RIS320218 Rapportage GAD Onderzoek Grote Projecten GAD2024.81

<Titel Rapport>

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

Plan van aanpak RC-onderzoek indicatoren 2023 Rapportage Grote projecten GAD

GAD/2024.81 RIS 320218 9 oktober 2024 Spui 70, 2511 BT Den Haag Secretariaatgad@denhaag.nl www.denhaag.nl 1/23

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

Voorwoord Voorwoord

Geachte leden van de Rekeningencommissie,

Samenvatting

Wij hebben met de Rekeningencommissie afgesproken een onderzoek uit te voeren op het projectenoverzicht dat het college heeft opgesteld van de gerealiseerde omvangrijkere investeringsprojecten over de periode 2018 tot en met 2022 (RIS316009). In deze rapportage geven wij uitsluitend de uitkomsten weer zoals aangegeven in de opdrachtbevestiging (GAD/2024.06). Zoals met u overeengekomen, bevat deze rapportage de eerste twee onderzoeksonderdelen: 1. Inzicht in de spelregels en oorzaken voor begrotingswijzigingen, en 2. Inzicht in de verbetermaatregelen voor projectbeheersing en de voortgang van de implementatie.

Inleiding Uitkomsten Vaktechnische voorschriften Bijlage 1 Bijlage 2 Bijlage 3

De uitkomsten hebben wij afgestemd met diverse ambtenaren, die als materiedeskundigen kunnen worden gezien. Bij deze rapportage is de reactie van de gemeente op onze rapportage toegevoegd. Wij verwachten u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd en zijn natuurlijk graag bereid een nadere toelichting te geven tijdens uw vergadering op 16 oktober 2024. Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag, 9 oktober 2024 WAS GETEKEND Mustafa Perkgöz RA CpSA EMITA

2/23

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

Samenvatting Voorwoord Samenvatting Inleiding Uitkomsten Vaktechnische voorschriften Bijlage 1 Bijlage 2 Bijlage 3

Projectenoverzicht In het projectenoverzicht staan 54 projecten met een totale begrote omvang van € 521 miljoen. Voor het projectenoverzicht geldt een aantal beperkingen. Het overzicht bestrijkt de periode 2018 – 2022. Het projectenoverzicht geeft geen inzicht in het bedrag van de initiële begroting én de begrotingswijzigingen. Daarnaast is dit een periode die onderhevig is geweest aan prijsstijgingen en inflatie als gevolg van onder andere de coronacrisis en de oorlog in Oekraïne. Een langere doorlooptijd van een project leidt daardoor veelal tot forser dan op voorhand ingecalculeerde, prijsstijgingen en inflatie. Voor € 52 miljoen aan begrotingswijzigingen van in totaal € 521 miljoen Volgens ons onderzoek heeft circa € 52 miljoen (22 van de 54 projecten) van de totale begroting ad € 521 miljoen betrekking op begrotingswijzigingen of door het college aan projecten toegevoegde budgetten vanuit andere door de raad vastgestelde begrotingsproducten, waaronder uit het Meerjarig Investeringsplan (MIP) en gemeentelijk rioleringsplan (verschuivingen). Het initiële begrotingsbedrag is derhalve circa € 469 miljoen en er is voor totaal circa € 52 miljoen aan begrotingswijzigingen op de onderhavige projecten bestuurlijk goedgekeurd.

Inzicht in spelregels en verantwoordelijkheden bij project- en begrotingswijzigingen? De spelregels voor project- en begrotingswijzigingen zijn opgenomen in de Algemene verordening financieel beheer en beleid gemeente Den Haag 2019. Voor nieuwe investeringsprojecten met een totale omvang groter dan € 2,5 miljoen en/of ‘bestuurlijk relevant’, is volgens de verordening een raadsbesluit nodig. De verordening geeft geen nadere duiding bij de definitie van ‘bestuurlijk relevant’. De beslisbevoegdheid tot € 2,5 miljoen ligt volgens de verordening bij het college. Het college heeft binnen de kaders van programmasturing de bevoegdheid om het investeringsbudget van verschillende projecten binnen een programma van het MIP te verrekenen. Dit is geregeld in artikel 4.7 lid 9 van de verordening. Dit geldt ook voor verrekeningen groter dan € 2,5 miljoen. Hiervoor is in de verordening geen

grensbedrag genoemd. Wel informeert het college de raad over ‘majeure afwijkingen’, in lijn met artikel 3.3 van de verordening. In de huidige verordening is het begrip ‘majeure afwijking’ in artikel 3.3 lid 3 niet afdoende geconcretiseerd. Wij vragen de Rekeningencommissie te evalueren of en op welke spelregels de huidige verordening voor vorenstaande observaties aanscherping behoeft. Oorzaak van de begrotingswijzigingen: uitbreiding werk, vertragingen, onvoorziene omstandigheden en geen (toereikende) post onvoorzien opgenomen. Uit onze analyse blijken de volgende oorzaken voor begrotingswijzigingen:

Vertraging; 23%

Uitbreiding werk; 45%

Onvoorziene omstandigheden; 23% Geen (toereikende) post onvoorzien; 9%

‘Uitbreiding werk’ vormt volgens onze analyse de belangrijkste oorzaak van de begrotingswijzigingen. Naast uitbreiding werk zijn onvoorziene omstandigheden, vertragingen in het project en het niet opnemen van een toereikende post onvoorzien relevante oorzaken. In de meeste gevallen van begrotingswijzigingen is sprake van een combinatie van oorzaken. Denk hierbij aan uitbreiding van het werk dat ertoe leidt dat vertraging op het project ontstaat. Deze vertraging leidt tot mogelijk extra apparaatslasten en toegenomen bouwkosten vanwege inflatie in met name 2021 en 2022. 3/23

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

Samenvatting Voorwoord Samenvatting Inleiding Uitkomsten Vaktechnische voorschriften Bijlage 1 Bijlage 2 Bijlage 3

De categorisering van de oorzaken is door middel van interviews met medewerkers van de diensten Stadsbeheer en Stedelijke Ontwikkeling bepaald. Wij hebben geen onderzoek verricht of (begrotings-)wijzigingen (vooraf) voorzien hadden kunnen worden. Op uw verzoek kunnen wij in het vervolg van ons onderzoek bij enkele projecten hiervoor nader onderzoek verrichten. Welke verbetermaatregelen heeft het college bepaald met betrekking tot projectbeheersing? Zijn deze verbetermaatregelen geïmplementeerd? Het college heeft diverse verbetermaatregelen voor verdere projectbeheersing getroffen en de raad hierover geïnformeerd (RIS318402). Deze verbetermaatregelen moeten bijdragen aan een betere beheersing van projecten en daarmee ook aan de wijze van het opstellen van ramingen en risicomanagement. Tegelijkertijd zijn de verbeteringen gericht op de ambtelijke en bestuurlijke informatievoorziening. De meeste maatregelen zijn projectoverstijgende maatregelen, zoals een kader voor risicomanagement. De andere verbetermaatregelen zijn gericht op projectniveau, zoals een risicoparagraaf als onderdeel van het raadsvoorstel. Wij constateren dat de verbetermaatregelen grotendeels geïmplementeerd zijn en de overige onderhanden zijn. De effectiviteit van de verbetermaatregelen hebben wij (nog) niet getoetst en kan het onderwerp zijn van een vervolgonderzoek.

