RIS319857 Staat van de organisatie 2024

Typ tekstTyp tekstTyp tekst

dienst: dienstcode

Retouradres: Postbus 12600, 2500 DJ Den Haag

Ons kenmerk

Aan: de Gemeenteraad

BSD/10791529 RIS319857 Contactpersoon

Marijke Stroucken Dienst

Bestuursdienst Afdeling

Directie Concernontwikkeling Telefoonnummer

14070 Datum

E-mailadres

10 september 2024

Marijke.stroucken@denhaag.nl Bijlage

1

Onderwerp

Staat van de Organisatie 2024

Geachte voorzitter, Bijgaand treft u ter informatie de Staat van de Organisatie 2024, waarin tevens het jaarverslag integriteit voor 2023 is opgenomen. De Staat van de Organisatie geeft de raad, (nieuwe) medewerkers, sollicitanten en overige belangstellenden inzicht in hoe we als gemeentelijke organisatie zijn ingericht en hoe we werken aan het continu verbeteren van onze organisatie. Zodat wij samen, als 1 organisatie, kunnen werken aan de ambities voor de stad. Staat van de Organisatie 2024 Het is de derde keer dat de Staat van de Organisatie wordt uitgebracht en de derde keer dat we op deze manier een beeld geven van waar de organisatie staat in haar ontwikkeling. De (personele) cijfers zien op het jaar 2023. Daar waar het van belang is voor een vollediger beeld, zijn naast ontwikkelingen in 2023 ook vervolgstappen in de eerste helft van 2024 opgenomen, zoals de nieuwe visie op dienstverlening. Leeswijzer Het document is opgebouwd uit twee delen. Het eerste deel is gericht op de inrichting van de gemeentelijke organisatie en biedt feitelijke en kwantitatieve informatie over personeel en organisatie, met bijhorende toelichtingen. Het tweede deel beschrijft de manier waarop gewerkt wordt aan de ontwikkeling van de ambtelijke organisatie. Aan de hand van voorbeelden en concrete resultaten nemen wij uw raad in dit deel mee in de ontwikkelingen.

In de bijlagen zijn het organisatieverhaal - dat samen met onze organisatiewaarden de gemeenschappelijke basis vormt van waaruit we werken - een vergelijking van belangrijke kengetallen tussen het Haagse, de G4 en alle gemeenten en het jaarverslag integriteit 2023 opgenomen. Duiding bij onderwerpen van aandacht In deze editie informeren we uw raad ook over de voortgang op een aantal onderwerpen, zoals in verschillende debatten is toegezegd. We gaan onder andere in op wat we doen om Haags Leiderschap te versterken, hoe we het bieden van tegengeluid stimuleren en bevorderen en hoe gewerkt wordt aan een prettige en veilige werkomgeving.

Gemeente Den Haag

Spui 70 Den Haag

Postbus 12600 2500 DJ Den Haag

dienst: afdeling-telefoon dienst: afdeling-website

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10791529

Enkele van deze onderwerpen behoeven meer duiding dan past in de context van de Staat van de Organisatie. De duiding bij deze onderwerpen is daarom opgenomen in deze raadsmededeling. Prettige en veilige werkomgeving en medewerkersonderzoek Op uw verzoek hebben we door een onafhankelijke, externe partij een onderzoek laten uitvoeren (RIS316138). De belangrijkste uitkomsten van het onderzoek zijn opgenomen in de Staat van de organisatie 2024 (paragraaf 1.4.6.). In het gemeentebrede medewerkersonderzoek hebben we laten onderzoeken hoe medewerkers van de gemeente Den Haag de sociale veiligheid in de organisatie ervaren. Om breder inzicht te krijgen in hoe het met medewerkers gaat, is ook gevraagd hoe medewerkers hun werk, de werkomgeving en de gemeente als werkgever ervaren. Er is gekozen voor het instrument Internetspiegel, omdat dit wetenschappelijk gevalideerde vragen bevat, het ons de gelegenheid biedt om de uitkomsten – op onderdelen - te vergelijken met het onderzoek van 2022 en om onze uitkomsten te benchmarken met 100.000+-gemeenten. Het onderzoek is uitgevoerd door Effectory en maakt onderdeel uit van het Programma Werkomgeving. In het programma staat in de eerste plaats het luisteren naar – en leren van - ervaringen van medewerkers centraal en in de tweede plaats het versnellen en intensiveren van de ingezette organisatieontwikkeling.

