RIS318698 Bijlage 2.1 bij Handboek - De Haagse Participatiewerkwijze
Tekst van het document
Haags Samenspel
De Haagse Participatiewerkwijze
Hét stappenplan voor het inzetten van participatie Project:
Voor betere participatie
Participatie is de manier waarop bewoners, ondernemers en organisaties invloed uitoefenen op en betrokken zijn bij vraagstukken in hun straat, buurt, wijk of stad. Ga je in jouw project participatie gebruiken? Of werk je aan een startnotitie of plan van aanpak? De Haagse Participatiewerkwijze helpt je op weg.
De Haagse Participatiewerkwijze bestaat uit vier stappen 1 Participatieplan 2 Participatieanalyse 3 Participatieontwerp 4 Participatieverslag • Elke stap bestaat uit vragen. Heb je alle vragen beantwoord? Dan is het participatietraject afgerond. • Elke stap biedt instrumenten en methodes om te gebruiken.
De Haagse Participatiewerkwijze
2
Stap 1 Participatieplan Breng eerst in kaart waarover je wilt laten participeren. Voordat je anderen bij het traject betrekt. Je stelt vast welke strategische keuzes er zijn om met je team of bestuur te bespreken. Je beschrijft waarop de deelnemers invloed kunnen uitoefenen en wie welke rol in het proces heeft.
Onderdelen: • Projectinformatie • Bepalen van de invloed die mogelijk is • Rollen
Projectinformatie 1. In welke fase bevindt zich het project/plan waarvoor je participatie wilt inzetten? Verkenningsfase Beleidsontwikkeling, planuitwerking Keuzes maken Uitvoering, realisatie Overig, namelijk: Waar komt de vraag voor (inwoners-)participatie bij dit project/plan vandaan? Heeft iemand opdracht gegeven tot participatie?
Welke wet- en regelgeving is van toepassing? En welke beleidskaders?
Wat staat er verder al vast binnen het project en kunnen mensen geen invloed meer op uitoefenen?
De Haagse Participatiewerkwijze
3
2. Waarover gaat het participatietraject of wat is het participatievraagstuk? Wat is het onderwerp waarbij je anderen wilt betrekken (op wilt laten participeren)?
Tip: Een participatietraject kan ook ongewenste effecten hebben. Denk vooraf na of het onderwerp bestuurlijk en/of politiek gevoelig is.
Wat gaan betrokkenen (bewoners, ondernemers, organisaties, etc.) van het project/plan merken?
3. Wat is de planning van het participatietraject? Participatie vraagt organisatie, tijd en inzet van collega's en kost geld om uit te voeren. Wanneer moeten de resultaten van het participatietraject bekend zijn?
Hoeveel budget is er voor de organisatie van de participatie en de bijbehorende communicatie?
Bepalen van de invloed die mogelijk is 1. Wat is het doel van de participatie? Wat wil je bereiken met de participatie? Meerdere antwoorden zijn mogelijk Belangen in beeld brengen Argumenten en/of standpunten verzamelen Kennis en ervaring ophalen Alternatieve oplossingen ophalen Tot een gezamenlijk standpunt komen Deelnemers zelf verantwoordelijkheid geven Invloed van inwoners vergroten Acceptatie op genomen beslissingen vergroten Onbehagen verminderen Overig, namelijk: Tip: Bij een goed participatie
2. Wie wil je bij het participatietraject betrekken (extern)? Met andere woorden: wie zijn de doelgroepen?
traject zijn de deelnemers zo divers mogelijk. Dus denk naast inwoners ook aan ondernemers, ondernemersverenigingen,
Welke verschillende belangen spelen er? Zijn de belangen tegengesteld of delen
buurtverenigingen,
deelnemers belangen?
belangenverenigingen, uitvoeringspartners, particuliere ontwikkelaars en buurgemeenten.
De Haagse Participatiewerkwijze
4
3. Waarover kunnen inwoners wel en niet participeren? Oftewel wat is de mate van invloed? Wat zijn wel vraagstukken voor participatie?
Wat zijn geen vraagstukken voor participatie?
4. Welke randvoorwaarden, eisen en/of kaders zijn aan dit participatietraject gesteld?
5. Welke centrale participatievraag kun je aan inwoners stellen?
6. Hoe weegt de uitkomst van het participatietraject mee in de besluitvorming? De uitkomst is van doorslaggevend belang De uitkomst wordt meegenomen in het advies Overig, namelijk: 7. Welke invloed kunnen inwoners uitoefenen?
Tip: Bekijk de trap van
(Mee-)beslissen
eigenaarschap. Het niveau
Meewerken
van invloed kan verschillen
Meedenken
voor verschillende
Mening geven
onderwerpen / fases binnen
Aanhoren
het participatieproces.
Toelichting:
De Haagse Participatiewerkwijze
5
Rollen 1. Wie wil je intern bij het participatietraject betrekken?
Tip: Een goed participatie traject kent verschillende rollen. Denk aan mensen met kennis van het gebied, met kennis van communicatie en met kennis over
2. Hoe verdeel je de taken binnen het projectteam?
participatie.
Wie is waarvoor bevoegd of verantwoordelijk?
De Haagse Participatiewerkwijze
6
Stap 2 Participatieanalyse In stap 1 heb je de uitgangspunten van je participatietraject vastgesteld. In deze stap kijk je naar de factoren die bepalend zijn voor het participatietraject. Je kijkt welke behoeften er leven in het gebied/de situatie waar je aan de slag gaat.
Ga erheen!
Omgevingsanalyse 1. Welke relevante informatie is er al bekend over het project/plan en het gebied?
Tip: Wellicht is er al een omgevingsanalyse beschikbaar. Vraag dit na bij betrokken collega’s. Bijvoorbeeld vanuit het stadsdeel of een gebiedsregisseur.
