RIS318902 Bijlage 1 Concept programma Besluitvorming
Tekst van het document
Bijlage 1, concept programma besluitvorming Aanleiding In de afgelopen periode is geregeld gesproken over de manier waarop in Den Haag besluitvorming vorm en inhoud krijgt tussen politiek, ambtenarij en stad. Die gesprekken gaan over de (kwaliteit van de) voorbereiding en executie van politiekbestuurlijke besluitvorming. Er zijn bijvoorbeeld vragen gesteld en suggesties gedaan over de termijnplanning, de hoeveelheid en afhandeling van moties en schriftelijke vragen, hoe middels andere werkvormen stad en raad eerder te betrekken, hoe raadsstukken makkelijker toegankelijk de kern kunnen weergeven, de manier waarop stukken onder hoge druk tot stand komen, etc. De lessen die in het rapport Amare staan verwoord geven verdere noodzaak om gezamenlijk stappen te zetten in het verbeteren van de besluitvorming. Onderstaand voorstel beschrijft een nieuw – gezamenlijk – programma om met deze verbetering van de besluitvorming aan de slag te gaan. Context Kwaliteit van besluitvorming in het openbaar bestuur is van groot belang. De huidige tijdgeest eist navolgbare en controleerbare besluiten, die zorgvuldig en met betrokkenheid van alle relevante stakeholders tot stand zijn gekomen. Waar alle perspectieven zijn meegewogen en niet alleen de voordelen en baten zijn uitgewerkt, maar ook de consequenties en de lasten. Dit gaat verder dan alleen het afleggen van verantwoording achteraf.
Dit vraagt een uitgebalanceerd proces en productief samenspel tussen alle betrokken actoren in de keten van besluitvorming: bestuur, raad en ambtelijke organisatie. Een proces waarin ruimte is voor alle geluiden, inclusief tegengeluid. En dit tegen de achtergrond van de in de Gemeentewet aan de raad en het college toebedeelde taken en bevoegdheden, o.a. met betrekking tot het stellen van kaders, uitvoeren en controleren. Opdat, alles overwegend, het beste besluit voor de stad kan worden genomen. Programma Het rapport maakt goed duidelijk dat veranderingen nodig zijn. De grote tijdspanne van dit onderzoek brengt met zich mee dat de tijdsgeest inmiddels ook anders is en veranderingen al langer zijn ingezet maar dat er urgentie is bij het realiseren van verdere verbetering. Immers, de kwaliteit Raad van onze besluitvorming raakt in de kern het vertrouwen van de stad in de politiek, het bestuur en de organisatie. En het vertrouwen tussen de raad, het college en de ambtelijke organisatie. Daarom is met de raad afgesproken Samendat een leerprogramma wordt gestart. Dit leerprogramma is niet alleen spel in Ambtebedoeld om de technische kant van onze besluitvorming beter te Bestuur lijke organiorganiseren en de kwaliteit daarvan te borgen, maar behelst ook de cultuur satie waarin dit mogelijk is en het vakmanschap dat hiervoor nodig is.
