RIS318919 Verslag Rekeningencommissie 15 mei 2024

Rekeningencommissie RIS318919

Verslag

Verslag van de vergadering van de Rekeningencommissie (RC) van 15 mei 2024 Aanwezig:

de voorzitter, de heer M. De Vuyst; mevrouw L. van Basten Batenburg, de heren T. de Boer, R. Guernaoui en M. Sewtahal, allen lid RC; Accountantsorganisatie: mevrouw C. Slotema en de heer B. Wakkerman; secretaris: J. van Duijn.

Afwezig:

de heren Y. Assad, K. Partiman en J.W. van den Bos (m.k.).

A. Opening, mededelingen en vaststelling agenda De voorzitter opent de vergadering om 19:30 uur en heet de aanwezigen welkom. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.

B. Verslag van de vergadering van 10 april 2024 Het verslag van de vergadering van 10 april 2024 (RIS318716) wordt ongewijzigd vastgesteld. De procedure voor de aanvraag van GAD-onderzoek door raadsleden wordt naar de gehele gemeenteraad gestuurd.

C. Ingekomen bestuurlijke stukken Er zijn geen ingekomen stukken.

D. Jaarrekening 2022 en accountantsverslag D.1.

Inleiding door de gemeenteaccountant

De gemeenteaccountant, Carla Slotema en plaatsvervangend gemeenteaccountant Bas Wakkerman geven een overzicht van de onderwerpen die naar aanleiding van de accountantscontrole van de jaarrekening 2023 (RIS318640) in deze vergadering aan de orde komen, waaronder een toelichting op het oordeel van de accountant en het accountantsverslag (RIS318207). De tijdens deze presentatie getoonde teksten en afbeeldingen zijn als bijlage bij dit verslag gevoegd. In een volgende vergadering kan desgewenst dieper op thema’s worden ingegaan. Controleverklaring, accountantsverslag en boardletter De twee producten die de gemeenteaccountant in het kader van de jaarrekeningcontrole oplevert zijn de Board Letter en het Accountantsverslag. De overige producten in de planning- & controlcyclus worden door het college aan de raad aangeboden. De Board Letter geeft inzicht in de tussentijdse uitkomsten van de jaarrekeningcontrole en een zogenoemde early warning. De nadruk van dit rapport ligt op de kwaliteit van de interne beheersing van de belangrijkste processen binnen de gemeente en geeft waar nodig aandachtspunten mee. Na de

Verslag vergadering 15 mei 2024

Rekeningencommissie

jaarafsluiting controleert de Accountantsorganisatie de programmarekening en geeft daarover een controleverklaring af. De belangrijkste controlebevindingen worden in het accountantsverslag vastgelegd. Goedkeurende controleverklaring Bij de jaarrekening van de gemeente Den Haag heeft de gemeenteaccountant op 25 april 2024 als uitkomst van de controleopdracht een goedkeurende controleverklaring afgegeven. Hiertoe is gecontroleerd of de financiële verantwoording van het college een goede weergave is van de financiële situatie op balansdatum. De normen hiervoor staan in wet- en regelgeving zoals de financiële verordening van de gemeente Den Haag, de BBV en WNT. Bij de controle kijkt de accountant specifiek naar drie aspecten. 1. Getrouwheid: de account controleert of de cijfers kloppen. Daarbij wordt een goedkeuringstolerantie van € 34 miljoen (1%) gehanteerd in geval van fouten en € 102 miljoen (3%) bij onzekerheden, zoals aangegeven in de Controleverordening van de gemeente Den Haag. De controleverklaring bevat geen oordeel meer over de rechtmatigheid. Vanaf 2023 is namelijk het college verantwoordelijk voor het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording. De accountant geeft een oordeel over de getrouwheid van de deze rechtmatigheidsverantwoording.

Net als voorgaande jaren geeft de accountant nog wel een rechtmatigheidsverklaring over de specifieke uitkeringen, de zogenoemde SiSa-uitkeringen. 2. Aanvaardbaarheid: de accountant controleert of de juiste grondslagen zijn toegepast om de cijfers weer te geven. Voorbeelden hiervan zijn de waardering van activa of het bepalen van voorzieningen en reserveringen. 3. Verenigbaarheid: de accountant kijkt naar de consistentie van het jaarverslag en de overige gegevens met de gecontroleerde jaarrekening. Als de conclusie op basis van deze drie criteria positief is, rekening houdend met de goedkeuringstolerantie, kan de accountant een goedkeurende controleverklaring afgeven. Dit is voor 2023 het geval. Bestuurlijke boodschappen De accountant geeft op pagina 5 van het accountantsverslag (RIS318207) drie bestuurlijke boodschappen. Dit jaar is door het college in de jaarrekening 2023 een verantwoording opgenomen over de financiële rechtmatigheid van beheershandelingen van het college. Dit is vanaf 2023 wettelijk verplicht. Uit de gemeentelijke rechtmatigheidsverantwoording 2023 blijkt dat de geconstateerde financiële onrechtmatigheden hoger zijn dan de daarvoor met de raad afgesproken grens. De grootste begrotingsonrechtmatigheid in 2023 betrof een overschrijding voor de energietoeslag waarvoor geen begrotingswijziging is aangemaakt.

