RIS319848 Bijlage 2.1 De Haagse Participatiewerkwijze
Tekst van het document
Haags Samenspel
De Haagse Participatiewerkwijze
Hét stappenplan voor het inzetten van participatie
Voor betere participatie
Participatie is de manier waarop bewoners, ondernemers en organisaties invloed uitoefenen op en betrokken zijn bij vraagstukken in hun straat, buurt, wijk of stad. Ga je in jouw project participatie gebruiken, werk je aan een startnotitie of plan van aanpak en is de gemeente initiatiefnemer? De Haagse Participatiewerkwijze helpt je op weg. Zo geef je een helder, transparant en zorgvuldig proces rond participatie vorm met duidelijke keuzes en afwegingen.
De Haagse Participatiewerkwijze bestaat uit vier stappen 1
Participatievraagstuk
2
Participatieanalyse
3
Participatieontwerp
Tip: Na stap 3 overleg je het participatieplan. Na de uitvoering en stap 4 het participatieverslag.
4
Participatieverslag
Gebruik voor deze twee producten de hiervoor gemaakte templates.
• Elke stap bestaat uit vragen. Heb je alle vragen beantwoord? Dan is het participatietraject afgerond. • Elke stap biedt instrumenten en methodes om te gebruiken. • Stap 1 t/m 3 helpt bij het maken van het participatieplan. • Stap 4 helpt bij het maken van het participatieverslag.
De Haagse Participatiewerkwijze
2
Stap 1 Participatievraagstuk Breng eerst in kaart waarover deelnemers wel en niet kunnen meedenken of meebeslissen. Voordat je anderen bij het traject betrekt. Je stelt vast welke strategische keuzes er zijn om met je team of bestuur te bespreken. Je beschrijft waarop de deelnemers invloed kunnen uitoefenen en wie welke rol in het proces heeft.
Onderdelen: • Participatievraagstuk • Randvoorwaarden
Participatievraagstuk Aanleiding Waar komt de vraag voor (inwoners-)participatie bij dit project of beleid
Tip: Voor ruimtelijk-
vandaan? De opdracht kan bijvoorbeeld gegeven zijn door de gemeenteraad,
fysieke projecten doe dan
het college, een wethouder of directeur. Of er is een directe aanleiding in het
de Participatiecheck! Hier
gebied. Inwoners hebben bijvoorbeeld aangegeven dat zij invloed willen op
vind je tips en verdere
het project of beleid.
hulpmiddelen zoals de Participatiegids voor
Doel
gebieds- en
Waarom kunnen deelnemers meedoen? Denk na over het doel van partici-
planontwikkeling.
patie bij dit project. Wat je ermee wil bereiken. Denk aan doelen zoals: • Belangen in beeld brengen • Argumenten en/of standpunten verzamelen • Kennis en ervaring ophalen • Alternatieve oplossingen ophalen • Tot een gezamenlijk standpunt komen • Deelnemers zelf verantwoordelijkheid geven • Invloed van deelnemers vergroten • Deelnemers leren elkaar en hun omgeving beter kennen • Anders, namelijk: Vraag Waarover kunnen deelnemers meedoen? Bedenk over welke vraagstukken
Tip: Een participatie
deelnemers kunnen meedenken en/of meebeslissen. Probeer de vraag-
traject kan ook
stukken zo precies mogelijk te omschrijven. Schrijf het bijvoorbeeld op
ongewenste effecten
in de vorm van een vraag die je aan deelnemers wil stellen. Denk ook
hebben. Denk vooraf na of
na of er per fase van het participatietraject een andere participatievraag
het onderwerp bestuurlijk
centraal staat.
en/of politiek gevoelig is.
De Haagse Participatiewerkwijze
3
Voorwaarden Wat staat er al vast waar deelnemers niet over kunnen meedoen? Denk na over de financiële, juridische, technische en beleidsmatige voorwaarden en kaders. Denk ook aan integraal beleid dat raakt aan het beleid dat van toepassing is. Zoek ook uit welke besluiten die het college en/of de raad eerder heeft genomen relevant zijn. Belang van de gemeente
Tip: Het belang van de
Wat vindt de gemeente belangrijk voor dit project of beleid? Denk na over
gemeente is niet hetzelfde als
het belang van de gemeente. Zoek waar mogelijk ook de bron op zoals het
een voorwaarde.
coalitieakkoord of vastgesteld beleid.