Het programma raakt alle actoren (raad, college en ambtelijke organisatie) in de besluitvormingsketen en het samenspel tussen de actoren. Omdat het programma niet alleen over systemen gaat, maar ook over cultuur, vakmanschap en samenspel tussen de verschillende actoren, is dit een programma dat meerdere jaren zal lopen. Voor het slagen van dit programma, is het belangrijk dat iedere actor vanuit zijn/haar eigen taken en verantwoordelijkheden bijdraagt aan dit programma. Voor de raad werkt de griffie momenteel aan een voorstel. Dat valt buiten dit programma. Ten aanzien van de ambtelijke organisatie zal worden aangesloten bij de beweging die we eind 2021, met de totstandkoming van de Ontwikkelagenda, in gang hebben gezet. De Staat van de Organisatie geeft inzicht in deze ontwikkelingen (RIS315156). Met de ontwikkelagenda bouwen we aan een stevig fundament om samen, als één organisatie de stad optimaal te kunnen bedienen. Dit fundament bestaat inmiddels uit een organisatieverhaal met vier organisatiewaarden (betrouwbaar, oplossingsgericht, vrijmoedig en samen Haags)
en een daarop gebaseerde leiderschapsvisie. In het ambtelijke programma Werkomgeving wordt op dit fundament doorgebouwd met onder meer introductiedagen voor nieuwe medewerkers en voor leidinggevenden, het Haags gesprek waarin we continu met medewerkers in dialoog zijn, en de concretisering van de leiderschapsvisie. Net zoals Werkomgeving vult het programma Besluitvorming het fundament voor onze organisatie aan in termen van principes, systematieken, werkwijzen en de ontwikkeling van ambtelijk vakmanschap ten behoeve van een kwalitatieve en transparante besluitvorming. Relevante aansnijdende programma’s Binnen de gemeente zijn een flink aantal verbeteringen in gang gezet die ook bijdragen aan verbeterde besluitvorming en waarvan het van belang is dat verbinding bestaat met dit programma. In het fysieke domein worden slagen gemaakt met het verbeteren van de GRIP-rapportages, de algehele projectbeheersing en risicomanagement; het Programma Haags Samenspel en de ontwikkeling op het gebied van proactieve informatievoorziening over participatietrajecten en de implementatie van het 'Handboek participatie’; het proces rondom de verbetering van de begroting en het in beeld brengen van beïnvloedbare budgetten etc.
Verbinding met dit programma zorgt ervoor dat we met elkaar een zo volledig mogelijk en integraal overzicht houden van ontwikkelingen rondom politiek bestuurlijke besluitvorming. Integrale gebiedsontwikkeling Afgelopen jaren is de beweging ingezet van plotgerichte projectontwikkeling naar integrale gebiedsontwikkeling. In integrale gebiedsontwikkelingen gaat het om het bij elkaar brengen van een veelheid van belangen, publiek en privaat. Ook gaat het om langjarige trajecten. Dat maakt besluitvorming complex. Om die goed voor te bereiden is een gestructureerde werkwijze nodig. Daarvoor is in 2023 de Standaard Projectmatig Werken ontwikkeld. In deze standaard zijn onderwerpen uit het Programma Besluitvorming opgenomen, bijvoorbeeld participatie en publiek belang. De Haagse Standaard wordt momenteel geïmplementeerd en wordt continue doorontwikkeld. Externe expertise Sommige gemeenten zijn al verder dan de gemeente Den Haag en de VNG heeft op veel onderwerpen richtlijnen en handreikingen ontwikkeld. We kunnen van hen leren wat werkt en wat niet werkt en elementen die ook voor Den Haag van belang zijn overnemen en Haags maken. Ook het Rijk is een relevante bron van kennis, informatie en ervaring die zeker zal worden ingezet, net zoals partners in de wetenschap of van adviesbureaus.
De kennis die we in Den Haag nodig hebben om kwaliteit van besluitvorming duurzaam te verankeren in de organisatie, bouwen we op in dit programma en zullen we borgen zodat dit niet een eenmalige actie is maar een proces van continu leren en ontwikkelen. Deelprogramma’s Het programma besluitvorming kent acht deelprogramma’s, of thema’s, waaraan we de komende jaren gaan werken. Ieder deelprogramma is tweebenig ingericht. Het ene been behelst de techniek, de systemen, de spelregels en alles wat we met elkaar kunnen regelen en organiseren. Het andere been behelst de ontwikkel- en verandercomponent. Daarbij gaat het om wat nodig is aan vakmanschap en leiderschap, om hoe we het samen doen, hoe Ontwerpen Leren en we leren om aan te spreken, tegen te spreken en conflicten en bouwen ontwikkelen productief te maken en hoe we een tot een klimaat komen waarin we veilig kunnen leren en ontwikkelen. Voor het tweede deel wordt aangesloten bij de activiteiten in de Ontwikkelagenda, waarbij vanuit Wederzijdse beïnvloeding en interactie het programma aangegeven wordt wat nodig is en vervolgens daar in samenwerking invulling aan gegeven wordt. Er zal dus geen leiderschapsprogramma vanuit programma Besluitvorming worden geïnitieerd, maar wel zal vanuit programma Besluitvorming aangegeven worden waar leiderschapsontwikkeling nodig is.
