RIS318716 Verslag Rekeningencommissie 10 april 2024

Rekeningencommissie RIS318716

Verslag

Verslag van de vergadering van de Rekeningencommissie (RC) van 10 april 2024

Aanwezig:

de voorzitter, de heer M. De Vuyst; mevrouw L. van Basten Batenburg, de heren Y. Assad en R. Guernaoui, allen lid RC; de heer E. Peereboom, algemeen directeur Bedrijfsvoering; Accountantsorganisatie: mevrouw C. Slotema; secretaris: J. van Duijn.

Afwezig:

de heren T. de Boer, M. Etalle, K. Partiman en M. Sewtahal.

A. Opening, mededelingen en vaststelling agenda De voorzitter opent de vergadering om 19:30 uur en heet de aanwezigen welkom. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. Recent is Jan Willem van den Bos benoemd tot raadslid. Hij wordt door zijn fractie voorgedragen voor benoeming tot lid van de Rekeningencommissie. Van de heer Etalle is bericht ontvangen dat hij uit zijn lidmaatschap van de Rekeningencommissie ontheven wil worden. Theresia Gommans zal de Accountantsorganisatie verlaten en is voor de laatste keer bij deze vergadering aanwezig.

B. Verslag van de vergadering van 6 maart 2024 Het verslag van de vergadering van 6 maart 2024 (RIS318205) wordt ongewijzigd vastgesteld.

C. Ingekomen bestuurlijke stukken Van de lokale rekenkamer is een brief ontvangen over de betrouwbaarheidsbeoordeling van plaatsvervangend directeur van de GAD (RIS317537). Deze wordt voor kennisgeving aangenomen. De brief van het college over de hercontrole van de externe privacy-audit (RIS318004) wordt betrokken bij de behandeling van het jaarverslag 2023 van de Functionaris Gegevensbescherming. De voortgang van de contourenbrief over de actualisatie van het financieel beleid (RIS318378) wordt door de Rekeningencommissie geagendeerd nadat deze in de commissie Bestuur is behandeld. Nagegaan wordt of dit nog vóór het zomerreces gebeurt. Noot van het secretariaat: de commissie Bestuur heeft de behandeling gepland op 12 juni 2024.

D. Werkbespreking met de Directeur Bedrijfsvoering In het rapport van de Rekeningencommissie over de jaarrekening 2020 (RIS309487) heeft de commissie haar zorgen geuit over de samenloop van de reorganisatie van de bedrijfsvoering met andere verbetertrajecten. Mede naar aanleiding hiervan geeft de Algemeen Directeur van de dienst Bedrijfsvoering (DBV), Evert Peereboom, een toelichting op de stand van zaken. De tijdens de presentatie getoonde afbeeldingen en teksten zijn als bijlage bij dit verslag gevoegd.

Verslag vergadering 10 april 2024

Rekeningencommissie

Introductie en ontstaansgeschiedenis van de Dienst Bedrijfsvoering De bedrijfsvoering van de gemeente Den Haag heeft een woelige geschiedenis. Elke dienst deed grotendeels haar eigen bedrijfsvoering totdat in 2008 uitvoerende taken werden gebundeld in het Intern Dienstencentrum (IDC). In 2017 zijn vervolgens ook advies- en expertisetaken gebundeld en is het Bedrijfsvoeringsexpertisecentrum (BEC) opgericht. Daarmee was de bedrijfsvoering nog steeds op vier plekken georganiseerd: bij de diensten, in het IDC en BEC en nog enkele taken op concernniveau. Vanwege het ontbreken van een algemeen directeur bedrijfsvoering was de besturing tamelijk diffuus. Daarom is in de periode 2019-2021 ingezet op bundeling van de bedrijfsvoering in één dienst Bedrijfsvoering (DBV), die in 2022 van start is gegaan. Het is dus een jonge dienst die nog in ontwikkeling is. De voor DBV geraamde lasten voor 2024 bedragen € 287 miljoen en zijn grotendeels binnen programma 16 (Overhead) begroot. De dienst heeft ruim 1500 fte in dienst met een tamelijk evenredige verdeling in leeftijd en geslacht. Een aandachtspunt is dat het aandeel extern ingehuurde medewerkers (23%) hoger ligt dan de gemeentebrede norm van 15%. Eén van de oorzaken daarvoor is dat geen nieuw personeel mocht worden aangenomen tijdens de reorganisatiefase van de afdeling Informatisering & Automatisering (I&A).

