RIS320114 Verslag Rekeningencommissie 19 juni 2024 (besloten deel)

Rekeningencommissie RIS320114

Verslag

Openbaar verslag van het besloten deel van de vergadering van de Rekeningencommissie (RC) van 19 juni 2024

Aanwezig:

de voorzitter, de heer M. De Vuyst; mevrouw L. van Basten Batenburg, de heren T. de Boer, J.W. van den Bos, R. Guernaoui en M. Sewtahal, allen lid RC; Accountantsorganisatie: mevrouw C. Slotema secretaris: J. van Duijn.

Afwezig:

de heren Y. Assad en K. Partiman.

F. Openbare aankondiging tot sluiting van de deuren De voorzitter sluit het openbare deel van de vergadering om 19:33 uur en kondigt aan de deuren te sluiten ten behoeve van een besloten vergadering van de Rekeningencommissie over het RC-rapport 2023 en de verordening op de Rekeningencommissie.

G. Vaststelling rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2023 De Rekeningencommissie wil de hoofdlijnen van het rapport in hoofdstuk 1 scherper formuleren en de urgentie ervan benadrukken. Het conceptrapport wordt conform de beraadslaging aangepast en aangevuld (RIS319009).

H. Herziening verordening Rekeningencommissie In het voorjaar van 2023 moesten enkele verordeningen worden gewijzigd vanwege de transitie van de Accountantsdienst naar de Raadsorganisatie. Zo is de naam van de entiteit veranderd in Accountantsorganisatie, in onder meer de Controleverordening gemeente Den Haag 2014 en de Verordening Rekeningencommissie 2014. Hiervoor is bij wijze van uitzondering ondersteuning verleend door een jurist van Juridische Zaken, die adviseerde om nader te onderzoeken of de gehele verordening geactualiseerd zou moeten worden, bijvoorbeeld voor wat betreft het expliciet vermelden van wettelijke grondslagen. De Rekeningencommissie wordt door de secretaris geïnformeerd over de voortgang van het onderzoek. Inmiddels is een vergelijking gemaakt met de verordeningen van rekeningencommissies en auditcommissies in andere steden. Daarnaast is de verordening getoetst op volledigheid en conformiteit met relevante wetteksten. Hieruit zijn vooralsnog geen urgente verbeterpunten naar voren gekomen. Wel heeft het enkele ideeën opgeleverd voor eventuele aanvullingen in de verordening. Mogelijke aanvullingen betreffen de bevoegdheden, de besluitvorming en het opdrachtgeverschap. Daarnaast zouden de voorwaarden voor het lidmaatschap van de Rekeningencommissie kunnen worden heroverwogen.

Het vervolgonderzoek richt zich op eventuele overbodige bepalingen en de conformiteit met andere gemeentelijke verordeningen en nieuwe wetgeving, bijvoorbeeld ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording. Vervolgens wordt een

Openbaar verslag besloten vergadering 19 juni 2024

Rekeningencommissie

conceptvoorstel voor wijziging van de verordening opgesteld, waarin ook de nieuwe procedure voor aanvraag van GAD-onderzoek vanuit de raad wordt betrokken. Het concept wordt afgestemd met de plaatsvervangend Griffier. Uit de beantwoording van de vragen en de behandeling van de opmerkingen van de leden van de Rekeningencommissie komt het volgende naar voren. ▪ Vergaderorde en besluitvorming: in de huidige verordening wordt geen quorum genoemd. Nagegaan wordt of dit elders is geregeld, dan wel of een bepaling moet worden toegevoegd. Voorts is niet in de verordening vastgelegd dat in de Rekeningencommissie geen beperkingen aan spreektijden worden gesteld. ▪ Termijn van vaststelling: de Rekeningencommissie wil in ieder geval nog deze raadsperiode een te wijzigen verordening door de raad laten vaststellen. Voor de behandeling van het voorstel wil de Rekeningencommissie volgend jaar voldoende tijd nemen in het eerste kwartaal van 2025. ▪ Voorwaarden lidmaatschap: de Rekeningencommissie is van oordeel dat een verruiming van de voorwaarden van het lidmaatschap niet bevorderlijk is voor het gezag van de Rekeningencommissie. Ruimere voorwaarden voor plaatsvervangend leden wil de commissie overwegen, al vraagt ze zich af in hoeverre dit veel verschil zal maken.

Voorts houdt de commissie in beraad of in de verordening opgenomen moet worden dat personen die wethouder waren gedurende het jaar waarop de te beoordelen jaarrekening betrekking heeft geen lid van de commissie kunnen zijn. ▪ Relatie met werkgeverscommissie: de Rekeningencommissie wil nagaan of een verwijzing naar de taak van de werkgeverscommissie in de verordening moet worden opgenomen. ▪ Budget en begroting: in de huidige verordening wordt een commissiebudget genoemd, maar in de praktijk is hiervan geen sprake. De Rekeningencommissie wil onderzoeken of en hoe de begroting voor de Rekeningencommissie nader vastgelegd moet worden, onder meer voor wat betreft de relatie met programma 1 en het presidium. ▪ Taken van de Rekeningencommissie: overwogen wordt om als taak van de Rekeningencommissie toe te voegen het adviseren aan de gemeenteraad over voorstellen met betrekking tot de planning & controlcyclus en over opzet en werking van control en risicomanagement, kwaliteit van financieel beheer, financieel beleid en financiële organisatie. ▪ Ambtelijke ondersteuning van het college: overwogen wordt om in de verordening op te nemen dat collegeleden zich ambtelijk kunnen laten bijstaan tijdens een vergadering en dat ambtenaren het woord kunnen voeren in de Rekeningencommissie voor het geven van toelichtingen.

▪ Bevoegdheden: overwogen wordt de bevoegdheden van de commissie nader te specificeren naar het voorbeeld van de gemeente Amsterdam, in het bijzonder voor wat betreft de bepaling dat politieke bestuurders en ambtenaren verplicht zijn de Rekeningencommissie alle informatie te verstrekken welke zij voor haar onderzoek noodzakelijk acht. ▪ Samenhang met andere regelgeving: de Rekeningencommissie vraagt aandacht voor samenhang met onder meer bepalingen in het Reglement van Orde en eventuele hiërarchie in regelgeving. ▪ Raadsrapporteurs: de Rekeningencommissie wil voor zover nodig in de verordening ook verwijzen naar de nieuwe functie van raadsrapporteur, als over de invulling van deze functie in het eerste kwartaal van 2025 al voldoende duidelijkheid is.

I.

Sluiting

De voorzitter sluit de vergadering om 21:50 uur.

Pagina 2 van 2