RIS319879 Controleaanpak 2024 GAD.2024.73

[Typ hier]

c

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

<Titel Rapport>

Controleaanpak 2024 Gemeente Den Haag

GAD

GAD/2024.73 RISnr 319879 8 oktober 2024 Spui 70, 2511 BT Den Haag Secretariaatgad@denhaag.nl www.denhaag.nl 1/12

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

Voorwoord Geachte leden van de raad, Wij presenteren u graag onze controleaanpak van de jaarrekeningcontrole 2024 van de gemeente Den Haag door de Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag (GAD). Dit document geeft u een samenvatting van de wijze waarop wij de controle van de jaarrekening 2024 verrichten. De controleaanpak is gebaseerd op onze brede kennis van uw gemeente en de ontwikkelingen in uw sector. Wij bouwen voort op onze controleaanpak van vorig jaar. Mede op basis van onze gezamenlijke ervaringen bij de controle 2023 werken wij samen met de gemeentelijke organisatie aan een realistische planning met een duidelijke verantwoordelijkheidsverdeling en deadlines. Indien nodig werken wij onze controleaanpak tussentijds bij op basis van nieuwe inzichten, gebeurtenissen en de actuele situatie bij de gemeente Den Haag. Wij houden hierover nauw contact met zowel de gemeenteraad c.q. Rekeningencommissie, uw college als de ambtelijke organisatie. Wederzijdse communicatie en samenwerking nemen daarom een belangrijke plaats in binnen onze controleaanpak. Wij hebben een concept versie van deze controleaanpak ook in het controllersoverleg, inclusief concerncontroller, en met de gemeentesecretaris besproken. Daarnaast hebben wij de definitieve conceptversie met de wethouder Financiën besproken in de wethoudersstaf van 11 september 2024.

Op 16 oktober 2024 bespreken wij onze controleaanpak in de Rekeningencommissie. Tijdens deze bespreking vernemen wij graag uw speerpunten voor de controle 2024.

Met vriendelijke groet, Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

Origineel getekend door drs. C.G.A. Slotema-Tesser RA MPC CPC Gemeente accountant / directeur GAD Den Haag, 8 oktober 2024

2/12

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

Controleaanpak 2024 Onze controleaanpak samengevat

Belangrijkste (significante) risico's:  waardering grondexploitaties;  waardering voorzieningen;  juistheid zorgkosten Jeugd & WMO;  doorbreken van interne beheersingsmaatregelen;  onregelmatigheden bij inkopen en aanbestedingen controle.

Onze aandachtspunten in controleaanpak:  In overleg met de gemeente voeren wij controles eerder uit, zoals afgesproken tussen de raad en het college.  Wij bieden een efficiënte en effectieve controleaanpak met meerwaarde door waardevolle inzichten.  Bij onze controle maken wij gebruik van dataanalyse en nog meer aandacht voor IT.  Heldere communicatie, samenwerking, afstemming en planning.  Een ervaren en betrokken controleteam.

Randvoorwaarden bij de controleaanpak:  onafhankelijkheid GAD staat centraal;  heldere verantwoordelijkheidsverdeling van college, raad en accountant;  tijdige oplevering van controleinformatie door gemeente;  tijdige oplevering programmarekening;  een gecontroleerde rechtmatigheidsverantwoording;  wederzijds realiseren van afgesproken deadlines.

3/12

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

Controleaanpak 2024 Relevante ontwikkelingen Voor onze controle 2024 zijn (inter-)nationale en gemeentelijke ontwikkelingen relevant om rekening mee te houden. Dat doen wij in onze risicoanalyse en de planningsfase zodat wij onze controleaanpak zo goed mogelijk kunnen inrichten voor een effectieve en efficiënte controle. Daartoe hebben wij ook diverse gesprekken gevoerd met de ambtelijke organisatie, waaronder DT’s van diverse diensten. Onderstaand hebben wij deze ontwikkelingen samengevat.

