RIS318402 Stand van zaken beheersing projecten Q4 2023

Typ tekstTyp tekstTyp tekst

040

Retouradres: Postbus 12600, 2500 DJ Den Haag

Ons kenmerk

Aan: de Gemeenteraad

DSO/10695249 RIS318402 Contactpersoon

Martijn Kniestedt Dienst

Dienst Stedelijke Ontwikkeling Afdeling

Beheersing Projecten Telefoonnummer

14070 Datum

E-mailadres

25 maart 2024

martijn.kniestedt@denhaag.nl

Onderwerp

Stand van Zaken beheersing projecten Q4 2023

Het college heeft de afgelopen jaren samen met u hard gewerkt aan flinke verbeterslagen met betrekking tot projectbeheersing en aan de verantwoording hierover. Het plan van aanpak Beheersing Projecten, het Risicomanagementkader, de risicomanagementsessies, de Haagse Standaard Projectmatig Werken en de aangepaste GRIP-rapportage zijn, die het college in nauwe samenwerking met de commissies en de GAD hebben aangepast, zijn daar mooie voorbeelden van. Het introduceren van een risicoparagraaf in raadsvoorstellen, als opbrengst van de risicomanagementsessie met de commissies, draagt bovendien bij aan het verder professionaliseren van projectbeheersing. Bij deze stappen komen alle GROTIK+M aspecten (Geld, Risico, Organisatie, Tijd, Informatie, Kwaliteit en Maatschappelijke relevantie) van projectbeheersing aan de orde. Met voorliggende raadsmededeling wordt de voortgang op alle lopende onderwerpen met u gedeeld. Afgesloten onderwerpen zijn in de bijlage toegevoegd en tevens terug te lezen in de reeds geagendeerde raadsmededelingen. Toegankelijkere informatievoorziening en verantwoording naar de gemeenteraad Evaluatie GRIP De laatste GRIP-rapportage, Q2 2023 (RIS317167) is opgesteld in een iets andere weergave. De rapportage bestaat uit aparte projectbladen met een oplegger.

Projectbladen bevorderen de leesbaarheid, eventuele dubbelingen in de rapportage worden voorkomen en het wordt bovendien mogelijk om de rapportage te digitaliseren. De grondexploitaties zijn, mede op advies van de GAD, uit de GRIP-rapportage gehaald (RIS314573). Deze projecten worden reeds op andere momenten met de raad gedeeld. Dreven, Gaarden, Zichten wordt bij uitzondering ook in de GRIP-rapportages opgenomen (zie ook RIS315765). In de commissiebrief ‘Vervolg evaluatie GRIP-rapportage’ (RIS314573) zijn alle verbetervoorstellen met betrekking tot de rapportage te lezen. Onderzoek grote projecten In juli 2023 zijn de resultaten, conclusies en aanbevelingen van het onderzoek grote projecten aan de raad aangeboden (RIS316009). Op basis van de met de gemeentelijke accountantsdienst (GAD) afgestemde uitgangspunten zijn er vierenvijftig projecten geselecteerd die zijn meegenomen in het onderzoek (RIS314281). Van de vierenvijftig projecten maken twee projecten onderdeel uit van de begroting van een ander project en zijn in dat resultaat opgenomen. Over het project Ongelijkvloerse Kruising Zwolsestraat bent u apart geïnformeerd (RIS313882).

Gemeente Den Haag

Spui 70 Den Haag

Postbus 12600 2500 DJ Den Haag

T 14070 www.denhaag.nl

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSO/10695249

De conclusies zijn derhalve gebaseerd op eenenvijftig resultaten. Van alle eenenvijftig onderzochte resultaten zijn er vijfendertig met een positief resultaat of nul op de balans, zeven met een resultaat minder dan 10% overschrijding en negen projecten met een overschrijding van meer dan 10%. Verklaringen van overschrijdingen vinden zich voornamelijk in prijsstijgingen, scopewijzigingen, indexatie, extra apparaatlasten ten gevolge van langere doorloop project en een aantal specifieke extra lasten bij achterstallig onderhoud. Van onderschrijdingen was er vaak sprake wanneer er nog meer kansen waren om werk-met-werk te maken en door met name het uitblijven van benoemde risico’s. In de gevallen dat er bijzondere gebeurtenissen hebben plaatsgevonden, is daarop ingezoomd om ervan te leren. Op basis van de bevindingen is er een aantal lopende en geplande acties - met betrekking tot het verder professionaliseren van de beheersing van projecten – uitgezet. Deze zijn terug te lezen in de eerdere genoemde raadsmededeling 'Resultaten, conclusies en aanbevelingen van het onderzoek grote projecten’ (RIS316009). Naar aanleiding van de behandeling van de resultaten in de rekeningencommissie d.d. 14 december 2023 zijn er aanvullende vragen gesteld. Daarover wordt u apart geïnformeerd.

