RIS319347 Bijlage 2 Aanpak inclusieve werving en selectie

Bijlage 2: Aanpak inclusieve werving en selectie Iedereen die bij de gemeente Den Haag solliciteert of doorstroomt wordt gelijkwaardig behandeld. Dat is waar we als inclusieve organisatie voor staan. En zo willen we onszelf ook presenteren op de arbeidsmarkt: een organisatie waar gelijkwaardigheid en gelijke kansen voor iedereen voorop staan. Hierbij hoort een werving- en selectieproces waarin inclusie stevig is geborgd, zoals ook is opgenomen in de raadsmededeling diversiteit en inclusie (RIS309079). In deze brief presenteer ik een achttal uitgangspunten en een tiental instrumenten waarmee we inclusie willen verankeren in ons werving -en selectieproces. Om deze uitgangspunten en instrumenten optimaal in te kunnen zetten, is het noodzakelijk de huidige verplichting van anoniem solliciteren te herzien. Huidige aanpak en ontwikkelingen sector Anoniem solliciteren Binnen de organisatie is het enige vastgestelde instrument ter voorkoming van discriminatie bij werving en selectie het anoniem solliciteren binnen schaal 10-14. We streven middels dit instrument naar het vergroten van gelijke kansen en tegelijk is het ons doel de diversiteit te vergroten. Gedurende de periode 2016-heden hebben wij anoniem solliciteren tweemaal wetenschappelijk laten onderzoeken op effectiviteit.

Waar in het eerste onderzoek een positief effect werd vastgesteld op beide doelen, was dit effect in het tweede onderzoek maar in beperkte mate zichtbaar. De groei van culturele diversiteit in de schalen 10-14 is beperkt, zeker als je deze groei afzet tegen de groei in schaal 9, waar anoniem solliciteren niet van toepassing is (zie bijlage 2). Daarbij is de toepassing arbeidsintensief voor een sollicitant, wat in de huidige krappe arbeidsmarkt niet aan te bevelen is. Ook vindt anoniem solliciteren alleen plaats tijdens de briefselectie. Binnen de andere stappen van het proces, zoals ook doorstroom, wordt er momenteel niks structureel gedaan om gelijke kansen te bevorderen en daarmee inclusie te vergroten. Ook is het instrument niet altijd geschikt voor alle doelgroepen. Bijvoorbeeld: • Beroepsgroepen waarbij doorgaans met portfolio’s wordt gesolliciteerd, denk aan planologen, stedenbouwkundigen, service en UX-designers. Dergelijke documenten kunnen we niet anonimiseren en dus niet laten meenemen in de selectie. • Voor vacatures die op cultuur of anti-discriminatie gericht zijn, is het misschien wel gewenst om op migratieachtergrond te selecteren. Dit kan niet, want het moet geanonimiseerd worden. Voorgaande biedt aanleiding om onze aanpak te herijken.

Nu de afdeling recruitment en mobiliteit verstevigd is en er een professionaliseringsslag van de dienstverlening plaatsvindt, is er een passend moment om inclusief werven de norm te maken. Innovatieve methoden van werving en selectie De afgelopen jaren zien we veel ontwikkelingen op het gebied van instrumenten die kansengelijkheid zeggen te bevorderen binnen de verschillende fasen van werving en selectie. De resultaten zijn wisselend. Er is niet één instrument dat kansengelijkheid vergroot voor alle doelgroepen, functies of stappen in het werving en selectieproces. We moeten ruimte creëren om pilots en experimenten toe te passen die we zorgvuldig monitoren en beheren. Kortom, maatwerk. Zo is er voor vacatures in functies vanaf schaal 12 behoefte aan inzet van inclusieve assessments en is er ook behoefte aan meer en andere mogelijkheden om jezelf te profileren. Denk hierbij aan jongeren die met een pitch of een videosollicitatie solliciteren. Hieronder volgen twee voorbeelden van andere instrumenten waar we naar kijken of al mee hebben geëxperimenteerd. Voorbeeld 1: Gestructureerd beoordelen/ interviewen De gemeente heeft meegedaan aan de pilot nudges. Deze interventie is toepasbaar in de briefselectie, het gesprek en bij de uiteindelijke selectie. Deze interventie leidt niet direct tot meer diversiteit maar vergroot wel kansengelijkheid.

