RIS319009 Rekeningencommissierapport 2023

Rekeningencommissie Gemeenteraad Den Haag

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2023

RIS319009 21 juni 2024

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2023

RIS319009

Inhoudsopgave 1

Hoofdlijnen, conclusie en advies .......................................................................................................... 1 1.1

Hoofdlijnen van dit rapport .......................................................................................................... 1

1.2

Overige aandachtspunten voor raadscommissies ....................................................................... 3

1.3

Conclusie ........................................................................................................................................ 3

1.4

Advies aan de raad ........................................................................................................................ 3

2

Werkwijze Rekeningencommissie ........................................................................................................ 4

3

Financieel beheer & verantwoording .................................................................................................... 7 3.1

Kwaliteit van het financieel beheer .............................................................................................. 7

3.1.1

Interne beheersing .................................................................................................................... 7

3.1.2

Actualisatie frauderisicomanagement en frauderisicoanalyse ............................................... 8

3.1.3

Fraudepreventie ........................................................................................................................ 8

3.1.4

Tussentijdse afsluiting financiële administratie ..................................................................... 9

3.1.5

Prognosekracht van de begroting ........................................................................................... 10

3.1.6

Herinrichting van de bedrijfsvoering ...................................................................................... 11

3.2

Kwaliteit van de jaarverslaggeving 2023 ................................................................................... 12

3.2.1

Oordeel van de accountant ................................................................................................. 12

3.2.2

Tussentijdse informatievoorziening: Board Letter........................................................... 12

3.2.3

Verbetering van de periodieke informatievoorziening ..................................................... 13

3.2.4

Indicatoren in begroting en verantwoording .................................................................... 14

3.2.5

Beheersingsproces uitputting Enecogelden ....................................................................... 15

3.2.6

Grondexploitaties en grote projecten ................................................................................ 16

4

Grondexploitaties en grote projecten ................................................................................................. 17

5

Financiële rechtmatigheid ................................................................................................................... 25

6

Informatieveiligheid ............................................................................................................................ 27

7

Verbonden partijen .............................................................................................................................. 31

8

Doelmatigheid ...................................................................................................................................... 32

9

Sociaal domein ..................................................................................................................................... 33

10

Vooruitblik 2024-2025 ........................................................................................................................ 34

ii

RIS319009

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2023

1

Hoofdlijnen, conclusie en advies

1.1

Hoofdlijnen van dit rapport

In dit rapport brengt de Rekeningencommissie aan de gemeenteraad van Den Haag verslag uit van haar onderzoek naar de jaarrekening 2023 (RIS318640). Op basis van de bevindingen brengt de Rekeningencommissie hierin advies uit over de vaststelling van de jaarrekening. Voor dit onderzoek is gesproken met de accountant over het accountantsverslag (RIS318207). Vervolgens zijn drie wethouders bevraagd. Dit rapport bevat verder vragen aan het college in oranje kaders, mede naar aanleiding van voorafgaande vergaderingen. De Rekeningencommissie verwacht van het college een schriftelijke reactie vóór vaststelling van de jaarrekening door de raad. Grondexploitaties: spelregels aanscherpen en toezeggingen naleven (programma 13) Vorig jaar heeft de wethouder voor het grondbedrijf (VWWZ) toegezegd om de Nota Grondbeleid aan te passen. Deze toezegging is niet nagekomen. De Rekeningencommissie wil dat het college de Nota Grondbeleid vóór het eind van de zomer naar de raad stuurt zodat de commissie Ruimte deze kan behandelen. Ook is vorig jaar toegezegd dat de grondexploitatieverordening zou worden aangepast. Dat is bijvoorbeeld nodig om de spelregels voor onttrekken en doteren aan de reserve grondbedrijf aan te scherpen. Ook deze toezegging is niet nagekomen.

De Rekeningencommissie wil dat een nieuwe grondexploitatieverordening vóór het eind van het jaar kan worden behandeld in de commissie Ruimte en kan worden vastgesteld door de raad. De prognose voor de grondexploitatie Dreven, Gaarden & Zichten (DGZ) is substantieel verslechterd. In het raadsbesluit over het DGZ-onderzoek (RIS313614) is het college opgedragen de risico’s beter in kaart te brengen en separaat aan de raad te rapporteren over de financiële gevolgen. Dit heeft het college niet gedaan. De Rekeningencommissie wil dat het college deze rapportage zo spoedig mogelijk naar de raad stuurt, uiterlijk bij de komende ontwerpbegroting 2025. Op 1 januari 2024 is het saldo van de Reserve Grondbedrijf na resultaatbestemming nul, terwijl de minimaal benodigde weerstandscapaciteit voor grondexploitaties € 43 miljoen bedraagt. Dit vindt de Rekeningencommissie geen acceptabele situatie, temeer omdat volgens het college de kans toeneemt dat deze risicoreserve aangesproken moet worden. In de komende begroting 2025 moet duidelijk worden hoe het college de weerstandscapaciteit herstelt.

De Rekeningencommissie is van mening dat indien een financiële prognose voor een grondexploitatie substantieel verslechtert (in casu € 15 miljoen voor Dreven, Gaarden & Zichten), dit reden voor een herziening is en vraagt het college bij de wijziging van de grondexploitatieverordening dit als herzieningscriterium toe te voegen. Dit wordt in de aandacht van de commissie Ruimte aanbevolen (zie paragraaf 4.1). Op verzoek van de Rekeningencommissie heeft het college een brief gestuurd over de resultaten, conclusies en aanbevelingen van een onderzoek naar grote projecten (RIS316009). Deze brief wordt in de aandacht van de commissie Ruimte aanbevolen. Uit het overzicht blijkt dat projecten door begrotingswijzigingen niet zelden duurder worden dan aanvankelijk de bedoeling was. Dit roept bij de Rekeningencommissie de vraag op in hoeverre het gemeentebestuur voldoende in control is bij de start van deze projecten. De Rekeningencommissie heeft opdracht aan de Accountantsorganisatie verleend om voor deze projecten te onderzoeken wat de aard is van de begrotingswijzigingen en om de oorzaken ervan te duiden (GAD/2024.06). De Rekeningencommissie ziet een discrepantie tussen de huidige portefeuilleverdeling en eerdere besluitvorming over de verdeling van enerzijds de verantwoordelijkheid voor grondexploitaties en anderzijds de systeemverantwoordelijkheid voor het grondbedrijf.

Het college heeft toegezegd hierover duidelijkheid te verschaffen in de collegereactie op dit rapport (hoofdstuk 4).

1

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2023

RIS319009

IT & digitale veiligheid: te weinig inzicht, te weinig middelen (programma 16) De Rekeningencommissie constateert dat veel aspecten van IT niet of onvoldoende worden beheerst. Het ontbreekt onder meer aan inzicht in het IT-landschap. Uit de controle van de Accountantsorganisatie is gebleken dat opmerkingen van de Rekeningencommissie van vorig jaar over cybersecurity niet zijn opgevolgd. In het najaar ontvangt de raad nadere informatie over de verbetering van de digitale veiligheid. De Rekeningencommissie vraagt de commissie Bestuur dit te betrekken bij de behandeling van digitale veiligheid. Ook is gebleken dat extra middelen nodig zijn voor digitale veiligheid. De wethouder heeft toegezegd dat dit vraagstuk wordt meegenomen in de komende begroting 2025 (par. 6.2). Verbetering interne beheersing: vooruitgang en uitdagingen Het afgelopen jaar is door het college vooruitgang geboekt in de verbetering van de interne beheersing. Dit neemt niet weg dat er nog belangrijke aandachtspunten zijn, zoals het actualiseren van de risicoanalyse en het risicomanagement. Ook fraudepreventie moet verder verbeterd worden. De Rekeningencommissie ontvangt van het college in het najaar 2024: een actualisatie van de (fraude)risicoanalyse en het (fraude)risicomanagement, een nulmeting van het voorraadbeheer van identiteitsbewijzen en een onderzoek naar de prognosekracht van de begroting.

