RIS320105 Bijlage Rapport actualisatie frauderisicomanagement (FRM) & frauderisicoanalyse (FRA) 2024
Tekst van het document
Rapportage Actualisatie van het fraude risicomanagement model en de fraude risicoanalyse
Datum
Status
21-8-2024
Definitief
Inhoudsopgave Inhoudsopgave .......................................................................................................................2 1.
Managementsamenvatting ...............................................................................................3
2.
Inleiding ...........................................................................................................................5 2.1 Doel rapportage .............................................................................................................5 2.1 Het proces .....................................................................................................................5
3. Actualisatie fraude risicomanagement model .......................................................................6 3.1 Preventie .......................................................................................................................7 3.2 Detectie .........................................................................................................................8 3.3 Response .......................................................................................................................9 4 Actualisatie fraude risicoanalyse ......................................................................................... 10 4.1 Bestuursdienst ............................................................................................................. 10 4.2 Dienst Bedrijfsvoering .................................................................................................. 11 4.3 Dienst Publiekszaken ................................................................................................... 12 4.4 Dienst Stadsbeheer ...................................................................................................... 12 4.5 Dienst Stedelijke Ontwikkeling ......................................................................................
12 4.6 Dienst Onderwijs, Cultuur en Welzijn ............................................................................ 13 4.7 Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheidsprojecten .................................................... 14 Bijlage A Kans en impact ........................................................................................................ 14 Aparte bijlage B frauderisicoregister per dienst ....................................................................... 14
Datum
Status
21-8-2024
Definitief
1. Managementsamenvatting De gemeente Den Haag wil een betrouwbare en integere organisatie zijn en vindt het voorkomen en aanpakken van fraude belangrijk. Daarom is actualisatie van het fraude risicomanagement model en de frauderisicoanalyse uitgevoerd in het eerste kwartaal 2024. De nu voorliggende rapportage bestaat uit twee onderdelen: • Het fraude risicomanagement (model). Het model geeft inzicht in de ontwikkeling van de volwassenheid van het fraudebeleid. Het bestaat uit Preventie, Detectie en Respons en twaalf onderliggende thema’s. (Hoofdstuk 3). • De fraude risicoanalyse De actualisatie van de fraude risicoanalyse geeft inzicht in de frauderisico’s én maatregelen per dienst. Dit wordt in hoofdstuk 4 toegelicht én gedetailleerd in de aparte bijlage B. Deze rapportage komt voort uit kwalitatief onderzoek. De nadruk ligt op interpretatie en analyse van gedachten, kennis en ervaringen van experts. De risicoanalyse per dienst is uitgevoerd door gesprekken waarbij directies, experts en vertegenwoordigers uit de diensten deelnamen. Ook is er intern literatuuronderzoek uitgevoerd. Validatie van de informatie is gebeurd met de diensten. Algemeen In 2022 is voor de eerste keer gestart met het frauderisicomanagement model en de frauderisico analyse per dienst. Door het nu voor de derde keer uit te voeren is de bewustwording verder toegenomen.
Er is toenemende aandacht én routine voor het thema Fraude op managementniveau en op uitvoeringsniveau. Dit door het cyclisch en expliciet in te bedden in de organisatie. In de (fraude) risicoanalyses, wordt het benoemen van het thema fraude als positief ervaren. In de voorgaande analyses 2022 en 2023 is er al veel opgebouwd en ingezet. Daarom zijn de wijzigingen nu wat kleiner. Het team risicomanagement DBV zal met de diensten opvolging van fraude risicoanalyses blijven organiseren. Het fraude risicomanagement model Op onderdelen van het model – zoals bij detectie- kost het tijd om significante wijzigingen te kunnen melden. Het thema “preventie – frauderisicoanalyse” is verbeterd van “0” naar “+”. Dit omdat er expliciet aandacht aan wordt gegeven en het nu voor de derde keer is uitgevoerd. De andere thema’s zijn gelijk gebleven en deze zijn nog steeds van toepassing. De waardering en de symbolen van het model bestaat uit: • (+) voor thema’s waarbinnen (zeer) beperkte tot geen ruimte voor verbetering mogelijk is. • (o) voor thema’s waarbinnen beperkte tot gemiddelde ruimte voor verbetering mogelijk is. • (-) voor thema’s waarbinnen gemiddelde tot grote ruimte voor verbetering mogelijk is.
