RIS319784 Bijlage 3 Evaluatierapport na BA

Bijlage 4 bij DSO/10458645

Kwaliteitsverbetering Centrum-Noord Evaluatierapport coproductiefase

Datum

Opdrachtgever

Status

december 2023 Typ tekstAuteur DSO/Projecten

DSO/Mobiliteit Typ tekst

Definitief

Typ tekst

Kwaliteitsverbetering Centrum-Noord Evaluatierapport coproductiefase

Inhoudsopgave

1 Inleiding...........................................................................................................3 1.1 1.2 1.3

Aanleiding voor evaluatie..........................................................................................3 Coproduceren als participatieniveau.........................................................................3 Evaluatie-aanpak in vier stappen..............................................................................4

2 Stap 1: Inventarisatie evaluatiepunten en ‘lessons learned’............................6 2.1 2.2 2.3

Enquête-uitnodiging..................................................................................................6 Ingekomen reacties..................................................................................................7 1e Evaluatiebijeenkomst............................................................................................7

3 Stap 2: Prioriteren van ‘Lessons learned’......................................................10 4 Stap 3: 2e Evaluatiebijeenkomst....................................................................11 4.1 4.2 4.3

Presentatie met discussie en reflectie....................................................................11 ‘Lessons learned’ naar procesfase.........................................................................11 ‘Lessons learned’ geprioriteerd...............................................................................12

5 Gemeentelijke werkgroep..............................................................................14 6 Conclusies en ‘lessons learned’....................................................................15 Bijlagen..........................................................................................................16 Bijlage 1 Antwoorden op de enquête gemeentelijke werkgroep.............................17 Bijlage 2 Participatiecheck......................................................................................20

2

Kwaliteitsverbetering Centrum-Noord Evaluatierapport coproductiefase

1 Inleiding

1.1

Aanleiding voor evaluatie

Op 9 september 2020 heeft toenmalig wethouder Mobiliteit (Van Asten) het adviesrapport Kwaliteitsverbetering Centrum-Noord van belangenorganisaties 1 in ontvangst genomen. Dit was het resultaat van een uitvoerig coproductieproces. Bij de raadsbehandeling in april 2021 van het voorstel over het maatregelenpakket uit dat adviesrapport was er lof over de participatie, waardoor besloten is om voor nagenoeg alle maatregelen deelprojecten te starten. De gemeente Den Haag en de deelnemende organisaties willen lessen trekken uit het coproductieproces van 2,5 jaar. De gemeente wil de evaluatie gebruiken voor toekomstige projecten.

Figuur 1: gevolgd coproductieproces

1.2

Coproduceren als participatieniveau

Kwaliteitsverbetering Centrum-Noord was het eerste project voor de gemeente Den Haag waarbij voor een gebied van meerdere wijken (2 x 2 km) en met verkeerskundige, ruimtelijke en leefbaarheidsdoelstellingen op het niveau van coproduceren is geparticipeerd met bewoners-, ondernemers- en algemene belangenorganisaties. Bij coproduceren werken belangenorganisaties samen en ze hebben een hoge mate van betrokkenheid. Vaak wordt voor dergelijke complexe projecten gekozen voor participatie op het niveau van adviseren of raadplegen. Door te evalueren kan de vraag worden beantwoord of vaker voor coproduceren gekozen kan worden.

1

Waar gesproken wordt over belangenorganisaties, worden tevens de betrokken (semi) overheidsorganisaties bedoeld.

3

Kwaliteitsverbetering Centrum-Noord Evaluatierapport coproductiefase

Figuur 2: participatieniveau (volgens participatieladder) was coproduceren

1.3

Evaluatie-aanpak in vier stappen

Dit evaluatierapport is in vier stappen tot stand gekomen. Alle stappen zijn voorbereid door de ambtelijke werkgroep. Stap 1. Inventarisatie evaluatiepunten en ‘lessons learned’ en 1 e evaluatiebijeenkomst Aan de 23 deelnemende belangenorganisaties is met een online enquête gevraagd de ‘lessons learned’ en evaluatiepunten in te brengen. Er is gevraagd om de ‘lessons learned’ in vier categorieën in te vullen: 1. De aanpak van het coproductieproces, met name de meerwaarde van het coproductieproces ten opzichte van andere participatievormen. 2. De organisatie van het coproductieproces, waarbij is ingegaan op de positie en de rolopvatting van de betrokken partijen, de ‘spelregels’ en de wijze waarop de besluitvorming is doorlopen. 3. De samenwerking tussen de betrokken partijen in het proces. 4. Het resultaat, dat wil zeggen de kwaliteit van het adviesrapport en het draagvlak voor het maatregelenpakket plus aanbevelingen. Een aantal organisaties heeft daarnaast punten via de mail ingezonden. Deze punten zijn ook meegenomen. De resultaten zijn besproken op de 1e evaluatiebijeenkomst van 12 juli 2021. Vooral de terugkoppelingen op het afgeronde proces die door de belangenorganisaties tijdens deze bijenkomst zijn gegeven, bleken een goede basis voor conclusies. Stap 2: Prioriteren van ‘lessons learned’

4

Kwaliteitsverbetering Centrum-Noord Evaluatierapport coproductiefase

Voor deze stap was een digitale consultatieronde voorzien. Aan de belangenorganisaties is gevraagd om voorafgaand aan de 2e evaluatiebijeenkomst (10 november 2021) prioritering in de ‘lessons learned’ aan te brengen. Stap 3: 2e evaluatiebijeenkomst In deze derde stap zijn de voorlopige uitkomsten van stap 2 met de belangenorganisaties besproken. Het aangepaste concept-evaluatierapport is weer naar de belangenorganisaties gestuurd voor reactie. Stap 4: Participatiecheck Tot slot is het doorlopen proces langs de gemeentelijke richtlijnen voor participatie gelegd om vast te stellen of er werkelijk is gecoproduceerd. Dit is uitgevoerd zonder de belangenorganisaties en daarom niet in het rapport zelf, maar als bijlage 2 toegevoegd. Uit de participatiecheck zijn conclusies getrokken en (veralgemeniseerde) ‘lessons learned’ ten behoeve van hoofdstuk 5 geformuleerd. Ook is er een advies opgesteld. In de volgende hoofdstukken wordt inhoudelijk ingegaan op de evaluatie.

