RIS318401 GRIP-Rapportage Q4 2023

Typ tekstTyp tekstTyp tekst

040

Retouradres: Postbus 12600, 2500 DJ Den Haag

Ons kenmerk

Aan: de Gemeenteraad

DSO/10591816 RIS318401 Contactpersoon

Saskia van den Hoven Dienst

Dienst Stedelijke Ontwikkeling Afdeling

Beheersing Projecten Telefoonnummer

14070 Datum

E-mailadres

25 maart 2024

saskia.vandenhoven@denhaag.nl

Onderwerp

GRIP-rapportage Q4 2023

Hierbij ontvangt u de GRIP-rapportage Q4 2023. De afgelopen jaren is de raad met enige regelmaat geïnformeerd over ontwikkelingen met betrekking tot het verder professionaliseren van projectbeheersing en de rapportage naar de raad over de zogenoemde GRIP-projecten. Voorliggende rapportage is de tweede GRIP-rapportage over het jaar 2023 en bevat bovendien de herijking van de GRIP-lijst naar aanleiding van de jaarlijkse schouw. De GRIP-rapportage betreft een overzicht per project op de zogenoemde GROTIK+M aspecten en informeert de raad 2-jaarlijks over de voortgang van de projecten (Q2 en Q4). De hele projectenportefeuille van het fysieke domein is begin 2023 langs een aantal selectiecriteria gelegd die samen 12 kenmerken vertegenwoordigen (zie RIS309058 voor de totstandkoming van de 12 kenmerken van de selectiecriteria). Alle projecten met een score van 9 of hoger op de kenmerkenlijst zijn meegenomen in deze GRIP-rapportage, zie de projectbladen voor de scoring per GRIP-project. In deze rapportage wordt er daarmee over 9 projecten gerapporteerd. Op jaarlijkse basis vindt in Q1 binnen de gemeente een herijking van het gehele fysieke domein plaats, zodat we te allen tijde over de juiste projecten rapporteren. Hierdoor kan het aantal GRIP-projecten wisselen en dit laat zich onder andere verklaren door het afronden en opleveren en het toevoegen van nieuwe projecten.

Als de lijst met GRIP-projecten wijzigt, wordt dit aan de raad toegelicht in de eerstvolgende rapportage. Volledigheidshalve zijn hieronder de GRIP-projecten 2023, die na de herijking en door middel van de afspraken die we hebben gemaakt tijdens de evaluatie, weergegeven. In de raadsmededeling ‘Stand van zaken beheersing projecten Q1 2023’ (RIS315765) is er een toelichting gegeven op deze GRIP-lijst gegeven. GRIP-projecten 2023 1. Renovatie Binnenhof 2. De Pier 3. NvU Gebiedsontwikkeling HS/Laakhavens 4. Grotiusplaats overkluizing 5. INTHR infra lijn 16 6. Middenboulevard Scheveningen Fase 1 7. Dreven, Gaarden, Zichten 8. Schedeldoekshaven

Gemeente Den Haag

Spui 70 Den Haag

Postbus 12600 2500 DJ Den Haag

T 14070 www.denhaag.nl

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSO/10591816

In de GRIP-rapportage Q2 2023 hebben we nog over het project INTHR infra lijn 16 gerapporteerd. Het project is inmiddels afgerond en derhalve is deze uit de GRIP-rapportage Q4 2023 verwijderd. Uitleg criteria en beoordeling GROTIK+M-aspecten Om goed te begrijpen waar in de projecten op gestuurd wordt, en voor de GRIP-rapportage op gescoord, wordt hieronder de methodiek GROTIK verder toegelicht. Deze methodiek is in 1984 ontworpen door het adviesbureau Twynstra Gudde. Op verzoek van de raad is hier de M van maatschappelijke effecten aan toegevoegd: GROTIK+M G van Geld

R van Risico: O van Organisatie:

