RIS319370 Reactie college op RC-rapport bij jaarrekening 2023

Typ tekstTyp tekstTyp tekst

Saskia Bruines Wethouder van Financiën, Cultuur en Economie

001

Retouradres: Postbus 12600, 2500 DJ Den Haag

Ons kenmerk

BSD/10769536 RIS319370

Aan de voorzitter van de Rekeningencommissie, de heer Maarten de Vuyst

Contactpersoon

Arno Mingelen Dienst

Bestuursdienst Afdeling

Directie Middelen en Control Telefoonnummer

14070 Datum

E-mailadres

2 juli 2024

arno.mingelen@denhaag.nl

Onderwerp

Reactie College op RC-rapport bij Jaarrekening 2023

Geachte voorzitter, Met deze brief reageert het College op de aanvullende vragen uit het rapport van de Rekeningencommissie (RC) over het jaar 2023. Zij wil u en de leden van uw commissie danken voor uw flexibiliteit en inzet, voor uw onderzoek en voor het rapport over 2023 (RIS319009). Inleiding Het college is uw commissie en de accountant dankbaar voor de inzet die u heeft getoond om het proces van de controle op de jaarrekening in korte tijd af te ronden. Met een gezamenlijke inspanning van uw leden, de accountant en de ambtelijke organisatie, heeft dit geleid tot een goedkeurende controleverklaring. Ook het advies van uw commissie aan de raad om de jaarrekening vast te stellen stemt tot tevredenheid. De opmerkingen en constateringen van uw commissie hebben daarbij uiteraard ook goed geholpen. Het college wil deze samenwerking de komende jaren graag voortzetten, en staat hierbij open voor suggesties van uw kant. De gemeenteraad zal op woensdag 10 juli aanstaande de Programmarekening 2023, het accountantsverslag, uw rapport over het jaar 2023 en deze reactie van het college daarop bespreken. Het college waardeert het dat uw commissie de gelegenheid biedt om te reageren op uw rapport zodat deze reactie betrokken kan worden bij de raadsbehandeling van het rapport en de programmarekening.

Dat brengt helaas wel met zich mee dat de reactietermijn erg kort is en dat het niet mogelijk is om de gebruikelijke termijn van 10 dagen tussen het aanleveren van stukken en bespreking in de raad aan te houden. Het college rekent op begrip voor deze situatie. Het college kan zich in het algemeen vinden in de bevindingen die in uw rapport over het jaar 2023 beschreven staan en bevestigt de beschreven toezeggingen die in de bespreking van 6 juni door verschillende wethouders zijn gedaan. Deze brief bevat een reactie op uw aanvullende vragen vanaf hoofdstuk 3 van uw rapport, waar in de oranje kaders of zwart omkaderde teksten om een reactie wordt gevraagd.

Gemeente Den Haag

Spui 70 Den Haag

Postbus 12600 2500 DJ Den Haag

Telefoonnummer 14070 www.denhaag.nl

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10769536

Daarnaast wordt bij enkele onderwerpen een nadere toelichting gegeven, bijvoorbeeld bij een toezegging van de desbetreffende wethouder in de blauwe kaders. De reactie of toelichting staat in de tekst onder de kaders. 1

Hoofdlijnen, conclusies en advies

Op de samenvattende bevindingen van de rekeningencommissie in dit hoofdstuk zal het college reageren bij de behandeling van de door de rekeningencommissie gevraagde reacties vanaf hoofdstuk 3. 2

Werkwijze Rekeningencommissie

Geen opmerkingen. 3

Financieel beheer & verantwoording

3.1.2

Actualisatie frauderisicomanagement en frauderisicoanalyse

De wethouder (Financiën, Cultuur & Economische ontwikkeling) zegt toe een rapportage over de voortgang van de actualisatie van het frauderisicomanagement en de frauderisicoanalyse in het najaar van 2024 naar de Rekeningencommissie te sturen. ▪

De Rekeningencommissie wil de toegezegde brief over de actualisatie van frauderisicoanalyse en management betrekken bij de behandeling van de door de wethouder Dienstverlening toegezegde stukken, te weten: - een rapportage over de nulmeting van het voorraadbeheer van reisdocumenten en rijbewijzen en; - het verslag van de uitkomsten van het extern uitgevoerde gemeentebrede integriteitsonderzoek naar aanleiding van het incident met kasgelden bij de balies.