Externe ontwikkelingen • (Inter)nationale ontwikkelingen zoals vluchtelingenproblematiek, energiekosten, bouwopgaves waardoor gemeentelijke beleidskeuzes kunnen worden beïnvloed. • Krapte op de arbeidsmarkt (verloop, openstaande vacatures, inhuur, etcetera.) waardoor de voortgang van de gemeentelijke dienstverlening belemmerd kan worden. • Politieke ontwikkelingen waaronder een nieuw kabinet met de uitwerking van het hoofdlijnenakkoord waardoor de gemeentelijke financiering kan worden beïnvloed. • Digitalisering en cybersecurity bieden zowel kansen, uitdagingen als risico's. • Invoering van nieuwe wet- en regelgeving, waaronder de Wet versterking waarborgfunctie Algemene wet Bestuursrecht. • SDG's, ketenverantwoordelijkheid CSRD en verantwoording.

Ontwikkelingen binnen de gemeente Den Haag • Kostenbeheersing WMO/Jeugd inclusief een gewijzigde afrekensystematiek vanwege nieuwe aanbesteding. • Verder anticiperend werken met rechtmatigheidsverantwoording (onder andere aanpassen verordening). • Gezamenlijk uitwerken van tussentijdse afsluiting per 30 september. • Waar praktisch mogelijk controle dynamiseren van onder andere grondexploitaties, inkopen en betalen, jeugdhulp, lonen en salarissen, omgevingsvergunningen, participatiewet, subsidieverstrekkingen, treasury, voorzieningen, WMO, erfpacht en materiële vaste activa. • College reageert op Board Letter 2024 naar de raad. • Actualiseren (fraude)risicomanagement en -analyse. • Aandacht voor duurzaamheid gemeentelijke activa waaronder routekaart verduurzaming. • Voortzetten verbeteren informatievoorziening en interne beheersing. • Stimuleren van digitalisering zoals robotisering, e-facturatie en leeratelier algoritmen mede vanwege krapte arbeidsmarkt. • Diverse ontwikkelprogramma's zoals digitaal beleidskompas, bestuurlijke besluitvorming, leiderschapsprofiel. • Aandacht voor IT-bedreigingen en cybersecurity risico's.

4/12

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

Controleaanpak 2024 Risicoanalyse Uit de door ons uitgevoerde risicoanalyse hebben wij 32 inherente risico’s onderkend (2023: 27 inherente risico’s), zonder daarbij rekening te houden met beheersmaatregelen die door de gemeentelijke organisatie zijn getroffen om deze risico’s te adresseren. Wij beoordelen 5 van deze risico’s als significant en 2 als verhoogd risico (2023: 6 significant en 3 verhoogd risico). Significante risico’s Significant wil zeggen dat dit ons inziens de belangrijkste onderkende risico’s binnen uw gemeente zijn met mogelijk materiële impact op de betrouwbaarheid van de jaarrekening. Deze significante risico’s zijn daarmee kernpunten van onze controle. Zie de onderstaande tabel inclusief de relatie met de bijbehorende processen: Voorzieningen, Memorialen, Inkopen en aanbestedingen, zorgkosten Jeugd & WMO en Grondexploitaties. De controle van beide significante frauderisico’s zijn vanuit accountantsregelgeving voorgeschreven.

Fysiek Sociaal Bedrijfsvoering domein domein

Domein

Significante risico's

Proces

Type risico

Waardering voorzieningen

Voorzieningen

Schattingsrisico

Doorbreken interne beheersingsmaatregelen ('Management override')

