RIS318000 Bijlage 4 KPI-rapportage 2022

organisatie: Antwoord KPI nr.

KPI-vraag niet overgebrachte archiefbescheiden (N-O)

1.

LOKALE REGELINGEN

1.1

Verordening archiefzorg

1.1.a

Beschikt de gemeente over een geactualiseerde, door de gemeenteraad vastgestelde archiefverordening inzake de archiefzorg die voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving?

(ja/deels/nee/ n.v.t)

ja

Grondslag: Aw art 30.1 en 32.1 Praktijknorm: VNG model archiefverordening

1.1.b

Is deze medegedeeld aan Gedeputeerde Staten? Grondslag: AW art. 30.1 Aw art. 32.2

1.2

Beheerregeling Informatiebeheer

1.2

Beschikt de gemeente over een door het college als archiefzorgdrager vastgestelde beheerregeling Informatiebeheer inzake het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden, en het beheer van de archiefbewaarplaats? Grondslag: Archiefverordening van de gemeente Praktijknorm: VNG model beheerregeling

1.2. Toelichting

Deelvragen

Zo ja, wanneer is de archiefverordening vastgesteld? Besteedt deze aandacht aan: - Zorgplicht Burgemeester en wethouders (art. 1) - Taken gemeentearchivaris of gemeentesecretaris (art. 2) ten aanzien van overgebrachten en niet overgebrachten archiefbescheiden. - Verantwoording door burgemeester en wethouders (art.3) - Beschikbaarstelling gegevens de beschikbaarstelling gegevens voor verantwoording toezicht en publicatie (art. 4) - Opname in de archiefbewaarplaats van archieven van particulieren (art. 5)

mei-2018

ja ja ja ja ja

ja

ja

sep-2018 Zo ja: wanneer is de regeling (of het besluit) vastgesteld? Besteedt dit besluit aandacht aan:

Taken van de beheerder (art. 3) Taken en bevoegdheden van het Strategisch Informatieoverleg (SIO) en gemeentearchivaris. (wie geeft advies over wat) (art. 4) Overdracht en ter beschikkingstelling van archiefbescheiden (art. 5) Verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbewaarplaats (art. 6) De Beheerregeling Informatiebeheer is niet bij wet verplicht, maar wordt vrijwel altijd in een Archiefverotrdening verplicht gesteld ((vgl. het VNG model daarvoor).

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

Toelichting op antwoord KPI-vraag- of deelvragen

ja ja ja ja

1

1.3

Strategisch informatieoverleg (SIO)

1.3

Heeft het college als archiefzorgdrager een strategisch informatie overleg (SIO) ingesteld?

ja Zo ja:

Grondslag: Toelichting op de wijziging van het Archiefbsluit 2012.

Is in dit SIO ook een onafhankelijke deskundige benoemd? Welke taken en bevoegdheden zijn, naast de wettelijke verplichtingen (6.3.d en 6.5.c), bij het SIO belegd?

Praktijknorm: VNG model aanwijzings- en benoemings-besluiten

Handreiking Strategisch Informatieoverleg (SIO)

Het SIO is ingebed in het MT Tijdelijke organisatie informatie en automatisering; de gemeentearchivaris wordt als agendalid uitgenodigd als het onderwerp Informatiebeheer op de agenda staat. Nee Zie artikel 4 van de beheerregeling informatiebeheer Den Haag 2018 (RIS 300439)

1.3. Toelichting

Taken voor het SIO zijn in ieder geval vaststelling van een Hotspotmonitor (KPI 6.3.d) en advisering inzake vervreemding van archiefbescheiden die geen gevolg is van uitvoering van nieuwe wetgeving (KPI 6.5.c). Daarnaast kunnen bij het SIO andere taken en/of bevoegdheden worden belegd (zie Handreiking).

1.4

Wijziging Overheidstaken

1.4

Treft het college als archiefzorgdrager voorzieningen omtrent de archiefbescheiden bij ja Heeft er in de laatste vijf jaar een dergelijke situatie plaatsgevonden? opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken aan een ander (tijdelijk) overheidsorgaan? Zo ja, welke? Grondslag: Aw art. 4 Zo ja, welke? Welke voorziening(en) is/zijn getroffen? Wet algemene regels herindeling (ARHI) art. 70 Praktijknorm: Handreiking Inrichting informatie- en archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden (Verbonden partijen) 1.4. Toelichting (Juridische) voorzieningen die de zorgdrager zou moeten treffen zijn het opstellen van een akte van terbeschikkingstelling, of een verklaring van overbrenging dan wel vervreemding. Daarnaast moet de gemeentelijke organisatie zorgen voor het afsluiten van archieven en de (voorbereiding van) terbeschikkingstelling, overbrenging of vervreemding.

1.5

Gemeenschappelijke regelingen en andere intergemeentelijke samenwerkingsvormen

1.5.a

Treft het college als archiefzorgdrager, bij de instelling van een gemeenschappelijke regeling en andere samenwerkingsverbanden waarin de gemeente participeert, voorzieningen omtrent de zorg voor de archiefbescheiden?

Grondslag: Aw art. 40 Praktijknorm: Handreiking Inrichting informatie- en archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden (Verbonden partijen) Handreiking informatieveiligheid en samenwerkingsverbanden

ja

Nee

Heeft er in de laatste vijf jaar een dergelijke situatie plaatsgevonden?

nee, er hebben zich geen wijzigingen voorgedaan.

Zo ja, welke voorziening(en) is/zijn getroffen? Is bijvoorbeeld een archiefbewaarplaats aangewezen en een archivaris benoemd / aangewezen, het uitbestede archiefbeheer geregesl in de vorm van bijvoorbeeld een mandaadregeling, en de informmatieveiligheid geregeld?

standaard paragraaf overgenomen

Neemt de gemeente in samenwerkingsovereenkomsten met private partijen ook Het is deels onbekend of dit structureel gebeurt. dergelijke bepalingen oer de noodzakelijke voorzieningen voor het archiefbeheer? 1.5.a Toelichting

Het gaat hier om het op afstand zetten van de uitvoering van taken in gemeenschappelijke regelingen (GR). Dit kan alleen door middel van mandaat. Het college blijft dan archiefzorgdrager. [Wanneer een gemeente taken of bevoegdheden op basis van delegatie onderbrengt in een GR, is sprake van de overdracht van taken zoals bedoeld in KPI 1.4. Het college is dan niet langer archiefzorgdrager.] Als medeoprichter van een GR is het college verantwoordelijk voor opname van een archiefparagraaf in de GR-tekst waarin tenminste de bestuurlijke verantwoordelijkheid wordt belegd voor het GR-archief. Als zorgdrager moet het college regels stellen aan creatie en beheer van gemeentelijke archiefbescheiden bij de GR, bijvoorbeeld door middel van dienstverleningsovereenkomsten. Sinds de invoering van de Aw 1995 zijn andere samenwerkings-verbanden in zwang gekomen waarover de wet niets zegt. Het is echter verstandig bij deze KPI ook te kijken naar het op afstand zetten van de uitvoering van taken in overheidsstichtingen en -NV’s en in publiek-private samenwerkingsverbanden (BV, NV, VOF). De getroffen / nog te treffen beveiligingsmaatregelen wat betreft informatie behorende bij uitgeplaatste taken worden hier niet bevraagd, en behoren tot het domein van informatiebeveiliging op grond van de BIO.

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

2

1.5.b

Zijn alle gemeenschappelijke regelingen waaraan de gemeente deelneemt opgenomen in het landelijk GR-register, en is er een overzicht van andere samenwerkingsverbanden waarin de gemeente participeert? Grondslag: Wgr art. 27 Praktijknorm: Landelijk GR-register

ja Zo nee: bevat het (eigen) register per gemeenschappelijke regeling in ieder geval: de deelnemers; de wettelijke voorschriften waardoor de bevoegdheden van het samenwerkingsverband worden beheerst; de bevoegdheden die bij de regeling zijn overgedragen; het adres en plaasts van vestiging; of het een openbaar lichaam of een gemeenschappelijk orgaan is ingesteld; Is er een overzicht van andere samenwerkingsverbanden? Zo ja, is dit overzicht actueel en volledig?

