RIS320392 Board Letter GAD 2024
Tekst van het document
Informatieplicht blijft op niveau Het GAD fraudeprotocol geeft op hoofdlijnen inzicht in wat onze werkzaamheden behelzen en de wijze waarop de gemeentelijke organisatie ons informeert bij signalen van fraude. Wij zijn in 2024 tijdig betrokken bij relevante fraudesignalen en hebben daarmee adequate ondersteuning kunnen leveren en de eventuele impact op de verantwoording tijdig kunnen inschatten. 18/31
Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag
Vooruitblik Voorwoord Bestuurlijke boodschappen Interne beheersing ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪
Samenvattend Bedrijfsvoering Bestuursdienst Sociaal domein Fysiek domein Publiek domein IT & Cyber Fraude
Vooruitblik Bijlage 1: Opvolging bevindingen 2023 Bijlage 2: Nieuwe bevindingen 2024 Bijlage 3: Onafhankelijkheid Bijlage 4: Communicatie
Vooruitblik jaarrekeningcontrole 2024 Volgens artikel 3:4 van de huidige financiële verordening moet de programmarekening uiterlijk de derde dinsdag van april aangeboden worden aan de raad. In gemeenschappelijk overleg met de Rekeningencommissie, het Presidium en de griffier is, mede op basis van ervaringen in voorgaande jaren, afgesproken om deze bij te stellen naar een later moment. Wij adviseren de raad en het college om de deadline van de gecontroleerde programmarekening in de financiële verordening te heroverwegen. Daarnaast adviseren wij om net als andere gemeenten in de verordening op te nemen dat dit een gecontroleerde programmarekening moet zijn. Wij hebben begrepen dat beide suggesties in de herziene verordening worden overgenomen.
▪
Een reactietermijn van uiterlijk één week van onze controlebevindingen van alle direct betrokken functionarissen binnen de gemeente. Dit vergt beschikbaarheid en snelheid van deze functionarissen, in het bijzonder van de dienstcontrollers in het mei reces.
Om de afgesproken deadlines te kunnen realiseren is een efficiënte jaarrekeningcontrole noodzakelijk. Daarom hebben wij dit jaar nadrukkelijk aandacht besteed aan de planning van het verantwoordings- en controleproces met de belangrijkste stakeholders binnen de gemeentelijke organisatie. Belangrijke aandachtspunten daarbij zijn: ▪ Een onderling afgestemde detailplanning voor het jaareindetraject vóór 15 december 2024 met onze wederzijdse deadlines. De oplevering en controle van de rechtmatigheidsverantwoording zijn daarbij inbegrepen. ▪ Kwalitatief toereikende en tijdige aanlevering van het elektronisch jaarrekeningdossier (LOTS dossier met onderbouwing posten programmarekening) op uiterlijk 7 februari 2025. ▪ Voor de controle-informatie van Europese aanbestedingen is een gefaseerde oplevering afgesproken tussen november – begin maart. ▪ Toereikende oplossingen voor de getrouwe verantwoording van de inkoop Jeugdzorg en de opbrengsten bouwleges. ▪ Een gefaseerde oplevering van de specifieke uitkeringen (SiSa) in februari 2025, die kwalitatief voldoet om gegevensgericht tijdig te controleren. ▪ Na de vaststelling in het college van de programmarekening inclusief rechtmatigheidsverantwoording op 6 mei 2025 kunnen geen wijzigingen meer worden doorgevoerd.
Aanpassingen in onze controleaanpak 2024 Wij hebben onze controleaanpak 2024 (RIS319879) op 16 oktober 2024 toegelicht aan de Rekeningencommissie. Deze aanpak is op de volgende onderdelen aangepast: ▪ Voor de controle van subsidies moeten wij extra gegevensgerichte controles uitvoeren vanwege ontoereikend wijzigingsbeheer van de CVSapplicatie. Hierdoor kunnen wij onvoldoende steunen op de ingebouwde controles in deze applicatie. ▪ De Rekeningencommissie heeft tijdens de commissievergadering van 16 oktober 2024 gevraagd om extra aandacht te schenken aan de totstandkoming en de toepassing van het cofinancieringsfonds in 2024. Dit betekent een verdieping in onze controle van deze balanspost (Bestemmingsreserve Co-financiering) en rapportering van onze bevindingen in het accountantsverslag. ▪ Ook heeft de Rekeningencommissie verzocht om de grafiek over het aantal SiSa-regelingen onderverdeeld naar financieel belang wederom in het accountantsverslag op te nemen.
Wij verzoeken het college om in haar reactie op deze Board Letter aan te geven of bovenstaande vereisten haalbaar zijn om tot een efficiënte jaarrekeningcontrole te komen. Indien het toch niet mogelijk zal zijn, kan dit consequenties hebben voor de doorlooptijd van onze controle. Ook gedurende onze jaareindecontrole bewaken wij samen met de gemeentelijke organisatie de voortgang van de werkzaamheden en informeren wij het college en de raad indien de beoogde planning niet kan worden gerealiseerd.