De tweede toezegging van de wethouder Dienstverlening is onjuist, het gaat hier om de uitkomsten van het integriteitsonderzoek DPZ-balies kasgeld. Op 19 juni is de raad (onder geheimhouding) over de uitkomsten van het onderzoek geïnformeerd. Bovenstaande onjuistheid met betrekking tot de toezegging van de wethouder Dienstverlening wordt herhaald op pagina 2 en 34. 3.1.3

Fraudepreventie

Nawoord: De Rekeningencommissie wil ook worden geïnformeerd over de bevindingen die voortkomen uit de controle van de werkprocessen en instructies betreffende het voorraadbeheer van identiteitsbewijzen.

Het college zal tegemoetkomen aan dit verzoek. 3.1.4

Tussentijdse afsluiting financiële administratie

2/11

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10769536

De wethouder (Financiën Cultuur en Economische ontwikkeling) zegt toe om het tussentijds afsluiten verder uit te werken, conform de manier waarop de wethouder dit in de Rekeningencommissie heeft toegelicht. Daarbij wordt nagegaan welke onderdelen eerder afgesloten kunnen worden. Het college onderschrijft de conclusie van de accountant dat de afsluiting in 2023 al uitgebreider was dan in 2022. Zoals toegelicht door de wethouder is het verder uitbreiden van de tussentijdse actualisatie van de administratie een doorlopend proces. Daarbij wordt de aandacht vooral gericht op het invoeren van een systeem met periodieke afsluitmomenten, afhankelijk van het type activiteit en de nut en noodzaak om deze tussentijds af te sluiten. Daarnaast wordt ten behoeve van de controle op de jaarrekening de 9-maands afsluiting uitgevoerd, waarbij verschillende posten met een meer statisch karakter (zoals voorzieningen) worden geactualiseerd. Graag betrekt het college de accountant hierbij, om het proces van de jaarafsluiting voor beide partijen zoveel mogelijk te stroomlijnen en dubbele uitvoering van werkzaamheden te voorkomen. 3.2.2 ▪

Tussentijdse informatievoorziening: Boardletter

De Rekeningencommissie is bereid om de komende Board Letter conform het voorstel van de wethouder te behandelen en wil de werkwijze na afloop evalueren. Het college wordt gevraagd de Board Letter en de collegereactie wel vlot naar de Rekeningencommissie te sturen.

Het college is tevreden met de mogelijkheid om te reageren op de Board Letter 2024, zodat deze en de collegereactie gezamenlijk in de Rekeningencommissie besproken kunnen worden. Dit past beter bij het proces van hoor en wederhoor zoals dat in de controleverordening van gemeente Den Haag is opgenomen. Wij zullen in overleg met de accountant gaan, zodat de planning van de collegereactie aansluit op die van de Board Letter. 3.2.3 ▪

Tussentijdse informatievoorziening: 4- en 8-maandsrapportages

De Rekeningencommissie houdt zich aanbevolen voor een concreet voorstel of richtinggevende suggestie vanuit het college voor het verbeteren van de 4- en 8-maandsrapportages en wil daarover vervolgens graag nader met het college van gedachten wisselen.

Zoals tijdens de behandeling toegezegd, zal de wethouder Financiën, Cultuur & Economische Ontwikkeling (FCE) na het zomerreces met de commissie Bestuur in gesprek gaan over de voortgang op de contourenbrief. In dit gesprek zal het onder andere gaan over de mate waarin de 4-maands- en de 8-maandsrapportage aansluiten bij de wensen en behoeften ten aanzien van de tussentijdse informatievoorziening. 3.2.4

Indicatoren in begroting en verantwoording

De Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag heeft in de aanbiedingsbrief bij het rapport indicatoren 2023 (RIS318920) aanbevolen elk soort indicator nader te omschrijven, en aan te geven of deze indicatoren begroot moeten worden of niet. Het college kan zich vinden in deze aanbeveling van de GAD. Hieronder treft u per soort indicator de voorgestelde omschrijving en een voorstel om te begroten of niet: Soort Prestatie-indicatoren Effect-indicatoren

Omschrijving laten de directe voortgang van gemeentelijk beleid zien geven de effecten van beleid in de samenleving weer

Begroten? Altijd Altijd

3/11

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10769536

Kengetallen Top-indicatoren Rijks-indicatoren Kengetallen Rijk

▪

betreffen een (externe) maatschappelijke ontwikkeling die relevant zijn voor beleid geven informatie over de ontwikkelingen in de output of effecten van beleid worden door het Rijk gebruikt om gemeenten te vergelijken bedoeld om de financiële positie van de gemeente weer te geven

Hoeft niet Altijd Hoeft niet Altijd

Aanvang nieuwe procedure: het college heeft laten weten dat met ingang van de komende begroting 2025 (RIS318072) de streefwaarden van indicatoren niet meer aangepast worden gedurende het jaar waarop ze betrekking hebben. De Rekeningencommissie wil van het college weten of met deze toezegging wordt bedoeld dat de begrote waarden van indicatoren ook niet meer lopende het huidige begrotingsjaar (2024) worden aangepast.