1.5.b Toelichting

Voor nadere uitleg van het landelijk GR-register, ook in relatie tot WGR art. 27, zie https://www.koopoverheid.nl/voor-overheden/gemeenten-provincies-en-waterschappen/gemeenschappleijke -regelingen.

1.6

Mandaatregeling archiefzorg

1.6

Beschikt de gemeente over vastgestelde mandaten op grond van de Archiefwet, bedoeld om namens de zorgdrager besluiten te nemen, niet zijnde regelgeving/het stellen van regels?

ja

Grondslag: Awb Title 10.1

Zo ja, voldoet deze aan de wettelijke voorschriften voor dergelijke regelingen?

Ja

Houdt de gemeente zich daaraan, d.w.z. worden de diverse bevoegdheden uitgeoefend door de ter zake bevoegde ambtenaren?

Ja

1.6. Toelichting

Bijvoorbeeld voor de vervanging van archiefbescheiden of voor opstellen en ondertekeningen van vernietigngslijsten.

1.7

Uitbesteden Archiefbeheer(staken)

1.7

Worden er archiefbeheer(deel)taken uitbesteed? Indien (aspecten van) het archiefbeheer/archiefbeheerstaken zijn uitbesteed aan een privaatrechtelijke partij of publiekrechtelijke partij, zijn hiervan dan dienstverleningsovereenkomsten waarin rekening gehouden wordt met de wettelijke gemeentelijke eindverantwoordelijkheid?

deels

Zo ja, per geval: Is er een dienstverleningsovereenkomst?

Deels, als de uitbesteding gebeurt door de keten informatiebeheer wel; bijvoorbeeld in het geval van externe archiefopslag van in principe te vernietigen fysiek archief via Mondial Movers en Oasis. Bij digitaal archief geldt hetzelfde, als dit gebeurt via de reguliere IB kanalen wel. Als de fysieke-digitale uitbesteding gebeurt door de diensten zonder betrokkenheid van de keten informatiebeheer is er geen zicht op. Overigens gelden dan de inkoopvoorwaarden GIBIT waarin ook informatie- en archiefbeheer onderdeel van uitmaakt.

Grondslag: BW boek6

1.7. Toelichting

Zo ja, in hoeverre is in de overeenkomst rekening gehouden met de wettelijke deels onbekend gemeentelijke eindverantwoordelijkheid? Gemw art. 160 en 165 Zijn er maatregelen getroffen in het kader van faillissement, beslaglegging of deels onbekend inbeslagname bij betrokken private partijen? Zijn er maatregelen getroffen in gevallen) van externe data-opslag, bijvoorbeeld bij deels onbekend procesapplicaties (al dan niet in de cloud)? Zijn, in geval er sprake is van persoonsgegevens in de archieven, de nodige deels onbekend verwerkersovereenkomsten gesloten? Denk bij het uitbesteden van archiefbeheertaken of -diensten aan: inhuur personeel; huur archiefruimte, archiefbewaarplaats of e-depot; het extern laten bewerken of restaureren van papieren archieven; het laten hosten van digitale gegevens. Wanneer de hele documentaire informatievoorziening is uitbesteed (bijvoorbeeld in een shared service centre) of het beheer van de statische archieven is uitbesteed aan een externe archieforganisatie, dan is sprake van een op afstand gezette taak als bedoeld in KPI 1.5.

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

3

1.8

Publicatie en bekendmaking

1.8

Doet de gemeente haar publicaties en bekendmakingen via DROP (Decentrale Regelgeving en Officiële Publicaties) en / of https://www.officielebekendmakingen.nl/gemeenteblad?

ja

Zo nee, hoe geschiedt publicatie en bekendmaking dan wel?

Grondslag: Wet elektronische publicaties per 1-1-2021. Praktijknorm: Gemeenteblad op website: officielebekendmakingen.nl 1.8.Toelichting De inwerkingtreding van de Wet electronische publicaties is gepland 1 jan. 2021. Vanaf dat moment moeten regelingen en bekendmakingen van de overheid via DROP op https://www.officielebekendmakingen.nl/gemeenteblad worden gepubliceerd. Drop wordt beheerd door KOOP, Kennis en Exploitatiecentrum voor Officiele Overheidspublicaties. Zie https://www.koopoverheid.nl/vooroverheden/gemeenten-provincies-en-waterschappen/drop

2.

MIDDELEN EN MENSEN

2.1

Middelen

2.1

Hoeveel middelen stelt het college als archiefzorgdrager na goedkeuring door de raad ter vraag beantw. in Wat is het totale bedrag dat is opgevoerd op de begroting van het lopende jaar? beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor kolom c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht Toelichting daarop? gem./GR

Budget per onderdeel Informatiebeheer IDC KPL E518170 Informatiebeheer BEC KPL E513342 HGA DPZ KDR K651100 t/m K651400 BSD 1 FTE s12 Totaal budget (k €)

2022 3.305 819 3.372 110 7.606

Grondslag: Aw art. 30.2 Welk bedrag is gereserveerd voor de in de linkerkolom benoemde kosten? De volgende kostensoorten zijn relevant: loon personeel, externe inhuur personeel, opleiding personeel, materialen voor het papieren archief (zippels, verpakking e.d.), externe bewerking archieven, vernietiging, bouw/inrichting archiefruimte (ook digitaal), huur archiefruimte of opslag, externe digitalisering archieven, scanners, software DMS/RMA, software DSP/ZTC, archiefdienst of aansluiting bij externe archieforganisatie (archiefbewaarplaats), aansluiting documentenwacht. Er zijn geen kengetallen beschikbaar.

2.1. Toelichting

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

4

2.2

Mensen, kwantitatief tbv beheer

2.2.a

Hoeveel mensen (fte’s) stelt het college als archiefzorgdrager na goedkeuring door de raad ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. Grondslag: Aw art. 32

2.2.a. Toelichting

Er zijn geen kengetallen beschikbaar

vraag beantw. in In principe doet elke medewerker van de gemeente iets met Wat is de totale omvang in fte van: kolom informatie A) medewerkers in de organisatie die informatie produceren of verwerken? Toelichting gem./GR B) Medewerkers in de organisatie die zijn belast met informatiebeheer, zoals Circa 59 bij het expertisecentrum informatiebeheer, daarnaast een medewerkers DIV,ICT, interne archiefdienst en eventuele informatiebeheerders op aantal bij Centrale Vastgoedorganisatie Den Haag, griffie, Den Haag andere afdelingen. werkt Wat is de omvang in fte van de medewerkers die zijn belast met het Strategisch 1, Tactisch 20, Operationeel 38 informatiebeheer, uitgesplitst naar functiesoort. Zijn de medewerkers in de organisatie die informatie produceren of verwerken Deels. voldoende op de hoogte van de interne richtlijnen op informatiebeheergebied om een goed informatiebeheer te kunnen garanderen? ja

Er is achterstand in het bewerken, selecteren, vernietigen van archieven en op de (voorbereiding van de) overbrenging van de informatie naar de archiefbewaarplaats - wat is de omvang van deze achterstanden fysiek (aantal m of MB, GB, TB)? Papier: restant na drie jaar projectuitvoering is 2.036 m1 semistatische dossiers. Digitaal: onbekend, niet te bepalen vanwege het omvangrijk informatielandschap. De digitale achterstand is zeer omvangrijk. - en in geschat aantal arbeidsuren om deze weg te werken? Papier: 1 jaar met 4,5 fte, digitaal is volledig onbekend - waarom zijn deze achterstanden ontstaan? reorganisaties, ontbreken vakkennis, bezuinigingen en andere prioriteitstelling - zullen zonder ingrijpen deze achterstanden nog groeien? Zolang er aan de voorkant niet wordt gedigitaliseerd blijft de analoge toestroom bestaan. Wekelijks/maandelijks worden er analoge archieven afgestoten. De digitale aanwas groeit dagelijks, aangezien er niet/nauwelijks wordt vernietigd. - is het wegwerken van de achterstanden in een planning opgenomen? Ja de analoge achterstanden worden in een dashboard bijgehouden en worden jaarlijks meegenomen in de planning. Van digitale achterstanden is geen overzicht. - zo ja, op welke termijn worden de werkzaamheden opgepakt en afgerond? In februari 2020 is er een project gestart om deze achterstanden weg te werken.