Ook is door de wethouder toegezegd dat het gemeentebrede (integriteits)onderzoek naar het beheer van kasgelden vóór eind juni 2024 naar de Rekeningencommissie wordt gestuurd (par. 3.1.2 en 3.1.3). Verder wil de Rekeningencommissie met het college de tussentijdse afsluiting van de financiële administratie verbeteren en de controle van de jaarrekening verder stroomlijnen (par. 3.1.4). Het college heeft toegezegd in de komende begroting 2025 aan te geven hoe de taakstelling op de bedrijfsvoering wordt gerealiseerd (par. 3.1.6). Doorgaan met verbeteren van de periodieke informatievoorziening In de contourenbrief actualisatie financieel beleid (RIS314462) is aangekondigd dat de 4- en 8-maandsrapportages worden heroverwogen. De Rekeningencommissie heeft het college gevraagd met een voorstel voor een alternatief te komen waarbij rekening wordt gehouden met andere periodieke (voortgangs)rapportages. In de commissie Bestuur en de Rekeningencommissie kan dan nog in 2024 van gedachten worden gewisseld over de invulling van de tussentijdse informatievoorziening. Het college heeft toegezegd erop toe te zien dat voortgangsrapportages voortaan tijdig worden verstuurd (par. 3.2.3). Rechtmatigheidsverantwoording door het college Naar aanleiding van herziene regelgeving heeft het college zich over 2023 voor het eerst verantwoord over de financiële rechtmatigheid.

Het college constateert zelf dat het totaal van financiële onrechtmatigheden hoger is dan de verantwoordingsgrens die vastgesteld is door de gemeenteraad. Naar het oordeel van de Rekeningencommissie heeft het college dit toereikend toegelicht in de jaarrekening. De verordening financieel beheer & beleid blijkt niet in overeenstemming te zijn met de nieuwe regelgeving. Het college heeft toegezegd de financiële verordening aan dit nieuwe inzicht aan te passen en in het najaar van 2024 naar de raad te sturen. Ook ontvangt de raad uiterlijk begin september 2024 een voorstel van het college voor het omgaan met potentiële begrotingsonrechtmatigheden (par. 5.3). Strekking van de verklaring van de accountant: goedkeurend De accountant heeft op 25 april 2024 een goedkeurende controleverklaring verstrekt voor de getrouwheid van de jaarrekening over 2023 (RIS318207).

2

RIS319009

1.2

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2023

Overige aandachtspunten voor raadscommissies

In aanvulling op het hierboven genoemde geeft de Rekeningencommissie ook onderstaande overige aandachtspunten mee aan de vakcommissies. Deze punten kunnen mede relevant zijn voor de komende begroting 2025. Programma 15. Financiën ▪ Tussentijds wijzigen van indicatoren: op verzoek van de Rekeningencommissie heeft het college laten weten dat de streefwaarden van indicatoren niet meer aangepast worden gedurende het jaar waarop ze betrekking hebben (RIS318072). Omdat gebleken is dat de betrouwbaarheid van een substantieel aantal indicatoren niet is vast te stellen, vraagt de Rekeningencommissie het college een raadsvoorstel voor het actualiseren van indicatoren naar de raad te sturen (par. 3.2.4). ▪ Beheersingsproces van de uitputting van de Enecogelden: van de Accountantsorganisatie is een rapportage ontvangen over een onderzoek naar het beheersingsproces van de uitputting van de Enecogelden (RIS316559). De Rekeningencommissie beveelt dit onderzoek in de aandacht van de commissie Bestuur aan (zie ook paragraaf 3.2.5). ▪ Actuele informatie verbonden partijen ontbreekt: in de jaarrekening zijn in paragraaf 3.9 (Verbonden partijen) net als vorig jaar niet de meest actuele financiële gegevens opgenomen. De Rekeningencommissie vraagt het college in de volgende programmarekening wel de meest actuele informatie te verwerken. Programma 16.

Overhead ▪ Verbeteren digitale veiligheid: het college heeft toegezegd een update over de verbeteringen in het autorisatiebeheer bij vitale applicaties naar de raad te sturen voorafgaand aan de behandeling van de digitale veiligheid in de commissie Bestuur in het najaar. Voorts is een extern onafhankelijk onderzoek op het gebied van cybersecurity toegezegd. Dit onderzoek moet duidelijk maken of voldoende maatregelen zijn genomen voor de belangrijkste digitale veiligheidsrisico’s. De uitkomsten worden eveneens in het derde kwartaal van 2024 verwacht (par. 6.2).

1.3

Conclusie

De Rekeningencommissie heeft de belangrijkste bevindingen uit het onderzoek aan de drie betrokken wethouders voorgelegd. De beantwoordingen door deze wethouders zijn opgenomen in de hoofdstukken 2 tot en met 6 van dit rapport, inclusief toezeggingen die zijn gedaan. De Rekeningencommissie is van mening dat enkele toezeggingen van de wethouders noodzakelijk zijn om de risico’s voor de bedrijfsvoering en voor de getrouwheid en rechtmatigheid van het financieel beheer te kunnen beheersen. De Rekeningencommissie constateert dat eerdere toezeggingen niet tijdig zijn nageleefd door het college. De Rekeningencommissie is van mening dat de bestaande risico’s uitsluitend kunnen worden beheerst als de gedane toezeggingen ook daadwerkelijk tijdig worden nagekomen. Van het college wordt verwacht dat de gedane toezeggingen niet vrijblijvend worden opgevat. De Rekeningencommissie overweegt wethouders tussentijds uit te nodigen, indien het niet tijdig nakomen van toezeggingen daartoe aanleiding geeft.

1.4

Advies aan de raad

Gezien het bovenstaande adviseert de Rekeningencommissie de gemeenteraad: 1. de opmerkingen van de Rekeningencommissie over de kwaliteit van het door het college gevoerde beheer zoals weergegeven in dit rapport, over te nemen; 2. de constateringen van de Rekeningencommissie aan de orde te stellen bij de beraadslagingen in de desbetreffende beleidscommissie(s); 3. de jaarrekening 2023 vast te stellen, zoals bedoeld in artikel 198 van de Gemeentewet en daarmee het college decharge te verlenen voor het gevoerde financieel beheer over 2023.

3

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2023

2

RIS319009

Werkwijze Rekeningencommissie

Jaarlijks stelt de gemeenteraad de jaarrekening vóór 15 juli vast (artikel 200 Gemw), waarbij het college de raad vraagt om dechargeverlening voor het gevoerde (financieel) beheer. Hiertoe brengt de Rekeningencommissie voorafgaand advies uit aan de raad op basis van haar eigen onderzoek naar de jaarrekening. De controleverklaring en het accountantsverslag zijn hiervoor essentieel. Naast de aandacht voor het financieel beheer richt de Rekeningencommissie zich op onderwerpen als de kwaliteit van de (tussentijdse) verantwoording, de begrotingsbeheersing, de doelmatigheid van de bedrijfsvoering, IT, gegevensbescherming, integriteit en de beheersing van verbonden partijen. Het onderzoek omvat daarmee zoveel mogelijk relevante aspecten van de gemeentelijke bedrijfsvoering. Werkwijze en aandachtsgebieden van de Rekeningencommissie zijn op hoofdlijnen vastgelegd in de verordening Rekeningencommissie 2014. Voorafgaand aan ieder onderzoek naar de jaarrekening (gedurende mei en juni) stelt de Rekeningencommissie de werkwijze hiervoor vast. De werkwijze komt zoveel mogelijk overeen met die van voorgaande jaren. Het college heeft de raad geïnformeerd (RIS316972) dat de jaarrekening niet op de derde dinsdag in april wordt gepubliceerd zoals is voorgeschreven in artikel 3:4, eerste lid, van de verordening financieel beheer en beleid, maar anderhalve week later op vrijdag 26 april 2024.