Op verzoek van de Rekeningencommissie worden de begrote waarden van indicatoren niet meer bijgesteld lopende het jaar waarop ze betrekking hebben. Dit geldt met ingang van het huidige begrotingsjaar 2024. ▪

Tussentijdse wijziging van indicatoren: de Rekeningencommissie vraagt het college om de procedure voor het wijzigen van indicatoren gedurende het lopende jaar niet alleen te betrekken op de streefwaarden, maar op alle soorten wijzigingen (zoals gewijzigde bronnen dan wel vervallen, gewijzigde of nieuwe indicatoren).

Voor het wijzigen van indicatoren stelt het college het volgende proces voor. Het college bereidt de actualisatie van de prestatie-indicatoren voor teneinde deze door de raad te laten vaststellen. De actualisatie zal jaarlijks plaatsvinden als onderdeel van de programmabegroting, te beginnen bij de programmabegroting 2025-2028. Alle wijzigingen worden in een aparte bijlage bij het raadsvoorstel van de programmabegroting opgenomen en toegelicht. De insteek hierbij is om de wijziging met ingang van het volgende jaar in te laten gaan. Het kan echter wel voorkomen dat bronnen zijn vervallen, waardoor desbetreffende indicator toch in het lopende jaar moet worden gewijzigd, ten einde deze te kunnen verantwoorden bij de programmarekening. ▪

Betrouwbaarheid van ‘eigen’ indicatoren: de kengetallen en rijksindicatoren zijn bedoeld om landelijke vergelijking tussen gemeenten mogelijk te maken. De betrouwbaarheid van de bronnen voor deze kengetallen en indicatoren is beter dan de indicatoren die door de gemeente Den Haag zelf zijn gekozen. De Rekeningencommissie vraagt het college voortaan uitsluitend indicatoren te hanteren waarvoor een objectieve en verifieerbare bron kan worden aangewend.

Het college deelt dit streven, en neemt dit mee in de voorbereiding van het actualiseren van de huidige set aan indicatoren. Hierbij wordt ook een eerste aanzet gemaakt om enkel objectieve en verifieerbare bronnen te gebruiken. ▪

Verantwoording indicatoren bij gewijzigde systematiek: dit jaar bleek dat bij enkele indicatoren de vergelijking van de realisatie met de begroting niet kon worden gemaakt vanwege een gewijzigde bron of berekening. De Rekeningencommissie vraagt het college in deze gevallen de realisatie volgens zowel de oude als de nieuwe systematiek te vermelden in de programmarekening.

4/11

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10769536

Indien mogelijk, zullen beide systematieken worden vermeld. Het kan voorkomen dat de oorspronkelijke bron niet meer beschikbaar is, in deze gevallen kan de oude systematiek niet worden vermeld. ▪

Toelichten van afwijkingen >10%: ooit is tussen college en raad afgesproken dat afwijkingen in de realisatie van indicatoren van meer dan 10% ten opzichte van de begroting moesten worden toegelicht in de programmarekening. De Rekeningencommissie wil dit in de financiële verordening vastleggen en vraagt het college hiervoor een voorstel te doen.

Het college zal bij de volgende aanpassing van de financiële verordening een voorstel doen om dit vast te leggen in de financiële verordening. 3.2.5 ▪

Beheersingsproces uitputting Enecogelden

Inzichtelijke doelen en verantwoording: de Rekeningencommissie onderstreept dat de met de Enecomiddelen te behalen doelen inzichtelijk en eenduidig geformuleerd moeten zijn. In tegenstelling tot de vooraf gemaakte afspraken wordt over de uitputting niet in de 4/8maandsrapportages verantwoord. De Rekeningencommissie vraagt het college om per reserve uniformer, frequenter en coherenter over de Enecomiddelen te rapporteren in een aparte Enecoparagraaf bij de begroting en de jaarrekening. Daarbij wil de commissie dat de raad niet alleen geïnformeerd wordt over de bestedingen per project, maar ook over de omvang van aangegane verplichtingen en nog niet bestemde middelen. Het college wordt gevraagd de onderliggende besluitvorming zoveel mogelijk doorklikbaar te vermelden. Als mogelijk voorbeeld voor inzichtelijke uitputtingsoverzichten verwijst de commissie naar de bijlagen A tot en met E van de onderzoeksrapportage (RIS316559) en het overzicht van besluitvorming op pagina 6.