4/23

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

1. Inleiding Voorwoord Samenvatting Inleiding Uitkomsten Vaktechnische voorschriften Bijlage 1 Bijlage 2 Bijlage 3

1.1 Aanleiding In uw vergadering van 14 december 2023 is de brief van het college aan de raad met de resultaten, conclusies en aanbevelingen uit het onderzoek door het college naar grote projecten (brief van 4 juli 2023, RIS316009) besproken. Naar aanleiding van deze bespreking heeft u de GAD gevraagd om voor projecten met begrotingswijzigingen te onderzoeken wat de aard is van de begrotingswijzigingen en de oorzaken ervan te duiden (bijvoorbeeld vertragingen door externe factoren of extra wensen vanuit de raad). Voorts heeft uw commissie aangegeven inzicht te willen krijgen in hoeverre de toenames in bestedingen niet al in de initiële ramingen – al dan niet als risico’s – ingecalculeerd hadden kunnen worden en of de ambtelijke en bestuurlijke informatievoorziening toereikend is bij de voorbereidingen van een project en gedurende de looptijd ervan. Vanwege het inventariserende karakter van dit onderzoek hebben wij dit vraagstuk (nog) niet in ons onderzoek meegenomen. U heeft tijdens uw vergadering van december 2023 ingestemd met ons voorstel het onderzoek te laten bestaan uit de volgende 3 onderdelen (GAD/2024.06): 1. 2. 3.

Inzicht in de motivatie van begrotingswijzigingen; Inzicht in de verbeteringen die door de gemeente zijn aangekondigd rond projectbeheersing; Zichtbaarheid en effect van de verbeteringen in projecten.

1.2 Onderzoeksvragen De eerste twee onderzoeksonderdelen zijn in de volgende twee onderzoeksvragen geoperationaliseerd conform de opdrachtbevestiging: 1.

Wat zijn de spelregels en verantwoordelijkheden bij project- en begrotingswijzigingen? Wat is de motivatie/oorzaak van de begrotingswijzigingen?

2.

Welke verbetermaatregelen heeft het college bepaald met betrekking tot projectbeheersing? Zijn deze verbetermaatregelen geïmplementeerd?

De basis voor de eerste onderzoeksvraag is het projectenoverzicht opgesteld door het college. Dit overzicht omvat alle zogenaamde grote projecten die zijn uitgevoerd of zijn gestart in de periode 2018-2022. Dit zijn in totaal 54 projecten met een begrotingsomvang van € 521 miljoen. Voor de tweede onderzoeksvraag vormen de door het college getroffen verbetermaatregelen het uitgangspunt (RIS318402). Deze verbetermaatregelen zijn in Bijlage 2 uitgebreid toegelicht.

Zoals met u overeengekomen, bevat deze (eerste) rapportage de eerste twee onderzoeksonderdelen.

5/23

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

1. Inleiding Voorwoord Samenvatting Inleiding Uitkomsten

1.3 Disclaimers Voor het projectenoverzicht geldt een aantal disclaimers en beperkingen.

Realisatiecijfers: ▪

Het bedrag aan gerealiseerde kosten is in het projectenoverzicht opgenomen tot en met 2022 en daarmee niet bijgewerkt voor de periode na 2022.

▪

Realisatiecijfers tot en met 2022 volgens het projectenoverzicht hebben wij voor dit onderzoek niet inhoudelijk onderzocht.

Begrotingscijfers: ▪

Vaktechnische voorschriften Bijlage 1 Bijlage 2 Bijlage 3

▪

▪

Het projectenoverzicht geeft geen inzicht in het bedrag van de initiële begroting en de begrotingswijzigingen ten opzichte van de initiële begroting. Het college heeft bij de uitkomsten van haar onderzoek (RIS316009) inzicht gegeven in de gerealiseerde onder- en overschrijdingen ten opzichte van het totale vastgestelde begrotingsbedrag (lees: inclusief begrotingswijzigingen). Voor ons onderzoek hebben wij aanvullend bij de gemeente per project het bedrag van de initiële begroting en het bedrag van de individuele begrotingswijzigingen opgevraagd. Voor ons onderzoek hebben wij, in afstemming met de gemeente, de raming op basis van het voorlopig ontwerp in het raadbesluit aangehouden als initiële begroting. Bij de begrotingswijzigingen waar een afzonderlijk raadsbesluit aan ten grondslag ligt, hebben wij het bedrag van de begrotingswijziging afgestemd met het raadsbesluit. In het projectenoverzicht heeft het college in het bedrag van de totale vastgestelde begroting tevens de dekking opgenomen die zij heeft toegevoegd aan het projectbudget vanuit andere begrotingsproducten zoals bijvoorbeeld het gemeentelijk rioleringsplan. De juistheid en volledigheid van de opgave van de herallocaties vanuit andere begrotingsproducten hebben wij niet onderzocht. In de paragraaf 2.1.1 Spelregels projecten begrotingswijzigingen geven wij een nadere toelichting hierop.

Het projectenoverzicht geeft inzicht in het totale vastgestelde begrotingsbedrag in de periode 2018 - 2022. Het bedrag van begrotingswijzigingen voor 2018 en na 2022 zijn derhalve niet meegenomen in het projectenoverzicht.

Status van projecten en ander projectinformatie: ▪

De status van de projecten per heden blijkt niet uit het projectenoverzicht. Dit houdt onder meer in dat projecten die na 2022 zijn afgerond, de status ‘lopend’ hebben in het projectenoverzicht. Zo heeft bijvoorbeeld het project ‘Ongelijkvloerse kruising Zwolsestraat’ inmiddels geen doorgang gevonden, terwijl het project de status ‘lopend’ heeft in het projectenoverzicht. Het projectenoverzicht geeft de status per 31 december 2022 weer. Projectinformatie na 2022 blijkt niet uit het projectenoverzicht.

1.4 Overige opdracht Deze opdracht betreft noch een accountantscontrole noch een beoordelingsopdracht. Eén en ander impliceert dat aan onze rapportage geen zekerheid met betrekking tot de getrouwheid kan worden ontleend. Deze opdracht is uitgevoerd conform de (kwaliteits-)vereisten van onze beroepsorganisatie NBA en onze eigen kwaliteitsvereisten. 1.5 Leeswijzer In hoofdstuk 2 geven wij antwoord op de onderzoeksvragen. Daarnaast geven wij onderzoeksuggesties voor het vervolg. Hoofdstuk 3 bevat een weergave van onze vaktechnische voorschriften. Bijlage 1 gaat in op de afzonderlijke projecten met een begrotingswijziging. In Bijlage 2 zijn de door het college behaalde verbetermaatregelen inclusief toelichting 6/23

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

1. Inleiding Voorwoord Samenvatting Inleiding Uitkomsten Vaktechnische voorschriften Bijlage 1

opgenomen. Bijlage 3 bevat de reactie van de gemeente op onze rapportage. 2. Uitkomsten onderzoeksvragen In de paragrafen 2.1 en 2.2 geven wij antwoord op de eerste onderzoeksvraag: Wat zijn de spelregels en verantwoordelijkheden bij project- en begrotingswijzigingen? Wat is de motivatie/oorzaak van de begrotingswijzigingen?

