RIS319008 Verslag Rekeningencommissie 29 mei 2024

Rekeningencommissie RIS 319008

Verslag

Verslag van de vergadering van de Rekeningencommissie (RC) van 29 mei 2024

Aanwezig:

de voorzitter, de heer M. De Vuyst; de heren T. de Boer, J.W. van den Bos, R. Guernaoui en M. Sewtahal, allen lid RC; Accountantsorganisatie: mevrouw C. Slotema en de heer B. Wakkerman; secretaris: J. van Duijn.

Afwezig:

mevrouw L. van Basten Batenburg en de heren Y. Assad en K. Partiman.

A. Opening, mededelingen en vaststelling agenda De voorzitter opent de vergadering om 19:30 uur en heet de aanwezigen welkom. De volgorde van behandeling van agendapunten wordt aangepast. Agendapunt E (Vooruitblik bevraging wethouders) wordt vóór agendapunt D (Jaarrekening 2023 en accountantsverslag) behandeld. De agenda wordt voor het overige ongewijzigd vastgesteld.

B. Verslag van de vergadering van 23 mei 2024 In het verslag van de vorige vergadering zijn via het secretariaat enkele openstaande vragen beantwoord. Naar aanleiding van het verslag zal de voorzitter na deze vergadering een email naar de gemeenteraad sturen waarin hij namens de Rekeningencommissie onderschrijft dat de klimaatbeheersing en audiovisuele apparatuur in de commissie/perskamer ontoereikend zijn. Voorts wordt aan de termijnplanning toegevoegd een werkbespreking over de geheimhoudingplicht van de gemeenteaccountant. Naar aanleiding van het advies van de accountant over begrotingsonrechtmatigheid op pagina 3 concludeert de Rekeningencommissie dat de formulering in artikel 5:1, zevende lid van de Algemene verordening financieel beheer en beleid gemeente Den Haag 2019 niet in overeenstemming is met de wet- en regelgeving. Dit onderwerp wordt betrokken bij de bevraging van de wethouder Financiën op 6 juni 2024. Op pagina 6 wordt gesignaleerd dat de Nota Grondbeleid nog niet is geactualiseerd terwijl dit wel was toegezegd door de wethouder. De Rekeningencommissie heeft dit als aandachtspunt voor het jaarrekeningonderzoek 2023 benoemd. Het verslag van de vergadering van 23 mei 2024 (RIS318967) wordt ongewijzigd vastgesteld.

C. Ingekomen bestuurlijke stukken Enkele uren vóór de vergadering is het jaarverslag van de Functionaris Gegevensbescherming van het college ontvangen. Omdat dit niet meer betrokken kan worden bij het onderzoek naar de jaarrekening 2023 wordt het na de zomer separaat geagendeerd.

Verslag vergadering 29 mei 2024

Rekeningencommissie

D. Jaarrekening 2022 en accountantsverslag D.1.

Indicatoren in de jaarrekening 2023

De plaatsvervangend gemeenteaccountant, Bas Wakkerman, geeft een toelichting op het onderzoek naar indicatoren in de jaarrekening 2023 (RIS318920). De tijdens deze presentatie getoonde teksten en afbeeldingen zijn als bijlage bij dit verslag gevoegd. De indicatoren zijn opgenomen op pagina 37 van de online bijlagen bij de programmarekening (RIS318640). Begroten en verantwoorden van indicatoren Er zijn in totaal 188 indicatoren onderzocht. Voor 81 daarvan is de begrotingswaarde niet gewijzigd. Voor 19 indicatoren is de begrote waarde gewijzigd bij de begrotingswijziging. Omdat de Rekeningencommissie het niet wenselijk vindt om streefwaarden voor indicatoren lopende het jaar te wijzigen, zullen voortaan de begrote waarden voor indicatoren niet meer tussentijds worden gewijzigd. De resterende 88 indicatoren worden niet begroot, dit zijn onder meer kengetallen en indicatoren die door het rijk zijn voorgeschreven. Bij sommige indicatoren is echter geen bestendige gedragslijn in het wel of niet begroten dan wel verantwoorden daarvan. Betrouwbaarheid van indicatoren Voor 95 indicatoren kon een aansluiting met een betrouwbare bron gemaakt worden. In 35 gevallen kon geen bron worden vastgesteld of is geen realisatie aangeleverd.