Het project behelst het bewerken, wegwerken en vernietigen van 10 km achterstand. De scope betreft de dossiers/losse stukken die in het beheer waren t/m het jaar 2018. Duur van het project is 4 jaar. Volgens planning wordt het project in 2023 afgerond. 2.2.b Toelichting Het gaat hier om structurele achterstanden die binnen de dagelijkse uitvoering van de beheerwerkzaamheden met de normale personeelsbezetting en toegekende middelen niet zijn weg te werken. Voorbeelden niet-overgebrachte archieven: nee 2.2.c Zijn er aanmerkingen geweest vanuit het Interbestuurlijk Toezicht door de provincie? Zo ja, welke? 2.2.b

2.3 2.3.a

- van welke aard zijn de achterstanden? Zie de voorbeelden in de toelichting.

Zijn er achterstanden in de wettelijk verplichte werkzaamheden?

Mensen, kwalitatief tbv beheer Kan het college als archiefzorgdrager het kwaliteitsniveau waaronder de opleiding van het onder 2.2 bedoelde personeel aangeven alsmede hun mogelijkheden voor bij- en nascholing? (Zie ook 4.2.) Grondslag: Aw art. 32.2

ja

2.3.b

Kunnen alle soorten wettelijk verplichte werkzaamheden naar behoren worden gedaan?

ja

Wat is het opleidingsbudget (per medewerker / afdeling)? Zo nee, welke niet? Zie 2.2.b voor voorbeelden.

2.3.c

Zijn er aanmerkingen geweest vanuit het Interbestuurlijk Toezicht door de provincie?

nee

Zo ja, welke?

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

Per functie aangeven:

Verschilt van MBO tot WO.

vereiste opleiding, werk- en denkniveau; werkelijke opleidingsniveau van de medewerkers. Zijn er medewerkers in opleiding? Zo ja, welke opleiding en wanneer af te ronden?

Van MBO tot WO Van MBO tot WO Ja, voortdurend leergang recordmanagement VHIC (diverse niveau's) lopend, maatwerkopleiding Wet open overheid 2 % van de loonsom

5

2.4

Mensen, kwantitief tbv toezicht

2.4

Hoeveel formatieruimte heeft het college als archiefzorgdrager vastgesteld voor het toezicht vraag beantw. in Wat is de totale omvang in fte en wat is de omvang per functiesoort (archivaris/ op het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden? kolom archiefinspecteur / overig)? Dit betreft de gemeentearchivaris met de gemeentelijke archiefinspecteurs en/of andere Toelichting medewerkers. gem./GR

van 3 (tot 01-09-2020) naar 4 per 1-2-2022. Dit omvat de Gemeentearchivaris en 3 archiefinspecteurs.

Grondslag: Aw art. 32.2 Praktijknorm: Rekennorm formatie (inter-)gemeentelijke archiefinspectie (LOPAI/KVAN/BRAIN) 2010

3.

ARCHIEFRUIMTEN, APPLICATIES, ARCHIEFBEWAARPLAATS EN E-DEPOTS

3.1

Archiefruimten, applicaties en serverruimten

3.1.a

Beschikt de gemeente over een of meer (analaoge) archiefruimten waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefregeling en –besluit genoemde eisen voldoen?

ja

Grondslag: Aw art. 21.1 Ab art. 13 Ar art. 27-46, 57 en 59

3.1.b

Praktijknorm Checklist van de Permanente commissie bouwzaken archiefinspecteurs Gebruikt het college deze archiefruimte(n) t.b.v. de te bewaren en op termijn naar de archiefbewaarplaats over te brengen archiefbescheiden? Grondslag: Aw art. 21.1 Ab art. 13

3.1.c

3.1.c Toelichting

Ar art. 27-46, 57 Beschikt het college over een applicaties -DMS / RMA en procesapplicaties waarmee de noodzakelijke informatiebeheertaken kunnen worden uitgevoerd?

ja

deels

Door wie is dat vastgesteld? (indien er een externe / commerciële archiefruimte is ingehuurd die aan de eisen voldoet kan KPI 3.1.a met 'ja' worden beantwoord) En wanneer?

Spui 70; Westeinde (GGD); Oasis; MondialMovers; Gemeente Leidschendam - Voorburg.

Geef voor elke archiefruimte aan of deze aan de eisen voldoet. Zo nee, aan welke eisen niet?

ja

1995; 2015 en verder jaarlijkse monitoring

Indien 3.1.a met nee is beantwoord en toch wordt gebruikt voor te bewaren archief, dan sprake van duurzaamheidsrisico.

Is er een overzicht van deze applicaties?

Deels. Er is een applicatieregister aanwezig. Hierin zijn de informatiebeheertaken niet opgenomen. Er is wel een DMS/Plato. Deze is echter niet met RM functionaliteit ingericht. Dat wil zeggen; er kan niet (digitaal) worden vernietigd.

Zo ja, is er concreet zicht op evt. ontbrekende functionaliteiten van de nee afzonderlijke vakapplicaties, bijvoorbeeld ten behoeve van vernietiging of van migratie /conversie van informatie? Onder informatiebeheertaken verstaan we de onderdelen van het beheer die in hoofdstuk 6 t/m 8 van deze handreiking aan de orde komen. De normen ISO-16175-2 (internationaal) en NEN2082 (nationaal) bevatten te stellen eisen aan applicaties gebruikt voor informatiebeheer. De getroffen / nog te treffen beveiligingsmaatregelen wat betreft digitale informatie in DMS / RMA en vakapplicaties worden hier niet bevraagd, want behoren tot het domein van informatiebeveiliging op grond van de BIO.

3.4

Onderdeel gemeentelijk rampenplan

3.4

Beschikt de gemeente/regio over een risicoprofiel, beleids- en crisisplan waarin ten minste procedures met betrekking tot de verplaatsing of veiligstelling van objecten met een cultuurhistorische waarde zoals (te bewaren) archiefbescheiden zijn opgenomen?

ja

Zo ja, aan welke elementen wordt aandacht besteed? M.a.w.: hoe volledig is dit plan?

Calamiteitenplan (2019)

Grondslag: Wet veiligheidsregio's art. 3; Praktijknorm: Handreiking regionaal risicoprofiel Risicoprofielen van de veiligheidsregio's. 3.4. Toelichting Het regionaal risicoprofiel is een inventarisatie en analyse van de in een veiligheidsregio aanwezige risico’s, inclusief relevante risico’s uit aangrenzende gebieden. Het risicoprofiel moet zijn vastgesteld door de veiligheidsregio (en is daar ook op te vragen). De handreiking onderscheidt zes vitale belangen. Punt 6 betreft de veiligheid van cultureel erfgoed.

3.5

Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming

3.5.a

Heeft de gemeente een veiligheidsplan voor de archiefruimten en archiefbewaarplaats met een calamiteitenplan en ontruimingsplan, en een veiligheidsplan voor het e-depot (of de edepots)?

Praktijknorm: Leidraad calamiteitenplan archieven LOPAI (2002), nu BRAIN

3.5.a toelichting

ja

Ten aanzien van analoge informatie: Zo ja, aan welke elementen wordt aandacht besteed? M.a.w.: hoe volledig is dit plan?

Wordt het LOPAI-model gevolgd?

