RIS318603 Bijlage 1

Rapportage Evaluatie

MKB-toets 10-01-2024

Rapportage lerende evaluatie MKB-Toets 10-01-2024

1.1 Introductie De pilot Haagse MKB-Toets is gericht op het verkrijgen van kennis en inzicht met betrekking tot de werkbaarheid van de lokale MKB-Toets. Deze pilot is gericht op beleidsontwikkelingen die consequenties hebben voor het lokaal MKB en in de initiatieffase verkeren. Dit om te verkennen hoe de Haagse MKB-Toets kan worden toegepast binnen de organisatie, waarbij bredere implementatie en verankering van de lokale MKB-Toets als vervolgtrajecten worden gezien. Op 30 juni 2022 heeft de raad de motie ‘Laat ondernemers meedenken door middel van een MKBtoets’ aangenomen (RIS 312748). De uitwerking van de pilot Haagse MKB-Toets en diens evaluatie is in ‘Haagse MKB-Toets’ (RIS 316448) verder beschreven. In het coalitieakkoord ‘Haags Akkoord 20232026’ is de MKB-Toets gekoppeld aan het ontwikkelproces van een zero-emissiezone in de kuststrook. Deze evaluatie is gericht op verslaglegging van het pilotproces, bestaande uit twee testcases. Door een lerende evaluatiemethode toe te passen konden de leerpunten uit de eerste pilot worden meegenomen in de organisatie van de tweede pilot. De uiteindelijke evaluatie levert inzichten in de bredere toepasbaarheid van de lokale MKB-Toets.

1.2 Belangrijkste conclusies • •

•

•

Vrijwel alle deelnemers gaven aan dat er behoefte is aan een MKB-toets als instrument en dat het onderwerp van de bijeenkomst zinvol was. Het breder invoeren van de MKB-Toets als participatie-instrument vergt meer inzicht in de implicaties die dit met zich meebrengt. Een bestuurlijke inrichting voor participatie in het algemeen is op dit moment onduidelijk, dus hoe de MKB-Toets zich daartoe kan verhouden is een open vraag. Ook moet in dat geval stil worden gestaan bij de vraag waar de MKB-Toets belegd wordt en wie verantwoordelijk is voor de uitvoering. De geest van de toets zou niet anders mogen zijn dan het in zo vroeg mogelijk stadium betrekken van ondernemers in beleidsvorming. Anders gezegd: praat met betrokken ondernemers terwijl het beleid wordt gemaakt. De waarde van de MKB-Toets is gekoppeld aan een responsieve gemeente en een open, transparante en ontvankelijke houding van gemeentelijk medewerkers. Omdat het spannend kan zijn om met de buitenwereld te communiceren over beleid in vorming, is het verstandig om extra stil te staan bij de vorm en inhoud van communicatie rond de MKB-Toets.

1.3 Doelen Er zijn drie doelen gesteld voor deze evaluatie: 1. De lokale MKB-Toets beschrijven in opzet en uitvoering. 2. Inzicht krijgen in de werkbaarheid en haalbaarheid van de lokale MKB-Toets als gemeentelijk instrument om Haagse ondernemers vroegtijdig mee te laten denken/praten over nieuw beleid en/of regelgeving. 3. Inzicht geven in factoren (bijv. randvoorwaarden) die succesvolle toepassing van een Haagse MKB-Toets faciliteren.

2

1.4 Onderzoeksvragen Voor het onderzoek zijn twee hoofdvragen en een tiental deelvragen geformuleerd. De twee hoofdvragen richten zich op de algehele opzet van de Haagse MKB-Toets en zullen aan het eind van deze evaluatie worden besproken, terwijl de deelvragen gedurende deze rapportage met praktijkervaringen worden opgepakt. De hoofdvragen luiden als volgt: 1. In hoeverre is de werkwijze van de pilot Haagse MKB-Toets geschikt om als nieuw participatieproces te implementeren? 2. Onder welke voorwaarden is de Haagse MKB-Toets gemeentebreed te implementeren? Hierbij gaan we in deze rapportage alleen in op de voorwaarden die aan de uitvoeringen en organisatie van de MKB-Toets verbonden zijn. Op voorwaarden voor de bredere implementatie en invoering van het instrument in gemeentelijke beleidsprocessen en de participatiestrategie wordt hier niet diep ingegaan. Dit vergt nader onderzoek. Ook de impact van de toets op het beleidsproces wordt in deze evaluatie niet meegenomen. De input van ondernemers wordt immers met andere input over langere duur meegenomen in het lopende beleidsproces, waardoor het effect op het uiteindelijke beleid op zich laat wachten en lastig te isoleren is. Wel wordt kort ingegaan op de directe effecten van de MKB-Toets op beleidsplannen.