De actualisatie van de waardering in +, o of – in 2024 is tot stand gekomen door analyse van de verkregen informatie, validatie met de diensten, beoordeling door risicomanagement expertise en door de verkregen informatie te vergelijken met de waardering uit de rapportage 2023. Op de volgende pagina is de waardering van de twaalf thema’s 2024 versus 2023 opgenomen. Datum
Status
21-8-2024
Definitief
De waardering van het fraudebeleid 2024 versus 2023 Preventie
Detectie
2023
2024
Frauderisico analyse
0
+
Gedragscode & gerelateerde regelingen
+
Screening van werknemers en derden
0
Communicatie en training
+
+
Processpecifieke frauderisico controls
0
0
Respons
2023
2024
2023
2024
Meldstructuur en klokkenluiders regeling
+
+
Intern onderzoeksprotocol, zowel voor interne als externe fraude
+
+
+
Auditing & monitoring
0
0
Handhavings- en sanctionerings protocol
+
+
0
Proactieve forensische (Data) analyse
-
-
Communicatie
+
+
+
+
Protocol Herstel- en verbeterprotocol
De fraude risicoanalyse De aard en de omvang van de frauderisico’s die uit de fraude risicoanalyse voortkomen, wijzigt op zich niet veel. Bestaande risico’s en maatregelen zijn dan ook nog steeds van kracht. De wijzigingen ten opzichte van 2023 gaan op over: • • • •
Aangescherpte en aangevulde maatregel bij BSD. Diverse wijzigingen in risico’s en maatregelen bij DBV. Diverse wijzigingen in risico’s en maatregelen bij DSO. Risico’s en maatregelen ongewijzigd bij DPZ, DSB, OCW en SZW.
In hoofdstuk 4 wordt dit per dienst verder toegelicht, door de wijzigingen te benoemen. In de aparte bijlage B zijn de risico’s en maatregelen per dienst gedetailleerd opgenomen.
Datum
Status
21-8-2024
Definitief
2. Inleiding In dit hoofdstuk worden het doel van de rapportage en het proces beschreven.
2.1 Doel rapportage De rapportage betreft een actualisatie ten opzichte van de voorgaande rapportage april 2023. Met deze actualisatie wordt opvolging gegeven aan het GMT besluit van 18 mei 2022, dat diensten cyclisch een fraude risicoanalyse uitvoeren. De Rekeningencommissie heeft bij de bespreking van de voorgaande rapportage op 2 november 2023 gevraagd te worden geïnformeerd over de opvolging van het fraude risicomanagement en de fraude risicoanalyse. Deze rapportage volgt de rapportage april 2023 op. Deze rapportage is besproken in het GMT op 3 juli 2024. In 2022 is voor de eerste keer gestart met het frauderisicomanagement model en de frauderisico analyse per dienst. Door het nu voor de derde keer uit te voeren is de bewustwording verder toegenomen. Er is toenemende aandacht én routine voor het thema Fraude op managementniveau en op uitvoeringsniveau. Dit door het cyclisch en expliciet in te bedden in de organisatie. In de (fraude) risicoanalyses, wordt het benoemen van het thema fraude als positief ervaren. In de voorgaande analyses 2022 en 2023 is er al veel opgebouwd en ingezet. Daarom zijn de wijzigingen nu wat kleiner. Het team risicomanagement DBV zal met de diensten opvolging van het fraude risicomanagement model en de fraude risicoanalyses blijven organiseren.
2.1 Het proces De diensten hebben risicoanalyses d.m.v. gesprekken over fraude risico’s gevoerd. Deelnemers aan de gesprekken zijn directieleden, managers, uitvoerende medewerkers en experts van concernafdelingen. Het team risicomanagement DBV heeft de gesprekken georganiseerd in afstemming en samenwerking met medewerkers uit alle diensten. In het eerste kwartaal 2024 is de informatie van de fraude risicoanalyses geactualiseerd. Dit heeft geleid tot actualisatie van het fraude risicomanagement model. Dit wordt verder toegelicht in hoofdstuk 3. En het heeft geleid tot actualisatie van risico’s en maatregelen. In hoofdstuk 4 wordt dit op toegelicht en in de aparte Bijlage B wordt hier dieper op ingegaan. Het proces van fraude risicoanalyse doorloopt standaard drie fases:
• • •
1e fase: bepalen aanwezige fraude risicofactoren van invloed op het ontstaan van fraude. 2e fase: evaluatie welke frauderisico’s tot geïdentificeerde fraude risicofactoren leiden. 3e fase: inschatting van de kans en impact van de geïdentificeerde frauderisico’s.