Begrotingsonrechtmatigheden zijn de grootste oorzaak van de geconstateerde onrechtmatigheden. Deze begrotingsonrechtmatigheden kunnen deels worden voorkomen indien tussentijdse begrotingswijzigingen door de raad worden goedgekeurd. Daarnaast zijn Europese aanbestedingen een belangrijke oorzaak. De bedoeling is dat de rechtmatigheidsverantwoording een basis biedt voor een constructieve dialoog tussen het college en de raad over rechtmatigheid. De accountant adviseert om reparatiemogelijkheden zoals begrotingswijzigingen verder te verkennen om begrotingsonrechtmatigheden zo veel mogelijk te beperken. De tweede bestuurlijke boodschap betreft het versterken van de gemeentelijke organisatie. Bedrijfsvoeringstaken worden gecentraliseerd om te komen tot een grotere uniformiteit en efficiency van processen. De accountant adviseert om te beoordelen of adequaat is geborgd dat periodiek wordt gemonitord of de inrichting van de organisatie nog beantwoord aan het beoogde doel.

Pagina 2 van 11

Verslag vergadering 15 mei 2024

Rekeningencommissie

Als derde punt noemt de accountant dat de ambitieuze planning voor de jaarafsluiting en accountantscontrole vrijwel op tijd is gerealiseerd. Als factoren die daaraan hebben bijgedragen noemt de accountant de verbeteringen in de kwaliteit van de centrale financiële administratie, de verbeterde oplevering van controledocumentatie door het ambtelijk apparaat en een tijdige aansturing door en afstemming met de directie Middelen en Control en de dienst Bedrijfsvoering. De oplevering van de definitieve programmarekening heeft uiteindelijk pas op 24 april plaatsgevonden. In deze definitieve versie bleken uiteindelijk nog twee fouten in de aansluiting van de tekstuele toelichting op de cijfers te zitten. Deze fouten hebben geen impact op de verklaring, maar moeten wel worden genoemd in het accountantsverslag (pag. 3). Het jaarafsluitingsproces en de controle daarop worden gezamenlijk geëvalueerd. Controle rechtmatigheidsverantwoording Tot 2023 gaf de gemeenteaccountant een oordeel over zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid. Door een wijziging van de Gemeentewet geeft de accountant alleen een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening. De desbetreffende wet- en regelgeving is echter niet tijdig aangepast door het ministerie. Ook vanuit de beroepsorganisatie van accountants waren richtlijnen relatief laat beschikbaar.

Hierdoor is de planning van de controle van de rechtmatigheidsverantwoording onder druk komen te staan. De verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording 2023 is door de raad vastgesteld op € 34,4 miljoen (1%). Alle afwijkingen boven de rapportagegrens van € 0,9 miljoen zijn toegelicht in de paragraaf Bedrijfsvoering van de programmarekening door het college, inclusief de genomen en nog te nemen verbetermaatregelen. Het college heeft het normenkader opgesteld dat vervolgens door de raad is vastgesteld (RIS317056). In de financiële verordening zijn daarnaast specifieke richtlijnen opgenomen over de wijze waarop het college om dient te gaan met begrotingsafwijkingen. Uit de controle van de rechtmatigheidsverantwoording komt naar voren dat de omvang van de afwijkingen de verantwoordingsgrens overschrijdt. Tussen raad en college is afgesproken onder welke voorwaarden (onrechtmatige) lastenoverschrijdingen acceptabel zijn. Dit betekent dan dat het college deze niet hoeft toe te lichten in de paragraaf Bedrijfsvoering. De totale begrotingsonrechtmatigheid over 2023 bedraagt € 44,2 miljoen. De grootste begrotingsonrechtmatigheid in 2023 betrof een overschrijding voor de energietoeslag waarvoor geen begrotingswijziging is aangemaakt. Deze overschrijdingen passen volgens het college grotendeels binnen het vooraf gestelde beleid (€ 42,6 miljoen).

Daarmee voldoen ze aan de eerder genoemde afgesproken voorwaarden (artikel 5.1.7 van de algemene verordening financieel beheer en beleid gemeente Den Haag 2019). Op programmaniveau is geen sprake van overschrijdingen voor investeringskredieten. Het college heeft in de programmarekening 2023 alle andere begrotingsafwijkingen per programma toegelicht en daarmee adequaat invulling gegeven aan de verantwoordingsverplichting. Inkopen met een omvang van circa € 15 miljoen bleken ten onrechte niet Europees te zijn aanbesteed (circa € 12 miljoen in 2022). Veel voorkomende rechtmatigheidsfouten bij deze Europese aanbestedingen zijn: 1. Afwijkingen op contracten of opdrachten die doorlopen vanuit voorgaande jaren. 2. Opdrachten waarbij de waarde en/of looptijd is overschreden. 3. Opdrachten die in aard homogeen zijn, maar niet zijn samengevoegd. In de paragraaf Bedrijfsvoering geeft het college aan verbetermaatregelen in het inkoopproces te zullen treffen.

Pagina 3 van 11

Verslag vergadering 15 mei 2024

Rekeningencommissie

Het college rapporteert in zijn rechtmatigheidsverantwoording geen bijzonderheden over misbruik of oneigenlijk gebruik. Wel heeft de accountant oneigenlijk gebruik binnen het waarderingsprogramma voor mantelzorgers en vrijwilligers meegewogen in het oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening. Dit betrof een getrouwheidsfout van € 0,4 miljoen en onzekerheden van € 1,2 miljoen.