5

Kwaliteitsverbetering Centrum-Noord Evaluatierapport coproductiefase

2 Stap 1: Inventarisatie evaluatiepunten en ‘lessons learned’

2.1 Enquête-uitnodiging De online enquête onder de belangenorganisaties is verstuurd naar alle organisaties die het rapport hebben opgesteld, namelijk:  Stichting Bewonersorganisatie Archipel & Willemspark  Ondernemersorganisatie Bankastraat/AWOC  BIZ Zeeheldenkwartier  Vereniging Bewonersorganisatie Buurtschap Centrum 2005  BIZ Buurtschap Centrum 2005  Stichting Wijkorganisatie Kortenbos  BIZ Hofkwartier, Bewonersvereniging Hofkwartier  Ondernemersvereniging Willemspark  BIZ Winkelgebied Paleis Noordeinde  Stichting Bewonersorganisatie Duinoord  Stichting Wijkoverleg Zorgvliet  Binnenstad Ondernemers Federatie (BOF)  Stichting Binnenstad/Bureau Binnenstad  Algemene Vereniging voor Natuurbescherming voor Den Haag en omstreken (AVN)  Brandweer  Fietsersbond, afd. Den Haag  HTM  Metropoolregio Rotterdam-Den Haag  Politie  Reizigersvereniging Rover, afd. Den Haag  Vereniging Vrienden van Den Haag  Stichting Voorall De enquête is ook verstuurd naar de bewonersorganisatie Zeeheldenkwartier De Groene Eland. Die bewonersorganisatie heeft ook aan het coproductieproces meegedaan, maar heeft uiteindelijk haar naam niet op het adviesrapport gezet (zie ook RIS306204). Bij de gemeente is een enquête gehouden onder de gemeentelijke werkgroep.

6

Kwaliteitsverbetering Centrum-Noord Evaluatierapport coproductiefase

Figuur 3: organogram

2.2

Ingekomen reacties

Acht belangenorganisaties hebben de enquête ingevuld. Deze respons is echter te beperkt om te kunnen spraken over een representatieve enquête. Hiernaast hebben enkele belangenorganisaties mails gestuurd met aanvullingen en/of opmerkingen over het proces, omdat ze hun reactie niet kwijt konden in de door de gemeente opgezette enquête. Ook is aangegeven waarom men het ermee oneens is dat de gemeente de opzet heeft bepaald.

2.3 1e Evaluatiebijeenkomst Op 12 juli 2021 is een bijeenkomst met belangenorganisaties geweest waar de uitkomsten van de online enquête zijn besproken. Vanwege de hoge opkomst zijn uit deze terugkoppelingen representatieve conclusies uit te trekken. De volgende acht hoofdconclusies zijn getrokken: 1. De verdeling van de groep in “oost” en “west” is erg bepalend geweest voor de rest van het proces. Dit heeft juist tegenstellingen in de hand gewerkt. Het heeft negatief doorgewerkt. 2. Natuurlijk zijn we kinderziektes tegengekomen. Zowel de deelnemers als de gemeente moesten erg wennen aan hun rollen in dit nieuwe proces, hetgeen soms ook tot verwarring leidde. De rollen van de verschillende groepen in het proces waren niet helemaal duidelijk. Was de rol van de gemeente nu slechts faciliterend en ondersteunend aan het proces of was zij ook deelnemer? Gemeente en belangenorganisaties moesten loskomen van hun “oude rollen”. Laat in dat kader een onafhankelijke partij (buiten de gemeente) het adviesrapport schrijven. Dat is niet ongebruikelijk. Goed dat er een onafhankelijk voorzitter was. 3. Er is geen eenduidige conclusie te trekken over de samenstelling van de werkgroep. De groep van organisaties was te groot voor een open gesprek/discussie.

De belangen van bewoners- en ondernemersorganisaties enerzijds en die van meer algemene belangenorganisaties zoals Rover, Fietsersbond en Vrienden van Den Haag anderzijds zijn verschillend. De invloed van deze organisaties zijn ook verschillend. De inbreng van (semi)

7

Kwaliteitsverbetering Centrum-Noord Evaluatierapport coproductiefase

4.

5.

6. 7. 8.

professionele partijen is gewaardeerd, echter een adviserende rol zou beter passen dan een mede-bepalende rol. De rol van de gemeente is dubbel: afweging van het stedelijke belang en faciliterend van dit proces. Het proces was aan de formele kant erg uitgewerkt. Dit heeft als een keurslijf gewerkt. Moet een dergelijke opzet in een coproductieproces al van tevoren strak geregeld worden of moet er in het begin van het proces de vrijheid zijn bij de deelnemers om de werkwijze (en dus ook de organisatie van het proces) zelf in te richten? Eerst had het doel moet geconcludeerd wordt dat het niet altijd duidelijk was of vertegenwoordigers een mandaat ban hun achterban hadden. Geadviseerd wordt om aan het begin van een proces afspraken te maken over het mandaat waarmee deelnemers aan tafel zitten. Ook wordt geadviseerd om vooraf af te spreken welke producten aan vertegenwoordigers of de wijk worden voorgelegd. worden bepaald en vervolgens het proces dat moet leiden tot dat doel. Dat zou mogelijk discussie over voorbehouden en mandaten hebben kunnen voorkomen. Er waren verschillende reacties over het mandaat van vertegenwoordigers van de belangenorganisaties. Het was niet altijd duidelijk of vertegenwoordigers een mandaat van hun achterban hadden.

