangeleverd en betaald en worden inmiddels ‘robotjes’ ingezet om op regels gebaseerde handelingen uit te voeren. Daardoor is er meer tijd om aandacht te besteden aan oplossingen voor problemen en uitval, aan het slimmer inrichten van het werk en aan het borgen van de kwaliteit van gegevens. Hiermee wil de financiële administratie een beweging maken van administratieve processen per dienst naar gemeentebrede administratieve processen. De bedoeling is dat gemeentebreed wordt gestuurd op processen die ervoor zorgen dat de administratie tijdig wordt bijgewerkt. Daartoe zijn er centraal beheerde takenlijsten en een workflow met dashboard (EQili).

Ook wordt toegewerkt van een tussentijdse afsluiting van de financiële administratie na 9 maanden naar tussentijds afsluiten als continu proces, met proces- en uitkomstrapportages en een plan-do-check-act-cyclus. In plaats van een controle die volledig bij de jaarrekening wordt uitgevoerd wordt ingezet op tussentijdse controle door de Accountantsorganisatie op processen en één tussentijds afsluitmoment voor statische posten als reserves en voorzieningen. De focus wordt daarbij verlegd van registeren naar analyseren en het borgen van de datakwaliteit in de financiële administratie. Om de administratie periodiek bij te werken en aan het einde van het jaar af te sluiten is een workflowtool aangeschaft. De financieel-administratieve hoofdprocessen zijn herijkt en aangescherpt en deze worden in een vaste cyclus onderhouden. Voor de tussentijdse 9-maandsafsluiting is met de Accountantsorganisatie afgesproken om minder producten op te leveren, maar met een betere onderbouwing. De insteek daarbij was: beter 60% van de posten goed, dan 90% gemiddeld. De 9maandsafsluiting is afgerond in oktober, waarbij de gegevens anderhalve week eerder zijn aangeleverd ten opzichte van vorig jaar. Bij een oplopende hoeveelheid ingekomen facturen per maand neemt de omvang van de tussenrekening nog in de kosten te boeken facturen af.

Ook worden nu de meeste posten op de tussenrekeningen ongeïdentificeerde en niet toegewezen ontvangsten nog dezelfde maand opgelost. Pagina 2 van 8

Verslag vergadering 20 november 2024

Rekeningencommissie

Bij de balansspecificaties valt op dat de diepgang van de onderbouwing nog steeds verschilt. De kwaliteit hiervan wordt verbeterd met het project periodiek bijwerken & afsluiten administratie. Dit is in 2024 gestart. Op dit moment wordt gewerkt aan gedetailleerde procesbeschrijvingen en de uitvoering daarvan. De eerste prioriteit was de beheersing van de tussenrekening nog in de kosten te boeken inkomende facturen. Daardoor is deze post nu lager. De ambitie is verwoord in 25 concrete werkafspraken rondom de uitvoering van administratieve processen, zoals tijdschrijven, opschonen stamgegevens, nog te ontvangen facturen en balansspecificaties. Dit sluit ook aan bij de afspraken die met de Accountantsorganisatie zijn gemaakt over de 9-maandsafsluiting: meer focus op de belangrijke posten en een kwalitatief betere aanlevering, waardoor de accountant eerder kan starten met de controle. Het doel is om in 2025 alle benodigde werkzaamheden en afspraken te hebben beschreven en in uitvoering te hebben genomen. De gemaakte werkafspraken zorgen voor een meer uniforme gemeentebrede aanpak van de uitvoering van de werkzaamheden. Een belangrijk aandachtspunt bij deze doorontwikkeling is de afhankelijkheid tussen de financiële administratie en de inrichting van processen in het primair proces.