Getrouwheid (ongesaldeerd)

Fouten (x € mln) Gecorrigeerd Ongecorrigeerd

Onzekerheden (x € mln) Gecorrigeerd Ongecorrigeerd

6,4

-

Tolerantie Reclassificaties

6,8 34

17,0

9,1

39,1 102

-

-

Controlebevindingen Ondanks de goedkeurende verklaring zijn wel fouten en onzekerheden geconstateerd in de jaarrekeningcontrole. De uitkomsten hiervan zijn opgenomen in bovenstaande tabel. In de controle zijn voor ongeveer € 13 miljoen aan fouten in de getrouwheid geconstateerd. Daarvan is voor ongeveer € 6,4 miljoen gecorrigeerd. De niet gecorrigeerde fouten (€ 6,8 miljoen) betreffen voornamelijk onterechte uitbetalingen op basis van de participatiewet en de verkeerde waardering van materiële vaste activa en enkele grondexploitaties. Het totaal van de niet-gecorrigeerde fouten is daarmee aanzienlijk lager dan tolerantiegrens van € 34 miljoen. Daarnaast zijn ook fouten geconstateerd die te maken hebben met een onjuiste presentatie van balansposten. Dit zijn de zogenoemde reclassificaties, die geen effect hebben op het resultaat en waarvan € 17 miljoen is gecorrigeerd door de gemeente (€ 9 miljoen niet). De belangrijkste nietgecorrigeerde reclassificaties betreffen twee opstallen die naar hun aard niet meer als onderhanden werk maar als materiële vaste activa gepresenteerd moeten worden en een omvangrijke reclassificatie in de overlopende schulden. Naast fouten zijn ook onzekerheden geconstateerd. Onzekerheden zijn controlebevindingen waarbij op basis van de verkregen informatie onvoldoende zekerheid is verkregen over de betreffende jaarrekeningpost.

In totaal is voor € 39 miljoen aan onzekerheden geconstateerd. Dit betreffen veelal controlebevindingen die de accountant op basis van steekproefcontroles projecteert over de betreffende jaarrekeningpost. Het gaat hier bijvoorbeeld om onzekerheid over de juistheid van een tarief of prestatieleveringen over met name de geleverde zorg in natura voor Wmo/Jeugd. Daarnaast zijn net als voorgaande jaren onzekerheden geconstateerd in de waardering van specifieke balansposten zoals grondexploitaties, subsidievorderingen, voorzieningen en overlopende schulden. Omdat deze onzekerheden veelal geprojecteerde bedragen zijn voortkomend uit de steekproefcontrole corrigeert de gemeente deze onzekerheden niet in de programmarekening. Ook de onzekerheden blijven daarmee ruim onder de tolerantiegrens, waardoor een goedkeurende controleverklaring afgegeven kon worden. Net als in het accountantsverslag zijn de belangrijkste bevindingen gegroepeerd naar drie domeinen: sociaal, fysiek en publiek domein, aangevuld met de bevindingen op het gebied van bedrijfsvoering. Sociaal domein Om inzicht te krijgen in de werkelijke zorgkosten voor Wmo en jeugdhulp en hierover achteraf voldoende zekerheid te verkrijgen, heeft de gemeente zorgaanbieders verplicht de betreffende productieverantwoording te laten voorzien van een controleverklaring.

Voor bestedingen van € 9,9 miljoen heeft de gemeente geen productieverantwoordingen met een controleverklaring ontvangen of is er geen sprake van een goedkeurende controleverklaring bij de Pagina 4 van 11

Verslag vergadering 15 mei 2024

Rekeningencommissie

productieverantwoording. In deze gevallen kan de gemeente de feitelijke levering van zorg (nog) niet vaststellen. In 2023 is misbruik gemaakt van het waarderingsprogramma voor mantelzorgers en vrijwilligers. De gemeente heeft in 2023 € 2,5 miljoen aan waarderingsbonnen verstrekt. Hiervan is bij € 0,4 miljoen een vermoeden van oneigenlijk gebruik geconstateerd. Bovendien kan voor € 1,2 miljoen niet worden vastgesteld of de verstrekking van waarderingsbonnen rechtmatig was, dan wel dat er sprake was van oneigenlijk gebruik. Deze kwestie is door de gemeente toegelicht in de bedrijfsvoeringsparagraaf van de programmarekening. Sinds 2022 wordt de applicatie Client Volg Systeem (CVS) gebruikt bij de verstrekking van subsidies door het centraal subsidiebureau van OCW. Door de implementatie van CVS is er een achterstand opgelopen in de vaststelling van subsidies. Een groot deel van deze achterstand is in 2023 ingelopen. Eind 2023 staat er nog voor circa € 110 miljoen open aan nog niet vastgestelde subsidies uit voorgaande jaren. Omdat een verstrekte subsidie lager of conform het verleende bedrag vastgesteld kan worden, heeft de vertraging in de vaststellingstermijnen mogelijk impact op de stand van de vorderingen in de jaarrekening 2023. Op basis van ervaringscijfers schat de accountant dit risico in op circa € 3,3 miljoen.

Deze onzekerheid is overigens ook aanzienlijk minder dan vorig jaar. De controle van sociale uitkeringen, en dan vooral de kosten voor levensonderhoud, leidt tot geprojecteerde getrouwheidsfouten van € 3,8 miljoen en een geprojecteerde onzekerheid van € 0,3 miljoen. Deze bevindingen zijn hoger dan in 2022, toen sprake was van circa € 1,5 miljoen aan fouten en onzekerheden. Uit analyse van deze foutentoename is gebleken dat de gemeente achter loopt in de afwikkeling van signalen en werkopdrachten. De gemeente herkent dit risico en gaat aan de slag om de kwaliteit en de tijdige afwikkeling van signalen te verbeteren. Fysiek domein De waardering van de voorraad onderhanden werk, waaronder de bouwgronden in exploitatie is gezien zijn aard onderhevig aan onzekerheden. De nog te realiseren baten en lasten vormen samen met de boekwaarde de basis voor de waardering in de jaarrekening en daarmee het verwachte resultaat bij het afsluiten van de projecten. Het aantal actieve eigen grondexploitaties is in 2023 gedaald naar 24 door twaalf (partieel) afgesloten grondexploitaties. Deze daling is ook zichtbaar in de waarde van de gemeentelijke grondexploitatieportefeuille van € 191 miljoen in 2022 naar € 154 miljoen eind 2023. In 2023 zijn geen nieuwe grondexploitaties door de raad goedgekeurd.