Datum
Status
21-8-2024
Definitief
Met de diensten en directies heeft validatie van de verkregen informatie plaatsgevonden, wat ook ruimte bood om de benodigde verdieping te krijgen. De diensten hebben zelf bepaald welke frauderisico’s binnen hun dienst bestaan en wat de bijbehorende mate van kans en impact is. Het proces van fraude risicoanalyse betreft een kwalitatief onderzoek waarin de nadruk ligt op interpretatie en analyse van gedachten, kennis en ervaringen van verschillende experts uit de diensten. De data zijn verzameld door gesprekken en intern literatuuronderzoek.
3. Actualisatie fraude risicomanagement model In dit hoofdstuk is de actualisatie van het model opgenomen.
Het GMT heeft eerder ingestemd om dit (KPMG) model te gebruiken. Dit model geeft inzicht in het gemeentelijke fraudebeleid op het niveau van preventie, detectie en respons. Door twaalf onderliggende thema’s wordt inzicht verkregen in de mate van volwassenheid van het fraudebeleid. Elk thema wordt vanaf de volgende pagina toegelicht. De waardering en symbolen zijn identiek aan de voorgaande rapportages en bestaat uit: • (+) voor thema’s waarbinnen (zeer) beperkte tot geen ruimte voor verbetering mogelijk is. • (o) voor thema’s waarbinnen beperkte tot gemiddelde ruimte voor verbetering mogelijk is. • (-) voor thema’s waarbinnen gemiddelde tot grote ruimte voor verbetering mogelijk is. De actualisatie van de waardering in +, o of – in 2024 is tot stand gekomen door analyse van de verkregen informatie, validatie met de diensten, beoordeling door risicomanagement expertise en door de verkregen informatie te vergelijken met de waardering uit de rapportage 2023. Datum
Status
21-8-2024
Definitief
3.1 Preventie •
Frauderisico analyse is van (0) gewijzigd naar (+).
Er is een derde fraude risicoanalyse uitgevoerd. Dit is een actualisatie van de vorige analyse en heeft geleid tot aanscherpingen/wijzigingen van risico's en maatregelen per dienst. Cyclische fraude risicoanalyse en de toenemende aandacht voor het thema Fraude is in de diensten nu structureel ingebed. Het team risicomanagement DBV zal met de diensten opvolging van het fraude risicomanagement model en de fraude risicoanalyses blijven organiseren. Daarnaast is er nog verbetering te behalen door fraude risicoanalyse te integreren in het procesmanagement. Door preventief (kritische) processen van de diensten inzichtelijk te maken kan op een gestructureerde manier gestart worden met fraude risicoanalyse in bedrijfsprocessen. Dit valt ook onder het thema preventie, maar wordt apart toegelicht op de volgende pagina onder het thema proces specifieke frauderisico controls. Dit thema is door de inbedding gewaardeerd van (0) naar (+) en is daarmee op gewenst niveau. •
Gedragscode & gerelateerde regelingen (+), geen wijziging t.o.v. 2023.
De gemeente beschikt nog steeds over het Haags Personeelsreglement waarin regelingen zijn opgenomen van (on)gewenst gedrag. In 2024 wordt een nieuwe gedragscode geïmplementeerd. Doel van de gedragscode om meer in te zetten op bewustwording en preventie. De integriteitsorganisatie geeft aan dat fraude een prominente rol geven in de gedragscode niet het gewenste signaal afgeeft. De focus wordt daarom gelegd op het juiste gedrag te laten zien. Ook krijgt fraude meer een prominente rol in het screeningsbeleid. En in de nieuwe Gedragscode wordt corruptie expliciet benoemd. Net als bij de vorige waardering is de waardering op dit thema een (+) en is daarmee op gewenst niveau. •
Screening medewerkers en derden (0), geen wijziging t.o.v. 2023.