Andere oorzaken zijn een krappe arbeidsmarkt en een terughoudendheid om te werven voor taken die met incidentele middelen worden gefinancierd. De directie stuurt nu op het vervangen van externe medewerkers door vaste medewerkers. Het verhaal en de structuur van de Dienst Bedrijfsvoering De dienst Bedrijfsvoering wil ervoor zorgen dat ambtenaren hun werk effectief kunnen uitvoeren. Het vergt een behoorlijke inspanning om deze dienstverlening zo betrouwbaar mogelijk te laten zijn. De dienst zet daarbij in op een gelijkwaardige samenwerking met de diensten. De rol van business partner is hierbij van groot belang. Voor verschillende disciplines zijn er business partners die vragen van diensten kunnen vertalen naar bedrijfsvoeringsoplossingen. Dit gebeurt binnen één overkoepelend dienstverleningsmodel. De dienst streeft ernaar een prettige en motiverende werkomgeving voor haar medewerkers te zijn. Het organogram van de dienst is onderstaand weergegeven.

De financiering van de Dienst Bedrijfsvoering Bij DBV zijn er jaarplannen per organisatieonderdeel en een jaarplan voor de gehele dienst. De omvang van de dienstbegroting groeit evenredig mee met die van de totale gemeentelijke organisatie, met aanvullende dekking voor prijsstijgingen uit de toegekende indexering. Eventuele knelpunten als gevolg van autonome ontwikkelingen of interne beleidswijzigingen worden zoveel mogelijk zelf opgelost, bijvoorbeeld door het werk slimmer te organiseren, door te besparen of door Pagina 2 van 6

Verslag vergadering 10 april 2024

Rekeningencommissie

overcommittering op incidentele budgetten. Als dat niet lukt wordt het bestuurlijk voorgelegd in de zogenoemde begrotingsretraite. Daarvan is nu sprake bij I&A, zoals tijdens de werkbespreking in de vorige vergadering op 6 maart 2024 is gemeld (zie RIS318205). Vier focuspunten basis op orde Om ervoor te zorgen dat de basis van de bedrijfsvoering op orde is richt de aandacht zich op vier focuspunten: - instroom, doorstroom en uitstroom van medewerkers, - interne beheersing: zorgen voor betrouwbare en actuele financiële data, - betrouwbaarheid van de ICT-werkomgeving, die nu nog te instabiel is en - verbetering van processen om te kunnen voldoen aan de Wet Open Overheid (Woo). Programma’s vanuit de Dienst Bedrijfsvoering met een concernbrede scope Vanuit DBV worden twee gemeentebrede programma’s geleid: - het programma Werken & Ontmoeten waarmee de mogelijkheden van digitaal werken worden benut in een aangepaste werkplekstrategie en - het programma Werkomgeving om de medewerkerstevredenheid te verbeteren. De financiële taakstelling In het vorige coalitieakkoord was een bezuiniging opgenomen oplopend tot € 9 miljoen vanaf 2026. Dit betreft het gehele ambtelijk apparaat en niet specifiek DBV. Deze besparingen worden gerealiseerd door slimmer en efficiënter te werken in plaats van het afstoten van taken.

Voorbeelden van activiteiten met minder toegevoegde waarde waarop wordt bespaard zijn de inkrimping van het aantal vierkante meters voor ambtelijke huisvesting en het afschaffen van intern factureren.

Uit de beantwoording van de vragen en de behandeling van de opmerkingen van de leden van de Rekeningencommissie komt het volgende naar voren. ▪ Benodigd aantal medewerkers: het aantal medewerkers dat de gemeente Den Haag nodig heeft voor bedrijfsvoering wordt mede bepaald aan de hand van de benchmark ‘Vensters voor bedrijfsvoering’. Periodiek worden de uitkomsten van organisatiekostenscans per discipline vergeleken met andere gemeenten. Deze instrumenten helpen om inzicht te krijgen in de mate waarin de organisatie is afgestemd op de behoefte. Mede vanwege schaarste op de arbeidsmarkt probeert DBV door middel van innovatie met minder medewerkers toe te kunnen. ▪ Rol van business partners: bij de afzonderlijke diensten zijn business partners van DBV actief voor de disciplines financiën, inkoop, communicatie, IT en personeelszaken. Zo hebben de meeste business partners voor financiën als adviseur zitting in de directieteams van diensten. Naar de diensten hebben ze naast een adviserende taak ook een controlerende taak voor wat betreft de naleving van de door DBV gestelde kaders. Als bijvoorbeeld een business partner voor financiën signaleert dat adviezen niet worden opgevolgd door een dienst is het de bedoeling dat zij dit escaleert naar de directeur Financiën. ▪ Verzuimpercentage DBV: het verzuimpercentage voor DBV ligt hoger dan de norm van 5,1%, namelijk 5,7%.