T van Tijd: I van Informatie

K van Kwaliteit

M van Maatschappelijke effecten

Dit betreft de business case horende bij de opdracht, de financiële kaders zoals ramingen, financiering, projectbudgettering, contractbewaking, administratie, projectkostenbeheersing, prognoses en investeringen. Dit betreft het signaleren en bewaken van alle risico’s. Dit behelst de opdrachtgever- en opdrachtnemersrol, de duidelijkheid over wie wat moet doen, de borging van professioneel projectmanagement, de bewaking van de besluitvorming en de samenhang van de beheersingsprocessen. Dit gaat over de planningen van de activiteiten en resultaten en over de voortgangsbewaking. Dit is het informatiemanagement van de inhoud, informatie over de capaciteit en de status/sturingsinformatie, het rapporteren en het documentbeheer, en het communiceren hierover. Maar het gaat ook over communicatie met de burgers (participatie) en de media. Ziet toe op de uitvoering van kwaliteitsborging van het projectresultaat. Voldoen aan de kaders en richtlijnen van de (gemeentelijke) organisatie. Deze borging van de eisen en wensen in de projectplannen gaat ook over beheerwijzigingen, over het vrijgeven van de afgesproken producten, over het uitvoeren van de nodige audits en de afhandeling van klachten en incidenten. Bewaken dat de inwoners, gebruikers en bezoekers van de stad, de doelgroep van de programma’s en projecten en de betrokkenen onderdeel zijn van het programma of project.

Het garanderen dat het projectdoel en resultaat van toegevoegde waarde is voor de stad en haar inwoners.

De Scope loopt door alle aspecten heen en wordt dus niet apart benoemd. In de rapportage wordt met verschillende (stoplicht)kleuren per project/programma per beheeraspect aangegeven wat de stand van zaken is. Risico (R) kan een project lopen op alle onderdelen (Geld, Organisatie, Tijd, Informatie en Kwaliteit) vandaar dat er in een aparte paragraaf extra wordt ingegaan op risicomanagement. (Stoplicht)kleuren worden toegekend op twee onderdelen van de rapportage: • Per project per GROTIK+M-aspecten; • Per project één kleur op totaalniveau. Dit is de optelsom van de score per aspect. De totaalscore van de projecten zijn de optelsom van de score per project op de GROTIK+M-aspecten. Er gelden een aantal basisregels voor de bepaling van de totaalscore: • • •

Als een project op één aspect rood scoort komt de totaalscore ook op rood Als een project op drie of meer aspecten geel scoort en de rest groen kleurt komt de totaalscore op geel Als een project op vijf of meer aspecten groen scoort en de rest op geel dan komt de totaalscore op groen.

2/4

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSO/10591816

•

Als een project scoort op een aspect dat beperkte en/of sterke invloed heeft kan er onderbouwd worden afgeweken op bovenstaand.

Om de toekenning van de kleuren te objectiveren zijn richtlijnen opgesteld. De wethouder Stedelijke Ontwikkeling is eindverantwoordelijk voor de beoordeling. Groen = De voortgang op dit aspect gaat goed, er is geen sprake van een bijzondere afwijking ten opzichte van wat verwacht mag worden. Geel = De voortgang op dit aspect behoeft extra zorg, bijsturen is mogelijk nodig om weer binnen de kaders te komen. Rood = Er moet worden ingegrepen op dit aspect, het aspect is of gaat buiten de afgesproken kaders. In vergelijking met de GRIP-rapportage Q2 2023 is te zien dat er op de totaalscore één project van groen naar geel is gegaan, één project van rood naar geel en één project van geel naar groen. Verder zijn de GRIP-projecten stabiel op totaalscore. De score per aspect kunnen wel per project verschillen met Q2 2023. Hieronder wordt een toelichting gegeven op de GRIP-projecten die in Q4 2023 anders scoorden dan in Q2 2023 en daardoor voor een verschuiving hebben gezorgd: 1. Dreven, Gaarden Zichten Binnen het project is er een aantal risico’s benoemd die zodanig scoren dat het aspect risico nu geel scoort, en daarmee de totaalscore van groen naar geel is gegaan. Met name de invloed van de inflatie op het project en de slechtere toestand van het casco Ruimzicht, waardoor de renovaties niet meer haalbaar zijn, hebben hieraan bijgedragen. 2.

