RIS318254 Jaarverslag 2023 Rekenkamer Den Haag
Tekst van het document
JAARVERSLAG 2023
14 maart 2024 RIS318254
VOORWOORD Als rekenkamer constateren we dat onze rapporten en brieven er ook in 2023 toe deden. We zijn hier vanzelfsprekend heel blij mee. Afgelopen jaar hebben wij twee onderzoeken en twee brieven over de opvolging van eerdere rekenkameronderzoeken gepubliceerd. Onze indruk is dat de raad in 2023 en begin 2024 goed gebruik heeft gemaakt van deze publicaties en dat de raad hier met het college ook goede debatten over heeft gevoerd. Daarnaast merken we in onze contacten met de ambtelijke organisatie dat de rapporten van de rekenkamer over het algemeen veel impact hebben. Soms kost dat tijd en duurt het even, maar uiteindelijk zien we op verschillende plekken in de organisatie de intrinsieke motivatie om met de uitkomsten van de rekenkameronderzoeken het beleid en de uitvoering te verbeteren. Ten aanzien van onze ambities uit het Jaarplan 2023 constateren we dat we die niet helemaal hebben kunnen realiseren. Oorzaken hiervoor zitten met name in een tekort aan onderzoekscapaciteit. In 2023 zijn twee meer ervaren onderzoekers bij de rekenkamer vertrokken en hadden we te maken met de nasleep van langdurig en niet werk gerelateerd ziekteverzuim. Het is ons daarbij niet gelukt om snel geschikte vervanging te vinden, waardoor we een groot deel van 2023 te maken hadden met een onderbezetting, wat op de relatief kleine ambtelijke staf van de rekenkamer veel impact heeft.
Mede hierdoor hebben wij ook een aantal planningen van de onderzoeken die doorlopen in 2024 moeten aanpassen. Een goede ontwikkeling in 2023 was aan de andere kant, dat ten opzichte van 2022 het ziekteverzuim is gedaald en de relatieve urenbesteding aan onderzoek is toegenomen. Meldenswaardig over het afgelopen jaar was daarnaast dat op 1 januari 2023 de Wet versterking decentrale rekenkamers in werking is getreden. Doel van deze wijziging van de Gemeentewet is om een sluitend stelsel voor gedegen rekenkameronderzoek tot stand te brengen ter ondersteuning van de controlerende rol van de gemeenteraad. Hierover heeft de rekenkamer op 8 maart 2023 een brief aan de raad gestuurd (RIS314731). Naar aanleiding van deze wet en brief van de rekenkamer is de Verordening op de rekenkamer aangepast (RIS317528, 25 januari 2024), het onderzoeksprotocol van de rekenkamer aangepast en zal binnenkort ook het aangepaste informatieprotocol worden gepubliceerd. Op aanraden van de rekenkamer heeft de raad in de Verordening op de rekenkamer tevens de herbenoeming van de leden mogelijk gemaakt en is de betrokkenheid van de rekenkamer bij de werving van nieuwe leden in de verordening vastgelegd. Ons inziens is hierdoor de continuïteit, onafhankelijkheid en kwaliteit van het bestuur van de rekenkamer voor de toekomst beter gewaarborgd.
De rekenkamer besteedt doorlopend veel aandacht aan de kwaliteit van de rekenkameronderzoeken. Kwaliteit van onderzoek is belangrijk om de onafhankelijke en neutrale positie van de rekenkamer en de objectiviteit van het onderzoek te kunnen
2
waarborgen. Sinds 2012 heeft de rekenkamer zich daarom gebonden aan een gezamenlijk Kwaliteitshandvest van de G4-rekenkamers en de Randstedelijke (provinciale) Rekenkamer (zie https://www.rekenkamerdenhaag.nl/kwaliteitshandvest/). In het kwaliteitshandvest hebben de betrokken rekenkamers afgesproken dat de kwaliteit van de rekenkamers en het onderzoek periodiek beoordeeld wordt door middel van zelfevaluaties en externe visitaties. In 2018 heeft in dit kader voor de Rekenkamer Den Haag een zelfevaluatie plaatsgevonden, gevolgd door een visitatie in 2019. Voorafgaand aan een tweede visitatie in 2025 heeft de rekenkamer eind 2023 opnieuw een zelfevaluatie uitgevoerd. Reden om dit al in 2023 te doen was dat in de zelfevaluatie de input van Pauline Reeuwijk meegenomen kon worden. Zij is per 1 januari 2024 namelijk gestopt als lid van de rekenkamer. Het algemene beeld uit de zelfevaluatie van 2023 is dat de rekenkamer sinds de vorige zelfevaluatie en externe visitatie forse verbeterslagen heeft doorgevoerd. Zo hebben we veel geïnvesteerd in het toegankelijker maken van de uitkomsten van de rekenkameronderzoeken. Ook zijn de contacten met de ambtelijke organisatie en het college van burgemeester en wethouders sterk verbeterd en zijn er goede onderlinge werkafspraken gemaakt.
Daarnaast is ervoor gezorgd dat de rekenkamer voldoet aan met name nieuwe wet- en regelgeving voor de rekenkamer, zoals bijvoorbeeld de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), de Wet open overheid (Woo), de Wet versterking decentrale rekenkamer en de Archiefwet. Vanzelfsprekend leidt de zelfevaluatie ook tot verbeterpunten voor de rekenkamer en zijn wij bezig om deze uit te werken in concrete vervolgacties. De resultaten van de zelfevaluatie zullen wij op een later moment in 2024 openbaar maken en aan de raad sturen. Zoals hiervoor aangegeven is ons lid en plaatsvervangend voorzitter Pauline Reeuwijk na een periode van bijna tien jaar gestopt bij de rekenkamer. Pauline heeft in deze periode een grote rol gespeeld bij het opbouwen en professionaliseren van de rekenkamer. Zij was een zeer stabiele factor die vanuit haar functie bij de Algemene Rekenkamer veel kennis over rekenkameronderzoeken en het openbaar bestuur meenam. Wij zijn haar hiervoor heel erg dankbaar en wensen haar voor de toekomst het allerbeste toe. Met de beëdiging van ons nieuwe lid Willemien Roenhorst in december 2023 door de gemeenteraad, hebben wij per 1 januari 2024 een waardige opvolger voor Pauline Reeuwijk gekregen. Willemien is senior adviseur kwaliteitsbewaking bij de Algemene Rekenkamer.
