RIS320357 UPDATE Opvolging raadsbesluit rekenkameronderzoek ‘Meer doen met meedoen’ – De Participatieverordening 2024 en het Handboek Participatie na inspraak

Retouradres: Postbus 16079, 2500 BB Den Haag

Aan

Uw kenmerk

De commissie Samenleving Ter attentie van de heer Noorlander, voorzitter

Ons kenmerk

RK/2024.15 / RIS320357 Doorkiesnummer

070-3532048 E-mailadres

rekenkamer@denhaag.nl Aantal bijlagen

Datum

5 november 2024 Onderwerp:

UPDATE Opvolging raadsbesluit rekenkameronderzoek ‘Meer doen met meedoen’ – De Participatieverordening 2024 en het Handboek Participatie na inspraak

Geachte heer Noorlander, Op 11 september jl. heeft de Rekenkamer Den Haag een brief gepubliceerd (RIS319771), waarin u bent geïnformeerd over de opvolging van het raadsbesluit naar aanleiding van het rekenkameronderzoek ‘Meer doen met meedoen’ van 5 juli 2023. Wij baseerden ons opvolgingsonderzoek op de conceptparticipatieverordening Den Haag 2024 (RIS318697) en het concept Handboek Participatie (RIS318698), zoals die voorafgaand aan de inspraak aan u zijn voorgelegd op 23 april jl. Op 24 september jl. heeft het college het definitieve voorstel voor de Participatieverordening Den Haag 2024 (hierna: Participatieverordening) en het Handboek Participatie (RIS319848, hierna: Handboek) na inspraak aan u voorgelegd. In aanvulling op onze brief van 11 september geven wij in deze brief aan, in hoeverre er met de wijzigingen in het definitieve voorstel voor de Participatieverordening en het Handboek invulling is gegeven aan uw raadsbesluit ‘Meer doen met meedoen’. In hoofdlijn constateren wij dat in het definitieve voorstel van de Participatieverordening nog niet alle voorwaarden voor een goed participatietraject uit het raadsbesluit zijn geborgd. Met het definitieve voorstel voor het Handboek wordt wel voor een belangrijk deel invulling gegeven aan het verzoek van de raad om te komen met een overzichtelijke handleiding voor ambtenaren.

Met het definitieve voorstel voor de Participatieverordening geeft het college geen volledige invulling aan het raadsbesluit In ons opvolgingsonderzoek constateerden wij dat de concept Participatieverordening voor een belangrijk deel tegemoet kwam aan de opdracht van de raad om te komen met een gemeentebreed kader voor bewonersparticipatie. De concept Participatieverordening voldeed aan bijna alle 1

relevante beslispunten uit het raadsbesluit ‘Meer doen met meedoen’. Er ontbraken echter drie voorwaarden uit uw raadsbesluit in de verordening. Deze zijn ook in het definitieve voorstel voor de verordening niet opgenomen. 1 De bedoeling van uw raadsbesluit was om in de verordening de verplichting op te nemen om voor elk participatietraject uit te werken: 1. Een specificatie van het minimaal aantal participanten; 2. Het vastleggen van de rol van de gemeenteraad tijdens het participatietraject; 3. Het vastleggen van verwachtingen en afspraken over de rollen van gemeente en participanten.2 1. Het vooraf specificeren van het minimaal aantal participanten Het is van belang per participatietraject vast te leggen hoeveel participanten (bijvoorbeeld een percentage van het totaal aantal bewoners van een wijk) minimaal mee moeten doen. 3 Hierover is nu niets opgenomen in de Participatieverordening. Door in de verordening op te nemen dat dit per participatietraject in het participatieplan wordt vastgelegd, wordt het principe van maatwerk geborgd. 2.

Het vastleggen van de rol van de gemeenteraad tijdens het participatietraject In de gewijzigde verordening is niet opgenomen, dat per participatietraject duidelijk moet worden gemaakt of er, naast de gebruikelijke kaderstelling en controle, ook gedurende een participatietraject een rol is weggelegd voor de gemeenteraad en hoe deze rol er dan uitziet. Dit is met name van belang bij participatie van bewoners in besluiten van de gemeente. Deze participatie in de besluitvorming is van invloed op de rol van de gemeenteraad. De gemeenteraad is zelf aan zet om te bepalen hoeveel invloed bewoners krijgen op de besluitvorming. Wanneer de raad en bewoners elkaar pas in een vergevorderd stadium tegenkomen, kan dit nadelig zijn voor het participatieproces.4 3. Het vastleggen van verwachtingen en afspraken over de rollen van gemeente en participanten De rekenkamer constateert, dat in het Handboek met de Trap van eigenaarschap en het opnemen van bijvoorbeeld de mate van invloed van bewoners in het Participatieplan, goede stappen worden gezet om de verwachtingen van participanten te managen. Dit is echter nog niet verankerd in de verordening. In de verordening is namelijk niet expliciet opgenomen, dat de gemeente in ieder participatietraject aan verwachtingsmanagement moet doen en hier duidelijke afspraken over moet vastleggen.

Uit ons onderzoek ‘Meer doen met meedoen’ bleek, dat het managen van verwachtingen bij participanten juist erg belangrijk is. Dit is breder dan participanten alleen

1

RIS319848 Raadsvoorstel Voorstel van het college inzake Inspraak- en participatieverordening en handboek participatie, College van Burgemeester en Wethouders, 24 september 2024. 2

RIS319771 Opvolging raadsbesluit rekenkameronderzoek ‘Meer doen met meedoen’, Rekenkamer Den Haag, 11 september 2024, p.6-8.