Memorialen

Frauderisico

Onregelmatigheden bij inkopen en aanbestedingen

Inkopen en aanbestedingen

Frauderisico

Onrechtmatige en onjuiste zorgkosten*

Jeugd & WMO

Getrouwheidsrisico

Waardering grondexploitaties

Grondexploitaties

Schattingsrisico

Ten opzichte van 2023 hebben wij het risico in de zorgkosten toegevoegd als significant risico. Belangrijke overwegingen daarbij zijn de ontbrekende of niet goedkeurende controleverklaringen bij (externe) productieverantwoordingen van de zorgaanbieders en de invoering van een taakgerichte bekostiging vanaf 2024 (zie ook onze controlebevindingen uit het accountantsverslag 2023). Verhoogde risico’s De 2 door ons geïdentificeerde verhoogde risico’s hebben betrekking op: ▪ onnauwkeurigheid in de lasten vanwege het niet leveren van de prestatie; ▪ onnauwkeurigheid in de lasten uit hoofde van de Participatiewet. Het verhoogde risico bij prestatielevering is vooral gebaseerd op onze controlebevindingen in 2023, waarbij voor diverse inkopen uit onze steekproefcontrole bleek dat prestatieverklaringen niet of zeer moeizaam beschikbaar komen. Ook het verhoogde risico bij de lasten uit hoofde van de Participatiewet komt voort uit onze controlebevindingen in 2023. Voornoemde significante én verhoogde risico’s betekent niet dat wij onze controle tot deze processen beperken. Dit betekent wel dat wij aan deze processen extra aandacht besteden in onze controle. Voor onze controle hebben wij voor 2024 in totaal 20 relevante processen aangemerkt. Deze processen worden op de volgende pagina toegelicht.

Tabel: Significante risico’s jaarrekeningcontrole 2024 (* nieuw significant risico)

5/12

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

Controleaanpak 2024

In bijgaande tabel is zichtbaar dat wij hoofdzakelijk een gegevensgerichte controleaanpak hanteren. Deze keuze is gebaseerd op onze kennis en ervaring van de onderliggende processen ofwel niet en/of onvoldoende kunnen steunen op de interne beheersingsmaatregelen van deze processen (inclusief geautomatiseerde systemen). Ook is soms een gegevensgerichte controleaanpak efficiënter uitvoerbaar voor zowel de gemeentelijke organisatie als de GAD (bijvoorbeeld het proces tijdschrijven). Dit houdt in dat wij, na het beoordelen van de opzet en bestaan van betreffende relevante processen, onze controle met name uitvoeren door middel van cijferanalyses, steekproeven en aansluitingen met onderliggende brondocumenten. Voor 2 van de 20 processen hebben wij net als voorgaand jaar een systeemgerichte aanpak gekozen. Deze aanpak impliceert dat wij voor deze processen steunen op de geautomatiseerde omgeving en de kwaliteit van de interne beheersingsmaatregelen en daardoor in mindere mate de onderliggende transacties hoeven te controleren. Voor 3 van de 20 processen hebben wij gekozen voor een gecombineerde aanpak. Deze aanpak is deels systeemgericht en deels gegevensgericht. Voor de processen waarbij wij (gedeeltelijk) kunnen steunen op de geautomatiseerde systemen voeren wij IT-audit werkzaamheden uit. Onze ITaudit aanpak wordt hierna toegelicht.

Domein

Fysiek domein BSD Bedrijfsvoering

Wij hebben in totaal 20 relevante processen aangemerkt voor onze interim controle 2024 (2023: 16 relevante processen). Dit verschil wordt vooral verklaard door eenduidigere aansluiting naar onze aanpak, niet door een grotere reikwijdte van onze controle. Naar aanleiding van de uitkomsten van onze risicoanalyse en onze weging van de interne beheersing, op basis van ervaring uit voorgaande jaren, hebben wij per proces een voorgenomen controleaanpak geformuleerd. Deze voorgenomen controleaanpak betreft dus onze inschatting van de kwaliteit van de interne beheersing van de betrokken processen vóór aanvang van onze controlewerkzaamheden. Afhankelijk van de uitkomsten van onze interim controle kunnen wij onze controleaanpak voor de jaareindecontrole nog wijzigen.