Dit principe hanteren we voor alle deelprogramma’s en alle ontwikkelthema’s die daarbij aan de orde zijn.
1.
Kwaliteit en proces bestuurlijke stukken
In dit deelprogramma bouwen we aan de verbetering van de kwaliteit van de bestuurlijke stukken en de ondersteunende processen. We ontwikkelen een besluitvormingsproces, dat alle waarborgen in zich heeft om te komen tot gewogen en transparante besluiten en dat voor de hele gemeente van toepassing is. Producten worden zoveel mogelijk eigentijds en interactief vormgegeven, zodat ze makkelijk zijn in gebruik. Ontwerpen en bouwen
Leren en ontwikkelen
Nodig bij ontwikkeling
•
Handboek bestuurlijke besluitvorming. Het Handboek geeft inzicht in de verschillende bestuurlijke producten en kwaliteitseisen hieraan, de bijbehorende mandaten en de doorlopende werkprocessen.
•
Opleidingsprogramma over de kwaliteit en bijbehorende processen van besluitvorming, inclusief trainen van relevante en nieuwe collega’s in het schrijven van nota’s, politiek bestuurlijke sensitiviteit etc.
•
De ambtelijke organisatie
•
Oplegger voor raadsvoorstellen, met daarin alle relevante informatie voor besluitvorming.
•
Vertalen naar competenties voor beleidsadviseurs, opgave-, projecten programmamanagers, die bij werving en selectie worden gehanteerd en waarvoor ontwikkelaanbod (e-learning modules en leerlijnen) wordt ontwikkeld.
•
De ambtelijke organisatie Het college De raad
•
Een beleidskompas als centrale werkwijze voor het maken van beleid. In het kompas staat alles wat essentieel is voor wie aan de slag gaat met een opgave, herziening van bestaand beleid of een nieuw beleidsdossier start en welke proces daarbij past. Het biedt een structuur om beleid te ontwikkelen en biedt praktische handreikingen, best practices en een overzicht van specifieke beleidsproducten waarmee wordt gewerkt in Den Haag. Hierbij wordt de verbinding ook gemaakt met de Haagse standaard voor Projectmatig werken, waarin alle stappen en speerpunten van projectmatig werken in het fysieke domein uitgeschreven zijn en toegepast worden.
• •
• •
De ambtelijke organisatie Het college
•
•
2.
-
•
•
Herziene werkprocessen rond schriftelijke vragen, moties en de termijnen en afdoening hiervan, alsmede processen rondom voorbereiding van besluitvorming (kwaliteitstoetsen aanlevering, routering, termijnen etc.)
•
De ambtelijke organisatie Het college
Financiële controlfunctie
Beleid en grote ruimtelijke ontwikkelprojecten hebben vaak grote financiële impact. Daarbij past het dat daarover onafhankelijk, deskundig, integraal en met het belang van de stad voor ogen geadviseerd wordt. Dat kan alleen als de financiële controlfunctie vakinhoudelijk sterk, onbetwist gezagvol, onafhankelijk en goed verbonden is met de inhoud. In dit deelprogramma wordt duidelijkheid verschaft over de rol van de controller en de werkafspraken die hierbij passen. Dat richt zich niet alleen op de functie van concern-control, maar ook op de functie van lijn-control, de interactie tussen beiden en de relatie met de opdrachtgever(s).
Ontwerpen en bouwen
Leren en ontwikkelen
Nodig bij ontwikkeling
•
•
Versterken van het vakmanschap van de controller door het ontwikkelen van een professionele standaard, met bijbehorende competenties en kennis-vereisten, trainingen en opleidingen
•
Intervisie tussen controllers om te werken aan rolneming en gezaghebbend adviseren.
•
Een control statuut, waarin werkwijze en afspraken zijn vastgelegd, bijvoorbeeld over de positie van concern-control in relatie tot lijncontrol.
•
3.