De controle van de grondexploitaties leidt enerzijds tot vergelijkbare bevindingen als in de afgelopen jaren, waaronder: ▪ Bij de grondexploitatie Den Haag Nieuw Centraal is een bedrag van € 0,9 miljoen aan kosten te weinig aan de grondexploitatie toegerekend. Dit leidt tot een getrouwheidsfout. ▪ Het toerekenen van investeringen aan de grondexploitaties is onzeker voor een bedrag van € 1,7 miljoen, omdat niet aantoonbaar is voldaan aan de hiervoor geldende BBV-criteria. Anderzijds zijn er enkele nieuwe bevindingen op de grondexploitaties, waaronder op Dreven Gaarden Zichten (DGZ). Dit is een omvangrijke en langdurige grondexploitatie die zich in de beginfase van de uitvoering bevindt. Per ultimo 2023 heeft DGZ een verwacht nadelig saldo van circa € 45 miljoen. DGZ legt daarmee een groot beslag op de voorziening negatieve plannen. Bij de controle zijn onzekerheden vastgesteld bij zowel de verwachte kosten als de mogelijke opbrengsten variërend tussen € 6 en € 7 miljoen. De onzekerheden voor de kosten en opbrengsten zijn daarmee redelijk vergelijkbaar en heffen elkaar per saldo op.

Pagina 5 van 11

Verslag vergadering 15 mei 2024

Rekeningencommissie

De accountant adviseert het college om dit gehele grondexploitatieproject (DGZ) in 2024 te actualiseren. De gemeente heeft aangegeven dat dit ook de bedoeling is. Publiek domein Tijdens de controle zijn administratieve aansluitverschillen in de voorraden identiteitsbewijzen (paspoorten, ID en rijbewijzen) aangetroffen die niet geheel verklaard konden worden. De accountant adviseert het college om extra aandacht te hebben voor het voorraadbeheer van identiteitsbewijzen om het risico op onregelmatigheden met dergelijke waardedocumenten te beperken. Ten aanzien van deze kasbetalingen bij de balies is in 2023 een incident geweest dat kwetsbaarheden in de opzet van het kasbetalingenproces heeft blootgelegd. Dit incident heeft geleid tot aanpassingen van de betreffende kasprocedure en tot een gemeentebreed onderzoek naar kasgelden. De accountant adviseert het college de eerdere adviezen uit onderzoek op te volgen. Beide controlebevindingen zijn ruimschoots onder de rapporteringstolerantie en vinden derhalve geen weerslag in de gerapporteerde controleverschillen. Wel zijn beide bevindingen risicovol voor de integriteit van de gemeentelijke organisatie als geheel. In de controleverklaring licht de accountant de werkzaamheden met betrekking tot fraude toe.

Bedrijfsvoering In de Board Letter 2023 is aangegeven dat de interne beheersing binnen het domein Bedrijfsvoering zichtbaar is verbeterd op de processen Inkopen, Aanbestedingen en Betalingen. Desondanks waren er tijdens de jaareindecontrole enkele bevindingen bij de inkopen, resulterend in verschillende omvangrijke onzekerheden. Op hoofdlijnen gaat het daarbij om: - Het tijdig bijwerken van de contractadministratie met actuele tarief- en leveringsafspraken - Het beschikbaar hebben en bewaren van prestatieverklaringen om de levering van de desbetreffende diensten of inkopen ook achteraf vast te kunnen stellen. Uit de controle bleek dat vooral bij de steekproeven op de juistheid van de inkopen op bovenstaande punten veel tijd nodig was om de benodigde informatie te verkrijgen, deels resulterend in onzekerheden over de juistheid van de betreffende inkopen. Ondanks de geconstateerde verbeteringen in de centrale financiële administratie zijn tijdens de controle nog onzekerheden geconstateerd bij de verwerking van de tussenrekening met ontvangen facturen respectievelijk de reservering van nog te ontvangen facturen. In beide gevallen waren deze onzekerheden bijna € 6 miljoen. Beide onzekerheden zijn een praktisch gevolg van het door de gemeente gehanteerde administratieve verwerkingsproces.