Geadviseerd wordt om aan het begin van een proces afspraken te maken over het mandaat waarmee deelnemers aan tafel zitten (Moet steeds worden teruggekoppeld naar de achterban of vormt dat te veel een belemmering voor het onderhandelingsproces? Kan je een goede respons van de achterban verwachten? Alle belangenorganisaties hetzelfde mandaat?). Ook wordt geadviseerd om vooraf af te spreken welke producten aan vertegenwoordigers of de wijk worden voorgelegd. Het instellen van een klein comité voor het voorbereidende werk was een uitstekende keuze om voortgang in het proces te krijgen.. Een extern deskundige moet zonder meer in een dergelijk proces worden opgenomen. Blij met het adviesrapport. Uiteindelijk ligt er een goed product en daar mag de groep trots op zijn.

Verder zijn tijdens de bijeenkomst de volgende opmerkingen gemaakt: 9. De gemeente leek – zeker in het begin – een heel ander verwachtingspatroon te hebben bij het coproductieproces dan de deelnemers. De kaders die van tevoren waren gesteld door de gemeente bleken niet helemaal werkbaar. 10. Als je als gekozen vertegenwoordiger aan tafel zit, moet je constructief blijven tot het einde van het proces, ook al is de uitkomst niet helemaal naar (eigen) wens. 11. Fijn dat verzoeken om meer onderzoek of tijd door de gemeente zonder discussie gehonoreerd werden. 12. In een coproductieproces is het ‘stemmen tellen’ niet mogelijk; partijen moeten in consent naar het doel komen. Een bepaalde weging is vaak wel nodig om knopen door te hakken. Procesbegeleiding door een gecertificeerd mediator met ervaring zou bij dit soort processen beter zijn dan door een externe voorzitter en een gemeentelijk projectleider. 13. Van groot belang en positief dat voor het eerst een belangrijke verkeersvraag aan de burgers is voorgelegd.

8

Kwaliteitsverbetering Centrum-Noord Evaluatierapport coproductiefase

14. De uitkomsten van het adviesrapport gaan veel verder dan alleen het gebied Centrum-Noord. Dit was een kans geweest om ook aangrenzende gebieden aan te haken, zoals bv. de Schilderswijk. 15. Door het klein comité is permanent gekeken naar andere (naastgelegen) buurten en doorgaande wegen om te zien of daar geen te negatieve gevolgen zouden zijn van de mogelijke maatregelen voor Centrum-Noord. 16. In het begin waren er veel onduidelijkheden die gaandeweg het proces wel zijn opgelost. 17. Niet alleen de gemeente maar ook de andere organisaties moeten voldoende ruimte en gelegenheid hebben om de plannen terug te koppelen. 18. Een coproductieproces houdt in dat naast de bewoners- en belangenorganisaties, ook de gemeente deelnemer is. Dat wordt in de groep te weinig gevoeld, dan wel is te onduidelijk geweest. 19. Het “maak”-proces heeft het klein comité veel energie gekost. Daarbij had het klein comité, alhoewel uit de werkgroep gekozen, toch ook nog moeite gehad om het draagvlak van de werkgroep te krijgen. Met name in de eerste fase was de achterdocht over wat het klein comité aan het doen was voelbaar. Het is nodig dat de werkgroep goed aangesloten bleef bij het inhoudelijk proces. 20. De kunst is om uit dit proces de goede dingen te bewaren en te gebruiken voor een eventueel volgend participatieproces. 21.

Van alle partijen had verwacht mogen worden dat zij soms over hun schaduw heen moeten stappen. 22. Aan het begin van het proces werd gesproken over “cocreatie”, terwijl sprake was van “coproductie”: aan een coproductie kunnen alleen belanghebbenden deelnemen. Aan een cocreatie iedereen die zich daartoe geroepen voelt. Later is wel de juiste term gehanteerd. 23. De coproductie was een proefproces. Daardoor heeft het proces lang geduurd. Niet alleen een nieuwe vorm van participatie maar ook gelijk een groot en complex onderwerp. Het is daarom heel bijzonder dat deze grote groep van 25 organisaties tot het einde toe heeft samengewerkt. 24. Naast dat de gemeente haar ambtelijke taak heeft en een gemeentelijke verantwoordelijkheid t.a.v. de check op de realiteit van de maatregelen was zij ook gelijkwaardige partner bij het coproductieproces, hetgeen soms best lastig was. 25. De rol van de klankbordgroep (bestaande uit andere vertegenwoordigers van belangenorganisaties dan in de werkgroep) was niet duidelijk dan wel de klankbordgroep werkte niet goed: de rollen van procesmatig toetser en van inhoudelijk deelnemer aan het coproductieproces liepen vaak door elkaar. 26. Het betrof een proces van 3 jaar en wat trekt dit voor een wissel op alle mensen die in hun vrije tijd daar intensieve aandacht in steken?

De 26 punten zijn gecombineerd tot dertien concept ‘lessons learned’.

9

Kwaliteitsverbetering Centrum-Noord Evaluatierapport coproductiefase

3 Stap 2: Prioriteren van ‘Lessons learned’

Het verslag van de 1e evaluatievergadering en het conceptrapport opgesteld door de gemeente na stap 1 zijn toegestuurd aan de belangenorganisaties. Daarmee kon iedere organisatie de belangrijkste evaluatiepunten -positief en negatief- bepalen. Het conceptrapport bevatte dertien concept ‘lessons learned’. Deze zijn via een digitale consultatieronde geprioriteerd. Vooruitlopend op de 2e evaluatiebijeenkomst is per email aan de belangenorganisaties gevraagd welke van de dertien lessen zij in hoofdstuk 6. ‘Conclusies en lessons learned’ wilden.

