RIS318000 Bijlage 3 KPI-verslag 2022 getekend Geredigeerd

Den Haag VREDE

RECHT

Retouradres Postbus 12600, 2500 DJ Den Haag

Ons kenmerk 10571852

Het College van burgemeester en wethouders

Contactpersoon

Rob den Braasem Dienst

Dienst Publiekszaken Afdeling

Haags Gemeentearchief Telefoonnummer E-mailadres

archiefinspectie@denhaag.nl

Datum 12 juli 2023

Aantal bijlagen

Onderwerp Verslag Kritische Prestatie Indicatoren gemeentelijke archiefketen 2022

Beste leden van het college, De gemeentearchivaris van uw gemeente brengt op grond van artikel 3 van de Archiefverordening Den Haag 2018 jaarlijks verslag uit aan het college over het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die (nog) niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Deze toezichtstaak, en de verantwoordelijkheid van de gemeentearchivaris voor het beheer van archiefbescheiden die wel formeel zijn overgebracht, is verankerd in artikel 32 van de Archiefwet. Het inspectieverslag bestaat uit een toetsing op de door de VNG vastgesteld raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI) voor informatie- en archiefbeheer, en andere observaties en bevindingen die zijn opgedaan uit de verschillende inspecties die dat jaar hebben plaatsgevonden en relevant zijn voor een goede beoordeling van dit beheer. Langs deze weg wordt een beeld geschetst van de staat van het informatie- en archiefbeheer van de Gemeente Den Haag vanuit het perspectief van de Archiefinspectie. Het verslag richt zich op het jaar 2022. Dat betekent dat in 2023 bereikte resultaten en nieuwe ontwikkelingen niet zijn meegenomen. Na vaststelling legt het college het verslag voor aan de raad, waarna het college het inspectieverslag voor het Interbestuurlijk Toezicht (IBT) aanbiedt aan de provincie.

De uitgebreide KPI-toetsing is als bijlage bij deze brief gevoegd, en is opgesteld door het Expertisecentrum Data en AI en Informatiebeheer domein bestuur en bedrijfsvoering, in samenwerking met het Haags Gemeentearchief (HGA). In dit inspectieverslag bespreek ik een aantal aandachtspunten aan de hand van dit KPI-verslag en met betrekking tot andere facetten van de gemeentelijke informatiehuishouding, die vanuit het perspectief van de aan mij opgedragen toezichtstaak van majeur belang worden geacht. Sinds de vernieuwing van dit interbestuurlijk toezicht (IBT) in 2021 toetst de provincie niet alleen de kwaliteit van het gemeentelijk informatie- en archiefbeheer niet langer alleen aan de hand van het zogenaamde KPI-verslag, maar ook of het college de gemeenteraad informeert en of het college daadwerkelijk de in het inspectieverslag van de gemeentearchivaris genoemde knelpunten van opvolging voorziet middels een verbeterplan. De informatiebronnen die de provincie daartoe voor het domein archief- en informatiebeheer opvraagt zijn: • Het inspectieverslag van de gemeentearchivaris;

Gemeente Den Haag Spui 70

Den Haag

Postbus 12600 2500 DJ Den Haag

T 14070 www.denhaag.nl

Gemeente Den Haag Ons kenmerk 20230712

• •

Het KPI-verslag over het archief- en informatiebeheer van de gemeente; Het verbeterplan van de gemeente (indien het inspectieverslag daar aanleiding toe geeft).

Belangrijkste aandachtspunten en adviezen per archief-KPI 1. Lokale Regelingen: voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? De door de gemeenteraad vastgestelde Archiefverordening inzake de archiefzorg is vastgesteld in mei 2018, de Beheerregeling Informatiebeheer is vastgesteld in september 2018. Het Uitvoeringsbesluit Archiefbeleid dateert echter van maart 2005 en is verouderd. Het advies is om het Uitvoeringsbesluit te herzien en te toetsen of de Archiefverordening en de Beheerregeling nog passend zijn. Dit advies is door Informatiebeheer en het HGA inmiddels in gang gezet. Met de wijziging van het Archiefbesluit 1995 in 2012 heeft de wetgever het strategisch informatie-overleg (SIO) geïntroduceerd. Dit SIO is een structureel overleg dat de besluitvorming inzake de informatiehuishouding vanuit de verantwoordelijkheid voor de keten in samenhang voorbereidt, waaronder waardering en selectie van gemeentelijke informatie. Momenteel is het SIO van de gemeente Den Haag ingebed in het MT I&A, waar de gemeentearchivaris op dit moment als agenda-lid deel van uitmaakt. Mede omdat de samenstelling van een SIO afwijkt van het MT I&A en de gemeentearchivaris in formele zin geen lid is van het MT I&A adviseert de archiefinspectie om het SIO te formaliseren als een apart gremium.