Daarmee is binnen het bestuur van de rekenkamer de kennis over rekenkameronderzoeken en het openbaar bestuur goed geborgd en kijken wij uit naar een mooie samenwerking.
H.A. (Manus) Twisk voorzitter
3
Inhoud Voorwoord......................................................................................................................................... 2 Jaarverslag 2023................................................................................................................................. 5 Inleiding ............................................................................................................................................ 5 1.
Wat hebben we gedaan en bereikt?................................................................................... 5 1.1
Inleiding
5
1.2
Stand van zaken uitvoering jaarplan 2023
5
1.3
Afgeronde onderzoeken
7
Bewonersparticipatie in de energietransitie – Meer doen met meedoen (RIS314990) .................. 7 Subsidies voor welzijnswerk – Werk aan welzijn (RIS315975) ......................................................... 7 1.4
Lopende onderzoeken
8
Vervoerstaken van de Metropoolregio Rotterdam Den Haag (MRDH) ............................................ 8 Groen in de buitenruimte ................................................................................................................. 8 Digitale veiligheid thuiswerkplekken ................................................................................................ 9 1.5
Opvolgingsonderzoeken
9
Opvolgingsonderzoek ‘Schoon op papier’ (RIS316953).................................................................... 9 Opvolgingsonderzoek ‘Zorgen voor de Jeugd’ (RIS317355) ........................................................... 10 1.6
Oriëntaties
11
Algoritmen ...................................................................................................................................... 11 Armoedebeleid ............................................................................................................................... 11 Wet maatschappelijke ondersteuning ........................................................................................... 12 Oriëntatie Kosteninschatting grote projecten ................................................................................ 12 Gezamenlijk onderzoek G4-rekenkamers ...................................................................................... 12 1.7
Overige zaken
13
Wet toezicht accountantsorganisaties ........................................................................................... 13 Wet open overheid ......................................................................................................................... 13 1.8 2.
Activiteiten leden rekenkamer
14
Wat heeft het gekost? ...................................................................................................... 15 2.1
Toelichting per post
15
Personeelskosten ........................................................................................................................... 15 Honorering leden rekenkamer ....................................................................................................... 16 Inhuur ............................................................................................................................................. 16 Overheadkosten (huisvesting, werkplek, etc.) ............................................................................... 16 Diversen .......................................................................................................................................... 16 2.2
Bedrijfsvoering
17
Colofon ............................................................................................................................................ 20
4
JAARVERSLAG 2023 Inleiding De Rekenkamer Den Haag brengt verslag uit van de activiteiten in 2023.1 Wij leggen hiermee verantwoording af over ons handelen en geven inzicht in de manier waarop we de door ons ter beschikking gestelde middelen hebben besteed. In de hiernavolgende hoofdstukken lichten we onze activiteiten toe, waarbij het volgende stramien wordt gevolgd: •
Wat hebben we gedaan en bereikt?
•
Wat heeft het gekost?
1. Wat hebben we gedaan en bereikt? 1.1 Inleiding In deze paragraaf gaan we in op de activiteiten en resultaten van 2023. In ons Jaarplan 2023 (RIS315024) is een overzicht opgenomen van de voorgenomen activiteiten voor 2023. Aan de hand daarvan lichten we per onderwerp toe wat de stand van zaken is.
1.2 Stand van zaken uitvoering jaarplan 2023 In de hiernavolgende tabel geven we per onderzoek aan wat de oorspronkelijke planning was en wat de huidige stand van zaken (tot en met maart 2024) is. Waar van toepassing is ook een toelichting opgenomen. Na de tabel geven per onderzoek een uitgebreidere toelichting op wat we hebben gedaan en bereikt.
1
De rekenkamer stelt elk jaar voor 1 april een verslag op van haar werkzaamheden over het voorgaande jaar, art. 185, lid 4 van de Gemeentewet
5
Onderwerp
Oorspronkelijke planning
Stand van zaken
Bewonersparticipatie in
Publicatie april 2023
Gepubliceerd op 6 april 2023
Publicatie juni 2023
Gepubliceerd op 29 juni 2023
Vervoerstaken van de
Start oriëntatie in het 2e
De oriëntatie is op 13 april 2023
MRDH
kwartaal van 2023.
gestart.
Start onderzoek in het 3e
Het onderzoek is op 5 oktober
kwartaal van 2023.
2023 gestart.
de energietransitie Subsidies voor welzijnswerk
Groen in de
Start oriëntatie in het 2
buitenruimte
kwartaal van 2023.
e
De oriëntatie is op 10 mei 2023 gestart.
Start onderzoek in het 4
e
kwartaal van 2023.
Het onderzoek is op 16 oktober 2023 gestart.
e
Digitale veiligheid
Afronding 3 kwartaal van
De geplande publicatie is vertraagd
thuiswerken
2023.
naar het 2e kwartaal van 2024.
Opvolging ‘Schoon op
Zat niet in het jaarplan
Gepubliceerd op 30 oktober 2023
papier’
2023.
Opvolging ‘Zorg voor de
Afronding 3e kwartaal van
Gepubliceerd op 14 december
jeugd’
2023.
2023
Algoritmen
Start oriëntatie in het 3e
De oriëntatie is formeel op 9
kwartaal van 2023.
januari 2024 gestart. In 2023 zijn wel oriënterende werkzaamheden verricht.
Armoedebeleid
Zat niet in het jaarplan
De oriëntatie is op 30 januari 2024
2023.
gestart. e
De Wet
Start oriëntatie in het 3
De oriëntatie wordt
Maatschappelijke
kwartaal van 2023.
doorgeschoven naar 2025.