Met name het langdurig verzuim is stijgende en is daarmee een aandachtspunt. ▪ Gesprek DBV met diensten: binnenkort worden op concernniveau afspraken vastgelegd over de dienstverlening van DBV aan de gemeentelijke organisatie. Met een interne dienstverleningsmonitor wordt op belangrijke indicatoren bijgehouden wat de kwaliteit van deze dienstverlening is. Dit wordt op directieniveau besproken. Over het beleid van DBV wordt overlegd in het bedrijfsvoeringsberaad, waarin uit elke dienst een MT-lid is afgevaardigd. ▪ Terugdringen externe inhuur: het aandeel extern ingehuurde medewerkers ligt met 23% fors hoger dan de gemeentebrede norm van 15%. Met name bij de afdelingen communicatie, IT en juridische zaken is sprake van bovenmatige externe inhuur, voor een belangrijk deel als gevolg van

Pagina 3 van 6

Verslag vergadering 10 april 2024

▪

▪

▪

▪

▪

Rekeningencommissie

schaarste op de arbeidsmarkt. Binnen het directieteam zijn afspraken gemaakt over het terugdringen van externe inhuur door zoveel mogelijk externen te vervangen door vast personeel. Overcommittering en de dienstbegroting: om onderbestedingen als gevolg van planningsoptimisme tegen te gaan kan DBV op incidentele budgetten overcommitteren, dat wil zeggen meer plannen dan eigenlijk is begroot. Gedurende het jaar wordt dan gestuurd op het voorkómen van onder- of overbestedingen. Alhoewel er in voorgaande jaren knelpunten waren bij de begroting van programma 16 (Overhead), bleken zich bij de uitvoering van de dienstbegroting van DBV toch onderbestedingen voor te doen. Maatwerk bij instroom van personeel: om de aantrekkelijkheid als werkgever voor potentiële werknemers te bevorderen is de wervingsstrategie gericht op het beter herkenbaar maken de gemeente Den Haag als ‘merk’. Dit laat onverlet dat voor functies die lastig te vervullen zijn, zoals handhavers of IT-medewerkers, ook specifieke communicatiecampagnes worden ingezet. Betrouwbare en actuele financiële data: dit focuspunt voor de bedrijfsvoering is gericht op het verbeteren van de interne beheersing en de datakwaliteit van de financiële administratie. Daarmee wordt de controle op deze financiële data bespoedigd en mogelijk ook de informatievoorziening aan de raad, zoals GRIP en 4/8-maandsrapportages.

Inhoud programma Werkomgeving: de gemeentesecretaris is opdrachtgever voor het programma Werkomgeving. Voor de uitvoering is de directeur P&O verantwoordelijk. Het gemeentelijk managementteam functioneert als stuurgroep voor dit programma. De vertrouwenspersonen worden in het programma betrokken, maar de structuur voor het werk van vertrouwenspersonen verandert niet. Het initiatief voor het programma Werkomgeving is in mei 2023 genomen, waarna tamelijk snel meerdere onderdelen ervan zijn opgepakt. Voor een zorgvuldige uitvoering ervan wordt ruim de tijd genomen. De voortgang ervan wordt met het medewerkerstevredenheidsonderzoek gemonitord. Daarnaast wordt overlegd met onder meer de ondernemingsraad, vertrouwenspersonen en vakbonden. Financiële taakstelling: voor de financiële taakstelling die moet leiden tot een structurele bezuiniging van € 9 miljoen vanaf 2026 zijn enkele uitgewerkte business cases aan het college voorgelegd. Eerder is toegezegd dat de raad na besluitvorming hierover zal worden geïnformeerd. De Rekeningencommissie ziet de concrete uitwerking van de bezuinigingen met belangstelling tegemoet en wil er te gelegener tijd op terugkomen.