10

Kwaliteitsverbetering Centrum-Noord Evaluatierapport coproductiefase

4

Stap 3: 2e Evaluatiebijeenkomst

4.1

Presentatie met discussie en reflectie

Op 10 november 2021 vond de 2e evaluatiebijeenkomst plaats. Het grootste deel van de bijeenkomst is besteed aan discussie en reflectie aan de hand van een conceptversie met ‘lessons learned’. Daarbij zijn de volgende aanvullingen benoemd:  De druk op de werkgroep en met name het klein comité is groot geweest en het proces heeft veel tijd en energie gekost.  Kies voor een professioneel bureau als voorbereider van de inhoudelijke keuzes en procesbegeleider/procesbewaker in plaats van een klankbordgroep.  Organisatiestructuur niet nodeloos ingewikkeld maken.  Laat bij de start van volgende coproductieprocessen de groep deelnemers een eigen organisatiestructuur kiezen.  In geval van een klein comité moet frequent met de gehele werkgroep worden gediscussieerd om ze beter aangehaakt te houden.  Leg van tevoren het mandaat van deelnemende werkgroepleden vast en spreek af hoe adviezen van algemene belangenorganisaties en van bewoners- en ondernemersorganisaties uit het gebied zullen worden meegewogen. En handel hiernaar (commitment).  Nood- en hulpdiensten vervullen bij participatieprocessen alleen een toetsende rol, tenzij zij van tevoren aangeven mee te doen aan het coproductieproces.

4.2 ‘Lessons learned’ naar procesfase Behalve discussie en reflectie is tijdens de 2e evaluatiebijeenkomst teruggekeken hoe de lijst met ‘lessons learned’ is ontstaan. Vervolgens zijn er lessen gecombineerd. De groep heeft die vervolgens in volgorde geplaatst van voorbereiding van de processtart tot lessen die nuttig zijn tijdens het proces: 1. Zorg dat de rollen van de werkgroep (van belangenorganisaties) en de gemeente duidelijk zijn. Denk hierbij goed na en leg goed vast hoe verschillende typen deelnemende organisaties (bewoners, ondernemers, algemene belangenorganisaties, professionele partijen) met elkaar samenwerken. En zorg ervoor dat hier commitment over is. 2. Communiceer duidelijk dat de vertegenwoordigers van de belangenorganisaties door henzelf zijn aangedragen voor deelname aan het proces op uitvragen via algemene (email)adressen. Het is geen taak van de gemeente om te controleren welk mandaat zij binnen hun belangenorganisatie hebben. Maak vervolgens aan de werkgroepleden duidelijk dat zij daarin zitten vanwege hun kennis uit die wijken/BIZgebieden en dat zij geacht worden om te komen tot een plan dat voor een

11

Kwaliteitsverbetering Centrum-Noord Evaluatierapport coproductiefase

3.

4.

5. 6. 7.

8. 9.

groter gebied dan alleen hun wijk/BIZ-gebied. Zij moeten tijdens het proces kunnen geven en nemen. Zij worden geacht in te kunnen schatten wat een verbetering is voor hun achterban en moeten het plan daaraan kunnen uitleggen. Maak één werkgroep, hoeveel partijen er ook zijn. Dit om afstemmingsproblemen te voorkomen. Een goede en externe voorzitter kan zorgen dat een grote werkgroep toch effectief is. Stel een klein comité of kerngroep in met een evenwichtige afvaardiging uit de werkgroep in als de werkgroep te groot is om conceptversies van het plan te maken. Stel geen klankbordgroep als procestoetser in; dat maakt de organisatie te ingewikkeld. Huur ter ondersteuning van de werkgroep externe expertise in, die gemeentelijke adviezen kan beoordelen. Zorg enerzijds voor een duidelijke inrichting en organisatie van het proces. Zorg anderzijds voor genoeg ruimte om hierbinnen het proces concreet in te vullen. Informeer de omliggende wijken over de voortgang van het proces. Zorg dat volgende coproductieprocessen leren van dit proces (niet opnieuw ‘het wiel uitvinden’), onder andere om een langzame start te voorkomen.

4.3 ‘Lessons learned’ geprioriteerd Tijdens de 2e bijeenkomst zijn de lessons learned geprioriteerd.

Figuur 4: Uitkomst Mentimeter

Daarbij is geconcludeerd dat de uitkomst van de prioritering goed past bij de gevoerde discussie. Het prioriteren geeft een verder terugblikkend inzicht. Een belangrijke factor is dat er vanuit de gemeente een constante begeleiding is. Die was er in de persoon van de projectleider. Gezien de lange doorlooptijd van het proces valt het mee dat er eenmaal van voorzitter en eenmaal van projectmedewerker is gewisseld.

12

Kwaliteitsverbetering Centrum-Noord Evaluatierapport coproductiefase

13

Kwaliteitsverbetering Centrum-Noord Evaluatierapport coproductiefase

5 Gemeentelijke werkgroep

Aan de hand van (min of meer dezelfde) acht vragen zoals met de online enquête aan de belangenorganisaties zijn voorgelegd, is tegelijkertijd de gemeentelijke werkgroep gevraagd om te evalueren. Bijlage 1 bevat de gecombineerde reacties van de gemeentelijke werkgroep. De belangrijkste reacties zijn:   



 

Coproduceren over een dergelijke opgave en voor een dergelijk groot plangebied is te ingewikkeld. Het is logisch dat de procesinrichting en organisatie wijzigen tijdens het proces. Coproduceren betekent - tegen de aanvankelijke verwachting in - meer werk voor de gemeentelijke werkgroep dan participeren op het niveau van adviseren. Coproductie schept verwachtingen bij de externen. Wat als tijdens de projectfase blijkt dat een bepaalde maatregel toch niet of anders moet? Dat gaat lastig worden. Het proces had een erg lange doorlooptijd. Het is waardevol geweest om de belangengroepen in te laten zien hoe het komt dat de gemeente het bij andere projecten/processen niet iedereen naar de zin kan maken.

Uit de belangrijkste reacties volgen twee aanbevelingen:  Kies bij vergelijkbare opgaven niet voor coproduceren als participatievorm.  Voor minder complexe opgaven is dat wel mogelijk. Bepaal dan van tevoren de procesinrichting en organisatie slechts globaal.

