RIS318144 Verslag Rekeningencommissie 31 januari 2024 (herzien)

Rekeningencommissie RIS318144

Verslag Verslag van de vergadering van de Rekeningencommissie (RC) van 31 januari 2024 Aanwezig:

de voorzitter, de heer M. De Vuyst; mevrouw L. van Basten Batenburg, de heren, T. de Boer, R. Guernaoui en K. Partiman, allen lid RC; de heer M. Mulder, Functionaris Gegevensbescherming; Accountantsorganisatie: mevrouw C. Slotema, mevrouw A. Fernando en de heer M. Perkgöz; secretaris: J. van Duijn.

Afwezig:

de heren Y. Assad, M. Etalle en M. Sewtahal.

A. Opening, mededelingen en vaststelling agenda De voorzitter opent de vergadering om 19:30 uur en heet de aanwezigen welkom. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. De leden hebben laten weten voortaan in de avond te willen vergaderen. De tijdstippen van de in mei geplande vergaderingen worden daarom gewijzigd. De voorzitter brengt nogmaals onder de aandacht dat nog geen plaatsvervangende leden zijn aangemeld en zal fracties vragen om kandidaten door de raad te laten benoemen. Tevens wordt nagegaan of zittende leden hun lidmaatschap van de commissie willen continueren.

B. Verslag van de vergadering van 14 december 2023 Het verslag van de vergadering van 14 december 2023 (RIS317630) wordt ongewijzigd vastgesteld. In de vorige vergadering kwam mede naar aanleiding van eerdere fraudezaken de vraag naar voren of behandeling van een fraude- of misbruikzaak in de vakcommissie van het desbetreffende beleidsterrein de meest doeltreffende aanpak is. De voorzitter zal als alternatief hiervoor bij de voorzitters van de raadscommissies in overweging geven om fraudezaken altijd in de commissie Bestuur te agenderen om de kennis en het ‘institutioneel geheugen’ van de raad beter te borgen.

C. Ingekomen bestuurlijke stukken Van de Accountantsorganisatie is een voorstel ontvangen voor het gevraagde onderzoek naar de oorzaken van begrotingswijzigingen bij grote projecten gedurende de afgelopen vier jaar (GAD/2024.06). De Rekeningencommissie besluit dit stuk te betrekken bij agendapunt F (GRIPrapportage).

D. Verzonden brieven Mede naar aanleiding van de beraadslaging in de vorige vergadering over de Boardletter 2023 heeft de Rekeningencommissie een brief gestuurd naar het college (RIS317631). De commissie is in afwachting van de reactie van het college.

Verslag vergadering 31 januari 2024

Rekeningencommissie

E. Werkbespreking met de Functionaris Gegevensbescherming Op verzoek van de Rekeningencommissie heeft het college het jaarverslag 2022 van de Functionaris Gegevensbescherming (FG) naar de raad gestuurd (RIS316879). In deze werkbespreking worden de bevindingen toegelicht door de FG, Matthijs Mulder, waarbij ook de rapportage over datalekken wordt betrokken (RIS317377). De tijdens de presentatie getoonde beelden zijn als bijlage bij dit verslag gevoegd. De heer Mulder is sinds één jaar FG bij de gemeente Den Haag. Daarvoor heeft hij deze functie vier jaar bij de gemeente Rotterdam vervuld, waarna hij van baan heeft geruild met Diana Comijs, de voorgaande FG van Den Haag. Op verzoek van de Rekeningencommissie is de FG onafhankelijker gepositioneerd in de organisatie en rapporteert nu rechtstreeks aan de gemeentesecretaris. Het jaarverslag 2022 van de FG is afgestemd met het college, de CPO en de CISO. Het jaarverslag over 2023 is nu onderhanden en wordt naar verwachting in maart 2024 afgerond. Voor de naleving van de AVG wordt het zogenoemde three lines-model gehanteerd. Daarin is de proceseigenaar (zoals een afdelingshoofd) verantwoordelijk voor de naleving van de AVG. Als tweede lijn is het Expertisecentrum Privacy ingericht dat de proceseigenaar ondersteunt in de naleving van de AVG. De derde lijn is de FG als onafhankelijk adviseur en wettelijk toezichthouder.

Zijn jaarverslag over 2022 gaat over de naleving van de AVG en de Wet politiegegevens (Wpg). Het jaarverslag is opgebouwd aan de hand van thema’s uit het VNG controlframework hiervoor. De belangrijkste begrippen in het jaarverslag worden door de FG kort toegelicht. - Accountability: de proceseigenaar moet kunnen aantonen dat aan de wetgeving kan worden voldaan. - Register van verwerkingen: in dit register worden alle processen opgenomen waarbij persoonsgegevens worden verwerkt, zoals het verstrekken van vergunningen, uitkeringen of paspoorten. Binnen de gemeente gaat het in totaal om bijna 900 processen. In dit register wordt per proces onder meer bijgehouden wat de wettelijke grondslag is, wat de bewaartermijn is, welke gegevens worden opgeslagen en met wie deze worden gedeeld. Ook kan in dit register worden bijgehouden of bijvoorbeeld nog een DPIA moet worden uitgevoerd en of een verwerkingsovereenkomst aanwezig is. Daarmee wordt het register een sturingsinstrument. - DPIA (gegevensbeschermingseffectrapportage): dit is een risicoanalyse op risicovolle of grootschalige verwerkingen, zoals cameratoezicht. En onderdeel van deze DPIA is dat ook de FG een advies afgeeft. Met een DPIA kan de proceseigenaar aantonen dat aan de AVG wordt voldaan en dat de risico’s voor betrokkenen ondervangen worden.