19/31
Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag
Vooruitblik Voorwoord Bestuurlijke boodschappen Interne beheersing ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪
Samenvattend Bedrijfsvoering Bestuursdienst Sociaal domein Fysiek domein Publiek domein IT & Cyber Fraude
Vooruitblik Bijlage 1: Opvolging bevindingen 2023 Bijlage 2: Nieuwe bevindingen 2024 Bijlage 3: Onafhankelijkheid Bijlage 4: Communicatie
Focus tussentijdse afsluiting op enkele balansposten Ook dit jaar heeft de gemeente op basis van de financiële administratie een tussentijdse afsluiting uitgevoerd per 30 september 2024. Wij hebben met de gemeentelijke organisatie afgesproken om bij deze tussentijdse afsluiting de nadruk te leggen op enkele specifieke balansposten, waaronder de materiële vaste activa, grondexploitaties (Dreven Gaarden Zichten en Juliana van Stolberglaan 1) en diverse tussenrekeningen. Dit beperkt extra werkdruk voor de gemeente en wij kunnen onze controle op deze posten gedurende het jaar eerder starten (dynamiseren). Daarmee wordt aangesloten op de toezegging van de wethouder Financiën aan de Rekeningencommissie. Omdat onze controle op deze tussentijdse afsluiting nog onderhanden is, hebben wij geen inhoudelijke bevindingen in deze Board Letter opgenomen. Hierover rapporteren wij in ons accountantsverslag 2024. In de zelfevaluatie geeft de gemeentelijke organisatie wel aan dat de kwaliteit en uniformiteit van balansspecificaties moet verbeteren. Besluiten over rechtmatigheidsverantwoording nog niet vastgesteld De wijzigingen in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO), in verband met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording, zijn nog niet vastgesteld.
Op 23 augustus 2024 is het wijzigingsvoorstel ter advisering voorgelegd aan de Raad van State. De Kadernota rechtmatigheid 2024 is op een aantal onderdelen aangepast en inmiddels gepubliceerd. Wij wijzen het college op deze aanpassingen in de kadernota rechtmatigheid 2024 voor het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording. Aanpassen materialiteitsgrenzen in het BBV en BADO vanaf 2025 Op 23 augustus zijn de wijzigingen in het BBV en BADO in verband met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording, voor advisering voorgelegd aan de Raad van State. De aanpassingen in de materialiteit naar 2% voor fouten en onzekerheden hebben voor de jaarrekening 2024 en de accountantscontrole nog geen gevolgen, maar wel voor 2025. Met deze
wijziging wordt geen onderscheid meer gemaakt tussen fouten en onzekerheden en wordt een lagere materialiteit gehanteerd. Dit vergt een hogere nauwkeurigheid voor de programmarekening. Grensbedrag controleverklaring Algemene Subsidieverordening Bij het verstrekken van subsidies door de gemeente Den Haag is de Algemene Subsidieverordening Den Haag 2020 van toepassing. Daarin wordt onder meer voorgeschreven dat bij vaststelling van subsidies vanaf € 100.000 een controleverklaring bij het financieel verslag verplicht is, aanvullend op de bestaande interne beheersingsmaatregelen in het subsidieproces. Gezien recente ontwikkelingen binnen de Rijkoverheid, een evaluatie van het Uniform Subsidiekader (USK) en binnen Europa het aanpassen van controlegrenzen, geven wij het college en de raad in overweging een actualisatie vanwege inflatiecorrectie op grensbedragen uit te voeren. Vanuit de gemeente hebben wij vernomen dat het college voornemens is om alle verordeningen door te lopen op deze ontwikkelingen en deze mogelijk aan te passen. Notities commissie BBV Gedurende 2024 heeft de commissie BBV geen nieuwe notities gepubliceerd. Wel zijn de geactualiseerde Notitie Overhead 2023 en Notitie Rente 2023 vanaf de begroting (en verantwoording) 2025 van toepassing.
Kern van de aanpassing van de Notitie Overhead is om de lasten, waaronder ook de leiding en ondersteuning, zoveel mogelijk direct aan de taken en activiteiten toe te rekenen. Deze BBV-notitie heeft de gemeente uitgewerkt in een Kadernota begroting en verantwoording overhead. Deze kadernota volgt een parallel bestuurlijk besluitvormingstraject met de herziene financiële verordening. Wij zullen de adequate toepassing hiervan meenemen in onze accountantscontrole 2025. Algoritmes In het rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2022 is de wens uitgesproken om kennis te nemen van een toetsingskader voor algoritmes, mogelijk resulterend in een onderzoek met betrekking tot algoritmes binnen de 20/31
Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag
Vooruitblik Voorwoord Bestuurlijke boodschappen Interne beheersing ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪
Samenvattend Bedrijfsvoering Bestuursdienst Sociaal domein Fysiek domein Publiek domein IT & Cyber Fraude
Vooruitblik Bijlage 1: Opvolging bevindingen 2023 Bijlage 2: Nieuwe bevindingen 2024 Bijlage 3: Onafhankelijkheid Bijlage 4: Communicatie
datastrategie. De GAD heeft eind 2023 samen met de gemeentelijke organisatie een kernteam gevormd in de vorm van een Leeratelier voor algoritmes. Doel is gezamenlijk te verkennen of een toetsingskader ontworpen kan worden om inzicht te verkrijgen over een verantwoorde inzet van algoritmes door uw gemeente. Medio dit jaar is een beperkt aantal algoritmes geselecteerd voor beoordeling aan het toetsingskader.
sturingsinformatie. Hoewel de EU-richtlijn CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive) en de bijbehorende verslaggevingsregels ESRS (European Sustainability Reporting Standards) – nog – niet van toepassing zijn voor de overheid, adviseren wij het college deze te gebruiken als aanknopingspunt om de duurzaamheidsactiviteiten, data en rapportages te structureren.