Het versterken van projectbeheersing en risicomanagement Er zijn verschillende aanpassingen in de structuur van de organisatie doorgevoerd (zie bijlage 1). Er is een team aangesteld dat de opgave heeft de verbeterslagen op het gebied van projectbeheersing binnen het fysieke domein te realiseren. Risicomanagers In het kader van risicomanagement zijn er het afgelopen jaar twee risicomanagers ingehuurd om de risicodossiers van een externe review en update te voorzien en om de projectmanagers waar nodig te begeleiden in het geactualiseerd houden van de risico’s. De vacatures voor vaste risicomanagers hebben, door de krapte op de arbeidsmarkt, enige tijd opengestaan. Inmiddels zijn we erin geslaagd om twee vaste risicomanagers aan te stellen en hebben we afscheid genomen van de ingehuurde risicomanagers. Risicomanagement in de keten Er is een kader risicomanagement opgesteld voor het fysieke domein van de gemeente Den Haag. In dit kader is de huidige werkwijze, formats, archivering en methodiek van risicomanagement vastgelegd zodat er structureel en onderbouwd gevolg gegeven kan worden aan de ingeslagen weg. Omdat het kader een ambtelijk stuk betreft, is er op 1 juni 2023 in een gezamenlijke sessie van de commissie Ruimte met de Rekeningencommissie nader ingegaan op hoe risicomanagement bij de projecten en programma’s in het fysieke domein wordt ingezet.

Leidraad kostenramingen Op basis van de aanbevelingen van een interne audit op grote projecten door Twynstra Gudde is er inmiddels een concept leidraad Kostenramingen opgesteld. Bij het opstellen van de leidraad is er gekeken naar hoe er bij anderen organisaties (G4, RWS, Schiphol en ProRail) wordt om gegaan met kostenramingen. Standaardisatie van de post voorzien en onvoorzien in projecten bij verschillende fases en verschillende type projecten heeft daarmee een plek gekregen. De leidraad moet bovendien bijdragen aan inzicht in bij welk type project in welke fase we welk percentage onvoorzien en welke onzekerheidsmarges gebruiken. Er is een werkgroep die de leidraad heeft opgesteld en die ook bij de implementatie daarvan is betrokken. Uitrollen van de leidraad en communicatie over hoe we kostenramingen hebben georganiseerd staat in 2024 gepland.

2/6

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSO/10695249

Kwaliteitsmanagement Er wordt op verschillende onderdelen aandacht geschonken aan het verstevigen van de kwaliteit van de projectbeheersing. Zo wordt er verder vorm en richting gegeven aan een PSU (Project Start Up) en aan het projectbeheersingsproces. Daar maken het scopemanagement, wijzigingsbeheer en documentatie- en archivering onderdeel van uit. Er zijn in de afgelopen periode meerdere pilots gestart ter voorbereiding op de implementatiefase. Ook is er een voorstel gedaan voor de manier waarop de beheerparagraaf en risicoparagraaf vorm krijgt in de raadsvoorstellen. Naast een kader Risicomanagement is er een start gemaakt met kader Planningsmanagement. Hierin wordt er, naast de procedures en producten met betrekking tot de planningen, aandacht besteed aan de koppeling met risicomanagement. De Standaard Projectmatig Werken is gelanceerd voor de initiatieffase van projecten en programma’s. Het is geen hele nieuwe manier van werken maar geeft in een portaal een overzicht, voor elke medewerker aan een project of programma, van fases, procedures en formats. De basis ligt er, daar waar het nieuwe procedures of producten betreft ligt de focus nu op de implementatie. Er is rekening gehouden met de aansluiting van de processen en producten in een groter deel van het fysieke domein. Verder versterken van integrale gebiedsontwikkeling en de regie van de gemeente.