- Rechten van betrokkenen: van belang is om met een privacy-statement transparant te maken welke persoonsgegevens worden verwerkt en dat er processen zijn ingericht om betrokkenen inzage te geven in hun gegevens of om hen gegevens te laten wijzigen. - Datalekken: ernstige schendingen van de bescherming van persoonsgegevens moet de gemeente melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Minder ernstige datalekken die geen risico betekenen voor de betrokkene(n) worden bijgehouden in een intern register. - Verwerkersovereenkomsten: als een dienstverlener persoonsgegevens in opdracht van de gemeente verwerkt moet in een overeenkomst worden vastgelegd dat persoonsgegevens toereikend worden beschermd. - Informatiebeveiliging: de AVG stelt ook eisen aan de toegang tot en adequate beveiliging van informatie (bijvoorbeeld door eigen medewerkers) en aan het bijhouden van inzage in persoonsgegevens door medewerkers. - Wet politiegegevens: hierbij gaat het om strafrechtelijke gegevens die worden verwerkt door medewerkers van de gemeente, zoals leerplichtambtenaren en parkeerwachten. - Autoriteit Persoonsgegevens (AP): dit is de Nederlandse toezichthouder op naleving van de AVG door onder meer gemeenten en bedrijven. De AP kan bij overtredingen boetes opleggen.

Pagina 2 van 10

Verslag vergadering 31 januari 2024

Rekeningencommissie

In het jaarverslag wordt aan de hand van het privacy control framework door middel van een taartdiagram inzichtelijk gemaakt in hoeverre de gemeente Den Haag voldoet aan de AVG.

Naar het oordeel van de FG wordt door het management actief gestuurd op naleving van de AVG. In de privacy-organisatie worden privacy officers centraal aangestuurd door de Chief Privacy Officer (CPO). Per dienst zijn er werkplannen gemaakt voor naleving van de AVG. Vanuit het Expertisecentrum Privacy (ECP) wordt er gerapporteerd aan het GMT en aan het college over de voortgang hierin. Ook is de positionering van de FG nu goed geregeld. Het belangrijkste verbeterpunt is het creëren van inzicht in de naleving van de AVG. Dit betekent dat het register van werkingen op orde moet worden gebracht. Veel van de noodzakelijke informatie om te kunnen beoordelen of de gemeente bij alle processen in control is, ontbreekt nu nog. De FG adviseert dan ook om van het register van verwerkingen een volwaardig sturingsinstrument te maken waarmee de voornaamste risico’s worden beheerst. Verder adviseert hij om een nieuw privacybeleid op te stellen, mede omdat de organisatie een ontwikkeling heeft doorgemaakt. Nu blijken de verantwoordelijkheden niet altijd voor iedereen duidelijk te zijn. Er zijn dus heldere procedures en werkinstructies nodig, alsmede heldere richtlijnen voor medewerkers om zelf afwegingen te kunnen maken. Ten slotte geeft de FG het advies om audits uit te voeren op informatiebeveiliging.

Uit de beantwoording van de vragen en de behandeling van de opmerkingen van de leden van de Rekeningencommissie komt het volgende naar voren. ▪ Onafhankelijkheid van de FG: de FG is onafhankelijk is zijn oordeel. Evenals bijvoorbeeld de accountant neemt hij de principes van hoor en wederhoor in acht bij zijn onderzoeken. Deze afstemming dient nog plaats te vinden over het jaarverslag 2023 dat nu onderhanden is. Evenzo wordt de reactie van het college op het jaarverslag eerst aan de FG voorgelegd. ▪ Register van verwerkingen: inmiddels heeft de gemeente Den Haag een register van verwerkingen zoals vereist door de AVG, waarin bijna 900 verwerkingen zijn opgenomen. Een adequaat register is het fundament van de privacyorganisatie. Nog niet alle verwerkingen zijn getoetst aan de onderdelen van de AVG. Van belang is dat op de risicovolle verwerkingen DPIA’s worden uitgevoerd. Doordat in dit register nog veel informatie ontbreekt kan het college niet aantonen dat het zijn zaken op orde heeft. Zo zijn nog niet voor alle verwerkingen DPIA’s uitgevoerd en is onduidelijk of passende maatregelen zijn genomen om de risico’s voor betrokkenen te beperken. Het gebrek aan totaaloverzicht brengt risico’s met zich mee en is daarom naar het oordeel van de FG ernstig: de vereiste accountability is onvoldoende.