De voorwaarde (minimaal 25% vergroenen op het plein)
Deelnemers(belangen)
kan minder strak zijn dan het
Wie kunnen er meedoen en waarom? Denk na wie de doelgroepen
belang van de gemeente
zijn. Bedenk wat inwoners, bedrijven of organisaties gaan merken van
(zoveel mogelijk vergroenen).
het project of beleid en welke belangen zij hebben. Denk ook na welke belangen tegengesteld zijn en welke deelnemers belangen delen. Maak bij
Tip: Bij een goed
de deelnemers onderscheid tussen:
participatietraject zijn de
• Belanghebbenden: inwoners, bedrijven of organisaties die direct de
deelnemers zo divers
impact ervaren van het voorgenomen beleid of project.
mogelijk. Dus denk naast
• Belangstellenden: geïnteresseerde inwoners, bedrijven, organisaties of
inwoners ook aan onder
bezoekers die geen direct belang hebben bij het voorgenomen beleid
nemers, ondernemers
of project.
verenigingen, bewoners organisaties,
Invloed
belangenverenigingen,
Welke invloed hebben deelnemers? Gebruik de Trap van Eigenaarschap
uitvoeringspartners,
om te bepalen hoeveel invloed deelnemers kunnen krijgen. Verschillende
particuliere ontwikkelaars
deelnemers kunnen afhankelijk van de participatievraag of onderwerp in
en buurgemeenten.
het participatieproces meer of minder invloed krijgen. Tip: Doe je best om juist
Belangen wegen
die belangen te
Hoe weegt de gemeente de belangen? Denk na of er belangen of belang-
mobiliseren die zich niet
hebbenden zijn die zwaarder wegen dan andere. De belangen van een
zo snel laten horen.
straat kunnen bijvoorbeeld zwaarder wegen dan de belangen van de bredere buurt. Of de belangen van bewoners wegen zwaarder dan die
Tip: Kijk voor hulpmiddel
van bezoekers.
voor het maken van bijvoorbeeld een stakeholder
Hoe weegt de uitkomst van het participatietraject mee in de besluit
analyse in de toolbox.
vorming? Bedenk ook hoe de uitkomst van het participatietraject meeweegt in de besluitvorming. Is de uitkomst van doorslaggevend belang of wordt de uitkomst meegenomen in het advies? Of op een andere manier mee genomen?
De Haagse Participatiewerkwijze
4
Randvoorwaarden Tijd Wat is de planning van het participatietraject? Participatie vraagt voldoende tijd (1 tot 2 maanden) om het goed voor te bereiden. Er moet ook voldoende tijd zijn voor de uitvoering van het participatietraject. Bedenk wanneer de resultaten van het participatietraject uiterlijk bekend moeten zijn. In het participatieontwerp (stap 3) maak je de tijdlijn voor het participatietraject. Geld Hoeveel budget is er voor de organisatie van participatie en de bijbehorende communicatie? De voorbereiding en uitvoering van participatie kost geld. Denk bijvoorbeeld aan de uren van collega's, de inhuur van participatie experts, het ontwikkelen van materialen en de huur van een locatie. Ook de communicatiemiddelen om deelnemers uit te nodigen kosten geld. Denk aan brieven, social media en posters. Rolverdeling Wie wil je intern bij het participatietraject betrekken? Zorg voor een projectteam met een projectleider, mensen met kennis van het gebied of onderwerp, kennis van communicatie en kennis over participatie. Zorg voor een duidelijke taakverdeling waarbij iedereen weet waar hij/zij voor verantwoordelijk of bevoegd is.
De Haagse Participatiewerkwijze
5
Stap 2 Participatieanalyse In stap 1 heb je de uitgangspunten van je participatietraject vastgesteld. In deze stap kijk je naar de factoren die bepalend zijn voor het participatietraject. Je kijkt welke behoeften er leven in het gebied/de situatie waar je aan de slag gaat.
Voorgeschiedenis
Tip: Doe onderzoek.