1.5 MKB-Toets in het kort In de praktijk bestaat een MKB-Toets uit een gesprek tussen gemeentelijke medewerkers en een groep MKB-ondernemers. Deze ondernemers denken in een vroege fase van beleidsontwikkeling mee over de vormgeving van beleidsplannen en nieuwe regels. Wanneer een beleidsplan naar verwachting significante gevolgen voor ondernemers gaat hebben, wordt een groep geïnteresseerde MKB-ondernemers gevormd om een beleidsvoornemen te bespreken. Tijdens het overleg over het beleidsvoorstel komen aspecten van werkbaarheid en regeldruk aan de orde. Vragen die gesteld kunnen worden zijn bijvoorbeeld: Zijn de beoogde maatregels uitvoerbaar? Sluit het beleidsvoornemen aan bij de dagelijkse praktijk van ondernemers? Waar liggen mogelijke knelpunten en oplossingen? Zijn er alternatieve keuzes te bedenken die minder regeldruk opleveren voor MKB-ondernemers? Met de informatie uit dit gesprek gaat de gemeente aan de slag in de verdere uitwerking van het beleidsvoorstel. Deelnemers ontvangen daarna een terugkoppeling over wat er tijdens het gesprek is besproken en hoe hun inbreng verder wordt opgepakt.

2. Beschrijving & duiding In de zomer en najaar van 2023 zijn twee pilots uitgevoerd met het implementeren van een Haagse MKB-Toets. De eerste toets vond plaats met ondernemers uit Kijkduin en ging over de uitbreiding van de zero-emissiezone in Kijkduin (zie RIS 317424). De tweede toets vond plaats met Haagse ondernemers in het Centrum, en ging over de inzameling van bedrijfsafval (zie RIS 315979). In dit deel van de evaluatie wordt het proces rond de twee MKB-Toetsen beschreven. Daarnaast wordt gereflecteerd op basis van deze beschrijvingen op de haalbaarheid en werkbaarheid van het instrument. De rapportage van de twee pilots wordt onderverdeeld in een sectie over het voortraject (2.1), de bijeenkomsten zelf (2.2), en het traject na de bijeenkomst (2.3).

3

2.1 Voortraject In het voortraject van de MKB-toets dat plaatsvindt vóór de bijeenkomst met ondernemers wordt gefocust op de organisatie aan de beleidskant en de praktische organisatie van de MKB-Toets. Na elk deelonderwerp volgt een korte reflectie.

2.1.1 Beleid: Onderwerpkeuze & Afstemming met dossierhouder De verkenning naar passende onderwerpen loopt langs verschillende diensten binnen de gemeente. Daarbij blijkt de uitdaging vooral in het uitzoeken of dossiers zich in de juiste fase van het beleidsproces bevinden en of ze inhoudelijk raakvlak hebben met Haagse MKB. Uiteindelijk is dit tweemaal gelukt, maar er zaten ook onderwerpen tussen die wel zijn verkend, maar niet tot een MKB-toets hebben geleid. Voorgesprekken over de Reclamenota (raakt vooral landelijke partijen, nauwelijks Haags MKB) en Duurzame Stadslogistiek (kaderstellend traject zonder concrete maatregelen voor MKB) bleken geen goede match te zijn voor de MKB-Toets. Tijdens verkennende gesprekken over het dossier Duurzame Stadslogistiek werd wel duidelijk dat de ontwikkelingen voor de kuststrook verder gevorderd waren. Daarop is besloten verder te gaan met de Zero Emissie Zone in Kijkduin. In het voortraject over bedrijfsafval was het zoeken naar de juiste afbakening. Aanvankelijk was de wens om een klankbordgroep met ondernemers te organiseren. Na afstemming met de dossierhouder is besloten om het ophalen van bedrijfsafval in het centrum als onderwerp te nemen voor de MKB-Toets. Daarbij is het doel gesteld om meer inzicht te krijgen in de rol van de gemeente in het ophalen van bedrijfsafval. Reflectie onderzoekers: •

•

•

Aangezien verschillende diensten betrokken waren in de zoektocht naar passende onderwerpen, rijst de vraag waar eigenaarschap van de MKB-Toets thuishoort. Dit vraagt om heldere keuzes over waar dit instrument wordt belegd en wie verantwoordelijkheid draagt voor de uitvoering. In de intakefase selectiecriteria als quick-scan hanteren verschaft mogelijk duidelijkheid en scheelt tijd voor de dossierhouder. Hierbij kunnen selectiecriteria van eerdere MKB-Toetsen (Rotterdam, Ministerie EZK) worden aangepast naar eigen inzicht. Een beknopte handleiding met de bedoeling van de MKB-Toets en gemaakte afspraken/ verwachtingen voor dossierhouder en gespreksleider kan meer helderheid scheppen en miscommunicatie voorkomen.

