RIS318920 Rapportage indicatoren 2023

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den HaagTyp tekstTyp tekst

078

Retouradres Gemeentelijke Accountantsorganisatie Spui 70 2511 BT Den Haag

Ons kenmerk

GAD/2024.28.1 Contactpersoon

Mustafa Perkgöz Aan de leden van de Rekeningencommissie Aantal bijlagen

1

Datum

25 april 2024 Onderwerp

Aanbieding rapportage indicatoren 2023

Geachte leden van de Rekeningencommissie, Hierbij bieden wij het rapport aan dat is opgesteld in het kader van de door ons uitgevoerde werkzaamheden met betrekking tot de indicatoren in de programmarekening 2023. Naast de feitelijke bevindingen die wij hebben opgenomen in het rapport, geven wij u graag nog een aantal observaties mee. Het rapport en de observaties hebben we afgestemd met Regievoering op 25 april 2024. Onze observaties zijn als volgt: Begroten van indicatoren en vergelijkend cijfer 2022 Net zoals vorig jaar wordt een aantal indicatoren niet begroot. Ook zien we dat een vergelijkend cijfer van het voorgaande jaar niet altijd wordt op- of overgenomen in de programmarekening. Dit is voor bepaalde soorten indicatoren ook niet nodig. Het is aan te bevelen om per soort indicator in bijlage 5 van de programmarekening, aan te geven wanneer een indicator wel of niet begroot moet worden, zodat de interne werkwijze ook zichtbaar wordt in de jaarrekening. Dit geldt ook voor het vergelijkend cijfer jaar t-1. Wij constateren dat ons advies van vorig jaar, om in kaart te brengen hoe omgegaan wordt met tussentijdse mutaties van indicatoren (zowel begrote cijfers als andere wijzigingen) is opgevolgd.

Actualisatie van begrote waarden is dit jaar middels een raadsvoorstel aan de raad voorgelegd en wordt met ingang van 2024 op verzoek van de Rekeningencommissie niet meer uitgevoerd. Aanpassingen en toevoegingen van indicatoren worden na de begrotingsretraite aan de raad voorgelegd. Tijdige aanlevering brondocumentatie De aanlevering door de gemeente van de brondocumentatie aan de GAD is een jaarlijks terugkerend proces. Desondanks was de aanlevering voor 2023 niet compleet waardoor wij de realisatie 2023 van een aantal indicatoren niet konden aansluiten. Daarnaast werd in veel gevallen ook na de deadline aangeleverd. Hierdoor konden wij niet alles meenemen in de aansluitingen vanwege de tijd. Wij adviseren na te gaan wat de redenen zijn van de incomplete en niet tijdige aanlevering zodat dit in de volgende jaren kan worden voorkomen.

Gemeentelijke Accountantsorganisatie

secretariaatgad@denhaag.nl

Den Haag

Spui 70 2511 BT Den Haag

www.denhaag.nl

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag Ons kenmerk/ GAD/2024.28.1

Kwaliteit indicatoren Voor de betrouwbaarheid van de (stand van de) indicator is het een risico wanneer de stand van een indicator aanpasbaar is, bijvoorbeeld door veel en/of bewerkelijke (Excel-)berekeningen. Het maken van (on-)bewuste fouten is hier mogelijk. Voor de kwaliteit van de brondocumentatie adviseren wij te kiezen voor een niet aanpasbare bestaande externe bron (website) of interne applicatie (niet zijnde Excel) én geen (grote aantallen) handmatige bewerkingsslagen toe te passen. Indien dit niet anders kan, adviseren wij te zorgen voor een vastlegging zodat een consistente manier van bewerken toegepast wordt. Aanpassen systematiek Het valt voor het jaar 2023 op dat voor meerdere indicatoren sprake is van een nieuwe systematiek van het bepalen van de realisatiewaarden. Hierdoor kunnen indicatoren niet meer vergeleken worden met de begroting en de realisatiewaarden in voorgaande jaren. Echter, het doel van indicatoren is om te kunnen vergelijken. Wij adviseren om bij het hanteren van een nieuwe systematiek, toe te lichten welk effect dit heeft op de vergelijkbaarheid van de indicatoren. Uiteraard zijn wij bereid om deze aanbevelingen toe te lichten middels een presentatie tijdens de bespreking in uw commissie. Met vriendelijke groet, Den Haag, 25 april 2024 WAS GETEKEND Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag drs. T.M. Gommans RO

2/2