Kosteninschatting grote
Afronding 3e kwartaal van
De oriëntatie is in het 3e kwartaal
projecten
2023.
van 2023 gestopt.
ondersteuning (Wmo)
e
Gezamenlijk onderzoek
Start 3 kwartaal van
De G4-rekenkamers hebben na een
G4-rekenkamers
2023 / afronding
oriëntatie op een
verwacht eind 2024.
onderzoeksthema besloten in 2023 af te zien van een gezamenlijk onderzoek.
Tabel 1 Stand van zaken uitvoering geplande activiteiten uit het jaarplan 2023
6
1.3 Afgeronde onderzoeken Bewonersparticipatie in de energietransitie – Meer doen met meedoen (RIS314990) Wat hebben we gedaan? De Rekenkamer Den Haag heeft onderzocht of de gemeente Den Haag het voor bewoners mogelijk maakt om te participeren in de energietransitie. Binnen de energietransitie hebben we ons gericht op het aardgasvrij maken van bestaande woningen. Participatie heeft volgens de gemeente “alleen kans van slagen als de overheid in haar beleid en manier van werken” hiervoor ruimte maakt. Met dit onderzoek heeft de rekenkamer beoordeeld in hoeverre de gemeente dit tot nu toe heeft gedaan. De uitkomsten van het onderzoek zijn op 6 april 2023 gepubliceerd. Wat hebben we bereikt? De rekenkamer concludeerde dat de gemeente zich actief heeft ingespannen om bewoners te betrekken bij de energietransitie. Maar de voorbereiding en uitvoering van deze participatie waren onvoldoende. Daardoor ontstond verwarring en frustratie bij bewoners en uitvoerende ambtenaren. Het raadsvoorstel van de rekenkamer waarin de aanbevelingen uit het rapport zijn opgenomen is op 15 juni 2023 in de commissie Samenleving behandeld. Vervolgens heeft de gemeenteraad het raadsvoorstel op 5 juli 2023 unaniem aangenomen. Onderdeel van het raadsvoorstel was het beslispunt dat het college binnen twee maanden na het raadsbesluit een planning naar de raad zou sturen over de opvolging van de aanbevelingen.
Tot op heden heeft het college hier echter nog geen vervolg aan gegeven.
Subsidies voor welzijnswerk – Werk aan welzijn (RIS315975) Wat hebben we gedaan? De rekenkamer heeft onderzocht in hoeverre de gemeente Den Haag stuurt op het bereiken van de doelen voor welzijnswerk. Onder welzijnswerk wordt volgens de gemeente verstaan “het bevorderen van welzijn van mensen en het op maat aanbieden van diensten en voorzieningen”2. De gemeente “wil subsidies zo efficiënt en effectief mogelijk inzetten zodat subsidies optimaal bijdragen aan het realiseren van de beoogde maatschappelijke en gemeentelijke doelen”.3 Het onderzoek is op 29 juni 2023 gepubliceerd. Wat hebben we bereikt? De rekenkamer concludeerde dat de gemeenteraad onvoldoende grip heeft op welzijnswerk en dat het college juist meer stuurt op welzijnswerk dan passend is bij het instrument subsidies. Het raadsvoorstel met de aanbevelingen van de rekenkamer is op 21 september
2
RIS302816 Commissiebrief ‘Contourennota Herstructurering Welzijn 2019-2023’, Commissie Samenleving, 17 juni 2019, p. 4
3
RIS305416 Raadsvoorstel 'Kadernota subsidiebeleid Den Haag 2020 - 2023', College van Burgmeester en Wethouders, maart 2020, p. 5
7
2023 in de commissie Samenleving behandeld. Op 5 oktober 2023 nam de gemeenteraad een besluit over het raadsvoorstel. Via twee amendementen heeft de raad op twee aanbevelingen aanvullende eisen gesteld. Daarna is het raadsvoorstel unaniem door de gemeenteraad aangenomen. In overeenstemming met het laatste beslispunt van het raadsvoorstel heeft het college twee maanden na het raadsvoorstel een procesplanning over de opvolging van het raadsbesluit naar de raad gestuurd (RIS317203). Deze procesplanning is op 8 februari 2024 in de commissie Samenleving behandeld. De opvolging van het raadsbesluit is volgens het college uiterlijk in 2026 volledig gerealiseerd.
1.4 Lopende onderzoeken Vervoerstaken van de Metropoolregio Rotterdam Den Haag (MRDH) Wat hebben we gedaan? Op 9 maart 2023 heeft de gemeenteraad een motie aangenomen waarin de rekenkamer wordt verzocht onderzoek te doen naar de MRDH. De motie richt zich specifiek op de taak van de MRDH als vervoersautoriteit voor de regio. Aspecten die in de motie worden genoemd zijn de informatiepositie van de gemeenteraad, de kwaliteit van het openbaar vervoer en de ontwikkeling daarvan, de prijsontwikkeling en de sociale veiligheid. Naar aanleiding van de motie heeft de rekenkamer op 10 mei 2023 aan de gemeenteraad laten weten een oriëntatie te zullen uitvoeren naar de wijze waarop de Haagse gemeenteraad haar kaderstellende en controlerende rol kan vervullen met betrekking tot de verkeers- en vervoerstaken van de MRDH. In de oriëntatie heeft de rekenkamer zich vervolgens verder verdiept in het onderwerp en zijn oriënterende gesprekken gevoerd. Een aandachtspunt hierbij, was de mogelijke overlap van een rekenkameronderzoek met de evaluatie van de MRDH zelf die gepland staat voor 2024. De verschillende onderzoeksrichtingen die uit de oriëntatie naar kwamen zijn op 21 juni 2023 met de commissie Leefomgeving besproken.