2.1.2 Praktische organisatie: Voorbereiding sessie met gespreksvoorzitter, dossierhouder, organisator & locatie, genodigden, en uitnodigingen In de MKB-Toets over de Zero Emissie Zone in Kijkduin was een extern onderzoeksbureau (EMMA) al betrokken om een draagvlakmeting voor de ZEZ in Scheveningen uit te voeren (RIS 317424). De MKBToets zou gedeeltelijk aansluiten bij dit proces. Door gebruik te maken van de expertise van het onderzoeksbureau kon ook via die opdracht het voorzitterschap van de MKB-Toets worden vervuld. De onderzoeksopzet van de draagvlakmeting strookte niet op alle punten met de doelen en uitvoering van de MKB-Toets. In eerste instantie was het doel namelijk draagvlak meten over beleid zoals het eruit zou moeten komen te zien (laat in het beleidsproces), terwijl het uitgangspunt van de MKB-Toets is om ondernemers te kunnen laten meepraten over nog niet vaststaand beleid (zo vroeg mogelijk in het beleidsproces). Het onderzoeksbureau is akkoord gegaan met de werkwijze van de MKB-Toets maar door verschillende uitgangspunten in de opdrachtverlening verliep de communicatie soms wat stroef. 4

Het voortraject van de tweede toets over bedrijfsafval verliep qua communicatie beter. De doelen en werkwijze konden vanaf het begin duidelijk gecommuniceerd worden. Wel bleek het tijdens het organiseren van de tweede MKB-Toets wederom lastig om een gespreksvoorzitter en notulist te vinden. Een algemeen gebrek aan capaciteit binnen de gemeente om dit soort functies op te pakken in participatietrajecten is een aandachtspunt. Voor beide MKB-Toetsen zijn locaties in de stad gevonden, waarbij gekozen is voor herkenbare locaties dichtbij de ondernemers. Voor de eerste toets is het uitnodigen van de deelnemende mkb’ers deels gebeurd op initiatief van het onderzoeksbureau. Zij hadden al een aantal ondernemers op het oog voor hun initiële opdracht en met enkele ondernemers al contact gehad. Zij hebben aan één van de ondernemers gevraagd of hij andere ondernemers wilde aandragen. De uitnodigingen zijn uiteindelijk verstuurd door de gemeente, samen met een beleidsnota en achtergrondinformatie. Bij de tweede toets, conform de afspraken met de BOEZ, heeft BOEZ tevens de kans gehad om mkb’ers aan te dragen. In afstemming tussen inhoudelijk betrokkenen van de afdeling Economie met MKB Den Haag en Koninklijke Horeca Nederland Den Haag (leden BOEZ) zijn de deelnemers geworven. De uitnodigingen zijn door de (gemeentelijke) organisator verstuurd, inclusief achtergrondinformatie.

Reflectie onderzoekers: • • •

•

Geschikte gespreksvoorzitters binnen de gemeentelijke organisatie bleken lastig te vinden. Ga hier in een vroeg stadium naar op zoek; Zoek een gespreksvoorzitter die geheel onafhankelijk is van het proces en de inhoudelijke materie en die goed kan voorzitten; Bedenk vooraf wat voor soort groep je selecteert: bijvoorbeeld een homogene groep die met dezelfde problematiek te maken heeft, maar heterogeen genoeg om verscheidenheid aan ervaringen op te vangen; Na het vaststellen van de kenmerken van de groep kan het handig zijn deelnemers (mede) door andere ondernemers te laten benaderen. Deze sneeuwbalmethode werkt vooral goed wanneer weinig contactgegevens bekend zijn van potentiële deelnemers en ondernemers uit een bepaald(e) branche/ gebied elkaar kennen.

2.2 Bijeenkomst In dit deel worden de twee pilotsessies o.b.v. observaties beschreven; de MKB-Toetsen ZEZ Kijkduin en Bedrijfsafval Centrum.