Op alle thema’s wordt er gewerkt aan het verder versterken van de samenwerking in het fysieke domein. Zowel voor wat betreft de rapportage aan de gemeenteraad als ook op gebied van andere aspecten van projectbeheersing; risicobeheersing in het bijzonder. Daarmee wordt er verder invulling gegeven aan uniformering in de beheersing van projecten voor het fysieke domein. Mooi voorbeeld hiervan is de vertegenwoordiging van zowel DSO als DSB in de kerngroep en stuurgroep Projectbeheersing. De gebiedsteams die werken aan de gebieden CID, Binckhorst en Zuidwest hebben een eigen fysieke plek gekregen om nog meer focus te hebben op het integrale karakter van de opgave. GRIP-projecten 2023 In de raadsmededeling 'Stand van zaken beheersing projecten Q1 2023’ (RIS315765) zijn de GRIPprojecten 2023 (zoals hieronder weergegeven) met de gemeenteraad gedeeld. Er is gehoor gegeven aan de wens om de gemeenteraad mee te nemen in de wijzigingen die er, n.a.v. de jaarlijkse schouw en de evaluatie van het format, op de GRIP-lijst hebben plaatsgevonden. GRIP-projecten 2023 1. Tramremise Gavi Kavel 2. Renovatie Binnenhof 3. De Pier 4. NvU Gebiedsontwikkeling HS/Laakhavens 5. Grotiusplaats overkluizing 6. INTHR infra lijn 16 7. Middenboulevard Scheveningen Fase 1 8. Dreven, Gaarden, Zichten 9.

Schedeldoekshaven In de raadsmededeling ‘Stand van zaken beheersing projecten Q1 2023’ (RIS315765) stond het project Tramremise Gavi Kavel fase 1a nog op de lijst van GRIP-projecten. Een opgave is daarbij geweest om te kijken naar dubbelvoudig ruimtegebruik. Het onderzoek hiertoe is inmiddels afgerond, hierover bent u geïnformeerd middels de voortgangsrapportage tramremise Ypenburg (RIS316653). Met de kennis van nu is planning voor de huidige opgave realistisch en ook financieel haalbaar.

3/6

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSO/10695249

Het VO Tramremise wordt naar verwachting in Q2 2024 aan u voorgelegd. Voor het resterende deel van de GAVI-kavel wordt momenteel een NvU opgesteld, hierover wordt u separaat geïnformeerd. Planning is op dit moment ook hier realistisch en financieel haalbaar. Met verwijzing naar de gestuurde voortgangsrapportage, het vervallen van de complexiteit en de verwachting ten aanzien van de twee fasen betreft het geen GRIP-project meer. Het project INTHR infra lijn 16 zal in de volgende GRIP-rapportage Q4 2023 niet meer terugkomen omdat deze is afgerond. Om de GRIP-lijst te kunnen bepalen worden alle projecten jaarlijks geschouwd. De eerstvolgende schouw is in Q1 2024. De lijst van GRIP-projecten 2024 worden aansluitend met de raad gedeeld. Planning actieplan In het onderstaande overzicht is volledigheidshalve beknopt weergegeven wat de voortgang is op de actiepunten. Afgeronde actiepunten zijn in de bijlage toegevoegd. Onderwerp Risicomanagers in dienst

Planning Doorlopend

Leidraad kostenramingen

Q1 2024

Verder uitrollen van acties op het gebied van kwaliteitsmanagement. Kader Planningsmanagement

Q2 2023 en lopend Q3 2024

De Standaard projectmatig werken

Q4 2024

GRIP-rapportage Q2 2023

Q4 2023

GRIP-rapportage Q4 2023

Q1 2024

S.v.z. Q4 2023 Door de inzet van wervingskanalen en promotie van de vacatures hebben we ondertussen deze vacatures kunnen invullen. Concept leidraad is gereed. Uitrollen van de leidraad in 2024. Pilots op het gebied van PSU zijn uitgevoerd. Concept kader voor fysieke domein gereed. Het opstellen van een Standaard projectmatig werken is gestart. Daarin wordt er geclusterd en gestructureerd in beeld gebracht hoe er wordt (samen)gewerkt in projecten en programma’s. Verder uitwerking volgt gedurende het gehele jaar (in zogenoemde sprints). GRIP-rapportage Q2 2023 is aan de raad aangeboden. GRIP-rapportage Q4 2023 zal naar verwachting eind Q1 2024 aan de raad worden aangeboden.