Op basis van de oriëntatie heeft de rekenkamer besloten een rapportage op te stellen, waarin de vervoersautoriteit MRDH wordt vergeleken met de Vervoerregio Amsterdam (VRA) en de provincie Utrecht. Hiervan is de gemeenteraad op 5 oktober 2023 op de hoogte gesteld. Het doel van de vergelijking is om aan de gemeenteraad inzicht te bieden in de invloed van volksvertegenwoordigers en burgers binnen de MRDH en de mate waarin dit verschilt van andere vervoersautoriteiten. De aangepaste planning is om de uitkomsten van de vergelijking in het tweede kwartaal van 2024 openbaar te maken.
Groen in de buitenruimte Wat hebben we gedaan? Zoals in het jaarplan 2023 was opgenomen is de rekenkamer op 10 mei 2023 gestart met een oriënterend onderzoek naar het onderwerp ‘groen in de buitenruimte’. De oriëntatie richtte zich op twee deelonderwerpen, namelijk stadsbomen en hitte-eilanden. De oriëntatie heeft 8
geleid tot het besluit van de rekenkamer om ook een onderzoek naar ‘groen in de buitenruimte’ uit te voeren. Op 16 oktober 2023 is het onderzoek gestart en is de onderzoeksopzet naar het college en de gemeenteraad verzonden. Het onderzoek richt zicht op de vraag in hoeverre de gemeente Den Haag op koers ligt voor de realisatie van haar eigen doelen ten aanzien van groen in de stad. Het gemeentebestuur vindt groen in de stad erg belangrijk en noemt groen het ‘kapitaal’ van de stad. Groen zorgt er bijvoorbeeld voor dat mensen prettig in de stad kunnen leven en dat de gevolgen van klimaatverandering – zoals hitte en wateroverlast – verminderen. Toekomstbestendig groen levert namelijk een belangrijke bijdrage aan de leefkwaliteit in de stad. Daarom heeft de gemeente Den Haag als doel om het groen in de stad kwalitatief te ontwikkelen en waar mogelijk nog meer te vergroenen. Wij analyseren in hoeverre die vergroening daadwerkelijk plaatsvindt en of de gemeente koerst op het realiseren van haar (lange termijn) doelen. De planning is om de resultaten van het onderzoek na het gebruikelijke feitelijke en bestuurlijke wederhoor eind 2024 of begin 2025 te publiceren.
Digitale veiligheid thuiswerkplekken Wat hebben we gedaan? De rekenkamer doet onderzoek naar de digitale veiligheid van thuiswerkplekken. Sinds het begin van de coronacrisis is door de gemeente ingezet op een sterke uitbreiding van de mogelijkheden om thuis te werken. De vraag die ten grondslag ligt aan de verkenning is in hoeverre de digitale beveiliging bij die uitbreiding is meegenomen en welke mogelijke kwetsbaarheden door de uitbreiding zijn ontstaan. Hiervoor heeft de rekenkamer in 2023 onderzoek laten doen naar de beveiliging van de thuiswerkplekken in de praktijk en of daar kwetsbaarheden zijn te constateren. Daarnaast onderzoekt de rekenkamer of de gemeente voldoet aan regels en eisen met betrekking tot de beveiliging van de thuiswerkplekken. Dit tweede deel van het onderzoek loopt door tot in het eerste kwartaal van 2024. Na feitelijk en bestuurlijk wederhoor zal de rekenkamer de onderzoeksresultaten van het gehele onderzoek vóór of kort na het zomerreces van 2024 publiceren.
1.5 Opvolgingsonderzoeken Opvolgingsonderzoek ‘Schoon op papier’ (RIS316953) Wat hebben we gedaan? De rekenkamer heeft op 30 oktober 2023 een brief gepubliceerd over de opvolging van het onderzoek ‘Schoon op papier’. In deze brief geeft de rekenkamer een zienswijze op het Aanvalsplan Afval (RIS231979) van het college van 18 juli 2023. Daarbij geven we aan in hoeverre het college met dit Aanvalsplan opvolging geeft aan het raadsbesluit ‘Schoon op papier’ van 21 december 2022 naar aanleiding van het gelijknamige onderzoek.
9
Wat hebben we bereikt? Samenvattend constateerde de rekenkamer dat het college erkent dat de vervuiling van de openbare ruimte een probleem is en geeft het met het aanvalsplan aan prioriteit te geven aan het aanpakken daarvan. De rekenkamer constateerde echter ook dat het college nog niet één op één opvolging gaf aan het raadsbesluit. Het aanvalsplan werd bijvoorbeeld ter informatie en niet ter besluitvorming aan de raad voorgelegd. Ook constateerde de rekenkamer dat in het aanvalsplan nog geen specifiekere doelen voor afval waren opgenomen en dat het onduidelijk was of er bijvoorbeeld over de vervuiling op stadsdeelniveau en over het aantal ernstig vervuilde locaties gerapporteerd gaat worden. Het Aanvalsplan Afval en onze brief over de opvolging van het raadsbesluit zijn op 23 november 2023 besproken in de commissie Leefomgeving. Naar aanleiding van de behandeling in de commissie heeft de wethouder toegezegd om met een raadsvoorstel en commissiebrief te komen, waar in onder andere ingegaan zal worden op de sturing op het afvalprobleem, de indicatoren en hoe afval in de stad gemeten gaat worden.
Opvolgingsonderzoek ‘Zorgen voor de Jeugd’ (RIS317355) Wat hebben we gedaan? De rekenkamer heeft in 2023 een opvolgingsonderzoek naar de Jeugdzorg gedaan. Dit had als doel om de opvolg van het raadsbesluit (RIS309389) te onderzoeken dat naar aanleiding van het rekenkamerrapport ‘Zorgen voor de jeugd’ is genomen. In het opvolgingsonderzoek is informatie opgevraagd en zijn interviews gehouden met de gemeente Den Haag, en met het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden. De resultaten van het opvolgingsonderzoek zijn op 14 december 2023 gepubliceerd. Wat hebben we bereikt? Wij concluderen dat het besluit van de gemeenteraad ten dele is opgevolgd. Zo zijn de rapportages op gemeentelijk niveau vrijwel ongewijzigd ten opzichte van 2021. Maar een nieuwe regionale rapportage geeft wel meer zicht op de kostenontwikkelingen. Alleen gaat deze informatie enkel over cijfers over de hele regio en niet specifiek over de gemeente Den Haag. Gebaseerd op het raadsbesluit en het rekenkamerrapport ‘Zorgen voor de jeugd’, geeft de rekenkamer tevens aandachtspunten mee voor de wijze van rapporteren over de stelselwijziging ‘doorontwikkeling jeugd- en gezinshulp’, die van 2024 door de gemeente wordt doorgevoerd. De brief van de rekenkamer is op 10 januari 2024 in een werkbespreking van de commissie Samenleving besproken.