Er is een risico inventarisatie uitgevoerd en de onderkende risico's zijn: waterschade; brand; diefstal. Het plan is gericht op het beperken van de schade, er is een overeenkomst met de documentenwacht om in geval van waterschade direct de beschadigde documenten te behandelen. Bij het optreden van een calamiteit zijn er noodmaterialen voorhanden om direct de aangetaste archiefdelen te kunnen verpakken. ja

Wordt er regelmatig mee geoefend, en zo ja, hoe vaak? onbekend Zijn de autorisaties op de fysieke toegang tot de archiefruimte(n) ersp. ja Archiefbewaarplaats(en) ingericht? De getroffen / nog te treffen beveiligingsmaatregelen wat betreft digitale informatie in edepot(s) en (andere) applicaties worden hier niet bevraagd, want behoren tot het domein van informatiebeveiliging op grond van de BIO. De VNG Informatiebeveiligingsdienst (IBD) heeft een aantal zogenaamde operationele kennisproducten beschikbaar voor aspecten van informatiebeveiliging, zie https://www.informatiebeveiligingsdienst.nl/kennisproducten-ibd/

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

6

3.5.b

Heeft de gemeente daarin een verzamelplaats aangewezen voor te ontruimen archiefbescheiden o.b.v. prioriteiten in het collectieplan? (zie ook 3.4)

ja

Zo ja, welke?

een ruimte in de nabijheid van de archiefbewaarplaats (ergens in het gemeentehuis)

Praktijknorm: Handreiking crisisorganisatie in collectiebeherende instellingen (RCE, 2016)

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

7

4. 4.1

Interne kwaliteitszorg en toezicht

4.1.a

Maakt het college als zorgdrager voor het beheer van te bewaren archiefbescheiden gebruik van een kwaliteitssysteem waarvoor toetsbare eisen zijn geformuleerd?

Kwaliteitssysteem archiefbeheer ja

Grondslag: Archiefregeling art. 16; Praktijknorm: KIDO 4.1.a. toelichting Een kwaliteitssysteem is het geheel van “organisatorische structuur, verantwoordelijkheden, procedures, processen en voorzieningen die nodig zijn voor het ten uitvoer brengen van de kwaliteitszorg”. De archiefwetgeving schrijft niet voor hoe een kwaliteitssysteem vormgegeven moet worden, maar stelt in de toelichting op de Archiefregeling dat “elke overheidsorganisatie kwaliteitseisen stelt aan informatie- en archiefmanagement in overeenstemming met haar verantwoordelijkheden en uitvoering van taken”. De organisatie moet kunnen aantonen dat beschreven is waar verantwoordelijkheden zijn belegd, hoe taken dienen te worden uitgevoerd om een vooraf bepaalde kwaliteit te bereiken en in hoeverre aan bepaalde standaarden wordt voldaan en dat regelmatig interne toetsing en evaluatie plaatsvinden. 4.1.b

Zo ja of deels, welk systeem? (n.v.t.? / indien kpi 4.1.a = Ja/deels? dan beantwoorden in kolom Toelichting op antwoord) Grondslag: Archiefregeling art. 16;

4.1.c

Zo ja of deels, voldoet het beheer van de archiefbescheiden aan de eisen van dat kwaliteitssysteem? Idem 4.1.b Grondslag: Archiefregeling art. 16;

vraag beantw. in Besteedt het systeem aandacht aan: kolom Toelichting beleid (KIDO hoofdstuk 3) organisatie (KIDO hoofdstuk 4) operationele inrichting van het informatiebeheer (KIDO hoofdstuk 5) de onderscheidelijke informatiebeheerprocessen (KIDO hfdstuk 6-9) Zijn er intern normen vastgesteld waaraan het informatiebeheer moet voldoen en waarop structureel periodiek wordt getoetst? n.v.t. Worden er systematisch kwaliteitscontroles gedaan? Zo ja, welke?

Praktijknorm: KIDO

eigen systeem

ja ja ja ja ja: zogeheten kwaliteitsniveau's 1 t/m 5; toetsing mbv enquete ja, tweejaarlijkse kwaliteitsmeting

In hoeverre zijn medewerkers (behandelaars) op de hoogte van de interne informatiebeheervoorschriften?

deels (afhankelijk van het proces) In 2023 wordt er een bewustzijnscampagne gestart over hoe je met informatie omgaat als medewerker. Informatiebeheer sluit aan bij deze campagne.

Vindt periodiek interne toetsing van het kwaliteitssysteem plaats?

ja, het systeem wordt voortdurende getoetst op actualiteit ivm veranderende wetgeving en hierop aangepast door informatiebeheer. ja, dan wordt het systeem aangepast

Zo ja, worden daaruit consequenties getrokken (PCDA)?

Gekwalificeerde gemeentearchivaris

4.3 4.3.a

Heeft het college als archiefzorgdrager een gemeentearchivaris aangewezen voor het ja toezicht op het beheer van niet-overgebrachte archiefbescheiden en het beheer van de welovergebrachte? Grondslag: Aw art. 32.1, 3.2.2 en 32.3 Aanpassingswet WNRA art. 8.0 Praktijknorm: Model aanwijzingsbesluit VNG 4.3 Toelichting De Wet Normalisatie Rechtspositie Ambtenaren (Wnra) treedt met ingang van 1 januari 2020 in werking. De Archiefwet wordt daarop aangepast (art. 32 voor gemeenten). In de praktijk betekent het dat benoemingsbesluiten vanaf 2020 moeten worden omgezet in aanwijzingsbesluiten. 4.3.b

Zo ja, is deze in het bezit van een diploma archivistiek? Grondslag: Aw art. 32.1

4.4

Verslag toezicht archiefbeheer

4.4

Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop hij het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij? Grondslag: Aw art. 32.2 Praktijknorm: VNG model archiefverordening

ja

Zo nee, is deze in opleiding? Hoe ver gevorderd?

ja

Zo ja, is dit een verslag op basis van de voorliggende archief-KPI's? ja Als dit niet het geval is, leg uit welke facetten het inspectieverslag wel aan de orde stelt. Wat wordt gedaan om de inhoud van het verslag bij het college onder de aandacht ja, maakt deel uit van de agenda van het college te krijgen? Wordt voldaan aan de wettelijk bepaalde regelmaat waarmee het verslag moet ja worden uitgebracht?

4.4. Toelichting

Regelmatig betekent periodiek conform de Archiefverordening. In de modelverordening is jaarlijks of tweejaarlijks opgenomen.

5.

ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAMHEID ARCHIEFBESCHEIDEN Hoofdvraag: Geschiedtanaloog de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden? Geordend overzicht en digitaal

5.1

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

8

5.1

Beschikt de gemeente over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden, geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur?

Grondslag: Aw art.3 en 21.2 Ab art 12 Ar art. 18 en 23

deels

Hier worden overzichten bedoeld van de werkelijk aanwezige documenten en zaken/dossiers. In dit overzicht staat, kort samengevat, om welke archiefbescheiden het gaat, waar deze te vinden is (fysieke locatie/applicatie) en of het om te bewaren of op termijn te vernietigen archiefbescheiden gaat; Op welk niveau (documenten, dossiers, bedrijfssystemen, databases etc.) worden ze bijgehouden? Gaat het om één overzicht of meer overzichten?

Welke soorten metadata worden geregistreerd in welke overzichten(en)?

Wordt er gebruik gemaakt van een zaaktypencatalogus? Zo ja welke?

5.1. Toelichting

De gemeente werkt sinds 2019 aan een Informatieplattegrond waarin een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van nietovergebrachte archiefbescheiden wordt weergegeven. Het overzicht is eind 2022 voor 80% gevuld met 959 processen gevuld. Dit gebeurt o.a. proces- en afdelingsniveau en ook op zaakniveau. Verder ook risico, RGBZ. Het is nog onduidelijk hoe de informatieplattegrond up to worden date wordt gehoudenzoals (organisatie In de informatieplattegrond de metadata deze zijnen/of gedefinieerd in de Minimale Metadataset vastgelegd op de niveaus zoals hiervoor genoemd In de informatieplattegrond zijn ZTC en RGBZ verwerkt. In IRIS wordt dit min of meer gebruikt. Omvang papier in meters is bekend (Mais Flexis) / digitaal is onbekend Nee, er is een apart applicatieregister

Wordt de omvang in meters resp. GB/TB bijgehouden? Zo ja, wat is hiervan de omvang? (peildatum kengetallen aangeven) Worden ook archiefbescheiden in vakapplicaties opgenomen in het overzicht? Indien dit niet het geval is, is er een overzicht van relevante vakapplicaties beschikbaar? Wordt in het geordend overzicht ook bijgehouden of en waar er sprake is van (een ja, bij de processen in de informatieplattegrond is zichtbaar dat er bepaald soort) persoonsgegevens? persoonsgegevens worden gebruikt, echter geen detaillering van de gegevens. Wordt in het overzicht ook bijgehouden of er beperkingen aan de openbaarheid ja zijn gesteld? Zijn ook netwerkschijven, emailboxen van medewerkers en gemeentelijke nee databases in het overzicht opgenomen? Zijn ook alle gemeentelijke websites en de social mediakanalen van gemeente en nee bestuurders in het overzicht opgenomen? Naast post- of dossierregistratie-, zaak- en documentmanagementsystemen, die over archieffunctionaliteit beschikken conform NEN 2082, zijn meestal tal van andere informatiesystemen in gebruik die wij hier samenvatten onder de noemer 'vakapplicaties'. Bij deze kpi zijn twee zaken van belang: 1) de mate waarin de gemeente het gehele informatiebeheer in kaart heeft.