14

Kwaliteitsverbetering Centrum-Noord Evaluatierapport coproductiefase

6 Conclusies en ‘lessons learned’

De conclusie ten aanzien van het gevolgde coproductieproces Kwaliteitsverbetering Centrum-Noord is, dat het een lang en moeizaam proces is geweest dat uiteindelijk geresulteerd heeft in een goed eindrapport met maatregelen. Dat is onder andere te danken aan organisatorische aanpassingen tijdens het proces. Het valt op dat ambtenaren en vertegenwoordigers van belangenorganisaties verschillen ten aanzien van het antwoord op de vraag of coproductie vaker moet worden ingezet als participatievorm bij grote openbare ruimte-projecten. De belangrijkste ‘lessons learned’ uit de interne en externe evaluatie over het gevolgde coproductieproces en na de participatiecheck (bijlage 2) zijn als volgt: 1. Kies alleen voor coproduceren als participatievorm bij minder complexe opgaven of als opknippen/gefaseerd aanpakken van de opdracht wel mogelijk gevonden wordt door de werkgroep van het betreffend project. Of een andere vorm van maatwerk om toch een hoge mate van invloed te organiseren. 2. Bepaal van tevoren de procesinrichting (incl. fasering) en organisatie slechts globaal en zodanig dat aanpassing tijdens het proces mogelijk is. Benoem de rollen van de werkgroep van belangenorganisaties (één werkgroep, hoeveel partijen er ook zijn, met een goede en externe voorzitter) en de gemeente duidelijk. Zorg ervoor dat hier commitment over is. 3.

Organiseer in het kader van openheid en voor het zelfvertrouwen van de werkgroep een externe en onafhankelijke stem. 4. Stel een klein comité of kerngroep in met een evenwichtige afvaardiging uit de werkgroep, als de werkgroep te groot is om conceptversies van het plan te maken.

15

Kwaliteitsverbetering Centrum-Noord Evaluatierapport coproductiefase

Bijlagen

16

Kwaliteitsverbetering Centrum-Noord Evaluatierapport coproductiefase

Bijlage 1 Antwoorden op de enquête gemeentelijke werkgroep In deze bijlage zijn de reacties van de enquête onder de gemeentelijke werkgroep samengevoegd. 1. Opdracht In het algemeen vond de gemeentelijke werkgroep de interne opdracht/de opdracht uit de commissiebrief van april 2018 duidelijk. Een collega maakt daarbij als kanttekening dat de interpretatie van hetgeen in de commissiebrief staat en hoe we als gemeentelijke werkgroep te werk zijn gegaan verschilt. Voor hem zit er een duidelijk verschil tussen coproduceren en faciliteren. 2. Kaders Iedereen van wie een reactie is ontvangen, vond de kaders duidelijk. Er staan nuttige dingen in. Het was goed geweest om vaker naar dit document te refereren in de werkgroep. 3. Coproduceren Op de vraag of coproduceren passend was, is heel verschillend gereageerd. Een collega vond het zeker een passende -zelfs essentiële- vorm van participatie, vanwege de grote opgave met veel impact. Een ander heeft niet de indruk dat er sprake was van coproductie. Bewoners denken namelijk vanuit hun eigen perspectief en niet vanuit het grotere belang. Hier zit ook hun kracht, zij weten wat er speelt in de wijk (maar niet wat daarbuiten speelt). Omdat er binnen een wijk of belangengroep al verschillende ideeën zijn is de vertegenwoordiging van een wijk al een moeilijke opgave.

Ook hebben ze niet altijd de kennis die nodig is om bepaalde onderzoeksresultaten te interpreteren en hierdoor verkeerde aannames doen. Van de bewonersorganisaties werd dus nu iets gevraagd wat ze eigenlijk niet kunnen. Met als gevolg maatregelen die niet altijd even realistisch waren en/of felle discussies tussen de verschillende belangengroepen. Uiteindelijk ligt er een maatregelenpakket wat (deels) niet kan worden uitgevoerd en niet altijd aansluit bij het beleid van de gemeente. Ondanks dat in een coproductie de gemeente een gelijkwaardige partner is, heb ik dit dus niet zo ervaren. 4. Procesinrichting en organisatie Ten aanzien van inrichting en proces is aan de ene kant opgemerkt dat zeker duidelijk was welke stappen genomen moesten worden. Aan de andere kant is opgemerkt dat de inrichting van het proces en organisatie een vrij ad-hoc karakter en had dat de planning is veel gewijzigd. De urenclaim naar was op voorhand niet helder. 5. Rol vakafdelingen Op de vraag t.a.v. de rol van de vakafdelingen zijn diverse reacties ontvangen:  Goed dat vooraf rollen en mandaat duidelijk waren.

17

Kwaliteitsverbetering Centrum-Noord Evaluatierapport coproductiefase









Op zich is het aannemen van een andere rol wel waardevol, je kijkt hierdoor toch anders naar het proces. Het is soms wel moeilijk om in deze rol te blijven. Wat mij opviel is dat deze werkvorm eigenlijk meer werk voor de gemeentelijke organisatie betekent. Omdat van de bewoners natuurlijk niet verwacht kan worden dat ze voldoende begrijpen hoe bepaalde onderzoeken geïnterpreteerd moeten worden, zijn er uitgebreide notities en rapportages nodig om alles uit te leggen. Deze moeten vervolgens in een overleg ook nog in detail verdedigd worden. Ondanks dit extra werk staan er toch maatregelen in de rapportage die niet uitgevoerd kunnen worden en blijft er soms sprake van verkeerde beeldvorming. Gezien het resultaat, doorlooptijd en de hoeveelheid werk zou ik niet aanraden om vaker een coproductieproces aan te gaan als gemeente. De rol die we eerst hadden is gaandeweg het project veranderd. Dat was logisch gezien de ontwikkeling van het project zelf. De bewoners zijn een soort experts geworden en dat is heel uitzonderlijk. Dat heeft tijd nodig gehad maar het resultaat is dan ook gedragen door belanghebbenden. Ik denk/hoop dat de uitvoering van het voorstel een verbetering teweeg brengt en ik denk dat de maatregelen de komende jaren alleen maar zullen toenemen om de leefbaarheid te verbeteren. Ik zie het als een eerste – goede- stap.

