RIS320291 Bijlage 2 Accountantsverslag verantwoording fractiekosten

\

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

<Titel Rapport>

Accountantsverslag bij het “Verslag van gemaakte kosten en niet-bestede middelen raadsfracties gemeente Den Haag 1 januari t/m 31 december ’23”

GAD/2024.63 9 oktober 2024 Spui 70, 2511 BT Den Haag Secretariaatgad@denhaag.nl 1/8

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

Voorwoord Voorwoord

Geachte voorzitter en leden van de gemeenteraad,

Oordeel controleverklaring is goedkeurend

Hierbij bieden wij u het Accountantsverslag aan dat wordt uitgebracht voortvloeiend uit artikel 9, lid 3 en 5, van de Verordening fractieondersteuning 2023 van de gemeente Den Haag.

Bevindingen fractieverantwoordingen Bevindingen (administratieve) verplichtingen Overige bevindingen Bijlagen

Wij hebben naar het ‘Verslag van de gemaakte kosten en niet-bestede middelen van de raadsfracties van de gemeente Den Haag over de verslagperiode 1 januari tot en met 31 december 2023’ een controle uitgevoerd. De controle is gericht op de getrouwheid van het verslag. De naleving van artikel 5. ‘Doelmatige en sobere besteding van de middelen’ van de Verordening fractieondersteuning 2023 valt niet onder onze controle. Het verslag dient als basis voor het vaststellen door de Raad van de fractie-uitgaven ten laste van de fractiemiddelen. Het verslag is mede bedoeld ter vaststelling van het verschil tussen de fractie-uitgaven en de van de Raad ontvangen voorschotten van fractiemiddelen. Wij tekenen aan dat dat wij bij onze controle onregelmatigheden constateren. In de hoor- en wederhoor fase hebben wij met bepaalde fracties afzonderlijk gesproken om nader op de onregelmatigheden in te zoomen. Met vriendelijke groet, Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag (GAD) Den Haag, 9 oktober 2024 Origineel getekend door: drs. C.G.A. Slotema-Tesser RA MPC CPC Gemeente accountant/directeur GAD

2/8

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

Oordeel controleverklaring is goedkeurend Voorwoord Oordeel controleverklarin g is goedkeurend Bevindingen fractieverantwoordingen

Wij hebben het ‘Verslag van de gemaakte kosten en van de niet-bestede middelen van de raadsfracties van de gemeente Den Haag over de verslagperiode 1 januari tot en met 31 december 2023 (hierna: ‘het verslag’) gecontroleerd. Voor de oordeelsvorming hebben wij een goedkeuringstolerantie van 1% voor fouten en 3% voor onzekerheden toegepast. Bij een omvang van bijna € 2,0 miljoen is dit € 20.000 respectievelijk € 60.000. Uit onze controle is gebleken dat het verslag van 13 fractieverantwoordingen een getrouw beeld geeft van de gemaakte fractiekosten over de periode 1 januari tot en met 31 december 2023 en van de niet-bestede fractiemiddelen per 31 december 2023. Ook zijn de verantwoorde bestedingen in overeenstemming met de Verordening Fractieondersteuning 2023 van de gemeente Den Haag. Hierdoor hebben wij op 9 oktober 2024 een goedkeurende controleverklaring afgegeven. De controleverklaring en het verslag worden separaat aan u verstrekt.

Bevindingen (administratieve) verplichtingen Overige bevindingen Bijlagen

3/8

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

Bevindingen fractieverantwoordingen Voorwoord Oordeel controleverklaring is goedkeurend Bevindingen fractieverantwoordingen Bevindingen (administratieve) verplichtingen Overige bevindingen Bijlagen