Kijk niet alleen naar het post- of dossierregistratie-, zaak- of documentmanagementsysteem, ook de gemeentelijke website, verplicht digitaal te bewaren ruimtelijke plannen (DURP) en andere applicaties waarin zich te bewaren informatie bevindt, moeten in het overzicht zijn opgenomen. Denk daarom aan het opvragen van een compleet overzicht van systemen/applicaties die in gebruik zijn; 2) hoe groot het percentage archiefbescheiden is dat ter archivering wordt aangeboden (capture). In hoeverre leggen medewerkers bijvoorbeeld werkarchieven aan (in mailprogrammatuur, op netwerkschijven of op papier) die niet bij de afdeling DIV of in een te archiveren applicatie terechtkomen? De hoeveelheid e-mails die wordt gearchiveerd in vergelijking met het totaal aantal e-mails dat de organisatie binnenkomt kan als indicatie dienen. Let ook op projecten die op andere locaties worden uitgevoerd en op het gebruik van sociale media. Voor overgebrachte archieven kan gekeken worden naar de mate waarin aanwinsten en nog te bewerken archieven zijn opgenomen in het archiefbeheersysteem.

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

9

5.2

Authenticiteit en context analoog en digitaal

5.2.a.

Heeft het college als archiefzorgdrager ervoor gezorgd dat van elk der ontvangen of opgemaakte (te bewaren) archiefbescheiden met behulp van metagegevens(schema) kan worden vastgesteld:

ja

Grondslag: Ar art. 17 en 19

Praktijknorm: TMLO 1.1 2014

Heeft de organisatie de beschrijving van metagegevens vastgelegd in een metagegevensschema conform NEN-ISO 23081 of het model TMLO / MDTO?

Zowel NEN-ISO 23081 als MDTO zijn geen wettelijke verplichtingen maar modellen / richtlijnen. Het TMLO prototype is overigens in 2021 ingetrokken ten faveure van het MDTO. De Minimale Metadataset is gebaseerd op de 7 eisen en 10 voorwaarden zoals vastgelegd in de domeinarchitectuur IRMA en daarmee voldoet de gemeente aan vigerende wet- en regelgeving rondom informatiebeheer. Op 16 mei 2022 heeft MT DBV/I&A de 'Fit / gap Minimale Metadataset / MDTO' goedgekeurd.

Zo ja, is dit schema vastgesteld en geïmplementeerd?

De Minimale Metadataset is geïmplementeerd in de gemeentebrede applicaties die Informatiebeheer beheert: DMS/Plato en IRIS

Geef per overzicht, (archief)systeem, database etc. zoals bedoeld onder 5.1 aan, of TMLO is niet in gebruik en inmiddels ingetrokken. dit voor de punten 5.2.A.1 t/m 5.2.A.5 het geval is. Gemeente Den Haag hanteert Minimale metadataset behalve voor informatie welke wordt overgebracht naar het Gemeentearchief

MDTO (consultatieversie april 2020)

5.2.a Toelichting

Invulling van kpi 5.2.a.1 – 5.2.a.5: Niet-overgebrachte archieven: Gegevenszie: over archiefbescheiden worden vastgelegd in de metadatavelden van systemen. Kpi 5.2 moet op verschillende niveaus worden beantwoord: Voor nadere uitleg over metagegevens, tagegevens, zie https://www.gemmaonline.nl/index.php/Verdieping_metagegevens.

5.2.a.1

- de inhoud, structuur en verschijningsvorm;

deels

Worden archiefbescheiden/dossiers inhoudelijk beschreven?

Gaat het om (wat betreft de originele archiefbescheiden/ dossiers) analoge of digitale informatie? Is in geval van digitale archiefbescheiden het opslagformaat vastgelegd? 5.2.a.1 Toelichting In de meeste (maar lang niet alle) gevallen voldoen als beschrijving van inhoud, structuur en verschijningsvorm metadata over: identificatiekenmerk 5.2.a.2 - wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces het werd ontvangen of deels Wanneer? opgemaakt; Door wie?

Uit Hoofde van welke taak of werkproces?

deels 5.2.a.3

- de samenhang met andere archiefbescheiden;

deels 5.2.a.4

- de uitgevoerde beheeractiviteiten;

Ja Beide Ja Ja, middels het metadataveld 'datum' (geeft de datum van ontvangst of creatie van het informatie element aan) Deels. In DMS/Plato en IRIS worden de metadatavelden 'naam behandelaar', 'functie', 'accountnaam', 'afdeling' en 'dienst' gevuld. Dit geldt niet (standaard) voor de overige applicaties. Idem voor de metadatavelden 'proces'. 'thema' en 'subthema', waarbij het tweede deel van de opmerking ook geldt voor dit facet.

Worden archiefbescheiden logisch met elkaar in verband gebracht d.m.v. dossiervorming/zaakvorming?

O.b.v. o.a. procesnaam, zaak (ZTC), RGBZ, UPL en gemeenschappelijk kenmerk kan informatie gerelateerd worden of in een geordende lijst worden getoond voor de applicatie IRIS en DMS/Plato.

Is van archiefbescheiden vastgelegd dat ze in een bepaalde vorm (analoog/digitaal) als origineel worden beschouwd?

In DMS & IRIS is dat aan het opslagformaat en de 'historie' te zien. Het heeft verder geen specifieke kenmerken dat iets origineel fysieke informatie was. Omdat er een doorlopende machtiging voor IRIS is, is deze vraag overigens irrelevant daar het papieren origineel gesubstitueerd is door een nieuw digitaal origineel

Wordt vastgelegd of zaken/dossiers aan elkaar zijn gerelateerd, bijvoorbeeld in geval van bezwaar- of beroepszaken? Worden de bewaartermijn, de conversie / migratie en de (andere) wijziging(en) van de archiefbescheiden vastgelegd?

In DMS zorgen de velden 'proces' , 'resultaattype' en 'einddatum' er voor dat de bewaar- en vernietigingstermijnen automatisch kunnen worden uitgevoerd op basis van de vigerende Selectielijst. Dit geldt alleen voor de applicaties die gekoppeld zijn aan DMS/Plato.

Worden de archiefbescheiden, in geval van verwijdering uit het beheersysteem of Verklaringen van vernietiging worden in DMS als apart informatie uit de vakapplicaties, opgenomen in een specificatie bij een verklaring van element opgenomen en ontsloten vernietiging, overdracht in beheer, ter beschikkingstelling, vervreemding of overbrenging? 5.2.a.5 - de besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur inzake de archiefbescheiden. deels Is de besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur inzake de Voor de applicaties die IB beheert is dit aanwezig (en vastgelegd in archiefbescheiden vastgelegd? DMS) 5.2.a.5 Toelichting Dit moet worden vastgelegd wanneer men kiest voor emulatie als bewaarstrategie. Emulatie is de methode waarbij de technische omgeving die noodzakelijk is voor het uitvoeren van oude programma’s, softwarematig wordt nagebootst. Als gekozen wordt voor open formaten zijn deze gegevens minder relevant.