Het was een mooi project en ik heb er veel van geleerd. Ik vond het ingewikkeld om de juiste positie / rol te bepalen in het gehele proces. Het was uitdagend en niet altijd leuk maar we zijn wel steeds met elkaar in gesprek gebleven, o.a. over de ‘faciliterende rol’ die we als gemeente hadden. Daar zit bij mij (en wellicht bij jou ook) nog steeds wel een zoekgebied. Wat betekent ‘faciliteren’ en wat betekent een ‘coproduceren’. En hoe ga je daar als gemeente in een dergelijk groot project mee om, waar je te maken hebt met enorme (tegenstrijdige) belangen in de wijk (en niet zit te wachten op interne discussies). De vakafdelingen hadden door de gekozen participatievorm een heel andere rol als normaal. De input vanuit de vakafdelingen is vrij beperkt geweest. Ik heb de indruk dat er te weinig gebruik gemaakt is van de kennis en expertise die er in huis aanwezig is. Dit zou wat mij betreft in een soortgelijk project anders mogen.

6. Informeren over voortgang externe werkgroep Iedereen voelde zich voldoende geïnformeerd over de stappen die belangenorganisaties hebben doorlopen: de correspondentie vanuit projectleider en projectmedewerker naar vakafdelingen was prima. Op dat informeren lag de nadruk. De informatie die in de gemeentelijke werkgroep over tafel ging bestond voor een groot deel uit terugkoppelingen en tegenstellingen uit/van de belangenorganisaties. 7. Eindrapport en bijlagenboek Veel collega’s vinden het rapport en het bijlagenboek helder en compleet. Ook is opgemerkt dat op het adviesrapport en het bijlagenboek wel het nodige is aan te merken. De vraag is vooral of hetgeen voorgesteld wordt en de effecten die men voor ogen heeft straks aansluiten bij het beeld op straat

18

Kwaliteitsverbetering Centrum-Noord Evaluatierapport coproductiefase

als de maatregelen zijn doorgevoerd. Zonder harde maatregelen (zoals 1richtingsverkeer) zullen de 3 straten vol blijven staan met voertuigen. 8. Raadsvoorstel Veelal wordt het raadsvoorstel helder gevonden, knap om zo’n verhaal helder op papier te krijgen. Maar omdat je als gemeente zelf ook meedoet in het coproductieproces kun je niet anders dan de adviezen uit de rapportage overnemen en communiceren naar de raad. Dit brengt de gemeente in een lastige positie. Niet alle kanten worden hierdoor in het raadsbesluit belicht. Overige opmerkingen:  Mooi om te zien dat iedereen hier hard aan gewerkt heeft.  Intensief traject, waar intern prettig aan is samengewerkt  Veel werk in gestoken door de organisaties, compliment daarvoor maar de doorlooptijd van een coproductieproces is een stuk langer dan bij een regulier onderzoek. Ik maak me zorgen om de uitwerking. Ik verwacht niet dat alle maatregelen uit het pakket kunnen worden uitgevoerd binnen het tijdsbestek en geraamde budget. Dit gaat ongetwijfeld weer leiden tot kritiek. De belangengroepen ervaren dit toch als ‘hun kindje’ en dat is ook terecht! Dus als wij nu niet doorpakken of maatregelen niet uitvoeren zijn wij de gebeten hond. Ook verwacht ik uitgebreide bezwaar en beroepsprocedures. Ik heb niet het idee dat het coproductieproces ervoor zorgt dat deze procedures verminderen.

 Aan de andere kant is het wel waardevol geweest om de belangengroepen in te laten zien dat de taak van een gemeente niet altijd even makkelijk is en ze het niet iedereen naar de zin kunnen maken. Ook hebben we nu kunnen ervaren hoe belangengroepen zich soms voelen.

19

Kwaliteitsverbetering Centrum-Noord Evaluatierapport coproductiefase

Bijlage 2 Participatiecheck 1. Participatiecheck op het proces middels het Participatiekompas De gemeente organiseert kwalitatief goede participatie volgens de richtlijnen van Haags Samenspel. Het Participatiekompas2 biedt daarvoor de kaders. Het kompas is gebruikt als lens op de concept-evaluatie KvCN.

Beeld: Haags Participatiekompas

Hieronder volgen de adviezen per kompaspunt.

Weten wat er speelt - is het doel van het proces voor de deelnemers duidelijk genoeg? De urgentie van een aantal problemen in Centrum-Noord is aanleiding geweest voor het opzetten van een intensief participatietraject voor Kwaliteitsverbetering Centrum-Noord. Wel is in het begin en in de opstartfase onduidelijkheid geweest rondom het doel van participatie voor deelnemers. De participatiekaders en het procesontwerp waren voor de deelnemers in het begin niet helder. Het proces, de rollen en verantwoordelijkheden zijn belangrijk om vooraf zo duidelijk mogelijk te hebben, terwijl tegelijkertijd ze niet dichtgetimmerd mogen zijn. Deelnemers moeten ze nog wel mogen aanpassen. Het adaptievermogen, flexibiliteit en inzet vanuit de gemeente tijdens het proces wordt door alle deelnemers gewaardeerd. Door de grootte van het plangebied waren er veel belangenorganisaties om te betrekken. Daarnaast waren de doelen van het project zelf divers en uiteenlopend, waardoor er nog meer belangenorganisaties bij zijn betrokken. Het bleek veel tijd te kosten voor de diverse projectdoelen voor iedereen duidelijk genoeg waren. Zie ook lessons learned 1, 2, 4 t/m 7 (par. 4.2) Zie ook conclusie 1 + 2 2

Deze is ontwikkeld na afronding van het coproductieproces.

