RIS319376 Bijlage pva Indisch evenement

Bijlage I

Plan van Aanpak jaarlijks Indisch Publieksevenement Met het faillissement van de Tong Tong fair heeft Den Haag dit jaar helaas geen Indisch evenement. Het college ziet dit als een gemis voor de stad Den Haag met haar lange Indische historie en de grootste Indische gemeenschap van Nederland. De gemeente ziet graag dat er een nieuw Indisch evenement ontstaat in de stad, om te zorgen voor het levend houden van de rijke Haags-Indische historie en speelt hierin graag een rol om partijen bij elkaar te brengen en te enthousiasmeren voor het organiseren van dit evenement. Het evenement zal moeten plaatsvinden binnen de spelregels van het evenementenbeleid Den Haag 2024-2026 (RIS316059). Met de aangenomen motie ‘Plan van aanpak doorstart Tong Tong Fair’ (RIS 319065) heeft de raad het college verzocht voor het zomerreces 2024 met een plan van aanpak te komen voor een toekomstig Indisch evenement of een doorstart van de Tong Tong fair, waarin de uitkomsten van de werkbespreking over de Tong Tong fair van 5 juni 2024 zijn meegenomen. Dit plan van aanpak geeft opvolging aan dit verzoek. Tijdens de werkbespreking van 5 juni 2024 hebben 3 personen een perspectief geschetst op de actuele situatie, tevens is een schriftelijke inbreng van een vierde persoon gedeeld. Daarnaast heeft het college aanvullend nog een gesprek gevoerd met de directeur en bestuur van de stichting Tong Tong Fair.

Alle input uit deze gesprekken is meegenomen in het plan van aanpak. Door de eerste spreker tijdens de werkbespreking, dhr. Scholten, werd de suggestie gedaan om verkenners aan te stellen om te komen tot een nieuw evenement. Om te komen tot een projectvoorstel voor een nieuw Indisch evenement heeft het college dit advies ter harte genomen en een tweetal personen gevraagd de rol van verkenners op zich te nemen en - mede op basis van gesprekken in de stad - een projectplan op te stellen. Deze betreffende personen hebben een breed netwerk in de Haagse Indische gemeenschap en zijn werkzaam in de Haagse culturele en evenementensector, t.w.: ▪ Majel Blonden: directeur Paard van Troje, lid directie Podiumkunsten, bestuurslid vereniging Nederlandse poppodia en festivals ▪ Perry Lehmann: artistiek en zakelijk leider Pro Jazz Opdrachtformulering: Kom tot een projectplan voor een toonaangevend Haags Indisch publieksevenement, als jaarlijks hoogtepunt binnen de overige activiteiten die ter profilering van Den Haag als Indische stad plaatsvinden. Leverdatum: 4e kwartaal 2024 Randvoorwaarden / programma van eisen • Haal input op bij en zoek zoveel mogelijk brede samenwerking met de Haagse Indische gemeenschap (incl.

ondernemers en instellingen), de stichting Tong Tong Fair en de SHE – Sectoroverleg Haagse Evenementen • Lever inzicht in het kostenplaatje en eigen verdienmodel alsmede potentiële sponsorinkomsten, fondsen, andere subsidieregelingen, draagvlak in de stad en de toekomstbestendigheid • Vind een externe partij/organisator die zich verbindt aan het projectvoorstel en de uitvoering op zich wil en kan nemen. • beschikbare financiële ondersteuning conform het beleidskader ‘Evenementenbeleid Publieksevenementen Den Haag 2024 - 2026’ (RIS316059): o voor een grootschalig evenement (25.000 bezoekers of meer) is de bijdrage maximaal 30% van de begroting met een maximale bijdrage van € 150.000,- voor een gratis evenement en € 50.000,- voor een betaald evenement. o voor een kleinschalig evenement (minder dan 25.000 bezoekers) is de bijdrage maximaal 30% van de begroting met een maximale bijdrage van € 20.000,- voor een gratis evenement en € 10.000,- voor een betaald evenement. • afhankelijk van het ingediende projectplan kan éénmalig een extra bijdrage (tbv de opstart) vanuit het budget voor onvoorziene ontwikkelingen beschikbaar worden gesteld, waarbij goed onderbouwd zal moeten worden hoe het evenement de jaren daarna zonder deze eenmalige bijdrage kan doorgaan.