Zo is het bij de transitorische post Investeringen onderwijshuisvesting pas mogelijk om een getrouwer tussentijds beeld van de werkelijke bruto-investeringen te geven als de werkwijze in het primair proces daartoe zou worden gewijzigd. Dit geldt bijvoorbeeld ook voor de kruispost Bank. De kwaliteit en tijdigheid van informatie vanuit de diensten is van invloed op de verwerking ervan door de financiële administratie. Hierin zijn ook de directie Middelen & Control en de control teams betrokken. Verbetering van de actualiteit van de financiële administratie vraagt soms procesaanpassing bij de lijnorganisatie en soms zelfs bij partners in de stad, zoals bij grondexploitaties en onderwijshuisvesting. Er moet dus een afweging worden gemaakt tussen belangen in de uitvoering van het primair proces en die van de financiële administratie. Een ander aandachtspunt is dat de frequentie van actualisatie verschilt per categorie. Zo kan het zijn dat tussenrekeningen wekelijks worden bijgewerkt, interne verrekeningen maandelijks en facturen per kwartaal. De accountant kan een oordeel geven over de opzet en de uitvoering van de systematiek. De 9-maandsafsluiting is met name bedoeld voor statische posten, zodat de accountant hierop gedurende het jaar al een controle kan uitvoeren.

Uit de beantwoording van de vragen en de behandeling van de opmerkingen van de leden van de Rekeningencommissie komt het volgende naar voren. ▪ Robotisering: naast digitalisering en automatisering is de financiële administratie nu begonnen met robotisering, ook wel aangeduid met robotgestuurde procesautomatisering (RPA). Met ‘robot’ wordt daarbij software bedoeld die processen uitvoert zoals een mens dat zou doen, bijvoorbeeld door op knoppen te klikken, informatie in tekstvelden te schrijven en bestanden te openen, te lezen en te bewerken. Zo heeft de financiële administratie een robot gemaakt die werknemers het afsluiten van inkooporders uit handen neemt. Daarvoor moest het proces tot in elk detail worden uitgeschreven. Met RPA kan een knelpunt snel worden opgelost, maar het vraagt wel veel beheer. Een robot kan gebruikt worden om intussen een procesverbetering te doen of een proces verder te automatiseren. Daarna is deze robot dan niet meer nodig. Inmiddels heeft de financiële administratie al van de eerste ‘virtuele collega’ afscheid genomen omdat nu een geautomatiseerd systeem voor debiteuren is geïmplementeerd. De bedoeling van de inzet van robots is het ontlasten van werknemers om zo capaciteit vrij te maken voor bijvoorbeeld automatisering of procesveranderingen. De financiële administratie doet dit nu als eerste binnen de gemeente Den Haag.

Daarbij is samen met medewerkers nagegaan welke werkzaamheden voor robotisering in aanmerking konden komen om meer capaciteit beschikbaar te maken voor verdere verbeteringen.

Pagina 3 van 8

Verslag vergadering 20 november 2024

▪

▪ ▪

▪

▪

▪

Rekeningencommissie

Tussentijdse controle op processen: de financiële administratie wil inzetten op tussentijdse controle door de Accountantsorganisatie op processen in plaats van een controle die volledig bij de jaarrekening wordt uitgevoerd. Daarvoor is nog wel veel werk te verzetten, ook voor wat betreft het maken van afspraken daarover met de lijnorganisatie. Afronding project: de Rekeningencommissie wil na afronding van het project eind 2025 worden bijgepraat over de resultaten ervan. Gemeentebrede administratieve processen: de financiële administratie heeft de ambitie om voor 25 (hoofd)processen concrete werkafspraken te maken met de lijnorganisatie over de uitvoering van administratieve processen. Dit gaat met name om de momenten van periodieke aanlevering van financiële informatie vanuit de diensten aan de financiële administratie. Deze afspraken zijn essentieel om de actualiteit van de administratie te kunnen borgen. Bij elke verandering binnen een organisatieonderdeel zullen opnieuw afspraken moeten worden gemaakt over de nieuwe situatie, zodat de primaire processen blijven aansluiten op de administratieve processen. Memoriaalboekingen: om de administratie te kunnen voeren wordt in een boekhouding onder meer gebruik gemaakt van memoriaalboekingen voor bijvoorbeeld interne doorbelastingen, renteboekingen en gegevens uit de primaire bronsystemen die niet zijn gekoppeld aan Oracle.