Het screeningsbeleid voor medewerkers ziet toe op het opvragen van een VOG, referenties en diploma’s voor bijna elke functie binnen de gemeente. De gemeente heeft de doorontwikkeling van het screeningbeleid onderhanden in samenwerking met externe expertise (Berenschot). Doel is om te komen tot een instrumentarium voor risico inschatting op functies van laag/midden/hoog en daarop passende screening te bepalen. Er is een pilot afgerond bij SZW voor het screenen van organisaties en zzp’ers. Ook is screening van derden onderdeel van aanbestedingen. Bureau Integriteit werkt samen met P&O, Recruitment en HRS aan een nieuw screeningsbeleid. In 2024 wordt dit verder uitgerold. Als het nieuwe screeningsbeleid is geïmplementeerd zal de waardering naar (+) gaan. •
Communicatie & training (+), geen wijziging t.o.v. 2023.
Er wordt concern breed gecommuniceerd over trainingen. Trainingen worden aangeboden op het gebied van gedrag en normen en waarden. Bureau integriteit is op het gebied van trainingen steeds meer concern breed gaan werken. Alle nieuwe medewerkers worden op het thema integriteit getraind tijdens de introductiedag. Voor leidinggevenden wordt ditzelfde gedaan tijdens de introductiedag voor leidinggevenden. Datum
Status
21-8-2024
Definitief
Op het gebied van communicatie worden nog steeds nieuwe middelen ingezet om te communiceren over integriteit richting de organisatie. Het doel van de communicatie is informeren over geldende regels en actualiteiten. Ook wordt hiermee het goede gesprek gefaciliteerd en bewustwording gecreëerd op dit onderwerp. Het trainingsaanbod is concern breed en er wordt wel rekening gehouden met de dienst behoeften. Er wordt ingezet op preventie en bewustwording door capaciteit op deze thema’s toe te wijzen. Trainingsaanbod wordt doorontwikkeld op diverse functies, zoals straatvegers of beleidsmedewerkers. De waardering is nog steeds (+) en is daarmee op gewenst niveau. •
Proces-specifieke frauderisico controls (0), geen wijziging t.o.v. 2023.
Proces-specifieke maatregelen worden getroffen in processen. Zoals meerogen principe, functiescheiding om (financiele) fraude te voorkomen en mandaten om te mogen beslissen. Medio 2023 is het Kader Procesmanagement vastgesteld met als doel bedrijfsprocessen te verbeteren en kwalitatieve procesbeschrijvingen op testellen. Dit kader wordt 2024 en verder geïmplementeerd bij de diensten. Ook is er procesmanagement tooling begin 2024 aangeschaft. Door het verbeteren van bedrijfsprocessen én opstellen van kwalitatieve procesbeschrijvingen, kunnen proces-specifieke (fraude) risico controls opgenomen worden. Het centraal overzicht van de bedrijfsprocessen is nog onderhanden. Eind 2024 wordt dit opgeleverd. De onderzoeken van Internal Audit zijn risico gebaseerd. Dus als fraude als risico wordt genoemd door de diensten wordt dit Internal Audit opgepakt. Of als specifiek opdracht vanuit een dienst of binnen de reguliere onderzoeken. Wanneer er een centraal overzicht bedrijfsprocessen is en er inzicht is in de frauderisico’s kunnen maatregelen worden getroffen. De waardering beweegt dan naar (+). Dit kost echter tijd.
3.2 Detectie •
Meldstructuur en klokkenluidersregeling (+), geen wijziging t.o.v. 2023
De gemeente heeft nog steeds een meldingsregeling opgenomen in het Haags Personeelsreglement. Ook beschikt de gemeente over een jaarlijks overzicht van alle integriteitsmeldingen waaronder meldingen met een fraude component. De huidige meldregeling wordt aangepast aan de wijzigingen vanuit de Wet bescherming klokkenluiders. In 2024 zal de nieuwe meldregeling worden geïmplementeerd. Net als bij de vorige waardering is de waardering een (+) en is daarmee op gewenst niveau. •
Auditing & monitoring (0), geen wijziging t.o.v. 2023.
De gemeente is bezig met het in kaart brengen van de bedrijfsprocessen in 2024. Het Kader Procesmanagement is vastgesteld en procesmanagement tooling is net aangeschaft. Deze ontwikkelingen dragen bij aan structurele aandacht voor fraude in de bedrijfsprocessen en het treffen van maatregelen om fraude te voorkomen.
