RIS319507 Planning programma Besluitvorming

Typ tekstTyp tekstTyp tekst

001

Retouradres: Postbus 12600, 2500 DJ Den Haag

Ons kenmerk

Aan de gemeenteraad

BSD/10775804 RIS319507 Contactpersoon

M. Stroucken Dienst

Bestuursdienst Telefoonnummer

14070 E-mailadres

marijke.stroucken@denhaag.nl Datum

9 juli 2024 Onderwerp

Planning programma Besluitvorming

Veel dank voor de goede bespreking van de opzet van het programma besluitvorming (RIS318902) tijdens de algemene raadscommissie van 13 juni jl. Met deze brief gaat het college graag in op de toezegging om inzicht te geven in de planning van de verschillende deelopgaven die onderdeel uitmaken van dit programma. Voor de context is per deelopgave de beschrijving opgenomen, dit is dezelfde als de beschrijving in het programmaplan die u eerder heeft ontvangen (RIS318902). Planning programma besluitvorming Het programma besluitvorming kent acht deelprogramma's, of thema's, waaraan we de komende jaren gaan werken. Zoals u heeft kunnen lezen in het programmaplan, is ieder deelprogramma tweebenig ingericht. Het ene been behelst de techniek, de systemen, de spelregels en alles wat we met elkaar kunnen regelen en organiseren (de “harde” kant van de besluitvorming). Het andere been behelst de ontwikkel- en verandercomponent (de “zachte” kant van de besluitvorming). Aan de harde kant van het programma spreken we over concrete, tastbare resultaten. Deze is verwerkt in onderstaande planning. Aan de zachte kant spreken we over inspanningen, waarmee we effecten beogen die niet zozeer direct tastbaar of meetbaar zijn, maar wel merkbaar in het samenspel tussen raad, college en ambtelijke organisatie. Ook die inspanningen hebben we zo goed mogelijk verwoord in de planning.

Daarnaast zijn er ook onderdelen die enkel in het ambtelijk domein vallen, dergelijke inspanningen zijn niet opgenomen in deze planning. Deelopgave kwaliteit en proces bestuurlijke stukken In dit deelprogramma bouwen we aan de verbetering van de kwaliteit van de bestuurlijke stukken en de ondersteunende processen. We ontwikkelen een besluitvormingsproces, dat alle waarborgen in zich heeft om te komen tot gewogen en transparante besluiten. Hiertoe ontwikkelen we o.a. een oplegger op raadvoorstellen, waarin alle relevante informatie wordt opgenomen die benodigd is voor besluitvorming. De huidige werkprocessen worden doorgelicht en, waar aan de orde, voorzien van verbetervoorstellen. Dit betreft werkprocessen rond schriftelijke vragen, moties en de termijnen en afdoening hiervan, alsmede processen rondom voorbereiding van besluitvorming (kwaliteitstoetsen aanlevering, routering, termijnen etc.) Het laatste onderdeel uit deze opgave is de ontwikkeling van een ambtelijk handboek bestuurlijke besluitvorming. Het handboek geeft inzicht in de verschillende bestuurlijke producten en kwaliteitseisen hieraan, de bijbehorende mandaten en de doorlopende werkprocessen. Uitkomsten van andere deelopgaven worden bij de ontwikkeling meegenomen.

Gemeente Den Haag

Spui 70 Den Haag

Postbus 12600 2500 DJ Den Haag

Telefoonnummer 14070 www.denhaag.nl

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10775804

Oplegger raadsvoorstellen; Voorbereidingen (digitalisering, opleiding, werkprocessen) Invoer Oplegger Raadsvoorstellen Evaluatie Oplegger (College en Raad) Doorlichten werkprocessen Sv, moties en initiatiefvoorstellen Start ontwikkeling beleidskompas

Q2, Q3 en Q4 2024

Implementatie (nieuwe) vastgestelde werkprocessen sv, moties en initiatiefvoorstellen Ambtelijk handboek bestuurlijke besluitvorming (afhankelijk uitkomsten andere deelopgaven)