2.1

Werkprogramma

Het jaarrekeningonderzoek is een prominent onderdeel van het totale werkprogramma van de Rekeningencommissie dat jaarlijks in juni wordt afgesloten met het rapport van de Rekeningencommissie. Gedurende het jaar voorafgaand aan het jaarrekeningonderzoek wordt de raad tweemaal per jaar door het college geïnformeerd over de voortgang van de begrotingsuitvoering via de 4- en 8maandsrapportages en het onderzoek van de Accountantsorganisatie daarnaar. In het najaar stuurt de accountant een Board Letter aan het college en de Rekeningencommissie, waarin de belangrijkste uitkomsten van de interimcontrole zijn opgenomen. Deze Board Letter is ontvangen op 6 december 2023 (RIS317304). Daarnaast ontvangt de Rekeningencommissie informatie van het college over onder meer doelmatigheidsonderzoeken, de bedrijfsvoering en de beheersing van verbonden partijen. In opdracht van de Rekeningencommissie voert de Accountantsorganisatie audits uit naar uiteenlopende aspecten van het beheer, waaronder integriteit, IT, informatieveiligheid, gegevensbescherming, financiële rechtmatigheid en specifieke processen en projecten. De aandachtspunten uit de desbetreffende rapportages en onderzoeken worden betrokken bij het jaarrekeningonderzoek en kunnen worden opgenomen in het rapport van de Rekeningencommissie.

Ook worden gedurende het jaar werkbesprekingen gehouden over onderwerpen betreffende het (financieel) beheer en de bedrijfsvoering. In deze werkbesprekingen ontvangt de commissie vaak een ambtelijke toelichting op het desbetreffende onderwerp. Op hoofdlijnen ziet het werkprogramma van de Rekeningencommissie er als volgt uit. 1) In mei en juni onderzoekt de Rekeningencommissie programmaverantwoordingen (de programmarekening) voorzien van een rapportage en oordeel van de accountant. 2) Daarnaast wordt de commissie tweemaal per jaar door het college geïnformeerd over de begrotingsuitvoering in de 4- en 8-maandsrapportage en het onderzoek van Accountantsorganisatie hiernaar. Over de voortgang en beheersing van grote projecten ontvangt de raad eveneens twee keer per jaar informatie van het college in de vorm van de GRIPrapportages. Met ingang van 2018 is daaraan toegevoegd de Board Letter van de accountant, waarin de belangrijkste uitkomsten van de interimcontrole zijn opgenomen. 3) Gedurende het jaar komen ook andere aspecten van beheer aan de orde, zoals de doelmatigheid van de bedrijfsvoering (doelmatigheidsonderzoek door het college en/of eigen onderzoek door de commissie). In 2023 zijn door het college geen doelmatigheidsonderzoeken verricht (zie par. 8.3). Daarnaast is er aandacht voor onder meer verbonden partijen, indicatoren, integriteit, IT & 4

RIS319009

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2023

informatieveiligheid, privacy en actualiteiten/ontwikkelingen die invloed hebben op de bedrijfsvoering. Hiertoe worden onder meer werkbesprekingen georganiseerd en ontvangt de commissie tussentijds informatie van het college over onder meer doelmatigheidsonderzoeken, de bedrijfsvoering en de beheersing van verbonden partijen. 4) In opdracht van de Rekeningencommissie voert de Accountantsorganisatie audits uit naar uiteenlopende aspecten van het beheer, waaronder integriteit, IT, informatieveiligheid, gegevensbescherming, financiële rechtmatigheid, indicatoren en specifieke processen en projecten. De aandachtspunten uit de desbetreffende rapportages en onderzoeken worden betrokken bij het jaarrekeningonderzoek en kunnen worden opgenomen in het rapport van de Rekeningencommissie.

2.2

Doel van het jaarrekeningonderzoek

De Rekeningencommissie voert de controlerende taak van de raad uit voor wat betreft het toezicht op het door het college gevoerde beheer. De doelstelling van het jaarrekeningonderzoek is de raad in staat te stellen zich een oordeel te vormen over het door het college gevoerde beheer en de verantwoording van het college hierover. Daartoe brengt de Rekeningencommissie een rapport aan de raad uit met: 1. de bevindingen uit het onderzoek naar de jaarrekening; 2. de bevindingen uit audits, werkbesprekingen en overige onderzoeken gedurende de daaraan voorafgaande periode; 3. een advies aan de raad over de vaststelling van de jaarrekening. Met het vaststellen van de jaarrekening door de raad wordt de leden van het college decharge verleend ten aanzien van het (financieel) beheer over het betrokken jaar.

2.3

Opzet en werkwijze onderzoek jaarrekening 2023 2.3.1

Onderzoeksobject van de Rekeningencommissie

Zoals bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet en in artikel 2 van de controleverordening gemeente Den Haag 2014 en op grond van de verordening Rekeningencommissie 2014 heeft de Rekeningencommissie de door het gemeentebestuur opgestelde jaarrekening onderzocht (met het jaarverslag samengebracht in de Programmarekening). Voor het onderzoek is gebruik gemaakt van de bevindingen van de Accountantsorganisatie, zoals onder meer verwoord in de boardletter en het accountantsverslag. Het nu voorliggende rapport over dit onderzoek, inclusief een advies over de vaststelling van de jaarrekening, wordt aan de raad aangeboden.

2.3.2

Werkwijze jaarrekeningonderzoek op hoofdlijnen

De Rekeningencommissie sluit in haar onderzoek aan op de door het college gehanteerde programmasturing, waarmee de presentatie van de verantwoording op vergelijkbare wijze plaatsvindt als de begroting. Het onderzoek richt zich op uiteenlopende aspecten van de gemeentelijke bedrijfsvoering, zoals als de kwaliteit van de (tussentijdse) verantwoording, de begrotingsbeheersing, de doelmatigheid van de bedrijfsvoering, IT, privacy en integriteit. De werkwijze van de Rekeningencommissie inzake het onderzoek naar de jaarrekening kent de volgende stappen: 1.

Het college stuurt de jaarstukken naar de raad. Dit jaar werden de jaarstukken niet op de derde dinsdag in april, maar op vrijdag 26 april naar de raad gestuurd.

2. In opdracht van de gemeenteraad voert de Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag (GAD) op onafhankelijke wijze jaarlijks de wettelijke controle uit op de gemeentelijke jaarrekening. De Accountantsorganisatie controleert als externe accountant de getrouwheid van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de daarin opgenomen baten, lasten en balansmutaties. De controleopdracht heeft als onderzoeksobject de programmarekening: hierin zijn de jaarrekening en het jaarverslag in één boekwerk samengebracht. Door de accountant wordt getoetst of de verantwoording in het jaarverslag overeenstemt met de verantwoording in de jaarrekening. Voorts

5

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2023

RIS319009

wordt nagegaan of de verplichte paragrafen voldoen aan de vereisten. De delen van de programmarekening die gezamenlijk de jaarrekening vormen betreffen de balans met toelichting, de staat van baten en lasten met toelichting, de SiSa-bijlage, WNT-bijlage en de bijlagen voor de taakvelden. Met ingang van 2023 is de accountant verplicht te rapporteren over fraude en continuïteit in haar controleverklaring. 3. De Accountantsorganisatie brengt verslag uit aan de raad van deze wettelijke controle in het accountantsverslag. In de controleverordening gemeente Den Haag 2014, artikel 3d is vastgelegd dat in het verslag van bevindingen van de accountantscontrole in ieder geval aandacht wordt besteed aan bestuurlijk relevante indicatoren/kengetallen. 4. Rekeningencommissieleden worden in de gelegenheid gesteld feitelijke vragen in te dienen over het accountantsverslag. Voor zover mogelijk worden deze vóór de eerstvolgende commissievergadering beantwoord. 5.

