RIS318659 Bijlage 1 1 Verslag van bevindingen ten aanzien van Rechtmatigheid

Notitie aan Dagelijks Bestuur Bedrijvenschap HarnaschPolder van Administrateur van het Bedrijvenschap HarnaschPolder Datum DB: Onderwerp:

22 maart 2024 Verslag van bevindingen ten aanzien van Rechtmatigheid

Inleiding Op 29 november 2023 heeft Het Dagelijks Bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Bedrijvenschap HarnaschPolder besloten in te stemmen met het Controleplan Rechtmatigheid inclusief het daarin opgenomen verantwoordingspercentage van 3% en deze ter vaststelling voor te leggen aan het Algemeen bestuur. Het Algemeen Bestuur heeft op 11 december 2023 het Controleplan rechtmatigheid vastgesteld. In het controleplan zijn de controlemaatregelen beschreven die in aanvulling op de maatregelen beschreven in het handboek AO door de Administrateur van het Bedrijvenschap zullen worden uitgevoerd en is vastgelegd dat de Administrateur na afloop van het jaar een verantwoording verstrekt aan het Dagelijks bestuur waarin hij aangeeft of zijn controlewerkzaamheden basis vormen voor het Dagelijks Bestuur om te verklaren dat de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen. Verrichte werkzaamheden en uitkomsten 1. De Administrateur heeft conform het Controleplan beoordeeld of alle aangegane verplichtingen door de planeconoom zijn beoordeeld en daarbij heeft gecontroleerd of de verplichting past binnen de raming die ten grondslag heeft gelegen aan de GREX. De directeur heeft kennis kunnen nemen van het advies van de planeconoom alvorens over te gaan tot opdrachtverlening.

In aanvulling op het controleplan heeft de Administrateur tevens beoordeeld of de verplichtingen in overeenstemming zijn met de aanbestedingsregels. In de financiële administratie zijn 64 verplichtingen vastgelegd in 2023. Hiervan betrof één verplichting een opdracht in 2024 en één verplichting een opdracht uit 2022. Van de resterende 62 verplichtingen is geconstateerd dat deze door de budgethouder, planeconoom en directeur zijn geaccordeerd. Tevens is zelf vastgesteld dat de aanbestedingsregels juist zijn toegepast op de individuele opdrachten maar waarvoor tevens een spend-analyse is uitgevoerd over de afgelopen vier jaar, ter voorkoming van eventueel opknippen van opdrachten. 2. De Administrateur stelt vast of voor betaling gereedgezette inkoopfacturen door daartoe bevoegde functionarissen zijn geautoriseerd of de prestatie is geleverd en of de betalingen gaan naar de juiste leveranciers (tenaamstelling en bankrekening). Hij verricht hiertoe integrale controle op betaalbatches. Hij parafeert hiertoe iedere betaalbatch. In het verslagjaar zijn 353 inkoopfacturen en 18 betaalbatches verwerkt. Alle in de betaalbatches gereedgezette inkoopfacturen waren door daartoe bevoegde functionarissen geautoriseerd en in de betaalbatches opgenomen bedragen en bankrekeningnummers sloten aan op de op de facturen vermelde gegevens.

Oordeel Op basis van de verrichte werkzaamheden en de uitkomsten daarvan is de conclusie dat het Bedrijvenschap Harnaschpolder gedurende het verslagjaar rechtmatig heeft gehandeld en dat het Dagelijks Bestuur, tevens steunend op de uitkomsten van de controlewerkzaamheden van de accountant, in de jaarrekening kan verklaren dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens.

Ming-yi Ling 7 februari 2024