2. Wie wonen en werken er in het gebied en hoe willen zij betrokken worden? Zijn er ook sleutelfiguren of ambassadeurs aanwezig in het gebied?
Tip: Doe onderzoek. Lees bijvoorbeeld mediaberichten in en over het gebied of de situatie. Ga in gesprek met de doelgroepen. Bespreek hun belangen, behoefte en beleving.
3. Welke andere projecten, activiteiten of ontwikkelingen (in het gebied) vinden er plaats en hebben invloed op het project/plan?
Tip: Check na de omgevingsanalyse of je nog nieuwe inzichten moet toevoegen aan stap 1, aan het participatieplan.
De Haagse Participatiewerkwijze
7
Stap 3 Participatieontwerp Je bedenkt per fase van het project welke participatievraag je aan bewoners kunt stellen. En bedenk welke vorm en participatiemomenten daarbij passen (Fase 1 Proces in grote lijnen). In elke fase kunnen meerdere activiteiten en contactmomenten zijn. Vervolgens werk je de gekozen participatiemomenten verder uit (fase 2 Participatiemiddelen uitwerken). Ten slotte voer je het participatie-ontwerp uit (fase 3 Uitvoeren).
Onderdelen: • Fase 1 Proces in grote lijnen • Fase 2 Participatiemiddelen uitwerken • Fase 3 Uitvoeren
Fase 1 Proces in grote lijnen 1. Heeft het project al duidelijke fases? Denk bijvoorbeeld aan een schetsontwerp, voorlopig ontwerp, definitief ontwerp
Tip: Denk ook aan de mogelijkheid van een voorgesprek of een startevenement, voordat het participatieproces begint. Bij veel geschiedenis rondom een onderwerp of in het
Welke mijlpalen of deelproducten zijn er te onderscheiden?
gebied kan een startactiviteit een positief effect hebben op het proces.
2. Welke participatievraag stel je aan bewoners voor elke fase of deelproduct?
Hebben bewoners voldoende kennis om die vraag te beantwoorden? Zo nee, hoe zorg je dat bewoners binnen dit project aan de juiste kennis kunnen komen?
De Haagse Participatiewerkwijze
8
3. Hoe kunnen bewoners meedoen? Online, digitaal Offline, fysiek, face-to-face Een combinatie van de bovenstaande opties 4. Welke vorm(en) van participatie wil je gebruiken?
Tip: Kijk in de Haags
Denk bijvoorbeeld aan een participatiewebsite, straatgesprek, interview,
Samenspel 'toolbox voor
bewonerspanel, (inloop)bijeenkomst, wandeling of creatieve sessie
bewonersparticipatie' voor meer informatie over verschillende werkvormen.
5. Welke moment(en) passen het beste bij de wijk en de doelgroepen? Denk bijvoorbeeld aan de dag van de week, het dagdeel, spreiding in tijd, maar ook aan v akanties en aansluiting op andere activiteiten
6. Zet de gekozen vormen van participatie met data op een tijdlijn. Gebruik hiervoor een ander document of met post-its.
Fase 2 Participatiemiddelen uitwerken Bij vraag 4 van fase 1 heb je gekozen voor verschillende vormen van participatie (participatiemiddelen). Deze kan je met behulp van onderstaande vragen verder uitwerken. 1. Hoe bereik je mensen die de taal minder of niet vaardig zijn? Denk bijvoorbeeld aan meertaligheid of meer beeldende werkvormen
2. Wil je dat bewoners gezamenlijk tot een advies komen? Of wil je hen individueel bevragen?
3. Welke groepsgrootte past het beste bij de participatievraag die je bewoners wilt stellen? Bedenk bijvoorbeeld dat niet iedereen in een grote groep een mening durft te geven Individueel Tweetallen Kleine groep Grote groep Overig, namelijk:
De Haagse Participatiewerkwijze
9
4. Welke passende werkvormen wil je gebruiken? Denk bijvoorbeeld aan stemmen met stickers op stellingen, een collage maken, een gebied herontwerpen middels een maquette
5. Test de werkvormen. Werk waar nodig de participatiemiddelen en een draaiboek uit. Vraag Multimedia om materialen te maken.
Aandachtspunten 1. Is het duidelijk bij wie deelnemers terecht kunnen met vragen?
2. Heb je vastgelegd hoe je mensen op de hoogte houdt van tussentijdse resultaten? Vergeet niet mensen te informeren over wat er met hun inbreng gebeurt.
3. Heb je ervoor gezorgd dat de opbrengst van het participatietraject een plek krijgt in het project?
4. Wie moet de opbrengst meenemen in beslissingen, wordt het bijvoorbeeld een raadsmededeling?
Tip: Kijk nog één keer terug of
Fase 3 Uitvoeren Nu kan je aan de slag met het uitvoeren van de participatie. Succes!
je participatieontwerp nog overeenkomt met de eerder ingevulde antwoorden bij het participatieplan en de participatieanalyse.
De Haagse Participatiewerkwijze
10
Stap 4 Participatieverslag De laatste stap is de evaluatie. Je kijkt tussentijds en na afloop samen met de deelnemers en het participatieprojectteam naar de effecten van het participatietraject. Kijk naar wat je hebt geleerd. Bedenk hoe je opgedane kennis en ervaring bewaart en deelt.
1. Met wie ga je wanneer evalueren? Denk ook aan tussentijdse evaluaties
2. Hoe zorg je ervoor dat collega’s gebruik kunnen maken van de opgedane kennis en ervaring?
Colofon Dit is een uitgave van Haags Samenspel, Gemeente Den Haag Vormgeving Dienst Bedrijfsvoering Multimedia Februari 2024