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

10

Systeem voor toegankelijkheid analoog en digitaal

5.3 5.3

Waarborgt het archiveringssysteem de toegankelijke staat van (te bewaren) archiefbescheiden zodanig dat elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn kan worden gevonden en leesbaar of waarneembaar te maken is? Grondslag: Aw srt. 3 en 21.1 Ab art 12 Praktijknorm: Ar art 20

deels

Weten of vergeten? Handreiking voor het toepassen van de Algemene verordening gegevensbescherming in samenhang met de Archiefwet in de dagelijkse praktijk van het informatiebeheer bij de overheid

Is alle informatie die onder de Archiefwet valt met behulp van de onder 5.2a.1, 5.2a.2 en 5.2a.3 genoemde metagegevens terug te vinden en leesbaar te maken?

In DMS middels de Minimale Metadataset.

Is de toegankelijkheid gewaarborgd van de gemeentelijke websites en mobiele applicaties (apps) voor mensen met een beperking conform het Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid overheid? Is er bijvoorbeeld op de website een toegankelijkheidverklaring geplaatst? Is de beperkte beschikbaarheid gewaarborgd van in de archiefbescheiden

Ja, maar dit valt buiten de jurisdictie van DBV/IB, het beheer van de gemeentelijke websites is belegd bij DPZ Middels DPIA's is dit inzichtelijk gemaakt

voorkomende personen conform de AVG?

5.3. Toelichting

Website digi Toegangkelijkheid Het archiveringssysteem moet minimaal doorzoekbaar zijn met behulp van een van de onder 5.2.A.1, 5.2.A.2 en 5.2.A.3 genoemde metagegevens. Wat als redelijke termijn beschouwd kan worden, hangt mede af van het werkproces. Voor de overgebrachte archieven is beoordeling van ‘redelijke termijn’ afhankelijk van de afspraken die zijn vastgelegd in een Handvest Dienstverlening.

5.4

Duurzame materialen en gegevensdragers analoog

5.4

Gebruikt de gemeente duurzame (fysieke en audiovisuele) materialen en gegevensdragers bij het opmaken en beheren van (te bewaren) archiefbescheiden?

ja

Zo ja, kort aangeven welke.

De gemeentelijke organisatie gebruikt papier dat voldoet aan NEN 2728. Papier dat aan deze norm voldoet kan voor een periode van tenminste 100 jaar zonder noemenswaardige achteruitgang van de kwaliteit worden bewaard. De gebruikte inkten en toner voldoen aan ISO 11798:1999, conform de Archiefregeling.

Grondslag: Aw art. 21.1 AB art. 11 AR art. 3-8 en 14-15 Praktijknorm: Goedgekeurde printers (COT) Geschikt papier (LOPAI, 2013) Onder duurzaamheid verstaat men het “leesbaar en interpreteerbaar houden gedurende de wettelijk bepaalde bewaartermijn”. 5.4. Toelichting

5.5

Duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag analoog

5.5

Gebruikt de gemeente duurzame verpakkingsmaterialen voor de opslag van blijvend te bewaren archiefbescheiden?

ja

Zo ja, kort aangeven welke.

Voor archieven is het wettelijk verplicht om verpakkingsmaterialen en etiketten te gebruiken die aan ICN-kwaliteitseisen voldoen. De gemeente maakt alleen gebruik: 1) omslagen en mappen; van CIB zuuvrij karton zonder hechtmechaniek voldoen aan kwaliteitseis ICN1: 2) archiefdozen zijn gemaakt van zuurvrij archiefkarton en voldoet aan kwaliteitseis ICN 4/10. Deze eis geldt voor archiefbescheiden die rechtstreeks in contact komen met karton; 3) hechtmechanieken JalemaClipex voldoen aan kwaliteitseis ICN-12; 4) etiketten voldoen aan de kwaliteitseis ICN-15

Grondslag: Aw art. 21.1 Ab art. 11 Ar art. 9-13 Praktijknorm: Archiefregling bijlage 2 (ICN -kwaliteitseisen) 5.5. Toelichting Onder verpakkingsmaterialen verstaan we: archiefmappen en –omslagen; tabstroken; archiefdozen; etiketten.

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

11

5.6

Systeem voor duurzaamheid analoog

5.6

Waarborgt het archiveringssysteem c.q zijn er naast 5.4 en 5.5 zodanige voorzieningen dat bij het raadplegen van te bewaren archiefbescheiden na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang te constateren zal zijn. Dat wil zeggen: worden de archiefbescheiden in goede materiële staat gebracht en gehouden?

ja

Grondslag: Ab art. 11

Wordt het klimaat in archiefruimten en/of archiefbewaarplaats systematisch gemonitord?

ja

Zo ja, waren er afgelopen jaren overschrijdingen in temp of/en luchtvochtigheid?

nee

Praktijknorm: Checklists van de Permanente commissie bouwzaken archiefinspecteurs Voor papieren archiefbescheiden is het creëren van goede condities voor bewaring (zoals het verpakken in zuurvrije materialen en opslag in een archiefruimte die aan de eisen voldoet) in principe voldoende om te zorgen dat bewaarde bescheiden bij raadpleging na 100 jaar ‘geen noemenswaardige achteruitgang’ laten zien. Voor overgebrachte archieven is het regelmatig ompakken van papieren archieven noodzakelijk en het monitoren (en vastleggen) van de klimaatcondities van de bewaarplaats.

5.6. Toelichting

5.7

Opbouw duurzaam digitaal informatiebeheer

5.7

Werkt de gemeente bij de opbouw van duurzaam digitaal informatiebeheer op basis van standaarden?

ja

Praktijknorm: RODIN versie 2 (2017) Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT) GEMMA Softwarecatalogus Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO)

5.7. Toelichting

Is er vastgesteld beleid ten aanzien van het beheer van digitale archiefbescheiden? Strategisch beleidskader informatiebeheer 2021-2025 (RIS 308275); Procedure archivering e-mail sleutelfunctionarissen (RIS 309240); Kader kwaliteitssysteem informatiebeheer Governanceplan informatiebeheer; Gemeentelijke minimale metadataset; Tactisch kader informatiebeheer; Informatiebeheer Referentie Model Architectuur. Position Paper Gegevensmanagement. Datakwaliteitsraamwerk Als de gemeente niet op basis van het Referentiekader Opbouw Digitaal IRMA Informatiebeheer werkt: Is de gemeente hiermee bekend of gebruikt ze een alternatief? Ja Werkt de gemeente op basis van GIBIT?

Werkt de gemeente op basis van GEMMA Softwarecatalogus? Ja Maakt de gemeente regelmatig back-upkopieën van informatie, en worden deze Ja kopieen getest in overeenstemming met het overeengekomen back-upbeleid (vgl. BIO item 12.3)? Het gebruik van RODIN is geen wettelijke verplichting. In de GIBIT heeft met name art. 28 betrekking op archivering. Een essentieel onderdeel van duurzaam beheer , informatiebeveiliging, is genormeerd in de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Zie daarvoor: https://www.informatiebeveiligingsdienst.nl/product/baseline-informatiebeveiliging-overheid-bio/

5.8

Aanvullende metagegevens digitaal

5.8.

Zijn er aanvullende metagegevens ontworpen en geïmplementeerd? (zie ook 5.2)

ja

Zo ja, welke?

Er zijn een aantal dienst- en proces specifieke metadata in gebruik.

Grondslag: Ar art. 24 Praktijknorm: TMLO versie 1.1 (2014) MDTO (consultatieversie, april 2020) 5.8. Toelichting

Onder ‘aanvullende’ metagegevens verstaat de archiefwetgeving technische metadata, die worden gebruikt om informatiedragers te beschrijven. In het TMLO zijn ze te vinden onder element nummer 21. Voor zover technische metadata wel worden vastgelegd, moeten ze zijn opgenomen in het metagegevensschema (zie KPI 5.2).

5.9

Opslagformaten

5.9

Worden opslagformaten gebruikt die aan een open standaard voldoen, tenzij dit redelijkerwijs niet kan worden verwacht? Grondslag: Ar art. 26.1 Praktijknorm: Lijst open standaarden Forum Standaardisatie

ja

Schrijft de gemeente bepaalde opslagformaten verplicht voor? Welke? Indien gebruik wordt gemaakt van opslagformaten die niet aan een open standaard voldoen, kan de gemeente uitleggen waarom niet?