Ook kunnen correctieboekingen via memoriaalboekingen worden gedaan. Bij dergelijke correcties kunnen de checks & balances van het standaardproces echter worden verstoord, waardoor het risico op fouten of fraude toeneemt. Eerder heeft de Rekeningencommissie aangegeven minder correcties via memoriaalboekingen te willen zien. Bevestigd wordt dat daar naar gestreefd wordt. Eerder controleren van grondexploitaties: de accountant heeft bij het vorige jaarrekeningonderzoek aangegeven dat de snelheid van de jaarrekeningcontrole kan worden bevorderd als grondexploitaties op een eerder moment kunnen worden gecontroleerd. De financiële administratie heeft met de dienst Stedelijke Ontwikkeling overleg over het proces grondexploitaties. Bij de administratie van grondexploitaties spelen naast de administratie van lasten en baten in enig jaar – waarvoor de financiële administratie verantwoordelijk is – ook de prospecties een belangrijke rol. Deze vooruitblik op de toekomst vindt voor een groot deel buiten de administratie plaats en loopt niet altijd synchroon met de financiële administratieve processen. De grondexploitatietransacties per boekjaar worden door de financiële administratie zo vlot mogelijk verwerkt, maar vormen slechts een deel van de te controleren informatie bij grondexploitaties.

De Rekeningencommissie vraagt het college bij de herziening van de verordening voor grondexploitaties toe te lichten hoe de vragen en wensen van de raad naar aanleiding van de werkbespreking op 29 mei 2024 in de verordening zijn verwerkt (zie ook het Rekeningencommissierapport 2022, RIS315931, pag. 19-24 en bijlage 11.2, pag. 41-44). Declaratietermijn onderwijshuisvesting: niet zelden blijkt uit de jaarrekening dat bij onderwijshuisvesting de realisatie achterblijft ten opzichte van de begroting. Dit heeft onder meer te maken met beleid dat schoolbesturen de mogelijkheid biedt om declaraties pas later in te dienen, met een maximum van drie jaar. Dit beleid kan dus van invloed zijn op de actualiteit van de financiële administratie. De Rekeningencommissie vraagt het college toe te lichten waarom ervoor is gekozen bij onderwijshuisvesting deze ruimere declaratietermijn te hanteren.

E. Frauderisicomanagement & -analyse E.1.

Actualisatie fraude risicomanagement en fraude risicoanalyse

Mede naar aanleiding van herhaaldelijke aanbevelingen van de accountant is het frauderisicomodel en het frauderisicomanagement in 2022 opgepakt vanuit bestuur en directie. In het medio 2022 ontvangen rapport inzake frauderisicomanagement en frauderisicoanalyse (RIS312416) zijn de frauderisico’s geïdentificeerd. De volgende stap was het in kaart brengen van de preventieve maatregelen die hierop zijn genomen of nog moesten worden genomen. Hierover heeft de Pagina 4 van 8

Verslag vergadering 20 november 2024

Rekeningencommissie

Rekeningencommissie in 2023 een update ontvangen (RIS316576) die is besproken op 2 november 2023 (RIS317237). Preventie van interne fraude hangt voor een belangrijk deel af van de juiste checks & balances in de interne beheersing. Frauderisicomanagement betreft onder meer het monitoren van frauderisico’s in de organisatie. Daartoe wordt door middel van een frauderisicoanalyse in kaart gebracht welke frauderisico’s zich bij diensten voordoen en welke beheersingsmaatregelen daarbij horen. Eerder is de Rekeningencommissie geïnformeerd over de opzet hiervan (RIS313323). Daarna zijn de risico’s getoetst op juistheid, volledigheid en actualiteit en zijn hieraan beheersingsmaatregelen gekoppeld. Ook is de verbetering van het frauderisicomanagement opgepakt. In dit groeimodel wordt het frauderisicomanagement onderdeel van een integrale risicomanagementrapportage, waarin ook overige risico’s worden betrokken. De huidige aanpak omvat meerdere gesprekken per jaar van het verantwoordelijke team met alle diensten over frauderisico’s. Dit leidt tot een verbeterd risicobewustzijn bij de medewerkers. Het college heeft op 8 oktober 2024 een brief gestuurd over de actualisatie van het frauderisicomanagement en de frauderisicoanalyse (RIS320105, de geheime bijlage RIS320106 is in de module geheime stukken gepubliceerd).