2.2.1 Casus ZEZ Kijkduin Locatie Voor deze eerste bijeenkomst is een locatie dichtbij de zes deelnemers gekozen: vakantiepark Roompot in Kijkduin. In een vergaderzaaltje boven het restaurant van het vakantiepark zitten de aanwezigen gemengd aan tafels die in een U-vorm zijn opgesteld. Doorloop De bijeenkomst gaat van start met een introductie van de MKB-Toets als instrument. Dit omvatte een korte introductie van de aanwezige gemeentelijke medewerkers en gespreksvoorzitter. Er volgt een beknopte inhoudelijke en technische toelichting van het gespreksonderwerp door de dossierhouder. Als start van het gesprek begint de gespreksvoorzitter met een rondvraag over de voor- en nadelen van een mogelijke zero emissiezone in Kijkduin. Zo komt een goede inhoudelijke discussie op gang waarbij iedereen meedoet en het woord krijgt. Veel ondernemers onderstrepen het belang van 5

verduurzaming, maar vragen zich wat de juiste oplossingen zijn. Als voorbeeld wordt het jaarlijks opbouwen en afbreken van strandpaviljoens genoemd; dit beleid staat verdere verduurzaming in de weg doordat paviljoens aanpassen lastig is en zwaar materieel nodig is bij op- en afbouw. Kan dit niet anders? Afsluitend reflecteerden de deelnemers op de vraag welke factor voor hen het meest belangrijk is: economische haalbaarheid, technische haalbaarheid, het tijdspad, of de samenwerking met de gemeente. Dit onderdeel vormde praktisch een samenvatting en reflectie op de voorgaande discussie. Interactie en sentiment Tijdens het gesprek ontstaan twee momenten die de discussie beïnvloeden. Ten eerste leidt een discussie over voertuigen van bezoekers van het vakantiepark– met name de milieu-impact van dieselcampers – voor verwarring. Ten tweede wordt de toon van het gesprek feller doordat eerdere teleurstellende ervaringen van ondernemers met de gemeente ter sprake komen. Het eerste punt betreft een onduidelijkheid over de inhoud: een zero emissiezone is immers geen milieuzone (alle voertuigen) en beperkt zich tot bestel- en vrachtwagens. Het tweede moment verbreedde de discussie van de inhoud van het beleidsvoornemen naar het beleidsproces en de rol van samenspraak hierin.

Oud zeer en eerdere (slechte) ervaringen met de gemeente werden aangehaald om te pleiten voor meer invloed op het verdere proces. Afsluiting en opbrengst Er was geen sprake van een duidelijke conclusie aan het einde of van concrete afspraken over hoe het verder zou gaan. Afronding van de discussie volgde vrij abrupt, waardoor er weinig concrete afspraken werden gemaakt over het vervolg en verwachtingen. Pas na een vraag van een deelnemer over het vervolg werd er meer gezegd over terugkoppeling en verder contact. Ook herhaalt een aantal ondernemers dat ze graag in gesprek blijven met de gemeente over dit dossier. Reflectie onderzoekers: • De mkb’ers gaven aan graag betrokken te willen blijven bij het onderwerp en niet eenmalig geraadpleegd te worden. Dit onderstreept dat participatie verwachtingen wekt en niet ophoudt bij één bijeenkomst. Een responsieve gemeente die ontvankelijk en transparant is sluit hierbij aan. • De structuur van de bijeenkomst verdient aandacht. Zo werd er minder lang stilgestaan bij de uitleg van het proces - spelregels, afspraken, planning etc. – dan voorzien. Door een abrupte afsluiting blijven afspraken onduidelijk en weten deelnemers niet wat ze kunnen verwachten. Het participatieproces is juist gebaat bij helderheid over afspraken en verwachtingen.

• Probeer inhoudelijke onduidelijkheden te voorkomen door duidelijk het onderwerp uit te leggen met concrete voorbeelden en verwachtingen rond de rol van deelnemers te managen. • Ruimte bieden voor het uitspreken van ervaringen met en vertrouwen in de gemeente kan het gesprek ten goede komen, wanneer de betrokken gemeentelijke medewerkers open op deze kritiek ingaan. Hier blijkt wederom het belang van een open en ontvankelijke houding. 2.2.2 Casus Bedrijfsafval Centrum Locatie De bijeenkomst over bedrijfsafval vond in de Humanity Hub, wederom in de buurt van de zeven deelnemers. Hoewel deze locatie naast het stadhuis ligt, is ervoor gekozen de bijeenkomst buiten het stadhuis te houden. De gemeentelijke dossierhouder en gespreksleider zaten vooraan, de onderzoekers en een accounthouder van de afdeling Economie in het midden, de notulist achterin, de zeven horecaondernemers verspreid; voorin en achterin. Doorloop 6