Voorbeeld 2: Games Er vindt op dit moment een grote ontwikkeling plaats op het gebied van games in werving en selectie. Binnen deze technologie moeten we ervoor waken dat deze toegepast kan worden zonder enige vorm van bias (denk bijvoorbeeld aan artificiële intelligentie). We onderzoeken deze games. Wanneer we games vinden met voldoende waarborgen voor kansengelijkheid, zullen we deze in de gereedschapskist toevoegen. Voorstel: Uitgangspunten inclusieve werving en selectie Op basis van de voorgenoemde ervaringen zijn we op zoek gegaan naar een werkwijze die (1) kansengelijkheid en gelijkwaardigheid voldoende garandeert, (2) die op alle fasen van werving en selectie toepasbaar is, (3) die voldoende gebruiksgemak biedt voor gebruikers en (4) die ons in staat stelt snel in te

kunnen spelen op innovaties op het gebied van werving en selectie. Dit hebben we vormgegeven in acht uitgangspunten die als basis dienen voor ons werving- en selectiebeleid. De uitgangspunten zijn opgesteld vanuit het beginsel dat er geen vertraging of belasting ontstaat in het vacaturevervullingsproces. In bijlage 1 zijn de uitgangspunten per punt uitgewerkt met nadere informatie. 1. Het Strategisch Personeelsbeleid en de beleidsaanpak Diversiteit en Inclusie van de gemeente zijn richtinggevend voor onze arbeidsmarktstrategie- en communicatie. Dat is in woord en beeld divers en inclusief, zodat iedereen zich woordelijk en in beeld herkent in hetgeen gedeeld wordt. *Om het bereik van onze werving en selectie te optimaliseren werken we aan een inclusieve arbeidsmarktstrategie en –communicatie, die is belegd binnen de doorontwikkeling van Team Recruitment en Mobiliteit. 2. We borgen inclusieve werving en selectie door instrumenten in te zetten die tot doel hebben gelijke kansen in het gehele werving- en selectieproces te vergroten. Hierbij is extra aandacht bij functies vanaf schaal 10 omdat we hier zien dat de diversiteit van het personeelsbestand sterk daalt. *We realiseren een “gereedschapskist” met werving- en selectie-instrumenten waarbinnen kansengelijkheid wordt geborgd, voor alle functieschalen.

Als instrument wordt ook de mogelijkheid opgenomen om het gehele werving en selectieproces van een vacature of procesbegeleiding bij het vacatureproces uit te besteden. Om te waarborgen dat partijen instrumenten leveren die in lijn zijn met wat de gemeente Den Haag verwacht op het gebied van het garanderen van kansengelijkheid, diversiteit en inclusie, zullen specifieke afspraken/gunningscriteria met betrekking tot deze onderwerpen worden opgenomen in het aanbestedingstraject. De gereedschapskist bevat de volgende instrumenten: a. Uitgebreide vacature-intake met aandacht voor inzet van de gereedschapskist* b. Inclusieve vacatureteksten* c. E-learning waardevrij selecteren* d. Advies over samenstelling selectiecommissie* e. Gestructureerd beoordelen/interviewen met behulp van vooraf vastgestelde criteria f. Anoniem solliciteren g. Inzet assessment (vanaf november 2023) h. Uitbesteding proces aan extern werving- en selectiebureau i. Uitbesteding proces begeleiding j. Assistentie bij briefselectie en beoordeling (*verplicht) 3. Onze vacatureteksten zijn direct duidelijk, inclusief en genderneutraal opgesteld en voorzien van een diversiteitsstatement. 4. Leden van de selectiecommissie en vacaturehouders volgen bij iedere vacature tenminste de e-learning waardevrij selecteren.

De selectiecommissie draagt de gemeenschappelijke verantwoordelijkheid erop toe te zien dat diversiteit in perspectieven zorgvuldig in het besluitvormingsproces wordt meegewogen. *Om leden van selectiecommissies te ondersteunen op het gebied van algemene basiskennis rondom het onderwerp waardevrij selecteren/onbewuste vooroordelen/ arbeidsmarktdiscriminatie bieden we de elearning waardevrij selecteren aan. Wanneer de vacaturehouder contact opneemt met Team Recruitment en Mobiliteit voor een vacature wordt de e-learning aangeboden. De vacaturehouder wordt hierbij gewezen op het belang van de e-learning. Deelname is verplicht. Mocht er aanvullend iets nodig zijn kan recruitment hier over adviseren. Doel hiervan is enerzijds te garanderen dat er altijd op een minimumniveau gewerkt wordt aan kennis rondom gelijke kansen in werving- en selectie en anderzijds vergroten we zo ook structureel de bewustwording rondom het thema. We monitoren de ervaring met de e-learning. De vacaturehouder wijst in elke selectieronde een van de leden van de selectiecommissie aan om het belang van de gezamenlijke verantwoordelijkheid te bewaken en te voorkomen dat (onbedoelde) vooroordelen invloed hebben door in elke stap van het proces kritische vragen te stellen. 5. Recruitmentexpertise over diversiteit en inclusie borgen we binnen Recruitment en Mobiliteit.