De Rekeningencommissie nodigt de gemeenteaccountant uit voor het geven van een toelichting op de jaarrekeningcontrole en het beantwoorden van vragen, in meerdere vergaderingen.

6. Op basis van de uitkomsten van dit onderzoek bepaalt de commissie welke onderwerpen in aanmerking komen voor bespreking met (enkele) leden van het college. Vervolgens bevraagt de Rekeningencommissie in een volgende vergadering de uitgenodigde collegeleden over de bestuurlijk meest relevante verbeterpunten in het beheer en de verantwoording. Collegeleden kunnen ambtelijk worden bijgestaan voor technische toelichtingen. 7.

De bevindingen uit het jaarrekeningonderzoek worden vastgelegd in het rapport van de Rekeningencommissie. De bestuurlijke reacties en toezeggingen van de leden van het college op de door de commissie gesignaleerde punten worden opgenomen in het rapport, eventueel voorzien van een nawoord door de commissie. In het rapport geeft de commissie een advies aan de raad over de vaststelling van de jaarrekening. De voorzitter van de Rekeningencommissie licht het rapport toe voorafgaand aan de vaststelling van de jaarrekening door de gemeenteraad.

8. Het college wordt gevraagd een reactie op het rapport van de Rekeningencommissie aan de raad uit te brengen met een puntsgewijze beantwoording van de daarin opgenomen vragen en wensen van de commissie. Tot 2020 was het gebruikelijk dat het college vóór de vaststelling van de jaarrekening door de raad een schriftelijke reactie gaf op het Rekeningencommissierapport. In 2020 moest de gepubliceerde jaarrekening worden herzien naar aanleiding van de bevindingen uit de accountantscontrole. Het jaarrekeningonderzoek kon daardoor pas veel later worden afgerond, waardoor er geen tijd meer was voor een reactie op het rapport. Sindsdien is de collegereactie niet meer tijdig ontvangen. De Rekeningencommissie heeft het college gevraagd om de raad dit jaar weer vóór de vaststelling van de jaarrekening van een reactie op het Rekeningencommissierapport te voorzien. De wethouder Financiën Cultuur & Economische ontwikkeling: De wethouder zegt toe dat het college zich zal inspannen om nog vóór de vaststelling van de jaarrekening een reactie op het Rekeningencommissierapport naar de raad te sturen. Om te voldoen aan wettelijke voorschriften dient de jaarrekening vóór 15 juli door de gemeenteraad te worden vastgesteld (artikel 200 Gemeentewet).

Met het vaststellen van de jaarrekening door de raad wordt de leden van het college decharge verleend ten aanzien van het (financieel) beheer over het betrokken jaar, behoudens later in rechte gebleken onregelmatigheden. De jaarrekening zal naar verwachting door de gemeenteraad worden vastgesteld op 11 juli 2024.

6

RIS319009

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2023

3

Financieel beheer & verantwoording

3.1

Kwaliteit van het financieel beheer

In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de verbeterpunten voor achtereenvolgens het financieel beheer en de verantwoording. Tevens is een analyse opgenomen van de financiële positie van de gemeente Den Haag. Over de belangrijkste verbeterpunten is door de Rekeningencommissie van gedachten gewisseld met portefeuillehouders. In de navolgende paragrafen en hoofdstukken komen onderwerpen aan de orde die zijn besproken met portefeuillehouders. De reacties van de portefeuillehouders hierop zijn in lichtblauwe kaders weergegeven. Daarnaast heeft de Rekeningencommissie in de hoofdstukken 3 tot en met 9 overige bevindingen uit het afgelopen jaar gebundeld waarop de commissie een schriftelijke reactie van het college verwacht. Deze vragen en opmerkingen zijn in oranje kaders weergegeven.

3.1.1

Interne beheersing

Sinds enkele jaren vraagt de Rekeningencommissie de aandacht van het college voor de verbetering van de interne beheersing. Naar aanleiding van het onderzoek naar de jaarrekening 2019 (RIS306303) heeft de Rekeningencommissie in de zomer van 2020 hierover een brief op hoofdlijnen ontvangen (RIS305828) van het college. In 2021 heeft het college nadere informatie gestuurd over de verbetering van de beheersorganisatie en de toenmalige stand van zaken (RIS308052). De meest recente toelichting op de voortgang van het verbeterproces heeft de Rekeningencommissie op 22 februari 2023 ontvangen (RIS314724). Bij de behandeling van de Boardletter 2023 (RIS317304) kwam naar voren dat de interne beheersing van de gemeente Den Haag is verbeterd ten opzichte van vorig jaar. In bijlage 3 van de boardletter is de voortgang door middel van kleuren inzichtelijk gemaakt. Van de 50 aanbevelingen die de Accountantsorganisatie in voorgaande jaren heeft gedaan zijn er inmiddels 21 opgevolgd, of heeft de gemeente ervoor gekozen om het desbetreffende risico te accepteren. De opvolging van de overige aanbevelingen is onderhanden. De grootste vooruitgang is bij de dienst Bedrijfsvoering waargenomen, bijvoorbeeld voor wat betreft inkopen en aanbestedingen.

De Rekeningencommissie heeft het college en ambtelijk apparaat per brief (RIS317631) gecomplimenteerd met de geboekte vooruitgang in de verbetering van de interne beheersing. Dit neemt niet weg dat er nog belangrijke aandachtspunten zijn: dit jaar zijn er twaalf nieuwe bevindingen in de boardletter bijgekomen. In het kader van de verbetering van de interne beheersing worden gemeentelijke processen herzien en beschreven, onder meer voor wat betreft rollen, taken en verantwoordelijkheden. De Rekeningencommissie heeft de wethouder Financiën gevraagd naar de voortgang hiervan, hoe het college de voortgang van de verbeterplannen monitort en hoe hierover aan de Rekeningencommissie kan worden gerapporteerd. Daarnaast heeft de Rekeningencommissie aandacht gevraagd voor de toekomstbestendigheid van de verbeterplannen. In een veranderende omgeving kunnen processen aanpassing behoeven. Het college is gevraagd toe te lichten hoe gezorgd wordt dat de inrichting van de organisatie ook in de toekomst aan de doelstellingen blijft beantwoorden. De wethouder Financiën, Cultuur & Economische ontwikkeling (FCE): De wethouder bevestigt dat het college gestaag op weg is om de interne beheersing te verbeteren. De voortgang wordt op portefeuilleniveau met het college besproken en verantwoord via de paragraaf Bedrijfsvoering in de reguliere planning & controlcyclus.

Het centraal opgepakte programma voor het verder versterken van de interne beheersing wordt nu decentraal door de diensten verder geïmplementeerd. De gerapporteerde voortgang wordt vervolgens centraal besproken. De verbeterpunten die nog niet gerealiseerd zijn, inclusief de aandachtspunten die de accountant in de Board Letter en het accountantsverslag heeft meegegeven, worden gemonitord door de afdeling

7

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2023

RIS319009

regievoering. Over de voortgang daarvan wordt ook met de Accountantsorganisatie gecommuniceerd in het kader van de controle van de jaarrekening. De wethouder wordt over afwijkingen geïnformeerd.