Berekening weerstandscapaciteit vanaf 2025 gewijzigd De gemeente berekent twee keer per jaar de benodigde weerstandscapaciteit: voor de begroting en de programmarekening. Vanaf 2025 wordt deze werkwijze op een aantal punten gewijzigd of verduidelijkt (zie Kadernota Weerstandsvermogen Den Haag 2025, RIS320223) op basis van drie uitgangspunten: eenvoud, stabiliteit en het verduidelijken van de werkwijze. In ons accountantsverslag 2023 hebben wij toegelicht dat de weerstandscapaciteit (voor resultaatbestemming) de afgelopen jaren lager was dan 1, een norm die in de praktijk veelal wordt gehanteerd. Op basis van de huidige inzichten beoogt de gemeente deze norm voor 2024 én 2025 wel te halen. Wij verwachten daarmee dat de gewijzigde berekeningssystematiek vanaf 2025 toereikend en passend zal zijn.
Overheveling specifieke uitkeringen (SPUK’s) naar gemeentefonds In het hoofdlijnenakkoord is aangekondigd dat specifieke uitkeringen worden overgeheveld naar het Gemeente- en Provinciefonds, inclusief een mogelijke korting van 10%. Volgens de Miljoenennota 2025 werkt het kabinet aan een voorstel om in 2025 een start te maken met deze overheveling.
CSRD-richtlijnen helpen bij verbetering duurzaamheidsrapportages De gemeente is al geruime tijd actief bezig met duurzaamheid. Een belangrijke voorwaarde hiervoor is dat de juiste, veelal niet financiële, data worden geregistreerd. De kwaliteit van de data en verantwoording zijn momenteel echter nog niet voldoende. Deze data komen veelal uit diverse interne en externe bronnen. Op verschillende plekken binnen de organisatie wordt gewerkt aan dataverzameling en -verwerking, indicatoren en definities. Echter vaak nog los van elkaar, waardoor er een risico is op onvolledige, onnauwkeurige en niet vergelijkbare informatie. Het waarborgen van de kwaliteit van de dataverzameling – en verwerking en de bronnen waar de data uit voortkomen is dus essentieel. Verdergaande structurering, vanuit een gemeenschappelijk kader, op de diverse duurzaamheidsthema is nodig voor het verbeteren van de 21/31
Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag
Bijlage 1: Opvolging bevindingen 2023 Voorwoord Bestuurlijke boodschappen Interne beheersing ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪
Samenvattend Bedrijfsvoering Bestuursdienst Sociaal domein Fysiek domein Publiek domein IT & Cyber Fraude
Vooruitblik Bijlage 1: Opvolging bevindingen 2023 Bijlage 2: Nieuwe bevindingen 2024
Opvolging bevindingen BL 2023 – Bedrijfsvoering Nr
Jaar ref.
Proces/stroom
Status 2023
Bevinding/Aandachtspunt samengevat
Status 2024
Prioriteit: Laag, Midden, Hoog
Bedrijfsvoering 1
2020.01
Memorialen
Standaard proces voor de totstandkoming van de memoriaalboekingen ontbreekt.
Hoog
2
2022.02
Tussenrekeningen
De saldi op de tussenrekeningen loopt op zonder dat de afwikkeling hiervan tijdig wordt geadresseerd.
Midden
3
2020.03
Inkopen
Inkooporders worden niet consequent aangemaakt in Oracle.
Hoog
4
2020.04
Inkopen
Inkopen boven > € 50.000 zonder consultatie Servicedesk Inkopen & bestellen mogelijk.
Midden
5
2022.03
Inkopen
Geen functiescheiding tussen beschikkende en bewarende functies voor proces Aanvraag tot Betalen.
n.v.t.
6
2021.03
Inkopen
Geen consequent gebruik van modelovereenkomsten bij inkopen.
Laag
7
2020.09
Aanbestedingen & Escalatieprocedure ontbreekt bij bewust afwijken van aanbestedingsregels. Inkopen
8
2021.02
Aanbestedingen
9
2023.01
Betalingen
10
2023.02
Betalingen
11
2023.03
12
2023.04
n.v.t
Maximale waarde en/of hoeveelheid worden niet consequent vermeld in de aanbestedingsstukken bij raamovereenkomsten. Veel handmatige handelingen binnen het proces van het genereren van betaalbatches tot het betaalbaar stellen. Kwetsbaarheden binnen kasbetalingsorganisatie o.b.v. incidenten uit 2023 vastgesteld die beheerst behoeven te worden.