Wat ging eraan vooraf? Zoek uit wat er eerder op dit (beleids)onderwerp
Lees bijvoorbeeld
of in het gebied is gebeurd, wat mogelijk invloed heeft op dit project of
mediaberichten in en over
beleid en het participatietraject.
het gebied of de situatie.
Omgevingssituatie Welke andere projecten, activiteiten of ontwikkelingen in het gebied of op
Tip: Neem contact op met het
het onderwerp hebben invloed op het project of beleid?
stadsdeel, een gebiedsregisseur,
Tip: Neem contact op met het stadsdeel, een gebiedsregisseur, gebiedsac-
gebiedsaccounthouder of
counthouder of bedrijfscontactfunctionaris. Misschien is er ook al een
bedrijfscontactfunctionaris.
omgevingsanalyse beschikbaar.
Misschien is er ook al een omgevingsanalyse beschikbaar.
Informatiebehoefte Welke informatie hebben deelnemers nodig om goed mee te kunnen doen? Bedenk welke informatie je openbaar en toegankelijk maakt. Denk
Tip: Ga vóór het participatie
aan relevant beleid, plannen, onderzoeken, evaluaties en visualisaties of
traject al in gesprek met de
animaties om een moeilijk onderwerp begrijpelijk te maken.
doelgroepen. Bespreek hun belangen, behoefte en beleving.
Participatiebehoefte
Denk aan een gesprek met de
Welke behoefte is er onder deelnemers om mee te doen? Zoek uit op welke
bewonersorganisatie,
manieren en over welke onderwerpen deelnemers het liefste meedoen.
ondernemersvereniging en de
Bedenk ook of deelnemers ondersteuning nodig hebben om goed mee te
stadsdeelorganisatie of
kunnen doen. Denk aan een (onafhankelijke) expert of tolk.
organiseer een focusgroep, interviews of spreek mensen aan op straat.
Check na de participatieanalyse of je nieuwe inzichten moet toevoegen aan het participatievraagstuk (stap 1).
Tip: Misschien zijn er wel sleutelfiguren of ambassadeurs aanwezig in het gebied of op het onderwerp. Die kunnen helpen om bepaalde doelgroepen te mobiliseren.
De Haagse Participatiewerkwijze
6
Stap 3 Participatieontwerp Je kunt nu bedenken op welke manier en op welke momenten deelnemers kunnen meedoen. Bedenk eerst welke participatievraag je in welke fase van het project stelt. Daarna bedenk je welke participatie- en communicatiemiddelen daarbij passen.
Tijdlijn
Tip: Denk ook aan de mogelijk
Heeft het project al duidelijke fases? De tijdlijn bestaat uit fases waarin
heid van een voorgesprek of
de gemeente (intern) aan de slag is en participatiefases (extern) waarin
een startevenement, voordat
deelnemers meedoen. Er zijn vaak mijlpalen of deelproducten te onder-
het participatieproces begint.
scheiden. Denk bijvoorbeeld aan een schetsontwerp, voorlopig ontwerp en
Bij veel geschiedenis rondom
definitief ontwerp.
een onderwerp of in het gebied kan een startactiviteit een
Bedenk voor elke fase of deelproduct welke participatievraag je aan deelne-
positief effect hebben op
mers wil stellen. Gebruik de vragen die je in stap 1 (participatievraagstuk)
het proces.
hebt bedacht. Probeer te formuleren wat het eindresultaat van elke fase moet zijn om door te kunnen naar een volgende fase. Aandachtspunten Welke aandachtspunten zijn er voor de manier waarop je het participatietraject vormgeeft? Bedenk of de context van het gebied, de doelgroepen of het onderwerp vraagt om een speciale aanpak. Stel je zelf daarbij de volgende vragen: • Welke moment(en) passen het beste bij het gebied en de doelgroepen? Denk bijvoorbeeld aan de dag van de week, het dagdeel, spreiding in tijd, maar ook aan vakanties. • Is het in dit gebied handig(er) om aan te sluiten op bestaande activiteiten? Denk bijvoorbeeld aan een markt, sportclub of activiteiten in de bibliotheek. • Hoe bereik je mensen die de taal minder of niet vaardig zijn? Denk bijvoorbeeld aan meertaligheid of meer beeldende werkvormen. • Is het onderwerp gevoelig of is er wantrouwen naar de gemeente? Denk aan de inzet van een onafhankelijke gespreksleider.