▪ Volwassenheidsniveau: het college geeft in zijn reactie op het FG-jaarverslag 2022 aan dat uit een ‘nulmeting’ in 2021 gemeentebreed een AVG-volwassenheidsniveau bleek van gemiddeld één tot anderhalf op een schaal van vijf. Daarbij laat het college weten de ambitie te hebben om bij een Pagina 3 van 10

Verslag vergadering 31 januari 2024

▪

▪

▪

Rekeningencommissie

vervolgmeting in 2024 niveau drie te bereiken voor alle acht pijlers van de werkprogramma’s. De Rekeningencommissie constateert dat de score in 2021 (drie jaar na invoering van de AVG) zeer laag was en wil daarom het jaarverslag van de FG over 2023 zo snel mogelijk van het college ontvangen. Het college wordt gevraagd in zijn reactie te reflecteren op de voortgang en de te verwachten resultaten in 2024: is dan de informatie in het register van verwerkingen volledig, zijn er voldoende DPIA’s uitgevoerd en is het privacybeleid geactualiseerd? Relatieve positie Den Haag: voor een goede oordeelsvorming wil de Rekeningencommissie weten hoe de positie van de gemeente Den Haag zich verhoudt tot andere overheden. Is er bijvoorbeeld inmiddels een overheid die volledig AVG-compliant is? De FG weet dat sommige gemeenten flink vóórlopen op de gemeente Den Haag, maar een officiële benchmark is er niet. Wel bestaat een benchmark van het melden van datalekken. De Rekeningencommissie vraagt het college om bij het komende jaarverslag van de FG vergelijkende informatie over andere gemeenten op te nemen. Verder wordt de FG gevraagd om in zijn advies een duidelijke prioritering aan te geven. Meldplicht datalekken: de informatie in het register voor datalekken is onvoldoende om vast te kunnen stellen hoeveel datalekken op tijd zijn gemeld.

Voor de beoordeling van de ernst van een datalek door de privacy officers en de FG zijn duidelijkere procedures nodig en systematische kwaliteitscontroles. Voorts moet een besluit om al dan niet een datalek te melden duidelijk worden gemotiveerd en moeten alle geconstateerde datalekken worden vastgelegd. De Rekeningencommissie vraagt de FG in zijn jaarverslag 2023 de voortgang hiervan te beoordelen. AVG-bewustzijn bij medewerkers: de gemeente heeft veel voorlichting gegeven aan medewerkers over het melden van datalekken. Het bewustzijn onder medewerkers hierover is naar het oordeel van de FG inmiddels toereikend. Voor de Wpg was dit nog niet het geval. Hier ontbraken werkinstructies voor medewerkers. Een dergelijke vastlegging is noodzakelijk om door middel van audits de naleving van de Wpg te kunnen beoordelen. Begin 2023 is een externe Wpgaudit uitgevoerd door de Accountantsorganisatie. Daaruit kwam naar voren dat de naleving van de Wpg op dit onderdeel ontoereikend was (noot van het secretariaat: inmiddels heeft de Accountantsorganisatie een hercontrole uitgevoerd, waarover het college de commissie Bestuur heeft geïnformeerd (RIS318004). De Rekeningencommissie wil in het volgende FG-jaarverslag worden geïnformeerd over gerealiseerde verbeteringen hierin.

F. GRIP-rapportage over tweede kwartaal 2023 Op 15 december 2023 heeft het college de GRIP-rapportage over het tweede kwartaal van 2023 (RIS317167) naar de raad gestuurd. Zoals in de vorige vergadering reeds aan de orde is gekomen is dit enkele maanden later dan verwacht. De Rekeningencommissie heeft hierover haar teleurstelling uitgesproken, temeer omdat ambtelijk veel energie is gestoken in de verbetering van de GRIPrapportage. In de brief die naar het college is gestuurd (RIS317631) is om opheldering gevraagd over de vertraging. Door de vertraagde toezending maken recentere ontwikkelingen rond een project als Dreven, Gaarden & Zichten de nu voorliggende rapportage inmiddels achterhaald. Dit doet uiteraard flinke afbreuk aan de waarde van het instrument als voortgangsrapportage. Mede daarom had de Rekeningencommissie in de begeleidende brief een toelichting van het college verwacht op de late toezending van de rapportage. Eerder is afgesproken dat de GRIP-rapportage een openbare verantwoording moet zijn waarbij uitsluitend daadwerkelijk vertrouwelijke informatie in een geheime bijlage wordt meegestuurd (de hoofdstukken over financiën en risico’s, zie RIS314085). Bij de GRIP-rapportages over het tweede en derde kwartaal van 2022 is dit ook zo gebeurd (RIS314283). Nu is echter de gehele rapportage als geheim stuk naar de raad gestuurd (RIS317168).