Q1 2025

Q1 2025 Q4 2025 Q2, Q3, Q4 2024 Q3 2024

Start Q3, Q4 2024

Deelopgave financiële control-functie Beleid en grote ruimtelijke ontwikkelprojecten hebben vaak grote financiële impact. Daarbij past het dat daarover onafhankelijk, deskundig, integraal en met het belang van de stad voor ogen geadviseerd wordt. Dat kan alleen als de financiële control-functie vakinhoudelijk sterk, onbetwist gezagvol, onafhankelijk en goed verbonden is met de inhoud. In dit deelprogramma wordt duidelijkheid verschaft over de rol van de controller en de werkafspraken die hierbij passen. Dat richt zich niet alleen op de functie van concern-control, maar ook op de functie van lijn-control, de interactie tussen beiden en de relatie met de opdrachtgever(s). Hiertoe wordt gewerkt aan een control-statuut, waarin werkwijze en afspraken zijn vastgelegd, bijvoorbeeld over de positie van concern-control in relatie tot lijn-control. Gelijktijdig werken we aan het versterkten van het vakmanschap van de controller, door het ontwikkelen van een professionele standaard met bijbehorende competenties en kennis-vereisten, trainingen en opleidingen. Verder wordt intervisie georganiseerd tussen controllers, om te werken aan rolneming en gezaghebbend adviseren. Control-statuut

Q3-2024

Doorontwikkeling en intervisie control

Doorlopend, start vanaf Q4-2024

Visie op Control

Q4-2024

Deelopgave overdracht wisselingen college en raad Veel complexe beleidstrajecten en grote stedelijke gebiedsontwikkelingen bestrijken een lange periode. Dat betekent dat er vaak meerdere colleges, coalities en raadssamenstellingen bij betrokken zijn. Een goede overdracht van dossiers, expertise, relaties en kennis van wat voorafging en waarom, is dan cruciaal. In het kader van deze deelopgave, wordt gewerkt aan het borgen van de informatiepositie van nieuwe raadsleden en college, d.m.v. een raamwerk voor overdrachts- en inwerkdossiers, met daarin o.a. inzicht in belangrijke langlopende (ruimtelijke) projecten, besluitvormingsdossiers, kennis over de gemeentelijke organisatie Den Haag, het bestuurlijk-ambtelijk samenspel etc. Verder voorziet deze deelopgave in het opstellen van een introductieprogramma voor het college (en indien op verzoek van raadsleden ook voor de raad – in aanvulling op het introductieprogramma van de raad zelf), met onder andere E-learnings, waarin zij kennis kunnen opdoen over de ambtelijke organisatie, de procedures en werkwijzen.

2/5

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10775804

Uiteraard heeft deze opgave raakvlakken met andere deelopgaven. Met name informatiebeheer en het handboek bestuurlijke besluitvorming uit deelopgave 1, komen ook terug bij de opgave overdracht wisselingen college en raad. Inrichting dossiers ten behoeve van overdracht raad en college (in samenspraak met griffie) Vullen inhoudelijke dossiers

Q2 2025

Nieuw introductieprogramma vaststellen voor raad en college Implementatie nieuw proces

Q3 2025

Overdracht nieuwe raad, coalitievorming en overdracht nieuw college

Q2 2026

Vanaf Q2 2025

Q4 2025 Q1 2026

Deelopgave publiek belang Bij het maken van beleid, komen van tijd tot tijd fundamentele vragen naar boven: welke doelstellingen willen we bereiken? En: wat is het maatschappelijk belang dat we willen beschermen? In het kader van de raadsenquête, wordt in dit kader gesproken over de term: ‘publiek belang’. In het kader van deze deelopgaven ontwikkelen we een Haags kader, om dit type fundamentele vragen te beantwoorden. Het kader kan gebruikt worden als input voor of start van een nieuw beleids- of strategieproject en zal daarom uiteindelijk ook onderdeel worden van het Haags beleidskompas. In deze deelopgave, werken we in een leeratelier (learning lab) een Haags kader bij complexe projecten uit. Het betreft een kader (stappenschema), waarlangs voor complexe projecten achtereenvolgens bepaald kan worden wat het publieke belang van een project is, welke externe effecten daaraan gekoppeld zijn, of en hoe de overheid het publieke belang moet borgen en hoe dit alles een plaats krijgt in besluitvorming. Dat doen we aan de hand van 5 casus, waarvan er inmiddels 3 zijn vastgesteld: Amare, herontwikkeling Haga en de Pier. Als 4e pilot wordt het Escher Museum voorgesteld. De 5e pilot wordt na het reces aan u voorgelegd.