Het college zegt toe om met ingang van de programmabegroting 2025-2028 bij programma 15 een uitputtingsoverzicht van de Eneco-reserves toe te voegen, conform de bijlagen A tot en met E van de onderzoeksrapportage (RIS316559). ▪

Verantwoording over behaalde doelen: de Rekeningencommissie vraagt het college niet alleen te rapporteren over de financiële uitputting van de Enecoreserves, maar ook inzichtelijk te maken welke concrete doelen daarmee behaald zijn (zoals het aantal laadpalen). Daarbij vraagt de commissie ook aan te geven in hoeverre de behaalde doelen beantwoorden aan de vooraf gestelde criteria, bijvoorbeeld de prioritering die voor duurzame mobiliteit is opgesteld.

De inzet en bestemming van de Eneco-middelen worden besloten middels een Raadsbesluit. Het college zegt toe om bij het eerstvolgende verantwoordingsmoment (programmarekening 2024) zoveel mogelijk inzichtelijk te maken welke concrete resultaten er zijn behaald op de in de raadsbesluiten opgenomen doelen. 4 4.1

Grondexploitaties en grote projecten Grondexploitatie Dreven, Gaarden & Zichten

Nawoord: In het raadsbesluit naar aanleiding van het onderzoek dat door de voorbereidingscommissie raadsonderzoek Dreven, Gaarden & Zichten (RIS313614, dictum II.d) is uitgevoerd, is het college opgedragen risico’s voor de grondexploitatie nader uit te werken en separaat aan de raad te

5/11

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10769536

rapporteren over de financiële gevolgen van deze aangepaste risicoanalyse. Concreet heeft de Accountsorganisatie geadviseerd om aan het risicoprofiel zeven nieuwe risico’s toe te voegen en de reikwijdte van twee bestaande risico’s uit te breiden (RIS313614, bijlage 3, pag. 8). De Rekeningencommissie wil dat de raad hierover in een separate rapportage wordt geïnformeerd en niet (alleen) in de MPG. Het college wordt gevraagd deze rapportage zo spoedig mogelijk naar de raad te sturen, uiterlijk bij de komende ontwerpbegroting 2025.

Het college volgt de aanbeveling van de onderzoekscommissie DGZ op om separaat te rapporteren over de financiële gevolgen van de aangepaste risicoanalyse. ▪

MPG voortaan bij de jaarrekening: eerder heeft de wethouder (Volkshuisvesting, Wijken, Welzijn & Zuidwest) toegezegd dat de MPG voortaan bij de programmarekening naar de raad wordt gestuurd. De Rekeningencommissie verwacht de komende MPG nog bij de begroting 2025 te ontvangen en daarna bij de programmarekening, met ingang van de programmarekening 2024. Het college wordt gevraagd voor wat betreft de vorm en inhoud daarvan zoveel mogelijk tegemoet te komen aan de suggesties die tijdens de werkbespreking met de commissie Ruimte op 29 mei 2024 hiervoor zijn gedaan en hierover voorafgaand met de raad te overleggen.

De planning inzake de MPG’s is correct. In de MPG bij de programmabegroting 2025 zal, naar aanleiding van de werkbespreking, aanvullende informatie worden geleverd. Daarna kan de informatievoorziening desgewenst nog aangescherpt worden, met als doel om vanaf de volgende MPG, welke dan geleverd wordt bij de programmarekening, te werken met een bestendige lijn. ▪

Heroverweging bij slechtere prognose grondexploitatie: de Rekeningencommissie is van mening dat een verslechterde financiële prognose van een substantiële omvang (in casu € 15 miljoen voor DGZ) op zichzelf reden tot een herziening zou kunnen zijn en vraagt het college om in de Verordening beheersregels grondexploitatie en strategisch bezit, gemeente Den Haag 2018 nader uit te werken hoe een substantieel verslechterde financiële prognose tot een herziening van een grondexploitatie kan leiden.