Bijlage 2

2.1 Spelregels

Bijlage 3

2.1.1. Spelregels project- en begrotingswijzigingen De spelregels voor project- en begrotingswijzigingen zijn opgenomen in de Algemene verordening financieel beheer en beleid gemeente Den Haag 2019 (t/m heden). Volgens deze verordening stelt de gemeenteraad het Meerjarig Investeringsplan (MIP) en wijzigingen daarop vast als onderdeel van de jaarlijkse begroting en stelt daarmee de investeringsbudgetten beschikbaar aan het college. Met het vaststellen van de begroting geeft de gemeenteraad voor investeringen kleiner dan € 2,5 miljoen toestemming voor het in uitvoering nemen van de investering door het college. Voor het in uitvoering nemen van investeringsprojecten die groter zijn dan € 2,5 miljoen en/of bestuurlijk relevant, is een aanvullend raadsbesluit nodig1. Wij merken op dat de huidige verordening geen nadere duiding geeft wat onder ‘bestuurlijk relevant’ moet worden verstaan. Het college heeft de bevoegdheid om over- en onderschrijdingen op investeringsbudgetten binnen een programma van het MIP te verrekenen. Dit is geregeld in artikel 4.7 lid 9 van de Algemene verordening financieel beheer

en beleid gemeente Den Haag 2019 (t/m heden). Wij merken op dat dergelijke verrekeningen niet zijn gelimiteerd en dat dus ook verrekeningen groter dan € 2,5 miljoen kunnen plaatsvinden. Een voorbeeld waarbij een dergelijke verrekening heeft plaatsgevonden is het project ‘Busplatform Den Haag CS’. Het college heeft aan de gemeenteraad (RIS302198) gemeld € 4,8 miljoen extra budget nodig te hebben om het project af te ronden. De gemeenteraad heeft een schriftelijke vraag gesteld of hier een raadsvoorstel voor komt (RIS302818). Het college heeft bij de beantwoording van de schriftelijke vraag (RIS302818) aangegeven dat de kredietoverschrijding binnen het programma wordt opgevangen en dat conform artikel 4:7 lid 9 van de verordening het verschuiven binnen het programma een bevoegdheid van het college is. Overigens heeft het college de gemeenteraad over deze verschuiving van € 4,8 miljoen schriftelijk geïnformeerd (RIS302198). Daarmee heeft het college in dit geval invulling gegeven aan het begrip ‘majeure afwijking’ in lijn met artikel 3.3 van de Algemene verordening financieel beheer en beleid gemeente Den Haag 2019 (t/m heden). In de verordening is voor het begrip ‘majeure afwijking’ echter geen drempel voorgeschreven. In het projectenoverzicht van het college staan projecten waarbij uit verschillende beleidsterreinen budgetten bestuurlijk zijn toegekend.

Dit betreft vooral de zogenaamde ‘werk met werk projecten’ waarbij naast het oorspronkelijke door de raad vastgestelde scope van het project tevens bijvoorbeeld riolerings- en verstratingswerkzaamheden zijn toegevoegd aan de scope. Dit leidt tot efficiencyvoordelen bij de uitvoering van het project, maar

1 Artikel 4.7 lid 1 Algemene verordening financieel beheer en beleid gemeente Den Haag

2019 (t/m heden)

7/23

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

2. Uitkomsten Voorwoord Samenvatting Inleiding Uitkomsten Vaktechnische voorschriften Bijlage 1 Bijlage 2 Bijlage 3

maakt de juiste en verifieerbare toerekening van het projectresultaat naar de verschillende budgetuitputtingen complex.

en/of die bestuurlijk relevant zijn bevat, maar projecten die voldoen aan de zogenaamde GROTICK+M-criteria2.

Het college bereidt momenteel een aantal wijzigingsvoorstellen in de genoemde verordening voor. Volgens onze informatie hebben de wijzigingsvoorstellen betrekking op andere thema’s dan de spelregels voor project- en begrotingswijzigingen (voor grote projecten). Wij adviseren de Rekeningencommissie te bepalen of en op welke spelregels de huidige verordening, rekening houdend met onze opmerkingen/observaties in deze paragraaf, aanscherping behoeft. 2.1.2. Spelregels informatievoorziening aan de gemeenteraad Artikel 4.7 van de Algemene verordening financieel beheer en beleid gemeente Den Haag 2019 (t/m heden) geeft weer: Over afwijkingen ten opzichte van de Investeringsbegroting (MIP) wordt gerapporteerd in de vier- en achtmaandsrapportages. Indien deze tussentijdse rapportages niet worden uitgebracht ontbreekt de informatievoorziening over de afwijkingen richting de gemeenteraad in voormelde rapportages. Een ander instrument voor de informatievoorziening aan de raad betreft de rapportage ‘GRIP op grote projecten’ (GRIP-rapportage) die tweemaal per jaar wordt uitgebracht. De GRIP-rapportage heeft volgens de gemeente het doel om de gemeenteraad een overzichtelijk beeld te geven van besluitvorming en de belangrijkste maatschappelijke, programmatische en financiële aspecten van lopende grote projecten (RIS309058).

De meest recent uitgebrachte GRIPrapportage was, ten tijde van ons onderzoek, de GRIP-rapportage Q4 2023 (RIS318401). In de evaluatie GRIP rapportage (RIS314085) geeft het college een toelichting over onder meer de voorgeschiedenis van de GRIP-rapportage en de afspraken die met de gemeenteraad zijn gemaakt ter optimalisatie van de GRIP-rapportage. In de GRIP-rapportage worden projecten behandeld die voldoen aan criteria zoals vastgesteld door de gemeenteraad. Dit houdt in dat de GRIP-rapportage niet alle investeringsprojecten groter dan € 2,5 miljoen 2 De GROTICK+M-criteria geven de beheeraspecten van projectmanagement weer. Deze staan voor:

geld, risico, organisatie, tijd, informatie, communicatie, kwaliteit en maatschappelijk.

8/23

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

2. Uitkomsten Voorwoord

2.2. Oorzaak begrotingswijzigingen

Samenvatting

2.2.1. Nadere blik op het projectenoverzicht

Inleiding

In het projectenoverzicht staan 54 projecten met een totale begrote omvang van € 521 miljoen. De realisatie hiervan bedraagt tot en met 2022 € 491 miljoen. Volgens het overzicht is bij 16 projecten sprake van een begrotingsoverschrijding. De overige 38 projecten in het projectenoverzicht blijven binnen de laatste begroting of laten een voordeel zien. Het college laat in haar analyse de begrotingswijzigingen buiten beschouwing. Voor een goed begrip van de kostenontwikkeling op een project zijn de redenen van de begrotingswijzigingen van belang. In ons onderzoek betrekken wij daarom deze begrotingswijzigingen.

