RIS318902 Programma Besluitvorming

dienst: dienstcode

Retouradres: Postbus 12600, 2500 DJ Den Haag

Ons kenmerk

Aan: de Gemeenteraad

BSD/10749370 RIS318902 Contactpersoon

Marloes Bouman Dienst

Bestuursdienst Afdeling Telefoonnummer

14070 E-mailadres

Datum

marloesbouman@denhaag.nl

30 mei 2024 Onderwerp

Programma Besluitvorming

Geachte gemeenteraad, Met deze raadsmededeling wordt het programma Besluitvorming aan u aangeboden. Dit programma komt als vervolg op de gesprekken die de afgelopen maanden op verschillende momenten en met verschillende betrokkenen zijn gevoerd over de kwaliteit van bestuurlijke stukken, het proces van besluitvorming en het samenspel tussen het college, de gemeenteraad en de ambtelijke organisatie. Gezamenlijk hebben we geconcludeerd dat de raadsenquête Amare duidelijk heeft gemaakt dat er bij de gemeente Den Haag ruimte is voor verbetering op deze vlakken en dat er urgentie is bij het realiseren van deze verbetering. Immers, de kwaliteit van onze besluitvorming raakt in de kern het vertrouwen van de stad in de politiek, het bestuur en de organisatie. Ook afgelopen jaren zijn er al verschillende aanpassingen doorgevoerd. Integrale en collegiale samenwerking is anders georganiseerd dan 10 of 15 jaar geleden. De thema’s bestuurscultuur, integraliteit, samenwerking, transparante en overzichtelijke openbare informatievoorziening zijn onder invloed van gewijzigde opvattingen continu in beweging en continu onderwerp van gesprek in de organisatie. Het rapport bevat duidelijke en goede aanbevelingen, die het college ter hand wil nemen. Met uw raad is afgesproken dat hiertoe een leerprogramma wordt gestart.

Deze raadsmededeling geeft een korte toelichting op dit programma en zoomt in op de context, het proces tot nu toe en het vervolg. Het programmaplan (bijlage 1) en de concept-oplegger bij raadsvoorstellen (bijlage 2) zijn bijgevoegd bij deze raadsmededeling. Context Het leerprogramma Besluitvorming past binnen een bredere beweging die sinds eind 2021 binnen de gemeente Den Haag onder regie van de gemeentesecretaris en het gemeentelijk managementteam plaatsvindt waarbij wordt gewerkt aan de ontwikkeling van gemeentelijke organisatie langs de lijn van een concernontwikkelagenda.

Gemeente Den Haag Spui 70 Den Haag

Postbus 12600 2500 DJ Den Haag

dienst: afdeling-telefoon dienst: afdeling-website

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10749370

We bouwen daarmee aan verdere professionalisering van de organisatie via gedeelde waarden en één leiderschapsvisie, en werken aan een cultuur waarin een goed werkklimaat, betrouwbaarheid, oplossingsgerichtheid, vrijmoedigheid en ‘samen Haags’ vanzelfsprekend zijn. Deze ontwikkeling is niet van vandaag op morgen gerealiseerd. Het vraagt een lange adem en met vaste hand doorgaan op de koers die is ingezet. Uw raad wordt over deze ontwikkelingen via de Staat van de Organisatie geïnformeerd. Het leerprogramma besluitvorming richt zich op de kwaliteit van besluitvorming. Dat betekent dat besluiten navolgbaar moeten zijn, en zorgvuldig en met betrokkenheid van alle relevante stakeholders tot stand zijn gekomen. Een proces waarin ruimte is voor alle geluiden, inclusief tegengeluid. Het vraagt een samenspel tussen alle betrokken actoren in de keten van besluitvorming: bestuur, raad en ambtelijke organisatie. Dit tegen de achtergrond van de in de Gemeentewet aan de raad en het college toebedeelde taken en bevoegdheden - o.a. met betrekking tot het stellen van kaders, uitvoeren en controleren. Het samenspel borgt dat, alles overwegend, het beste besluit voor de stad kan worden genomen.

Het leerprogramma, dat beoogt om de kwaliteit en transparantie van de besluitvorming in Den Haag te verbeteren, bestaat uit acht deelprogramma’s: 1) kwaliteit en proces bestuurlijke stukken, 2) financiële controlfunctie, 3) overdracht wisselingen college en raad, 4) opgave definiëring publiek belang, 5) dialoog college en raad, 6) dialoog ambtelijke organisatie en raad, 7) informatiebeheer en 8) participatie. Het programma gaat niet alleen over systemen, maar ook over cultuur, vakmanschap en over het samenspel tussen de verschillende actoren: raad, college en ambtelijke organisatie. Er is dan ook tijd nodig om dit programma goed uit te kunnen voeren. Vanuit het college hechten we grote waarde aan gezamenlijke invulling van dit programma. Door met elkaar in gesprek te gaan, van elkaar te leren en te luisteren naar de verschillende behoeften in het besluitvormingsproces, groeit begrip en werken we aan een gezamenlijke leeragenda. Moties en amendement In de raadsbespreking van het enquêterapport Amare zijn een aantal moties en een amendement aangenomen die betrekking hebben op het besluitvormingsproces. De uitvoering van deze moties en het amendement zijn daarom onderdeel geworden van dit programma.