Uit de controle van de 13 fractieverantwoordingen komen de onderstaande bevindingen naar voren. Eind 2022 is gewerkt aan verscherpingen van de Verordening fractieondersteuning 2020 die vanaf het verslagjaar 2023 zijn ingegaan. De belangrijkste aanscherpingen in de verordening 2023 komen in de onderstaande bevindingen aan de orde. 1. Bijna alle fractieverantwoordingen zijn tijdig (dat is vóór 1 juni 2024) met het juiste verantwoordingsmodel aangeleverd. Een fractie heeft de deadline van 1 juni met circa vier weken niet gehaald. Bij vrijwel alle fracties hebben wij aanvullende informatie moeten opvragen en hadden wij inhoudelijke vragen. De medewerking en wil om zaken goed aan te leveren, waren bij alle fracties wederom zichtbaar aanwezig. De kwaliteit van de fractieverantwoordingen en van de financiële administraties blijft onderling uiteenlopend en blijft vergelijkbaar met voorgaand jaar. 2. Net als afgelopen jaren heeft onze controle tot (rubricerings)correcties in de fractieverantwoordingen geleid. Zo constateren wij dat bij vijf fracties het beginsaldo niet juist was overgenomen van het eindsaldo 2022. Tevens zijn bij nagenoeg alle fracties (andersoortige) correcties doorgevoerd. Daarnaast was sprake van zaken die ten onrechte niet of onjuist in de fractieverantwoordingen waren verwerkt. Rubriceringsfouten zijn met de doorgevoerde correcties hersteld. 3.

Bij onze controle van fractiebestedingen komen tevens bevindingen naar voren die in ‘het verslag van de gemaakte kosten en van de niet-bestede middelen van de raadsfracties over 2023’ niet meer gecorrigeerd zijn (lees: niet gecorrigeerde fouten en onzekerheden). Een tabel met onze bevindingen is onder punt 4 opgenomen. Daarnaast is in de bijlage een overzicht met geconstateerde bevindingen per fractie opgenomen. Fouten zijn in 2023 substantieel gestegen naar € 12.588 (2022: € 1.400). Bij de geconstateerde fouten zijn (financiële) bepalingen van de Verordening fractieondersteuning 2023 niet gevolgd. Bij vier fracties zijn fouten gemaakt in de salarisbetalingen; te hoog dan wel te laat salaris uitbetaald. Bij één fractie is de betaalde pensioenpremie hoger dan de ABP norm. Daarnaast zijn bij een fractie gratificaties uitbetaald die niet via de salarisadministratie lopen en waarover ten onrechte geen loonbelasting is betaald. Tot slot constateren wij bij een fractie een dubbele betaling van de loonbelasting en bij en bij meerdere fracties verzuimboetes en of naheffing voor de loonbelasting. Onze bevindingen

duiden op onvoldoende financieel beheer. Wij adviseren (de betreffende) fracties strikter dan nu om te gaan met de belastingverplichtingen. 4. Onzekerheden van € 16.779 (2022: € 20.000) zijn veroorzaakt door bestedingen die niet onderbouwd zijn met stukken. Het betreft hoofdzakelijk ontbrekende onderbouwing bij fractievertegenwoordiging en of werkbezoeken. Bij onze controle hebben wij werkbezoeken gelijk behandeld als commissievergaderingen. Dit houdt in dat wij ook voor de werkbezoeken naar de onderbouwing voor de (fysieke) aanwezigheid hebben gevraagd. Wij adviseren de aanwezigheid bij de werkbezoeken centraal te registreren. Bevinding

Fout/ Onjuistheid

Te veel uitbetaald salaris bij afrekening uitdiensttreding

€ 1.145

Te weinig salaris uitbetaald over 2023 (meerdere fracties)

€ 2.087

Ten onrechte geen loonbelasting betaald over uitgekeerde gratificaties

€ 4.522

Loonheffing is twee keer betaald Betaald pensioenpremie is hoger dan toegestane norm ABP Overige fouten

€ 2.522 € 2.258 € 54

Aanwezigheid bij werkbezoeken niet kunnen vaststellen (meerdere fracties) Omvang nog te betalen loonbelasting fractiemedewerker is deels nog onbekend Geen onderbouwing van de kasgelden in de verantwoording Totaal

Onzekerheid

€ 12.004 € 4.559 € 216 € 12.588

€ 16.779

4/8

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

Bevindingen fractieverantwoordingen Voorwoord Oordeel controleverklaring is goedkeurend Bevindingen fractieverantwoordingen Bevindingen (administratieve) verplichtingen Overige bevindingen Bijlagen