Bijlage I

•

Ambtelijke ondersteuning en onkostenvergoeding is beschikbaar; (facilitering verkennende gesprekken/klankbord)

Het evenement: • is jaarlijks terugkerend en heeft (inter)nationale allure. • sluit zoveel mogelijk aan bij de criteria zoals benoemd in het beleidskader ‘Publieksevenementen Den Haag 2024-2026’ (RIS316059): o Economische spin-off voor de lokale economie o Imago aantrekkelijke stad gekoppeld aan Stad aan Zee en Popstad het gewenste imago dat de gemeente wil uitstralen is gekoppeld aan het Haagse DNA en de Haagse trots (in lijn met de Haagse Positioneringsstrategie) o Samenwerking met de stad o Kwaliteit, vernieuwing en onderscheidend vermogen kwalitatieve evenementen passen bij het kwaliteitstoerisme van Den Haag en zijn professioneel georganiseerd. Evenementen die vernieuwend zijn en dan bij voorkeur wel evenementen die (internationaal of nationaal) onderscheidend zijn en in het laagseizoen. plaatsvinden hebben de voorkeur o Duurzaamheid circulaire economie, vermindering CO2-uitstoot, verandering consumeergedrag en duurzame mobiliteit • is onderscheidend en sluit aan bij Haags Indisch DNA (ten opzichte van de vele Pasar Malams die Nederland al heeft. • is een combinatie van oud met nieuw: een dergelijk event moet zowel voor de traditionele families die elkaar hier ontmoeten aantrekkelijk zijn, maar moet zeker ook een nieuw en jong publiek aantrekken. • heeft in de uitvoering een goede samenwerking met Haagse MKB, Indische ondernemers/ (culturele) instellingen.

Financiën Voor het nieuwe evenement is de deadline voor een subsidieaanvraag vanuit het beleidskader ‘Publieksevenementen Den Haag 2024-2026’ (RIS316059), 31 augustus, niet realistisch en haalbaar. Om toch perspectief te kunnen bieden voor een evenement wat – indien haalbaar - kan plaatsvinden in 2025 heeft het college besloten om eenmalig een bedrag van € 50.000,- te reserveren uit het evenementenbudget en beschikbaar te houden voor een losse aanvraag voor dit specifieke evenement. Dit doet het college door het subsidiedeelplafond voor grootschalige publieksevenementen te verlagen met € 50.000,- naar € 790.000,- voor kalenderjaar 2025. Dit bedrag zal dan tijdelijk worden toegevoegd aan de reserve ‘onvoorziene ontwikkelingen evenementen’ om daaruit het toekomstige festival te kunnen financieren. Het uiteindelijk te subsidiëren bedrag is afhankelijk van de aanvraag en moet aansluiten bij de voorwaarden en criteria uit het beleidskader zoals hierboven genoemd. Vanaf 2026 zal er een reguliere aanvraag binnen de deadline gedaan moeten worden. In de evaluatie van het evenementenbeleid zal op basis van de ervaringen met het toekomstige nieuwe evenement worden meegenomen of het vanaf 2027 kan worden toegevoegd aan de nog te bepalen beeldbepalende evenementen.

Voor het proces om tot een projectplan te komen is een onkostenvergoeding beschikbaar voor de verkenners van maximaal € 10.000,- uit het budget voor onvoorziene ontwikkelingen evenementen.

Vervolg Het college is zeer verheugd dat de beoogde verkenners hebben aangegeven deze opdracht graag aan te nemen en aan de slag te gaan en heeft dan ook vertrouwen in een goed vervolg met een Haags-Indisch festival wat thuishoort in Den Haag als Indische hoofdstad van Nederland.