RIS320291 Bijlage 1 Brief voorzitter van de raad inzake verslag van gemaakte kosten en van de niet bestede middelen van de raadsfracties over periode 1 januari 2023 tot en met 31 december 2023

Burgemeester

Retouradres Postbus 19157, 2500 CD Den Haag

Ons kenmerk RIS

de gemeenteraad Telefoonnummer

070-3533131

Datum

18 oktober 2024 Onderwerp

Verslag van gemaakte kosten en van de niet bestede middelen van de raadsfracties over periode 1 januari 2023 tot en met 31 december 2023

Geachte leden van de gemeenteraad,

Hierbij bied ik u aan het ‘Verslag van de gemaakte kosten en van de niet-bestede middelen van de raadsfracties van de gemeente Den Haag over de verslagperiode 1 januari 2023 tot en met 31 december 2023’ (hierna te noemen ‘het verslag’), en het accountantsrapport plus de controleverklaring bij het verslag zoals opgesteld door de Gemeentelijke Accountsorganisatie Den Haag (GAD). Dit is conform het bepaalde in artikel 9, vijfde lid van de Verordening fractieondersteuning 2023. Het onderzoek van de GAD heeft zich gericht op de naleving van het bepaalde in de Verordening fractieondersteuning 2023 en op de juistheid van de verantwoordingen van de zijde van de fracties. Goedkeurende controleverklaring accountant De accountant van de GAD heeft het verslag gecontroleerd en voorzien van een goedkeurende controleverklaring. Het verslag en de controleverklaring zijn als bijlagen bij het accountantsverslag van de GAD gevoegd. Verslag geeft getrouw beeld Uit het onderzoek van de accountant is gebleken dat het verslag een getrouw beeld geeft van de gemaakte fractiekosten over de periode 1 januari 2023 tot en met 31 december 2023 en van de niet bestede fractiemiddelen per 31 december 2023, in overeenstemming met de Verordening fractieondersteuning 2023. Ook zijn de verantwoorde bestedingen in overeenstemming met de Verordening Fractieondersteuning 2023.

Fouten/onjuistheden en onzekerheden Bij de controle zijn afwijkingen naar voren gekomen. Dat betreft niet gecorrigeerde fouten/onjuistheden enerzijds en onzekerheden anderzijds. Fouten/onjuistheden zijn over 2023 substantieel gestegen tot een bedrag van € 12.588 (over 2022 was dit bedrag € 1.400). Bij de geconstateerde fouten zijn (financiële) bepalingen van de Verordening fractieondersteuning 2023 niet gevolgd. Het gaat met name om kwesties rond salarisbetalingen door

1

fracties aan fractiepersoneel. Onzekerheden zijn tot een bedrag van € 16.779 vastgesteld (over 2022 was dit bedrag € 20.000). Deze zijn veroorzaakt door bestedingen die niet zijn onderbouwd door stukken. Dat gaat met name over ontbrekende onderbouwing bij fractievertegenwoordiging en/of werkbezoeken. Ook is er bij één fractie geen onderbouwing van kasgelden in de verantwoording. De omvang van de bevindingen blijft binnen de door de GAD te hanteren toleranties voor fouten en onzekerheden (circa € 20.000 respectievelijk circa € 60.000) over het totaal gecontroleerde bedrag waardoor de accountant een goedkeurende controleverklaring kan afgeven. Belangrijkste boodschappen van de accountant Ik verwijs naar de controleverklaring van de accountant voor het volledige overzicht. Voor een aantal punten vraag ik uw aandacht: 1. Met ingang van het controlejaar 2023 geldt de Verordening Fractieondersteuning 2023. Deze verordening heeft op een aantal punten (gemengde kosten en niet-toegestane bestedingen) een aangescherpte omschrijving gekregen. De GAD heeft daarop gecontroleerd; 2. In de Verordening fractieondersteuning 2023 is opgenomen dat elke fractie verklaart dat de middelen sober en doelmatig zijn aangewend. Deze open norm is door de GAD niet gecontroleerd; 3. Alle fractieverantwoordingen op één na zijn tijdig (vóór 1 juni 2023) met het juiste verantwoordingsmodel aangeleverd; 4.

Eén fractie heeft de deadline voor aanlevering van de verantwoording met circa vier weken overschreden; 5. Bij vrijwel alle fracties heeft de GAD aanvullende informatie moeten opvragen en waren er inhoudelijke vragen; 6. Bij nagenoeg alle fracties zijn rubriceringscorrecties doorgevoerd; 7. Het bedrag aan fouten is fors gestegen. De accountant adviseert de fracties die het betreft met name strikter om te gaan met de belastingverplichtingen; 8. Bij de onzekerheden gaat het met name om het niet kunnen controleren van de aanwezigheid bij werkbezoeken. De accountant adviseert dit centraal te registreren; 9. Eén fractie hanteert nog een kleine kas in contanten, wat op grond van de Verordening niet is toegestaan; 10. Uitgaven boven de € 500,00 moeten op grond van de Verordening door twee functionarissen worden geautoriseerd. De accountant constateert dat een aantal fracties deze verplichting nog niet nauwlettend volgen. Conclusies De door de GAD geconstateerde feiten en omstandigheden zijn voor mij als voorzitter van de raad aanleiding tot de volgende conclusies. - Alle betrokken fracties zijn op grond van de verordening verplicht de verantwoording tijdig, volledig en juist gerubriceerd aan te leveren bij de GAD. Het is verheugend te constateren dat nagenoeg alle fracties tijdig de verantwoording hebben ingeleverd.

- Het blijft zaak dat fracties de verantwoording juist gerubriceerd en voorzien van alle onderliggende stukken als facturen, betaalbewijzen e.d. bij de GAD aanleveren. - Het is zorgwekkend dat het bedrag aan geconstateerde fouten/onjuistheden hoger is dan vorig jaar. Desgevraagd zal de griffie in samenwerking met de GAD een gerichte voorlichting organiseren over de belastingverplichtingen van de fracties als werkgever. - Om de aanwezigheid van fractievertegenwoordigers bij werkbezoeken beter controleerbaar te maken zal de griffie een centraal aanwezigheidsoverzicht opstellen. - Uitgaven door fracties moeten gestaafd kunnen worden door facturen en bonnen die ten minste door twee personen zijn geautoriseerd. Ik dring er op aan dat alle fracties deze verplichting uitvoeren.

2

-

De fracties besteden de tegemoetkoming ten behoeve van hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol (artikel 5). Een sobere en doelmatige aanwending lijkt mij vanzelfsprekend.

Ter vaststelling van de uitgaven van de fracties verwijs ik u naar het bijgevoegde raadsvoorstel. Met vriendelijke groet,

Jan van Zanen

3