U wordt periodiek over voortgang van openstaande actiepunten geïnformeerd, een en ander conform toezegging in de commissiebrief ‘Integriteit projectbeheersing en aanbevelingen Rekenkamerrapport’ (RIS308178). Het eerstvolgende moment waarop u geïnformeerd wordt is rondom de GRIPrapportage (Q2 2024). Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris, de burgemeester, Ilma Merx

Jan van Zanen

4/6

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSO/10695249

Bijlage 1: Afgesloten onderwerpen Dikgedrukt zijn de afgeronde acties van het afgelopen half jaar. Thema

Onderwerp

S.v.z. Q4 2023

Stuurgroep Projectbeheersing

De stuurgroep Projectbeheersing komt inmiddels maandelijks samen en stuurt op de voortgang van de verdere professionalisering van projectbeheersing.

Afdeling Beheersing Projecten

Afdeling Beheersing Projecten (MBP) is op 1 februari 2021 gestart. Ter voorbereiding op het opstellen van het plan van aanpak Beheersing projecten is er door Twynstra Gudde gekeken naar een aantal projecten. Aanbevelingen zijn in actieplan Beheersing projecten meegenomen.

Het versterken van projectbeheersing en risicomanagement

Toegankelijke informatievoorziening en verantwoording naar de gemeenteraad.

Er is een Plan van Aanpak Beheersing Projecten opgesteld waarin er richting is gegeven aan de Plan van aanpak verdere ontwikkeling van producten en processen Beheersing die helpen om nog meer grip te krijgen op de Projecten beheersing van projecten. Externe review op het plan van aanpak is gedaan door Horvat & Partners B.V. Uit die review kwamen aanbevelingen naar voren die betrekking hadden op het definiëren van de opgave, het niet alleen focussen op laag hangend fruit en op verder concretiseren en versterken van de verbinding van het kernproces met projectbeheersing. Er zijn RISMAN (Risicomanagement methode) RISMAN workshops gegeven aan circa 60 projectleiders en methodiek secretarissen in het fysieke domein. Risicomanagers zijn ingehuurd en/of aangenomen. Diverse projecten, GRIP maar ook andere projecten, worden begeleid en een groot aantal projectleiders wordt inmiddels meegenomen in hoe het risicomanagement verder geoptimaliseerd kan worden. Het kader risicomanagement voor het Risicomanagement fysieke domein is opgesteld en gedeeld binnen de ambtelijke organisatie. De manier waarop risicomanagement wordt toegepast in het fysieke domein is op 1 juni 2023 toegelicht tijdens een gecombineerd (Rekeningencommissie, commissie Ruimte) overleg. Onderzoek grote Het onderzoek grote projecten is in juli 2023 projecten aan de gemeenteraad aangeboden.

GRIP-rapportage met gemeenteraad

Bespreking met de commissie Ruimte en de Rekeningencommissie heeft op 24 maart 2021 plaatsgevonden over het nieuwe format. Nieuw voorstel GRIP vastgesteld in gemeenteraad van 14 juli 2021 inclusief amendement Reikwijdte GRIP-rapportage (RIS3096681). De Q2-rapportage (RIS311223) en de Q3rapportage (RIS311907) 2021 zijn volgens nieuw format ingevuld en geheim gedeeld met de raad.

5/7

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSO/10695249

De evaluatie van de GRIP-rapportage zijn met Rekeningencommissie/commissie Ruimte d.d. 25 mei 2022 en 1 juni 2022 voor-besproken en op 25 januari 2023 aan de Rekeningencommissie voorgelegd. Via een commissiebrief zijn de verbetervoorstellen op 22 februari 2023 nogmaals bevestigd (RIS314573). De GRIP-rapportages Q2 en Q3 2022 (RIS314283) zijn op 22 februari 2023 grotendeels openbaar (m.u.v. risico’s en financiën) gedeeld met de raad. Herijking van de portefeuille van het fysieke domein waardoor de nieuwe GRIPprojecten (2023) zijn geselecteerd. Vervolgens wordt dit jaarlijks gedaan. Verder versterken van integrale gebiedsontwikkeling en de regie van de gemeente

Start Programma Verbetering Beheersorganisatie Onderzoek naar de bouw- en ontwikkelmarkt in Den Haag

Voortgang Programma Verbetering Beheersorganisatie (RIS308052). In de raadsmededeling Stand van zaken beheersing projectenQ3 2022 (RIS314313) is het onderzoek naar de bouw- en ontwikkelmarkt in Den Haag in de geheime bijlage gedeeld met de gemeenteraad.

6/6