Naar aanleiding van de brief van de rekenkamer en vragen van de commissieleden is door de wethouder en de ambtelijke ondersteuning aangegeven dat de regionale rapportage in de toekomst voor de raad vertaald zal worden naar een op Den Haag toegespitste rapportage. Tevens is aangegeven dat voor wat betreft het rapporteren over de jeugdzorg die onderdeel is van de stelselwijziging zoveel als mogelijk rekening gehouden zal worden met de aandachtspunten van de rekenkamer.
10
1.6 Oriëntaties Algoritmen Wat hebben we gedaan? In het jaarplan 2023 van de rekenkamer was opgenomen om in 2023 te starten met een oriëntatie naar algoritmen. Eind 2023 heeft de rekenkamer zich verder verdiept in het onderwerp. Op 9 januari 2024 is de oriëntatie vervolgens formeel aangekondigd aan de gemeentesecretaris. Een algoritme van een gemeente kan gezien worden als een set instructies, die door een computer wordt uitgevoerd, om te komen tot een beslissing of om te komen tot informatie die de ambtenaar gebruikt om een beslissing te nemen (bron: Rekenkamer Rotterdam). Gemeenten gebruiken algoritmen die veel data als input hebben en die worden gebruikt om beslissingen te nemen, bijvoorbeeld door aan de hand van een door een bewoner ingevuld formulier te bepalen of deze wel of niet in aanmerking komt voor de gevraagde dienst. Algoritmen hebben voordelen. Een algoritme maakt het bijvoorbeeld mogelijk om grote hoeveelheden informatie te ordenen, waardoor veel sneller en efficiënter gewerkt kan worden. Maar aan algoritmes kleven ook risico’s. Zo zijn er risico’s op het gebied van privacy en kan een algoritme vooroordelen bevatten. Wanneer het algoritme door een externe leverancier is gemaakt, is het daarbij lastiger om de risico’s te beheersen.
Ook kunnen beslissingen door de gemeente niet transparant zijn voor burgers, omdat ze de werking van het algoritme en de invloed ervan niet begrijpen. Het is de bedoeling dat de oriëntatie leidt tot de start van een onderzoek in het derde kwartaal van 2024.
Armoedebeleid Wat hebben we gedaan? Op 20 december 2023 nam de raad een motie aan waarin de rekenkamer gevraagd wordt onderzoek te doen naar het armoedebeleid. Naar aanleiding van de motie heeft de rekenkamer besloten een oriëntatie uit te voeren naar het armoedebeleid van de gemeente Den Haag en de uitvoering hiervan. De raad is hier op 30 januari 2024 per brief over geïnformeerd (RIS317890). Tijdens de oriëntatie onderzoekt de rekenkamer wat de mogelijkheden zijn om onderzoek te doen naar het armoedebeleid en de uitvoering hiervan. Ook onderzoekt de rekenkamer wat de toegevoegde waarde is van een rekenkameronderzoek voor de gemeenteraad ten opzichte van reeds beschikbare informatie over het armoedebeleid van de gemeente Den Haag. Hiervoor voeren wij gesprekken met de indieners van de motie, betrokken raadsleden, beleidsambtenaren en maatschappelijke partijen. Ons voornemen is om de oriëntatie naar het armoedebeleid van de gemeente Den Haag in het tweede kwartaal van 2024 af te ronden en om de raad dan te informeren of wij een onderzoek zullen uitvoeren. Indien dit het geval is, ontvangt de raad op dat moment tevens de bijbehorende onderzoeksopzet. 11
Wet maatschappelijke ondersteuning Wat hebben we gedaan? De rekenkamer was volgens het jaarplan 2023 van plan om een oriëntatie uit te voeren naar de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo). De verkenning zou zich ten eerste richten op de opvolging van een raadsbesluit over de toegang tot de Wmo, dat is genomen naar aanleiding van een rekenkameronderzoek uit 2017. Het tweede deel van de oriëntatie zou zich richten op de inkoop van voorzieningen door de gemeente. Vanwege eerdere betrokkenheid van de beoogde projectleider van dit onderzoek bij de inkoop van de Wmo door de gemeente, is deze oriëntatie echter niet doorgegaan. Hiervoor in de plaats is gestart met de oriëntatie op andere onderzoeksonderwerpen. Naar aanleiding van een aangenomen motie in de raad op 20 december 2023 om de rekenkamer te vragen onderzoek te doen naar het armoedebeleid, is de oriëntatie op andere onderzoeksonderwerpen gestaakt en is gestart met een oriëntatie op het armoedebeleid (zie hierna). De rekenkamer is voornemens om in 2025 met een andere projectleider wel een oriëntatie naar de Wmo uitvoeren.
Oriëntatie Kosteninschatting grote projecten Wat hebben we gedaan? Naar aanleiding van onder meer de bevindingen die wij hebben gedaan bij het eerdere korte onderzoek naar de kostenramingen en risico-inschatting van het project Ongelijkvloerse kruising Zwolsestraat - Gevers Deynootweg, heeft de rekenkamer zich georiënteerd op de kwaliteit van bouwkostenramingen van grote fysiek ruimtelijke projecten van de gemeente Den Haag. In overleg met de ambtelijke organisatie is een informatie-uitvraag gedaan. Deze uitvraag richtte zich op een overzicht van de geraamde en gerealiseerde kosten van grote projecten die in de afgelopen vier jaar zijn opgeleverd. Uit deze informatie ontstaat het beeld dat er de afgelopen vier jaar geen sprake is geweest van een structurele onderschatting van de kosten voor grote fysieke ruimtelijke projecten. Interessant zou zijn hoe dit is voor projecten die verder in het verleden gestart zijn. Probleem hierbij is echter dat het verkrijgen van informatie hierover veel werk zou vergen en de kennis van betrokken ambtenaren hierover soms verdwenen is. Daarbij is naar aanleiding van eerdere rekenkameronderzoeken naar Amare en de Ongelijkvloerse kruising Zwolsestraat – Gevers Deynootweg de wijze gewijzigd waarop risico-inschattingen worden gedaan. Dit was voor de rekenkamer aanleiding om de oriëntatie in het derde kwartaal van 2023 te stoppen.