Het betreft: • Motie Publiek Belang bij Herontwikkeling Haga Locatie (RIS317665) • Amendement Publiek Belang (RIS317671) • Motie Transparantie over ambtelijke overwegingen en tegenspraak (RIS317678) • Motie Versterk de informatiepositie van de raad (RIS317679) • Motie Geef tegenspraak de ruimte (RIS317672) • Motie Woord & Daad (RIS317677) Proces tot nu toe Om het programmaplan vorm te geven zijn binnen de hele organisatie gesprekken gevoerd met medewerkers, de Centrale Ondernemingsraad, concern control en het Gemeentelijk Management Team. Doel van deze gesprekken was om te komen tot gezamenlijkheid en een gedeeld beeld over het programma en haar onderdelen. Het college en het presidium hebben op 26 maart tijdens hun gezamenlijke heimiddag gesproken over de samenwerking tussen college en raad. Daarna heeft het presidium, één keer informeel in een gesprek met de gemeentesecretaris gereflecteerd op het programma in de ontwikkeling ervan. Parallel aan de uitwerking van het programmaplan is een start gemaakt met een eerste verbetering in het besluitvormingsproces, namelijk een oplegger bij raadsvoorstellen.

2/3

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10749370

De ontwikkeling van een oplegger is onderdeel van het deelprogramma 1 Kwaliteit en proces bestuurlijke stukken en komt voort uit de moties Transparantie over ambtelijke overwegingen en tegenspraak (RIS317678) en Versterk de informatiepositie van de raad (RIS317679). Om tot een oplegger voor Den Haag te komen is een materiaalstudie uitgevoerd. De materiaalstudie bestond uit een literatuurscan, interviews met vertegenwoordigers van de gemeenten Almere, Utrecht en Rotterdam en bestudering van de formats van andere gemeenten, provincies en het Rijk. In de oplegger zijn alle aspecten die voor besluitvorming relevant zijn opgenomen. De oplegger is hierbij een handreiking en een leeswijzer. Het is een compact hulpmiddel van maximaal 2 à 3 A4, waarin ook verwijzingen kunnen staan. Besluitvorming vindt plaats over de stukken en de oplegger zal dan ook geen onderdeel uitmaken van de besluitvorming of het politieke debat. Per 1 september zal de oplegger voor raadsvoorstellen stap voor stap worden geïmplementeerd en vanaf januari 2025 zal deze bij alle raadsvoorstellen gebruikt worden. Om het gebruik van de oplegger tot een succes te maken is de ontwikkeling van een digitale, gebruiksvriendelijke versie van de oplegger met instructies en een handleiding cruciaal. Waar mogelijk wordt dit gecombineerd met gerichte trainingsmodules.

In de komende weken wordt een gedetailleerd implementatieplan voorbereid met aandacht voor alle relevante aspecten (zoals ICT, training en opleiding) en dit zal vervolgens met prioriteit ten uitvoer worden gebracht. We stellen voor gezamenlijk te evalueren of het werken met deze oplegger daadwerkelijk het gewenste effect heeft. Voor de introductie van de oplegger wordt binnen de ambtelijke organisatie nog dit jaar een leer- en ontwikkeltraject gestart. De conceptoplegger is als bijlage toegevoegd. Vervolgproces De eerste stap in de uitvoering van het programma is hiermee van start. U treft bijgaand als bijlage de uitwerking van het programma waarin de deelopdrachten zijn beschreven. Dit is een eerste versie, het programma zal blijven ontwikkelen op basis van nieuwe inzichten. Gezien de raakvlakken tussen besluitvorming en participatie krijgt ook de uitvoering van de nieuwe werkwijze rond de participatieverordening een plek in het leer- en ontwikkeltraject. Bij deze ontwikkelaanpak van het programma zien wij draagvlak en betrokkenheid van alle partijen, met het respecteren van ieders rol en verantwoordelijkheid, als een vereiste. We zullen u jaarlijks via de Staat van de Organisatie op de hoogte houden van de voortgang van het programma en gaan graag over het programma met u in gesprek. Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris, de burgemeester, Ilma Merx

Jan van Zanen

3/3