In 2023 wijzigde de gemeentelijke organisatie haar bestendige gedragslijn door de aankoop van mobiele telefoons te activeren. Vergelijkbare mobiele apparaten zoals laptops zijn vanwege praktische redenen in 2023 niet geactiveerd door de gemeente. Dit heeft geleid tot een fout van circa € 1,1 miljoen. De accountant adviseert het college om vanaf 2024 een toekomstbestendige gedragslijn volgens bestaande verslaggevingsregelgeving te hanteren voor vergelijkbare activa. IT & Cyber In vervolg op de bevindingen over IT zoals opgenomen in de Board Letter van december 2023 zijn tijdens de jaareindecontrole de werking van twee belangrijke IT systemen gecontroleerd. Bij het Client Volg Systeem (CVS) constateert de accountant ontoereikend wijzigingsbeheer. Dit betekent dat niet alle wijzigingen zichtbaar formeel worden getest en goedgekeurd. Naast het rapporteren van deze bevindingen heeft de accountant ook de controleaanpak moeten wijzigen, waardoor aanvullende detailcontroles op afzonderlijke subsidievaststellingen moesten worden uitgevoerd. Dit heeft overigens niet geleid tot aanvullende bevindingen. Pagina 6 van 11

Verslag vergadering 15 mei 2024

Rekeningencommissie

In de controle over 2022 is uitgebreid onderzoek gedaan naar cyber security. Net zoals in de Board Letter van 2023 is gerapporteerd, is ook nu nauwelijks vooruitgang waargenomen in de noodzakelijke verbeteringen. De accountant constateert daarbij vooral een gebrek aan regie en toezicht om verbeteringen op cyber security te realiseren. De accountant vindt dat risicovol en acht meer bestuurlijke aandacht van het college nodig op de voortgang van deze verbeteringen. Fraude De Accountantsorganisatie maakt zelf een inschatting van de frauderisico’s binnen de gemeente. De frauderisico’s zoals door de accountant in de controle geïdentificeerd en betrokken zijn: ▪ het risico op het doorbreken van de interne beheersingsmaatregelen door het management; ▪ het risico op omkoping en/of corruptie bij inkopen, aanbestedingen, subsidies en/of vergunningen; ▪ het risico op oneigenlijke toekenning van activa. Voor deze frauderisico’s zijn generieke en specifieke controlewerkzaamheden uitgevoerd zoals opgenomen in het accountantsverslag en de controleverklaring. Tijdens de controle van de jaarrekening 2023 zijn geen nieuwe aanwijzingen van fraude geconstateerd. Voor die incidenten waarbij sprake was van een aanwijzing van fraude, is geconcludeerd dat er geen sprake is van een materiële fraude op enkelvoudig en/of geaggregeerd niveau.

Over het incident met betrekking tot het waarderingsprogramma voor de mantelzorgers zijn hiervoor de controlebevindingen al toegelicht. Specifieke uitkeringen ( SiSa-regelingen) In het accountantsverslag is een figuur opgenomen waaruit blijkt dat het aantal SiSa-regelingen sinds 2018 is gestegen van 9 regelingen naar 63 regelingen in 2023. Deze toename van SiSa-regelingen zorgt voor een toename van administratieve lasten en uitgebreide controles. Tijdens de controle is vastgesteld dat voor meer dan 20 regelingen correcties noodzakelijk waren. Overigens zijn geen fouten geconstateerd die de voor de SiSa geldende rapporteringstolerantie overschrijden. Wel zijn alle geconstateerde fouten en onzekerheden opgenomen in de verplichte SiSa-bijlage in het accountantsverslag. De accountant adviseert het college om verder te investeren in voldoende kennis en kunde over de SiSa-regelingen, bijvoorbeeld door extra coördinatie binnen de gemeentelijke organisatie. Deze kwaliteitsimpuls kan bijdragen aan een betere aanlevering en een tijdigere controle van de SiSaregelingen. Dit vraagt om een gezamenlijke inspanning. Daarnaast adviseert de accountant het college om in bestuurlijk overleg met het Rijk aan te dringen op doelmatiger gebruik van SiSa-regelingen.

Bij specifieke uitkeringen van een beperkte omvang kunnen de administratieve lasten niet meer in verhouding staan tot het toegekende bedrag. Financiële positie Over 2023 is opnieuw een positief resultaat behaald, te weten € 31,3 miljoen. Dit is iets minder dan 1% van de totale lasten. Uit de analyse in de programmarekening blijken op verschillende onderdelen, in zowel het fysieke en sociale domein als de bedrijfsvoering vertragingen in de uitvoering die leiden tot onderrealisatie. Dit komt vooral door arbeidsmarktkrapte. Andere financiële voordelen zijn gerealiseerd door een hogere uitkering uit het gemeentefonds en extra parkeerbaten. Anderzijds is op de uitvoering van grondexploitaties een nadeel gerealiseerd, door onder andere stijgende bouw- en materiaalkosten en planologische procedures. Inzoomend op het resultaat en de afwijkingen op programmaniveau zijn bij verschillende programma’s positieve en negatieve afwijkingen zichtbaar. Enkele van deze afwijkingen hebben mede geleid tot begrotingsonrechtmatigheden zoals hiervoor al toegelicht. De accountant merkt daarbij op dat het door de Rekeningencommissie gevraagde onderzoek naar de kwaliteit van de voorspellende waarde van de begroting nog niet is afgerond. De accountant heeft tevens de maandelijkse resultaatontwikkeling gedurende het jaar geanalyseerd voor de jaren 2020-2023.