De Rekeningencommissie ervaart dit als weinig transparant en onnodig belemmerend voor de democratische controle. Daarom wil de commissie een herinnering sturen naar het college om de GRIP-rapportage over het vierde kwartaal van 2023 conform afspraak als openbaar stuk naar de raad te sturen. Pagina 4 van 10

Verslag vergadering 31 januari 2024

Rekeningencommissie

Uit de beraadslaging van de Rekeningencommissie komt het volgende naar voren. ▪ KJ-plein in GRIP: nagegaan wordt waarom in de GRIP-rapportage het project KJ-plein niet is 0pgenomen. Noot van het secretariaat: ambtelijk is een reactie ontvangen waarin is toegelicht dat voor de nu onderhanden zijnde bovenbouw geldt dat de complexiteit van het bouwproject zelf niet bovengemiddeld scoort voor wat betreft het aspect ‘kwaliteit’. Er is geen sprake van een nieuwe contractvorm of functie waar de gemeente geen ervaring mee heeft. Er was wel sprake van een risico vanwege de samenhang met de ondergrondse fietsenstalling. Omdat de omgevingsvergunning inmiddels onherroepelijk is scoort het project op dit onderdeel ook niet afwijkend. Met de betaling van de koopsom door de ontwikkelaar zijn de financiële risico’s nu ook daadwerkelijk kleiner. Daarnaast is het KJ-plein onderdeel van een grondexploitatie. In de huidige GRIP-rapportages worden grondexploitaties niet meer opgenomen omdat hierover separaat gerapporteerd wordt. In de vorige vergadering zijn de resultaten, conclusies en aanbevelingen uit het onderzoek naar grote projecten (RIS316009) behandeld. De Rekeningencommissie had het college gevraagd inzichtelijk te maken hoe (achtereenvolgende) begrotingen zich verhouden tot de verantwoordingen over voortgang en realisatie van grote projecten.

Geconstateerd is dat uit het overzicht blijkt dat zich bij grote projecten geen structurele overschrijdingen ten opzichte van de opeenvolgende begrotingen voordoen. Wel blijkt uit het onderzoek dat projecten door begrotingswijzigingen niet zelden duurder worden dan aanvankelijk de bedoeling was. Dit roept bij de Rekeningencommissie de vraag op in hoeverre het gemeentebestuur voldoende in control is bij de start van deze projecten. De Rekeningencommissie heeft de Accountantsorganisatie gevraagd om voor deze projecten te onderzoeken wat de aard is van de begrotingswijzigingen en de oorzaken ervan te duiden (bijvoorbeeld vertragingen door externe factoren of extra wensen vanuit de raad). Voorts vraagt de commissie te beoordelen in hoeverre de toenames in bestedingen niet al in de initiële ramingen – al dan niet als risico’s – ingecalculeerd hadden moeten zijn en of de ambtelijke en bestuurlijke informatievoorziening toereikend is bij de voorbereidingen van een project en gedurende de looptijd ervan. Van de Accountantsorganisatie is een onderzoeksvoorstel (GAD/2024.06) hiervoor ontvangen. De Rekeningencommissie stemt in met het voorstel en verleent daarmee opdracht aan de Accountantsorganisatie dit onderzoek uit te voeren.

G. Mondelinge terugkoppeling van de accountant over de 9-maandsafsluiting De Accountantsorganisatie heeft naar de 9-maandsafsluiting van de financiële administratie gekeken. Hierop wordt ter vergadering een toelichting gegeven door Angie Fernando, audit manager bij de Accountantsorganisatie. De financiële afdeling heeft een proefopstelling van de balans per 30 september 2023 gemaakt. Hierop is door de Accountantsorganisatie een quick scan uitgevoerd. Daarbij is nagegaan of de aangeleverde informatie kwalitatief voldoende is en of de financiële administratie bijgewerkt en actueel is. De aangeleverde informatie is in kwalitatieve zin beter dan voorgaande jaren. De proefafsluiting zelf kan nog verder verbeterd worden. Daarbij kan gedacht worden aan analyses van balansposten, zoals ingekomen facturen die nog op een tussenrekening staan en maatregelen die ervoor zorgen dat balansposten vaker worden geactualiseerd. Het huidige beleid voorziet er bijvoorbeeld niet in dat investeringen in onderwijshuisvesting bij de tussentijdse afsluiting geactiveerd kunnen worden. De Accountantsorganisatie adviseert om in tussentijdse afsluitingen ook de balanspost voorraden onderhanden werk en de herwaardering van grondexploitaties te betrekken en de beleidsregels bij