Onze voorgenomen controleaanpak per proces is hieronder weergegeven:

Overig Publiek domein Sociaal domein

Controleaanpak per proces 2024

Proces

Controleaanpak

Inkopen - aanbestedingen

Systeemgericht & gegevensgericht

Inkopen - overige bedrijfskosten Betalingen

Systeemgericht & gegevensgericht Gegevensgericht

Lonen en salarissen Memoriaalboekingen

Systeemgericht Gegevensgericht

Treasury

Gegevensgericht

Voorzieningen

Gegevensgericht

Grondexploitaties Materiele vaste activa

Gegevensgericht Gegevensgericht

Tijdschrijven

Gegevensgericht

Parkeeropbrengsten

Gegevensgericht

Omgevingsvergunningen *

Gegevensgericht

Huren * Subsidievestrekkingen en - vaststellingen

Gegevensgericht Systeemgericht & gegevensgericht

Debiteuren SZW * Sociale uitkeringen - levensonderhoud Sociale uitkeringen - minimabeleid WMO

Gegevensgericht Gegevensgericht Gegevensgericht Gegevensgericht

Jeugd

Gegevensgericht

Afvalstofheffing, rioolrechten en OZB

Systeemgericht

Secretarieleges

Gegevensgericht

Kostenverdeling *

Gegevensgericht

Tabel: Controleaanpak per proces 2024 (* extra ten opzichte van 2023 vanwege betere aansluiting met onze controleaanpak)

6/12

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

Controleaanpak 2024 Aanpak IT-audit in de jaarrekeningcontrole Een belangrijk onderdeel binnen onze controleaanpak vormt de IT-audit. Uit onze risicoanalyse volgen de processen en daarmee samenhangende IT applicaties die direct relevant zijn voor de jaarrekeningcontrole. Als onderdeel van onze risicoanalyse hebben wij het IT-landschap van de gemeente voor de controle relevante processen op hoofdlijnen in kaart gebracht. IT-applicaties ondersteunen de verwerking van gegevens in de onderliggende processen en genereren informatie die wij gebruiken bij onze controlewerkzaamheden. Algemene beheersingsmaatregelen van IT (General IT controls) dragen bij aan een betrouwbare gegevensverwerking en daarmee aan betrouwbare controleinformatie voor de accountant. Voor onze controle moeten wij daarom de betrouwbaarheid van deze gegevensverwerking vaststellen op de volgende onderdelen:

Bij de interim-controle toetsen wij de beheersingsmaatregelen van alle in bijlage 1 genoemde applicaties op opzet en bestaan. Een beperkt aantal applicaties toetsen wij aanvullend op de werking van de hierboven genoemde algemene beheersingsmaatregelen van IT (zowel tijdens de interim- als eindejaarscontrole). Dit doen wij in ieder geval voor de applicaties van processen die wij systeemgericht controleren. Vervolg cybersecurity Tijdens onze controle voeren wij wederom een assessment uit dat uitgebreider is dan ons vorige assessment. Dit assessment stemmen wij af met het zogenoemde BIO-onderzoek (Baseline Informatiebeveiliging Overheid) dat de gemeente op dit moment uitvoert. Afhankelijk van de onderzoeksbevindingen zullen wij minder of meer werkzaamheden uitvoeren.

Controle betrouwbaarheid geautomatiseerde gegevensverwerking 1. Logische toegangsbeveiliging Wij onderzoeken of alleen de daarvoor aangewezen (geautoriseerde) personen toegang hebben tot de applicatie. Daarnaast onderzoeken wij of deze personen de juiste rechten hebben met betrekking tot handelingen die zij in de applicatie kunnen uitvoeren. Bijvoorbeeld het wijzigen van gegevens of het goedkeuren van een transactie. Logische toegangsbeveiliging draagt bij aan de betrouwbaarheid van de invoer van gegevens. 2. Wijzigingsbeheer Hierbij onderzoeken wij of wijzigingen die in de applicatie zijn aangebracht het wijzigingsbeheerproces hebben doorlopen. Wij onderzoeken onder andere of wijzigingen zijn aangevraagd door een bevoegde functionaris en of deze adequaat zijn getest. Het wijzigingsbeheerproces draagt bij aan een betrouwbare verwerking van gegevens. 3. Continuïteit Bij de continuïteit onderzoeken wij of er voldoende waarborgen zijn getroffen tegen het verlies van gegevens. Wij onderzoeken onder andere de back-up procedures en of het terugzetten van een back-up getest is. Continuïteit draagt bij aan de beschikbaarheid van gegevens. 7/12