Van nog eens 58 indicatoren kon de betrouwbaarheid van de bron niet worden vastgesteld, bijvoorbeeld omdat de bron bestond uit een (aanpasbaar) eigen Excel-bestand. Realisatiecijfers indicatoren en toelichting daarop Bij 27 indicatoren was sprake van een afwijking in de realisatie van meer dan 10% ten opzichte van de begroting. Zes daarvan zijn niet volgens afspraak toegelicht in de programmarekening. Bij diverse andere indicatoren kon de afwijking niet eenvoudig worden bepaald, bijvoorbeeld vanwege een gewijzigde bron of berekening. Dit had ondervangen kunnen worden door tevens de realisatie volgens de oude systematiek te vermelden. Ook komt het voor dat de realisatie niet met de begroting kan worden vergeleken omdat de verantwoorde realisatie betrekking heeft op het voorgaande jaar. Aanlevering en kwaliteit De aanlevering van controle-informatie was niet compleet of soms te laat, waardoor het onderzoek niet volledig kon worden uitgevoerd. Voor ongeveer de helft van de indicatoren bestond geen betrouwbare bron. Voor indicatoren die ingewikkelde berekeningen vereisen wordt geadviseerd de werkwijze vast te leggen.

Uit de beantwoording van de vragen en de behandeling van de opmerkingen van de leden van de Rekeningencommissie komt het volgende naar voren. ▪ Betrouwbaarheid van ‘eigen’ indicatoren: de kengetallen en rijksindicatoren zijn bedoeld om landelijke vergelijking tussen gemeenten mogelijk te maken. De betrouwbaarheid van de bronnen voor deze kengetallen en indicatoren is beter dan de indicatoren die door de gemeente Den Haag zelf zijn gekozen. De Rekeningencommissie wil het college vragen uitsluitend indicatoren te hanteren waarvoor een objectieve en verifieerbare bron kan worden aangewend (vraag aan wethouder Financiën). ▪ Niet meer tussentijds aanpassen van begrote waarden: in de brief aan het college over de Boardletter 2023 (RIS317631) heeft de Rekeningencommissie laten weten het niet wenselijk te vinden dat streefwaarden van indicatoren tussentijds worden aangepast, omdat dit niet in overeenstemming is met het karakter van een indicator in de begroting (namelijk het stellen van een meetbaar beleidsdoel). Het college heef daarop geantwoord dat de streefwaarden van de Pagina 2 van 4

Verslag vergadering 29 mei 2024

▪

▪

▪

Rekeningencommissie

indicatoren niet meer aangepast worden gedurende het jaar waarop ze betrekking hebben en dat deze procedure wordt toegepast met ingang van de komende begroting 2025 (RIS318072). De Rekeningencommissie wil van het college weten of met deze toezegging wordt bedoeld dat de begrote waarden van indicatoren ook niet meer lopende het huidige begrotingsjaar (2024) worden aangepast (vraag aan wethouder Financiën). Verantwoording indicatoren bij gewijzigde systematiek: dit jaar bleek dat bij enkele indicatoren de vergelijking van de realisatie met de begroting niet kon worden gemaakt vanwege een gewijzigde bron of berekening. De Rekeningencommissie vraagt het college in deze gevallen de realisatie volgens zowel de oude als de nieuwe systematiek te vermelden in de programmarekening (vraag aan wethouder Financiën). Toelichten van afwijkingen >10%: ooit is tussen college en raad afgesproken dat afwijkingen in de realisatie van indicatoren van meer dan 10% ten opzichte van de begroting moesten worden toegelicht in de programmarekening. De Rekeningencommissie wil dit in de financiële verordening vastleggen en vraagt het college hiervoor een voorstel te doen (vraag aan wethouder Financiën).