Hoog
Voorzieningen
Centrale procesregie voor de vorming van (nieuwe) voorzieningen ontbreekt.
Laag
Voorzieningen
Procesbeschrijving rondom voorzieningen ontbreekt.
Laag
n.v.t.
Hoog
Bijlage 3: Onafhankelijkheid Bijlage 4: Communicatie 22/31
Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag
Bijlage 1: Opvolging bevindingen 2023 Voorwoord Bestuurlijke boodschappen Interne beheersing
Opvolging bevindingen BL 2023 - Sociaal Domein Nr
Jaar ref.
Proces/stroom
Status 2023
Bevinding/Aandachtspunt samengevat
Status 2024
Prioriteit
Sociaal Domein Open toegang tot de kluis bij het Pandhuis en geen periodieke inventarisatie van de kluis.
Midden
Levensonderhoud
Geen inhoudelijke controle op uitgaande betalingen bij uitkeringen.
Midden
2022.06
Energietoeslag
Bezwaarschriften worden niet altijd binnen de wettelijk gestelde termijn afgehandeld.
Laag
16
2022.08
Subsidies
Vertraging in de afhandeling van aanvragen tot vaststellingen.
Midden
17
2023.05
Jeugd/ WMO
Impact van mogelijke nieuwe systematiek voor Jeugd/Wmo op het oordeel van de accountant omtrent deze verantwoording.
Hoog
18
2023.06
Uitkeringen
Wij hebben de in de opzet aanwezige interne beheersingsmaatregelen in de praktijk niet kunnen vaststellen op levensonderhoud.
Midden
Vooruitblik
19
2023.07
Uitkeringen
Wij hebben de in de opzet aanwezige interne beheersingsmaatregelen in de praktijk niet kunnen vaststellen op minimabeleid.
Midden
Bijlage 1: Opvolging bevindingen 2023
20
2023.08
Uitkeringen
Eenduidig eigenaarschap in het uitkeringen proces ontbreekt.
Midden
21
2023.09
Uitkeringen
22
2023.10
Subsidies
▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪
Samenvattend Bedrijfsvoering Bestuursdienst Sociaal domein Fysiek domein Publiek domein IT & Cyber Fraude
Bijlage 2: Nieuwe bevindingen 2024
13
2020.11
Pandhuis
14
2020.12
15
Eenduidig beleid en berekeningswijze op mogelijke voorziening op uitkeringsgerechtigden ontbreekt. Subsidieverleningen waarbij geen subsidieregeling is opgesteld, zijn mogelijk strijdig met de Algemene Wet Bestuursrecht.
Opgevolgd Onderhanden/ wordt voortgang op geboekt Nog op te volgen/ vootgang stagneert
Bijlage 4: Communicatie
Laag
Legenda Prioriteit
Legenda status
Bijlage 3: Onafhankelijkheid
Midden
Hoog
Significante tekortkoming. Actie direct vereis t.
Midden Laag
Geen s ignificante tekortkoming, maar actie is wel op korte termijn vereis t (< 1 jaar). Geen s ignificante tekortkoming, maar actie is wel op lange termijn vereis t (<>1 jaar).
Geaccepteerd risico door organisatie Nieuwe observatie in 2023
23/31
Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag
Bijlage 1: Opvolging bevindingen 2023 Voorwoord Bestuurlijke boodschappen
Opvolging bevindingen BL 2023 –Fysiek domein Nr
Jaar ref.
Proces/stroom
Bevinding/Aandachtspunt samengevat
Status 2023
Status 2024
Prioriteit
Fysiek Domein
Interne beheersing ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪
Samenvattend Bedrijfsvoering Bestuursdienst Sociaal domein Fysiek domein Publiek domein IT & Cyber Fraude
Vooruitblik Bijlage 1: Opvolging bevindingen 2023 Bijlage 2: Nieuwe bevindingen 2024 Bijlage 3: Onafhankelijkheid Bijlage 4: Communicatie
Een extracomptabele registratie van prospecties zoals nu gebruikt door de gemeente kent een hoger risico op fouten. Formele uitgangspunten ontbreken voor het toerekenen van investeringen aan grondexploitaties en voor het tijdig afsluiten van projecten (de zogenaamde PPT-criteria en motivatie). Geen zichtbare 2e lijnscontroles (BEC) en de 3e lijnscontrole (Internal audit) binnen de (deelprocessen) grondexploitatie.
23
2021.05
Grondexploitaties
24
2021.06
Grondexploitaties
25
2021.07
Grondexploitaties
26
2020.16
Materiële Vaste Activa
27
2022.11
Materiële Vaste Activa
28
2021.09
Investeringen
29
2022.13
Investeringen/MIP
30
2022.14
Investeringen
De gemeente heeft in 2022 een bijdrage van € 12,8 miljoen van derden op het gerealiseerde investeringsproject Tramlijn 16 verantwoord, zonder dat hieraan een subsidietoekenningsbeschikking van de MRDH ten grondslag ligt.
Hoog
31
2022.15
Investeringen
Voor het budgetinvesteringsproject Bediencentrale Scheveningen is voor de toekomstige bestedingen 2024 een uitbereiding van het budget met instemming van de raad nodig. Een voorstel van het college hiertoe is meegenomen in de begroting 2024-2027.
n.v.t.