Conform toezegging aan de gemeenteraad hebben we verschillende partijen benaderd om nader te bepalen wat verdiepend zou worden onderzocht. Zo heeft op verzoek van de vakbonden een gesprek plaatsgevonden met een door hen voorgedragen expert op gebied van onderzoek naar sociale veiligheid. Op basis van de adviezen van deze expert, heeft Effectory de vragenlijst samengesteld uit de bij hen beschikbare gevalideerde modules met vragen op de verschillende thema’s. Ook gesprekken met bedrijfsartsen, vertrouwenspersonen en de Centrale Ondernemingsraad (COR) over signalen die bij hen bekend waren over sociale veiligheid, zijn gebruikt als input voor de vragenlijst. De COR heeft ingestemd met de vragenlijst. Voor het Programma Werkomgeving is een klankbordgroep gevormd waarin de vakbonden, de COR, medewerkers en leidinggevenden vertegenwoordigd zijn. De gemeente Den Haag is een inclusieve werkgever en vanuit dit oogpunt zijn voor het medewerkersonderzoek zowel alle interne medewerkers, vallend onder de CAO gemeenten, de CAO aan de slag en de CAO Wet Sociale Werkvoorziening, als ook externe medewerkers uitgenodigd. Het onderzoek duurde van 8 april tot 20 mei 2024. Ruim 7.600 interne en externe collega's hebben hun stem laten horen. Aan het medewerkersonderzoek van 2022 namen 5.003 collega’s deel.

Op basis van de uitkomsten van het medewerkersonderzoek 2024 concluderen we dat de medewerkers in 2024 gemiddeld positiever oordelen over het werken voor de gemeente Den Haag en over de werkomgeving dan in 2022. Medewerkers bevelen de gemeente Den Haag aan als werkgever (onze eNPS-score van 14 ligt zelfs ruim boven de benchmarkscore van 4). Dat onze medewerkers ambassadeur zijn voor onze organisatie is belangrijk, want dat draagt bij aan een positief imago. Dit helpt bij de werving van nieuwe medewerkers. Op het merendeel van de thema’s zijn onze uitkomsten hoger dan of vergelijkbaar met de benchmark. Dit duidt erop dat we met de ontwikkelagenda, de organisatiewaarden, het leiderschapsbeeld en het programma Werkomgeving op de goede weg zijn. De ingezette koers begint vruchten af te werpen. We zien ook dat we geen organisatiebreed probleem hebben op het gebied van sociale veiligheid. Het algemene beeld is dus positief. Maar tegelijk zijn er op de verschillende thema’s ook onderwerpen die nog verder verbeterd kunnen worden. •

Het sociale veiligheidsklimaat is in de basis op orde, wel blijft het van belang om aandacht te hebben voor ruimte om fouten mogen maken en lastige kwesties bespreekbaar te maken.

2/6

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10791529

•

•

•

De meerderheid van de medewerkers ervaart het gedrag van collega’s en leidinggevenden als positief. Daar zijn we blij mee. Er zijn ook medewerkers voor wie dat anders ligt. Zij gaven aan ongewenste omgangsvormen te ervaren. Genegeerd worden is daarbij de meest voorkomende. Elk geval is er één te veel. Daarom zullen we ook hier nadrukkelijk aandacht voor blijven hebben de komende periode. We zien daarbij grote verschillen in beleving binnen de dienstonderdelen. Dit vraagt dan ook om een gerichte aanpak. De meeste medewerkers zijn positief over de rolduidelijkheid, de mate van invloed en de werkdruk. Tegelijk ervaart bijna een derde van de medewerkers een te hoge werkdruk en heeft een derde na het werk grote behoefte aan herstel. Dit laatste is zorgelijk en een signaal voor mogelijke uitval. Ook dit vraagt dus aandacht de komende tijd. De samenwerking met collega’s in het team wordt positief gewaardeerd. Er is ruimte voor verbetering waar het gaat om de samenwerking tussen afdelingen. We zien in de praktijk dat specifieke vormen van samenwerking, bijvoorbeeld de integrale aanpak van opgaven en het samenwerken in gebieden, steeds beter gaan, met name daar waar geïnvesteerd wordt in werkvormen, of governance afspraken. We leren van de goede voorbeelden, waarvan er vele in deze editie van de Staat van de Organisatie zijn opgenomen.

Het verder verbeteren van onderlinge samenwerking tussen afdelingen blijft stevigop de agenda staan de komende tijd.