De opening begint met een voorstelrondje. Tevens wordt de agenda van de bijeenkomst kort toegelicht (15 minuten). Daarna volgt een korte inleiding over de MKB-Toets al instrument, waarbij interesse blijkt in de motivatie van de raad om een MKB-Toets in te zetten. Vervolgens krijgt de dossierhouder het woord. Aan de hand van een PowerPoint worden drie scenario’s aan de groep voorgelegd over de rol van de gemeente in de bedrijfsafvalstroom. Dit roept meteen inhoudelijke reactie en discussie op onder de mkb’ers. Concrete problemen en oplossingen volgen al snel, ook voor onderwerpen die buiten de scope van het overleg vallen, waarbij de gespreksleider moet bijsturen om de discussie weer terug te brengen naar de presentatie. Foto’s tijdens de discussie over de drie scenario’s roepen herkenning en reacties op. Vooral over het scheiden van afval heeft iedereen iets te zeggen. Op de rol van de gemeente volgt kritiek (dit onderwerp is 5 jaar geleden ook al besproken, beleid staat los van ondernemers, weinig handhaving), hoewel de ondernemers tegelijkertijd pleiten voor maatwerk en meer verwachten van de gemeenten in een regulerende rol. Interactie en sentiment Er is veel interactie tijdens de bijeenkomst met de ondernemers, maar sommigen nemen duidelijk meer het woord dan anderen. Met name de twee ondernemers die achteraan aan tafel zitten zijn minder vaak aan het woord.

Het gebruik van de PowerPoint met drie scenario’s (1 foto en eventueel een paar woorden per scenario) was een goede toevoeging. Het laat duidelijk zien waar we het over hebben en roept discussie op. Net als bij de eerste casus (ZEZ) vinden de ondernemers het fijn mee te kunnen praten, maar uiten ze wel zorgen over of er iets met hun inbreng gebeurt. Over het algemeen is de sfeer goed en staat iedereen er positief in. Soms spreken de ondernemers zich kritisch uit over de gemeente maar het blijft respectvol en constructief. De gespreksleider hoeft weinig bij te sturen, er vindt een open gesprek plaats tussen de ondernemers en de dossierhouder. Afsluiting en opbrengst De ondernemers willen nog snel hun laatste zegje doen, dus de afronding loopt wat uit en is wat korter dan gepland. Nabranders gaan o.a. over communicatie, wat allemaal niet mag, en een ervaren gebrek aan handhaving. Enkele ondernemers zeggen te willen helpen met dit onderwerp, maar dat ze tijdens deze bijeenkomst echte oplossingen hebben gemist. Reflectie onderzoekers: •

•

• • •

•

Het introduceren van elkaar (onder leiding van de gesprekvoorzitter) en het inleiden van de MKB-Toets (onder leiding van de dossierhouder) kost even tijd. Het is goed om die tijd ook te nemen om goed de bedoeling van de toets over het licht te brengen en aan verwachtingsmanagement te doen. Uit reacties van de aanwezige ondernemers blijkt een mix van bereidwilligheid om inhoudelijk mee te denken en tegelijkertijd scepsis en kritiek op gemeentelijk beleid en handelen. Het is belangrijk om hier goed mee om te gaan en de rol van de gemeente als uitvoerder én als participant in dit overleg duidelijk te maken. Responsiviteit is hierbij belangrijk door open, transparant en ontvankelijk te zijn als gemeentelijke organisatie. Qua opstelling is het handig de ondernemers centraal bij de gesprekleider en dossierhouder te zetten. Zo wordt het overleg gefaciliteerd. Het gebruik van een PowerPoint om de discussie te begeleiden kan van toegevoegde waarde zijn. Ook foto’s van situaties wekken inhoudelijke reacties op. Hoewel de gespreksleider de discussie leidt is de rol van de dossierhouder meer inhoudelijk en is het goed als er een open gesprek is tussen de ondernemers en de dossierhouder op inhoudelijk vlak. Neem voor de afronding wat meer tijd. Bijvoorbeeld d.m.v. een korte samenvatting van de belangrijkste punten die ter tafel zijn gekomen nog even kort te benoemen. Daarnaast is 7

het verstandig om duidelijke afspraken te maken over wanneer de ondernemers het gespreksverslag krijgen en wat er met hun input gebeurt.

2.3 Traject na de bijeenkomst Na de bijeenkomst met mkb’ers is hebben beide groepen een korte vragenlijst ingevuld. In het deel hieronder wordt de uitslag daarvan kort toegelicht. Daarnaast is een onderdeel van de MKB-Toets het nasturen van een verslag aan de deelnemers. Ook dit punt is geëvalueerd. Tenslotte is een aanvullend interview gehouden met de dossierhouders van de eerste en tweede pilot over de opbrengst van de bijeenkomst. Uitslag van enquête en analyse Reacties van deelnemers direct na de MKB-Toets waren beide keren overwegend positief over de bijeenkomst. Deelnemers waren het ermee eens dat er voldoende ruimte voor inbreng was en dat de juiste personen betrokken waren. Mede daarom gaven de meeste deelnemers aan de bijeenkomst nuttig te vinden, hoewel er twijfel bestond over de duidelijkheid van vervolgafspraken en het nut van hun eigen inbreng. Bovendien geven vrijwel alle deelnemers aan dat er behoefte is aan de MKBToets als instrument en dat het onderwerp zinvol was. Als verbeterpunten geven deelnemers aan dat communicatie verbeterd zou kunnen worden. Meer duidelijkheid over het doel van de bijeenkomst en te nemen (vervolg)stappen zou helpen. Ook zou de voorbereiding meer diepgang kunnen hebben en beter op de doelgroep afgestemd kunnen worden. De meeste deelnemers hebben de voorbereidingstijd niet als tijdrovend ervaren.