3.1.2

Actualisatie frauderisicomanagement en frauderisicoanalyse

De Rekeningencommissie heeft in het RC-rapport 2020 aandacht gevraagd voor de samenhang tussen een goede interne beheersing en integriteit. Preventie van interne fraude hangt voor een belangrijk deel af van de juiste checks & balances. De Rekeningencommissie benadrukt dat de kwaliteit van de interne beheersing een kritieke factor is in fraudepreventie. Op 19 september 2023 is een brief over de actualisatie van het frauderisicomanagement en de frauderisicoanalyse ontvangen (RIS316576). Frauderisicomanagement betreft onder meer het monitoren van frauderisico’s in de organisatie. Daartoe wordt door middel van een frauderisicoanalyse in kaart gebracht welke frauderisico’s zich bij diensten voordoen en welke beheersingsmaatregelen daarbij horen. Eerder is de Rekeningencommissie geïnformeerd over de opzet hiervan (RIS313323). Inmiddels zijn de risico’s getoetst op juistheid, volledigheid en actualiteit en zijn hieraan beheersingsmaatregelen gekoppeld. Ook wordt het frauderisicomanagement verbeterd. In dit groeimodel wordt het frauderisicomanagement onderdeel van een integrale risicomanagementrapportage, waarin ook overige risico’s worden betrokken. De huidige aanpak omvat meerdere gesprekken per jaar van het verantwoordelijke team met alle diensten over frauderisico’s. Dit leidt tot een verbeterd risicobewustzijn bij de medewerkers.

De Rekeningencommissie hecht eraan dit onderwerp ook in de toekomst zoveel mogelijk in de openbaarheid te blijven bespreken. Uit de rapportage komt naar voren dat vooral verbeteringen mogelijk zijn in proactieve forensische data-analyse. Hierbij worden de transacties en gegevens in de eigen administratie systematisch met specifieke software onderzocht op mogelijke signalen van fraude, zoals afwijkingen, inconsistenties of verdachte patronen. De Rekeningencommissie wil in het najaar van 2024 worden geïnformeerd over de voortgang van de ontwikkelingen hierin, onder meer aan de hand van concrete voorbeelden. De wethouder Financiën, Cultuur & Economische ontwikkeling (FCE): Voor wat betreft frauderisico’s is een rapportage over de voortgang van de actualisatie van het frauderisicomanagement en de frauderisicoanalyse onderhanden. De wethouder zegt toe een rapportage over de voortgang van de actualisatie van het frauderisicomanagement en de frauderisicoanalyse in het najaar van 2024 naar de Rekeningencommissie te sturen. ▪

De Rekeningencommissie wil de toegezegde brief over de actualisatie van frauderisicoanalyse en -management betrekken bij de behandeling van de door de wethouder Dienstverlening toegezegde stukken, te weten o een rapportage over de nulmeting van het voorraadbeheer van reisdocumenten en rijbewijzen en o het verslag van de uitkomsten van het extern uitgevoerde gemeentebrede integriteitsonderzoek naar aanleiding van het incident met kasgelden bij de balies.

3.1.3

Fraudepreventie

Voorraadbeheer identiteitsbewijzen: de accountant heeft administratieve aansluitverschillen in de voorraden paspoorten en rijbewijzen aangetroffen die niet verklaard konden worden. Eerder waren tekortkomingen geconstateerd in de interne beheersmaatregelen voor het voorraadbeheer van identiteitsbewijzen. De Rekeningencommissie heeft de wethouder Dienstverlening gevraagd haar te informeren over de omvang van het probleem en de maatregelen die getroffen worden om het op te lossen. De wethouder Financiën is gevraagd toe te lichten in hoeverre de systeemverantwoordelijkheid voor fraudepreventie bij haar is belegd. De wethouder Onderwijs, Jeugd, Sport & Dienstverlening: De wethouder legt uit dat het hier gaat om administratieve verschillen in de gebruikte systemen. Onderzocht is waar die verschillen uit bestaan. Een groot deel van deze verschillen is verklaard door het aanslaan van een onjuiste productcode in het betaalsysteem. Een klein deel van de verschillen is nog niet verklaard. De dienst Publiekszaken onderzoekt dit samen met de Accountantsorganisatie en 8

RIS319009

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2023

de ICT-dienstverlener. De getroffen maatregelen bestaan onder andere uit een nulmeting van de fysieke voorraad ten opzichte van de gegevens in de aanvraag- en betaalsystemen en een controle van de werkprocessen en instructies. De nulmeting zal ook een nieuw vertrekpunt zijn om de toekomstige voorraadbewegingen te kunnen monitoren. Daarnaast bestaat het voornemen tot aanschaf van een docudistri-systeem voor de uitgifte van reisdocumenten en rijbewijzen. Gestreefd wordt de nulmeting op 1 juli 2024 af te ronden. De wethouder zegt toe de Rekeningencommissie in het derde kwartaal van 2024 over de uitkomsten van de nulmeting te informeren.

Nawoord: De Rekeningencommissie wil ook worden geïnformeerd over de bevindingen die voortkomen uit de controle van de werkprocessen en instructies betreffende het voorraadbeheer van identiteitsbewijzen.

De wethouder Financiën, Cultuur & Economische ontwikkeling: De systeemverantwoordelijkheid van de wethouder Financiën voor fraudepreventie komt erop neer dat als zich een incident voordoet de wethouder erop moet toezien dat er een voorstel voor een aanpak komt en dat dit wordt uitgevoerd. Tevens ziet zij erop toe dat wordt gewerkt conform de gemaakte afspraken zoals die in het frauderisicomodel zijn opgenomen. De uitvoering zelf en het toezicht op de voortgang daarvan is de verantwoordelijkheid voor de inhoudelijke portefeuilles. Incident met kasgeld bij balies: een incident met kasgeld bij balies liet zien dat het kasbetalingenproces kwetsbaarheden kende. Naar aanleiding hiervan is een gemeentebreed onderzoek naar kasgelden gedaan door een extern adviesbureau. De Rekeningencommissie heeft de wethouder Dienstverlening gevraagd haar te informeren over de bevindingen van dit externe onderzoek en over de opvolging van de aanbevelingen. Het college wordt gevraagd toe te lichten hoe de gesignaleerde kwetsbaarheden zijn aangepakt. De wethouder Onderwijs, Jeugd, Sport & Dienstverlening: Het gemeentebrede onderzoek naar kasgelden door een extern adviesbureau is afgerond. De aanbevelingen hieruit worden opgevolgd. De wethouder zegt toe de uitkomsten van het integriteitsonderzoek binnen drie weken naar de Rekeningencommissie te sturen.

De wethouder Financiën, Cultuur & Economische ontwikkeling: Naar aanleiding van het incident met het kasgeld bij de balies is gemeentebreed gekeken of ook bij andere diensten de interne beheersing aanscherping behoefde. De genomen maatregelen bij de dienst Publiekszaken zijn ook onder de aandacht gebracht bij andere diensten om de werkwijze te uniformeren.

