RIS320063 Bijlage Def rapport Bewonersorganisaties Den Haag met (afbeeldingen)
Tekst van het document
6. Door betere communicatie en samenwerking kan de positie van stichting PEP worden versterkt Iets minder dan de helft van de gesproken bewonersorganisaties maakt gebruik van de ondersteuning van stichting PEP. Het gros van de respondenten is wel tevreden over de samenwerking. Uit het onderzoek komt echter geen sterke ondersteuningsbehoefte naar voren. De stichting geeft aan dat zij over het algemeen voor veel vrijwilligersorganisaties veel kan betekenen, maar dat het type vrijwilligersorganisatie als een bewonersorganisatie complex is. Hierdoor is het voor hen lastiger om voor dit type organisatie van betekenis te zijn. Het politieke spanningsveld en de verschillende stakeholders waar bewonersorganisaties mee te maken hebben, vragen om zowel politieke als juridische hulp die stichting PEP niet kan bieden. Stichting PEP zou de bewonersorganisaties wel advies kunnen geven over het genereren van nieuwe aanwas en vrijwilligers.
29 augustus 2024 / Rapport Bewonersorganisaties Den Haag / Gemeente Den Haag
19
Er is een grote behoefte waar niet aan voldaan kan worden door stichting PEP. Hier ligt een rol voor het stadsdeel. Wanneer bewonersorganisaties een vraag hebben die eenvoudig uit te voeren is, dan kan stichting PEP wel worden ingezet. Zodra een organisatie vaker terugkomt en er structureel iets aan de hand is, dan kan een andere coach of trainer worden ingezet. De stadsdeelmedewerker moet dit peilen. Nu wordt door stichting PEP aangegeven dat zij geen of weinig contact hebben met een aantal bewonersorganisaties.
6.2 Aanbevelingen Naar aanleiding van het onderzoek komen wij met zeven aanbevelingen om de samenwerking tussen de centraal georganiseerde diensten en de bewonersorganisaties enerzijds, en de samenwerking tussen de stadsdelen en de bewonersorganisaties anderzijds, te verbeteren. Iedere aanbeveling is aangevuld met een aantal concrete actiepunten om de aanbeveling ook daadwerkelijk op te kunnen volgen.
1. Zorg voor een transparante manier van communiceren van de gemeente naar de bewonersorganisaties • • • • • • •
Stel een stappenplan op voor het communiceren met bewonersorganisaties. Vraag de stadsdelen een lijst met contactpersonen en organogram te maken voor bewonersorganisaties maar ook voor de andere diensten. Maak direct helder voor bewonersorganisaties welke beslissingen wel en niet beïnvloedbaar zijn. Volg vragen of eerdere communicatie altijd op, ook wanneer er nog niets bekend is of wanneer het antwoord afwijzend is. Nee is ook een antwoord. Richt appgroepen op met stadsdeeldirecteuren, stadsdeelmedewerkers en bewonersorganisaties. Deze dragen bij aan snellere en efficiëntere communicatie. Schrijf eenvoudige en duidelijke samenvattingen van gebiedsplannen of beleidsstukken zodat de gemeentelijke stukken begrijpelijk zijn voor inwoners. Organiseer gerichte informatiebijeenkomsten om ingewikkelde plannen en rapporten te vertalen naar begrijpelijke informatie voor bewoners.
29 augustus 2024 / Rapport Bewonersorganisaties Den Haag / Gemeente Den Haag
20
• • • •
Veranker de afspraken met bewonersorganisaties in de beleidsnota. De gemeente schrijft een algemene hand-out met minimale ondergrens, gebaseerd op de beleidsnota. Als het stadsdeel of de bewonersorganisatie meer wil dan moeten zij dit onderling bespreken. Spreek als gemeente meer waardering uit voor de bewonersorganisaties door bijvoorbeeld het sturen van een kerstkaart. Bewonersorganisaties moeten transparanter zijn wanneer zij een probleem buiten een stadsdeelmedewerker of stadsdeeldirecteur proberen op te lossen, zodat alle partijen weten waar ze aan toe zijn.
2. Plan als centraal georganiseerde diensten samen met de stadsdelen, in nauw overleg met bewonersorganisaties, een jaarlijkse overlegstructuur in; • • • •
Spreek elkaar frequent door middel van verschillende soorten overleg, zoals een thermometergesprek, standaard evaluatiemomenten en informatie-uitwisseling over samenwerking. Nodig voor de gesprekken tussen stadsdeeldirecteuren en bewonersorganisaties altijd de stadsdeelmedewerker uit. Deel na ieder gesprek een actielijstje met elkaar. Dit is wellicht administratief belastend maar het geeft de bewonersorganisaties het gevoel gehoord te worden. Maak een format voor ieder soort overleg zodat het stadsbreed hetzelfde wordt ingericht.