Kritisch volgen van indicatoren: de Rekeningencommissie raadt ook vakcommissies aan om de begroting en verantwoording van indicatoren op zijn merites te blijven beoordelen en bevindingen daarover aan de orde te stellen bij het college (aanbeveling aan vakcommissies).

D.2.

Overige onderwerpen

Geen.

E. Vooruitblik bevraging wethouders op 6 juni 2024 Op basis van de bevindingen in de voorgaande vergaderingen (RIS318919 en RIS318967) wil de Rekeningencommissie drie portefeuillehouders uitnodigen voor bevraging over de jaarrekening 2023 op 6 juni 2024. Dit zijn achtereenvolgens de wethouder Onderwijs, Jeugd, Sport & Dienstverlening, de heer Bredemeijer, de wethouder Volkshuisvesting, Wijken, Welzijn & Zuidwest, de heer Balster en de wethouder Financiën, Cultuur & Economische ontwikkeling, mevrouw Bruines. Voor de Rekeningencommissie is niet geheel duidelijk wat de actuele portefeuilleverdeling is tussen de wethouder voor grondexploitatie en de wethouder Financiën met betrekking tot onder andere het grondbedrijf. De Rekeningencommissie wil de desbetreffende wethouders vragen of de motivatie voor de portefeuilleverdeling zoals toegelicht in de aanbiedingsbrief bij de Nota Grondbeleid 2019 (RIS302033) nog van toepassing is en hoe zich dit verhoudt tot de wijziging in de verantwoordelijkheid voor het grondbedrijf die met het uitvoeringsbesluit verantwoordelijkheidsverdeling college Den Haag 2023 (RIS316770) lijkt te zijn besloten.

De Rekeningencommissie wil met name weten of de portefeuilleverdeling in dit besluit naar het oordeel van het college voldoende recht doet aan de systeemverantwoordelijkheid van de wethouder Financiën aangaande risicobeheersing en financiële weerbaarheid. De onderwerpen voor de bevragingen worden nader toegelicht in de uitnodigingsbrieven aan de desbetreffende wethouders (RIS319005, RIS319006 en RIS319007).

F. Vooruitblik RC-rapport Het Rekeningencommissierapport zal in een besloten vergadering op 19 juni worden vastgesteld en vervolgens aan de raad en het college worden aangeboden.

Pagina 3 van 4

Verslag vergadering 29 mei 2024

Rekeningencommissie

Tot 2020 was het gebruikelijk dat het college vóór de vaststelling van de jaarrekening een schriftelijke reactie gaf op het Rekeningencommissierapport. In 2020 moest de gepubliceerde jaarrekening worden herzien naar aanleiding van de bevindingen uit de accountantscontrole. Het jaarrekeningonderzoek kon daardoor pas veel later worden afgerond, waardoor er geen tijd meer was voor een reactie op het rapport. Sindsdien is de collegereactie niet meer tijdig ontvangen. De Rekeningencommissie wil het college vragen om de raad dit jaar weer vóór de vaststelling van de jaarrekening te voorzien van een reactie op het Rekeningencommissierapport. Het conceptrapport wordt in de week voorafgaand aan vaststelling ervan per email naar de Rekeningencommissieleden gestuurd. De vragen aan het college en de aanbevelingen aan vakcommissies zullen in het eerste hoofdstuk worden samengevat.

G. Termijnplanning De termijnplanning (RC/2024.22) is ongewijzigd ten opzichte van de voorgaande week.

H. Rondvraag en sluiting Er zijn geen vragen. De voorzitter sluit de vergadering om 20:50 uur.

Pagina 4 van 4