3.1.4

Tussentijdse afsluiting financiële administratie

De financiële afdeling heeft een proefopstelling van de balans per 30 september 2023 gemaakt. Hierop is door de Accountantsorganisatie een quick scan uitgevoerd. Daarbij is nagegaan of de aangeleverde informatie kwalitatief voldoende is en of de financiële administratie bijgewerkt en actueel is. De aangeleverde informatie was in kwalitatieve zin beter dan voorgaande jaren. De proefafsluiting zelf kan nog verder verbeterd worden. Daarbij kan gedacht worden aan analyses van balansposten, zoals ingekomen facturen die nog op een tussenrekening staan en maatregelen die ervoor zorgen dat balansposten vaker worden geactualiseerd. Nu zijn niet alle balansposities van de afzonderlijke gemeentelijke diensten tussentijds opgemaakt. Het huidige beleid voorziet er bijvoorbeeld niet in dat investeringen in onderwijshuisvesting bij de tussentijdse afsluiting geactiveerd kunnen worden. De Accountantsorganisatie adviseert om bij volgende tussentijdse afsluitingen ervoor te zorgen dat bij diensten meer wordt geactiveerd, zodat tussentijdse controle kan plaatsvinden op desbetreffende balansposities. Hierdoor kunnen onderdelen van de jaarrekeningcontrole mogelijk naar voren worden gehaald.

9

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2023

RIS319009

De Rekeningencommissie is blij dat de kwaliteit van de tussentijdse afsluiting ten opzichte van voorgaande jaren is toegenomen en heeft het college gevraagd om verder in te zetten op een uitgebreidere en diepgaandere tussentijdse afsluiting om de kwaliteit van de jaarafsluiting verder te verbeteren. De wethouder Financiën is gevraagd toe te lichten of en hoe voor dergelijke meeromvattende tussentijdse afsluitingen het beleid bij diensten aangepast moet worden. De wethouder Financiën Cultuur & Economische ontwikkeling: De wethouder gaat in op het doel van een tussentijdse afsluiting. Van belang is dat inzicht ontstaat in de bestedingen ten opzichte van de begroting. Ook de accountant moet een beeld kunnen krijgen van de stand van zaken. De wethouder betwijfelt of een uitbreiding naar een zogenoemde hard closure het geëigende instrument is om grip te krijgen op de situatie. Het lijkt de wethouder verstandig om ook naar het administratieve proces te kijken, in het bijzonder naar manieren die ervoor zorgen dat de administratie tussentijds is bijgewerkt. De accountant heeft in haar verslag opgemerkt dat te veel onderdelen van de administratie pas aan het eind van het jaar worden bijgewerkt. De wethouder zou op dit aspect meer eenheid willen krijgen in de administratieve handelingen bij de diensten.

De accountant zou vervolgens een oordeel kunnen geven over de kwaliteit en actualiteit van de administratie. De 9-maandsafsluiting kan dan worden benut voor een selectief tussentijds inzicht in bijvoorbeeld voorzieningen en reserves. De wethouder vreest dat met een uitbreiding van de tussentijdse afsluiting veel werk dat ook bij de jaarafsluiting nodig is dubbel zal worden gedaan. Ze wijst er verder op dat er veel druk op de totstandkoming van de jaarrekening staat om dat deze relatief vroeg in het jaar wordt gepubliceerd. Ze geeft in overweging om hiervoor meer tijd te nemen en dan minder tijd te besteden aan de behandeling van de jaarrekening door de raad. Een bijkomend punt van aandacht is dat in de huidige planning & controlcyclus het college al bezig is met de begroting voor het volgende jaar voordat de raad de voorjaarsnota en de jaarrekening heeft behandeld. De wethouder pleit ervoor de gehele cyclus in ogenschouw te nemen en ook naar alternatieven te kijken, bijvoorbeeld bij anderen gemeenten. De wethouder zegt toe om het tussentijds afsluiten verder uit te werken, conform de manier waarop de wethouder dit in de Rekeningencommissie heeft toegelicht. Daarbij wordt nagegaan welke onderdelen eerder afgesloten kunnen worden.

De Rekeningencommissie bevestigt dat dubbel werk geenszins de bedoeling is, maar dat een uitgebreidere tussentijdse afsluiting juist voor minder druk op de jaarafsluiting moet zorgen. Het biedt ook het college meer inzicht in de stand van zaken. De commissie ziet daarnaast mogelijkheden om onderdelen van de accountantscontrole naar voren te halen. Voor wat betreft het verlengen van periode voor de samenstelling van de jaarrekening en de accountantscontrole wijst de Rekeningencommissie erop dat bij een verlenging van enkele weken de laatste weken van de controle in het meireces vallen. De ervaring heeft geleerd dat de aanlevering van informatie voor de controle dan vaker stokt als gevolg van opgenomen verlof. Deze extra weken leveren dan relatief weinig op. Een nog grotere verlenging zou betekenen dat het jaarrekeningonderzoek van de Rekeningencommissie niet op de huidige wijze kan plaatsvinden. De commissie wil zich beraden op aanvaardbare alternatieven.

3.1.5

Prognosekracht van de begroting

De laatste jaren deden zich bij de jaarafsluiting significante voordelen voor, zelfs als de begroting laat in het lopende jaar werd aangepast. Het resultaat over het jaar 2021 was € 69,9 miljoen voordelig en in 2022 bedroeg het voordelige resultaat ten opzichte van de gewijzigde begroting € 55,1 miljoen. Over 2023 is opnieuw een positief resultaat behaald, te weten € 31,3 miljoen. Hoewel de totale omvang van het positieve resultaat afneemt, blijken vertragingen in de begrotingsuitvoering nog steeds te leiden tot onderrealisatie. In vorige collegeperiodes is veel aandacht geweest voor het terugdringen van onderbestedingen als gevolg van onder meer planningsoptimisme en te ruim begroten. Om een beter inzicht te krijgen in de factoren die van invloed zijn op de verschillen ten opzichte van de begroting heeft de Rekeningencommissie de wethouder Financiën, Cultuur & Economie vorig jaar gevraagd dit te onderzoeken (RIS315931). Hierop heeft het college toegezegd te onderzoeken hoe de kwaliteit en de voorspellende waarde van de begroting en de tussentijdse informatievoorziening kan worden verbeterd. Daarbij zou worden gekeken naar de oorzaken van het niet besteden van alle beschikbare middelen. Het college heeft tevens toegezegd dit te betrekken bij de verdere uitwerking van de contourenbrief (RIS316629, RIS318072).

10

RIS319009

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2023

De Rekeningencommissie heeft de wethouder gevraagd voor wat betreft dit laatste specifiek inzichtelijk te maken hoe de voorgenomen investeringsbegroting zich verhoudt tot dit onderzoek en wil worden geïnformeerd over de voortgang van het onderzoek en de actualisatie van het financieel beleid. Ook is de wethouder gevraagd te laten weten wanneer de uitkomsten van het onderzoek tegemoet kunnen worden gezien. De wethouder Financiën, Cultuur & Economische ontwikkeling: De wethouder bevestigt dat het college het belangrijk vindt om goed zicht te houden op de begrotingsuitvoering, bijvoorbeeld voor wat betreft investeringen. Dit is noodzakelijk om tijdig te kunnen bijsturen als bijvoorbeeld sprake is van een vertraging van een project. Daarnaast kan ook sprake zijn van meer inkomsten dan geraamd in de begroting. Daarom is begonnen met een intern onderzoek om beter in beeld te krijgen hoe de voorspellende waarde van de begroting verbeterd kan worden. De wethouder zegt toe de uitkomsten van het onderzoek naar de prognosekracht van de begroting uiterlijk in het derde kwartaal van 2024 naar de Rekeningencommissie te sturen.