3. Zorg voor een sterkere positionering van de stadsdelen • • •
Beleidsafdelingen communiceren vanaf het begin met stadsdelen om te toetsen of bepaalde thema’s in de wijken spelen. Creëer bij centraal georganiseerde diensten meer bewustzijn over het belang van de wijk ingaan alvorens er plannen worden geschreven. Zorg ook dat de verbinding met het stadsdeel altijd gemaakt wordt. Zet in op meer zelfreflectie vanuit gemeente over de rol van personeel en hoe je hen het beste in hun kracht kan zetten. Kijk of de rol van een stadsdeelmedewerker ook echt bij deze persoon past. En kijk kritisch naar stadsdeeldirecteuren en teammanagers om te zien of zij de stadsdeelmedewerker in hun kracht weten te zetten.
4. De gemeente moet zorgen dat de stadsdeelmedewerkers hun frontlijnfunctie uit kunnen voeren • • • •
•
Train de stadsdeelmedewerkers onder andere op politieke sensitiviteit en het bewegen in een politieksensitieve omgeving. Creëer een inwerkprogramma voor de stadsdeelmedewerker zodat de ondersteuning in ieder stadsdeel gelijk en van goede kwaliteit is. Vertrouw op de professionaliteit van de stadsdeelmedewerker door te checken hoe die naar ontwikkelingen in de wijk kijkt. Neem de rol van de stadsdeelmedewerker mee in het programma van de doorontwikkeling van stadsdelen. Stadsdeelmedewerkers mogen ook best een rol spelen in het kritisch zijn op beleid of diensten. Ze mogen best luis in de pels zijn. Maak de de-escalatieroute voor de stadsdeelmedewerker helder. Hij of zij moet weten dat je met de stadsdeeldirecteur of teammanager om tafel kan als gesprekken met de bewonersorganisatie vastlopen.
5. Gebruik andere middelen om democratisch functioneren te bevorderen in plaats van een convenant • •
Zet niet in op een convenant. Laat het democratisch functioneren van bewonersorganisaties vastleggen in de statuten. In plaats van het convenant kunnen spelregels en gespreksafspraken worden vastgelegd in het beleidskader.
29 augustus 2024 / Rapport Bewonersorganisaties Den Haag / Gemeente Den Haag
21
•
• •
Denk na over de haalbaarheid van de eisen en wensen die aan bewonersorganisaties worden gesteld. Overweeg ook bepaalde betaalde functies in plaats van alleen functies op vrijwillige basis, of kijk naar een constructie waarbij een bewonersorganisatie een financiële vergoeding kan krijgen voor het inhuren van specialistische kennis op het gebied van communicatie of administratie. Leg vast dat wanneer bestuursleden 6 jaar zitten er een gesprek met de gemeente moet worden gevoerd. Dan ga je tijdig in gesprek over hoe je voor nieuwe aanwas kan zorgen. De bewonersorganisaties kunnen via een enquête onderwerpen voorleggen aan de inwoners van de wijk om hen beter te kunnen representeren.
6. Maak duidelijk waar stichting PEP precies bij kan ondersteunen • •
Maak in beleidsstukken duidelijk onderscheid tussen wat de gemeente heeft gedaan en wat stichting PEP oppakte, zodat bewonersorganisaties niet denken dat stichting PEP onderdeel is van de gemeente. Er moet meer duidelijkheid komen over waar stichting PEP ondersteuning bij kan bieden, bij zowel de bewonersorganisaties als de stadsdeelmedewerkers.
7. Ga met elkaar het gesprek aan over de toegevoegde waarde van de huidige vorm van bewonersorganisaties •
Wees nieuwsgierig en leg de vraag op tafel: is de bewonersorganisatie in deze vorm nog wat Den Haag nodig heeft? Wat zijn andere vormen om de rollen van verbinder, organisator en belangenbehartiger in te vullen? Hierbij kun je ook denken aan andere vormen van participatie zoals ‘the Right to Challenge’.
29 augustus 2024 / Rapport Bewonersorganisaties Den Haag / Gemeente Den Haag
22
7
Bijlagen
7.1
Enquêtevragen 1. 2.
Hoeveel sterren geeft u de samenwerking tussen uw organisatie en het stadsdeel? (1 laag – 5 hoog) Zou u iets willen veranderen in de samenwerking met het stadsdeel? Zo ja, wat zou u graag anders zien in de samenwerking met het stadsdeel? 3. Hoeveel sterren geeft u de samenwerking tussen uw organisatie en de rest van de gemeente? (1 laag – 5 hoog) 4. Zou u iets willen veranderen in de samenwerking met de rest van de gemeente? Zo ja, wat zou u graag anders zien in de samenwerking met de rest van de gemeente? 5. Welke rolomschrijving past het beste bij uw organisatie? Meerdere antwoorden mogelijk (a. Organisator van activiteiten, b. Verbinder, c. Belangenbehartiger, d. Anders, namelijk) 6. Hoe tevreden bent u over het huidige convenant? 7. Ontvangt uw organisatie ondersteuning van stichting PEP? 8. Hoeveel sterren geeft u de samenwerking met stichting PEP? (1 laag – 5 hoog) 9. Als stichting PEP u niet ondersteunt, waar vindt u dan ondersteuning? 10. Wilt u meedoen met het verdere onderzoek? Laat dan uw naam, emailadres en eventueel uw telefoonnummer achter.