Uitkomsten Vaktechnische voorschriften Bijlage 1 Bijlage 2 Bijlage 3

Totale begroting projectenoverzicht 2018-2022 x € 1 mln. (Totaal € 521 mln.) 52

469

Initiële begroting Begrotingswijzigingen

Bij dit onderzoek hebben wij zowel begrotingswijzigingen betrokken die middels een separaat raadsbesluit aan de gemeenteraad zijn voorgelegd (€ 29 miljoen), als begrotingswijzigingen (budgettoevoegingen) door het college door herallocaties van middelen vanuit het MIP of vanuit een begrotingsproduct dat op totaalniveau is vastgesteld door de gemeenteraad zoals het integraal gemeentelijk rioleringsplan (€ 23 miljoen). 2.2.2. Inzicht in motivatie/oorzaken begrotingswijzigingen Context Allereerst merken wij op dat de in ons onderzoek betrokken projecten zijn uitgevoerd in de periode 2018-2022. Dit is een periode die onderhevig is geweest aan prijsstijgingen en inflatie als gevolg van onder andere de coronacrisis en de oorlog in Oekraïne. Een langere doorlooptijd van een project leidt daardoor veelal tot forser dan op voorhand ingecalculeerde, prijsstijgingen en inflatie. Ten tweede is bij de gemeente het verloop van personeel hoog wat tot gevolg kan hebben dat (project)kennis uit de organisatie verdwijnt en vertraging ontstaat op projecten. Het wegvloeien van kennis vergroot tevens de kans op een inschattingsfout bij de begroting. (Hoofd)oorzaken Bij ons onderzoek hebben wij de volgende hoofdoorzaken voor begrotingswijzigingen onderkend:

In het totaal begrote bedrag ad 521 miljoen in het projectenoverzicht is voor circa 52 miljoen aan begrotingswijzigingen verwerkt. Het betreft bestuurlijk vastgestelde begrotingswijzigingen die betrekking hebben op 22 van de 54 projecten op het projectenoverzicht. Bijlage 1 gaat in op deze 22 afzonderlijke projecten met een of meerdere begrotingswijzigingen.

I. II. III. IV.

Uitbreiding werk Vertraging Onvoorziene omstandigheden Geen (toereikende) post onvoorzien opgenomen

9/23

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

2. Uitkomsten Voorwoord Samenvatting Inleiding

Vertraging; 23%

Overige onvoorziene omstandigheden

Onvoorziene omstandigheden; 23%

Uitkomsten Vaktechnische voorschriften Geen (toereikende) post onvoorzien; 9%

Bijlage 1 Bijlage 2 Bijlage 3 Uitbreiding werk; 45%

Uit onze analyse blijkt dat in de meeste gevallen sprake is van een combinatie van oorzaken, of 1 oorzaak die gevolgen met zich meebrengt, wat vervolgens leidt tot meerkosten. Denk hierbij aan uitbreiding van het werk dat ertoe leidt dat vertraging op het project ontstaat. Deze vertraging leidt tot mogelijk extra apparaatslasten en toegenomen bouwkosten vanwege inflatie in met name 2021 en 2022. Een ander voorbeeld is dat onvoorziene omstandigheden tot een langere doorlooptijd leiden. Dit kan leiden tot een uitbreiding van het werk, doordat kosten voor tijdelijke inrichting noodzakelijk zijn die niet op voorhand zijn ingecalculeerd. Categorisering in oorzaken hebben wij gedaan op basis van de primaire oorzaak die door de gemeente is aangegeven voor het project.

Informatie over de oorzaken van de begrotingswijzigingen hebben wij verkregen door het voeren van interviews met betrokkenen bij de gemeentelijke diensten. De verkregen informatie vanuit de interviews hebben wij geverifieerd aan de hand van de achterliggende bronnen. Dit zijn doorgaans de raadsbesluiten. Indien andere bronnen niet voorhanden zijn en wij de verkregen informatie vanuit interviews niet hebben kunnen verifiëren met andere bronnen, hebben wij dit in deze rapportage aangegeven. Deze gevallen zijn zichtbaar doordat wij hebben aangegeven dat dit de informatie ‘volgens de gemeente’ is. Bij het beantwoorden van de onderzoeksvragen benoemen wij in dit rapport diverse voorbeelden van projecten waarbij de beschreven situatie aan de orde is. Dit zijn voorbeelden en geen limitatieve opsomming van projecten waarbij de beschreven situatie aan de orde is. 10/23

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

2. Uitkomsten Voorwoord

Hoofdoorzaak: Uitbreiding werk

Samenvatting Inleiding Uitkomsten Vaktechnische voorschriften

Voorbeelden van ‘uitbreiding werk’ die in beeld komen zijn: Geen (toereikend e) post onvoorzien

Toevoeging aan scope o.a. 'werk-metwerk'

Onvoorziene omstandigheden Uitbreiding werk; 45%

Bijlage 1 Bijlage 2 Bijlage 3

Vertraging

Complexiteit in projecten

1. 2.

Toevoeging aan scope onder andere ‘werk-met-werk’ Complexiteit in projecten

Ad 1. Toevoeging aan scope onder andere ‘werk-met-werk’ Voorbeelden van ‘werk-met-werk’, waarbij de gemeente ervoor kiest om andere werkzaamheden die nog voor de toekomst op de planning lagen, eerder op te pakken om kosten (over het totaal) en tijd te besparen. Het doel van werk-metwerk is volgens de gemeente om op een efficiënte wijze een impuls te geven aan de kwaliteit van de buitenruimte, door geplande werkzaamheden, zoals riolering en groot onderhoud, te combineren met het opknappen van de buitenruimte. Gezien de voordelen van het toepassen van ‘werk-met-werk’ is het beleid hieromtrent de laatste jaren gewijzigd en wordt ‘werk met werk’ waar mogelijk steeds meer toegepast.

In de meeste gevallen is de hoofdoorzaak uitbreiding werk. Overigens wordt met uitbreiding werk niet bedoeld dat het plan of doel vanuit het raadsbesluit behorend bij de initiële begroting is aangepast. Uitbreiding werk duidt op het toevoegen van activiteiten om het beoogde doel te realiseren. Een voorbeeld van uitbreiding werk is het toevoegen van rioleringswerkzaamheden aan de scope. Dit leidt tot efficiency voordelen bij de uitvoering van het project. Toevoegen van riolering aan de scope definiëren wij als ‘uitbreiding werk’

Een ander voorbeeld van een toevoeging aan de scope is het project ‘Bediencentrale Scheveningen’. Het updaten van de havengebonden installaties is toegevoegd aan de scope en gefinancierd uit bestaande budgetten vanuit het Programma Buitenruimte.3 Ad 2. Complexiteit in projecten Complexe rioleringswerkzaamheden zijn volgens de gemeente aan de orde geweest bij het project ‘Parkeren in woongebieden - Bezuidenhout-Oost, fase 3 Diverse herinrichtingen met als doel het optimaliseren en uitbreiden van parkeercapaciteit’. Bij dit project waren de rioleringswerkzaamheden initieel geraamd op € 4 miljoen. De werkelijke kosten van riolering zijn € 3,2 miljoen hoger gebleken. De achterliggende oorzaak is volgens de gemeente de complexiteit dat de riolering qua diepte niet lag zoals verwacht en gasleidingen

3 RIS309340, 6 juli 2021

11/23

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

2. Uitkomsten Voorwoord Samenvatting Inleiding Uitkomsten Vaktechnische voorschriften Bijlage 1 Bijlage 2 Bijlage 3

op diverse locaties anders liggen dan voorzien wat invloed heeft op de riolering. Dekking voor de kosten van vervangingsrioleringswerkzaamheden vindt plaats vanuit de rioolheffing.

kostbare werkzaamheden worden uitgevoerd om alsnog aan de overeengekomen belastingsnorm te voldoen.5

De gemeente voert projecten uit die qua aard en risicoprofiel verschillen. Bij civieltechnisch ingewikkelde projecten is de kans groter dat (onvoorziene) omstandigheden zich voordoen die leiden tot een benodigde begrotingswijziging.