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

Controleaanpak 2024 Aanvullende thema’s voor de controle 2024 Aanvullend op onze risicoanalyse op jaarrekeningniveau (zie hiervoor) signaleren wij nog enkele thema’s die relevant zijn voor onze controleaanpak en/of het controleproces. Opvolgen bevindingen Board Letter en accountantsverslag 2023 In onze interim controle beoordelen wij de status en de opvolging van de door ons geconstateerde bevindingen uit de Board Letter 2023. Wij hebben inmiddels met de gemeentelijke organisatie afspraken gemaakt over de verbetermaatregelen. Wij volgen ook de toezeggingen van de wethouders aan de RC op naar aanleiding van de controle 2023 en ons accountantsverslag (onder andere rechtmatigheids-verantwoording, tussentijdse afsluiting, financiële positie). Daarnaast heeft het college aangegeven hun reactie op onze bevindingen op te stellen voorafgaand aan de bespreking door de raad. Rechtmatigheidsverantwoording Het college is net als in 2023 verantwoordelijk voor het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording. Specifieke aandachtspunten daarbij zijn mogelijke begrotingsonrechtmatigheden en Europese aanbestedingen. Planning, afstemming en rapportage Op basis van de ervaringen uit de controle 2023 gaan wij de planning, afstemming en het rapportageproces (zowel bij de Board Letter als het accountantsverslag) zorgvuldig inrichten, samen met DMC.

Over deze afspraken informeren wij de gemeentesecretaris, het college en de raad nog afzonderlijk, nadat afstemming met DMC hierover heeft plaatsgevonden. Specifieke uitkeringen (SiSa) De controle van de specifieke uitkeringen vormt een integraal onderdeel van onze jaarrekeningcontrole. Samen met de gemeentelijke organisatie maken wij concrete afspraken om de totstandkoming en kwalitatief toereikende en tijdige oplevering te verbeteren. Frauderisico’s Wij maken een inschatting van de frauderisico’s binnen uw gemeente en vormen ons een beeld over de controlemaatregelen van de interne beheersing die de gemeentelijke organisatie heeft getroffen om mogelijke fraudes en/of

niet naleving van wet- en regelgeving van materieel belang te voorkomen. In onze controleverklaring besteden wij net als voorgaand jaar aandacht aan de wijze waarop wij hebben ingespeeld op deze frauderisico’s. Tussentijdse afsluiting De gemeentelijke organisatie wil de focus van de tussentijdse afsluiting leggen bij het verbeteren van administratieve processen waardoor de financiële standen actueler zijn. Daarnaast worden meer statische posten zoals grondexploitaties, voorzieningen en reserves, voor zover mogelijk, bij de 9maands afsluiting geactualiseerd. Samen met FA maken wij praktische afspraken over de reikwijdte en de oplevering. In onze interim controle maken wij hiervan gebruik zodat wij eerder sommige controlewerkzaamheden kunnen uitvoeren (dynamiseren) en bevindingen terugkoppelen naar de gemeentelijke organisatie (verbeteren). Soft controls Wij hebben een aanpak ontwikkeld om soft controls te betrekken in onze controle. Als startpunt voor het beoordelen van soft controls in de jaarrekeningcontrole 2024 kiezen wij 3 meetbare indicatoren gerelateerd aan personele capaciteit. Capaciteitsvraagstukken kunnen namelijk effect hebben op de werking van soft controls en daarmee het interne beheersingsrisico beïnvloeden. Deze 3 indicatoren zijn ziekteverzuim, verloop en inhuur.