Datum
Status
21-8-2024
Definitief
In het verlengde hiervan is Internal Audit is bezig met het ontwikkelen van een dashboard die afwijkende patronen inzichtelijk maken die kunnen wijzen op fraude. Deze ontwikkeling moet nog verder geconcretiseerd. Wanneer er een centraal gestructureerde aanpak op het gebied van auditing en monitoring van fraudedetectie aanwezig is, zal de waardering bewegen naar (+). •
Proactieve forensische (data-)analyse (-), geen wijziging t.o.v. 2023.
Samen met Internal Audit is het team transactieverwerking gestart met proactieve data-analyse op stamgegevens in de administratie. Internal Audit is ook bezig met data analisten voor het ontwikkelen van een dashboard dat afwijkende patronen inzichtelijk maakt, die kunnen wijzen op fraude. Dit kan worden gebruikt in de onderzoeken van Internal Audit. Proactieve forensische data-analyses staat nog in de kinderschoenen. Deze ontwikkeling moet nog verder concreet worden gemaakt en kost tijd. Bureau Integriteit zet zich in om op proactieve wijze een systeemanalyse Integriteit uit te voeren. Uitkomsten hiervan worden gedeeld met onder andere Internal Audit. Wanneer verdere invulling wordt gegeven aan proactieve forensische data-analyse zal de waardering bewegen naar (o).
3.3 Response •
Intern onderzoeksprotocol voor interne als externe fraude (+), geen wijziging t.o.v. 2023.
Er zijn geen ontwikkelingen en wijzigingen in het onderzoeksprotocol. Net als bij de vorige waardering is de waardering een (+) en is daarmee op gewenst niveau. •
Handhavings- & sanctioneringsprotocol (+), geen wijziging t.o.v. 2023.
Er zijn geen ontwikkelingen en wijzigingen van het handhavings- en sanctionering protocol. Net als bij de vorige waardering is de waardering een (+) en is daarmee op gewenst niveau. •
Communicatieprotocol (+), geen wijziging t.o.v. 2023.
De gemeente heeft nog steeds een geformaliseerd communicatieprotocol op verschillende niveaus. Waaronder de leidraad geheimhouding. Hier is in het afgelopen jaar geen aanpassing gedaan. De gemeente heeft nog steeds een communicatieprotocol dat van toepassing is op alle schendingen van regels binnen de gemeente. Net als bij de vorige waardering is de waardering een (+) en is daarmee op gewenst niveau. •
Herstel- & verbeterprotocol (+), geen wijziging t.o.v. 2023.
De gemeente neemt op gestructureerde wijze beslissingen over herstel en verbetering na incidenten. Bij een incident op het gebied van fraude kan een onderzoek gestart worden door Internal Audit. Ook wordt er een redresplan opgesteld door de probleemeigenaar (dienst). Internal Audit doet ook oorzaakanalyses. Net als bij de vorige waardering is de waardering een (+) en is daarmee op gewenst niveau.
Datum
Status
21-8-2024
Definitief
4 Actualisatie fraude risicoanalyse In dit hoofdstuk worden de risico’s toegelicht. Per dienst is op hoofdlijnen een tabel opgenomen met het risico(nummer), de impact en wijzingen in 2024 t.o.v. 2023. Wijzigingen worden voorafgaand aan elke tabel kort toegelicht. Om de inhoudelijke risico’s, maatregelen en wijzigingen goed te kunnen lezen, is de aparte Word “Bijlage B: Frauderisico register per dienst” toegevoegd. Dit is een zeer uitgebreid document waarin de risicoregisters per dienst uit 2024 (nieuw) én uit 2023 (oud) zijn opgenomen. Ook wordt in het risicoregister 2023 per risico een toelichting gegeven over de opvolging. Gezien het volume en de gedetailleerdheid van Bijlage B, voert het te ver om deze informatie in de nu voorliggende rapportage op te nemen. Algemeen Er zijn geen grote wijzingen ten opzichte van de rapportage 2023. Het totaal aantal risico’s is gelijk gebleven. Met name de maatregelen zijn aangescherpt, aangevuld of geactualiseerd. Ook hebben er wijzigingen in de weging van kans en impact plaatsgevonden. De frauderisico’s zijn divers van aard.