Hoofdoorzaak: Geen (toereikende) post onvoorzien opgenomen

- ‘Vitalizee - Bouw van het pand Legoland’. Volgens de gemeente is dit een project met onder andere een ingewikkelde governance constructie. Dit betreft een opdracht die bestaat uit een combinatie van een kelder en een dek in samenwerking met een ontwikkelaar. Het draagvermogen van het dek bleek onvoldoende. De constructie is na oplevering niet conform de afspraken gebleken. Er werd niet voldaan aan de norm waaraan de constructie moet voldoen. Deze norm is daarnaast in de loop van de tijd strenger geworden. De afnemer van het gebouw is een juridische procedure gestart om de gemeente tot herstel over te laten gaan. Gelijktijdig is de gemeente een juridische procedure gestart tegen de bouwer voor vrijwaring van de gemeente in deze zaak.4 In de uitspraak van de Rechtbank wordt vermeld dat hoewel het kelderdek niet voldoet aan de wel overeengekomen belastingsnorm, er onder de gegeven omstandigheden geen rechtvaardiging is om te verlangen dat zeer

Vertraging

Onvoorziene omstandigheden

Geen (toereikende) post onvoorzien; 9%

Geen (toereikende) post onvoorzien

Uitbreiding werk

Bij twee investeringsprojecten hebben wij van de gemeente vernomen dat geen dan wel een zeer beperkte post onvoorzien is opgenomen. Artikel 4.2 lid 6 van de Algemene verordening financieel beheer en beleid gemeente Den Haag 2019 (t/m heden) beschrijft dat grote projecten een afzonderlijke begrotingspost voor onvoorziene kosten dienen te hebben. Een project waarbij volgens de gemeente geen post onvoorzien is opgenomen is ‘Transformatie van het voormalige schoolgebouw aan de Capadosestraat tot 20 kluswoningen/appartementen’. Bij het project ‘De bouw van de fietsenstalling op het KJ plein’ was een zeer beperkte post onvoorzien (afgerond 1% van de 4 RIS304801, 3 maart 2020, RIS307799, 9 februari 2021, RIS308708, 17 mei 2021, RIS316944, 31

5 ECLI:NL:RBDHA:2023:13365, 06-09-2023

oktober 2023

12/23

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

2. Uitkomsten Voorwoord Samenvatting Inleiding Uitkomsten

initiële begroting) opgenomen. Meerkosten bij voormelde projecten konden niet dan wel onvoldoende worden opgevangen door een post onvoorzien, aangezien deze bij de initiële begroting van het project niet (toereikend) was opgenomen.

Bijlage 1

Bijlage 3

Onvoorziene omstandigheden

Juridische kwesties

Stikstofproblematiek Vertraging; 23% Uitbreiding werk

Geen (toereiken de) post onvoorz…

Juridische kwesties Stikstofproblematiek Afhankelijkheid van derden Overige redenen voor vertraging

Vertraging in een project en daarmee latere start van de realisatie en langere doorlooptijd leidt bij meerdere projecten tot toegenomen bouwkosten als gevolg van (hogere) inflatie en toenemende apparaatslasten die gepaard gaan met vertraging. Daarnaast kan vertraging tot gevolg hebben dat normen veranderen waardoor projecten aan strengere (veiligheids-)eisen moeten voldoen en daardoor meer kosten.

Hoofdoorzaak: Vertraging in het project

Vaktechnische voorschriften

Bijlage 2

1. 2. 3. 4.

Ad 1. Juridische kwesties Bij het project ‘Koekamp & Overkluizing A12’ is sprake geweest van een juridische procedure, voor wat betreft de planregeling voor het stadspark Koekamp voor onder meer de bomenkap.6

Afhankelijkheid van derden

Bezwaar op kapvergunningen heeft vertragend gewerkt op de totale planning van het project ‘Parkeren in woongebieden – Bezuidenhout-Oost fase 3; diverse herinrichtingen met als doel het optimaliseren en uitbreiden van parkeercapaciteit’.7

Overige redenen voor vertraging

Een rechtszaak met de aannemer over de financiële en contractuele gevolgen van een aanpassing van de bouwkuip heeft tot vertraging geleid bij het project 'De bouw van de fietsenstalling op het KJ plein’.8

Bij circa een kwart van de begrotingswijzigingen is sprake van een vertraging in het project. De achterliggende redenen hiervan zijn onder meer:

Ad 2. Stikstofproblematiek Bij het project ‘Herinrichting Middenboulevard’ is vertraging in het project ontstaan als gevolg van de stikstofproblematiek9 waardoor volgens de gemeente de aannemer schadeloosgesteld moest worden.

6 ECLI:NL:RVS:2021:1214, 09-06-2021

8 ECLI:NL:RBDHA:2022:12856, 2022-12-07

7 ECLI:NL:RBDHA:2024:188, 24-01-2024

9 RIS313770, 29 november 2022

13/23

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

2. Uitkomsten Voorwoord Samenvatting Inleiding Uitkomsten Vaktechnische voorschriften Bijlage 1 Bijlage 2 Bijlage 3

Het project ‘Ondergrondse fietsenstalling Kijkduin’ heeft te maken gehad met vertraging in de bruikbaarheid van benodigde vergunningen in verband met de stikstofproblematiek.10 Ad 3. Afhankelijkheid van derden Afhankelijkheid en (beoogde) samenwerking met een derde partij kan een complicerende factor zijn. Een voorbeeld hiervan is het project ‘Ondergrondse fietsenstalling Kijkduin’. Voor de aanleg van ondergrondse entree en fietsenstalling was er een afhankelijkheid ten aanzien van gronden in eigendom van de ontwikkelaar. De onderhandelingen verliepen moeizaam.11 Er is (jaren) vertraging ontstaan, met als gevolg onvoldoende budget voor onder meer juridisch advies en kosten voor tijdelijke inrichting die niet voorzien was. Ad 4. Overige redenen voor vertraging Bij het project ‘Lijn 1 - Rotonde Duinstraat + In en uitrukroute Duinstraat’ was sprake van een horeca-kiosk gevestigd op grond in eigendom van de gemeente. De eigendom was belast met eeuwigdurende erfpacht.12 Het verkrijgen van het eigendom vrij van lasten en rechten heeft meer gekost en er is meer tijd voor benodigd geweest dan op voorhand geraamd. Daarnaast was bij dit project volgens de gemeente sprake van afhankelijkheid van buitendienststelling van tramvervoer. Als gevolg van de langere doorlooptijd heeft het project te maken gehad met toegenomen bouwkosten/ inflatie.