32
2020.18
Parkeeropbrengsten
Procesbeschrijving afwaardering parkeeropbrengsten moet geactualiseerd worden.
Midden
33
2020.19
Parkeeropbrengsten
Geen zichtbare tariefcontrole bij parkeeropbrengsten.
Laag
34
2020.20 Omgevingsvergunningen
Geen zichtbare controle op juistheid van de ingevoerde tarieven in de subsystemen voor omgevingsvergunningen.
Laag
De Nota Vastgoed is niet geactualiseerd waardoor de belangrijke wijzigingen in wet- en regelgeving niet zijn doorvertaald naar procedures. Tussentijdse achterstanden in de financiële administratie op materiële vaste activa, met name bij declaraties van schoolbesturen. Niet tijdig reserveren van middelen voor het beheer en onderhoud van investeringsobjecten. De huidige P&C-cyclus voorziet nog niet in tussentijdse voortgangsinformatie met betrekking tot het MIP.
Midden Midden Midden Midden Midden Midden Midden
24/31
Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag
Bijlage 1: Opvolging bevindingen 2023 Voorwoord
Opvolging bevindingen BL 2023 –Publiek domein
Bestuurlijke boodschappen
Nr
Jaar ref.
Proces/stroom
Status 2023
Bevinding/Aandachtspunt samengevat
Status 2024
Prioriteit
Publiek Domein
Interne beheersing ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪
Samenvattend Bedrijfsvoering Bestuursdienst Sociaal domein Fysiek domein Publiek domein IT & Cyber Fraude
35 2023.11
Secretarieleges
Mitigeren van aangetroffen tekortkomingen in de interne beheersing voor de onderdelen: voorraadbeheer identiteitsbewijzen (paspoorten, ID en rijbewijzen) en kasverkeer w.o. ontbreken van fysieke scheiding in de kluis, interne controle op de kasgelden en strikte kasprocedure in relatie tot de afstortingen.
Hoog
Opvolging bevindingen BL 2023 - IT Nr
Jaar ref.
Proces/stroom
Status 2023
Bevinding/Aandachtspunt samengevat
Status 2024
Prioriteit
IT
Vooruitblik
36
2022.16
General IT-control
Proceshandboeken, waaronder handboek voor wijzigingsbeheer, is niet geactualiseerd.
Laag
Bijlage 1: Opvolging bevindingen 2023
37
2022.17
General IT-control
Het ontbreken van assurance rapporten voor diverse applicaties die relevant zijn voor de jaarrekening (bijvoorbeeld: IBS2000, CVS)
Hoog
38
2022.18
Application controls
Van diverse applicaties, waaronder de Key2 applicaties, is het autorisatiebeheer niet op orde en daarmee niet BIO-proof.
Hoog
39
2022.19
Wet- en regelgeving
De gemeente is niet compliant aan de AVG en inhaalslag is noodzakelijk.
Hoog
40
2022.20
Wet- en regelgeving
De gemeente is niet compliant aan de Wpg en inhaalslag is noodzakelijk.
Hoog
41
2023.12
Cyber
Realisatie benodigde veranderingen op cyber security.
Hoog
Bijlage 2: Nieuwe bevindingen 2024 Bijlage 3: Onafhankelijkheid
Legenda status
Onderhanden/ wordt voortgang op geboekt
Bijlage 4: Communicatie
Legenda Prioriteit
Opgevolgd
Nog op te volgen/ vootgang stagneert Geaccepteerd risico door organisatie
Hoog
Significante tekortkoming. Actie direct vereis t.
Midden Laag
Geen s ignificante tekortkoming, maar actie is wel op korte termijn vereis t (< 1 jaar). Geen s ignificante tekortkoming, maar actie is wel op lange termijn vereis t (<>1 jaar).
Nieuwe observatie in 2023
25/31
Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag
Bijlage 2: Nieuwe bevindingen 2024 Voorwoord
Nieuwe bevindingen 2024 - Bedrijfsvoering
Bestuurlijke boodschappen
Nr Jaar ref.
Proces/stroom
Prioriteit (H, M, L)
Bevinding/Aandachtspunt
Voorgestelde verbetering
Bedrijfsvoering
Interne beheersing ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪
Samenvattend Bedrijfsvoering Bestuursdienst Sociaal domein Fysiek domein Publiek domein IT & Cyber Fraude
1
2024.01
Inkopen
Voor facturen boven € 1.000 wordt de documentatie met betrekking tot de prestatieverklaring niet consequent door de lijnorganisatie vastgelegd.
Midden
Mede in het kader van de doorontwikkeling van het IBB-proces gaat de gemeente een steekproef uitvoeren naar de vastlegging van prestatieverklaringen. Wij adviseren het college te onderzoeken of de prestatieverklaring geautomatiseerd kan worden opgenomen dan wel wordt verwezen naar de externe vastlegging.
Midden
Om potentiële rechtmatigheidsrisico’s tijdig te signaleren adviseren wij het college om de concernbrede monitoring op contractmanagement te versterken.