Nasturen van notulen In beide bijeenkomsten met mkb’ers is hen verteld dat zij binnen twee weken een verslag van de bijeenkomst toegestuurd zouden krijgen. Beiden keren is dit om verschillende redenen niet gebeurd: eerst omdat beleid rond uitbreiding van de zero emissiezone deel uitmaakte van de coalitieonderhandelingen, daarna vanwege personele wisselingen onder betrokken gemeentelijke medewerkers. Interview dossierhouders casus ZEZ Kijkduin en casus Bedrijfsafval De dossierhouder van de pilot ZEZ Kijkduin geeft aan dat participatie door deze doelgroep van toegevoegde waarde is geweest voor het beleidsproces. Samen met het draagvlakonderzoek heeft de input van de MKB-Toets eraan bijgedragen de planning voor uitbreiding van de zero emissiezone te verruimen. Het voornemen is ook meer met het MKB te gaan doen en de input van de mkb’ers in het verdere beleidstraject te gebruiken. Er wordt aangegeven dat de MKB-toets een nuttig instrument is gebleken, hoewel hij zich afvraagt hoe de MKB-Toets zich tot andere participatieinstrumenten verhoudt. Door het vertrek van de dossierhouder in de casus Bedrijfsafval vlak na de uitvoering van de MKBToets wordt de input van deze MKB-Toets opgepakt wanneer de vacature vervuld is. Wel zijn bepaalde sentimenten die uit de MKB-Toets naar voren kwamen overgedragen aan diverse beleidsmedewerkers die dat in hun lopende werk meenemen.

Daarnaast ziet de tijdelijke dossierhouder van de casus Bedrijfsafval toevoegde waarde in het instrument. Die waarde zit met name in het in contact komen met ondernemers, hen het voorgenomen beleid uit kunnen leggen, en in het ophalen van wensen en sentiment. Als aandachtspunt wordt het wankele evenwicht benoemd tussen enerzijds het vroegtijdig betrekken van ondernemers (waardoor het lang duurt voor er iets met hun input wordt gedaan) en anderzijds sneller iets met de input kunnen doen wanneer

8

ondernemers pas later betrokken worden, met als nadeel dat er dan al veel meer vastligt in het beleid. Reflectie onderzoekers: •

•

•

De mkb’ers waren over het algemeen tevreden met het verloop van de bijeenkomst en het kunnen geven van input over beleid. Wel is een toezegging gedaan over het terugkoppelen van het verslag die niet is nagekomen. Dit had verschillende redenen - lopende coalitieonderhandelingen en wisselingen in personeel – maar daar had beter over gecommuniceerd kunnen worden. De mkb’ers gaven in beide bijeenkomsten aan te twijfelen over de zin van het deelnemen omdat er niks met hun input zou gebeuren. Dit komt deels door eerdere ervaringen met de gemeente en deels door de aard van de participatie. Hoe vroeger in het beleidsproces de deelnemers worden betrokken, hoe langer het duurt voor er concrete output op basis van hun input wordt gegenereerd. Anderzijds is het later in het beleidsproces mogelijk om over zeer concrete punten te spreken, maar is de ruimte voor invloed en aanpassingen op het beleidsvoornemen kleiner. Het is lastig voor dossierhouders om hierin een goede balans te vinden. Het is de vraag in hoeverre de MKB-Toets los kan worden gezien van andere participatietrajecten. In principe is een participatietraject altijd maatwerk, waarbij dit instrument specifiek de ondernemersdoelgroep betrekt.

Reflecties van deze groep op beleidsvoornemens kunnen van toegevoegde waarde zijn, maar dat houdt niet in dat bredere participatie niet gezocht hoeft te worden wanneer het beleidsvoornemen zich daartoe leent.