In het kader van de actualisatie van de Verordening beheersregels grondexploitaties en strategisch bezit zal een voorstel gedaan worden op welke wijze met grote veranderingen in het resultaat van grondexploitaties moet worden omgegaan. 4.3

Grondexploitaties: verantwoordelijkheidsverdeling college

De wethouder (Volkshuisvesting, Wijken, Welzijn & Zuidwest) ziet een discrepantie tussen de huidige werkwijze en eerdere besluitvorming over de portefeuilleverdeling (RIS302033) en zegt toe in de collegereactie op het Rekeningencommissierapport een voorstel te doen voor de verdeling van de verantwoordelijkheid voor enerzijds afzonderlijke grondexploitaties en anderzijds de systeemverantwoordelijkheid voor het grondbedrijf. In de portefeuilleverdeling die ten tijde van de aanbiedingsbrief bij de Nota Grondbeleid 2019 (RIS302033) van toepassing was, was de portefeuille Grondbedrijf belegd bij de wethouder die ook Financiën in portefeuille had. Hierdoor is mogelijk een misverstand ontstaan over de verantwoordelijkheid van de wethouder met de portefeuille Financiën ten aanzien van de portefeuille Grondbedrijf.

6/11

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10769536

Met de installatie van het huidige college in 2023 is een nieuwe portefeuilleverdeling (RIS316770) toegepast, die afwijkt van de portefeuilleverdeling zoals opgenomen in de aanbiedingsbrief bij de Nota Grondbeleid 2019 (RIS302033). Daardoor is ook de verantwoordelijkheidsverdeling die in die aanbiedingsbrief wordt beschreven niet meer actueel. In de huidige portefeuilleverdeling is de portefeuille Grondbedrijf belegd bij de wethouder Volkshuisvesting, Welzijn, Wijken en Zuidwest. Deze wethouder is voor dit beleidsterrein bestuurlijk verantwoordelijk voor: • de beleidsvoorbereiding, besluitvorming en beleidsuitvoering; • het daarmee verbonden beheer van middelen binnen de daarvoor gestelde kaders; • het daarbij betrekken van andere portefeuillehouders. De wethouder Financiën is ten aanzien van de in deze portefeuille aangewezen beleidsondersteunende werkvelden (financiën/risicobeheersing) bestuurlijk verantwoordelijk voor: • het zorg dragen voor de ontwikkeling en eenheid van het concern; • de voorbereiding, besluitvorming en bewaking van concernkaders; • de planning en control op concernniveau. Deze verantwoordelijkheidsverdeling houdt o.a.

in dat de wethouder Grondbedrijf inhoudelijk uitvoering geeft aan het beleid rondom grondexploitaties en dat de wethouder Financiën erop toeziet dat dit plaatsvindt binnen de afgesproken spelregels, onder andere door middel van voorvisie op de voorstellen die de wethouder grondbedrijf aan het college voorlegt. Dit is ook van toepassing op het doen van onttrekkingen en dotaties aan de Reserve Grondbedrijf. Deze taak- en verantwoordelijkheidsverdeling doet naar het oordeel van het college voldoende recht aan de inhoudelijke verantwoordelijkheid van de wethouder voor het Grondbedrijf en de systeemverantwoordelijkheid van de wethouder Financiën aangaande risicobeheersing en financiële weerbaarheid. 4.5

Vroegtijdiger controle grondexploitaties

De wethouder (Volkshuisvesting, Wijken, Welzijn & Zuidwest) zegt toe te onderzoeken hoe grondexploitaties vroegtijdiger door de accountant gecontroleerd kunnen worden. Met de GAD is afgesproken dat nieuwe en herziene grondexploitaties tussentijds, ter controle, aangeboden worden aan de GAD. In 2023 waren er geen nieuwe of herziene grondexploitaties. In 2024 zal de nieuwe grondexploitatie Juliana van Stolberglaan 1 aan de accountant worden aangeboden ten behoeve van een vervroegde controle. Ditzelfde geldt ook voor herzieningen en eventueel aanvullende nieuwe grondexploitaties. Het proces van de vroegtijdige controle wordt in 2024 geëvalueerd. Het is de intentie van het college om waar mogelijk mee te werken aan vroegtijdigere controle door de accountant. 4.7

Onderzoek grote projecten

Ten aanzien van het onderzoek van de GAD inzake grote projecten stelt het college voor de bevindingen en conclusie van het onderzoek af te wachten.

7/11

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10769536

4.8 ▪

GRIP-rapportages Tijdshorizon voor beoordelingscriteria: de score van het Binnenhof is van rood naar geel gegaan, onder meer omdat voor 2024 dekking uit het Cofinancieringsfonds is toegekend. De Rekeningencommissie is van mening dat de huidige score daarmee op een te korte tijdshorizon is gebaseerd en vraagt het college om scores mede te baseren op verwachtingen voor een langere termijn.