In een SIO neemt doorgaans ook een onafhankelijke deskundige zitting voor het meedenken over zgn. hotspots, gebeurtenissen waarbij het handelen van de overheid en de samenleving elkaar intens raken, waarbij archiefinformatie kan worden uitgezonderd van vernietiging. Dat is als onderdeel van een MT I&A ook onwenselijk.

2. Middelen en mensen In februari 2020 is een 4-jarig project gestart om 10 km achterstand in het bewerken, selecteren, vernietigen van analoge archieven en op de (voorbereiding van de) overbrenging van de informatie naar de archiefbewaarplaats weg te werken. Eind 2022 was de achterstand nog ruim 2 km, zodat het project het gestelde doel zal gaan behalen. Van de inmiddels verwerkte 8 km is 1,5 km blijven te bewaren informatie en zal worden overgedragen aan het HGA, de overige informatie is of zal vernietigd worden. Aangezien nog niet alle processen volledig digitaal verlopen blijven er analoge archieven gecreëerd worden. Het advies is om de vorming van nieuwe analoge archieven te onderzoeken en de betreffende processen te digitaliseren.

3. De fysieke en digitale bewaaromstandigheden In het KPI verslag over 2021 is aangegeven, dat er nog geen uitvoeringsagenda is opgesteld om de gewenste architectuur binnen de gemeentelijke informatiehuishouding te realiseren. Deze architectuur is beschreven in de brief van de CIO aan de wethouder Financiën, Integratie en Stadsdelen van 25 september 2019 en als actie opgenomen in het Tactisch Beleidskader Informatiebeheer 2021-2025. De uitvoeringsagenda moet onder meer leiden tot een verbetering van de KPI-punten 3.1.c en 5.1 inzake het gemeente-brede DMS en de informatieplattegrond. De inspectie signaleert dat er ook nu nog geen concreet zicht is op (een overzicht van de) applicaties, waaronder ook het gemeente-brede DMS, waarin archiefbeheertaken kunnen worden uitgevoerd. Het advies is nogmaals om de uitvoeringsagenda op te stellen.

2/6

Gemeente Den Haag Ons kenmerk 20230712

4.

Interne kwaliteitszorg en toezicht De gemeente hanteert een kwaliteitssysteem voor informatie- en archiefbeheer, maar in de praktijk wordt hier onvoldoende uitvoering aan gegeven. In 2020 is een nulmeting gehouden waarvan de uitkomsten erop wezen dat op strategisch en tactisch niveau binnen DBV/IB (`informatiebeheer') de kennis over basisprincipes van informatiebeheer in voldoende mate aanwezig is, maar bij de proceseigenaren (`de diensten') niet. In navolging daarvan was het voornemen om in 2021 samen met Security, Privacy en Data een bewustwordingscampagne te starten om aldus het kennisniveau over informatiebeheer op een hoger plan te brengen en medewerkers te instrueren wat er van hen verwacht wordt in de omgang met informatie. Deze campagne is inmiddels doorgeschoven naar eind 2023. De inspectie signaleert tijdens de inspectiegesprekken met medewerkers van diverse diensten dat de behoefte bij de medewerkers hoog is om hier urgentie om hier daadwerkelijk uitvoering aan te geven, en tevens dat kwaliteitszorg op het informatie- en archiefbeheer continue aandacht behoeft.

5. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid Sinds het KPI-verslag van 2017 spreekt de inspectie haar zorgen uit over het ontbreken van een volledig en inzichtelijk overzicht van het gemeentelijk informatielandschap. Burgers moeten erop kunnen vertrouwen dat de door de gemeente beheerde informatie integer, authentiek en op orde is, en het ontbreken van een goed overzicht daarvan verhindert dit. In 2019 is door DBV/IB een begin gemaakt met het opzetten van de informatieplattegrond. De ontwikkeling daarvan is de afgelopen jaren door de inspectie met belangstelling gevolgd. Geconstateerd moet worden dat DBV/IB enorme stappen heeft gezet om het informatieplan op een volwassen niveau te brengen. Het verzamelen van de informatie en het opnemen ervan in de informatieplattegrond vereist een zeer grote inspanning. Ultimo 2022 beschikt de organisatie echter nog altijd niet over een betrouwbaar, actueel,

compleet en logisch samenhangend overzicht van de omvang, aard, vindplaats en kwaliteit van alle gemeentelijke informatie. De informatieplattegrond is nog niet in gebruik in de gehele organisatie en het eigenaarschap en de organisatorische borging van het actueel houden van de informatie die daarin is opgenomen na de oplevering ervan, is nog niet vastgesteld.

6. Vervanging, conversie/migratie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden De achterstand in het selecteren en vernietigen van digitale archieven is zeer omvangrijk en groeit dagelijks, en een overzicht van te vernietigen bestanden ontbreekt. Het tijdig vernietigen is de verantwoordelijkheid van alle diensten. In het KPI verslag over 2021 is dit reeds geconstateerd, en is tevens vastgesteld dat er aandacht, inspanning en capaciteit moet worden besteed aan het vernietigen van digitale archiefbescheiden in alle gemeentelijke applicaties. DBV geeft aan dat dit opgelost gaat worden met de ingebruikname van het Open DMS. Het operationeel worden van het Open DMS is echter al een aantal keren uitgesteld, bovendien moet worden vastgesteld dat er slechts een beperkt aantal applicaties aan het DMS zijn gekoppeld. Voor alle niet-gekoppelde applicaties, waarin zich ook gemeentelijke informatie bevindt met een wettelijke vernietigingstermijn, is het Open DMS niet de oplossing en blijft in deze applicaties informatie onwettig lang bewaard (Archiefwet, AVG).

3/6

Gemeente Den Haag Ons kenmerk 2O23O712

De inspectie adviseert derhalve om te komen tot een Actieplan Vernietiging waarin alle applicaties zijn opgenomen, en per applicatie inzichtelijk wordt gemaakt wat er aan actie en investering nodig is om te gaan voldoen aan de Archiefwet en AVG. Komen tot adequate vernietiging van informatie/data in applicaties is geen sinecure, en zal tijd en middelen vergen. Maar door het creëren van overzicht en een meerjarig Actieplan geeft de gemeente, ook richting Provincie en de Autoriteit Persoonsgegevens aan dat men zich bewust is van hetgeen nog moet gebeuren en er serieus werk van gemaakt wordt.

7.

Overbrenging van archiefbescheiden Er is sprake van een flinke achterstand in de in de formele en daadwerkelijke overbrenging van te bewaren analoge archiefbescheiden, waarvan de wettelijke overbrengingstermijn is verstreken, naar de daarvoor aangewezen openbare archiefbewaarplaats van het Haags Gemeentearchief. Het gaat hier om analoge archieven van alle diensten (ongeveer 1,5 km) uit de periode 1991 — 2000. Conform het in februari 2020 gestarte project (zie KPI 2) moet deze achterstand in 2023 worden ingelopen. Een deel van het archief van de Bestuursdienst (1991 — 2000), ongeveer 150 meter, wordt in 2023 overgebracht. De inspectie betwijfelt of de achterstand in 2023 zal worden ingelopen, omdat de betreffende medewerkers ook voor andere werkzaamheden worden ingezet en de verwerking van nieuwe aanwas van analoge archiefbescheiden (zie KPI 2). Het advies is om de voortgang te monitoren aan de hand van maandelijkse rapportages. Archiefbescheiden moeten 20 jaar na het afsluiten van een dossier worden overgebracht. Verlenging van die termijn met een periode van 10 jaar is alleen en onder voorwaarden toegestaan na het verlenen van een machtiging Opschorting door Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland. Omdat de achterstand zou worden ingelopen is deze machtiging niet aangevraagd. Dat maakt de urgentie nog groter.