3

RIS314990 Rekenkameronderzoek Meer doen met meedoen: bewonersparticipatie in de energietransitie, Rekenkamer Den Haag, 6 april 2023, p.39-40, 74. 4

'Burgerparticipatie in de warmtetransitie', Platform 31, Buitelaar, S. & Heeger, A., 2018, p.18.

2

informeren over de mate van invloed en de onderwerpen waarop wel of niet geparticipeerd mag worden. Het gaat om het bespreekbaar maken van wederzijdse verwachtingen en hier gezamenlijk concrete afspraken over maken. Wie is waarvoor verantwoordelijk? Wat mag de gemeente van de participanten verwachten, en andersom?5

Het definitieve voorstel voor het Handboek komt grotendeels tegemoet aan het verzoek van de raad om te komen met een handleiding voor ambtenaren De rekenkamer constateerde in haar opvolgingsonderzoek dat het concept Handboek in de versie van april jl. onvoldoende aansloot bij de opzet en de inhoud van de concept Participatieverordening en dat dit onvoldoende een overzichtelijke en complete wegwijzer voor ambtenaren was om vorm te geven aan bewonersparticipatie. Het Handboek was in relatie tot de verordening niet volledig en gaf onvoldoende duidelijkheid over de praktische toepassing van de uitgangspunten voor bewonersparticipatie, zoals die zijn opgenomen in de verordening.6 Met de wijzigingen na het inspraakproces, komt het handboek grotendeels tegemoet aan het in uw raadsbesluit bedoelde handleiding voor ambtenaren.7 Na het inspraakproces is vooral één van de bijlagen bij het Handboek wezenlijk aangepast: de Participatiewerkwijze. De aangepaste Participatiewerkwijze sluit inhoudelijk goed aan op de Participatieverordening: •

Zo zijn in deze werkwijze nu meer processtappen uit de verordening opgenomen, bijvoorbeeld in het hoofdstuk ‘Uitvoering en terugkoppeling’, waarin de stappen m.b.t. de terugkoppeling van de participatie zijn vastgelegd.

•

Een ander voorbeeld is de toevoeging van de notie dat het Participatieplan en Participatieverslag tussentijds overlegd én gepubliceerd moeten worden. 8 Ook zijn de voorwaarden behorend bij de processtappen en de uitgangspunten uit de verordening beter verwerkt. Zo zijn de voorwaarden voor het Participatieverslag nu beter uitgewerkt in de Participatiewerkwijze.9

5

RIS314990 Rekenkameronderzoek Meer doen met meedoen: bewonersparticipatie in de energietransitie, Rekenkamer Den Haag, 6 april 2023, p.7, 23, 48-49, 74-75. 6

RIS319771 Opvolging raadsbesluit rekenkameronderzoek ‘Meer doen met meedoen’, Rekenkamer Den Haag, 11 september 2024, p.8-13.

7

Zo wordt er in het Handboek Participatie en bijlagen niet genoemd wat er opgenomen moet worden in de participatieparagraaf. Ook wordt niet met dezelfde woorden genoemd dat het participatieplan getoetst moet worden bij belanghebbenden en dat het plan, indien nodig, aangepast moet worden. 8

RIS319848 Raadsvoorstel Bijlage 2.1 De Haagse Participatiewerkwijze, College van Burgemeester en Wethouders, 13 september 2024, p.2, 9-11. 9

RIS319848 Raadsvoorstel Bijlage 2.1 De Haagse Participatiewerkwijze, College van Burgemeester en Wethouders, 13 september 2024, p.12-13.

3

•

Verder worden in de Participatiewerkwijze meer koppelingen gemaakt met andere bijlagen van het Handboek, zoals het Participatiekompas.10

•

Daarnaast hebben de in de Participatiewerkwijze opgenomen vragen voor ambtenaren nu steeds een korte toelichting gekregen, wat helpend is voor de beantwoording.

•

Tot slot is er duiding gegeven aan de Participatieanalyse en het Participatieontwerp. Dit zijn onderdelen van het Participatieplan die niet werden genoemd in de Participatieverordening en waar de Participatiewerkwijze dus afweek van de inhoud van de verordening.11

In het Handboek zelf zijn daarnaast ook enkele wijzigingen doorgevoerd. Zo is in het Handboek opgenomen dat na uitvoering van het participatietraject in het Participatieverslag wordt beschreven hoe het participatieproces is verlopen en hoe de inbreng is gewogen.12

Samenvattend Door de gemaakte wijzigingen constateert de rekenkamer dat het definitieve voorstel voor het Handboek met bijlagen beter tegemoet komt aan de door de raad gevraagde handleiding voor ambtenaren. We adviseren nog wel de drie genoemde ontbrekende voorwaarden voor een goed participatietraject te borgen in de Participatieverordening. Wij zijn desgewenst graag bereid om de inhoud van deze brief aan u toe te lichten.

Met vriendelijke groet,

H.A. (Manus) Twisk voorzitter

10

RIS319848 Raadsvoorstel Bijlage 2.1 De Haagse Participatiewerkwijze, College van Burgemeester en Wethouders, 13 september 2024, p.3, 4, 8, 13, 14. 11

RIS319848 Raadsvoorstel Bijlage 2.1 De Haagse Participatiewerkwijze, College van Burgemeester en Wethouders, 13 september 2024, p.2. 12

RIS319848 Raadsvoorstel Bijlage 2 Handboek voor samenwerking met de stad, College van Burgemeester en Wethouders, 13 september 2024, p.15.

4