5. Controle van de ontvangsten leiden niet tot afwijkingen. Bij een fractie is het surplus ten opzichte van de maximaal toegestane reserve verrekend (periode 2018-2022). Een andere fractie heeft een nabetaling over 2022 in 2023 ontvangen. 6. De meeste fracties hebben zogenaamde gemengde kosten; de kosten die zowel in het belang van de fractie als van de partij zijn. Volgens artikel 5 lid 3 van de Verordening fractieondersteuning 2023 zijn deze kosten objectief verifieerbaar onderbouwd als deze kosten tenminste 50% in het belang van de fractie zijn. Met de aanscherpingen van de Verordening die vanaf het verslagjaar 2023 geldt, is de informatievoorziening hieromtrent aan de Gemeenteaccountant nader aangescherpt en valt dit binnen onze controle. Wij hebben voor de gemengde kosten geen bijzonderheden geconstateerd. 7. In artikel 5 lid 1 behandelt de doelmatigheid en soberheid van de fractiebestedingen in het kader van de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol van de fracties. Middels de aanscherpingen op de Verordening is nadere invulling en duiding van de begrippen ‘doelmatigheid en soberheid’ gegeven. Een onderdeel van de aanscherping is dat vanaf het verslagjaar 2023 een verklaring omtrent de sober- en doelmatigheid is geïntroduceerd.

Bij de verantwoording verklaart elke fractie vanaf 2023 dat de tegemoetkoming fractieondersteuning sober en doelmatig is besteed. 8. Artikel 5 lid 2 van de Verordening fractieondersteuning 2023 geeft een opsomming van bestedingen die niet passen binnen de fractievergoeding. Deze opsomming gaf in de voormalige Verordening onvoldoende handvatten ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik. In de aanscherpingen die vanaf 2023 gelden, zijn misbruik en oneigenlijk gebruik, mede voor de accountantscontrole (achteraf), nader geduid.

5/8

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

Bevindingen (administratieve) verplichtingen Voorwoord Oordeel controleverklaring is goedkeurend Bevindingen fractieverantwoordingen Bevindingen (administratieve) verplichtingen Overige bevindingen Bijlagen

In artikel 6 van de Verordening fractieondersteuning 2023 zijn de ‘administratieve verplichtingen’ voor de fracties opgenomen. Deze administratieve verplichtingen behelzen niet-financiële rechtmatigheidsaspecten die wij wel in onze controle, maar niet in ons accountantsoordeel betrekken. Onze bevindingen voor de administratieve verplichtingen zijn als volgt: ▪ Lid 1 Boekhoudstelsel lasten en baten In dit lid is voorgeschreven dat de fracties hun financiële administratie op basis van het stelsel van lasten en baten dienen bij te houden waarbij de gerealiseerde kosten en baten zoveel mogelijk aan het betreffende verantwoordingsjaar worden toegerekend, ook indien betalingen en of ontvangsten in een eerder of later jaar hebben plaatsgevonden. De meeste fracties volgen deze systematiek van boekhouden niet nauwlettend. Vooral af te dragen loonbelasting en opgebouwde vakantierechten van de fractiemedewerkers worden daarbij in het jaar van uitbetaling als besteding (last) verantwoord; conform het kasstelsel. Daar deze fracties deze systematiek van jaar tot jaar hanteren maakt dit voor de resultaatbepaling over het verslagjaar nagenoeg niets uit.

fractie zijn de onderliggende betaalbescheiden (facturen) vanaf € 500 door een tweetal functionarissen geautoriseerd. De overige fracties volgen autorisatievereisten, ondanks de verplichting van de autorisatieverplichting in de Verordening fractieondersteuning 2023, nog niet nauwlettend. ▪ Lid 6 Uitbetaling vrijwilligersvergoeding Bij 6 fracties is sprake van uitbetalingen van vrijwilligersvergoedingen ten laste van de fractiemiddelen. Wij hebben vastgesteld dat de fracties hebben voldaan aan de belangrijkste eisen van de van toepassing zijnde regeling van de Rijksbelastingdienst. Wel kunnen in voorkomende gevallen de fracties meer in de geest van de regeling handelen door de vergoedingen bij langdurig vrijwilligerswerk maandelijks uit te betalen (en niet in één betaling het gehele maximale jaarbedrag).