Bij de beoordeling van een project in de Grip-rapportage wordt de langere termijn horizon meegewogen. Specifiek voor het project Binnenhof zijn middelen vanuit het co-financieringsfonds beschikbaar voor de jaren 2024 t/m 2026. ▪

De Pier uit de GRIP verwijderen: enkele veranderingen ten opzichte van de vorige voortgangsrapportage (GRIP Q2 2023) verlangen naar de mening van de Rekeningencommissie meer toelichting dan nu schriftelijk is gegeven. Zo lijkt het niet voor de hand te liggen om niet meer over De Pier te rapporteren als dit project twee achtereenvolgende semesters ‘rood’ heeft gescoord en de vooruitzichten op lange termijn niet zijn veranderd. De Rekeningencommissie vraagt het college toe te lichten of het voorstel om De Pier voortaan niet meer in de GRIP op te nemen voortkomt uit gunstige ontwikkelingen in de scores op de GROTIK-M-criteria, of omdat nu anders tegen het project zelf wordt aangekeken.

Dit project scoort in 2024 lager omdat we bij Q2 2023 en daarvoor nog ver vooruitkeken met de Pier over wat er in de toekomst mogelijk kon spelen maar nu nog niet aan de orde is en we ook niet weten óf dit gaat gebeuren. Project staat nu ook on hold. De nieuwe score is 8 (RIS318401). De risico’s omtrent De Pier liggen niet bij de gemeente doch bij de eigenaar van de Pier. Vanuit die optiek kijkt het college anders tegen het project De Pier aan dan in de GRIP Q2 2023. ▪

Dreven, Gaarden & Zichten uit de GRIP: het college meldt dat Dreven, Gaarden & Zichten “conform afspraak” uit de GRIP wordt verwijderd. Het college wordt gevraagd toe te lichten of hier wordt verwezen naar een niet nader benoemde afspraak die sinds de voorlaatste rapportage is gemaakt, of dat wordt verwezen naar het eerdere voorstel om grondexploitaties niet meer in de GRIP op te nemen omdat daarvoor al een separate rapportage bestaat. In het laatste geval wil de Rekeningencommissie eerst nieuwe afspraken maken over de informatievoorziening over grondexploitaties, waaronder de Meerjarenprognose Grondexploitaties (MPG), voordat Dreven, Gaarden & Zichten uit de GRIP-rapportages wordt gehaald.

In de periode dat er nog geen nieuwe afspraken zijn rondom de Meerjarenprognose Grondexploitaties (MPG) en/of een alternatieve rapportage, wordt conform de huidige werkwijze gerapporteerd. 5

Financiële rechtmatigheid

Geen opmerkingen. 6

Informatieveiligheid

6.2.1

Governance digitale veiligheid

8/11

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10769536

▪

Governance I&A-organisatie: dit jaar vindt een evaluatie van de reorganisatie van I&A plaats, waarbij ook wordt gekeken of de onafhankelijkheid van toezichthoudend functionarissen nu voldoende is geborgd. De Rekeningencommissie wil worden geïnformeerd over de uitkomsten van deze evaluatie.

In de evaluatie van de reorganisatie van I&A zal niet specifiek aandacht worden besteed aan de onafhankelijkheid van toezichthoudende functionarissen. Dit is destijds ook niet specifiek opgenomen in de reorganisatieplannen. Die onafhankelijke rol zal met de komst van de Cybersecurity wet (CBW) waarschijnlijk worden vastgelegd, maar dat zal pas halverwege 2025 zijn. ▪

Afhankelijkheid van buitenlandse bedrijven: de bescherming van informatie kan gecompliceerder zijn als de gebruikte datacenters zich niet in Nederland bevinden. De Rekeningencommissie wil weten in hoeverre de gemeente Den Haag gebruik maakt van buitenlandse datacenters en hoe eventuele risico’s ondervangen worden.