3.1.6

Herinrichting van de bedrijfsvoering

In het rapport van de Rekeningencommissie over de jaarrekening 2020 (RIS309487) heeft de commissie haar zorgen geuit over de samenloop van de reorganisatie van de bedrijfsvoering met andere verbetertrajecten. Mede naar aanleiding hiervan heeft de Algemeen Directeur van de dienst Bedrijfsvoering (DBV) een toelichting gegeven op de stand van zaken (RIS318716). De wethouder Onderwijs, Jeugd, Sport & Dienstverlening: Gevraagd naar de financiële taakstelling voor de bedrijfsvoering die moet leiden tot een structurele bezuiniging van € 9 miljoen vanaf 2026, licht de wethouder toe dat deze een opbouw kent in de komende jaren. Nu wordt onderzocht hoe bezuinigingen op een verantwoorde wijze kunnen worden ingevuld. Het college zal in de komende begroting een deel van de taakstelling verwezenlijken en daarbij een doorkijk geven naar de invulling van de taakstelling in daaropvolgende begrotingen.

11

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2023

3.2

RIS319009

Kwaliteit van de jaarverslaggeving 2023 3.2.1

Oordeel van de accountant

De bevindingen die voortkomen uit de accountantscontrole van de jaarrekening 2023 (RIS318640) zijn vastgelegd in het accountantsverslag (RIS318207) van de gemeenteaccountant. De producten die de Accountantsorganisatie jaarlijks oplevert zijn de Board Letter naar aanleiding van de interimcontrole, de controleverklaring bij de jaarrekening en het Accountantsverslag over de controle van de jaarrekening. De accountant heef een goedkeurende controleverklaring verstrekt voor de getrouwheid van de jaarrekening 2023. Dit onafhankelijke oordeel betekent dat de financiële verantwoording (positie, vermogen en resultaat) per balansdatum door het college een getrouw beeld geeft van de werkelijkheid. De accountant toetst de grondslagen voor de financiële verantwoording (aanvaardbaarheid) en er wordt nagegaan of de verantwoording in het jaarverslag verenigbaar is met de cijfers in de jaarrekening. Sinds dit jaar verantwoordt het college zelf of de financiële beheershandelingen van het college in overeenstemming waren met wet- en regelgeving. De accountant controleert vervolgens de getrouwheid van deze rechtmatigheidsverantwoording.

3.2.2

Tussentijdse informatievoorziening: Board Letter

Voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole vindt een interimcontrole door de accountant plaats die met name gericht is op de risico’s van organisatorische procedures, systemen en processen en de beheersing daarvan. Hiervan wordt voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole verslag gedaan in managementnotities aan directeuren en sinds enige jaren ook in een Board Letter aan college en Rekeningencommissie. De Rekeningencommissie ziet de behandeling van de Board Letter als een belangrijk moment om aandachtspunten voor het komende jaarrekeningonderzoek aan het college mee te geven en om de toezeggingen in het voorafgaande jaarrekeningonderzoek te evalueren. De Rekeningencommissie heeft op 6 december 2023 van de accountant de Board Letter over 2023 ontvangen (RIS317304). Mede naar aanleiding hiervan heeft de Rekeningencommissie een brief gestuurd naar het college (RIS317631), waarop het college schriftelijk heeft gereageerd (RIS318072). Daarin merkt het college op dat het niet de gelegenheid heeft gekregen om de Board Letter te bespreken en een schriftelijke reactie op te stellen. Voorts wordt gesteld dat het gebruikelijk is om het college de mogelijkheid te bieden om te reageren op de Board Letter, waarna de Board Letter en de collegereactie in twee aparte documenten gelijktijdig aan de Rekeningencommissie worden aangeboden.

De Rekeningencommissie deelt de opvattingen van het college niet. De interimcontrole maakt onderdeel uit van de jaarrekeningcontrole door de accountant, waarvoor de Rekeningencommissie opdrachtgever is. De accountant stuurt haar accountantsverslag dan ook rechtstreeks naar de Rekeningencommissie, met een afschrift aan het college. Uiteraard heeft voorafgaand daaraan tijdens de controlewerkzaamheden hoor en wederhoor plaatsgevonden door de accountant. Voor de Board Letter geldt – als verslag van de interimcontrole – een vergelijkbare aanbiedingsprocedure, die zowel in voorgaande jaren als afgelopen jaar is gevolgd. De wethouder Financiën Cultuur & Economische ontwikkeling: De wethouder benadrukt dat het college graag de gelegenheid wil krijgen om de aanbieding van de Board Letter van een reactie voorzien. Omdat de bevindingen van de accountant bij de interimcontrole met name betrekking hebben op organisatorische risico’s en de interne beheersing vindt het college het belangrijk om over de aanbevelingen van gedachten te kunnen wisselen en de raad daarover te kunnen informeren. Voor de Rekeningencommissie is dit eveneens relevante informatie. Een dergelijke procedure is ook bij andere gemeenten niet ongebruikelijk en het college vindt het bovendien in lijn met de regels die in de controleverordening zijn vastgelegd. ▪

12

De Rekeningencommissie is bereid om de komende Board Letter conform het voorstel van de wethouder te behandelen en wil de werkwijze na afloop evalueren. Het college wordt gevraagd de Board Letter en de collegereactie wel vlot naar de Rekeningencommissie te sturen.

RIS319009

3.2.3

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2023

Verbetering van de periodieke informatievoorziening

Gedurende het jaar voorafgaand aan het jaarrekeningonderzoek wordt de raad tweemaal per jaar door het college geïnformeerd over de voortgang van de begrotingsuitvoering via de 4- en 8maandsrapportages en het onderzoek van de Accountantsorganisatie daarnaar. In 2022 is geen 4maandsrapportage uitgebracht vanwege de coalitievorming en in 2023 is om vergelijkbare redenen geen 8-maandsrapportage uitgebracht. Het college heeft op 2 november 2023 (RIS316972) een brief naar de raad gestuurd waarin wordt voorgesteld pas na ontvangst van de meicirculaire zowel de 4-maandsrapportage als de Voorjaarsnota naar de raad te sturen. ▪

Tussentijdse informatievoorziening: voor de lange termijn heeft de Rekeningencommissie behoefte aan een evaluatie van de 4- en 8-maandsrapportages. Vooralsnog lijken deze rapportages niet de toegevoegde waarde te bieden die beoogd was, ook al omdat sinds de introductie ervan slechts bij uitzondering beide rapportages jaarlijks zijn uitgebracht. De Rekeningencommissie wil voldoende tijd nemen voor besluitvorming over een eventuele aanpassing van de cyclus. Voor de Rekeningencommissie is primair van belang dat de inrichting van de tussentijdse informatievoorziening inzicht geeft in de uitputting van de middelen, het realistisch begroten zoveel mogelijk stimuleert en dat de informatie zo actueel mogelijk is. Daarbij moet voor de raad duidelijk zijn met welk doel de stukken worden opgesteld en dient de behandeling ervan op vaste momenten in het vergaderschema te worden opgenomen, zoals dat ook bij de begroting en de jaarrekening gebeurt. Het is wenselijk deze rapportage(s) separaat van de voorjaarsnota en de begroting te behandelen.