Pagina 5 van 10

Verslag vergadering 31 januari 2024

Rekeningencommissie

diensten hierop aan te scherpen. De bevindingen zijn mondeling afgestemd met de gemeentelijke organisatie. De Accountantsorganisatie adviseert om bij volgende tussentijdse afsluitingen ervoor te zorgen dat meer balansposten kunnen worden afgesloten, bijvoorbeeld voor grondexploitaties. Hierdoor kunnen onderdelen van de jaarrekeningcontrole naar voren worden gehaald. Daartoe dient dan ook het beleid bij de desbetreffende gemeentelijke diensten aangepast te worden. Uit de beantwoording van de vragen en de behandeling van de opmerkingen van de leden van de Rekeningencommissie komt het volgende naar voren. ▪ Afspraken over tussentijdse afsluiting: het college heeft toegezegd dat net als in voorgaande jaren ook in 2023 een tussentijdse afsluiting van de financiële administratie zou plaatsvinden: “één van de doelen van deze tussentijdse afsluiting is het mogelijk maken van een controle op het up to date zijn van de administratie, zodat hier indien nodig op bijgestuurd kan worden. […] Voor het gedurende het jaar controleren van de grondexploitaties zal het college gezamenlijk met de accountant een aanpak opstellen.” (zie toezeggingen B, F en G, RC/2024.05). Nu zijn niet alle balansposities van de afzonderlijke gemeentelijke diensten tussentijds opgemaakt.

De Accountantsorganisatie adviseert om bij volgende tussentijdse afsluitingen ervoor te zorgen dat bij diensten meer wordt geactiveerd, zodat tussentijdse controle kan plaatsvinden op desbetreffende balansposities. De Rekeningencommissie is blij dat de kwaliteit van de tussentijdse afsluiting ten opzichte van voorgaande jaren is toegenomen en wil dat wordt toegewerkt naar meeromvattende tussentijdse afsluitingen, waarop ook het beleid bij diensten wordt aangepast. Daarbij denkt de commissie aan het tussentijds afsluiten voor een aantal belangrijke onderdelen, zoals de grondexploitaties en de materiële vaste activa voor de investeringen. ▪ Eerdere controle van grondexploitaties: bij het onderzoek naar de jaarrekening 2022 heeft de Rekeningencommissie er bij het college op aangedrongen te bewerkstelligen dat reeds gedurende het jaar begonnen kan worden met (onderdelen van) de jaarrekeningcontrole. Daarbij is gevraagd om grondexploitaties die reeds gedurende het jaar afgesloten konden worden al in het najaar door de accountant te laten controleren. In 2023 heeft wel een herwaardering van grondexploitaties plaatsgevonden, maar deze is niet verwerkt in de balans van de tussentijdse afsluiting en dus nog niet door de accountant gecontroleerd.

Voor onder andere subsidie- en uitkeringsverstrekking, Wmo en jeugdhulp is het wel gelukt om onderdelen eerder door de accountant te laten controleren. Dit zijn echter geen balansposities en ze maken daarom geen onderdeel uit van de proefafsluiting. De Rekeningencommissie vraagt het college om mogelijkheden om grondexploitaties reeds gedurende het jaar te laten controleren in 2024 zo veel mogelijk te benutten.

H. Verbonden Partijen Van het college is de Jaarrapportage Verbonden Partijen 2022 (RIS317436) ontvangen. Tevens zijn bij dit agendapunt geagendeerd het voorstel om de opzet en structuur van het holdingsfonds Stichting HEID ongewijzigd te laten (RIS317172) en een brief over uitstel van liquidatie en beëindiging van de gemeenschappelijke regeling Bedrijvenschap Harnaschpolder (RIS317366). De Rekeningencommissie laat de inhoudelijke behandeling van de laatste twee stukken aan de commissie Bestuur. Uit de beraadslaging komt het volgende naar voren. ▪ Tijdigheid rapportage: het college heeft op 11 januari 2024 de Jaarrapportage Verbonden Partijen 2022 (RIS317436) naar de raad gestuurd. Dit is later dan destijds in de brief van 30 maart 2021 (RIS308240) door het college is toegezegd, namelijk dat de rapportage jaarlijks in oktober/november naar de raad gestuurd zou worden. De Rekeningencommissie heeft dit inmiddels per brief onder de aandacht gebracht van het college (RIS317631). Pagina 6 van 10

Verslag vergadering 31 januari 2024

▪

▪

▪

I.

Rekeningencommissie

Scores op basis van toezichtskader: in de vergadering van de commissie Bestuur op 22 februari 2023 heeft de wethouder Financiën, mevrouw Bruines, toegezegd om bij de jaarrapportage Verbonden Partijen 2022 per verbonden partij aan te geven hoe deze in de evaluatie scoorde op ieder van de vier stappen uit het toezichtskader Verbonden Partijen (RIS314651, pag. 7). De scores uit de evaluatie zijn dus opnieuw opgenomen in deze jaarrapportage. Inzichtelijkheid rapportage: de Rekeningencommissie complimenteert het college en ambtelijk apparaat met de inzichtelijkheid van de rapportage. Opgemerkt wordt dat jaarverslagen van United Fish Auctions (UFA) en Starterspanden nog niet, zoals gevraagd, online zijn gepubliceerd. Informatie UFA: uit de in 2022 uitgevoerde evaluatie van verbonden partijen (RIS313870) kwamen aandachtspunten naar voren voor met name United Fish Aucti0ns. Het is de enige verbonden partij met een negatief resultaat. In dit licht beoordeelt de Rekeningencommissie de informatie in de jaarrapportage over deze verbonden partij als tamelijk summier. Mede met het oog op behandeling in de commissie Bestuur wordt het college gevraagd te bewerkstelligen dat het jaarverslag van deze verbonden partij – desnoods vertrouwelijk – aan de raad ter beschikking wordt gesteld.