Aangezien we de ervaringen uit deze casus willen meenemen in de ontwikkeling van een Haags kader, is de in het amendement "Publiek belang in de praktijk” (RIS317671) genoemde streefdatum van 1 juli 2024 voor een robuuste Haagse werkwijze niet haalbaar. Vaststellen laatste pilot Start leeratelier (learning lab) Vaststellen Haagse Werkwijze Publiek Belang Start implementatie

Q3 2024 Q3 2023 Q1 2025 Q2 2025

Deelopgave dialoog college en raad Deze deelopgave gaat over het samenspel tussen college en raad. De verdere planning en precieze invulling wordt daarom in overleg tussen college en raad vormgegeven. Het college en het presidium ontmoeten elkaar één keer per jaar. Dat is ook een moment waarop de invulling en voortgang op deze pijler kan worden besproken. Uw raad gaat uiteraard over de werkvormen, en u werkt aan uw reglement van orde. Een mogelijke gezamenlijke verkenning naar alternatieve werkvormen in de interactie tussen het college en de raad, zal daarop worden afgestemd.

3/5

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10775804

Bijeenkomst college en presidium; eerstvolgende ontmoeting Mogelijke gezamenlijke verkenning over het al dan niet invoeren van alternatieve werkvormen in de interactie tussen het college en de raad

Q1 2025 Q2 2025

Deelopgave ambtelijke organisatie-raad In dit deelprogramma hebben we aandacht voor het samenspel tussen de ambtelijke organisatie en de gemeenteraad, de werkafspraken hierin en de contacten die dit samenspel bevorderen. Er wordt enerzijds gekeken naar de formele, vastgelegde onderdelen van de werkwijze rondom ambtelijke bijstand en informatieverzoeken; wat gaat goed, wat kan beter. Anderzijds wordt in het kader van dit deelprogramma ingezet op het vergroten van kennis en expertise bij de ambtelijke organisatie, het college en de gemeenteraad, over ambtelijke ondersteuning en de dilemma's die hierin kunnen worden ervaren. Hierdoor is ook deze opgave tweeledig: het systeem/werkafspraken en de relatie/samenwerking. Evaluatie van ambtelijke ondersteuning in Den Haag Jaarlijkse ontmoetingen tussen (delen van) de ambtelijke organisatie en (delen van) de raad Versterking contact tussen de griffie en de ambtelijke organisatie Leerlijn voor ambtelijke organisatie en raad over ambtelijke bijstand en ondersteuning.

Q4 2024 Doorlopend, start vanaf najaar 2024 Doorlopend, start vanaf najaar 2024 2025

Deelopgave informatiebeheer Dit deelprogramma heeft als doel te borgen dat het informatiebeheer en archivering, met bijzondere aandacht voor grote en complexe projecten, goed op orde is. Informatie op basis waarvan besluitvorming plaatsvindt, is goed opgeslagen en toegankelijk. Een concernbreed kader wordt opgesteld, vastgesteld en in de organisatie geïmplementeerd. Werkwijze informatiebeheer grote projecten vastgesteld Implementatie werkwijze informatiebeheer

Q4 2024 Q1 2025

Deelopgave participatie Participatie richt zich op cultuur en vakmanschap, waarvoor tijd en ruimte nodig is om in te kunnen ontwikkelen; het gaat immers ook om gedrag en houding. De participatieverordening komt in Q4 2024 voor vaststelling in de raad. Daarnaast wordt een e-learning participatie gemaakt, die gemeentebreed wordt uitgezet in Q4 2024. Een fysieke basistraining, om participatie-expertise te vergroten, loopt en wordt na de zomer voortgezet. Participatietrajecten (werkwijze) en -trainingen (vakmanschap) zullen met behulp van een standaardevaluatie worden gemonitord vanaf Q1 2025.

4/5

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10775804

Training in participatie expertise

Doorlopend, is al gestart

Vaststelling participatieverordening

Q4 2024

E-learning participatie

Doorlopend, start vanaf Q4 2024 Doorlopend, start vanaf Q1 2025

Monitoring van participatietrajecten en training

Tot slot Voor de oplegger is met uw raad afgesproken om aan het einde van de raadsperiode gezamenlijk terug te kijken op de nieuwe werkwijze. Het college wil uw raad van harte uitnodigen om daarbij niet alleen te reflecteren op de oplegger, maar ook op het samenspel tussen raad, college en ambtelijke organisatie, wat er merkbaar aan het veranderen is als gevolg van alle inspanningen om de bestuurlijke besluitvorming in Den Haag te verbeteren, en waar nog extra aandacht of inzet nodig is. Die reflectie kan worden gebruikt om richting te geven aan de verdere invulling van het programma vanaf 2026. Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris, de burgemeester, Ilma Merx

Jan van Zanen

5/5