Het in kaart brengen van de (effectiviteit van de) soft controls is vooral bedoeld als meerwaarde voor de gemeentelijke organisatie op basis van onze jaarrekeningcontrole. Financiële positie Overeenkomstig de controleverordening rapporteren wij onze bevindingen over onze analyse van de financiële positie van de gemeente in ons accountantsverslag. Specifieke aandachtspunten daarbij zijn de tussentijdse rapportages, het weerstandsvermogen en de BBV-kengetallen. Gebruik maken van data-analyse Wij maken steeds meer gebruik van data-analyse voor het maken van selecties uit de financiële data van de gemeente Den Haag. In onze controle maken wij bij het element van onvoorspelbaarheid gebruik van data-analyse.

8/12

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

Controleaanpak 2024 Samenwerking en overleg Voor een effectieve en efficiënte controle is het belangrijk dat wij als controlerend accountant intensief samenwerken en overleggen met belangrijke sleutelfunctionarissen en diensten binnen de gemeentelijke organisatie. In onderstaande figuur hebben wij onze belangrijkste samenwerkingspartners aangegeven. Vervolgens geven wij per samenwerkingspartner een toelichting op de beoogde wijze van samenwerking. Raad (Rekeningen -commissie) Bedrijfsvoering (FA, I&A, etc.)

College

GAD

Internal Audit

Gemeentesecretaris

Directie Middelen & Control

Business partners

Diensten

Raad (Rekeningencommissie): De raad, in casu de Rekeningencommissie, is onze opdrachtgever voor de jaarrekeningcontrole. Gedurende het jaar bespreken wij onze accountantsproducten met de Rekeningencommissie. Ook kunnen zij specifieke punten adresseren voor onze controle(aanpak). College: Het college is verantwoordelijk voor het opstellen van de programmarekening, de jaarrekening en de rechtmatigheidsverantwoording. Wij bespreken onze bevindingen met het college. Gemeentesecretaris: Vanuit de gemeentelijke organisatie is de gemeentesecretaris ons eerste aanspreekpunt voor de controle met wie wij onze aanpak, Board Letter en Accountantsverslag afstemmen.

Directie Middelen en Control (DMC): De Directie Middelen en Control is ambtelijk eindverantwoordelijk voor de tijdige totstandkoming van de programmarekening, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording. Daarbinnen vervult de afdeling Regievoering een belangrijke coördinerende, sturende en monitorende rol op de tijdige aanlevering van controledocumentatie (LOTS). Daarmee zijn DMC en Regievoering voor ons belangrijke eerste aanspreekpunten bij de voortgang van de controle. Dit gebeurt via periodieke afspraken en bespreking van de voortgang in het controllersoverleg (CO). Internal Audit (IA): De afdeling Internal Audit (binnen de dienst Bedrijfsvoering) vervult een belangrijke controlerende rol op het gebied van (financiële) rechtmatigheid binnen de gemeente Den Haag. Zij controleren de rechtmatigheid van de Europese aanbestedingen en voeren tevens aanvullende controles uit ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording. Vanwege hun controlerende rol hebben wij regelmatig overleg en afstemming over hun aanpak, voortgang en controlebevindingen. Omdat de Internal Audit afdeling niet voldoet aan de stringente accountancyregels (met name onafhankelijkheid) reviewen wij hun controlewerkzaamheden integraal inclusief gedeeltelijke ‘reperformance’. Diensten: De diensten zijn in belangrijke mate zelfstandig verantwoordelijk voor de financiële betrouwbaarheid van hun activiteiten.