Hoewel een groot deel van de medewerkers aangeeft op veel thema’s tevreden te zijn, geldt dat niet voor iedereen. We zetten daarom stevig in op opvolging van het onderzoek in alle teams. In elk team worden de uitkomsten besproken en wordt minimaal één speerpunt gekozen, waaraan minimaal één actie wordt verbonden in 2024. Dit gaan we monitoren. Teams die extra aandacht kunnen gebruiken, ondersteunen we. Als het gaat om het luisteren naar – en leren van - ervaringen van medewerkers onderzoeken we dit vanuit het Programma Werkomgeving niet alleen met medewerkersonderzoeken. Dit doen we ook met een continu vertrekredenonderzoek. Daarnaast luisteren we naar nieuwe collega’s (onderdeel van het Haags Introductie Programma is een medewerkerscafé na 100 dagen), naar medewerkers die verzuimen en naar medewerkers die het bureau integriteit of het medewerkersloket benaderen. We investeren in professioneel en persoonlijk leiderschap, het verbeteren van de doorgroei- en ontwikkelmogelijkheden en stimuleren een open en inclusieve organisatie, met specifieke aandacht voor de genoemde aandachtspunten die uit het medewerkersonderzoek naar voren komen. Vitaliteit en duurzame inzetbaarheid Het welzijn van onze medewerkers is een belangrijke prioriteit, zodat zij met veel plezier - en in goede gezondheid - voor ons kunnen en willen blijven werken.

Dit is nodig, want het gemiddelde jaarverzuim was in 2023 met 7,4% iets hoger dan in 2022 (zie ook 1.4.9.). We verdiepen in onze aanpak op (extra) lang verzuim. We werken daarom enerzijds aan het voorkomen van instroom in het verzuim en anderzijds aan het optimaal begeleiden en laten re-integreren van medewerkers in de organisatie of daarbuiten. Onze vitaliteitsaanpak richt zich in het bijzonder op jongere medewerkers en medewerkers die werkzaam zijn in de fysiek zware functies. Zie ook paragraaf 2.4.3 in de Staat van de organisatie 2024. We zetten in op het verlagen van de ervaren werkdruk en herstelbehoefte (één van de aandachtspunten uit het medewerkersonderzoek). Volgend jaar starten we met een proef voor medewerkers in de fysiek zware functies in de buitendiensten. Bij deze proef kunnen medewerkers als ze 62 jaar zijn of ouder, minder uur per week werken (met behoud van salaris). Met deze extra hersteltijd willen we bereiken dat de belasting van het werk afneemt en medewerkers minder uitvallen. Daarnaast wordt vitaliteit inclusief werkdruk één van de onderwerpen van het nieuwe Haags Gesprek tussen medewerker en

3/6

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10791529

leidinggevende. In de Haagse weken van de loopbaan en vitaliteit (16 t/m 27 september) zijn workshops en activiteiten opgenomen over werkdruk en we ondersteunen medewerkers en leidinggevenden met e-learnings ‘aan de slag met je inzetbaarheid’. Arbeidsmarkt en externe inhuur Het blijvend investeren in een prettige en veilige werkomgeving is ook van belang met oog op de arbeidsmarkt. We zien dat deze ingrijpend aan het veranderen is. Op de arbeidsmarkt heerst op vrijwel alle vakgebieden schaarste aan (voldoende gekwalificeerd) personeel. Deze krapte is structureel en zal – onder andere door vergrijzing – de komende jaren waarschijnlijk alleen maar groter worden. Om de toenemende werklast in een schaarse arbeidsmarkt met minder inhuur te kunnen invullen, moeten we ervoor zorgen dat de beschikbare interne capaciteit optimaal wordt benut. Dit vraagt om het toekomstbestendig verbeteren van de instroom, doorstroom en uitstroom. Een toekomstbestendig personeelsbestand vereist dat er zicht is op de verwachte kwantitatieve en kwalitatieve capaciteitsbehoefte, én op de skills van zittende medewerkers en hun ontwikkelwensen en mogelijkheden. Het benutten van kwaliteiten van medewerkers binnen de organisatie is belangrijk voor het binden en behouden van medewerkers voor de organisatie. Daarom gaan we werving, interne doorstroom en inhuur meer integraal benaderen.