Inclusief werven en selecteren is een lerend proces, we verstevigen onze expertise door kennis van buiten naar binnen halen (best practices) en ruimte voor pilots en experimenten om onze aanpak te verbeteren. Informatie die de ontwikkeling van waardenvrij en inclusief selecteren bevorderen wordt proactief gedeeld met leden van de selectiecommissie en andere belanghebbenden. Tijdens de intake is er aandacht voor dit onderwerp. 6. Bij de inzet van de aanvullende dienstverlening voor werving en selectie, zoals sourcing, werken we met partners die voldoen aan deze uitgangspunten. Bij werving en selectie door externe partners zijn deze uitgangspunten van toepassing.

*Om ervoor te zorgen dat externe partners die personeel aan onze organisatie leveren zich committeren aan het tegengaan van discriminatie en het bevorderen van diversiteit en inclusie, is een aantal eisen hierover opgenomen in het concernkader inhuur externen. Als uitvloeisel daarvan worden eisen in de aanbestedingsstukken verwerkt, kijken we, waar dat mogelijk is, hoe hogere ambities kunnen worden meegenomen in gunningscriteria waarop offertes worden beoordeeld, en krijgt dit een vaste plek in het contractmanagement gedurende de looptijd van contracten. Bij het inhuren van personeel via specialistische bureaus zijn de uitgangspunten inclusieve werving en selectie van toepassing. 7. Vacatureprocessen worden steekproefsgewijs doorlopen en geëvalueerd. Hierover wordt via de HRmonitor gerapporteerd. 8. De gemeente Den Haag houdt zich aan de NVP-sollicitatiecode bij de werving en selectie van nieuwe medewerkers. *De NVP-sollicitatiecode waarborgt de rechten van sollicitanten en voorziet in kaders op het gebied van onder andere het garanderen van gelijke kansen binnen werving en selectie en eventuele uitzonderingssituaties. De gemeente Den Haag werkt in het geval van beleidsdoelstellingen op het gebied van het realiseren van meer diversiteit binnen de organisatie (bijvoorbeeld streefcijfers of quota) binnen de kaders van de sollicitatiecode.

Bijlage 1: Werkwijze uitgangspunten werving en selectie Recruitment heeft een spilfunctie waar het gaat om het borgen van inclusieve werving en selectie. Dit doen we door verschillende instrumenten in te zetten, die tot doel hebben gelijke kansen in het gehele wervingen selectieproces te vergroten. Deze instrumenten bieden we aan in de vorm van een gereedschapskist. De gereedschapskist heeft als doel: • Gelijke kansen in werving door: • Voldoende aandacht voor D&I in de arbeidsmarktcommunicatie • Gelijke kansen in selectie door: • Interventie in het selectieproces, d.m.v. de e-learning ‘waardevrij selecteren’ of een bias training voor vacaturehouders/leidinggevenden; • Adviseren over het voeren van gestructureerde sollicitatiegesprekken; • Adviseren over divers ingerichte selectiecommissies. • Aanbieden van en adviseren over werving- en selectie instrumenten die kansengelijkheid bevorderen. De gereedschapskist heeft de volgende instrumenten. Tijdens de intake moet de vacaturehouder een verplichte keuze maken uit een of meerdere van onderstaande instrumenten. De instrumenten met een * worden bij iedere vacature-intake aangeboden en zijn verplicht: D&I activiteit Ja Nee Uitgebreide vacature-intake met aandacht voor inzet van de gereedschapskist*: Tijdens de vacature-intake zal aandacht worden besteed aan de gereedschapskist en hoe deze ingezet wordt.

Recruitment zal per vacature adviseren welke mix van instrumenten het best toegepast kunnen worden, zodat we in iedere fase van het werving- en selectieproces werken aan het garanderen van gelijke kansen. Er zal dus voor elke vacature een verplichting zitten aan welke instrumenten er gebruikt gaan worden. Inclusieve vacatureteksten*: Met inclusieve vacatureteksten zorgen we ervoor dat een groter en meer divers publiek zich kan herkennen in onze vacatures en zich meer aangesproken voelt om op onze vacatures te reageren. We doen dit door: • Een statement op te nemen in de vacature waarin we het belang van diversiteit en inclusie onderschrijven • De teksten worden geformuleerd aan de hand van Direct Duidelijk • Divers en inclusief taalgebruik E-learning waardevrij selecteren: De E-learning waardevrij selecteren ondersteunt leidinggevenden en leden van de selectiecommissie op de onderwerpen diversiteit en inclusie en (on)bewuste vooroordelen in relatie tot het waardevrij selecteren van nieuwe medewerkers. De e-learning wordt aangeboden vanuit Loes voor managers en selectiecommissie leden en is een van de mogelijke vervangers voor anoniem solliciteren. Advies samenstelling selectiecommissie: Om verdere kansengelijkheid te borgen is het belangrijk dat ook selectiecommissies meer divers zijn.