Dat betekent dat wij bij de jaarrekeningcontrole, zowel gedurende de interim- als tijdens de eindejaarscontrole, regelmatig afstemming hebben met de direct betrokken functionarissen van de diensten. Ook hebben wij een of twee keer per jaar besprekingen met de betreffende directeuren, dan wel hun directieteams. Bedrijfsvoering: De dienst Bedrijfsvoering vervult voor onze controle een belangrijke rol. Binnen deze dienst worden immers relevante financiële processen uitgevoerd, waaronder inkopen, financiële administratie (FA) en business control. Daarnaast is de afdeling I&A voor ons ook relevant vanwege het beheer van IT-systemen en daarmee onze IT-audit werkzaamheden. Business partners: De business partners (dienst Bedrijfsvoering) zijn voor ons (vaak) de eerste aanspreekpunten voor wat betreft het verkrijgen van de (financiële) controle informatie en het beantwoorden van vragen over de diensten waarvoor zij werkzaam zijn. Onze controleteams en medewerkers hebben regelmatig voortgangsoverleggen met de business partners. 9/12

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

Controleaanpak 2024 Fasering en planning Binnen onze controleaanpak onderscheiden wij verschillende fases, waarin wij specifieke activiteiten uitvoeren en verschillende producten opleveren. In onderstaande figuur zijn deze fases en belangrijkste activiteiten op hoofdlijnen weergegeven, inclusief een voorlopige tijdsplanning. In overleg met u en de gemeentelijke organisatie maken wij zo spoedig mogelijk afspraken om deze tijdsplanning verder in detail uit te kunnen werken.

Planning

Interimcontrole

Eindejaarscontrole

Oordeel

• Kennis nemen van ontwikkelingen gemeente en extern. • Opzetten en bespreken (fraude-) risicoanalyse. • Selecteren IT applicaties. • Opstellen en bespreken Controleaanpak. • Afspraken met organisatie (DMC, IA, etcetera) maken over gezamenlijke planning en deadlines. • Afspraken over oplevering controledocumentatie (LOTS).

• Beoordelen opzet en bestaan van financieel kritische processen. • Gegevensgerichte (steekproef-) controles gedurende het jaar. • Analyse tussentijdse afsluiting. • Controle werking 1e helft 2024 ITGC belangrijkste applicaties. • Afstemmen controlebevindingen. • Opstellen en bespreken Board Letter met college (inclusief reactie). • Toelichting Board Letter in RC.

• Tijdige oplevering controledocumentatie (LOTS) • Overleg over voortgang controle met DMC, inclusief escalatie. • Controle werking 2e helft 2024 ITGC belangrijkste applicaties. • Controle opzet en bestaan overige applicaties. • Afronden gegevensgerichte controles. • Controleren rechtmatigheidsverantwoording, inclusief Europese aanbestedingen. • Controleren SiSa-regelingen, verantwoordingen van derden en concerncorrecties. • Afstemmen controlebevindingen.

• Beoordelen programmarekening en jaarverslag. • Opstellen en bespreken concept Accountantsverslag (organisatie, college). • Afronden controledossier en interne kwaliteitstoetsing. • Afgeven controleverklaring. • Toelichting Accountantsverslag in RC. • Bespreken bevindingen in DT's. • Evaluatie controleproces 2024.

Controle aanpak 2o24

Board Letter 2o24

Mei – september 2024

Juli - december 2024

Controleverklaring en accountantsverslag 2o24

Januari - april 2025

April – juni 2025

10/12

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

Controleaanpak 2024 Reikwijdte, toleranties en normenkader Reikwijdte van onze controle Als accountant van uw gemeente controleren wij of de jaarrekening het door de wet vereiste inzicht geeft, overeenkomstig artikel 213 lid van de Gemeentewet. Daarbij betrekken wij ook het jaarverslag, zie onderstaande figuur. Ook kan de raad, via de Rekeningencommissie, bijzondere thema’s of speerpunten voor de controle inbrengen. Wij vernemen graag welke speerpunten u ons wil meegeven. Programmarekening Gemeente Den Haag

Jaarrekening: Wij controleren de getrouwheid. Deze onderdelen vallen onder de reikwijdte van het oordeel in de controleverklaring.