Overdracht wisselingen college en raad
•
De ambtelijke organisatie Het college
De ambtelijke organisatie
Veel complexe beleidstrajecten en grote stedelijke gebiedsontwikkelingen bestrijken een lange periode. Dat betekent dat er vaak meerdere colleges, coalities en raadssamenstellingen bij betrokken zijn. Een goede overdracht van dossiers, expertise, relaties en kennis van wat voorafging en waarom, is dan cruciaal. Ontwerpen en bouwen
Leren en ontwikkelen
Nodig bij ontwikkeling
•
•
•
Borgen informatiepositie nieuwe raadsleden en college, dmv een raamwerk voor overdrachts-en inwerkdossiersmet daarin o.a. inzicht in belangrijke langlopende (ruimtelijke) projecten, besluitvormingsdossiers, kennis over de gemeentelijke organisatie Den Haag, het bestuurlijkambtelijk samenspel etc.
•
4.
Een introductieprogramma voor het college (en indien op verzoek van raadsleden ook voor de raad), met onder andere E-learnings waarin zij kennis kunnen opdoen over de ambtelijke organisatie, de procedures en werkwijzen. . (Dit introductieprogramma vormt een aanvulling op het introductieprogramma van de raad zelf.) Ontmoetingen met de ambtelijke organisatie waarin ook aandacht gegeven wordt aan mandaten, verantwoordelijkheden en de besluitvormingsdriehoek en ieders rol daarin
• •
De ambtelijke organisatie Het college De raad
Opgave definiëring publiek belang
Bij het maken van beleid komen van tijd tot tijd fundamentele vragen naar boven: welke doelstellingen willen we bereiken? En: wat is het maatschappelijk belang dat we willen beschermen? In het kader van de raadsenquête wordt in dit kader gesproken over de term: ‘publiek belang’. We ontwikkelen een Haags kader, om dit type fundamentele vragen te beantwoorden. Het kader kan gebruikt worden als input voor of start van een nieuw beleids- of strategieproject en zal daarom uiteindelijk ook onderdeel worden van het Haags beleidskompas. In 2024 wordt een Haags kader ontwikkeld waarmee wij het publiek belang bij complexe projecten beschrijven. De ontwikkeling vindt plaats aan de hand van vijf casus, waarvan de eerste drie benoemd zijn: Amare, de Pier en het Haga Ziekenhuis (RIS317665). Ontwerpen en bouwen
Leren en ontwikkelen
Nodig bij ontwikkeling
•
•
•
Ontwikkelen van een kader (stappenschema), waarlangs voor complexe projecten achtereenvolgens bepaald kan worden wat het publieke belang van een project is, welke externe effecten daaraan gekoppeld zijn, of en hoe de overheid het publieke belang moet borgen en hoe dit alles een plaats krijgt in besluitvorming.
Learning lab, om langs vijf casus het stappenschema uit te ontwikkelen en er mee te leren werken. Parallel aan het ontwikkelen wordt ook gewerkt aan opbouw van expertise en leerlijnen voor project/programmamanagers.
• •
De ambtelijke organisatie Het college De raad
5.
Dialoog college en raad
In deze opgave hebben we aandacht voor het samenspel tussen het college en de raad over besluitvorming. We faciliteren ontmoetingen tussen het college en (delen van) de raad en stimuleren gesprekken over wat goed gaat, wat beter kan en hoe we elkaar, ieder vanuit zijn eigen rol, taken en verantwoordelijkheden, kunnen helpen in het besluitvormingsproces. Ontwerpen en bouwen
Leren en ontwikkelen
Nodig bij ontwikkeling
•
Overleg tussen presidium en college (bijvoorbeeld over termijngebondenheid).
•
•
Gezamenlijke verkenning over het al dan niet invoeren van alternatieve werkvormen in de interactie tussen het college en de raad.
•
•
•
Meer informeel contact
• • Gezamenlijke reflectie op het handelen van individuele bestuurders (n.a.v. de motie).
• • • •
Afspraken over contact college en raad en hun beider ondersteuning
• •
6.