▪ Lid 2 Registratie andere inkomstenbronnen De in dit artikel gememoreerde ‘andere inkomsten’ zijn door de fracties daar waar van toepassing op een juiste wijze geadministreerd. ▪ Lid 3 Verbod aanhouden kleine kas Het aanhouden van contanten in de vorm van een kleine kas komt bij één fractie nog voor (€ 216). Wij adviseren kassaldo te storten op de bankrekening of af te rekenen met de partij. ▪ Lid 4 Kwaliteit financiële administratie Vrijwel alle fracties hebben een kwalitatief toereikende financiële administratie over 2023 overlegd waarmee de verantwoorde posten toereikend zijn onderbouwd. Wel is de kwaliteit van de fractieverantwoordingen onderling uiteenlopend. ▪ Lid 5 Autorisatie door ten minste twee personen Volgens de aanscherpingen van de Verordening wordt vanaf 2023 een besteding groter dan € 500 geautoriseerd door twee personen. Bij een enkele 6/8

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

Overige bevindingen Voorwoord Oordeel controleverklaring is goedkeurend Bevindingen fractieverantwoordingen Bevindingen (administratieve) verplichtingen Overige bevindingen

Onafhankelijkheid Voor de uitvoering van onze controle is het belangrijk, dat wij onafhankelijk zijn. Dit houdt in dat wij zoals vereist in de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere voor de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland onafhankelijk zijn van de Raad. Verder hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA). Voor de genoemde verordeningen verwijzen wij graag naar de internetsite van de NBA. Fraude, wet- en regelgeving Onze controle is uitgevoerd met een hoge mate maar geen absolute mate van zekerheid waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle materiële fouten en fraude ontdekken. Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fraude of fouten en zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze geconsolideerde verantwoording fractievergoedingen nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel.

Wij hebben deze accountantscontrole professioneel kritisch uitgevoerd en hebben waar relevant professionele oordeelsvorming toegepast in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden, ethische voorschriften en de onafhankelijkheidseisen. Er zijn tijdens de door ons uitgevoerde controlewerkzaamheden geen materiële onjuistheden als gevolg van fraude ontdekt, noch hebben wij aanwijzingen verkregen dat er sprake is geweest van fraude. De accountant is verplicht om alle ontdekte fraudegevallen te rapporteren aan de voorzitter van de Raad. Wij merken op, dat onze controle niet specifiek is ingericht op het ontdekken van fraude. De accountant is niet verantwoordelijk en aansprakelijk voor de preventie van fraude. De accountant is wel verantwoordelijk voor het betrekken van frauderisico’s in de planning en uitvoering van zijn controleopdracht.

Bijlagen

7/8

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

Bijlage Voorwoord Oordeel controleverklaring is goedkeurend Bevindingen fractieverantwoordingen

Niet gecorrigeerde bevindingen per fractie Fractie VVD

Te veel uitbetaald salaris bij afrekening uitdiensttreding

Fout/ Onjuistheid

Onzekerheid

€ 1.145 € 216

HSP

Bevindingen (administratieve) verplichtingen Overige bevindingen

Bevindingen

PvdD

Geen onderbouwing van de kasgelden in de verantwoording Te weinig salaris uitbetaald over januari 2023, volgens de fractie is deze fout in 2024 hersteld

€ 1.059

Geen loonbelasting betaald over uitgekeerde gratificaties totaal € 3.700. Uitkeringen dienen gebruteerd te worden. Naheffing loonbelasting bijzonder tarief +/- 55% leidt tot naheffing € 4.522

€ 4.522

16 x fysieke aanwezigheid niet kunnen vaststellen (2 x door ontbreken onderbouwingen) van met name werkbezoeken/werkbesprekingen Te weinig salaris uitbetaald over oktober t/m december, volgens de fractie is deze fout in 2024 hersteld Maand juni 2023 inzake loonheffing is 2x betaald

Bijlagen Denk

Te weinig salaris uitbetaald

€ 2.910 € 669 € 2.522 € 359

14 x werkbezoeken fysieke aanwezigheid niet kunnen vaststellen PvdA

Betaald pensioenpremie is hoger dan toegestane norm ABP. Er wordt niet voldaan aan de verordening artikel 5 lid 2i

€ 2.543 € 2.258

10 x werkbezoeken fysieke aanwezigheid niet kunnen vaststellen GL

28 vergaderingen uitbetaald tegen een hoger tarief (28 x € 1,93) = € 54,05

€ 1.818 € 54

2 x fysieke aanwezigheid werkbezoeken niet kunnen vaststellen FvD

€ 368 € 2.728

11 x werkbezoeken fysieke aanwezigheid niet kunnen vaststellen en 1 x geen onderbouwing aanwezig Omvang nog te betalen loonbelasting fractiemedewerker is deels nog onbekend

PVV Totaal

€ 4.559

9 x werkbezoeken fysieke aanwezigheid niet kunnen vaststellen

€ 1.637 € 12.588

€ 16.779

8/8