Inventarisatie van mogelijk te behandelen onderwerpen uit het eindrapport Enquêtecommissie Amare

Op verzoek van de Rekeningencommissie heeft de Accountantsorganisatie zich gebogen over het eindrapport Enquêtecommissie Amare (RIS316440) en geïnventariseerd welke onderwerpen zich in het domein van de Rekeningencommissie bevinden (GAD/2024.05). De inventarisatie wordt toegelicht door Mustafa Perkgöz, audit manager bij de Accountantsorganisatie. Voor de uitwerking van de vraag van de Rekeningencommissie is vooraf overleg geweest met de secretaris van de enquêtecommissie. Daarbij heeft de secretaris benadrukt dat alle deelconclusies en -aanbevelingen zijn samengebracht in de tien aanbevelingen die de enquêtecommissie heeft gedaan. Deze aanbevelingen zijn daarom als uitgangspunt genomen voor de inventarisatie. Daarbij is in kaart gebracht welke aanbevelingen betrekking hebben op het financieel beheer. Vervolgens is aangegeven wat de Accountantsorganisatie daarbij kan betekenen. Twee aanbevelingen van de enquêtecommissie waren gericht aan het presidium, te weten: - aanbeveling 2: draag zorg voor een deskundige en permanente externe ondersteuning van de raad in het beoordelen van complexe vraagstukken. Maak de griffie verantwoordelijk voor het aantrekken en aansturen van deze externe ondersteuning. Equipeer de griffie met budget en extra medewerkers om voor de raad en raadscommissies de benodigde expertise in kaart te brengen en te faciliteren.

- aanbeveling 3: stel bij majeure besluitvormingsmomenten raadsleden aan als rapporteurs om raadsvoorstellen te beoordelen. Deze rapporteurs beoordelen, voorzien van deskundige externe ondersteuning, een raadsvoorstel op de thema’s publiek belang, exploitatie, proces, financiën en risicomanagement. Vanwege de financiële component in deze beoordeling en de daarmee samenhangende rechtmatigheidsaspecten van bijvoorbeeld de aanbesteding, zijn deze aanbevelingen als relevant voor de Rekeningencommissie aangemerkt. Van de overige acht aanbevelingen aan het college zijn als financieel relevant gemarkeerd: - aanbeveling 1: expliciteer het publiek belang in toekomstige besluitvorming. […] De eerste verantwoordelijkheid om het publiek belang gedegen vast te stellen ligt uiteraard bij het college, maar aangezien aandacht voor het publiek belang cruciaal is wordt ook de raad aanbevolen om bij belangrijke dossiers zelf na te denken over het publiek belang van een voorstel. Deze aanbeveling kan een raakvlak hebben met financiën wanneer het gaat om de projectbegroting en exploitatie. Pagina 7 van 10

Verslag vergadering 31 januari 2024

-

Rekeningencommissie

aanbeveling 5: informeer de raad op een integrale wijze. Boekhoudkundige principes mogen geen belemmering zijn voor een overzichtelijke informatievoorziening aan de raad. aanbeveling 6: vereenvoudig de geldstromen tussen de gemeente en de gehuisveste instellingen. Breng het aantal geldstromen terug tot wat echt nodig is en maak zodoende de geldstromen van de exploitatie inzichtelijker en tot een betere weergave van de werkelijkheid. Deze aanbevelingen hebben betrekking op boekhoudkundige vraagstukken.

Vervolgens wordt toegelicht wat de Accountantsorganisatie hierin kan betekenen. Nu al bestaat de mogelijkheid om de Accountantsorganisatie vragen te stellen of onderzoeksopdrachten te geven (zie art. 3.3, zesde lid van de verordening financieel beheer & beleid). Dergelijke onderzoeken hebben de afgelopen jaren ook plaatsgevonden, onder meer op het gebied van projectbeheersing, risicomanagement en projectverantwoording. Een goed voorbeeld daarvan is het onderzoek dat de Accountantsorganisatie heeft uitgevoerd naar het project Dreven, Gaarden & Zichten (RIS313614), waarbij is gekeken naar het risicoprofiel en de financiële prognoses. Bij aanbevelingen 2 en 3 worden enkele thema’s genoemd, alsmede de mogelijkheid dat de raad externe deskundigheid inroept. Daarbij kan ook worden gedacht aan de Accountantsorganisatie, voor zover de benodigde deskundigheid betrekking heeft op de competenties van deze organisatie. De desbetreffende thema’s zijn opgenomen in bijlage 3 van de notitie: publiek belang, exploitatie van een groot project, processen, financiën en risicomanagement.