In die gevallen waarin externe inhuur onvermijdelijk is, houden we de kosten van die inhuur zo laag mogelijk. Zorgvuldig ingezette externe inhuur blijft een onlosmakelijk onderdeel van een goede integrale capaciteitsplanning. Hierover is uw raad geïnformeerd in het Actieplan grip op interne doorstroom en externe inhuur (RIS317646). Zie ook paragraaf 2.4.3 in de Staat van de organisatie 2024. Diversiteit en inclusie We zijn een diverse en inclusieve organisatie en hebben daarbij aandacht voor culturele diversiteit, genderdiversiteit en leeftijdsdiversiteit (zie ook paragraaf 1.4.5 in de Staat van de organisatie 2024). Ook draagt de gemeente Den Haag vanuit goed en sociaal werkgeverschap bij aan het realiseren van de banenafspraak (zie ook paragraaf 1.4.3 in de Staat van de organisatie 2024). We creëren extra banen voor mensen met een (lichamelijke) aandoening en zetten in op een inclusieve werkomgeving, waareen mentaal en fysiek toegankelijke werkplek onderdeel van uitmaakt. Toegankelijk kan gaan over psychologische, mentale en fysieke. In de beleidsagenda Toegankelijke Stad (RIS318989) is te lezen hoe de gemeente zelf werkt aan een toegankelijke werkomgeving, in de eerste plaats door te zorgen voor toegankelijke gebouwen. Verder worden in samenwerking met de medewerkersnetwerken Neurodiversiteit en Onbeperkt Inclusief (zie pag.

43 in de Staat van de organisatie) ervaringen en expertise gedeeld en aandacht gevraagd voor mensen met een beperking.

Integriteit De integriteit van onze organisatie toont zich in het werk van iedere medewerker, elke dag opnieuw. Met wat we doen en hoe we het doen, zorgen we dat we een organisatie zijn waar de stad op kan vertrouwen en waar iedereen met trots en plezier werkt in een veilige werkomgeving. Aandacht voor integer werken en handelen, inclusie en omgangsvormen is daarbij vanzelfsprekend en onmisbaar. Ruim drie jaar geleden is het integriteitsbeleid van de gemeente Den Haag door bureau Necker en van Naem geëvalueerd (Integriteit: maak het Haags! Rapportage evaluatie integriteitsbeleid gemeente Den Haag; Necker van Naem 2020. RIS305869). In navolging van de adviezen van die evaluatie, is in 2021 een nieuw, centraal Bureau Integriteit opgericht, dat is gepositioneerd in de Bestuursdienst, onder verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris. Nu dit bureau ruim twee jaar bestaat, is de werking van het bureau geëvalueerd. Daarbij is expliciet gekeken naar de positionering van het bureau.

4/6

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10791529

De uitkomsten van deze evaluatie, die door bureau I4Integrity in samenwerking met prof. dr. Leo Huberts is uitgevoerd, geeft een genuanceerd beeld van waar we staan. De evaluatie is positief over het beleid, de instrumenten en het Bureau Integriteit en de wens en bereidheid van de gemeente Den Haag tot kritische reflectie en het constante streven naar verbetering. Er is waardering voor en draagvlak bij medewerkers en leidinggevenden voor Bureau Integriteit en voor het vertrouwenswerk. Ook de positionering van het bureau is passend. Tegelijkertijd is ook hier ruimte voor ontwikkeling. Zo is meer aandacht nodig voor preventie en risicobeheersing, kan de governance en de eigenstandige positie van Bureau Integriteit daarin aangescherpt worden, zijn het meldproces en het registratiesysteem voor verbetering vatbaar en is meer openheid en communicatie over incidenten gewenst, om daarvan samen te kunnen leren. De onafhankelijkheid van Bureau Integriteit moet boven iedere twijfel verheven zijn. Zodat iedereen erop kan vertrouwen dat iedere melding, iedere melder en iedere betrokkene op de juiste manier wordt behandeld. De evaluatie bevestigt dat dit in de basis goed is geregeld. De gemeentesecretaris/algemeen directeur Den Haag (GS/AD DH) is eindverantwoordelijk voor ambtelijke integriteit.

Vanuit die verantwoordelijkheid is zij ook verantwoordelijk voor de behandeling van meldingen en het uitvoeren van onderzoek. Daartoe is een centraal Bureau Integriteit ingericht, die dit in opdracht van de gemeentesecretaris uitvoert. Tegelijkertijd zijn de algemeen directeuren (AD’s) van de diensten verantwoordelijk voor de integriteit van de organisatie waar zij leiding aan geven. Dat gaat over cultuur, leiderschap, preventie en zo voort. De AD is tevens het bevoegd gezag voor de eventuele personele maatregelen die worden getroffen naar aanleiding van de uitkomsten van een integriteitsonderzoek. De evaluatie beveelt aan de rolverdeling verder aan te scherpen zodat deze helder is voor alle betrokkenen en geen vragen op kan roepen. Naar aanleiding daarvan is besloten om vanwege de rolzuiverheid alle correspondentie voortaan te laten verlopen via bureau integriteit. Deze zal niet langer worden ondertekend door algemeen directeuren. Ook is afgesproken dat de bevoegdheid om af te wijken van adviezen van bureau integriteit voortaan alleen is belegd bij de GS/AD DH. Hoewel dit in de praktijk niet tot problemen heeft geleid, hechten college en ambtelijke leiding eraan op deze manier ook in de beeldvorming de onafhankelijkheid van bureau integriteit verder te bevorderen. De organisatieregeling zal in deze lijn worden aangepast.

