RIS320105 Actualisatie fraude risicomanagement en fraude risicoanalyse

Typ tekstTyp tekstTyp tekst

Saskia Bruines Wethouder van Financiën, Cultuur en Economische ontwikkeling

050

Retouradres: Postbus 12600, 2500 DJ Den Haag

Ons kenmerk

Aan de voorzitter van de Rekeningencommissie

DBV/10801447 RIS320105 Contactpersoon

Rob Pauwels Dienst

Dienst Bedrijfsvoering Afdeling

Control - Inkoop Telefoonnummer

14070 Datum

E-mailadres

8 oktober 2024

rob.pauwels@denhaag.nl

Onderwerp

Rapportage actualisatie van het frauderisicomanagement en de fraude risicoanalyse 2024

Geachte voorzitter, Met deze brief wordt de Rekeningencommissie geïnformeerd over de actualisatie van het frauderisicomanagement in 2024. De actualisatie is tweeledig en bestaat uit het frauderisicomanagement, dat inzicht geeft in de volwassenheid van het frauderisicomanagementbeleid, en actualisatie van de frauderisico’s, dat inzicht geeft in de risico’s en de beheersmaatregelen van de diensten. Het college onderkent het belang van gedegen frauderisicomanagement en spant zich blijvend in om hier cyclisch opvolging aan te geven. Het doel is om de kans op fraude te minimaliseren. Door het cyclisch en expliciet in te bedden in de organisatie, is er toenemende aandacht en routine voor het voorkomen van fraude door het management en de medewerkers. Het thema fraude wordt in de risicoanalyses door het management en de medewerkers als positief ervaren. In de risicoanalyses 2022 en 2023 is er al veel opgebouwd en ingezet. Daarom zijn de wijzigingen nu wat kleiner. Het team Risicomanagement DBV zal met de diensten opvolging blijven organiseren. Het frauderisicomanagement Het frauderisicomanagement geeft inzicht in de volwassenheid van het frauderisicomanagementbeleid. Hiervoor wordt een (KPMG)model gebruikt op het niveau van Preventie, Detectie en Respons, met twaalf onderliggende thema’s. De mate waarin de thema’s daadwerkelijk aanwezig zijn, bepalen de volwassenheid van het beleid.

In hoofdstuk 3 van de rapportage wordt het fraudebeleid en de twaalf onderliggende thema’s toegelicht. De waardering van de thema’s bestaat uit een drietal symbolen, die de ruimte voor verbetering aangeven. Dit is identiek aan de werkwijze in 2022 en 2023. De symbolen zijn: − (+) voor thema’s waarbinnen (zeer) beperkte tot geen ruimte voor verbetering mogelijk is; − (0) voor thema’s waarbinnen beperkte tot gemiddelde ruimte voor verbetering mogelijk is; − (-) voor thema’s waarbinnen gemiddelde tot grote ruimte voor verbetering mogelijk is. Het gewenste niveau voor de volwassenheid van het beleid voor de twaalf thema’s, dat voldoet, is: (+) voor elementen waarbinnen (zeer) beperkte tot geen ruimte voor verbetering mogelijk is.

Gemeente Den Haag

Spui 70 Den Haag

Postbus 12600 2500 DJ Den Haag

Telefoonnummer 14070 www.denhaag.nl

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DBV/10801447

Acht thema’s voldoen hieraan en voor vier thema’s is er ruimte voor verbetering mogelijk. De acht thema’s die voldoen zijn: • Preventie: Fraude risicoanalyse, Gedragscode & gerelateerde regelingen, en Communicatie & training; • Detectie: Meldstructuur en klokkenluidersregeling; • Respons: Intern onderzoeksprotocol voor interne en externe fraude, Handhaving & sanctioneringsprotocol, Communicatieprotocol, en Herstel & verbeterprotocol. De vier thema’s waar ruimte voor verbetering is: • Preventie: Screening medewerkers & derden, en Proces-specifieke fraude risico controls; • Detectie: Auditing & monitoring, en Proactieve forensische (data-)analyse.

De frauderisicomanagementanalyse In de risicomanagementanalyse worden (bestaande) risico’s en maatregelen geactualiseerd en vastgelegd in een risicoregister. Per dienst worden gesprekken gevoerd, waarbij directies, (bedrijfsvoerings)experts en vertegenwoordigers uit de diensten deelnemen. De frauderisico’s die zijn verzameld, zijn divers van aard. Op hoofdlijnen gaat het om frauduleus handelen bij het gebruik van gemeentelijke middelen, de toegang tot kritische gegevens, verstrekken van informatie, inkoop en aanbesteden, het onttrekken van liquide middelen, foutieve salarissen en declaraties, frauduleus verstrekken van subsidies, uitkeringen en vergunningen, onjuiste waardering grond en de inning van belastingen. Er zijn geen grote wijzigingen ten opzichte van de actualisatie in 2023. Er zijn wijzigingen in de inschatting van risico’s en de ontwikkeling van beheersmaatregelen. In de rapportage is in hoofdstuk 4 op hoofdlijnen opgenomen wat de risico’s zijn en wat er is veranderd of onveranderd ten opzichte van 2023. In de aparte bijlage B is het risicoregister opgenomen, dat gedetailleerd inzicht geeft in het bedrijfsproces, de bijbehorende frauderisico’s, de toegelichte maatregel, de kans en de impact. Per dienst is zowel het oude register uit 2023 en het nieuwe register 2024 opgenomen.

De aparte bijlage B is onder geheimhouding verstrekt en deze bijlage is zoals gebruikelijk te raadplegen via de geheime module op het RIS. Bijlage B wordt onder geheimhouding verstrekt op de daarvoor gebruikelijke wijze. Deze rapportage komt voort uit kwalitatief onderzoek. De nadruk ligt op interpretatie en analyse van gedachten, kennis en ervaringen van experts. De risicoanalyse per dienst is uitgevoerd door gesprekken, waarbij directies, (bedrijfsvoerings)experts en vertegenwoordigers uit de diensten deelnemen. Door het team risicomanagement is de verkregen informatie gevalideerd en nogmaals besproken met de diensten. Ook is er intern literatuuronderzoek uitgevoerd. Ik vertrouw erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Mocht een nadere toelichting gewenst zijn dan ben ik uiteraard graag bereid u hierin te voorzien. Met vriendelijke groet, de wethouder van Financiën, Cultuur en Economische ontwikkeling Saskia Bruines

2/2