De gemeente Den Haag vereist dat haar data binnen de Europese Economische Ruimte wordt opgeslagen. Hierop staat de gemeente geen uitzonderingen toe. Met elke leverancier die data opslaat namens de gemeente worden specifieke verwerkersovereenkomsten gesloten, zodat wordt voldaan aan de AVG. De gemeente heeft een voorkeur voor en stuurt aan op opslag van haar data binnen Nederland. Uitwijkcentra kunnen eventueel buiten Nederland, maar binnen de EER zijn gehuisvest, wat de kans verkleint dat het Nederlandse datacenter en het andere datacenter gelijktijdig worden getroffen door een outage. Generiek geldt dat de IT-markt mondialiseert, waarbij buitenlandse partijen ook zijn gevestigd binnen Nederland/EER. De gemeente sluit op dit moment uit zaken te doen met partijen die hun hoofdvestiging hebben in Rusland en er gelden speciale inkoopvoorwaarden voor camera's die ook in China kunnen worden gemaakt. 7 7.1 ▪

Verbonden partijen Jaarrapportage verbonden partijen 2021 Informatie over verbonden partijen: uit de in 2022 uitgevoerde evaluatie van verbonden partijen (RIS313870) kwamen aandachtspunten naar voren voor enkele verbonden partijen. In dit licht beoordeelt de Rekeningencommissie de informatie in de jaarrapportage over deze verbonden partij als tamelijk summier. Mede met het oog op behandeling in de commissie Bestuur wordt het college gevraagd te bewerkstelligen dat het jaarverslag van deze verbonden partij – desnoods vertrouwelijk – aan de raad ter beschikking wordt gesteld.

United Fish Auctions N.V. United Fish Auctions N.V. (hierna UFA) is meermaals verzocht om het volledige jaarverslag openbaar te maken, zo ook in de Aandeelhoudersvergadering van 27 juni 2023 jl. UFA vindt het onwenselijk omdat haar jaarverslag inzicht geeft in de strategie en businessmodel van UFA. De concurrerende afslagen en commerciële relaties kunnen hier voordeel uit behalen dat vervolgens kan leiden tot operationele schade en gevolgen voor de aandeelhouderswaarde van UFA. Momenteel wordt met UFA besproken na welke periode de informatie verouderd is en het jaarverslag openbaar gemaakt kan worden. Tot hier meer duidelijkheid over is, wordt het volledige jaarverslag van UFA onder geheimhouding aan u verstrekt. Ook zal de openbare versie van het jaarverslag, die bij de Kamer van Koophandel is gedeponeerd, aan u worden verstrekt. Deze versie bevat minder informatie, maar wel de verplichte jaarcijfers.

9/11

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10769536

Stadsherstel Den Haag en Omgeving N.V. Zoals al aangegeven de Jaarrapportage Verbonden Partijen 2022 (RIS317436) zijn de jaarverslagen van Stadsherstel Den Haag en Omgeving openbaar. De jaarverslagen zijn terug te vinden op Downloads | Stadsherstel (stadshersteldenhaag.nl). Verbonden Partijen met een B.V./C.V.-structuur De verbonden partijen met een B.V./C.V.-structuur betreffen de Ontwikkelingscombinatie Wateringse Veld, GEM Vroondaal en Starterspanden. De gemeente is zowel vennoot als aandeelhouder van deze verbonden partijen. De openbare versie van deze jaarverslagen, die bij de Kamer van Koophandel zijn gedeponeerd, kunnen worden verstrekt. De jaarrekeningen 2022 van de C.V’s zijn niet openbaar omdat deze jaarrekening vertrouwelijke bedrijfsinformatie bevatten. Openbaarmaking van deze gegevens zouden de financiële belangen van zowel de verbonden partijen als de aandeelhouders in de toekomst kunnen schaden. Hoewel deze jaarstukken 2022 geheim zijn kunnen deze wel onder geheimhouding aan de raad worden verstrekt. De jaarstukken 2023 van de Ontwikkelingscombinatie Wateringse Veld, GEM Vroondaal en Starterspanden zijn naar verwachting uiterlijk Q4 2024 gereed. Als de jaarstukken 2023 zijn vastgesteld, kunnen ook deze aan de raad worden verstrekt.

Verwachte einddata De Ontwikkelingscombinatie Wateringse Veld is bijna klaar met het realiseren van de woonwijk Wateringse Veld en wordt naar verwachting geliquideerd op 1 januari 2026. Ook is de verwachting dat GEM Vroondaal in 2026 de laatste gronden voor woningbouw uitgeeft en op 31december 2027 gereed is met het woonrijpmaken van deze gronden. 8 8.3 ▪ ▪