Uit de beantwoording van de vragen en de behandeling van de opmerkingen van de leden van de Rekeningencommissie komt het volgende naar voren. ▪ Gevolgen risiconiveau ‘hoog’: als een risico als hoog wordt gekwalificeerd, betekent dit dat hieraan vervolgens specifieke aandacht wordt besteed. Onderzocht wordt dan hoe het risico kan worden verlaagd. Dit kan door ofwel de kans dat het zich voordoet te verlagen, of de impact ervan te beperken. Vaak kan dan pas in het daaropvolgende jaar worden vastgesteld of dit in de praktijk is gerealiseerd.

E.2.

Proactieve forensische data-analyse

Uit de vorige rapportage over frauderisicomanagement en -analyse (RIS316576) kwam naar voren dat vooral verbeteringen mogelijk waren in proactieve forensische data-analyse. Hierbij worden de transacties en gegevens in de eigen administratie systematisch met specifieke software onderzocht op mogelijke signalen van fraude, zoals afwijkingen, inconsistenties of verdachte patronen. Dit is voor veel Nederlandse gemeenten nog tamelijk onontgonnen terrein. De Rekeningencommissie heeft eerder aangegeven in het najaar van 2024 geïnformeerd te willen worden over de voortgang van de ontwikkelingen hierin, onder meer aan de hand van concrete voorbeelden. Deze ontwikkelingen worden toegelicht door Peter van Kriekingen, manager Internal Audit. Voor de beantwoording van eventuele technische vragen is eveneens Ad van Loon, directeur Financiën & Inkoop, ter vergadering aanwezig. De tijdens de vergadering getoonde teksten en afbeeldingen zijn als bijlage bij dit verslag gevoegd. De afdeling Internal Audit doet onderzoek naar de interne beheersing en houdt zich ook bezig met het ontwikkelen van forensische data-analyse. Binnen de organisatie wordt data-analyse al veel gebruikt, onder meer om afwijkingen te kunnen signaleren. Een afwijking betekent niet per se dat er iets mis is, maar het kan een signaal zijn dat er iets mis zou kunnen zijn.

Enkele voorbeelden van het gebruik van data-analyse worden nader toegelicht. De gemeente maakt gebruik van een dashboard dat de kasstromen monitort, waarmee gebruikers in staat worden gesteld om snel te signaleren of er afwijkende patronen zijn. Verder is een dashboard in gebruik genomen waarmee het gebruik van dienstauto’s kan worden gemonitord. In het dashboard worden ‘opvallende ritten’ gesignaleerd. Pagina 5 van 8

Verslag vergadering 20 november 2024

Rekeningencommissie

Enkele toepassingen zijn nog in ontwikkeling. In het betaalproces wordt gebruik gemaakt van stamgegevens van crediteuren. De bedoeling is dat periodiek een geautomatiseerde controle wordt uitgevoerd op de volledigheid van de gegevens in het bestand. Verder zullen vergelijkingen mogelijk worden gemaakt met handelsregister en het centraal insolventieregister. Ook worden financiële mandaten onderzocht. Gekeken wordt of (toegangs)rechten overeenstemmen met de bevoegdheden van een werknemer. Een periodieke analyse en vergelijking van geregistreerde gegevens kan afwijkingen in beeld brengen. Het proces voor vastlegging van prestatieverklaringen in het inkoopproces wordt verder verbeterd. Zo moeten meer gegevens worden vastgelegd. Deze kunnen worden gebruikt in een te ontwikkelen dashboard dat kan signaleren of het proces juist is verlopen en of daarbij sprake was van toereikende functiescheiding. Voor het betaalproces wordt een systeem in gebruik genomen dat kan controleren of een betaling dubbel wordt gedaan en bijvoorbeeld kan signaleren of sprake is van een frauduleuze crediteur. Uit de beantwoording van de vragen en de behandeling van de opmerkingen van de leden van de Rekeningencommissie komt het volgende naar voren.