20

Kwaliteitsverbetering Centrum-Noord Evaluatierapport coproductiefase

21

Kwaliteitsverbetering Centrum-Noord Evaluatierapport coproductiefase

Belangen samenbrengen - met wie is samengewerkt en welke belangen zijn op tafel gekomen? Er was onduidelijkheid over of de deelnemers namens zichzelf of namens een belangenorganisatie spraken3. De onderlinge afstemming met de achterbannen4 en het mandaat is onderwerp van gesprek geweest5 en zijn dit aandachtspunten om rollen, verantwoordelijkheden en mandaat vooraf goed te hebben afgesproken. De onduidelijkheid over rollen en verantwoordelijkheden werden gaandeweg bespreekbaar gemaakt en aangepast. Er is waardering voor het adaptieve vermogen van alle deelnemers, zowel belangenorganisaties als gemeente. Aan het eind van het proces was er daarom meer duidelijkheid over rollen en verantwoordelijkheden. Het open proces, het beschikbaar stellen van een externe deskundige en het samenbrengen van de twee werkgroepen (oost en west) hebben bijgedragen om actief tegengeluiden op te kunnen halen. Op deze manier konden partijen andere oplossingen en aanvullingen geven en kritiek uiten op het plan. Zie ook lessons learned 1, 2, 4 t/m 7 Zie ook conclusie 2 t/m 4

Mate van invloed bepalen - hoe is de inhoud van het rapport tot stand gekomen? Het rapport is door middel van coproductie en deliberatie tijdens het gehele traject ontstaan (zie ook processchema van figuur 1). De deelnemers hebben de coproductie als intensief ervaren. Er is bij de deelnemers tevredenheid over het resultaat (het rapport) en de kwaliteit ervan. Het wederzijds begrip tussen de deelnemers is tijdens het proces verhoogd. De inspanning vanuit de gemeente om eigenaarschap en verantwoordelijkheid over te dragen aan de deelnemers in het proces bestond uit het organiseren van de procesbegeleiding, een intensieve procesdeelname, door kennis te delen en door een externe deskundige ter beschikking te stellen. Voor het verstevigen van het zelfvertrouwen van de werkgroep is externe expertise ingehuurd om de informatie van de gemeente te duiden en adviezen/‘reality checks’ te beoordelen. Vanwege het te grote aantal vertegenwoordigers van belangenorganisaties voor een efficiënt proces, is een kleine groep (klein comité) samengesteld om conceptversies van het plan te maken. Zie ook lessons learned 1 t/m 5 3 4

Iedereen werd geacht namens hun organisatie te spreken of zelfs overkoepelend (op niveau van het plangebied). Tijdens PSU zijn de spelregels gepresenteerd en uitgedeeld: geen raadpleging over conceptplannen met achterban. En dat terwijl ze wel werden geacht voor de wijk of BIZ-gebied te spreken.

5

Meermaals is aangegeven dat het geen taak van de gemeente is om te controleren of de door organisaties naar voren geschoven personen mandaat hebben.

22

Kwaliteitsverbetering Centrum-Noord Evaluatierapport coproductiefase

Zie ook conclusie 2, 3 en 4 Kwaliteit van interactie bevorderen - omschrijving van het besluitvormingsproces Alle bewoners- en ondernemersorganisaties in het gebied (of met overkoepelende belangen) zijn vooraf gevraagd om deel te nemen aan het proces. Soms is er een voorgesprek met een organisatie geweest. Alle organisaties waren tijdens de vergaderingen gelijkwaardig, hoewel niet alle organisaties dat eerlijk vonden. Om te komen tot een goede uitwisseling van standpunten en belangen is er in verschillende samenstellingen van werkgroepen gewerkt. De structuur was niet in beton gegoten en is ook daadwerkelijk aangepast tijdens het proces. Door één werkgroep te hebben, i.p.v. meerdere, werden afstemmingsproblemen voorkomen. Naarmate het project vorderde, werden de achterbannen van de belangenorganisaties (ook van omliggende wijken) vaker geïnformeerd over de voortgang van het proces en het conceptplan. De kwaliteit van interactie werd o.a. verhoogd door de inzet op een goed voorzitterschap van de werkgroep. Zie ook lessons learned 2, 5 en 9 Zie ook conclusies 2 en 4

Openheid bieden - wat is gedaan om transparant te werken? De werkgroepleden hadden in het proces toegang tot alle informatie. De werkgroep heeft gebruik gemaakt van externe expertise (op kosten van het project). Over de inhoud van overleggen is er steeds uitgebreid verslag gedaan, om het komen tot een gedeeld beeld. De bestuurlijke besluitvorming is altijd per mail en/of tijdens een vergadering teruggekoppeld. De uitgebreide evaluatie is een belangrijk onderdeel van de transparantie. Om onbehagen over conceptteksten in het adviesrapport te verminderen, is iedereen met elkaar blijven overleggen. Alle voors- en tegens van maatregelen zijn letterlijk in het adviesrapport gezet. Zie ook lessons learned 3, 8 en 9 Zie ook conclusie 3

Leren door te doen - wat is er geleerd van het samenspel? Deze evaluatie is participatief (belangenorganisaties en ambtelijke organisatie) uitgevoerd en de evaluatiepunten zijn samen geprioriteerd. Dit zorgt voor een extra reflectiemoment voor de deelnemers en gemeente. Het proces is een grote oefening geweest met een hoge mate van invloed. Zeker aan het begin zijn verschillende werkvormen ‘getest’, met wisselende feedback.