Doelmatigheid Programma Doelmatigheidsonderzoeken 2024-2025 (art. 213a) Informeren van de raad: het college wordt gevraagd na afronding van een onderzoek de rapportage hierover naar de raad te sturen. Inhoud onderzoeksprogramma: de Rekeningencommissie merkt op dat het aantal voorgenomen onderzoeken weliswaar substantieel meer is dan in de afgelopen drie jaar, maar niet heel groot is in vergelijking met de vastgestelde programma’s in de jaren voorafgaand aan 2021. Ook vindt de commissie de toelichting bij de geplande onderzoeken tamelijk summier. De Rekeningencommissie mist onder meer een onderbouwing van de keuze van de onderwerpen en een toelichting op de context en de relevantie van het onderzoek. Met name bij het onderwerp ‘de attractieve stad’ heeft de Rekeningencommissie geen duidelijk beeld van wat verwacht mag worden van dit onderzoek. De Rekeningencommissie vraagt het college daarom het onderzoeksprogramma ten behoeve van de raad van een nadere toelichting te voorzien en daarbij inzichtelijk te maken hoe de verschillende begrotingsprogramma’s in de zesjaarlijkse onderzoekscyclus aan bod komen.

Op grond van de gemeentewet heeft de gemeente 2 instrumenten om de doelmatigheid en doeltreffendheid van de bedrijfsvoering te onderzoeken: de gemeenteraad heeft de Rekenkamer (art. 81a t/m 81j en 182 t/m 185a GW), het college heeft de doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeken (art 213a GW en de Verordening doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek Den Haag 2023 (RIS315740)). Conform de gemeentewet en bovengenoemde verordening verricht het college doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek en informeert het college de raad over zijn voorgenomen onderzoeken.

10/11

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10769536

Het college heeft de raad daarom per brief van 14 mei 2024 (RIS318814) op de hoogte gesteld van het onderzoeksprogramma van de doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeken. De onderzoeksonderwerpen zullen nog worden uitgewerkt bij de uitvoering van de onderzoeken. Conform de verordening zal het college de raad ook informeren over de uitkomsten van die onderzoeken. 9

Sociaal domein

▪

Rapportage kostenbeheersing Wmo & jeugdhulp: de Rekeningencommissie is van mening dat het college met zijn reactie (RIS318072) op enkele punten nog steeds niet de gewenste duidelijkheid verschaft. De aanvullende toezeggingen over de rapportages over de kostenbeheersing van jeugdhulp vindt de Rekeningencommissie onvoldoende concreet, onder meer voor wat betreft frequentie en inhoud. De Rekeningencommissie vraagt het college alsnog met een voorstel te komen dat SMART geformuleerd is (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdsgebonden).

In de eerdere reactie staat hierover: “Voor het onderdeel jeugd heeft een werkbespreking met de Raad plaatsgevonden op 10 januari 2024, met als doel (1) heldere afspraken te maken over de rapportagebehoeften van de Raad en (2) de rapportagedruk te verminderen. Er is afgesproken dat het aantal rapportagemomenten wordt verminderd en een betere koppeling komt tussen de inhoud en financiën. Verdere duiding over financiële beheersing wordt opgenomen in de reguliere planning- controlrapportages als de begroting en de jaarrekening en in de jaarlijkse Jaarrapportage Jeugd. M.b.t. de start van het Haags Toekomstperspectief Jeugd- en Gezinshulp worden in 2024 voortgangsrapportages naar de Raad gestuurd en besproken in de commissie Samenleving. In 2025 worden ook deze rapportages geïntegreerd in de reguliere rapportages voor Jeugd (RIS318072).” In de brief ‘Ontwikkelingen Jeugdhulp’ aan de commissie Samenleving van 19 maart jl. (RIS318282) is nader ingegaan op het lokale actieplan ‘Grip en zicht op kosten Jeugdhulp’, dat bestaat uit meerdere actielijnen en maatregelen die op middellange termijn leiden tot een afbuiging van de kosten in Den Haag. Daarover wordt gerapporteerd in de reguliere P&C-rapportages als begroting, jaarrekening en jaarrapportage Jeugd.

Met de commissie Samenleving is afgesproken dat in het derde kwartaal van 2024 een extra voortgangsrapportage aan de Raad wordt gestuurd over de start van het Haags Toekomstperspectief Jeugd- en Gezinshulp. 10 Vooruitblik 2024-2025 Het college hecht aan een goede samenwerking met de raad en met uw commissie. Het college hoopt dat de open en constructieve gedachtewisselingen in vergaderingen, werkbesprekingen en ‘benen-optafel-sessies’ worden voortgezet. Met vriendelijke groet, de wethouder van Financiën, Cultuur en Economie Saskia Bruines

11/11