Het college wil de planning & controlcyclus (waaronder de tussentijdse informatievoorziening) transparanter maken (zie de contourenbrief actualisatie financieel beleid, RIS314462). De Rekeningencommissie heeft begrepen dat daarbij ook de 4- en 8-maandsrapportages worden heroverwogen en heeft de wethouder gevraagd wanneer een voorstel voor verbetering van de tussentijdse informatievoorziening tegemoet kan worden gezien. Bij de behandeling van de Board Letter 2023 (RIS317304) kwam naar voren dat ook andere voortgangsrapportages over de realisatie en (financiële) beheersing in 2023 afweken van de planning, waaronder rapportages voor grote projecten (GRIP), verbonden partijen en gegevensbescherming. De Rekeningencommissie heeft het college per brief gevraagd hoe het college de tijdigheid van voortgangsrapportages wil borgen (RIS317631). Het college heeft daarop laten weten dat vertragingen in voortgangsrapportages onder meer te wijten waren aan het inwerken van de nieuwe wethouders en de prioriteiten die vervolgens op de collegeagenda stonden (RIS318072). Juist bij voortgangsrapportages en periodieke verantwoordingen is tijdigheid één van de belangrijkste factoren. De Rekeningencommissie heeft het college daarom gevraagd de ‘bestuurlijke doorlooptijd’ daarvan zo veel mogelijk te optimaliseren, zodat de raad consistent van actuele voortgangsinformatie wordt voorzien.

De wethouder Financiën Cultuur & Economische ontwikkeling: De wethouder is het met de Rekeningencommissie eens dat naarmate het versturen van een voortgangsrapportage langer duurt, het risico groter wordt dat de inhoud ervan dan inmiddels achterhaald is. Ze benadrukt het belang van een efficiënt en effectief bestuurlijk proces en de bijdrage die het tijdig leveren van formele voortgangsrapportages levert aan de kwaliteit van bestuur. In de contourenbrief over de actualisatie van het financieel beleid en de daaropvolgende commissiebrief over de voortgang daarvan is aangekondigd dat het college ook de tussentijdse 4- en 8-rapportages onder de loep wil nemen, zowel voor wat betreft de inhoud als het proces. Als onderdeel daarvan wil de wethouder ook kijken naar de samenhang van de tussentijdse rapportages met de diverse voortgangsrapportages. Daarover zal de wethouder van gedachten wisselen met de commissie Bestuur in september 2024. De wethouder zegt toe dat het college erop zal toezien dat voortgangsrapportages tijdig worden verstuurd. ▪

De Rekeningencommissie houdt zich aanbevolen voor een concreet voorstel of richtinggevende suggestie vanuit het college voor het verbeteren van de 4- en 8-maandsrapportages en wil daarover vervolgens graag nader met het college van gedachten wisselen.

13

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2023

3.2.4

RIS319009

Indicatoren in begroting en verantwoording

Met indicatoren wordt beoogd op kernachtige wijze informatie te verstrekken over ontwikkelingen binnen een programma of beleidsveld. Sommige indicatoren zijn een soort rapportcijfer over het collegebeleid, sommige zijn streefcijfers voor de omgeving en er zijn ook kengetallen die bijvoorbeeld betrekking hebben op de financiële positie of de conjunctuur. Indicatoren zijn een hulpmiddel om het effect van beleid te monitoren, om trends in kaart te brengen en om een vergelijking te maken met andere gemeenten. De indicatoren worden jaarlijks gepresenteerd in de begroting en verantwoord in de programmarekening. Indicatoren werden voor het eerst in de begroting voor 1997 opgenomen. In de daaropvolgende jaren zijn de indicatoren regelmatig geëvalueerd en geactualiseerd, met name na verkiezingen. De laatste actualisatie vond plaats in 2019 op basis van een advies van een daartoe ingestelde duale werkgroep van raadsleden en de wethouder Financiën (RIS302829). De indicatoren zijn ingedeeld in topindicatoren, prestatie-indicatoren, effectindicatoren, kengetallen en Rijksindicatoren. De Rijksindicatoren zijn verplichte indicatoren om vergelijking tussen gemeenten mogelijk te maken. De overige indicatoren worden door de gemeente zelf vastgesteld. Het aantal indicatoren kan per programma nogal verschillen. - Prestatie-indicatoren laten de directe voortgang van gemeentelijk beleid zien.

- Effectindicatoren geven de effecten van gemeentelijk beleid in de samenleving weer. - Kengetallen betreffen een maatschappelijke ontwikkeling waarop de gemeente Den Haag geen directe invloed kan uitoefenen door middel van beleid, maar die wel relevant zijn voor dat beleid. In totaal zijn er 73 kengetallen. - Topindicatoren geven informatie over de ontwikkelingen in de output of effecten van een programma of product. - Rijksindicatoren zijn indicatoren die verplicht zijn gesteld door het Rijk (ook wel beleidsindicatoren) om de vergelijkbaarheid van gemeenten te vergroten. Dit zijn er in totaal 32. Een onderdeel van de reguliere accountantscontrole is het onderzoek naar de aansluiting van de indicatoren met de brongegevens. Dit vindt daardoor jaarlijks op alle indicatoren plaats. Aanvullend wordt jaarlijks door de Accountantsorganisatie van een derde van de indicatoren de betrouwbaarheid en de eenduidigheid onderzocht en de toelichtingen in de programmateksten. Op deze manier komen over een periode van drie jaar alle indicatoren aan bod. Tevens wordt daarbij onderzocht of de begrote waarde in de programmarekening correct is overgenomen uit de begroting. Ook wordt gekeken of de realisatiecijfers over het voorgaande jaar zoals die in de programmarekening staan, overeenstemmen met die in de oorspronkelijke verantwoording (de programmarekening van het jaar ervoor).

Afgelopen jaar is van het college een reactie (RIS316629) ontvangen op het rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2022 (RIS315931). In de reactie van het college is zoals toegezegd tevens ingegaan op het onderzoek door de Accountantsorganisatie naar de betrouwbaarheid van indicatoren (RIS315569, paragraaf 3.2.4). Aanvullend hierop is in een bijlage bij de begroting 2024 (RIS316918, bijlage 5) een toelichting gegeven op indicatoren die tussentijds zijn gewijzigd. Hieruit blijkt dat voor enkele indicatoren de streefwaarde is gewijzigd omdat de oorspronkelijke streefwaarde gedurende het jaar reeds was behaald. Vanuit het oogpunt van verantwoording lijkt het de Rekeningencommissie niet wenselijk dat streefwaarden van indicatoren tussentijds worden aangepast, omdat de commissie van mening is dat dit niet in overeenstemming is met het karakter van een beleidsindicator in de begroting (namelijk het stellen van een meetbaar beleidsdoel). Het college is daarom gevraagd in volgende begrotingswijzigingen de streefwaarden van beleidsindicatoren niet meer aan te passen gedurende het jaar waarop ze betrekking hebben. Het college heeft daarop als volgt gereageerd. De streefwaarden van de beleidsindicatoren zullen voor het jaar waarop ze betrekking hebben niet meer aangepast worden. Uitzondering hierop zijn indicatoren waarvan de bron wijzigt/niet meer bestaat.

In dit geval wordt dit specifiek benoemd in een bijlage bij het raadsvoorstel. Deze procedure wordt ingesteld na akkoord van de RekCie, en zal bij de komende begroting [2025] reeds worden toegepast (RIS318072). Naar aanleiding daarvan heeft de Rekeningencommissie onderstaande vragen.

14

RIS319009

▪

▪

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2023

Aanvang nieuwe procedure: het college heeft laten weten dat met ingang van de komende begroting 2025 (RIS318072) de streefwaarden van indicatoren niet meer aangepast worden gedurende het jaar waarop ze betrekking hebben. De Rekeningencommissie wil van het college weten of met deze toezegging wordt bedoeld dat de begrote waarden van indicatoren ook niet meer lopende het huidige begrotingsjaar (2024) worden aangepast. Tussentijdse wijziging van indicatoren: de Rekeningencommissie vraagt het college om de procedure voor het wijzigen van indicatoren gedurende het lopende jaar niet alleen te betrekken op de streefwaarden, maar op alle soorten wijzigingen (zoals gewijzigde bronnen dan wel vervallen, gewijzigde of nieuwe indicatoren).