Op hoofdlijnen gaat het om frauduleus handelen bij het gebruik van gemeentelijke middelen, de toegang tot kritische gegevens, verstrekken van informatie, inkoop en aanbesteden, het onttrekken van liquide middelen, foutieve salarissen en declaraties, frauduleus verstrekken van subsidies, uitkeringen en vergunningen, onjuiste waardering grond en de inning van belastingen
4.1 Bestuursdienst Tijdens de actualisatie is vastgesteld dat de maatregel van risiconummer BSD1 “Het risico dat frauduleus onterecht vergunningen worden verstrekt voor horeca, prostitutie, kans spellen en evenementen” is aangevuld. Naast de maatregel dat er sprake is van goed ingerichte processen en 4 of meer ogen principe worden besluiten ook getoetst door juristen. De overige risico’s zijn niet gewijzigd waardoor bestaande maatregelen van kracht blijven. In onderstaande tabel worden de risico’s 2023 en 2024 vergeleken. De tabel toont het risiconummer met de classificatie van kans en impact voor beide jaren. Voor uitgebreide informatie over deze risico’s verwijzen wij naar bijlage B. De risiconummers in de tabel komen overeen met de risiconummers in bijlage B.
Datum
Status
21-8-2024
Definitief
4.2 Dienst Bedrijfsvoering Tijdens de actualisatie zijn er diverse wijzigingen vastgesteld. De diverse wijzigingen betreffen: • Risiconummer DBV6 “Bewust toeschrijven van eisen naar leverancier indien meervoudig of Europees de markt benaderd wordt” is vervallen omdat er een multidisciplinair projectgroep samengesteld is, waardoor er kritische tegenlezers zijn. • Risiconummer DBV9 “Risico op conflicterende belangen of over facturatie bij inhuur van mensen” is samengevoegd met risiconummer DBV3 “Het risico dat prestatieverklaringen frauduleus worden afgegeven voor diensten of goederen die niet (volledig) zijn ontvangen”. De reden van samenvoeging is omdat de risico’s met elkaar te maken hebben. • De classificatie van nummer DBV10 “Het risico dat frauduleuze declaraties worden ingediend (bv. niet gemaakte kosten, privé- uitgaven of reeds gedeclareerde kosten worden gedeclareerd)” is gewijzigd. In 2023 waren kans en impact op “onwaarschijnlijk” en “laag” ingeschat. In 2024 zijn kans en impact ingeschat op “onwaarschijnlijk” en “medium” omdat bij nader inzien de impact toch groter wordt ingeschat. • De classificatie van risiconummer DBV15 “Het risico dat openstaande debiteurenposities frauduleus (gedeeltelijk) worden afgeboekt” is gewijzigd. In 2023 waren kans en impact op “onwaarschijnlijk” en “laag” ingeschat.
In 2024 zijn kans en impact ingeschat op “onwaarschijnlijk” en “medium” omdat bij nader inzien de impact toch groter wordt ingeschat. De overige risico’s zijn niet gewijzigd waardoor bestaande maatregelen van kracht blijven. In de tabel op de volgende pagina worden de risico’s 2023 en 2024 vergeleken. De tabel toont het risiconummer met de classificatie van kans en impact voor beide jaren. Voor uitgebreide informatie over deze risico’s verwijzen we naar bijlage B. De risiconummers in de tabel komen overeen met de risiconummers in bijlage B.
