RIS318776 Beantwoording SV Gemeente komt eigen afspraak niet na en heeft geen zicht op inhuur externen

Datum

BEANTWOORDING SCHRIFTELIJKE

2 juli 2024

VRAGEN

Onderwerp

Ons kenmerk

Antwoord van het college op de vragen van het raadslid de heer Sluijs, luidend: ‘Gemeente komt eigen afspraken niet na en heeft geen zicht op inhuur externen’

DBV/10768952 RIS318776

Het raadslid de heer Sluijs heeft op 30 april 2024 een brief met daarin negen vragen aan de voorzitter van de gemeenteraad gericht. Overeenkomstig artikel 30 van het reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad, beantwoordt het college deze vragen als volgt. 1.

Is het college bekend met het artikel ‘Gemeente komt eigen afspraak niet na en heeft geen zicht op inhuur externen’ van Den Haag Centraal? (1)

Ja. 2.

Wat is de reactie van het college op de constatering dat Den Haag van de grote steden van Nederland het zwaarst leunt op externe inhuur, ondanks herhaalde waarschuwingen voor de risico’s hiervan?

Wij streven ernaar om de interne capaciteit beter te benutten en de regie op extern inhuur te verstevigen, zodat we alleen extern inhuren als dat echt nodig is. Gezien de huidige arbeidsmarkt en de noodzaak voor flexibiliteit in onze bedrijfsvoering, beschouwen wij externe inhuur een onlosmakelijk onderdeel van een effectieve oplossing voor capaciteitsvraagstukken. 3.

Kan het college toelichten waarom de gemeente haar eigen afspraken op het gebied van externe inhuur niet nakomt, zoals blijkt uit de recente bevindingen met betrekking tot het projectteam achter de bouw van cultuurgebouw Amare?

Het college herkent de directe relatie die wordt gelegd tussen het Amareproject en het concernkader externe inhuur niet. 4.

Welke maatregelen neemt het college om de transparantie en controle rondom externe inhuur te verbeteren, zodat de belangen van de Haagse burger worden gewaarborgd?

Op het verbeteren van de grip op interne doorstroom en externe inhuur in brede zin komen wij uitgebreid terug in de afdoening van motie “minder inhuur” RIS317646 en het bijgevoegde “Actieplan grip op interne doorstroom en externe inhuur”. Dit actieplan beschrijft een integrale aanpak waarin door het beter benutten van interne capaciteit en kwaliteit, in verbinding met versterkte regie op externe inhuur, structureel beter grip wordt gekregen op de externe inhuur, zowel in kwantitatieve als in kwalitatieve zin. We beschrijven daarin de maatregelen die we nemen voor het beter benutten van interne capaciteit en het verhogen van de interne doorstroom. Ook beschrijven we de maatregelen die we treffen om vanuit strakke regie op het inhuurproces de kosten te beheersen.

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DBV/10768952

In die gevallen dat het noodzakelijk is om een deel van de capaciteitsbehoefte in te huren, doen we dat op een geregisseerde en kostenbewuste manier. 5.

Kan het college aangeven waarom slechts een van de negen diensten in de afgelopen zes jaar verantwoording heeft afgelegd over ‘het geheel aan inhuuropdrachten’ en waarom deze verantwoording alleen over de kosten ging, niet over de kwaliteit van de externe inhuur?

In de praktijk vindt wel degelijk afweging plaats; namelijk op het niveau van afdelingen of projecten. Op dat niveau is sturing op externe inhuur onderdeel van de managementafwegingen. Die sturing is vanwege de diversiteit van de activiteiten en specifieke situaties, decentraal belegd. Ook evaluatie vindt plaats op het niveau van afdelingen en inhuuropdrachten. Informatie boven het niveau van afdelingen of projecten wordt niet vast gelegd omdat deze context mist en een optelsom is van steeds wisselende casuïstiek. De afweging om extern in te huren is ook vaak in het proces geregeld zoals bijvoorbeeld bij de inhuur van uitzendkrachten. Voor elke inhuurvraag die bij het centrale Bureau Inhuur Externen binnenkomt vindt een toets plaats bij de afdeling Recruitment en Mobiliteit of deze uitvraag met eigen medewerkers kan worden ingevuld. Evaluatie vindt ook plaats op basis van casuïstiek; bijvoorbeeld in gesprekken tussen lijnmanagement en uitzend- of detacheringsbureau op basis van contractafspraken. Verantwoording op niveau van diensten en concern vindt ten slotte plaats op basis van comply or explain ten opzichte van de 15% norm op het niveau van concern. 6.

Hoe verklaart het college het feit dat, ondanks de expliciete beslissing in 2017 om meer te evalueren, er nog steeds een gebrek is aan gestructureerde evaluatie van externe inhuur binnen de gemeente Den Haag?

Zie antwoord op vraag 5 7.

Welke stappen onderneemt het college om ervoor te zorgen dat de afwegingen die leiden tot een inhuuropdracht systematisch worden geregistreerd en geëvalueerd, zoals vastgelegd in het ‘concernkader externe inhuur’?

De registratie van de inhuur vindt op dit moment conform de boekingsinstructies uit het concernkader plaats. Aanvullend op de gebruikelijke verplichte velden wordt voor inhuuropdrachten in het daarvoor bedoelde systeem ook de reden van inhuur (bijvoorbeeld vervangen tijdens ziekte), de aard van de inhuur (bijvoorbeeld ICT) en de aard van de relatie (bijvoorbeeld uitzendkracht of detachering) geregistreerd. De komende tijd zullen wij meer data-gedreven gaan werken waardoor ook op het gebied van externe inhuur meer inzicht zal kunnen ontstaan. 8.

Wat is de reactie van het college op de bewering van de ambtenarij dat de gemeente in 2017 ‘de aanname’ heeft gedaan dat alleen de reden van inhuur hoeft te worden vastgelegd, terwijl het concernkader specificeert dat er vijf vragen moeten worden beantwoord en geregistreerd?

Het klopt dat deze aanname is gedaan in 2017. De aanname was dat een opdracht gevende manager de afwegingen uit het kader zou maken, om daarna de juiste registratie van de verplichte gegevens in het administratieve systeem te kunnen doen; waarbij de reden van inhuur als meest relevante criterium werd gezien.

2/3

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DBV/10768952

9.

Welke maatregelen treft het college om ervoor te zorgen dat externe inhuur niet alleen wordt beoordeeld op kosten, maar ook op kwaliteit en de gevolgen voor de gemeente en het publieke belang?

Zie het antwoord op vraag 4. Het actieplan dat bij de afdoening van motie RIS317646 is bijgevoegd beschrijft een integrale aanpak waarin door het beter benutten van interne capaciteit en kwaliteit, in verbinding met versterkte regie op externe inhuur, structureel beter grip wordt gekregen op de externe inhuur, zowel in kwantitatieve als in kwalitatieve zin. Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris, de burgemeester, Ilma Merx

Jan van Zanen

1) Gemeente komt eigen afspraak niet na en heeft geen zicht op inhuur externen (denhaagcentraal.net)

3/3