2
2024.02
Aanbestedingen
Een centrale monitoring en sturing op de werking van de signaleringsfunctie met betrekking tot rechtmatigheid binnen contractmanagement ontbreekt.
Vooruitblik
3
2024.03
Aanbestedingen
Procesbeschrijving voor aanbestedingen ontbreekt.
Laag
Wij adviseren het college om deze procesbeschrijving op te stellen, rekening houdend met de bevindingen.
Bijlage 1: Opvolging bevindingen 2023
4
2024.04
Betalingen
Toename in de handmatige betalingen vanwege de hersteloperatie kinderopvangtoeslag (KOT).
Midden
De gemeente onderzoekt hoe het aantal handmatige KOTbetaalopdrachten verlaagd kan worden.
5
2024.05
Lonen en salarissen
Procesbeschrijving voor lonen en salarissen ontbreekt.
Laag
Wij adviseren het college om een procesbeschrijving op te stellen voor lonen en salarissen.
Memorialen
Het proces voor de interne verrekeningen wordt niet adequaat gevolgd.
Hoog
Wij adviseren het college om alleen interne verrekeningen in behandeling te nemen die volledig en juist zijn ingevuld, toereikend zijn onderbouwd met achterliggende documentatie en geautoriseerd door de betreffende budgethouder.
Voorzieningen
Voor de betrouwbare verantwoording van nieuwe voorzieningen of aanpassingen daarvan zijn position papers een belangrijke beheersingsmaatregel.
Hoog
Wij adviseren het college om position papers als beheersingsmaatregel op te nemen in de onderhanden zijnde procesbeschrijving voorzieningen.
Bijlage 2: Nieuwe bevindingen 2024 Bijlage 3: Onafhankelijkheid Bijlage 4: Communicatie
6
7
2024.06
2024.07
26/31
Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag
Bijlage 2: Nieuwe bevindingen 2024 Voorwoord
Nieuwe bevindingen 2024 - Sociaal Domein
Bestuurlijke boodschappen
Nr Jaar ref.
Proces/stroom
Samenvattend Bedrijfsvoering Bestuursdienst Sociaal domein Fysiek domein Publiek domein IT & Cyber Fraude
Voorgestelde verbetering
Sociaal Domein
Interne beheersing ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪
Prioriteit (H, M, L)
Bevinding/Aandachtspunt
8
9
2024.08
2024.09
Debiteuren SZW
Sociale uitkeringen
In opzet weinig tot géén functiescheidingen in het proces Debiteuren SZW ingebouwd.
In opzet weinig tot géén functiescheidingen in het proces loonkostensubsidie ingebouwd.
Midden
Wij adviseren het college de voorgestelde verbetermaatregelen op korte termijn te laten implementeren. Daarnaast dienen de interne controles voor de rechtmatige toekenning van middelen en betalingen aan de uitkeringsgerechtigden (alsnog) zichtbaar vastgelegd te worden in het bestaande workflow systeem.
Midden
Wij adviseren het college de voorgestelde verbetermaatregelen op korte termijn te laten implementeren. Daarnaast dienen de interne controles voor de rechtmatige toekenning van middelen en betalingen aan de uitkeringsgerechtigden en werkgevers in het kader van loonkostensubsidies (alsnog) zichtbaar vastgelegd te worden in het bestaande workflow systeem.
Vooruitblik Bijlage 1: Opvolging bevindingen 2023 Bijlage 2: Nieuwe bevindingen 2024
Legenda Prioriteit Hoog
Significante tekortkoming. Actie direct vereis t.
Midden Laag
Geen s ignificante tekortkoming, maar actie is wel op korte termijn vereis t (< 1 jaar). Geen s ignificante tekortkoming, maar actie is wel op lange termijn vereis t (<>1 jaar).
Bijlage 3: Onafhankelijkheid Bijlage 4: Communicatie 27/31
Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag
Bijlage 2: Nieuwe bevindingen 2024 Voorwoord
Nieuwe bevindingen 2024 – Fysiek Domein
Bestuurlijke boodschappen
Nr
Jaar ref.
Proces/stroom
Samenvattend Bedrijfsvoering Bestuursdienst Sociaal domein Fysiek domein Publiek domein IT & Cyber Fraude
Vooruitblik Bijlage 1: Opvolging bevindingen 2023 Bijlage 2: Nieuwe bevindingen 2024 Bijlage 3: Onafhankelijkheid
Voorgestelde verbetering
Fysiek Domein
Interne beheersing ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪
Prioriteit (H, M, L)
Bevinding/Aandachtspunt
Midden
Wij adviseren het college om de Bibob-toets altijd uit te laten voeren bij nieuwe of onbekende klanten overeenkomstig de gemeentelijke richtlijnen.
Het gebruik van het nieuwe systeem Centric Leefomgeving (CLO) leidt tot mogelijke 11 2024.11 Omgevingsvergunningen knelpunten in de facturering en verantwoording van de baten.
Hoog
Wij adviseren het college om de standen volgens Key2vergunningen, CLO en IBS2000 tussentijds aan te laten sluiten. Hiermee wordt de mogelijke impact voor de programmarekening eerder en beter in kaart gebracht. Mogelijke oplossingen kunnen hierna concreter worden uitgewerkt.