De Haagse Participatiewerkwijze
7
• Zijn mensen misschien klaar met praten en willen ze actie zien? Denk aan een aanpak waarin je meepraten combineert met doen (quick wins direct uitvoeren).
Tip: De Participatieverordening
• Welke groepsgrootte past het beste bij de participatievraag
(artikel 3.2.1) verplicht om in
die je bewoners wilt stellen? Bedenk dat niet iedereen in een
het participatietraject (en het
grote groep een mening durft te geven. Denk goed na of je een
liefst in elke participatiefase)
participatievraag individueel, in tweetallen, in een kleine of
minimaal twee manieren van
grote groep stelt.
meedoen aan te bieden.
• Wil je dat bewoners (veilig) individueel hun ervaring of mening
Zo maak je het voor deelnemers
kunnen delen? Denk dan aan participatiemiddelen zoals een
makkelijker om mee te doen.
straatgesprek, interview of enquête.
Dat maakt de kans groter dat
• Wil je dat deelnemers met elkaar in gesprek gaan en samen tot ideeën of oplossingen komen? Denk dan aan participatiemid-
alle belangen bereikt en betrokken worden.
delen zoals een stads- of wijkgesprek, creatieve sessie of werkgroep waarin het gesprek onderling centraal staat. Tip: Werk waar nodig de
Participatiemiddelen
participatiemiddelen en een
Hoe kunnen deelnemers meedoen? Denk aan fysieke participatie-
draaiboek uit. Kijk in de Haags
middelen zoals een stads- of wijkgesprek, gesprekken op straat,
Samenspel 'toolbox voor
creatieve sessie, inloopbijeenkomst, werkgroep, interview of
bewonersparticipatie' voor meer
wandeling. En digitale participatiemiddelen op denhaag.nl zoals
informatie over verschillende
het plaatsen van reacties, stemmen, liken, enquête, interactieve
participatiemiddelen.
kaart of keuzewijzer. Gebruik minimaal twee manieren om mee te doen. Tip: Kijk in de Haags Samenspel
Werkvormen
'toolbox voor bewoners
Welke passende werkvormen wil je gebruiken? Binnen een
participatie' voor meer informatie
participatiemiddel zijn verschillende werkvormen mogelijk. Denk
over verschillende werkvormen.
bijvoorbeeld aan het met stickers stemmen op stellingen, een collage maken of een gebied herontwerpen door middel van een maquette.
Tip: Test de werkvormen. Vraag Multimedia om materialen te
Opbrengst
maken.
Heb je ervoor gezorgd dat de opbrengst van het participatietraject een plek krijgt in het project? Tip: Gebruik de Media Menukaart
Wie moet de opbrengst meenemen in beslissingen, wordt het
om een slimme mix van
bijvoorbeeld een raadsmededeling? Denk bij raadsmededelingen
communicatiemiddelen te kiezen.
bijvoorbeeld aan het maken van de participatieparagraaf" Communicatiemiddelen
Tip: Neem contact op met de
Hoe nodig je deelnemers uit om mee te doen? Hoe blijven deelne-
communicatieadviseur van het
mers op de hoogte? Bedenk welke communicatiemiddelen geschikt
stadsdeel waar het project en
zijn om deelnemers uit te nodigen. Denk bijvoorbeeld aan een
participatietraject plaatsvindt.
brief, campagne via social media, posters/flyers of een PR-actie in
De communicatieadviseur kan
het gebied. Bedenk ook een manier om deelnemers op de hoogte te
adviseren over de aanwezige en
houden over tussentijdse resultaten van het project en participa-
geschikte communicatie
tietraject. Denk bijvoorbeeld aan nieuwsberichten op denhaag.nl,
middelen om de doelgroep te
e-mails of een nieuwsbrief.
bereiken.
De Haagse Participatiewerkwijze
8
Aanspreekpunt Hoe zorg je tijdens het hele traject voor een duidelijk aanspreekpunt voor deelnemers? Bedenk wie het aanspreekpunt is voor deelnemers en op welke manier(en) die bereikt kan worden. Denk aan een project e-mailadres, telefoonnummer of vast inloopspreekuur.
Check of het participatieontwerp goed aansluit op het participatievraagstuk (stap 1) en de p articipatieanalyse (stap 2).