‘De bouw van de fietsenstalling op het KJ plein’. Bij dit project bleek de realisatie van de verbindingstunnel niet haalbaar. Doordat de fietsenkelder in gebruik was genomen terwijl de bovenbouw nog niet was gerealiseerd, ontstonden extra bouwveiligheidsvoorschriften waaraan voldaan moest worden.13

10 RIS306162, 11 september 2022

12 Uitspraak Raad van State W04.20.0481/I. Datum publicatie 14 april 2021 Staatscourant 2021, nr.

11 RIS306162, 11 september 2022

17093 13 RIS304340, 21 januari 2020

14/23

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

2. Uitkomsten Voorwoord

Hoofdoorzaak: Onvoorziene omstandigheden

Bij circa een kwart van de gevallen is sprake van onvoorziene omstandigheden. De achterliggende redenen hiervan zijn onder meer:

Samenvatting Inleiding Uitkomsten Vaktechnische voorschriften

Tegenvallende aanbesteding

Uitbreiding werk

Bijlage 1

Bouwkundige gebreken Onvoorziene omstandigheden; 23%

Bijlage 2 Bijlage 3 Geen (toereike nde) post onvoorz…

Vertraging

Bestuurlijke verzoeken Overige onvoorziene omstandigheden

1. 2. 3. 4.

Tegenvallende aanbesteding Bouwkundige gebreken Bestuurlijke verzoeken Overige onvoorziene omstandigheden

Ad 1. Tegenvallende aanbesteding Bij het project ‘Bediencentrale Scheveningen’ was de aanbesteding in eerste instantie niet gelukt, omdat de aanbieding van de laagste inschrijver ruim boven het door de gemeente geraamde bedrag lag. De gemeente is overigens wel een onderhandelingsprocedure met de aannemer gestart met als resultaat dat het overeengekomen bedrag is verlaagd ten opzichte van het initiële inschrijvingsbedrag van de aannemer14, maar nog steeds hoger dan initieel begroot. Bij het project ‘Koekamp & Overkluizing A12’ is de aanbesteding van de overkluizing A12 hoger uitgevallen en is een aanvullende risicoreservering nodig.15 De aanbesteding voor de ondergrondse verbindingstunnel tussen de fietsenstalling en de stationshal bij het project ‘De bouw van de fietsenstalling op het KJ plein’ is tot tweemaal toe niet gelukt.16 Ad 2. Bouwkundige gebreken Bij het project ‘Busplatform Den Haag CS’ geeft het college aan dat de slechte staat van het dek niet op voorhand voorzien had kunnen worden. In een raadsbrief (RIS302198) meldt het college onverwacht opgetreden schades aan het dek van het busplatform en dat de ontstane schade voor de ontwikkelaar

14 RIS309340

16 RIS300274 en RIS301436

15 RIS304372, Programmabegroting 2020-2023

15/23

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

2. Uitkomsten Voorwoord Samenvatting Inleiding Uitkomsten Vaktechnische voorschriften Bijlage 1 Bijlage 2 Bijlage 3

aanleiding is geweest te veronderstellen dat de staat waarin het busplatform zich bevindt slechter is dan verwacht.

is geregeld vanuit het uitvoeringsprogramma ‘Ruim baan voor de fiets 2020 2025' waarvan het project onderdeel uitmaakt.

Bij het project ‘Herinrichting Middenboulevard’ zijn aanpassingen noodzakelijk als gevolg van de bouwkundige gebreken geconstateerd bij het nabijgelegen project ‘Vitalizee – bouw van het pand Legoland’. In het ontwerp voor de vernieuwde Middenboulevard wordt de boulevard breder aangelegd zodat er voldoende belastbare rijruimte is.17 Ad 3. Bestuurlijke verzoeken Begrotingswijzigingen kunnen als reden hebben extra wensen vanuit een bestuurlijk verzoek of een specifieke wens vanuit de gemeenteraad. Een voorbeeld hiervan is het project ‘Herinrichting Frederik Hendriklaan - Willem de Zwijgerlaan. Het aanbrengen van natuursteen18 en het toevoegen van boomkratten als groeiplaatsverbetering is volgens de gemeente later toegevoegd aan de scope van het project. Een ander voorbeeld is het project ‘Koekamp & Overkluizing A12’ waarbij een bestuurlijk verzoek is geweest voor het aanpassen van het ontwerp. Het uitwerken van het bestuurlijk verzoek heeft geleid tot een langere doorlooptijd van het project, waardoor het project vervolgens te maken heeft gehad met prijsstijgingen/inflatie.19 Ad 4. Overige onvoorziene omstandigheden Bij het project ‘Verkeersmaatregelen Schilderswijk met als doel om minder doorgaand autoverkeer te hebben’ is schade aan de pollers ontstaan doordat automobilisten meermaals hiertegen aanreden. Dekking voor de herstelkosten

17 RIS316944, 31 oktober 2023

19 RIS304372, Programmabegroting 2020-2023

18 RIS304916

16/23

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

2. Uitkomsten Voorwoord

2.2.3 Verbetermaatregelen

Samenvatting

In deze paragraaf geven wij antwoord op de tweede onderzoeksvraag:

Inleiding

Welke verbetermaatregelen heeft het college bepaald met betrekking tot projectbeheersing? Zijn deze verbetermaatregelen geïmplementeerd?

Uitkomsten Vaktechnische voorschriften Bijlage 1 Bijlage 2 Bijlage 3

Het college heeft de raad met de brief van 25 maart 2024 (RIS318402) geïnformeerd over de genomen verbetermaatregelen. Wij hebben een documentstudie uitgevoerd en aan de hand daarvan vastgesteld welke en of de verbetermaatregelen zijn geïmplementeerd. Samengevat heeft het college onderstaande verbetermaatregelen getroffen voor de projectbeheersing. De verbetermaatregelen zijn in Bijlage 2 van deze rapportage uitgebreid toegelicht. Legenda Verbetermaatregel is geïmplementeerd Verbetermaatregel wordt momenteel geïmplementeerd

Thema Het versterken van projectbeheersing en risicomanagement

Het versterken van projectbeheersing en risicomanagement Het versterken van projectbeheersing en risicomanagement

Toegankelijke informatievoorziening en verantwoording naar de gemeenteraad Verder versterken van integrale gebiedsontwikkeling en de regie van de gemeente

Verbetermaatregel samenvatting Stuurgroep Projectbeheersing Afdeling Beheersing Projecten Plan van Aanpak Beheersing Projecten RISMAN methodiek toepassen Kader Risicomanagement Risicomanagers aangesteld - betrokkenheid risicomanagers bij projecten Toepassing risicomanagement besproken in gezamenlijke sessie Cie. Ruimte en RC PSU (Project Start Up) Opstellen Standaard Projectmatig werken Kader Planningsmanagement Leidraad Kostenramingen in concept gereed Risicoparagraaf als onderdeel van het raadsvoorstel Nieuwe GRIP-rapportage Programma verbetering Beheersorganisatie Onderzoek bouw- en ontwikkelmarkt in Den Haag (RIS308178): Uitkomsten worden betrokken in herziening van Nota Grondbeleid

Status

17/23

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

2. Uitkomsten Voorwoord Samenvatting Inleiding Uitkomsten Vaktechnische voorschriften Bijlage 1 Bijlage 2 Bijlage 3

Uit voorgaande tabel blijkt dat de meeste verbetermaatregelen zijn geïmplementeerd. Bij twee verbetermaatregelen is de implementatie onderhanden.

beheersmaatregelen kan in een vervolgonderzoek worden betrokken waaronder de juistheid en verifieerbaarheid van de projectbestedingen naar de verschillende beleidsbudgetten.