Volgens de nota Lokale heffingen van de BBV is een negatieve voorziening voor bouwleges niet 12 2024.12 Omgevingsvergunningen toegestaan. Een mogelijk tekort moet daarom ten laste van de exploitatie worden opgelost.
Hoog
Wij adviseren het college de raad expliciet te informeren over dit tekort via de programmarekening.
Prioriteit (H, M, L)
Voorgestelde verbetering
10 2024.10
Verhuur
De gemeente heeft geen Bibob-toets uitgevoerd voorafgaand aan een specifieke verhuurovereenkomst.
Nieuwe bevindingen 2024 - Publiek Domein Nr
Jaar ref.
Proces/stroom
Bevinding/Aandachtspunt
Publiek Domein 13 2024.13
Belastingen
Interne controles rondom de processen van belastingen worden niet zichtbaar vastgelegd.
Laag
Wij adviseren het college om de uitkomsten van de uitgevoerde controles (zichtbaar) vast te leggen.
Bijlage 4: Communicatie 28/31
Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag
Bijlage 2: Nieuwe bevindingen 2024 Voorwoord
Nieuwe bevindingen 2024 – IT
Bestuurlijke boodschappen
Nr
Jaar ref.
Proces/stroom
Samenvattend Bedrijfsvoering Bestuursdienst Sociaal domein Fysiek domein Publiek domein IT & Cyber Fraude
Bijlage 2: Nieuwe bevindingen 2024
Voorgestelde verbetering
14 2024.14
General IT- control
Geen Plan-Do-Check-Act cyclus ten aanzien van functie-autorisatiebeheer voor de applicatie Oracle HRS.
Hoog
Wij adviseren het college om voor Oracle HRS ten minste alle hoog-risico gebruikers elk kwartaal te beoordelen, waarbij de leidinggevende zichtbaar beoordeelt of rechten en rollen binnen Oracle HRS terecht zijn.
15 2024.15
General IT- control
Geen beheersing voor het uitbestedingsbeheer voor de applicatie CVS.
Hoog
Wij adviseren het college om contracten met serviceverleners periodiek te monitoren op het realiseren van de afgesproken kritische succes factoren volgens de Service Level Agreements en de Service Level Reports.
16 2024.16
General IT- control
Geen beheersing rondom wijzigingsbeheer voor de applicatie CVS, doordat de teststappen van wijzigingen niet zichtbaar worden vastgelegd.
Hoog
Wij adviseren het college om de wijzigingen een gestructureerde wijzigingsprocedure te laten doorlopen én vast te leggen.
Midden
Vanwege deze risico’s, zoals mogelijke technische complicaties, de complexiteit van de integratie met bestaande systemen en de migratie van data, adviseren wij het college om: - een toereikende governancestructuur in te richten en een integrale impact- en risicoanalyse uit te voeren, zodat de vervanging van deze systemen binnen de gestelde tijd, de kwaliteit en het budget kan worden gerealiseerd. - de huidige situatie tijdig in beeld te brengen, processen waar nodig te standaardiseren en data op te schonen, zodat de migratie naar de nieuwe situatie beheerst uitgevoerd kan worden.
Vooruitblik Bijlage 1: Opvolging bevindingen 2023
Prioriteit (H, M, L)
IT
Interne beheersing ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪
Bevinding/Aandachtspunt
Het vervangen van het huidige financiële systeem Vervanging vitale (Oracle FIN), de personeelsadministratie (Oracle 17 2024.17 applicaties gemeente HRS) en de salarisverwerking heeft grote impact Den Haag op het IT-landschap van de gemeente.
Bijlage 3: Onafhankelijkheid Bijlage 4: Communicatie
Legenda Prioriteit Hoog
Significante tekortkoming. Actie direct vereis t.
Midden Laag
Geen s ignificante tekortkoming, maar actie is wel op korte termijn vereis t (< 1 jaar). Geen s ignificante tekortkoming, maar actie is wel op lange termijn vereis t (<>1 jaar).
29/31
Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag
Bijlage 3: Onafhankelijkheid Voorwoord Bestuurlijke boodschappen Interne beheersing ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪
Samenvattend Bedrijfsvoering Bestuursdienst Sociaal domein Fysiek domein Publiek domein IT & Cyber Fraude
Vooruitblik Bijlage 1: Opvolging bevindingen 2023 Bijlage 2: Nieuwe bevindingen 2024 Bijlage 3: Onafhankelijkheid Bijlage 4: Communicatie
Onafhankelijkheid bevestigd In overeenstemming met de Nederlandse Corporate Governance Code dient de gemeenteaccountant mogelijke conflicten met onafhankelijkheid, zowel in wezen als in schijn, onder de aandacht te brengen van de raad. Wij bevestigen dat onze onafhankelijke positie ten opzichte van de gemeente Den Haag in overeenstemming met de Nederlandse wettelijke en beroepsvoorschriften is gewaarborgd. Wij zijn van mening dat wij in relatie tot uw organisatie, in overeenstemming met de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en van de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta), onafhankelijk hebben gefunctioneerd en dat de objectiviteit van onze oordeelsvorming in het kader van de accountantscontrole 2024 niet is aangetast: ▪ Wij hebben geen opdrachten uitgevoerd die onze onafhankelijkheid bedreigen. ▪ Wij hebben onze naleving van externe normen en ons onafhankelijkheidsbeleid met betrekking tot onze controles in 2024 bewaakt. ▪ Wij bevestigen dat (tot nu toe) aan onze onafhankelijkheidsvoorschriften is voldaan en zullen blijven voldoen. ▪ Wij zijn van mening dat onze objectiviteit gedurende het afgelopen jaar niet is aangetast. Kwaliteitstelsel is gewaarborgd De GAD heeft diverse organisatorische maatregelen getroffen om de onafhankelijkheid en die van de GAD medewerkers te waarborgen.
