RIS319926 Bijlage 1
Tekst van het document
Frequentie en Verantwoordelijkheid voor Actualisatie van de Data •
Verduidelijking van de Frequentie: De data-actualisatie vindt jaarlijks plaats, waarbij open (geo)data elk jaar opnieuw wordt ingewonnen en verwerkt. Dit gebeurt met de meest recente bronnen om de relevantie en actualiteit van de LER te waarborgen.
•
Verantwoordelijkheden: o
Strategis: Verantwoordelijk voor het initiëren van de jaarlijkse updates, het verwerken van de data in de software, en het uitvoeren van technische updates om de werking van de LER te garanderen.
o
Gemeente: Zorgt voor het tijdig aanleveren van de benodigde data. Dit omvat zowel intern beschikbare datasets als data uit landelijke bronnen, zoals 'Den Haag in cijfers' voor niet-geo data. De jaarlijkse planning en specifieke verantwoordelijkheden worden vastgelegd in een samenwerkingsovereenkomst.
2. Beëindigingsvoorwaarden •
Strategis: Strategis heeft het recht om de dienstverlening stop te zetten onder uitzonderlijke omstandigheden, zoals onvoorziene technologische beperkingen of significante veranderingen in marktomstandigheden. Dit kan echter alleen na een opzegtermijn van zes maanden en met formele communicatie naar de Gemeente.
•
Gemeente: De Gemeente mag de overeenkomst voortijdig beëindigen als Strategis niet voldoet aan de overeengekomen prestaties of bij beleidswijzigingen. Bij beëindiging moet Strategis zorgdragen voor een soepele overdracht van de software en technische documentatie aan een door de Gemeente aangewezen partij. De kosten voor deze overdracht worden in overleg vastgesteld.
3. Beheer van het Intellectueel Eigendom van de LER •
Intellectueel Eigendom: Het concept van de LER behoort tot het Wijkberaad Bezuidenhout. Strategis bezit het intellectueel eigendom van de softwarecode van de LER, de API-koppeling, en de 3D Cityplanner.
•
Beheer: De broncode van de LER-software wordt beheerd door Strategis en opgeslagen in een beveiligde GitHub-repository. Bij beëindiging van de samenwerking kan Strategis de inloggegevens van deze opslaglocatie overdragen aan de voorzitter van het Wijkberaad en of gemeente. De Gemeente heeft gebruiksrechten, maar wijzigingen aan de software zijn niet toegestaan zonder toestemming van Strategis.
4. Gebruik van het Scenario-Gedeelte van de LER •
Functie: Het scenario-gedeelte wordt gebruikt voor het simuleren van stedelijke ontwikkelingsopties en beleidskeuzes. De invoer van 3D-plannen gebeurt in de 3D Cityplanner, waarna de resultaten via een API naar de LER worden overgezet.
•
Toepassing: Gebruikers kunnen zowel de huidige als toekomstige scenario’s in de LER bekijken. De Gemeente kan Strategis inschakelen om scenario’s in te voeren of zelf worden getraind om dit te doen. Strategis biedt trainingen aan, op voorwaarde dat de Gemeente een licentie heeft voor de 3D Cityplanner. Voor deze trainingen wordt een aparte offerte opgesteld.
5. Kosten voor Regulier Onderhoud en Extra Softwareaanpassingen •
Regulier Onderhoud: Het jaarlijkse bedrag voor beheer, onderhoud, en datasetupdates is vastgesteld op € 4,500 voor het eerste jaar. Dit bedrag wordt na oplevering van de 0-situatie in rekening gebracht en is onderhevig aan jaarlijkse indexering volgens de consumentenprijsindex (CPI) van het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS). Voor een 7-jarige eenmalige aanbesteding geldt een totaalbedrag van € 30,000, waarbij jaarlijkse indexering niet van toepassing is. (*)
•
Extra Kosten: Aanpassingen buiten het reguliere onderhoud, zoals technologieupgrades, browsermigraties, of andere noodzakelijke wijzigingen, worden apart begroot en gefactureerd. Deze kosten worden jaarlijks geïndexeerd volgens de CPI, tenzij een meerjarige aanbesteding dit overbodig maakt.
Voordelen van het 7-Jarige Contract: 1. Kostenstabiliteit: Het vaste totaalbedrag van € 30,000 voor 7 jaar elimineert de noodzaak van jaarlijkse indexering, wat zorgt voor voorspelbare en stabiele uitgaven voor beheer en onderhoud. Het jaarbedrag is ook lager. 2. Budgetzekerheid: De Gemeente heeft volledige zekerheid over de kosten voor de gehele looptijd van de overeenkomst, wat de budgettering vereenvoudigt en financiële verrassingen voorkomt. 3. Voorrang bij Updates en Ondersteuning: Met een langetermijnovereenkomst krijgt de Gemeente prioriteit bij het uitvoeren van software-updates en technische ondersteuning, wat resulteert in efficiëntere dienstverlening. 4. Langetermijnplanning: Een langdurige samenwerking biedt mogelijkheden om toekomstige uitbreidingen en verbeteringen van de LER strategisch te plannen en te implementeren