E. GRIP-rapportage vierde kwartaal 2023 Op 28 maart 2024 heeft de raad de GRIP-rapportage over het vierde kwartaal van 2023 (RIS318401) met geheime bijlage (RIS318449) ontvangen. De Rekeningencommissie stelt met genoegen vast dat de rapportage vlotter naar de raad is gestuurd dan de vorige rapportage en dat de informatie die openbaar kon worden gedeeld ook daadwerkelijk als openbaar document is gestuurd. Deze rapportage is ’s ochtends reeds in de commissie Ruimte besproken, inclusief de geheime bijlage. Uit de beraadslaging van de Rekeningencommissie komt het volgende naar voren. ▪ Tijdshorizon voor beoordelingscriteria: de score van het Binnenhof is van rood naar geel gegaan, onder meer omdat voor 2024 dekking uit het Cofinancieringsfonds is toegekend. De Rekeningencommissie is van mening dat de huidige score daarmee op een te korte tijdshorizon is gebaseerd en vraagt het college om scores mede te baseren op verwachtingen voor een langere termijn. ▪ De Pier uit de GRIP verwijderen: enkele veranderingen ten opzichte van de vorige voortgangsrapportage (GRIP Q2 2023) verlangen naar de mening van de Rekeningencommissie meer toelichting dan nu schriftelijk is gegeven. Zo lijkt het niet voor de hand te liggen om niet meer over De Pier te rapporteren als dit project twee achtereenvolgende semesters ‘rood’ heeft gescoord en de vooruitzichten op lange termijn niet zijn veranderd.

Het is de commissie niet voldoende duidelijk of het voorstel om De Pier voortaan niet meer in de GRIP op te nemen Pagina 4 van 6

Verslag vergadering 10 april 2024

▪

▪

▪

Rekeningencommissie

voortkomt uit gunstige ontwikkelingen in de scores op de GROTIK-M-criteria, of omdat nu anders tegen het project zelf wordt aangekeken. Dreven, Gaarden & Zichten uit de GRIP: het college meldt dat Dreven, Gaarden & Zichten “conform afspraak” uit de GRIP wordt verwijderd. Het is de Rekeningencommissie niet voldoende duidelijk of hier wordt verwezen naar een niet nader benoemde afspraak die sinds de voorlaatste rapportage is gemaakt, of dat wordt verwezen naar het eerdere voorstel om grondexploitaties niet meer in de GRIP op te nemen omdat daarvoor al een separate rapportage bestaat. In het laatste geval wil de Rekeningencommissie eerst nieuwe afspraken maken over de informatievoorziening over grondexploitaties, waaronder de Meerjarenprognose Grondexploitaties (MPG). Rapportage over grondexploitaties: vorig jaar heeft de Rekeningencommissie de wethouder Volkshuisvesting, Wijken, Welzijn en Zuidwest laten weten samen met de commissie Ruimte de MPG te willen verbeteren, naar het voorbeeld van de herziening van de GRIP-rapportage. Ook wil de commissie nadere afspraken maken over de informatievoorziening over grondexploitaties. Hiertoe is een eerste werkbespreking gepland met de commissie Ruimte op 29 mei 2024. Totdat een en ander is uitgewerkt wil de Rekeningencommissie Dreven, Gaarden & Zichten vooralsnog in de GRIP-rapportages blijven opnemen.

Volgende GRIP: de Rekeningencommissie wil voortaan één keer per jaar ter vergadering een ambtelijke toelichting ontvangen op de rapportage.

F. Beleidskader Verbonden partijen 2023 Op 12 maart 2024 heeft het college een herzien beleidskader voor verbonden partijen (RIS317313) naar de raad gestuurd. Dit beleidskader is vanmiddag in de commissie Bestuur behandeld. Hiermee is een belangrijk verbetertraject afgerond waaraan de afgelopen jaren regelmatig aandacht is besteed. De Rekeningencommissie is van mening dat hiermee een uitgebreid en goed leesbaar beleidskader voorligt en complimenteert het college en ambtelijk apparaat met deze prestatie.

G. Conceptprocedure voor aanvragen van GAD-onderzoek door raadsleden Per 1 april 2023 is de Accountantsorganisatie (GAD) gepositioneerd binnen de Raadsorganisatie (ROR, programma 1) om de controlerende rol van de raad te versterken. Een raadslid kan de Rekeningencommissie, als opdrachtgever van de GAD, vragen de GAD onderzoek te laten doen naar een specifiek onderwerp. In vervolg op de beraadslaging in de vergadering van 31 januari 2024 over de opdrachtverstrekking aan de Accountantsorganisatie is een herziene conceptprocedure opgesteld voor onderzoeksaanvragen door raadsleden (RC/2024.15). De Rekeningencommissie stemt in met het voorliggende voorstel en wil de commissie Bestuur hierover informeren.