Je bent nu klaar om het participatieplan op te stellen en te publiceren. Gebruik hiervoor de template.
Aan de slag! Je kunt het participatietraject starten. Succes!
De Haagse Participatiewerkwijze
9
Uitvoering en terugkoppeling Nadat je een participatiemoment of -fase hebt uitgevoerd, geef je een terugkoppeling aan de deelnemers. Daarin licht je toe hoe het participatieproces is verlopen, wat de opbrengst is en hoe deze is gewogen. Ook informeer je de deelnemers over de vervolgstappen van het project. De terugkoppelingen heb je straks nodig om het uiteindelijke participatieverslag te kunnen uitwerken.
De terugkoppeling bestaat uit een aantal onderdelen. Doel Wat is het doel en belang van de gemeente in het project? Dit staat in je participatieplan. Proces Waarover, hoe, wanneer en met welke invloed konden deelnemers meedoen? Dit staat in je participatieplan. Deelnemers Hoeveel en wie deden er mee? Denk aan aantal, achtergrondgegevens indien bekend en benoem organisaties en belangenvertegenwoordigers. Resultaten Wat zijn de resultaten van het participatiemoment? Wat is de inbreng vanuit de deelnemers (belangen, ideeën, adviezen en reacties) Welke resultaten zijn meegenomen in het voorliggende besluit? Beargumenteer hoe dit is afgewogen. Welke resultaten zijn niet meegenomen in het voorliggende besluit? Beargumenteer hoe dit is afgewogen. Terugkoppeling Hoe deel je de terugkoppeling met de deelnemers en hoe kunnen zij erop reageren? Als deelnemers het niet eens zijn met de terugkoppeling en dit niet wordt verwerkt, dan moet dat geëxpliciteerd worden. Zorg dat er voldoende tijd is voor de deelnemers om te evalueren en terug te koppelen. Benoem eventuele knelpunten/dilemma’s en belangen/sentiment bij deelnemers. Leg uit waar je niet uit bent gekomen met participatie. Denk na over politiek-bestuurlijke relevante ontwikkelingen, waar de gemeenteraad van moet weten. Leg de eventuele complexiteit binnen het project op bovenstaande punten uit.
De Haagse Participatiewerkwijze
10
Optioneel: vraag naar hoe de deelnemers het meedoen hebben ervaren. Vervolg Volgt er verdere participatie of is er alleen nog sprake van communicatie? Geef aan of dit het laatste participatiemoment is geweest op het betrokken onderwerp. Wees duidelijk over het vervolg. Indien het onderwerp een vervolg krijgt als nieuw project, benoem hier hoe de huidige participatie hierin een plek krijgt en wat je al weet over het vervolg. Deelnemers extern en intern Met wie ga je wanneer evalueren? Met wie ga je de terugkoppeling uitwerken? Denk daarbij aan zowel de deelnemers aan wie moet worden teruggekoppeld als aan de collega’s met wie je de weging van de inbreng van de deelnemers moet uitwerken.
Je bent nu klaar om het participatieverslag op te stellen en te publiceren. Gebruik hiervoor de template.
Tip: Documenteer het participatiemoment en kleed je terugkoppeling en/of eindverslag aan met foto’s van de participatiemomenten. Dat kan zijn van de resultaten of van de bijeenkomst zelf. Denk daarbij aan het anonimiseren van de beelden en de data.
De Haagse Participatiewerkwijze
11
Stap 4 Participatieverslag De laatste stap is de verslaglegging en evaluatie. Je kijkt tussentijds en na afloop samen met de deelnemers en het participatieprojectteam naar de effecten van het participatietraject. Het definitieve verslag van de participatie bevat in elk geval informatie over het doorlopen proces, de opbrengst en weging ervan, het resultaat en de leerpunten. Kijk naar wat je hebt geleerd. Bedenk hoe je opgedane kennis en ervaring bewaart en deelt.