Gezamenlijk onderzoek G4-rekenkamers Wat hebben we gedaan? Begin 2023 is door de G4-rekenkamers besloten om een oriëntatie uit te voeren of een gezamenlijk G4-onderzoek kon worden gedaan. De G4-rekenkamers hebben in het verleden een aantal onderzoeken in samenwerking uitgevoerd. Het meest recente voorbeeld hiervan is de publicatie over het onderwerp Geheimhouding in 2021. Het gezamenlijke onderzoek zou na goedkeuring van de onderzoeksopzet in het derde kwartaal van 2023 starten en naar verwachting eind 2024 worden afgerond. In mei 2023 bleek echter dat er tussen de G412
rekenkamers te weinig consensus was over de door een werkgroep voorgestelde onderwerpkeuze en vorm van samenwerking. Daarop is besloten om de oriëntatie te stoppen. In een evaluatie is afgesproken om in de toekomst vooraf beter afspraken te maken over de betrokkenheid van de G4-rekenkamers bij de onderwerpkeuze en de vorm van samenwerking.
1.7 Overige zaken Wet toezicht accountantsorganisaties De rekenkamer heeft op grond van de Gemeentewet en de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta) de taak toezicht uit te oefenen op de Gemeentelijke Accountantsdienst (GAD). In dit kader heeft de rekenkamer periodiek overleg met de directeur van de GAD. Op 17 maart 2023 heeft de rekenkamer met de Nederlandse Vereniging voor Rekenkamers en Rekenkamercommissies (NVRR) en de Rekenkamer Metropool Amsterdam (RMA) een brief gestuurd aan het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties en het ministerie van Financiën over het rekenkamertoezicht op gemeentelijke accountantsdiensten (zie ook RIS314947). In de brief pleiten wij ervoor in de nieuwe Wet toekomst accountancysector op te nemen dat het toezicht op gemeentelijke accountantsdiensten uitgevoerd wordt door een centrale toezichthouder, zoals de Autoriteit Financiële Markten (AFM). Daarnaast heeft de rekenkamer voorafgaand aan de benoeming van een plaatsvervangend directeur van de GAD in 2023 een betrouwbaarheidsbeoordeling voor de kandidaat voorbereid en laten uitvoeren. De uitkomst van de beoordeling gaf geen aanleiding tot bezwaar tegen de aanstelling van de betreffende kandidaat op de genoemde functie.
Wet open overheid Bestuursorganen hebben volgens de Wet open overheid (Woo) op hoofdlijnen twee verplichtingen om informatie openbaar te maken. De Rekenkamer Den Haag is een bestuursorgaan en valt dus ook onder de Woo. De eerste is dat een bestuursorgaan zoveel mogelijk informatie actief openbaar moet maken. De tweede is dat het bestuursorgaan verzoeken om informatie in behandeling moet nemen en daarover moet besluiten. Op grond van art. 3.1 eerste lid Woo maakt de rekenkamer uit eigen beweging de bij haar berustende informatie neergelegd in documenten voor eenieder openbaar voor zover er geen redenen zijn om informatie niet openbaar te maken of openbarmaking geen redelijk belang dient. Het gaat in ieder geval om informatie over het beleid, inclusief voorbereiding, uitvoering, naleving en evaluatie. Wanneer de rekenkamer een verzoek ontvangt om (delen van) deze informatie openbaar te maken, dan zal dit verzoek in behandeling worden genomen. Bij het beoordelen van het 13
verzoek nemen we de vereisten uit de Woo in acht. De rekenkamer heeft in 2023 geen verzoeken in het kader van de Woo ontvangen.
1.8 Activiteiten leden rekenkamer De rekenkamer bestaat uit drie leden die onafhankelijk zijn van het gemeentebestuur. De voorzitter van de rekenkamer wordt geacht zijn functie in 12 uur per week te vervullen, voor de leden is dat 8 uur per week. Zij besteden het grootste gedeelte van hun tijd aan overleg en werkzaamheden voor de opzet, begeleiding, publicatie en behandeling van onderzoeksprojecten. In 2023 hebben de leden tienmaal een reguliere rekenkamervergadering gehouden. De leden woonden daarnaast relevante raads(commissie)vergaderingen en werkconferenties bij. Ook voerden de leden periodiek overleg met directeuren/voorzitters van andere rekenkamers, waaronder de G4. De voorzitter besteedde verder tijd aan de interne organisatie van de rekenkamer. De leden van de rekenkamer hadden en hebben de volgende hoofd- en nevenfuncties: Manus Twisk (voorzitter) o
Financieel Adviseur, tot augustus 2023, gemeente Lansingerland, bezoldigd
Pauline Reeuwijk tot 31 december 2023 (lid en plaatsvervangend voorzitter) o
Expert onderzoeker en programmacoördinator Energietransitie bij de Algemene Rekenkamer, bezoldigd
Robert-Jaap Voorn (lid) o
Directeur Wegverkeersmanagement, Rijkswaterstaat, vanaf 1 januari 2024, bezoldigd
o
Partner bij Andersson Elffers Felix (AEF), tot 31 december 2023, bezoldigd
o
Lid van het bestuur van de Raad voor Organisatieadviesbureaus (ROA), tot december 2023, onbezoldigd
o
Voorzitter van de Raad van Toezicht van Aorta (architectuurcentrum in Utrecht), onbezoldigd
o
Voorzitter van de Raad van Toezicht van de Fraudehelpdesk, bezoldigd
Willemien Roenhorst, vanaf 1 januari 2024 (lid en plaatsvervangend voorzitter) o
Senior adviseur kwaliteitsbewaking, Algemene Rekenkamer, bezoldigd
14
2. Wat heeft het gekost? In deze paragraaf gaan we in op de in 2023 ingezette middelen voor de rekenkamer. De gerealiseerde lasten worden hierbij vergeleken met de oorspronkelijke en gewijzigde begroting. In paragraaf 2.1 is een toelichting op de verschillen tussen de realisatie en de begroting opgenomen. In paragraaf 2.2 is voor de ambtelijke ondersteuning van de rekenkamer de bezetting en een toelichting op de urenbesteding opgenomen. (bedragen x € 1.000)
Begroting 2023
Begroting 2023
Realisatie 2023
(oorspronkelijk)
(gewijzigd)
Personeelskosten staf
760
760
678
Honorering leden
78
78
78
Inhuur
68
78
47
Overheadkosten
119
119
122
Diversen
44
58
63
Totaal
1.069
1.093
988
Resultaat
105
rekenkamer
(huisvesting, werkplek, etc.)