9

Conclusie: lessen & randvoorwaarden Conclusie In 2023 zijn twee pilots uitgevoerd om het instrument de Haagse MKB-Toets te implementeren binnen het gemeentelijke beleidsproces. De eerste pilot gaat over de Zero-Emissiezone in Kijkduin (ZEZ Kijkduin), de tweede pilot over Bedrijfsafval van de horecasector. In deze evaluatie is gekeken naar de werkwijze van de pilot Haagse MKB-Toets en de geschiktheid om dit instrument als nieuw participatieproces te implementeren. Daarnaast worden een aantal voorwaarden gesteld waaronder de Haagse MKB-Toets gemeentebreed geïmplementeerd zou kunnen worden. Er wordt in deze rapportage niet ingegaan op voorwaarden voor de bredere implementatie en invoering van het instrument in gemeentelijke beleidsprocessen en de participatiestrategie. Het voortraject (de organisatie vóór de bijeenkomst) van de MKB-Toets is in de twee pilots over het algemeen goed verlopen. Er zijn enkele leerpunten, met name in de eerste pilot, met betrekking op de onderwerpkeuze en afstemming met de dossierhouder. Denk bijvoorbeeld aan het goed afbakenen van het onderwerp en de beleidsfase waarin de casus zich bevindt. Een handleiding of achtergronddocument waarin de bedoeling en eventuele randvoorwaarden uiteen worden gezet kan hierbij helpen.

Qua praktische organisatie viel op dat het vinden van een gesprekvoorzitter niet altijd gemakkelijk is, en goed moet worden nagedacht over de groep ondernemers die wordt uitgenodigd. De bijeenkomsten die in het kader van de pilot Haagse MKB-Toets zijn gehouden, zijn over het algemeen geslaagd. Vrijwel alle deelnemers gaven aan dat er behoefte is aan een MKB-toets als instrument en dat het onderwerp zinvol was. In de eerste pilot (ZEZ Kijkduin) zijn een aantal verbeterpunten meegenomen naar de volgende pilot (Bedrijfsafval). Zo was de opzet (met duidelijke inleiding en introductie van het onderwerp) in de tweede pilot een geslaagde inleiding op de verdere discussie. Daarnaast was de interactie tussen dossierhouder, gesprekleider en MKB in de tweede pilot goed op elkaar afgestemd en daardoor van toegevoegde waarde. Door vooraf goed na te denken over de inhoudelijke afsluiting weten ondernemers beter wat het gesprek geeft opgeleverd en wat zij precies kunnen verwachten van de terugkoppeling en hun bijdrage aan het beleid. Het traject na de bijeenkomst is niet geheel verlopen zoals gepland. Ondanks dat de ondernemers toegezegd is binnen twee weken een verslag van de bijeenkomst te ontvangen is dit beide keren (door omstandigheden) niet gebeurd.

Ondanks dat in deze evaluatie niet is meegenomen wat met de input van de mkb’ers na de bijeenkomsten in het beleidsproces gebeurt, geven deelnemers van de pilot wel aan belangrijk te vinden dat ze betrokken blijven en niet alleen geraadpleegd te worden omwille van het participatieproces. Hierover goed nadenken aan de voorkant van de MKB-Toets zou dit beter kunnen ondervangen. Wanneer we kijken naar de werkwijze van de Haagse MKB-Toets concluderen we dat het instrument een waardevolle bijdrage kan leveren aan het beleidsproces door op een goed overwogen moment te kijken naar de mogelijke effecten van het beleidsvoornemen op de bedrijfsvoering van ondernemers. Naar aanleiding van de twee pilots waarbij de MKB-Toets is ingezet kunnen we stellen dat het instrument procesmatig een nuttige bijdrage levert, waarbij moet worden stilgestaan bij onderstaande randvoorwaarden.

Randvoorwaarden In deze evaluatie wordt geen oordeel gegeven over het succes van een Haagse MKB-Toets in het algemeen, of de wijze waarop dit instrument geïmplementeerd zou moeten worden. De evaluatie focust op de twee pilots die met behulp van dit instrument zijn gedaan en geeft een aantal 10

randvoorwaarden waaraan een Haagse toets zou moeten voldoen wanneer de MKB-Toets geïmplementeerd zou worden. •

•

•

•

•

•

•

Deze evaluatie is nauw toegespitst op het proces van de pilot van de MKB-Toets en geeft geen oordeel over hoe het organisatorisch moet worden ingericht als een MKB-toets gestandaardiseerd in de organisatie wordt opgenomen. Mocht de toets verplicht gesteld worden dan is dat een opgave die een organisatieverandering vergt. Een bestuurlijke inrichting voor participatie in het algemeen is er op dit moment niet, dus hoe de MKB-Toets zich daartoe kan verhouden is nog volstrekt onduidelijk. Het breder invoeren van de MKBToets als participatie-instrument vergt meer inzicht in de implicaties die dit met zich meebrengt. De geest van de toets zou niet anders mogen zijn dan het in zo vroeg mogelijk stadium betrekken van ondernemers in beleidsvorming. Anders gezegd: praat met betrokkenen terwijl het beleid wordt gemaakt. De naam MKB-Toets is wellicht wat ongelukkig aangezien dit de verwachting kan wekken bij de deelnemende mkb’ers dat zij het voorgenomen beleid gaan beoordelen en kunnen goed- of afkeuren. Dit is niet het geval. Wel is van belang dat de betreffende afdeling nog openstaat voor alternatieven en oplossingen nog niet vastliggen. Bovendien moet het de mkb’ers duidelijk zijn dat het beleidsvoornemen in vorming is en het eindresultaat anders kan zijn dan zij beogen.