Uit de beantwoording van de vragen en de behandeling van de opmerkingen van de leden van de Rekeningencommissie komt het volgende naar voren. ▪ Herhaling voorkómen: als tweede conclusie stelt de enquêtecommissie dat de raad bij de besluitvorming over Amare op aspecten niet volledig is geïnformeerd en op aspecten is misleid. De Rekeningencommissie vindt het belangrijk dat dit voor de toekomst wordt voorkómen. Daartoe zou de Accountantsorganisatie voor de raad naar een specifiek project kunnen kijken, zowel bij de besluitvorming als tussentijds. Dit is ook bij Dreven, Gaarden & Zichten gebeurd. In het geval van Amare kan echter niet worden beantwoord of, indien dit was gebeurd, ook de informatie naar boven was gekomen die nu door het intensieve onderzoek van de enquêtecommissie is achterhaald. ▪ Toetsing voortgangsrapportages door accountant: voortgangsrapportages over projecten zouden vanuit de deskundigheid van de accountant kunnen worden beoordeeld. Bij het Rijk worden voortgangsrapportages over geselecteerde grote projecten vooraf door de accountant getoetst (Regeling Grote Projecten). Het gaat daarbij om zowel financiële als niet-financiële informatie. Zo wordt de aansluiting van de financiële informatie met de financiële administratie onderzocht en wordt naar de onderbouwing van financiële prognoses gekeken.

Ook wordt onderzocht of de niet-financiële informatie aansluit bij de financiële informatie. Naar het oordeel van de Rekeningencommissie moet de selectie van projecten voor een dergelijke beoordeling door de Aa aan een kritische toets worden onderworpen. (Voor ICT-projecten van het Rijk adviseert het Adviescollege ICT-toetsing (AcICT) het kabinet en het parlement over de risico's en slaagkans van ICT-projecten. Het Adviescollege is de opvolger van Bureau ICT-toetsing (BIT) dat per 31 december 2020 ophield te bestaan.) ▪ Implementatie aanbevelingen: in de regeling Grote Projecten van het Rijk is onder meer toegelicht wat er in de basisrapportage en in voortgangsrapportages moet staan. Verder kan de commissie één of meer rapporteurs als bedoeld in artikel 7.36, eerste lid, van het Reglement van Orde van de Tweede Kamer over het project benoemen. Ook de enquêtecommissie Amare heeft aanbevolen om met rapporteurs te werken. Daarmee wordt begonnen bij het huidige project Zuidwest. De Rekeningencommissie wil aan het presidium voorstellen om de rapporteurs mede te laten ondersteunen door de Accountantsorganisatie, onder meer voor wat betreft toetsing van de voortgangsrapportages. Pagina 8 van 10

Verslag vergadering 31 januari 2024

▪

Rekeningencommissie

Betrekken van deelconclusies bij voortgangsrapportage: de enquêtecommissie stelt in aanbeveling 10 aan de raad voor om de regie op de voortgang van de implementatie van alle aanbevelingen in handen te geven van het presidium (RIS317005), om daarmee een integrale opvolging van het eindrapport te waarborgen. De Rekeningencommissie wil het presidium tevens vragen om alle deelconclusies uit het eindrapport expliciet te laten betrekken bij de voortgangsrapportage. Deelconclusies vormen de bouwstenen voor de aanbevelingen van de enquêtecommissie en de implementatie van de aanbevelingen behoort daarom in samenhang met de desbetreffende deelconclusies te worden beoordeeld.

J. Conceptprocedure voor aanvragen van GAD-onderzoek door raadsleden In vervolg op de beraadslaging in de vorige vergadering over de opdrachtverstrekking aan de Accountantsorganisatie is een herziene conceptprocedure opgesteld voor onderzoeksaanvragen door raadsleden (RC/2023.57). Na een gedachtewisseling wordt besloten tot enkele aanpassingen hierin, onder meer voor wat betreft gevallen waarin de commissie niet unaniem is. De gewijzigde conceptprocedure wordt in de volgende vergadering geagendeerd.

K. Jaarplan en begroting 2024 van de Accountantsorganisatie Van de directeur van de Accountantsorganisatie, Carla Slotema, is het jaarplan en de begroting voor 2024 ontvangen (RIS317792). Dit wordt ter vergadering kort door haar toegelicht. Vanwege de herpositionering van de Accountantsorganisatie onder de raad per 1 april 2023 is nu voor de eerste keer het jaarplan van deze organisatie geagendeerd in de Rekeningencommissie. In het jaarplan zijn de kernwaarden van de Accountantsorganisatie opgenomen: deskundig, onafhankelijk en betrokken. Voorts is in het plan de borging van de kwaliteit van de dienstverlening toegelicht. Deze dienstverlening bestaat uit controleren, ondersteunen en kennis delen. Naast de wettelijke accountantscontrole kunnen jaarlijks vier tot zes bijzondere onderzoeken of audits voor de Rekeningencommissie worden uitgevoerd. Voor de organisatie zijn verschillende doelen geformuleerd: een afspiegeling van de stad zijn en blijven, de eigen kernwaarden naleven en maatschappelijk relevant blijven, het goede voorbeeld geven, groeien in de dienstverlening op de drie kerntaken, het borgen van een onbetwist kwaliteitsniveau en een lerende en veilige omgeving bieden. Daarnaast heeft de organisatie de ambitie om innovatief te zijn.