Deze maatregelen zijn een onderdeel van de bestuurlijke organisatie en van het voor de gehele organisatie van toepassing zijnde stelsel van kwaliteitsbeheersingsmaatregelen. Deze maatregelen omvatten onder meer: ▪ Voorschriften en procedures omtrent onafhankelijkheid. Deze voorschriften voor professioneel gedrag op het gebied van kwaliteit en onafhankelijkheid zijn opgenomen in de Gedragscode van de gemeente Den Haag. Deze Gedragscode geldt voor iedere medewerker van de GAD en wordt jaarlijks geactualiseerd.
Jaarlijkse bevestiging van de onafhankelijkheid door alle medewerkers van de GAD. ▪ Cliënt- en opdrachtacceptatieprocedures, waaronder een beoordeling of sprake is van mogelijk conflicterende diensten. ▪ Intern en extern kwaliteitsonderzoek. ▪ Reviews door externe toetsers die niet bij de opdracht betrokken zijn, ter waarborging van een deugdelijke grondslag/deskundig oordeel. ▪ Een compliance officer conform artikel 23, eerste lid, van het Besluit toezicht accountantsorganisaties. ▪ Roulatie van externe accountants op de opdracht. De opzet en de werking van ons stelsel van maatregelen worden periodiek door de wettelijke externe toezichthouder (de gemeentelijke Rekenkamer) en door KOA (Kwaliteitsonderzoek Overheidsaccountants) voor NBA/Norea assurance(verwante) opdrachten getoetst. ▪
Intern gerouleerd Een te grote mate van vertrouwdheid of vertrouwen kan een bedreiging vormen voor de onafhankelijkheid van de accountant wanneer bepaalde leden van het controleteam geregeld en voor lange tijd aan de controle van een organisatie meewerken. Wij beoordelen de bedreiging voor de onafhankelijkheid die kan voortvloeien uit de langdurige betrokkenheid van andere leden van het controleteam bij de controleopdracht. Waar nodig nemen wij maatregelen om de bedreiging weg te nemen. Relaties met de gemeente geëvalueerd Wij hebben een evaluatie gemaakt van persoonlijke, zakelijke en financiële relaties tussen de GAD, alle GAD medewerkers en de gemeente die van invloed kunnen zijn op onze onafhankelijkheid. Bij deze evaluatie zijn geen zaken gebleken welke aan u gerapporteerd moeten worden.
30/31
Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag
Bijlage 4: Communicatie Voorwoord Bestuurlijke boodschappen Interne beheersing ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪
Samenvattend Bedrijfsvoering Bestuursdienst Sociaal domein Fysiek domein Publiek domein IT & Cyber Fraude
Vooruitblik Bijlage 1: Opvolging bevindingen 2023 Bijlage 2: Nieuwe bevindingen 2024
Hieronder treft u een overzicht aan met de vereiste communicatie vanuit onze controlestandaarden. Per onderwerp is aangegeven in welk accountantsproduct u hierover wordt geïnformeerd. Vereiste communicatie uit onze controlestandaarden Reikwijdte & tijdsplanning van de controle, waaronder significante risico's Kernpunten van de controle LOTS interim/eindejaars (incl. voortgang) Eventuele significante tekortkomingen interne beheersing Eventuele ontdekte of vermoede fraude
Board Letter
2024
2024
Accountantsverslag 2024
X
X
X
X
X X
X
X
X
X
X
Niet-naleven van wet- en regelgeving
X
X
Elementen die van invloed zijn op de controleverklaring
X
X
Onafhankelijkheidsbevestiging
X
X
Elementen die van belang zijn voor toezicht op het financiële verslaggevingsproces
X
X
Kwalitatieve aspecten verslaggeving
X
Niet-gecorrigeerde afwijkingen
X
Schriftelijke bevestiging van het bestuur en het management
X
Significante aangelegenheden tijdens controle in verband met verbonden partijen
X
Verantwoordelijkheden van de accountant
Bijlage 3: Onafhankelijkheid
Aanpak controle
Afstemming Board Letter 2024 De inhoud van eerdere conceptversies van deze Board Letter hebben wij besproken met het college, de wethouder Financiën, Cultuur en Economische ontwikkeling, de gemeentesecretaris, het Gemeentelijk Management Team, de concerncontroller, het controllersoverleg, de business partners en andere vertegenwoordigers van de ambtelijke organisatie.
X
Bijlage 4: Communicatie 31/31