Tegelijkertijd moet er aandacht zijn voor de fundamentele vraag wanneer participatie gezocht wordt: streef ernaar om participanten vroegtijdig te betrekken (waardoor het echter lastig kan zijn om concreet te worden en het lang kan duren voor er iets met input wordt gedaan) maar wees ervan bewust dat input sneller verwerkt kan worden wanneer ondernemers pas later betrokken worden (met als nadeel dat er dan al veel meer vastligt in het beleid en participatie een formaliteit kan worden). Goede participatie staat of valt met goede communicatie. Wanneer de MKB-Toets wordt ingezet moet de communicatie over de ontwikkelingen rondom het beleid en de afhandeling van de bijdrage van de ondernemers transparant zijn. De bereidwilligheid van ondernemers en het algemeen vertrouwen in de overheid om betrokken te zijn bij gemeentezaken kan anders in gedrang komen. Het is daarom van belang om tijdig terug te koppelen en met deelnemers in contact te blijven. Omdat het spannend kan zijn om met de buitenwereld te communiceren over beleid in vorming, is het verstandig om de vorm en inhoud van communicatie rond de MKB-Toets van tevoren te bespreken. Een geslaagde MKB-Toets heeft baat bij een open en productieve houding van de dossierhouder. Dit geldt zowel voor, tijdens als na de MKB-Toets. Dit sluit aan bij de flexibele en faciliterende rol die van de overheid wordt gevraagd bij een MKB-Toets.

Een bekwame gespreksvoorzitter draagt bij aan een succesvol overleg met ondernemers. Dit voorzitterschap dient oog te hebben voor zowel deelnemers als het proces en de inhoud van de MKB-Toets. Een ontspannen en ontvankelijke houding gaan daarbij hand in hand met doelgerichtheid. Deze persoon dient qua proces en inhoud neutraal in het gesprek te staan, wat echter niet betekent dat deze van buiten de gemeentelijke organisatie moet komen. Wel houdt dit in dat rolzuiverheid van de voorzitter bewaakt dient te worden. De MKB-Toets is een participatie-instrument dat zich specifiek richt op het MKB. Dit instrument moet niet in isolatie worden gezien. Door een goede koppeling van dit instrument aan overige overlegstructuren (bijv. antennegroep, BOEZ) en participatieinstrumenten kan de werkbaarheid van de MKB-toets worden versterkt.

11

•

•

•

Het instrument streeft niet naar inspraak door een representatieve groep mkb’ers. Daar is de groep deelnemers te klein voor. Bij het selecteren van ondernemers is het wel goed om naar diversiteit te streven binnen een vastgesteld geografisch gebied en/of branche. De selectie van een gepast onderwerp voor de MKB-Toets vergt inzet en creativiteit. De impact van het beleidsvoornemen op bedrijfsvoering van ondernemers ligt niet altijd voor de hand. Veel beleidsdossiers vallen niet binnen de economische agenda maar raken ondernemers wel in de uitvoering. Draag zorg voor responsiviteit. Het tijdig terugkoppelen van het verslag van de verdere afwikkeling is belangrijk. Waardeer de betrokkenheid van ondernemers en houd hen ook op de hoogte van het verdere verloop van het beleidsvoornemen aan de hand van een aantal deadlines na de eerste terugkoppeling. Participatie houdt niet op na de MKB-Toetsbijeenkomst.

12

COLOFON Uitgave Gemeente Den Haag DSO / Programmamanagement, Strategie en Onderzoek December 2023

Inlichtingen DSO / Programmamanagement, Strategie en Onderzoek Wijnand Kerklaan (070 2187947 / wijnand.kerklaan@denhaag.nl ) Tamar de Corte (06 50009461 / tamar.decorte@denhaag.nl)

De dienst Stedelijke Ontwikkeling aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid inzake het gebruik en toepassing van de gepresenteerde gegevens. Afwijkingen in absolute aantallen en % kunnen veroorzaakt worden door afrondingen. Bij gebruik van cijfers is bronvermelding verplicht.

13