RIS318603 Bijlage 2 Uitgangspunten en Werkwijze Haagse MKB Toets

Bijlage 2: Uitgangspunten en werkwijze Haagse MKB-toets Uitgangspunten Haagse MKB-toets 1. De Haagse MKB-toets krijgt, net als de landelijke MKB-toets en in lijn met de handreiking van MKB-Nederland voor de vormgeving van een lokale MKB-toets, praktisch vorm door middel van een panelgesprek. Per beleidsonderwerp wordt een panel samengesteld. Een beleidsonderwerp kan specifieke groepen ondernemers raken. Daarom wordt niet gewerkt met een vast panel. Er wordt gestreefd naar een vertegenwoordiging van ondernemers die een goede afspiegeling vormen van degenen door het betreffende beleidsvoornemen worden geraakt. Er wordt dus niet gestreefd naar een representatieve afvaardiging in statistische zin. 2. De MKB-toets vindt tijdig in het beleidsproces plaats. Beleidsprocessen zijn soms langdurige trajecten. De markttoets geeft ondernemers de mogelijkheid invloed uit te oefenen op het beleidsproces omdat beleidsmakers hun mening kunnen meenemen. Met ‘tijdig’ wordt bedoeld: een concept van nieuw of aangepast beleid wat op hoofdlijnen kan rekenen op ambtelijke steun en die van de portefeuillehouder, zonder alles dicht te timmeren en ruimte voor aanpassing. 3. Beleidsafdelingen die eigenaar zijn van het betreffende beleidsdossier zijn zelf verantwoordelijk voor de uitvoering en follow-up van de MKB-toets bij de uitwerking van het betreffende beleid.

De afdeling Economie is eigenaar van het instrument MKB-toets, adviseert over de toepassing ervan en jaagt het gebruik binnen de gemeente aan. 4. De MKB-toets wordt als instrument verankerd binnen de participatietrajecten rond gemeentelijke processen die van invloed zijn op het MKB. Dit krijgt invulling door opname van de MKB-toets in de Participatieverordening en het Beleidskader Participatie Haags Samenspel. 5. De gemeente rapporteert jaarlijks richting gemeenteraad over het instrument MKB-toets bij de voortgangsrapportage Economische Uitvoeringsagenda. Over wat er met de inhoudelijke uitkomsten van de MKB-toets is gebeurd, wordt de raad geïnformeerd in het kader van de betreffende beleidstrajecten. Werkwijze Haagse MKB-toets 1. Na een intakefase, waarin wordt verkend in hoeverre voorgenomen beleid raakt aan het bedrijfsleven, wordt de Haagse MKB-toets opgestart. De verkenning wordt gedaan door afdeling Economie en de betrokken beleidsmedewerker van het te toetsen onderwerp. Om te bepalen of een onderwerp geschikt is voor toepassing van de MKB-toets worden de volgende criteria meegewogen: • Het betreft regels of beleid waarmee een systeemwijziging wordt beoogd, die van invloed zijn op bedrijfsprocessen • Er zijn naar verwachting wijzigingen in de bedrijfsprocessen van de ondernemer nodig als het (nieuwe) beleid wordt /de regels worden ingevoerd.

• Er is sprake van belangrijke nieuwe of extra verplichtingen, die een groot aantal bedrijven raken. • De kosten voor bedrijven om te voldoen aan de nieuwe regels of beleid zijn naar verwachting substantieel, omdat bijvoorbeeld vergunningen of ontheffingen moeten worden aangevraagd, periodieke rapportages verplicht worden en/of andere administratieve handelingen nodig zijn. 2. De betrokken beleidsmedewerker schrijft een startnotitie ter voorbereiding op een panelgesprek met ondernemers, dat door de gemeente wordt georganiseerd. In de startnotitie staat wat het beleidsvoornemen behelst en welke bedrijven hiermee te maken gaan krijgen. 3. Een ondernemerspanel bestaat uit maximaal 10 individuele ondernemers die een goede afspiegeling vormen van de doelgroep van het beleidsvoornemen. Het gesprek duurt ca. 1,5 uur en vindt plaats op een voor ondernemersvriendelijk tijdstip en locatie. Voor de samenstelling van het panel worden ondernemers benaderd uit de netwerken van de gemeente (waaronder de bedrijfscontactfunctionarissen) en het Bestuurlijk Overleg Economische Zaken (BOEZ). Het BOEZ wordt gevraagd om 5 ondernemers aan te reiken. Het BOEZ wordt tijdig geïnformeerd over aanstaande MKB-toetsen en kan een toehoorder afvaardigen.

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSO/

4.

5.

6.

Het panelgesprek wordt begeleid door een (bij voorkeur) vaste neutrale gespreksleider/voorzitter, die open houding heeft. De gespreksleider heeft geen directe betrokkenheid bij het betreffende beleidsonderwerp en heeft geen belangen in relatie tot het betreffende onderwerp. Het ondernemerspanel wordt gestart met een goede procesuitleg om de verwachtingen naar betrokkenen scherp te hebben. De voorzitter maakt bij de start van het panelgesprek duidelijk dat het resultaat van het panel meegenomen wordt in de beleidsvorming. Van het gesprek wordt een geanonimiseerd verslag gemaakt dat binnen enkele weken met de deelnemers wordt gedeeld. Het BOEZ krijgt een afschrift van het verslag. Na het panelgesprek gaat de betreffende beleidsmedewerker aan de slag met de opbrengst van het panelgesprek. Deelnemers krijgen enige tijd later teruggekoppeld wat er is gebeurd met de opbrengsten van het gesprek in relatie tot verdere beleidsvorming.

2/2