Tijdens de intake worden vacaturehouders over het belang hiervan geïnformeerd en hoe ze dit kunnen organiseren. Gestructureerd beoordelen/interviewen m.b.v. vooraf vastgestelde criteria:

Elke kandidaat krijgt dezelfde vragen en zal beoordeeld worden op dezelfde criteria die vooraf met de selectiecommissie zijn vastgesteld en in een matrix wordt bijgehouden. Anoniem solliciteren: Voor bepaalde vacatures behouden we de mogelijkheid om anoniem solliciteren in te zetten. Inzet Assessment: Vanaf november 2023 krijgen we een breder palet aan mogelijkheden om kandidaten te asessen op competenties en/of talenten. Deze zijn volledig bias free. Uitbesteding proces aan een W&S bureau; Mocht er gekozen worden voor het inschakelen van een wervingen selectiebureau dan is aantoonbare ervaring met D&I een vereiste. Er zijn ook bureaus die gespecialiseerd zijn in het Divers & Inclusief werven. Uitbesteding proces begeleiding: Er is contact met een partij die vacaturehouders kan trainen o.h.g.v bias free werven en selecteren en het geven van een workshop gestructureerd interviewen. Dit kan in overleg met Recruitent en D&I worden ingezet. Assistentie bij briefselectie en beoordeling; De recruiter kan helpen bij de briefselectie. Hiervoor wordt vooraf bepaald aan welke eisen de kandidaat moet voldoen en hiervoor zal de inzet van een matrix gebruikt worden. Toepasbaarheid instrumenten per fase werving en selectie Instrument Inclusieve vacatureteksten

Arbeidsmarkt Brief communicatie selectie X

Selectie Selectie gesprek kandidaat

Competenties/talentgerichte assessments Anoniem solliciteren

X

Assistentie briefselectie/beoordeling

X

E-learning waardevrij selecteren

X

X

X

Advies samenstelling selectiecommissie Gestructureerd beoordelen/interviewen Uitbesteding proces begeleiding

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Uitbesteding aan een W&S bureau

X

X

X

X

X

We werken continu aan toevoegingen van andere instrumenten omdat de maatschappij en de arbeidsmarkt ook continu verandert. Deze tabel is dan ook dynamisch. Doel is om kennis van en beschikking te krijgen over meerdere, goed inzetbare instrumenten die passen bij de vacatures, voldoen aan de behoeften van de vacaturehouder en waarbij gebruiksgemak voor de vacaturehouder en sollicitant centraal staat. Bijlage 2 Effect anoniem solliciteren op diversiteit schaal 10-14 Anoniem solliciteren wordt ingezet op functieschaal 10-14 sinds 2016. In de raadsmededeling van 2021 staat opgenomen dat we minimaal 22% medewerkers met een niet westerse migratie achtergrond hebben vanaf schaal 9. Op 1 juli 2022 was dit 21%. In 2019 was dit 16%, in 2021 19,5%. De verwachting is dat dit nu doorzet. Totale groei medewerkers met niet westerse migratieachtergrond (NWMA) schaal 9 en hoger (t/m 2022, bron: Barometer CBS) 2019 2020 2021 2022 Ambitie 16%

17,5%

19,5%

21%

22%

Echter, wanneer we inzoomen op schaal 10 en hoger – en dan met name vanaf schaal 12 – stagneert de groei. Tussen schaal 10 en 14 wordt anoniem solliciteren toegepast. De groei van het aandeel medewerkers met NWMA in schaal 9 en hoger een vertekend beeld. De totale groei van het aandeel van deze doelgroep lijkt vooral een gevolg van de groei in schaal 9. Groei aandeel medewerkers met NWMA schaal 9 en hoger (t/m 2022, bron: Barometer CBS) – uitgesplitst naar kleinere schaalgroepen Schaal/jaartal 2019 2020 2021 2022 Verschil 9

23%

26%

30%

32%

↑9%

10-11

16%

17%

18%

19%

↑3%

12+

9%

9%

10%

11%

↑2%

* Bron: Barometer CBS De uitdaging om het aandeel medewerkers met NWMA in schalen 10 en hoger te vergroten is een uitdaging die zich niet tot onze organisatie beperkt. Uit Barometercijfers uit gemeente Amsterdam en Utrecht blijkt dat deze organisaties ook met dit vraagstuk worstelen. Een aantal G4 gemeenten heeft ervoor gekozen meer aandacht te leggen op inclusieve werving en selectie.