De ambtelijke organisatie Het college De raad De ambtelijke organisatie Het college De raad De ambtelijke organisatie Het college De raad
Dialoog ambtelijke organisatie en raad
Raadsleden kunnen net als het college gebruik maken van de uitgebreide kennis en informatie in de ambtelijke organisatie. Dat komt de kwaliteit van besluitvorming ten goede. Technische werkbesprekingen voorafgaand aan een debat kunnen de informatiepositie van de raad versterken en vragen of misverstanden voorkomen. Daarnaast zijn er nog andere instrumenten, zoals ambtelijke ondersteuning, die raadsleden kunnen helpen aan een betere informatiepositie. In dit deelprogramma hebben we aandacht voor het samenspel tussen de ambtelijke organisatie en de gemeenteraad, de werkafspraken hierin en de contacten die dit samenspel bevorderen. Ontwerpen en bouwen •
Leren en ontwikkelen
Evalueren en indien nodig, • aanpassen van de werkwijze rondom ambtelijke bijstand en informatieverzoeken: wat gaat goed, wat kan beter. •
Nodig bij ontwikkeling
Vergroten van kennis en expertise bij de ambtelijke organisatie, het college en de gemeenteraad over ambtelijke ondersteuning en de dilemma’s die hierin kunnen worden ervaren.
•
Versterking verbindende rol griffie/ ambtelijke organisatie
•
• •
•
De ambtelijke organisatie Het college De raad De ambtelijke organisatie De raad
•
7.
Ontmoetingen van waarde tussen GMT-presidium, en tussen D070 (directeuren) en raad
•
De ambtelijke organisatie De raad
•
Informatiebeheer
Complexe beleidstrajecten en grote ontwikkelingen beslaan vaak een lange periode, waarbij veel informatie wordt geproduceerd en gebruikt. Goede opslag van al die informatie, toegankelijkheid, registratie en dossiervorming zijn essentieel voor een zorgvuldige besluitvorming en voor publieke verantwoording. Ook moet informatie bewaard worden omdat deze relevant kan zijn voor toekomstig onderzoek, zoals bijvoorbeeld voor raadsenquêtecommissies, maar ook voor wetenschappers, schrijvers en journalisten. Daarbij moet duidelijk zijn in welke context en op basis van welke overwegingen een besluit is genomen. In dit programma werken we daarom ook aan het verbeteren van informatiebeheer. Hierin wordt nauw samengewerkt met deelprogramma’s 1 en 3.
8.
Ontwerpen en bouwen
Leren en ontwikkelen
Nodig bij ontwikkeling
•
Ontwikkelen van een kader en werkwijze (incl. toezicht) voor informatiebeheer en archivering, met bijzondere aandacht voor informatiebeheer bij grote en complexe projecten
•
Bewustwording van het belang van informatiebeheer
•
De ambtelijke organisatie
•
Investeren in de technische systemen (inclusief zoekfaciliteiten) waarmee informatiebeheer wordt ondersteund
•
Ontwikkelen van kennis en vaardigheden omtrent informatiebeheer als onderdeel van ambtelijk vakmanschap
•
De ambtelijke organisatie
•
Ontwikkelen ondersteunende dienstverlening voor complexe beleidstrajecten en grote ontwikkelingen
•
De ambtelijke organisatie
Participatie
Door het Handboek Participatie toe te passen, werken we aan het opbouwen en organiseren van een structurele dialoog tussen de gemeente en de stad. In gesprek met de stad stemmen we verwachtingen af en maken we duidelijke afspraken. Zo kunnen we gerichter en beter onderbouwd bijsturen op de gebieden, thema’s of onderdelen waar participatie beter moet. Op deze manier ontwikkelen we op een coöperatieve en geïnformeerde manier de nieuwe samenwerking met bewoners, ondernemers, ketenpartners, college en raad.
Ontwerpen en bouwen
Leren en ontwikkelen
Nodig bij ontwikkeling
•
Meer expertise opbouwen door meer ondersteuning op de uitvoering te organiseren.
•
Implementeren van het Handboek Participatie, waar gedrag en houding onderdeel van is. Zo werken we doeltreffend en doelmatig en kunnen we de verbetering van de kwaliteit van participatie aantonen.
•
De ambtelijke organisatie
•
Standaardiseren van evaluaties van de Ondersteuningstrajecten.
•
Toetsen van nieuwe werkvormen in de praktijk en de lering ervan borgen.
•
De ambtelijke organisatie
•
Doorontwikkelen van de basistraining voor ambtenaren.
•
De ambtelijke organisatie