23

Kwaliteitsverbetering Centrum-Noord Evaluatierapport coproductiefase

Er is voor, tijdens en na het proces ruimte voor constructieve kritiek op het proces geweest. Deze kritiek is vervolgens besproken en in de werkgroep gewogen. Bij dit soort complexe en langlopende processen is sprake van voortschrijdend inzicht met leerpunten. De projectleider heeft met projectleiders van raakvlakprojecten contact onderhouden om te zorgen voor verbinding met andere gemeentelijke projecten/werken in de omgeving. Er is geen tussentijdse evaluatie uitgevoerd. Wel is het voorliggende evaluatieproces ingelast voor de start van de uitvoering van deelprojecten. Na afronding van het proces vonden de deelnemers dat het resultaat de benodigde inspanning waard was. Er is beperkt sprake van borging van opgedane kennis en ervaring (Sharepoint-site en diverse interne presentaties). De lessons learned uit de evaluatie zijn als oplossingen voor locatie- en projectspecifieke uitdagingen geformuleerd. De inzichten zijn waardevol voor het vervolgproces van dit specifieke traject en voor andere projecten. Zie ook lessons learned 8 Conclusies geen

2. Participatiecheck op mate van invloed middels de Trap van Eigenaarschap Het is belangrijk om voorafgaand aan een participatieproces te bepalen hoeveel invloed bewoners, ondernemers en andere belangenvertegenwoordigers kunnen krijgen. Het betrekken van mensen heeft altijd als doel om mensen in bepaalde mate eigenaar te maken van de uitkomst uit een participatieproces. Volgens de participatieverordening en het Participatiekompas is een gemotiveerde keuze nodig waarom bewoners etc. op een bepaalde manier betrokken worden. Voor het bepalen welke invloed deelnemers hebben op (onderdelen van) een plan, gebruikt de gemeente de Trap van Eigenaarschap. Voor het participatieproces rondom het maken van het rapport KvCN werd gekozen voor de mate van invloed coproduceren, conform de Roadmap Participatieverordening (RIS310732): Definitie Coproduceren/ meewerken: In gezamenlijk overleg ontwikkelen gemeente en deelnemers aan oplossingen voor (onderdelen van) het plan. Partijen trekken samen op, binnen inhoudelijke kaders die de gemeente vooraf vaststelt en deelt. Achteraf wordt op deze kaders getoetst, met respect voor de gemaakte keuzes van de groep. De rol van de deelnemers is samenwerkingspartner. De rol van de gemeente is kadersteller vooraf en toetser achteraf.

In het coproductieproces van het adviesrapport faciliteerden ambtenaren door het uitvoeren van ‘reality checks’, te bemiddelen en het rapport te typen. Het bestuur had pas bij besluitvorming een rol.

24

Kwaliteitsverbetering Centrum-Noord Evaluatierapport coproductiefase

Conclusie: Volgens deze definitie is het KvCN-rapport coproductief tot stand gekomen. Het proces werd wel ervaren als zeer intensief, dat uiteindelijk geresulteerd heeft in een goed eindrapport.

3. Advies Aandachtspunten: Wat valt op in het participatieproces van KvCN? Er is in de evaluatie door de deelnemende bewoners overwegend positieve (online enquête) en constructieve (bijeenkomsten en schriftelijke aanvullingen) teruggekoppeld. Als uitzondering hierop is de feedback op het aanvankelijke procesontwerp. Bij het doornemen van het participatieproces en de evaluatie komen er drie punten naar voren. 1. Er is een vraag naar duidelijke verwachtingen en rollen. Dat is belangrijk, in het bijzonder bij langdurige trajecten zoals het KvCN-traject. Er is in de evaluatie veel waardering uitgesproken op het adaptievermogen en de flexibiliteit van de gemeente. Advies: Wellicht zijn er meer ervaringen uit het KvCN-proces te formuleren rondom de vraag “Hoe kan voorafgaand aan het proces duidelijkheid worden geschapen over proces, zonder het adaptief vermogen tijdens het proces in de weg te staan?” en kunnen deze ervaringen mee worden genomen in het vervolg. 2. Er wordt n.a.v. het doorlopen traject geconcludeerd, dat het KvCN-traject te complex is geweest voor een coproductief participatieproces. Ook is er voor het vervolgproces een trede lager op de Trap van Eigenaarschap gekozen, namelijk adviseren. Advies: Maatwerk toepassen om toch een hoge mate van invloed te organiseren.

Een manier om bij complexe vraagstukken toch een hoge mate van invloed in de participatie te behalen, is door een fasering met mijlpalen in het proces aan te brengen6. Zo kan er, middels maatwerk in het proces, naar kansen voor intensieve deelname en een hoge mate van invloed door deelnemers worden gezocht. Het traject van drie jaar zoals de eerste fase van het KvCN-traject wordt zo ook beheersbaarder. Het maken van een procesontwerp met verschillende fases en mijlpalen of deelproducten helpt om maatwerk te creëren rondom de mate van invloed. Middels de Trap van Eigenaarschap kan worden bepaald, welke mate van invloed voor bewoners per fase mogelijk is. Per fase kan de mate van invloed die bewoners hierin hebben, verschillen.

6

Een gefaseerde aanpak is aan het begin van het proces met de belangenorganisaties besproken en afgewezen als niet mogelijk.. M.a.w. willens en wetens zijn ze het grootse proces waarbij alles met elkaar samenhangt, ingegaan. Het viel ze niet mee, maar het bleek uiteindelijk toch geen zelfoverschatting.

25

Kwaliteitsverbetering Centrum-Noord Evaluatierapport coproductiefase

3. De evaluatie laat zien dat de uitvoering van participatie tijd kost van de deelnemende partijen. Hiervoor is aan de voorkant duidelijkheid nodig rondom budgetten. Niet alleen van de kosten voor de realisatie, maar ook budgetreserveringen voor de inzet (externe) participatiedeskundigen voor het participatietraject zelf, inclusief tijdsbesteding van de ambtenaren. Opmerking: De gemeente Den Haag werkt aan het invoeren van een standaard vast percentage voor communicatie en participatie van een projectbegroting of beleidstraject (Coalitieakkoord Den Haag 2022-2026, p73). Hierbij geldt dat in alle gevallen de gemeente de kaders bepaalt.

26