Om op deze doelen te kunnen sturen zijn als kritieke prestatie-indicatoren (KPI’s) benoemd: de tevredenheid van opdrachtgevers/klanten, de tevredenheid van de toezichthouder, het verzuimpercentage, het verlooppercentage en de uitkomsten van het medewerkerstevredenheidsonderzoek. Daarnaast wordt komend jaar de kwaliteitsbeheersing zoveel mogelijk langs de meetlat gelegd van de audit quality indicators die door de kwartiermakers toekomst accountancysector zijn opgesteld. Over het jaar 2023 is een voordelig resultaat geboekt van € 0,4 miljoen. Mede omdat extra middelen pas in de loop van het jaar zijn toegekend is het niet gelukt om deze volledig aan te wenden. Reeds eerder was gestart met werving van nieuwe medewerkers, maar dit heeft in 2023 niet geleid tot de vervulling van vacatures. Inmiddels zijn wel enkele belangrijke vacatures vervuld. De werkzaamheden ten behoeve van subsidieverklaringen zullen in 2024 kostendekkend zijn. Voor de begroting 2024 zijn als doelen gesteld: investeren in innovatieve toepassingen en het behouden en werven van talentvolle mensen.

Pagina 9 van 10

Verslag vergadering 31 januari 2024

Rekeningencommissie

Uit de beantwoording van de vragen en de behandeling van de opmerkingen van de leden van de Rekeningencommissie komt het volgende naar voren. ▪ Dienstverlening aan gelieerde organisaties: voor de herpositionering van de Accountantsorganisatie is door bureau Berenschot een rapport uitgebracht (RIS310802). Daarin is geadviseerd om te streven naar een minimale schaalgrootte van de organisatie om de kwaliteit voldoende te kunnen borgen. Eén van de daarbij genoemde mogelijkheden om dit te bewerkstelligen is het verrichten van werkzaamheden voor aan de gemeente Den Haag gelieerde organisaties (zoals verbonden partijen) en voor andere gemeenten in de regio. Door de Rekeningencommissie is daarbij uitgesproken dat groei geen doel op zich is, maar dat het borgen van de benodigde kwaliteit wel een minimale omvang van de organisatie vereist (in dit geval groter dan de omvang in de aanvangssituatie). ▪ Inzet mensen en middelen: de Rekeningencommissie wil bij de volgende begroting worden geïnformeerd over de verdeling van de inzet van mensen en middelen over de genoemde drie onderdelen van de dienstverlening en vraagt daarbij ook de baten en lasten van de dienstverlening aan derden te vermelden.

▪ Meetbaarheid prestatie-indicatoren: de Rekeningencommissie vraagt bij de volgende begroting eveneens inzichtelijk te maken hoe de prestatie-indicatoren worden gemeten en welke streefwaarden worden gehanteerd voor de tevredenheid van opdrachtgevers, klanten, toezichthouder en de maatschappij. ▪ Ad-hocverzoeken: de mate waarin ad-hocverzoeken worden gedaan is vooralsnog moeilijk te voorspellen. De Rekeningencommissie wil hier bij de verantwoording over 2024 op terugblikken om nader te bepalen hoe hiermee omgegaan kan worden.

L. Stand van zaken Toezeggingen jaarrekeningonderzoek 2022 Het overzicht van toezeggingen die door het college naar aanleiding van het onderzoek naar de jaarrekening 2022 zijn gedaan is geactualiseerd (RC/2024.05). Enkele van de toezeggingen is niet tijdig nagekomen. Deze zijn na de vorige vergadering onder de aandacht van het college gebracht in de brief die naar aanleiding van de boardletter naar het college is gezonden (RIS317631). De Rekeningencommissie is in afwachting van de reactie van het college hierop. De Rekeningencommissie constateert dat de raad in geen van de recente gevallen waarin stukken niet tijdig naar de raad zijn gestuurd een bericht van uitstel heeft ontvangen van het college. Nagegaan wordt of het toegezegde DMO-programma vóór de convocatie voor de volgende vergadering tegemoet kan worden gezien.

M. Termijnplanning De Rekeningencommissie wil voortaan zoveel mogelijk ’s avonds vergaderen. De in mei en juni geplande middagvergaderingen zullen daarom in de termijnplanning (RC/2024.03) naar de avond worden verplaatst.

N. Rondvraag en sluiting De voorzitter sluit de vergadering om 21:25 uur.

10

Pagina 10 van