Grote fluctuaties gedurende het jaar geven namelijk een indruk van de Pagina 7 van 11

Verslag vergadering 15 mei 2024

Rekeningencommissie

kwaliteit van de tussentijdse financiële informatie. Hoewel de tussentijdse resultaatontwikkeling in 2023 minder beweeglijk is dan eerdere jaren, is ook tegen het jaareinde wederom sprake van omvangrijke correcties met negatieve resultaateffecten. Van het positieve resultaat ultimo november 2023 van meer dan € 100 miljoen bleef uiteindelijk € 31,3 miljoen over op jaareinde. Deze relatieve daling van het resultaat van circa 70% in december is daarmee vergelijkbaar met eerdere jaren. Ondanks zichtbare verbeteringen in 2023 adviseert de accountant het college om nog meer aandacht te besteden aan een meer voorspelbare resultaatontwikkeling gedurende het jaar en vooral een minder ‘onvoorspelbare’ resultaatdaling gedurende de jaarafsluiting. Voorgesteld wordt om de tussentijdse 9maandsafsluiting verder te versterken met elementen van een ‘hard close’, waardoor mogelijke financiële verrassingen eerder in beeld komen. Dit kan ook een positief effect hebben op de tijdigheid van het controleproces. Daarnaast hebben is een meerjarige analyse uitgevoerd van het weerstandsvermogen van de gemeente. Een vuistregel in de praktijk is dat de algemene reserve in de jaarrekening hoger of gelijk is aan de benodigde weerstandscapaciteit, oftewel een ratio van 1 of hoger. Uit de analyse blijkt dat deze ratio de afgelopen jaren lager was dan 1.

Door het positieve resultaat over 2023 en de beoogde toevoeging daarvan aan de algemene reserve wordt de weerstandsratio groter dan 1 en daarmee adequaat. De door het BBV voorgeschreven kengetallen zijn ultimo 2023 geanalyseerd en vergeleken met zowel de landelijke trend als de door de VNG aangegeven signaleringswaarden. Vastgesteld is dat alle kengetallen hoger zijn dan deze signaleringswaarden en daarmee toereikend zijn. Ontwikkelingen In het verlengde van de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording wordt het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) ook aangepast. Daarin is onder meer opgenomen dat de materialiteit van fouten, nu 1%, en onzekerheden, nu 3%, wijzigt naar 2% voor fouten en onzekerheden gezamenlijk. Daarmee wordt de beoordeling van onzekerheden stringenter in het getrouwheidsoordeel van de accountant. Den Haag zet zich als ‘Global Goals Gemeente’ actief in voor het halen van de 17 duurzaamheidsdoelen (de zogenoemde SDG’s). De gemeente Den Haag wil de ambities uit het coalitieakkoord zichtbaarder koppelen aan meetbare indicatoren uit de programmabegroting. Deze ambities sluiten goed aan bij de toenemende aandacht en verplichting voor duurzaamheidsverslaggeving. In de dataregistratie van de gemeente staat de uitlegbaarheid en de transparantie over het gebruik van algoritmes centraal.

Om dit te bevorderen houdt de gemeente een algoritmeregister bij met alle in gebruik zijnde algoritmes. Vooralsnog zijn deze algoritmes ondersteunend van aard en hebben een beperkte invloed op financiële stromen en standen, maar dit zou de komende jaren kunnen veranderen. Om die reden is de accountant eind vorig jaar samen met de gemeente een zogenoemd leeratelier gestart om te verkennen of er een toetsingskader is of ontworpen kan worden om een adequate inzet van algoritmes vast te kunnen stellen. Samenvatting Samenvattend heeft de accountant een goedkeurende verklaring afgegeven, waarbij is geconstateerd dat de ongecorrigeerde controlebevindingen vergelijkbaar zijn met die van vorig jaar en het aantal onzekerheden is toegenomen. De getrouwheidsfouten namen in 2023 af met circa € 2 miljoen (van € 9 miljoen naar € 7 miljoen. De onrechtmatigheidsfouten stegen met circa € 2 miljoen in 2023 (met name veroorzaakt door een stijging van Europese aanbestedingen). Voor onzekerheden is een stijging van € 14 miljoen in 2023 zichtbaar, ondanks de investeringen die de gemeente doet op het gebied van de administratie en interne beheersing. Door de wijziging van de Gemeentewet heeft het college in de jaarrekening 2023 zijn rechtmatigheidsverantwoording opgenomen. In de bedrijfsvoeringsparagraaf van de Pagina 8 van 11

Verslag vergadering 15 mei 2024

Rekeningencommissie

programmarekening is daarop een toelichting gegeven met de bijbehorende verbetermaatregelen. Hiermee benadrukt het college zelf zijn verantwoordelijkheid voor de financiële rechtmatigheid en kan de raad met het college hierover het gesprek aangaan. Deze nieuwe manier van verantwoorden leidt tot ook tot voortschrijdend inzicht. Het biedt de mogelijkheid om meer anticiperend te werk te gaan om zo financiële onrechtmatigheden zo veel mogelijk te beperken. De accountant merkt daarbij op dat de afgesproken tolerantiegrens is overschreden, vooral als gevolg van begrotingsonrechtmatigheden in 2023. De accountant adviseert dan ook om tussentijdse reparatiemogelijkheden te verkennen om begrotingsonrechtmatigheden zo veel mogelijk te beperken. Uit de beantwoording van de vragen en de behandeling van de opmerkingen van de leden van de Rekeningencommissie komt het volgende naar voren. ▪ Kwaliteit jaarafsluiting en proces jaarrekeningcontrole: tijdens de jaarrekeningcontrole heeft de gemeenteaccountant geconstateerd dat duidelijke vooruitgang is geboekt ten opzichte van vorig jaar. De Rekeningencommissie complimenteert het college en ambtelijk apparaat daarmee. Wel zijn er nog aandachtspunten. Zo is begin februari 2024 ongeveer een kwart van de controleinformatie niet tijdig ontvangen.