De verbetermaatregelen van het college moeten bijdragen aan een betere beheersing van projecten en daarmee ook de wijze van het opstellen van ramingen en risicomanagement. Tegelijkertijd zijn de verbeteringen gericht op de ambtelijke en bestuurlijke informatievoorziening. De meeste maatregelen zijn projectoverstijgende maatregelen, zoals een kader voor risicomanagement. Wij merken op dat een beperkt aantal verbetermaatregelen gericht is op projectniveau, zoals een risicoparagraaf als onderdeel van het raadsvoorstel. Eén van de verbetermaatregelen die momenteel wordt geïmplementeerd, is een risicoparagraaf als onderdeel van het raadsvoorstel bij (grote) investeringsprojecten. Dit voorstel is in juli 2024 bestuurlijk behandeld. De planning is om vanaf januari 2025 hiermee te gaan werken. De insteek is om bij elk raadsvoorstel van een investering een voorblad toe te voegen waarop alternatieve scenario's en bijbehorende risico's/kostenramingen worden vastgelegd. De effectiviteit van de verbetermaatregelen hebben wij (nog) niet getoetst en kan het onderwerp zijn van een vervolgonderzoek. 2.2.4. Suggesties onderdeel 3 van ons onderzoek De fasering van ons onderzoek is zodanig opgezet dat eerst inzicht op hoofdlijnen wordt gegeven in de typering van begrotingsaanpassingen en de beheersmaatregelen.

Wij hebben (nog) geen onderzoek verricht naar het vraagstuk of (begrotings-)wijzigingen vooraf ingecalculeerd of voorzien kunnen zijn. De volgende stap van het onderzoek is om voor enkele specifiek te benoemen projecten in detail te onderzoeken hoe de projectbeheersing in de praktijk heeft gewerkt en welke lessen daaruit kunnen worden getrokken. Hierbij kan ook worden betrokken of begrotingswijzigingen tijdig hadden kunnen worden voorzien in de initiële raming. Ook de effectiviteit van de getroffen 18/23

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

3. Vaktechnische voorschriften Voorwoord Samenvatting Inleiding Uitkomsten Vaktechnische voorschriften Bijlage 1 Bijlage 2 Bijlage 3

Doel van dit rapport is de uitkomsten weergeven van het door ons uitgevoerde onderzoek grote projecten. Beroepsethiek en kwaliteitsmanagement Wij hebben de voor ons geldende relevante ethische voorschriften in de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (Vgba) nageleefd. Wij hebben de onafhankelijkheidsregels van de Verordening inzake de Onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) nageleefd. Wij passen de ‘Nadere voorschriften kwaliteitssystemen’ (NVKS) toe. Op grond daarvan beschikken wij over een samenhangend stelsel van kwaliteitsmanagement inclusief vastgelegde richtlijnen en procedures inzake de naleving van ethische voorschriften, professionele standaarden en andere relevante wet- en regelgeving.

19/23

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

Bijlage 1 Voorwoord

Bijlage 1: Projecten met begrotingswijzigingen (22 van de 54 projecten)

Samenvatting Inleiding Uitkomsten Vaktechnische voorschriften Bijlage 1 Bijlage 2 Bijlage 3

€0

€ 10.000.000

€ 20.000.000

€ 30.000.000

€ 40.000.000

€ 50.000.000

(1) NRR Lijn 1 Rotonde Duinstraat (2) NWHR deel 1 (3) Middenboulevard

(4) Kraayenstein Fase 2 (5) Koekamp & Overkluizing A12 (6) Frederik Hendriklaan (7) Bediencentrale Scheveningen (8) Verkeersmaatregelen Schilderswijk (9) Parkeren in woongebieden, BZO fase 3 (10) Parkeren in woongebieden, BZO fase 2

Initiele begroting

(11) Vitalizee (12) OR Kijkduin (13) Ondergrondse fietsenstalling Kijkduin (14) DHNC Fietsenkelder (KJ Plein) (15) Madepolderweg/Madesteinweg bijdrage aan

Totaal begrotingswijzigingen

(16) Horeca/Detailhandel in gebouw Amare (17) KO Capadosestraat 9-11 (18) Rijnstraat/Bezuidenhoutseweg (19) Busplatform Den Haag CS (20) Parkeren in woongebieden, Rustenburg/Oostbroek (21) NRR Lijn 1 Deel Kust (22) Sterfietsroute centrum - Scheveningen Haven

Begrotingswijzigingen met voornamelijk als oorzaak werk-metwerk: riolering toegevoegd aan scope

20/23

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

Bijlage 2 Voorwoord Samenvatting Inleiding Uitkomsten

Bijlage 2: Verbetermaatregelen inclusief toelichting In de kolom ‘verbetermaatregel toelichting’ hebben wij de letterlijke tekst opgenomen zoals vermeld in de raadsbesluiten en achterliggende documenten behorend bij de verbetermaatregel. De status van de verbetermaatregel hebben we geverifieerd op basis van interviews en brondocumenten. Legenda Verbetermaatregel is geïmplementeerd Verbetermaatregel wordt momenteel geïmplementeerd

Vaktechnische voorschriften Bijlage 1 Bijlage 2

Thema Het versterken van projectbeheersing en risicomanagement

Verbetermaatregel samenvatting Stuurgroep Projectbeheersing Afdeling Beheersing Projecten

Bijlage 3

Plan van Aanpak Beheersing Projecten RISMAN methodiek toepassen Kader Risicomanagement Risicomanagers aangesteld betrokkenheid risicomanagers bij projecten Toepassing risicomanagement besproken in gezamenlijke sessie Cie. Ruimte en RC PSU (Project Start Up) Het versterken van projectbeheersing en risicomanagement

Opstellen Standaard Projectmatig werken

Verbetermaatregel - toelichting De Stuurgroep Projectbeheersing bestaande uit o.a. Directeuren DSO en DSB komt periodiek samen en stuurt op voortgang verdere professionalisering van projectbeheersing. Om Projectbeheersing binnen DSO te professionaliseren, is per 1 februari 2021 de Afdeling Beheersing Projecten ingericht. Deze Afdeling heeft als hoofdtaak de beheersing van de totale Portefeuille Projecten verder te professionaliseren. De manager Beheersing Projecten is verantwoordelijk voor de sturing op eenduidige projectbeheersing van alle projecten. De afdeling Beheersing Projecten is o.a. betrokken bij de begeleiding en oplevering van de GRIP-rapportage. Het Plan van Aanpak Beheersing Projecten dient om de aspecten van projectbeheersing binnen DSO te verbeteren in samenwerking met partners fysieke domein. Er zijn RISMAN (Risicomanagement methode)- workshops gegeven aan circa 60 projectleiders en secretarissen in het fysieke domein. Kader Risicomanagement opgesteld met daarin onderscheid voor programma, gebied en projecten en ook voor de verschillende typen projecten. Er zijn twee risicomanagers aangesteld die worden ingezet voor bewaking kwaliteit risicomanagement. In verband met het vertrek van één van de aangestelde risicomanagers is per 1 oktober 2024 een vacature ingevuld.