Tabel 2 Financieel overzicht 2023 De oorspronkelijke begroting van de rekenkamer in 2023 bedroeg € 1.069.000. Dit is inclusief het rekeningresultaat van 2022 (€ 82.000). Om de begroting in pas te laten lopen met de ontwikkeling van de lonen en prijzen is de begroting van de rekenkamer in oktober 2023 met € 24.000 verhoogd naar € 1.093.000 (RIS316918). Het eindresultaat over 2023 bedraagt € 105.000. Dit is 9,6% van de gewijzigde begroting. Conform de verordening neemt de rekenkamer het resultaat (tot maximaal 10% van de omvang van de begroting) mee naar 2024. De rekenkamer kon ook de afgelopen jaren het rekeningresultaat tot maximaal 10% van de omvang van de begroting meenemen naar het volgende jaar. Hierdoor beschikte en beschikt de rekenkamer bovenop het door de raad ter beschikking gestelde budget over een extra buffer. Omdat de rekenkamer bestaat uit een jong team van onderzoekers en de salarislasten daardoor relatief snel toenemen, kiest de rekenkamer ervoor om deze buffer niet volledig te besteden, maar deze de komende jaren te gebruiken voor het opvangen van de stijging van de salarislasten.
2.1 Toelichting per post Personeelskosten De personeelslasten zijn € 82.000 lager dan de begroting. Oorzaak is het vertrek van een senior onderzoeker per 1 mei 2023 én het opnemen van een sabbatical vanaf 1 mei 2023 gevolgd door het vertrek vanaf 15 november 2023 van een onderzoeker. De werving van een 15
nieuw onderzoeker die snel in gang is gezet, leidde daarbij niet tot geschikte kandidaten. Pas na een tweede wervingsronde in de tweede helft van 2023 is geschikte vervanging gevonden.
Honorering leden rekenkamer De verstrekte vergoedingen voor de leden van de rekenkamer in 2023 waren even hoog als vooraf is begroot.
Inhuur Als gevolg van het vertrek van twee medewerkers van de rekenkamer heeft de rekenkamer een ingehuurde onderzoeker vanaf medio juni 2023 in dienst kunnen nemen. De lasten voor de inhuur voor onderzoeken zijn hierdoor € 31.000 lager dan de gewijzigde begroting. Een overzicht van de inhuur naar verschillende onderzoeken is opgenomen in onderstaande tabel. Inhuur
Bedrag (x € 1.000)
Digitale veiligheid thuiswerkplekken
20
Metropoolregio Rotterdam Den Haag
5
Groen in de buitenruimte
5
Overige onderzoekswerkzaamheden
17
Totaal
47
Tabel 3 Inhuur
Overheadkosten (huisvesting, werkplek, etc.) De gerealiseerde lasten zijn € 3.000 hoger dan begroot, omdat de indexatie van de door de gemeente doorbelaste lasten voor huisvesting, werkplekken en automatisering hoger uitviel dan de indexatie in de begroting van de rekenkamer.
Diversen De lasten zijn € 5.000 hoger dan de gewijzigde begroting. Ten opzichte van de oorspronkelijke begroting zijn er meer opleidingen gevolgd dan vooraf begroot. Daarnaast heeft de rekenkamer extra geïnvesteerd in het verbeteren van de faciliteiten voor het hybride werken.
16
2.2 Bedrijfsvoering In 2023 was de gemiddelde bezetting van de rekenkamer niet volledig op sterkte. Door het vertrek van twee onderzoekers en doordat het niet lukte om snel geschikte vervanging te vinden, was de gemiddelde bezetting van 7,65 fte in 2023 lager dan de bezetting van 8,45 fte in 2022. In hiernavolgende tabel is de gemiddelde bezetting van de ambtelijke staf over 2023 opgenomen. Functie Gemiddeld aantal secretaris 1 senior onderzoeker/plv. secretaris 1 senior onderzoeker 2,3 onderzoeker 3,1 onderzoeker (werkervaringsplek) 0,3 onderzoeker (inhuur) 0,5 Totaal 8,2 Tabel 4 Gemiddelde personele bezetting over 2023
Fte 1 0,89 2,18 2,92 0,26 0,40 7,65
In onderstaande figuur is de relatieve urenbesteding van de rekenkamer opgenomen.