De Rekeningencommissie vraagt het college om verder in te zetten op een uitgebreidere en diepgaandere tussentijdse afsluiting om de kwaliteit van de jaarafsluiting verder te verbeteren (vraag aan de wethouder Financiën of punt voor het RCrapport). ▪ Rechtmatigheidsverantwoording: in de rechtmatigheidsverantwoording (pagina 370 programmarekening, RIS318640) is aangegeven dat voor de geconstateerde afwijkingen in de baten en lasten geldt dat € 42,6 miljoen daarvan voldoet aan het vastgestelde beleid. Een bedrag van € 1,6 miljoen aan geconstateerde afwijkingen past niet binnen het door de raad vastgestelde beleid. Nagegaan wordt waarop deze afwijkingen betrekking hebben. Noot van het secretariaat: de resterende onrechtmatigheid binnen het begrotingscriterium die niet voldoet aan deze voorwaarden is een lastenoverschrijding van € 1,6 miljoen bij het programma stadsdelen, integratie en dienstverlening voor de inhuur van personeel. Dit is toegelicht in de bedrijfsvoeringsparagraaf in de programmarekening 2023 op pagina 299. ▪ Voorkomen van begrotingsonrechtmatigheden: volgens de huidige gemeentelijke spelregels wordt de lopende begroting één keer per jaar aangepast bij het vaststellen van de nieuwe conceptbegroting. Afwijkingen in de begrotingsuitvoering die hierin niet zijn meegenomen kunnen aangemerkt moeten worden als begrotingsonrechtmatigheden.

Een extra begrotingsbijstelling aan het einde van het jaar kan de kans op begrotingsonrechtmatigheden verminderen. De Rekeningencommissie wil dat bij de heroverweging van de planning & controlcyclus een extra begrotingsbijstelling aan het einde van het jaar aan de cyclus wordt toegevoegd (mogelijk bespreekpunt met de wethouder Financiën en aandachtspunt voor vakcommissies). ▪ Fouten bij aanbestedingen: de Rekeningencommissie constateert dat het dit jaar niet is gelukt om de omvang van onrechtmatigheden bij aanbestedingen terug te dringen (punt voor het RCrapport). ▪ Adequate inrichting van de organisatie: de accountant adviseert om in een veranderende omgeving blijvend alert te zijn op de mate waarin de inrichting van de organisatie beantwoordt aan de doelstellingen van de bedrijfsvoering. De Rekeningencommissie wil weten hoe het college dit monitort en wil daarover periodiek geïnformeerd worden (punt voor het RC-rapport). ▪ Grondexploitatie Dreven, Gaarden & Zichten: de financiële prospectie voor de grondexploitatie Dreven, Gaarden & Zichten is substantieel verslechterd. De accountant adviseert het college om dit gehele grondexploitatieproject in 2024 te actualiseren.

De Rekeningencommissie wil in de volgende vergadering nader worden geïnformeerd door de accountant over dit advies en vraagt daarin ook toe te lichten of de grondexploitatie op grond van de omvang en aard van de veranderingen volgens de eigen spelregels sowieso zou moeten worden herzien. Pagina 9 van 11

Verslag vergadering 15 mei 2024

▪

▪

▪

▪

▪

▪

▪

▪

▪

▪

Rekeningencommissie

Weerstandscapaciteit voor grondexploitaties: volgens het accountantsverslag is de benodigde weerstandscapaciteit voor grondexploitaties berekend op € 42,9 miljoen. Het huidige beschikbare weerstandsvermogen in de Reserve Grondbedrijf (€ 30,7 miljoen) is daarmee € 12,2 miljoen te weinig, aldus de accountant. In de paragraaf Grondbeleid van de jaarrekening (RIS318640, pag. 350) is een tekort van de weerstandscapaciteit op basis van de vijfjaarsprognose berekend van totaal € 22,2 miljoen. Daarbij lijkt vooruitgelopen te worden op een verwacht positief resultaat van CE-118 Juliana van Stolberglaan 1. De Rekeningencommissie vraagt de accountant om in de volgende vergadering dit onderwerp nader toe te lichten (mogelijke vragen aan de wethouder). Paragraaf Grondbeleid: voor de Rekeningencommissie is de opzet van de paragraaf Grondbeleid in de jaarrekening minder goed te volgen dan die van het voorgaande jaar. De commissie vraagt de accountant deze verantwoording van het college in de volgende vergadering nader te duiden. De Rekeningencommissie wil dit onderwerp ook betrekken bij de werkbespreking over grondexploitaties met de commissie Ruimte op woensdagochtend 29 mei. Specifieke uitkering woningbouwimpuls: in het accountantsverslag wordt op pagina 30 bijna € 8 miljoen aan fouten en onzekerheden genoemd bij de verantwoording van de specifieke uitkering voor de woningbouwimpuls.

De Rekeningencommissie wil hierover in de volgende vergadering nader door de accountant worden geïnformeerd. Toename SiSa-regelingen: in de grafiek op pagina 18 van het accountantsverslag is de flinke toename van het aantal SiSa-regelingen voor specifieke uitkeringen weergegeven, hetgeen ook een toename van de controlewerkzaamheden betekent. De kwaliteit van de SiSa-dossiers is ten opzichte van vorig jaar niet veel verbeterd (recidivepunt voor het RC-rapport). De accountant merkt op dat bij specifieke uitkeringen van een beperkte omvang de administratieve lasten mogelijk niet meer in verhouding staan tot het toegekende bedrag. Administratie lasten kleine SiSa-regelingen: de Rekeningencommissie wil van het college kwantitatieve informatie ontvangen over de relatieve administratieve lasten bij kleine specifieke uitkeringen (punt voor het RC-rapport). Aandachtspunten publiek domein: de accountant heeft administratieve aansluitverschillen in de voorraden paspoorten en rijbewijzen aangetroffen die niet verklaard konden worden. De Rekeningencommissie wil in de volgende vergadering door de accountant worden geïnformeerd over de omvang van het probleem en de maatregelen die getroffen moeten worden om het op te lossen. Cybersecurity: de meeste aanbevelingen uit het accountantsverslag 2022 en de Board Letter 2023 met betrekking tot cybersecurity zijn nog niet opgevolgd door de gemeente.