Datum
Status
21-8-2024
Definitief
4.3 Dienst Publiekszaken Tijdens de actualisatie is vastgesteld dat er geen wijzigingen zijn in de frauderisico’s ten opzichte van de voorgaande rapportage. In onderstaande tabel worden de risico’s 2023 en 2024 vergeleken. De tabel toont het risiconummer met de classificatie van kans en impact voor beide jaren. Voor uitgebreide informatie over deze risico’s verwijzen we u graag naar bijlage B. De risiconummers in de tabel komen overeen met de risiconummers in bijlage B. Risiconummer DPZ1 DPZ2 DPZ3 DPZ4 DPZ5 DPZ6
2023 - kans Onwaarschijnlijk Onwaarschijnlijk Waarschijnlijk Onwaarschijnlijk Mogelijk Mogelijk
2023 - impact Risiconummer Laag DPZ1 Laag DPZ2 Medium DPZ3 Laag DPZ4 Laag DPZ5 Laag DPZ6
2024 - kans Onwaarschijnlijk Onwaarschijnlijk Waarschijnlijk Onwaarschijnlijk Mogelijk Mogelijk
2024 - impact Laag Laag Medium Laag Laag Laag
wijziging 2024 t.o.v. 2023 geen geen geen geen geen geen
4.4 Dienst Stadsbeheer Tijdens de actualisatie is vastgesteld dat er geen wijzigingen zijn in de frauderisico’s ten opzichte van de voorgaande rapportage. De huidige maatregelen blijven van kracht. In onderstaande tabel worden de risico’s 2023 en 2024 vergeleken. De tabel toont het risiconummer met de classificatie van kans en impact voor beide jaren. Voor uitgebreide informatie over deze risico’s verwijzen we naar bijlage B. De risiconummers in de tabel komen overeen met de risiconummers in bijlage B. Risiconummer DSB1 DSB2 DSB3 DSB4 DSB5
2023 - kans Onwaarschijnlijk Onwaarschijnlijk Onwaarschijnlijk Mogelijk Mogelijk
2023 - impact Risiconummer Laag DSB1 Laag DSB2 Laag DSB3 Laag DSB4 Laag DSB5
2024 - kans Onwaarschijnlijk Onwaarschijnlijk Onwaarschijnlijk Mogelijk Mogelijk
2024 - impact Laag Laag Laag Laag Laag
wijziging 2024 t.o.v. 2023 geen geen geen geen geen
4.5 Dienst Stedelijke Ontwikkeling Tijdens de actualisatie is vastgesteld dat DSO diverse maatregelen heeft aangevuld of aangepast. Daarnaast is de impact van risico DSO04 verhoogd van medium naar hoog. De wijzigingen betreffen: • Maatregel van risiconummer DSO1”Het risico dat leges frauduleus niet of te laag worden geïnd en/of verantwoord (bv. door het lager waarderen van bouwsommen)” is aangepast. Voorheen werden leges vastgesteld in Key2Vergunningen. Dat is nu CLO vergunningen geworden. • Maatregel van risiconummer DSO2 “Het risico dat taxatierapporten frauduleus worden beïnvloed voor het bepalen van de erfpacht” is aangepast. De aanpassing aan de maatregel is dat er een procesbeschrijving door het taxatiebureau is opgesteld. • Maatregel van risiconummer DSO3 “Het risico dat grond frauduleus tegen een te hoge waarde wordt aangekocht” is aangepast. De aanpassing aan de maatregel is dat er een procesbeschrijving door het taxatiebureau is opgesteld. • De impact van risiconummer DSO4 “Het risico dat het verkoopproces van grond frauduleus wordt beïnvloed (bv. verkoop aan bekenden en/of tegen een te lage prijs)” is verhoogd. In Datum
Status
21-8-2024
Definitief
•
•
2023 waren kans en impact ingeschat op “onwaarschijnlijk” en “medium”. In 2024 is de kans gelijk gebleven op “onwaarschijnlijk” maar de impact is verhoogd naar “hoog” omdat mocht dit risico zich voordoen de financiële impact hoog zal zijn. Maatregel van risiconummer DSO6 “Het risico dat frauduleus subsidies (te hoog) worden verstrekt, onvoldoende worden verantwoord, niet wordt teruggevorderd” is aangepast. De aanpassing aan de maatregel is dat subsidies nu via een centraal subsidiebureau gaan. Maatregel van risiconummer DSO7 "Het risico dat frauduleus (te hoge) subsidies worden verleend”. Betreft woonsubsidies (energie, vve's) en subsidies ten behoeve van de economie (evenementen en vreugdevuren)". De aanpassing aan de maatregel is dat subsidies nu via een centraal subsidiebureau gaan.
In onderstaande tabel worden de risico’s 2023 en 2024 vergeleken. De tabel toont het risiconummer met de classificatie van kans en impact voor beide jaren. Voor uitgebreide informatie over deze risico’s verwijzen we naar bijlage B. De risiconummers in de tabel komen overeen met de risiconummers in bijlage B.