Renovatie Binnenhof Er is voor 2024 dekking uit het Cofinancieringsfonds toegekend waardoor het onderdeel Geld niet langer meer rood scoort. Tevens is het Maatschappelijk effect van rood naar geel gegaan doordat er nauw contact is met de omwonende en ondernemers om een goede en tijdige communicatie over de werkzaamheden te kunnen geven. 3. NVU Laakhavens Er zijn vanuit het Rijk SBI gelden toegekend waardoor het aannemelijk is dat de projecten op korte termijn gaan starten. Tevens is het projectteam inmiddels compleet. Hierdoor zijn de aspecten Risico en Organisatie beiden naar groen gegaan. In de GRIP- rapportage Q2 2023 en Q4 2023 was er bij het onderdeel financiën nog ruimte om te rapporteren over of jaaruitputting, of totaal kosten of voorbereidingskosten. Vanaf 2024 zullen we dit gaan aanpassen om eenduidigheid in de financiën te creëren. GRIP-projecten 2024 Elk jaar vindt er een herijking van de portefeuille van het fysieke domein plaats. In de commissie Ruimte d.d. 22 februari 2023 is toegezegd om de gemeenteraad te informeren over de wijzigingen die er, n.a.v. de jaarlijkse schouw, op de GRIP-lijst hebben plaats gevonden. Bij deze dan ook een overzicht van de projecten die dit jaar een score hebben van 9 of hoger in de kenmerkenlijst en daarmee onderdeel zijn van de GRIP-rapportages 2024.

Er wordt een toelichting gegeven op nieuwe projecten en op projecten die, door middel van de afspraken die we hebben gemaakt tijdens de evaluatie, zijn afgevallen. Naar aanleiding van de evaluatie van het nieuwe format is er besloten om GREX-projecten niet langer via de GRIP te rapporteren. GREX-projecten worden gedurende het jaar in het MPG en bij de begroting gerapporteerd, waaronder Dreven Gaarden Zichten.

3/4

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSO/10591816

Daarnaast wordt er in sommige gevallen ook via (aparte) voortgangsrapportages gerapporteerd over de projecten/gebieden en bij wijzigingen in scope. GRIP-projecten- die op de lijst zijn blijven staan 1. Renovatie Binnenhof 2. NvU Gebiedsontwikkeling HS/Laakhavens 3. Grotiusplaats overkluizing 4. Middenboulevard Scheveningen Fase 1 5. Schedeldoekshaven Nieuwe GRIP-projecten 6. Haagvlietpoort The Grace Dit project scoort in 2024 hoger doordat het project, na een tijd stil gelegen te hebben, nu weer opgestart is. Naast dat er bijzondere aandacht voor dit project is, is sprake van subsidie bij dit project en zijn er meerdere portefeuilles bij het project betrokken. De score is 9. 7. Colijnplein 12 Dit project scoort in 2024 hoger doordat de procedures die voor de herinrichting van de buitenruimte doorlopen moeten worden en het beleid voor specifieke onderdelen van het project veranderd is. Tevens is er meer media-aandacht en weerstand vanuit de omgeving ontstaan vanwege de verkeersproblematiek van het aangrenzende winkelcentrum. De score is 11. 8. Waldorpstraat HS Kwartier Dit project scoort in 2024 hoger doordat met de vaststelling van het bestemmingsplan Escher Gardens er de nodige media-aandacht zal ontstaan en het bestemmingsplan ook afhankelijk is van het verkeersbesluit Waldorpstraat, waar de nodige onzekerheid mee gemoeid is. De score is 9. Geen GRIP-project meer 1.

De Pier Dit project scoort in 2024 lager omdat we bij Q2 2023 en daarvoor nog ver vooruitkeken met de Pier over wat er in de toekomst mogelijk kon spelen maar nu nog niet aan de orde is en we ook niet weten óf dit gaat gebeuren. Project staat nu ook on hold. Nieuwe score is 8. 2. INTHR infra lijn 16 Dit project is in 2023 afgerond en daarmee geen GRIP-project meer in 2024. 3. Dreven Gaarden Zichten Conform afspraken met betrekking tot de GREX wordt er bij Dreven Gaarden Zichten gedurende het jaar in het MPG en bij de begroting gerapporteerd. Wij hopen u met deze GRIP-rapportage voldoende te hebben geïnformeerd en een overzichtelijk beeld te hebben geven van de grote projecten binnen het fysiek domein. Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris, de burgemeester, Ilma Merx

Jan van Zanen

4/4