Digitalisering De gemeentelijke organisatie is sterk afhankelijk van een goede bedrijfsvoering, en daarbij hoort een goed functionerende IT-infrastructuur. In 2023 is het gemeentebrede programma Masterplan IT afgerond, waarmee invulling is gegeven aan de noodzakelijke vernieuwing en modernisering van de gemeentelijke IT-omgeving. Hiermee is een gedegen infrastructuur in de basis gerealiseerd. Maar het blijft nodig om aanpassingen te blijven doen als gevolg van steeds sneller ontwikkelende techniek. Met het toepassen van Life Cycle management wordt permanent gewerkt aan het up to date houden van zowel de infrastructuur als de bedrijfstoepassingen. Met een stabiele infrastructuur en continuïteit in de dienstverlening is er een basis gelegd om de technische veranderingen, de steeds veranderende wetgeving en de impact daarvan op de werkprocessen optimaal te ondersteunen. Voor wat betreft de basis dienstverlening valt te denken aan ontwikkelingen op het gebied van Cloud services, werkplek en telefonie. Met het programma Modernisering Bedrijfsvoeringsystemen worden de bedrijfsvoeringsystemen vernieuwd in aansluiting op de veranderende accenten en verwachtingen op gebieden als HR en Financiën.

Bij wetgeving valt te denken aan specifiek op techniek gerichte regels (bijvoorbeeld ten aanzien van AI), maar ook aan nieuwe wetgeving waarin digitalisering een prominente rol heeft, zoals de Omgevingswet, Wet digitale overheid en Wet open overheid.

5/6

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10791529

Digitale transitie De voortgaande digitale transitie van de samenleving biedt niet alleen kansen en mogelijkheden voor onze dienstverlening, maar stelt ook eisen aan nieuwe competenties, vaardigheden en ontwikkelvermogen en brengt het ook risico’s als ondermijning en morele en ethische dilemma’s met zich mee. Vanuit het programma Digitaal Den Haag (werktitel) is aandacht voor vraagstukken als: wat betekent de digitale transitie en de vertaling daarvan voor ons handelen, hoe gaan we om met ethische vragen ten aanzien van algoritmes en generatieve AI zoals Copilot, wat moet iedere medewerker kennen en kunnen en welke specialismen moet je in huis hebben. Security Eén van de aandachtsthema’s binnen de digitale transitie is security. Het nieuwe beleidskader rondom informatieveiligheid geeft inzicht in wat het betekent om onze cyberveiligheid op orde te hebben. Om adequaat voorbereid te zijn op digitale aanvallen, incidenten en crises en te anticiperen op het unieke dreigingsprofiel van de stad, is er steeds meer inzet op dit onderwerp nodig. De feitelijke risico’s moeten niet alleen reactief worden gepareerd, maar cyber-security wordt ook proactief getest in concrete oefeningen. Dat gebeurt bijvoorbeeld bij Hack The Hague waar sinds enkele jaren zogenaamde Ethische Hackers uitgenodigd worden om actief naar zwakke plekken te zoeken.

Ook de aanscherping en uitbreiding van de wettelijke eisen aan digitale veiligheid (BIO en NIS2) leiden tot veranderingen in ons informatiebeveiligingsbeleid. Door de toenemende dreiging van cybercriminelen en statelijke actoren heeft het college besloten om de beschikbare middelen voor cybersecurity structureel uit te breiden. Hierdoor kunnen noodzakelijke investeringen worden gedaan voor het opbouwen van expertise en het treffen van technische maatregelen. Samen Haags We worden er steeds beter in om als 1 organisatie voor en mét de stad samen te werken aan maatschappelijke opgaven. We zijn trots op de stappen die we zetten om met meerdere diensten vraagstukken te benaderen, bijvoorbeeld in hoe we omgaan met asielopvang of grote gebiedsontwikkelingen. De Staat van de Organisatie staat vol met mooie voorbeelden hoe we op integrale wijze samenwerken; op kleine en grotere schaal. De stad is nooit af en dat geldt ook voor onze eigen organisatie. Met de Staat van de organisatie laten we zien hoe we blijvend werken aan de ontwikkeling van onze organisatie, zodat het ons in staat stelt om onze bestuurlijke ambities in de stad te helpen realiseren. Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris, de locoburgemeester, Ilma Merx

Robert van Asten

6/6