▪ Andere werkwijze: het gebruik van data-analyse bij digitale bestanden maakt het mogelijk om snel volledige gegevensbestanden te onderzoeken op risicovolle aspecten. ▪ Dashboards & algoritmes: de genoemde analyse-instrumenten en dashboards zijn of worden in eigen beheer ontwikkeld met behulp van aangeschafte software. Internal Audit is voornemens om ook gebruik te maken van externe expertise. De analyses maken gebruik van bestaande technieken om patronen te onderzoeken, zoals het zoeken op trefwoorden, het vergelijken van bestanden of het filteren van waardes die buiten een bandbreedte komen. Mogelijk wordt in de toekomst ook gebruik gemaakt van lerende systemen die daarvoor algoritmes toepassen. Voorafgaand aan het gebruik van algoritmes dient een uitgebreide risicoanalyse te worden uitgevoerd. Gebruikte algoritmes worden opgenomen in het algoritmeregister van de gemeente Den Haag.

F. Aanpak interne fraude dienst Publiekszaken F.1.

Afronding onderzoek integriteitsschending kasgelden

Een incident met kasgeld bij balies liet vorig jaar zien dat het kasbetalingenproces kwetsbaarheden kende. Naar aanleiding hiervan is een onderzoek naar kasgeldbeheer gedaan door een extern adviesbureau. De Rekeningencommissie heeft de wethouder Dienstverlening tijdens het onderzoek naar de jaarrekening 2023 gevraagd haar te informeren over de bevindingen van dit externe onderzoek en over de opvolging van de aanbevelingen. De wethouder is daarbij gevraagd toe te lichten hoe de gesignaleerde kwetsbaarheden zijn aangepakt. De wethouder Onderwijs, Jeugd, Sport & Dienstverlening heeft daarop laten weten dat de aanbevelingen uit het onderzoek worden opgevolgd en heeft toegezegd de uitkomsten uit het onderzoek binnen drie weken naar de Rekeningencommissie te sturen. De geheime brief van de wethouder OJSD (RIS319167) over de afronding van het onderzoek is in juni 2024 in de module geheime stukken gepubliceerd. De Rekeningencommissie neemt deze brief voor kennisgeving aan.

F.2.

Nulmeting voorraadbeheer reisdocumenten

Bij de controle van de jaarrekening 2023 zijn administratieve aansluitverschillen in de voorraden paspoorten en rijbewijzen aangetroffen die niet verklaard konden worden. Eerder waren tekortkomingen geconstateerd in de interne beheersmaatregelen voor het voorraadbeheer van identiteitsbewijzen. De Rekeningencommissie heeft de wethouder Dienstverlening tijdens het Pagina 6 van 8

Verslag vergadering 20 november 2024

Rekeningencommissie

onderzoek naar de jaarrekening 2023 gevraagd haar te informeren over de omvang van het probleem en de maatregelen die getroffen werden om het op te lossen. De wethouder Onderwijs, Jeugd, Sport & Dienstverlening heeft daarop uitgelegd dat het hier ging om administratieve verschillen in de gebruikte systemen. Onderzocht is waar die verschillen uit bestaan. Een groot deel van deze verschillen is verklaard door het aanslaan van een onjuiste productcode in het betaalsysteem. De getroffen maatregelen bestaan onder andere uit een nulmeting van de fysieke voorraad ten opzichte van de gegevens in de aanvraag- en betaalsystemen en een controle van de werkprocessen en instructies. De nulmeting zal ook een nieuw vertrekpunt zijn om de toekomstige voorraadbewegingen te kunnen monitoren. Daarnaast bestaat het voornemen tot aanschaf van een docudistri-systeem voor de uitgifte van reisdocumenten en rijbewijzen. Gestreefd werd de nulmeting op 1 juli 2024 af te ronden. De wethouder heeft toegezegd de Rekeningencommissie in het derde kwartaal van 2024 over de uitkomsten van de nulmeting te informeren. Een klein deel van de verschillen was nog niet verklaard. De dienst Publiekszaken heeft dit samen met de Accountantsorganisatie en de ICT-dienstverlener onderzocht.

De Rekeningencommissie heeft gevraagd ook te worden geïnformeerd over de bevindingen die voortkomen uit de controle van de werkprocessen en instructies betreffende het voorraadbeheer van identiteitsbewijzen. Op 19 november 2024 is de toegezegde brief ontvangen van de wethouder Dienstverlening over de nulmeting van de voorraden reisdocumenten (RIS320469). Uit de beraadslaging van de Rekeningencommissie komt het volgende naar voren. ▪ Werkprocessen voorraadbeheer: de Rekeningencommissie vindt de door de wethouder verstrekte informatie over de werkprocessen en instructies met betrekking tot het voorraadbeheer tamelijk summier. De commissie wil weten in hoeverre aanbevelingen van de Accountantsorganisatie worden opgevolgd en wil hierop bij het onderzoek naar de jaarrekening 2024 terugkomen.