Onderdelen: • Het Participatieverslag • Leren van het proces
Het participatieverslag De afronding van het participatietraject De controlerende rol van de raad uit zich doordat de raad in de gelegenheid wordt gesteld om participatieprocessen te volgen. Behulpzaam daarbij is dat participatieplannen en participatieverslagen worden gepubliceerd. Ook wordt ‘participatie en communicatie’ als vaste paragraaf opgenomen in raadsvoorstellen. Het participatieverslag bestaat uit een aantal onderdelen. Doel Wat is het doel en belang van de gemeente in het project? Dit staat in je participatieplan Proces Waarover, hoe, wanneer en met welke invloed konden deelnemers meedoen? Geef in een paar weer hoe de participatie is verlopen. Beschrijf het gevolgde participatieproces en verwijs naar het participatieplan. Beschrijf en motiveer eventuele wijzigingen in het participatieproces t.o.v. het participatieplan.
De Haagse Participatiewerkwijze
12
Deelnemers Hoeveel en wie deden er mee? Denk aan aantal, achtergrondgegevens indien bekend en benoem organisaties en belangenvertegenwoordigers. Resultaten Wat zijn de resultaten van de participatie? Wat is de inbreng vanuit de deelnemers (belangen, ideeën, adviezen en reacties). Welke resultaten zijn meegenomen in het voorliggende besluit? Beargumenteer hoe dit is afgewogen. Welke resultaten zijn niet meegenomen in het voorliggende besluit? Beargumenteer hoe dit is afgewogen. Terugkoppelingen Is na elk participatiemoment een terugkoppeling gedeeld met de deelnemers waarop ze kunnen reageren? Als deelnemers het niet eens zijn met de terugkoppeling en dit niet wordt verwerkt, dan moet dat geëxpliciteerd worden. Benoem eventuele knelpunten/dilemma’s en belangen/sentiment bij deelnemers. Leg uit waar je niet uit bent gekomen met participatie. Denk na over politiek-bestuurlijke relevante ontwikkelingen, waar de gemeenteraad van moet weten. Leg de eventuele complexiteit binnen het project op bovenstaande punten uit. (Denk aan: belang dat te laat of in verkeerde fase naar boven is gekomen, belangrijke perspectieven die je niet hebt kunnen bereiken, de belangenweging of reacties op een terugkoppeling). Hoe hebben de deelnemers het meedoen ervaren? Dit is optioneel als externe evaluatie. Beschrijf of en hoe je deelnemers hebt
Tip: Let op dat je blijft
gevraagd naar hun ervaring van het participatieproces. Beschrijf
informeren bij het besluit en bij
per kompaspunt hoe deelnemers het participatieproces hebben
de uitvoering van het besluit.
ervaren (zie hiervoor het Haags Participatiekompas). Vervolg Volgt er verdere participatie of is er alleen nog sprake van communicatie? Geef aan of dit het laatste participatiemoment is geweest op het betrokken onderwerp. Indien het onderwerp een vervolg krijgt als nieuw project, benoem hier hoe de huidige participatie hierin een plek krijgt en wat je al weet over het vervolg.
De Haagse Participatiewerkwijze
13
Leren van het proces Doordat de participatieplannen en -verslagen worden gepubliceerd in het RIS delen we onze kennis over de kwaliteit van participatie. Op deze manier reflecteren we met betrokkenen op het proces, en staat het leren en verbeteren op basis van de ervaringen van deelnemers centraal. Zo krijgen alle betrokkenen steeds scherper in beeld wat succesvolle participatie kenmerkt. Interne evaluatie Hoe zorg je ervoor dat collega’s gebruik kunnen maken van de opgedane kennis en ervaring?Beschrijf hoe er in het projectteam en met collega’s uit de gemeente is geëvalueerd op het participatietraject. Reflecteer op de kompaspunten en benoem leerpunten uit het proces. Neem de externe evaluatie erbij en reflecteer hierop met het team. Externe evaluatie Hoe hebben de deelnemers het meedoen ervaren? Beschrijf of en hoe je deelnemers hebt gevraagd naar hun ervaring van het participatieproces. Beschrijf per kompaspunt hoe deelnemers het participatieproces hebben ervaren (zie hiervoor het Haags Participatiekompas). Dit onderdeel is optioneel. Hoe zorg je ervoor dat men gebruik kan maken van de opgedane kennis en ervaring?
De Haagse Participatiewerkwijze
14
Colofon Dit is een uitgave van Haags Samenspel, Gemeente Den Haag Vormgeving Dienst Bedrijfsvoering Multimedia September 2024