Bewonersparticipatie in de energietransitie 7% Groen in de openbare ruimte 11% Metropoolregio Rotterdam Den Haag 13%
Ondersteunende werkzaamheden 34% Onderzoek 59%
Opvolging Jeugdzorg 6% Welzijnssubsidies 10%
Ziekteverzuim 6%
Digitale veiligheid thuiwerkplekken 4%
Overige onderzoekswerkzaamheden 8%
Figuur 1 Bestede uren 2023, verdeeld naar onderzoeken, ondersteunende werkzaamheden en ziekteverzuim. In 2023 is 59% van de uren besteed aan onderzoek. Dit betreft de uren die de rekenkamer heeft besteed aan de onderzoeken die met naam worden genoemd in bovenstaande figuur (samen 51%). Daarnaast gaat het ook om overige onderzoekswerkzaamheden (8%) die zijn besteed aan het volgen van de opvolging van eerdere onderzoeken en diverse oriëntaties naar nieuwe onderzoeksonderwerpen ter voorbereiding op het opstarten van nieuw onderzoek in 2023 en 2024. De uren voor het toezicht van de rekenkamer op de GAD maken
17
tevens onderdeel uit van de overige onderzoekswerkzaamheden. Het percentage aan onderzoek bestede uren van 59% in 2023 is iets hoger dan in 2022 (56%). In 2023 is 34% van de uren besteed aan ondersteunende werkzaamheden. Dit zijn onder andere werkzaamheden die zijn besteed aan de verdere professionalisering van de werkzaamheden van de rekenkamer. Zo heeft de rekenkamer op 8 maart 2023 een brief aan de gemeenteraad gestuurd over de Wet versterking decentrale rekenkamers, die per 1 januari 2023 in werking is getreden. Naar aanleiding van de wet heeft de rekenkamer geadviseerd om de Verordening op de rekenkamer aan te passen en aan te vullen. Ook hebben wij geadviseerd om het college te laten toetsen of in alle inkoopvoorwaarden is gewaarborgd dat over geleverde goederen en diensten controles, en daarmee rekenkameronderzoek, kunnen plaatsvinden. Hieraan is door de gemeenteraad en het college opvolging gegeven. De raad heeft op 1 februari 2024 in overeenstemming met de aanbevelingen van de rekenkamer de Verordening op de rekenkamer aangepast. Het college heeft medio 2023 aan de standaardcontracten een bepaling toegevoegd die externe partijen verplichten volledig medewerking te verlenen aan onderzoeken van de rekenkamer die verband houden met de onderhavige overeenkomsten. Ook probeert de rekenkamer goed contact te houden met de ambtelijke organisatie en het college.
Over de algemene gang van zaken heeft de rekenkamer periodiek overleg met de centraal functionaris rekenkameronderzoeken. In afstemming met de ambtelijke organisatie hebben wij ons onderzoeksprotocol in 2023 op onderdelen verder verduidelijkt en aangescherpt. De secretaris van de rekenkamer heeft medio 2023 een presentatie gegeven aan bestuursadviseurs en directiesecretarissen over de werkwijze van de rekenkamer. De ambtelijke organisatie heeft het onderzoeksprotocol en het informatieprotocol opgenomen in de stukken over bestuurlijke besluitvorming. De gemeentesecretaris, de (algemeen) directeuren van de diensten en het gemeentelijke managementteam hebben we regelmatig bijgepraat over onze werkwijze en de rekenkameronderzoeken. Ook heeft de rekenkamer relatief veel tijd besteed aan werving. Voor de vervanging van twee onderzoekers is twee maal een wervingsprocedure via uitzendbureaus doorlopen. Dit leverde echter geen geschikte kandidaten op. Vervolgens is een uitgebreide wervingsprocedure via werkenvoordenhaag.nl doorlopen die uiteindelijk in het najaar succesvol was. Ook was de rekenkamer intensief betrokken bij de werving van een nieuw lid van de rekenkamer. Voor het presidium heeft de rekenkamer een wervingsprocedure opgesteld en bij de werving zelf heeft de rekenkamer met P&O recruitment de selectiecommissie geholpen bij de selectie van de kandidaten.
De 34% aan ondersteunende werkzaamheden is verder besteed aan werkoverleggen, rekenkamervergaderingen, opleidingen, de aansturing van de staf, financiën en personeelszaken. Doordat er in 2023 meer incidentele ondersteunende werkzaamheden waren dan in 2022 en de gemiddelde bezetting van de rekenkamer minder groot was, is hier 18
in 2023 relatief meer tijd aan besteed dan in 2022 (34% in 2023 ten opzichte van 30% in 2022). In 2023 hadden we net als in 2021 en 2022 te maken met langdurig ziekteverzuim. Dit ziekteverzuim was niet werk gerelateerd en eind 2023 was de betrokken medewerker bijna volledig weer gereïntegreerd. In 2023 was het ziekteverzuimpercentage 6% en was het ziektepercentage met uitzondering van het langdurig verzuim 2%. Dit is een forse daling ten opzichte van het ziekteverzuim van respectievelijk 14% en 4% in 2022.
19
COLOFON Leden Manus Twisk, voorzitter Pauline Reeuwijk (tot en met 31 december 2023) Robert-Jaap Voorn Willemien Roenhorst (vanaf 1 januari 2024)
Medewerkers stafbureau Arjan Wiggers (secretaris) Thijs Bosma (senior onderzoeker en plaatsvervangend secretaris) Juliette van Adrichem (senior onderzoeker) Sophie Henken (senior onderzoeker) Sarike Verbiest (senior onderzoeker tot 1 mei 2023) Souhaib ben Kchouh (als onderzoeker werkzaam tot 1 mei 2023) Katelijne Brongers (onderzoeker tot 1 februari 2024) Alicia Majoor (onderzoeker) Kariem Hommad (onderzoeker) Sitora Saidova (werkervaringsplek/onderzoeker vanaf 18 september 2023) Yaora van Wijland (onderzoeker vanaf 15 november 2023) Bart van de Giessen (onderzoeker vanaf 1 december 2023) Pam van Schie (onderzoeker vanaf 18 maart 2024)
Contactgegevens Rekenkamer Den Haag Postbus 16079 2500 BB Den Haag T: 070 353 2048
Bezoekadres Stadhuis Gemeente Den Haag Spui 70 2511 BT Den Haag
Datum 14 maart 2024
Foto voorzijde Beeldbank gemeente Den Haag/Martijn Beekman
RIS-nummer 318254
20