H. Startnotitie nieuwe verordening Rekeningencommissie Naar aanleiding van de herpositionering van de Accountantsdienst naar de raadsorganisatie zijn enkele kleine aanpassingen gedaan in de Verordening Rekeningencommissie 2014. De aanpassingen betroffen voornamelijk noodzakelijke technische wijzigingen. De gewijzigde verordening is op 9 maart 2023 door de raad vastgesteld (RIS314530). De Rekeningencommissie heeft daarbij aangegeven in een later stadium te willen onderzoeken hoe de verordening Rekeningencommissie 2014 geheel vernieuwd kan worden. Vanwege de omvang van het aantal mogelijk te bespreken aandachtspunten wil de Rekeningencommissie een uitgebreidere gedachtewisseling hierover hebben in een nader te plannen bijeenkomst.

Pagina 5 van 6

Verslag vergadering 10 april 2024

I.

Rekeningencommissie

Stand van zaken Toezeggingen jaarrekeningonderzoek 2022

Het overzicht van toezeggingen die zijn gedaan door het college naar aanleiding van het onderzoek naar de jaarrekening 2022, is geactualiseerd (RC/2024.16). Inmiddels zijn er geen openstaande toezeggingen meer waarvan de termijn is verstreken. De nog niet afgedane toezeggingen hebben voor een belangrijk deel betrekking op de gezamenlijke werkbespreking met de commissie Ruimte op 29 mei 2024 over grondexploitaties en de informatievoorziening daarover. Naar aanleiding daarvan wordt nagegaan wanneer de door de wethouder aangekondigde herziene nota Grondbeleid naar de raad wordt gestuurd. Noot van het secretariaat: de Nota Grondbeleid 2019 (RIS302035) is het vigerend kader voor het Haags grondbeleid. Tijdens het onderzoek naar de jaarrekening 2022 liet de wethouder Volkshuisvesting, Wijken, Welzijn en Zuidwest weten dat de Nota Grondbeleid in 2023 zou worden herzien (RIS315931, pag. 22). Daarna heeft het college bij de beantwoording van technische raadsvragen over de programmabegroting 2024-2027 de verwachting uitgesproken dat deze voor de zomer van 2024 ter besluitvorming kan worden aangeboden (RIS317205, vraag 612). De Rekeningencommissie heeft dit als aandachtspunt voor het jaarrekeningonderzoek 2023 benoemd.

J. Werkwijze jaarrekeningonderzoek 2023 Voorafgaand aan ieder onderzoek naar de jaarrekening (gedurende mei en juni) stelt de Rekeningencommissie de werkwijze hiervoor vast. De opzet van de nu voorgestelde werkwijze (RC/2024.17) komt zoveel mogelijk overeen met die van voorgaande jaren. Het college heeft de raad geïnformeerd (RIS316972) dat de jaarrekening niet op de derde dinsdag in april wordt gepubliceerd zoals is voorgeschreven in artikel 3:4, eerste lid, van de verordening financieel beheer en beleid, maar anderhalve week later op vrijdag 26 april 2024. De werkwijze en planning voor het jaarrekeningonderzoek 2023 worden ongewijzigd vastgesteld.

Uit de beraadslaging van de Rekeningencommissie komt het volgende naar voren. ▪ Vragen over het accountantsverslag: feitelijke vragen over het accountantsverslag kunnen door Rekeningencommissieleden worden ingediend tot en met 12 mei 2024. ▪ Bevraging wethouders: de bevraging van wethouders vindt plaats op donderdagavond 6 juni 2024. Op deze dag worden ook verkiezingen voor het Europees Parlement gehouden. De Rekeningencommissie ziet hierin geen beletsel om deze vergadering door te laten gaan. De wethouders Financiën en Dienstverlening zullen alvast worden geïnformeerd over de datum van deze vergadering. ▪ Voortgang jaarrekeningcontrole: de gemeenteaccountant laat weten dat de controle van de jaarrekening vooralsnog op schema loopt. Omdat wet- en regelgeving niet tijdig is aangepast is bij de controle van de rechtmatigheidsverantwoording sprake van enige vertraging. ▪ Inbreng voorzitter: bij aanvang van het debat over de vaststelling van de jaarrekening door de raad licht de voorzitter het rapport en advies van de Rekeningencommissie mondeling toe. Aan de werkwijze wordt voortaan toegevoegd dat de voorzitter zijn inbreng voorafgaand met de leden deelt en binnen welke termijn dat gebeurt.

K. Termijnplanning De termijnplanning (RC/2024.13) wordt ongewijzigd vastgesteld.

L. Rondvraag en sluiting Er zijn geen vragen. De voorzitter sluit de vergadering om 21:23 uur. Pagina 6 van 6