7.2
Topiclijst interviews met stadsdelen 1. 2. 3. 4. 5.
Hoe ben je bij de bewonersorganisaties betrokken? Wat is je rol? Hoe kijkt de gemeente aan tegen de meerwaarde van de bewonersorganisaties? Wat was de reden voor het vastleggen van het convenant? Wat hoopte je te bereiken? Wat kan als alternatief voor het convenant dienen? Bewonersorganisaties betrekken bij beleid? Stadsdeelmedewerkers geven aan dat sommige bewonersorganisaties overvraagd worden. Hoe ga je hiermee om? 6. Kun je de positie van het stadsdeel belichten? 7. Kun je de rol en positie van de stadsdeelmedewerker belichten? 8. Zijn bewonersorganisaties nog van deze tijd? 9. Hoe kijk je aan tegen de lagere score op samenwerking met de gemeente uit de enquête? 10. Kunnen er subsidievoorwaarden worden gesteld? 11. Zijn er nog nabranders of andere opmerkingen?
7.3
Topiclijst interviews met bewonersorganisaties 1. 2.
3.
Kun je wat vertellen over bewonersorganisaties en jouw rol? Waar word je blij van? Wondervraag a. Stel dat je op een ochtend wakker wordt… en bewonersorganisaties voeren hun functie op de best mogelijke manier uit in samenwerking met de gemeente. Hoe ziet deze wereld er dan uit? Hoe wordt er samengewerkt? Wat is er veranderd? Hoe kijken bewonersorganisaties tegen de samenwerking met de gemeente aan? a. Hoe ziet de samenwerking eruit met het stadsdeel? b. Is het duidelijk wat de stadsdelen en de gemeente doen? c. Wat gaat er goed en wat kan er beter bij de gemeente, stadsdelen en bewonersorganisaties? d. Welke behoefte aan samenwerking is er? e. Wat wordt er verwacht?
29 augustus 2024 / Rapport Bewonersorganisaties Den Haag / Gemeente Den Haag
23
f. g.
4.
5.
6.
7.
Hoe kan de samenwerking het best gewaarborgd worden? Zouden jullie meer betrokken willen worden bij de vorming van beleid? Zo ja, hoe? Zo, waarom niet? Rolverdeling a. De huidige beleidsnota definieert drie rollen. Welke rol past jouw bewonersorganisatie het best? b. Kan deze rol met eigen inzet naar tevredenheid ingevuld worden? Of zijn daar ondersteuning vanuit het stadsdeel, de gemeente of andere randvoorwaarden voor nodig? c. Heeft deze rolopvatting meerwaarde? Convenant a. Hoe wordt de werkwijze rondom het convenant ervaren? b. Wat zou eventueel als alternatief kunnen dienen? c. Hoe kijk je naar de voorwaarden die gesteld worden rondom het democratisch functioneren? Stichting PEP a. Wanneer klop je aan bij stichting PEP? b. Hoe is de ondersteuning vanuit PEP? c. Als PEP niet ondersteunt, waar vind je dan ondersteuning? De stadsdeelmedewerker staat het meest in diens kracht als deze een sleutelfunctie tussen de wijken en de gemeente kan bekleden. Dit lukt vaak niet door interne processen bij de gemeente maar ook omdat bewonersorganisaties de stadsdeelmedewerkers nog wel eens willen passeren. a. We kijken met de gemeente naar hun interne processen. Maar we zijn ook benieuwd naar jullie. b. Wat kunnen de bewonersorganisaties doen om de stadsdeelmedewerkers zo goed mogelijk te laten functioneren en diens taak zo goed mogelijk uit te laten voeren?
7.4 Topiclijst interview met stichting PEP 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Wat voor ondersteuning levert stichting PEP? Wat is het verschil tussen bewonersorganisaties en andere vrijwilligersorganisaties? Wat is het verschil in bewonersorganisaties en wijken? Hoe kijken jullie aan tegen de samenwerking met bewonersorganisaties? Wat heeft PEP nodig van de gemeente? Hoe kijken jullie aan tegen de verschillende rolomschrijvingen van bewonersorganisaties? Wat werkt bij de werving van vrijwilligers? Wat kan als alternatief voor het convenant dienen? Of oplossing zijn voor het democratisch functioneren?
29 augustus 2024 / Rapport Bewonersorganisaties Den Haag / Gemeente Den Haag
24