G. Normen en toetsingskader rechtmatigheid 2024 Voor het oordeel van de accountant over de financiële rechtmatigheid bij de jaarrekeningcontrole is een normenkader nodig. Jaarlijks wordt dit kader, waarin de van toepassing zijnde wet- en regelgeving is opgenomen, geactualiseerd door het gemeentebestuur (conform art. 4.4 van de controleverordening). Met de vaststelling van het ontvangen raadsvoorstel (RIS320276) heeft de raad het normen- en toetsingskader gegeven voor de accountantscontrole van de jaarrekening over 2024. Vorig jaar heeft de Rekeningencommissie het college gevraagd om voortaan naast het overzicht van wijzigingen tevens het definitieve voorgestelde kader met uitsluitend de actuele tekst als voorstel naar de raad te sturen. Hieraan is door het college gehoor gegeven.

H. Stand van zaken Toezeggingen jaarrekeningonderzoek 2023 De toezeggingen die door het college zijn gedaan tijdens het onderzoek naar de jaarrekening 2023 en de reactie van het college (RIS319370) op het rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2023 (RIS319009) zijn verwerkt in een toezeggingenoverzicht (RIS319679). Dit overzicht is per 15 november 2024 geactualiseerd (RC/2024.50). Over de toezeggingen die nog niet zijn nagekomen wil de Rekeningencommissie een brief sturen naar de desbetreffende wethouders. Noot van het secretariaat:

Pagina 7 van 8

Verslag vergadering 20 november 2024

-

-

I.

Rekeningencommissie

ad C) de toegezegde brief over het voorraadbeheer van reisdocumenten is op 19 november 2024 ontvangen (RIS320469). ad L) de Nota Grondbeleid 2024 is op 21 november 2024 ontvangen (RIS319970 en RIS319972). Behandeling ervan in de commissie Ruimte is gepland op 8 januari 2025. ad P) Er is een raadsvoorstel voor wijziging van de Algemene verordening financieel beheer en beleid gemeente Den Haag 2019 ontvangen op 21 november 2024. Hierin is de onjuiste formulering in artikel 5:1, zevende lid verwijderd, conform het verzoek van de Rekeningencommissie. Zie ook het nieuwe artikel 5:1, vijfde lid (RIS320520 en RIS320521). ad Q) Spelregels Begrotingswijzigingen: de raad heeft op 27 november 2024 een voorstel ontvangen voor een slotwijziging van de begroting (RIS320614). Tevens is deze wijziging als ‘Najaarsnota 2025’ opgenomen in de voorgestelde planning van de P&C-cyclus (RIS320452) die op 19 november 2024 is ontvangen. Deze brieven worden geagendeerd op 11 december 2024.

Termijnplanning

Inmiddels heeft afstemming plaatsgevonden tussen de Rekeningencommissie, het college, concerncontrol en de gemeenteaccountant over de publicatiedatum voor respectievelijk de jaarrekening, de controleverklaring en het accountantsverslag. Op basis daarvan is de termijnplanning nu aangevuld met data voor het jaarrekeningonderzoek in 2025. Ten opzichte van voorgaande jaren is één vergadering (met de accountant) minder gepland. De termijnplanning (RC/2024.48) wordt ongewijzigd vastgesteld.

J. Rondvraag en sluiting Desgevraagd laat de voorzitter weten dat behandeling van de verordening op de Rekeningencommissie is gepland in het voorjaar van 2025. Over mogelijke aanpassing van de verordening is overleg geweest met de plaatsvervangend Griffier. Hieruit is naar voren gekomen dat een volledig nieuwe verordening niet nodig is. Eventuele aanpassingen naar aanleiding van eerder door de Rekeningencommissie geuite wensen en suggesties worden nader met hem afgestemd. De voorzitter sluit de vergadering om 20:50 uur.

Pagina 8 van 8