In DMS kunnen alle formaten worden opgeslagen, ook de open standaarden. Alleen ZIP's worden geweigerd Er geldt in DMS geen beperking qua opslagformaat, ZIP-bestanden uitgezonderd

Handreiking voorkeursformaten Nationaal Archief

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

12

5.10

Functionele eisen

5.10

Zijn de functionele eisen wat betreft gedrag i.v.m. authenticiteit van de digitale archiefbescheiden vastgesteld en geïmplementeerd?

nee

Heeft de gemeente een overzicht in welke systemen/applicaties zich informatieobjecten bevinden waar gedrag een rol speelt bij het begrijpen van de informatieobjecten?

Onbekend

Grondslag: Ar art. 17, 21 en 22 In een digitale omgeving moet in bepaalde gevallen ook het 'gedrag' van archiefbescheiden worden vastgelegd. Het gaat vooral om informatieobjecten waarvan de functionaliteiten niet vanzelf bewaard blijven bij een conversie of migratie (zoals 3D-bestanden, rekenbladen, afbeeldingen, audio- en videobestanden en websites). De gemeente moet dus weten welke afwijkende informatieobjecten in de organisatie gebruikt worden en kiezen voor opslag in gestandaardiseerde open formaten die functionele eisen/gedrag behouden. Dit zou onderdeel moeten uitmaken van de bewaarstrategie.

5.10. Toelichting

5.11

Voorzieningen compressie en encryptie

5.11.a

Zijn voorzieningen getroffen voor de toegankelijkheid en ordening van de archiefbescheiden in het geval men gebruik maakt van compressie- en/of encryptietechnieken?

n.v.t.

Zo ja: welke?

Grondslag: Ar art. 26.2-3 Praktijknorm: Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) 5.11.a Toelichting Voor uitleg van deze begrippen zie: https://nl.wikipedia.org/wiki/Datacompressie https://nl.wikipedia.org/wiki/Encryptie Gebruik van compressietechniek is alleen toegestaan voor zover verlies van informatie geen invloed heeft op de in de in de Archiefregeling gestelde eisen voor toegankelijke en geordende staat. Het meest wenselijke is als de compressie verliesvrij ongedaan kan worden gemaakt (lossless compressie). n.v.t. En zijn deze voorzieningen voldoende beveiligd tegen inbreuk door derden? Hoe?

5.11.b 5.11.c

Wordt in geval van encryptie bij overbrenging van archiefbescheiden aan de beheerder van de archiefbewaarplaats de encryptiesleutel verstrekt?

n.v.t.

Is in de laatste 5 jaar (of: sinds een vorige meting) digitaal archief overgebracht waarop encryptie was toegepast? Zo ja, is de sleutel ook meegeleerd?

6.

VERVANGING, CONVERSIE/MIGRATIE, VERNIETIGING EN VERVREEMDING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN.

6.1

Vervanging, besluiten en verklaringen.

6.1.a

Past de gemeente vervanging toe [b.v. het vervangen van papieren archiefbescheiden door digitale reproducties of omgekeerd waarna de vervangen bescheiden worden vernietigd]? Grondslag: Aw art. 7;

6.1.a Toelichting

Ab art. 6.1 Het besluit dient te worden gepubliceerd (Gemeenteblad)

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

ja

Zo ja, voor welke (categorieën) archiefbescheiden?

Is daartoe per geval een besluit tot vervanging genomen, en is dat besluit gepubliceerd? Zijn de originelen na vervanging daadwerkelijk vernietigd?

Hoofdvraag: Er zijn diverse doorlopende machtigingen afgegeven, dus ja er vindt substitutie van papier plaats. v.w.b. de categorieën: deze zijn bij HGA bekend Ja Ja

13

6.1.b

Zo ja, waarborgt het college als archiefzorgdrager dat de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens?

ja

Wanneer het om blijvend te bewaren bescheiden gaat, komen dan alle aspecten benoemd in de Archiefregeling art. 26.b aan de orde?

ja (zie concernrichtlijn vervanging archiefbescheiden [2017])

Grondslag: Ab art. 6.1 Zo niet, welke niet? BW art. 2.:10, lid 4 Ar art. 26.b Praktijknorm: Handreiking vervanging archiefbescheiden, versie 2.0 6.1.b Toelichting Bij de beschrijving van de reikwijdte van het vervangingsproces moet ook worden vermeld of het gaat om retrospectieve vervanging, dat wil zeggen vervanging van archiefbescheiden die zijn gevormd voorafgaand aan het besluit, of om routinematige vervanging, dat wil zeggen vervanging van archiefbescheiden door digitale reproducties als onderdeel van de digitalisering van de gehele informatiehuishouding. 6.1.c.

Zo ja, heeft het college als archiefzorgdrager een verklaring tot vervanging van op termijn te vernietigen en van blijvend te bewaren archiefbescheiden opgemaakt en het besluit daarover op de juiste wijze bekend gemaakt? Grondslag: Ab art. 6.2 en 8 Ar art. 26.b Praktijknorm: Handreiking vervanging archiefbescheiden, versie 2.0

6.2

Converteren en migreren

6.2.a

Wordt er tijdig geconverteerd/gemigreerd in het geval niet meer aan de eisen t.a.v. geordende en toegankelijke staat van de archiefbescheiden voldaan zal gaan worden?

ja

ja

Grondslag: Ar art. 25

Zie antwoord op 6.1a

Is in de laatste 5 jaar (of: sinds een vorige meting) conversie/migratie toegepast?

Ja

Indien conversie of migratie niet is toegepast, heeft de gemeente er dan zicht op of nog aan de eisen van geordende en toegankelijke staat wordt voldaan?

6.2.a Toelichting

Conversie is het omzetten van gegevens van het ene bestandsformaat naar het andere, migratie is het overgaan naar andere software. De tijdigheid van een conversie of migratie kan alleen worden vastgesteld in relatie tot een ICT-protocol waarin is beschreven wanneer en waarom een conversie of migratie wenselijk is. Dit zou onderdeel moeten uitmaken van een bewaarstrategie.

6.2.b

Wordt/is er een verklaring van de conversie of migratie opgemaakt?

deels

Zo ja, maakt documentatie over de conversie/migratie deel uit van de verklaring?

Grondslag: Ar art. 25 Praktijknorm: Leidraad migratie (WFA) 6.2.b Toelichting De verklaring moet een specificatie bevatten van de digitale archiefbestanden die zijn geconverteerd/gemigreerd en aangeven op welke wijze en met welk resultaat is getoetst of nadien aan de eisen voor geordende en toegankelijke staat wordt voldaan. Het is wenselijk dat getoetst wordt op informatiebehoud van gegevens, raadpleegbaarheid van meegemigreerde brondocumenten en functionaliteit van het systeem.

6.3

Archiefselectielijst, hotspotmonitor en stukkenlijst

6.3.a

Past het college als archiefzorgdrager waardering en selectie toe op de gemeentelijke archiefbeheiden?

Grondslag:

Aw art. 5 en 9 Ab art. 2-5

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

deels

Wordt van archiefbescheiden de bewaartermijn vastgelegd en is dat opgenomen in het metadataschema?

Alle bewaar- en vernietigingstermijnen van elke proces / zaak zijn vastgelegd in de Informatieplattegrond. De gegevens uit de IP zijn ingelezen in IRIS en wordt 2023 ingelezen in Open DMS

Wordt van archiefbescheiden het jaar van vernietiging c.q. van overbrenging naar de archiefbewaarplaats vastgelegd? Op welk moment, direct of later?

M.b.t. papier wel. Voor digitaal niet omdat Open DMS nog niet live is en het e-depot nog niet is ingericht In papier is het later. In Open DMS (2023) kan vernietigd en overgebracht worden op de precieze datum

14

6.3.b

Maakt het college als archiefzorgdrager bij de selectie van de gemeentelijke archiefbescheiden gebruik van de voor Nederlandse gemeenten geldende selectielijst?

ja

Grondslag: Aw art. 5

Zo nee, is de geldende selectie- of vernietigingslijst bekend?