1 juni 2023 is in een gezamenlijke sessie van de commissie Ruimte met de Rekeningencommissie nader ingegaan op hoe risicomanagement bij de projecten en programma’s in het fysieke domein wordt ingezet. Project Start Ups worden gehouden die bijdragen aan het verstevigen van de kwaliteit van de projectbeheersing. De Standaard Projectmatig Werken is gelanceerd voor de initiatieffase van projecten en programma’s. Het is geen hele nieuwe manier van werken maar geeft in een portaal een overzicht, voor elke medewerker aan een project of programma, van fases, procedures en formats.

Status

21/23

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

Bijlage 2 Voorwoord Samenvatting Inleiding

Thema Het versterken van projectbeheersing en risicomanagement

Verbetermaatregel samenvatting Kader Planningsmanagement

Uitkomsten Vaktechnische voorschriften

Leidraad Kostenramingen in concept gereed Risicoparagraaf als onderdeel van het raadsvoorstel

Bijlage 1 Bijlage 2 Bijlage 3

Toegankelijke informatievoorziening en verantwoording naar de gemeenteraad.

Nieuwe GRIP-rapportage

Verder versterken van integrale gebiedsontwikkeling en de regie van de gemeente

Programma verbetering Beheersorganisatie Onderzoek bouw- en ontwikkelmarkt in Den Haag (RIS308178): Uitkomsten worden betrokken in herziening van Nota Grondbeleid

Verbetermaatregel - toelichting Het kader planningsmanagement is een uitwerking van het Plan van Aanpak Beheersing Projecten die invulling geeft aan de behoefte om de werkwijze van planningsmanagement van de projecten en programma's binnen het fysieke domein van DSO duidelijker te formuleren en een overzicht te geven van de producten en de diensten vanuit planningsadviseurs bij DSO. In het Kader Planningsmanagement wordt naast de procedures en producten met betrekking tot de planningen, aandacht besteed aan de koppeling met risicomanagement. De leidraad geeft inzicht in bij welk type project in welke fase welk percentage onvoorzien en welke onzekerheidsmarges worden gebruikt. Het introduceren van een risicoparagraaf in raadsvoorstellen, als opbrengst van de risicomanagementsessie met de commissies, draagt bij aan het verder professionaliseren van projectbeheersing. In de nieuwe GRIP-rapportage wordt gerapporteerd over het hele fysieke domein (DSO en DSB). Meer informatie over de nieuwe GRIP-rapportage is te vinden in RIS309058. 1. Evaluatie GRIP-rapportage: Voorgelegd aan de RC en verbetervoorstellen bevestigd (RIS314573). 2. GRIP rapportages worden grotendeels openbaar (m.u.v. risico's en financiën) gedeeld met de raad (GRIP-rapportage Q4 2023: RIS318401). 3. Herijking portefeuille fysiek domein - jaarlijks nieuwe selectie nieuwe GRIP-projecten.

Voortgang Programma Verbetering Beheersorganisatie gedeeld met de gemeenteraad (RIS308052).

Status

Uitkomst onderzoek naar de bouw- en ontwikkelmarkt in Den Haag in de geheime bijlage gedeeld met de gemeenteraad (RIS314313).

22/23

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

Bijlage 3 Voorwoord

Bijlage 3 Reactie van de gemeente

Samenvatting

“In deze managementreactie gaan wij in op de bevindingen en aanbevelingen zoals opgenomen in het in opdracht van de Rekeningcommissie gedane GADonderzoek naar Grote Projecten.

Inleiding Uitkomsten Vaktechnische voorschriften Bijlage1 Bijlage2 Bijlage 3

Het onderzoek van de GAD betreft een nader onderzoek naar het projectenoverzicht dat het college heeft opgesteld van gerealiseerde omvangrijkere investeringsprojecten over de periode 2018-2022 (RIS316009). Het onderzoek dat wij hier van een reactie voorzien betreft de eerste twee onderdelen, namelijk inzicht in de spelregels en oorzaken van begrotingswijzigingen en inzicht in de verbetermaatregelen voor projectbeheersing.

Bijvoorbeeld door riolering en groot onderhoud te combineren met het opknappen van de buitenruimte. Welke verbetermaatregelen heeft het college bepaald met betrekking tot projectbeheersing? Zijn deze verbetermaatregelen geïmplementeerd? Wij onderschrijven de bevindingen van de GAD dat veel van de verbetermaatregelen in gang zijn gezet. De verbetermaatregelen zullen tot het DNA van de organisatie moeten gaan behoren. Wij zijn ons er terdege van bewust dat er nog de nodige stappen zijn te zetten.

Wij kunnen ons vinden in hetgeen de GAD in haar rapport vaststelt. Een aantal geconstateerde feiten verdient naar onze opvatting een nadere duiding.

De GAD doet aan het eind van haar rapport een suggestie aangaande het derde deel van het onderzoek namelijk nader op projectniveau bezien van de werking van de projectbeheersingsinstrumenten en de lessen die daaruit kunnen worden getrokken. Hierbij zou ook de voorzienbaarheid van begrotingsaanpassingen kunnen worden betrokken. Indien de GAD vanuit de Rekeningcommissie de opdracht krijgt voor dit onderdeel van het onderzoek werken wij graag met de GAD samen om dit tot een goed resultaat te brengen.

Omvang begrotingswijzigingen

Met vriendelijke groet,

De complexiteit van onze projecten en de turbulente omgeving waarbinnen deze worden geïnitieerd en worden uitgevoerd is zichtbaar in de weergave van feiten. Het totaal aan begrotingswijzigingen van zo’n 9% moet mede in die context worden bezien.

Martiene Branderhorst Algemeen Directeur DSB

Inzicht in spelregels en verantwoordelijkheden bij project- en begrotingswijzigingen

Oorzaak begrotingswijzigingen

Ludo Steenmetser wnd. Algemeen Directeur DSO”

De GAD stelt vast dat een substantieel deel van de begrotingsmutaties een gevolg is van een uitbreiding van het werk. Hierbij is het van belang te onderkennen dat het maken van ‘werk-met-werk’ hierbij een belangrijke factor is. De gemeente kiest ervoor om andere werkzaamheden die nog op de planning staan, op te pakken om kosten, tijd en overlast te besparen. 23/23