Overzicht van baten en lasten

Programmaverantwoording

Paragrafen

Balans Rechtmatigheidsverantwoording Toelichting WNT SiSa-bijlage

Taakvelden bijlage

Jaarverslag: wij controleren de verenigbaarheid met de jaarrekening en of deze juiste informatie uit het BBV bevat. Wij signaleren materiële afwijkingen en de aansluiting van de resultaten met de controle.

Toleranties De raad heeft net als in voorgaande jaren de goedkeuringstolerantie voor onze jaarrekeningcontrole vastgesteld op het wettelijk maximum van 1% van de totale lasten. Op basis van de vastgestelde begroting 2024 bedraagt de verwachte goedkeuringstolerantie voor de jaarrekeningcontrole 2024 circa € 32 miljoen. Wij hebben begrepen dat de beoogde aanpassing van de goedkeuringstoleranties naar 2% voor zowel fouten als onzekerheden gezamenlijk nog niet van toepassing is voor de controle 2024. Voor de aanpak en de uitvoering van onze jaarrekeningcontrole 2025 heeft dit wel consequenties. Voor de controle van de SiSa-uitkeringen en de WNT-bijlage gelden specifieke voorgeschreven toleranties. De rapporteringstoleranties zijn afhankelijk van de omvang van de betreffende SiSa-regeling en variëren tussen € 12.500 – € 125.000. Voor de controle op de WNT-bijlage gelden de toleranties zoals jaarlijks gepubliceerd in het Controleprotocol WNT op www.topinkomens.nl. Daarnaast heeft de raad ons gevraagd om alle bevindingen boven de rapporteringstolerantie van € 100.000 voor fouten en onzekerheden te rapporteren. Wij kunnen ook andere bevindingen rapporteren die om kwalitatieve redenen relevant zijn.

Normenkader De belangrijkste elementen van het normenkader voor de jaarrekeningcontrole 2024 zijn: ▪ Besluit Begroting en Verantwoording; ▪ Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado); ▪ Europese Aanbestedingswet; ▪ Wet Normering Topinkomens (WNT); ▪ Staatssteunregels; ▪ Financiële verordening ex. Artikel 212 Gemeentewet; ▪ Controleverordening ex. Artikel 213 Gemeentewet. Dit normenkader wordt net als voorgaande jaren in december vastgesteld door de raad.

11/12

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

Controleaanpak 2024 Bijlage 1 – Applicaties In onderstaande tabel zijn de applicaties opgenomen die worden betrokken in onze jaarrekeningcontrole. Per applicatie is aangegeven of de beheersingsmaatregelen worden getoetst op opzet, bestaan en werking. Follow up van Key2 Betalen en Vergunningen (*) vindt plaats op verzoek van de Rekeningencommissie naar aanleiding van de bespreking van het accountantsverslag 2023. Per applicatie is aangegeven op welk moment gerapporteerd wordt: in de Board Letter (BL) of in het accountantsverslag (ACV).

Naam applicatie

Proces(sen)

Oracle FIN Mercell Oracle HRS Apro banking Digitale kluis CVS-Subsidies CVS-WMO IBS2000 Allegro Socrates Key2Burgerzaken Mercato Zorgned Key2Betalen Key2Vergunningen

Voorzieningen, memorialen, inkopen en aanbestedingen Aanbestedingen Lonen en salarissen Liquide middelen, vorderingen Liquide middelen, vorderingen Subsidies WMO Belastingopbrengsten en kwijtscheldingen Pandbeleningen, vorderingen Sociale uitkeringen Secretarie leges Belastingopbrengsten en kwijtscheldingen Jeugd Secretarie leges Vergunningverlening

Opzet & Bestaan

Werking Rapporteren Rapporteren in BL in ACV

















 



  

  

 





 

 

 



















*



*



12/12