De accountant constateert binnen de gemeente een gebrek aan regie en toezicht op de noodzakelijke verbetering van de digitale veiligheid, die daarmee te langzaam verloopt. De Rekeningencommissie vraagt de accountant in de volgende vergadering toe te lichten in welke concrete maatregelen van het college de gevraagde bestuurlijke aandacht zich zou moeten vertalen. Verder is de commissie van mening dat uit de tabel op pagina 16 van het accountantsverslag naar voren komt dat te veel aspecten niet of onvoldoende worden beheerst. De commissie wil de wethouder vragen welke maatregelen hij neemt (vraag aan de wethouder Dienstverlening). Leeratelier algoritmes: de Accountantsorganisatie participeert in een initiatief van de gemeente Den Haag om gezamenlijk te verkennen of een toetsingskader ontworpen kan worden waarmee de inzet van algoritmes door de gemeente beoordeeld kan worden. De Rekeningencommissie wil hierover in een werkbespreking na de zomer nader worden geïnformeerd (punt voor het RC-rapport). Sustainable Development Goals (SDG’s): de Rekeningencommissie houdt de adviezen met betrekking tot SDG’s vooralsnog in beraad zolang deze SDG’s niet op afzienbare termijn een wettelijke verplichting worden.

Kengetal grondexploitatie: op pagina 44 van het accountantsverslag wordt in de toelichting op het kengetal Grondexploitatie vermeld dat de effectieve grondexploitatie over 2023 0,0% bedraagt en daarmee gelijk is aan de begroting van vorig jaar vanwege het ontbreken van een netto Pagina 10 van 11

Verslag vergadering 15 mei 2024

▪

Rekeningencommissie

balanspositie ‘bouwgrond in exploitatie’. De accountant licht toe dat de netto balanspositie bij de gemeente Den Haag lager is dan nul en dat dit kengetal daarom in dit geval eigenlijk geen betekenis heeft. Uitwerking adviezen van de accountant: de strekking van de adviezen in het accountantsverslag vindt de Rekeningencommissie niet altijd voldoende duidelijk. De commissie wil voortaan – eventueel in een separate notitie bij het accountantsverslag – bij een advies meer toelichting ontvangen op de aard van het probleem, de context en de mogelijke oplossingen, zodat op basis daarvan door de Rekeningencommissie een afweging gemaakt kan worden en een standpunt kan worden ingenomen. De Rekeningencommissie vraagt de accountant om de adviezen in het huidige accountantsverslag bij de volgende vergadering van een toelichting te voorzien.

E. Termijnplanning De Rekeningencommissie wil in de volgende vergadering met meer diepgang worden geïnformeerd over grondexploitaties, in het bijzonder de noodzaak tot actualisatie van de grondexploitatie Dreven, Gaarden & Zichten, het beschikbare weerstandsvermogen in de Reserve Grondbedrijf in relatie tot de benodigde weerstandscapaciteit en een duiding van de verantwoording van het college in de paragraaf Grondbeleid. Dit kan waardevolle informatie zijn in voorbereiding op de werkbespreking over grondexploitaties met de commissie Ruimte op woensdagochtend 29 mei 2024. Vooruitlopend op een mogelijke bevraging op 6 juni wordt een kennisgeving naar de portefeuillehouder voor grondexploitaties gestuurd. Voorts wil de commissie een nadere toelichting ontvangen op adviezen van de accountant betreffende onder meer de geconstateerde aansluitverschillen bij paspoorten en rijbewijzen, kwetsbaarheden in de opzet van het kasbetalingenproces en de verbetering van de digitale veiligheid. Ook wil de commissie nadere informatie ontvangen over de administratieve lasten bij kleine SiSa-regelingen en fouten en onzekerheden bij de specifieke uitkering voor de woningbouwimpuls. Tijdens de jaarrekeningcontrole zijn ook de getrouwheid van de verantwoorde indicatoren in de jaarrekening onderzocht.

De rapportage hierover wordt nog naar de Rekeningencommissie gestuurd en wordt in de komende vergadering toegelicht. Noot van het secretariaat: de rapportage is op 16 mei 2024 per email naar de leden gestuurd en als bijlage aan het accountantsverslag toegevoegd (RIS318207). De Rekeningencommissie besluit om in de vergadering van 19 juni 2024 de deuren te sluiten voor de vaststelling van het RC-rapport, omdat het conceptrapport niet openbaar is. Tevens wil de commissie dan achter gesloten deuren van gedachten wisselen over een mogelijke herziening van de Rekeningencommissieverordening. Na de publicatie van het RC-rapport licht de voorzitter dit in de raadsvergadering over de vaststelling van de jaarrekening toe. De Rekeningencommissie besluit om dit voortaan al in de desbetreffende commissievergadering(en) te doen, voorzien van een begeleidende notitie. De termijnplanning (RC/2024.22) wordt na aanpassing overeenkomstig het besprokene vastgesteld.

F. Rondvraag en sluiting Er zijn geen vragen. De voorzitter sluit de vergadering om 22:00 uur. Pagina 11 van 11