Ja

Zijn er (voor onderdelen van de gemeentelijke organisatie) ook andere selectielijsten van kracht? Zo ja, welke, en zijn deze in een SIO behandeld / vastgesteld?

nee (wel voor sommige verbonden partijen)

Ab art. 2-5 nvt Praktijknorm: Selectielijst 2012, 2017 en 2020 Selecielijst 1983 6.3.b Toelichting Voor archiefbescheiden gedateerd tot en met 1995 geldt de Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende stukken in gemeentearchieven (1983). Voor archiefbescheiden gedateerd vanaf 1996 tot en met 2016 is dat de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996 (2005, geactualiseerd juni 2012). Voor archieven vanaf 2017 tot en met 2019 geldt de selectielijst 2017. Voor archieven gevormd na 2017 geldt de selectielijst 2020. Werkt de gemeente aanvullend met een facultatieve stukkenlijst?

nee

Is er een Hotspotmonitor vastgesteld? Grondslag: Aw art. 5 Ab art. 2-5 Praktijknorm: Selectielijst 2020 par. 1.3 en 1.5 Handreiking periodieke hotspot-monitor decentrale overheden (Archief2020 2017)

nee

6.3.c

6.3.d

6.3.d Toelichting

Een hotspotmonitor is een integraal onderdeel van de (inter)gemeentelijke selectielijst 2017 en verder.

6.4

Vernietiging en verklaringen

6.4.a

Vernietigt het college als archiefzorgdrager de daartoe in aanmerking komende archiefbescheiden? Grondslag: Aw art. 3

deels

Ab art.8

Is dit in een SIO behandeld / vastgesteld? Zo ja, wordt die gebuikt voor alle archiefbescheiden? Indien nee, voor welke archiefbescheiden / zaaktypen dan wel? Zo ja, wie stelde die vast (bijvoorbeeld het SIO)?

Hotspots worden in gezamenlijkheid vastgesteld.

Worden de wettelijke bewaartermijnen gehanteerd?

Nee, er wordt digitaal niet volgens de regels vernietigd, in papier wel

Worden de behandelaars van de te vernietigen archiefbescheiden geraadpleegd voordat vernietiging gaat plaatsvinden? Is of wordt een machtiging tot vernietiging aangevraagd? Worden kopieën systematisch meegenomen in de reguliere vernietiging? Voorziet het back-up beleid in vernietiging van back-ups van maximaal 1 jaar?

ja

Zo nee, wat is de reden dat back-ups langer worden bewaard? 6.4.a Toelichting

6.4.b

ja Niet altijd mogelijk. Nee. Beleidsmatig vastgelegd in het tactisch beleidskader. Operationeel/technisch zijn de voorzieningen om dit ook daadwerkelijk uit te voeren nog niet voorhanden. technisch nog niet mogelijk.

De archiefzorgdrager is verplicht de archiefbescheiden waarvan de bewaartermijn is verstreken te vernietigen, uitzonderingen daargelaten. Dit geldt ook voor kopieën en backups.

Maakt het college als archiefzorgdrager verklaringen van vernietiging op die ten minste een specificatie van de vernietigde archiefbescheiden en de grond en wijze van vernietiging bevatten? Grondslag: Aw art. 3

Ab art.8

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

deels

Worden archiefbescheiden op dossierniveau (zo mogelijk in verzamelbeschrijvingen) gespecificeerd?

alleen in het geval van papieren archiefbescheiden en binnen DMS en IRIS.

Wordt van de vernietigde archiefbescheiden in de verklaring opgenomen op grond ja van welke categorie(ën) van welke selectielijst deze zijn vernietigd? Wordt vastgelegd wanneer, hoe en door wie de vernietiging heeft plaatsgevonden?

analoog wel. Digitaal niet bekend

15

6.5

Vervreemding, besluiten en verklaringen

6.5.a

Heeft het college als archiefzorgdrager in de afgelopen 5 jaar archiefbescheiden vervreemd, nee Zo ja, welke? niet als gevolg van de uitvoering van nieuwe wetgeving waarin de vervreemding van lopende dossiers expliciet wordt voorgeschreven? Grondslag: Aw art. 3, 8 en 10 6.5.a Toelichting Van vervreemding [overdracht van eigendom] is sprake wanneer archiefbescheiden worden overgedragen aan een andere organisatie (zorgdrager of niet-overheidsorganisatie). In de meeste gevallen gebeurt dit als gevolg van de uitvoering van nieuwe wetgeving waarin de vervreemding van lopende dossiers/zaken expliciet wordt voorgeschreven. In dat geval is geen machtiging van vervreemding door de minister noodzakelijk. 6.5.b.

6.5.c

Zo ja, heeft de zorgdrager daarvoor tevoren een machtiging van de minister van OCW ontvangen? Grondslag: Aw art. 8 Zo ja, heeft de zorgdrager het Strategisch Informatieoverleg (SIO), of als dat niet is: de juiste deskundigen, geraadpleegd bij de voorbereiding van het besluit tot vervreemding?

n.v.t.

Zo nee, waarom niet?

n.v.t.

Zo nee, waarom niet?

Grondslag: Ab art. 7 Praktijknorm: Handreiking Strategisch Informatieoverleg (SIO) 6.5.c Toelichting Bij de voorbereiding van een besluit tot vervreemding moeten tenminste worden betrokken: een door de zorgdrager aangewezen persoon binnen de gemeentelijke organisatie die verantwoordelijk is voor de informatiehuishouding en de gemeentearchivaris, mits deze is benoemd. 6.5.d

Zo ja, heeft de zorgdrager een verklaring van de vervreemding opgemaakt en het besluit tot vervreemding op de juiste wijze bekend gemaakt? Grondslag: Ab art. 8 Het besluit dient te worden gepubliceerd (Gemeenteblad) 6.5.d Toelichting

7. 7.1

Zo nee, waarom niet?

OVERBRENGING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN Hoofdvraag: Brengt dewet gemeente het principe van de Archiefwet 'te bewaren archiefbescheiden na bij wet astgestelde termijn overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk? Overbrenging na bij vastgestelde termijn.

7.1.a

Zijn alle te bewaren archiefbescheiden waarvan de wettelijke overbengingstermijn is verstreken overgebracht naar de daarvoor aangewezen openbare archiefbewaarplaats of E depotvoorziening? Grondslag: Aw art. 3 en 12-13 Ab art. 9.1 en 12 7.1.b Zo nee/deels, welke archiefbescheiden zijn niet overgebracht? (n.v.t. / of beantwoorden in kolom Toelichting op antwoord) 7.1.c.

n.v.t.

Zo nee/deels, wat is de reden c.q. zijn de redenen, principieel en/of praktisch, van de niettijdige overbrenging? (n.v.t. / of beantwoorden in kolom Toelichting op antwoord)

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

Wat is de omvang van de overgebrachte archiefbescheiden sinds het vorige verslag PVA is gereed en afgestemd met het Haags Gemeentearchief. Start in meters / dossiers / GB (wat van toepassing is)? Q1 2022 ( 150m) Bestuursdienst is verwerkt in MAIS en omgepakt. Definitieve overdracht moet nog plaats vinden.

vraag beantw. In Is er een overzicht van deze archiefbescheiden? kolom Toelichting

ja, kunnen lijsten gegenereerd worden

vraag beantw. In Is per archiefbestand aan te geven wat de reden is, bijv. nog niet gereed gemaakt kolom Toelichting voor overbrenging; nodig voor de bedrijfsvoering; andere reden?

nog niet gereed gemaakt voor overbrenging

16

7.2 7.2

7.3 7.3

Verklaringen van overbrenging Maakt het college als archiefzorgdrager, samen met de beheerder van de archiefbewaarplaats, van alle overbrengingen een verklaring op? Grondslag: Ab art. 9.3

ja

Niet-overbrengen vanwege bedrijfsvoering (vervallen) Heeft het college als archiefzorgdrager voor archiefbescheiden die om redenen van bedrijfsvoering niet binnen de wettelijke overbengingstermijn overgebracht kunnen worden een machtiging tot opschorting van overbrenging aangevraagd bij en ontvangen van gedeputeerde staten? Grondslag: Aw art. 13.3-4

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

n.v.t.

17