4.6 Dienst Onderwijs, Cultuur en Welzijn Tijdens de actualisatie is vastgesteld dat er geen wijzigingen zijn in de frauderisico’s ten opzichte van de voorgaande rapportage. De huidige maatregelen blijven van kracht. In onderstaande tabel worden de risico’s 2023 en 2024 vergeleken. De tabel toont het risiconummer met de classificatie van kans en impact voor beide jaren. Voor uitgebreide informatie over deze risico’s verwijzen we naar bijlage B. De risiconummers in de tabel komen overeen met de risiconummers in bijlage B. Risiconummer OCW1 OCW2 OCW3 OCW4 OCW5 OCW6 OCW7 OCW8
2023 - kans Mogelijk Onwaarschijnlijk Onwaarschijnlijk Onwaarschijnlijk Onwaarschijnlijk Onwaarschijnlijk Onwaarschijnlijk Onwaarschijnlijk
2023 - impact Risiconummer Laag OCW1 Laag OCW2 Laag OCW3 Laag OCW4 Medium OCW5 Laag OCW6 Medium OCW7 Laag OCW8
2024 - kans Mogelijk Onwaarschijnlijk Onwaarschijnlijk Onwaarschijnlijk Onwaarschijnlijk Onwaarschijnlijk Onwaarschijnlijk Onwaarschijnlijk
2024 - impact Laag Laag Laag Laag Medium Laag Medium Laag
Datum
Status
21-8-2024
Definitief
wijziging 2024 t.o.v. 2023 geen geen geen geen geen geen geen geen
4.7 Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheidsprojecten Tijdens de actualisatie is vastgesteld dat er geen wijzigingen zijn in de frauderisico’s ten opzichte van de voorgaande rapportage. De huidige maatregelen blijven van kracht. In onderstaande tabel worden de risico’s 2023 en 2024 vergeleken. De tabel toont het risiconummer met de classificatie van kans en impact voor beide jaren. Voor uitgebreide informatie over deze risico’s verwijzen we naar bijlage B. De risiconummers in de tabel komen overeen met de risiconummers in bijlage B. Risiconummer SZW1 SZW2 SZW3 SZW4 SZW5 SZW6 SZW7 SZW8
2023 - kans Onwaarschijnlijk Onwaarschijnlijk Onwaarschijnlijk Onwaarschijnlijk Onwaarschijnlijk Onwaarschijnlijk Onwaarschijnlijk Mogelijk
2023 - impact Risiconummer Laag SZW1 Medium SZW2 Laag SZW3 Laag SZW4 Laag SZW5 Hoog SZW6 Laag SZW7 Laag SZW8
2024 - kans Onwaarschijnlijk Onwaarschijnlijk Onwaarschijnlijk Onwaarschijnlijk Onwaarschijnlijk Onwaarschijnlijk Onwaarschijnlijk Mogelijk
2024 - impact Laag Medium Laag Laag Laag Hoog Laag Laag
wijziging 2024 t.o.v. 2023 geen geen geen geen geen geen geen geen
Bijlage A Kans en impact De kans en impact weging van de frauderisico’s is gedaan op basis van onderstaande definities. De invulling van deze definities is identiek met de eerder uitgevoerde fraude risicoanalyses. KANS binnen een jaar Label score Onwaarschijnlijk 1
Mogelijk
3
Waarschijnlijk
5
IMPACT Label Laag Medium Hoog
score 1 2 3
omschrijving Het is niet waarschijnlijk dat het frauderisico tot uiting komt. Bijv. er is een sterke beheersomgeving met meerdere autorisatiestappen. En er is in het afgelopen jaar geen sprake geweest van een incident. Het is mogelijk dat het frauderisico tot uiting komt. Bijv. er is een beheersomgeving met vier ogenprincipe tussen collega's op hetzelfde niveau. En er heeft zich in de afgelopen 12 maanden één incident voorgedaan. Het is waarschijnlijk dat het frauderisico tot uiting komt. Bijv. er is een beperkte beheersomgeving waarin op basis van vertrouwen wordt verondersteld dat werkafspraken worden nagekomen. En er heeft zich in de afgelopen 12 maanden meer dan één incident voorgedaan.
impact financieel (extra onvoorziene kosten) EUR < 100K EUR 100k t/m 500k > EUR 500K
Aparte bijlage B frauderisicoregister per dienst Bijlage B is opgenomen als apart document.
Datum
Status
21-8-2024
Definitief