Algemene beschouwing / nadere bevindingen Het eindoordeel op basis van het raamwerk van de archief-KPI's over het jaar 2022 is `groen, met een oranje randje'. `Groen met een oranje rand' is op het eerste gezicht best een positief oordeel. Echter: het KPIraamwerk maakt bij de weging nauwelijks onderscheid tussen de omgang met analoge en digitale informatie, en dat vertekent het eindoordeel. Want de grote achterstand in het vernietigen van digitale informatie en het ontbreken van een goed overzicht van het digitale informatielandschap van de gemeente, maakt het beeld in werkelijkheid veel minder rooskleurig. De bevindingen op deze punten (KPI hoofdpunten 5 en 6), moeten volgens de KPI-systematiek in formele zin als `taakverwaarlozing' worden geclassificeerd; het zijn majeure punten waarvan het ontbreken ervan al in een eerdere KPI-toetsing zijn vastgesteld. Wat bovendien zorgen baart is dat er in de afgelopen jaren op deze punten geen

4/6

Gemeente Den Haag Ons kenmerk 20230712

wezenlijke vooruitgang zichtbaar is. De zorgpunten inzake de `oranje'en `rood' scorende onderdelen van het informatie- en archiefbeheer zijn zwaarwegend van aard en blijven bestaan. Het opstellen van een actueel en volledig gemeentelijk informatiebeheerplan zou dan ook eerste prioriteit moeten krijgen. Dit plan omvat de eerder aangegeven informatieplattegrond, het applicatieregister, het verwerkingsregister en eventuele andere bestaande registers en geeft een volledig en centraal overzicht in de gemeentelijke informatiehuishouding: welke processen zijn er, wat is de documentaire neerslag, in welke applicaties zit deze neerslag, op basis van welke grondslagen wordt deze opgeslagen, wie heeft het beheer over deze neerslag, wie is de proceseigenaar, wie houdt het beheerplan actueel en volledig? Een zoektocht naar versnipperde (beleids)informatie kan hierdoor worden voorkomen met een betrouwbare reconstructie tot gevolg. Daarnaast is het ontbreken van richtlijnen (protocollen) hoe en waar beleidsdossiers moeten worden bewaard een knelpunt. Met de introductie van SharePoint, OneDrive, Teams, IRIS, en al/nog bestaande netwerkschijven en e-mailboxen, is er voor veel beleidsmedewerkers een onduidelijke situatie ontstaan.

De bewustwordingscampagne die al langer op de rol staat en nu naar verwachting eind 2023 zal worden geïmplementeerd, moet dan ook vergezeld gaan van concrete instructies voor medewerkers. Welke naamgeving en omschrijving moet worden gehanteerd? Hoe voeg je documenten en berichten toe aan een (digitaal) dossier? Wat wordt er van medewerkers verwacht waar het gaat om het centraal archiveren of bewaren van documenten? Medewerkers zijn zich over het algemeen bewust van het belang van goed informatie- en archiefbeheer. Concrete instructies en protocollen stellen hen in staat om daar hun eigen, noodzakelijke bijdrage aan te leveren. Digitaal informatie- en archiefbeheer kan niet achteraf op orde worden gebracht. Het moet, net als privacy, openbaarheid en beveiliging, 'by design' (bij de aanschaf en inrichting van nieuwe applicaties) worden ingericht, in elk geval bij: • Het implementeren van nieuwe wetgeving, zoals bijvoorbeeld de Omgevingswet; • De aanschaf en inrichting van informatiesystemen; • Het beschrijven van processen en het opstellen van werkinstructies. Het is daarom belangrijk dat 'archiving by design' ook bij de gemeente Den Haag structureel ingeregeld gaat worden, waarbij het noodzakelijk is dat diensten en DBV zich bewust zijn van ieders verantwoordelijkheid hierin.

Want hoewel DBV veelal betrokken zal worden bij bovengenoemde processen, is dat geen vanzelfsprekendheid. Bovendien ligt formeel de verantwoordelijkheid voor aanschaf en inrichting van veel applicaties, en de omgang met informatie die daarin is opgenomen, nog steeds bij de diensten. Gesignaleerd is echter dat door de centralisatie van de bedrijfsvoering diensten zich minder bewust zijn van hun formele verantwoordelijkheid hierin. Ook is het de vraag of zij over de juiste kennis en vaardigheden beschikken om hierop ook adequaat te kunnen acteren. Het informatiebeheer is een gezamenlijke opgave van de afzonderlijke diensten en de Dienst Bedrijfsvoering, maar verlangt wel een heldere explicitering van ieders bevoegdheden en verantwoordelijkheden daarin. Het verdient aanbeveling hiervoor zorg te dragen en daarbij ook te toetsen of diensten en DBV in voldoende mate geëquipeerd zijn om ieders verantwoordelijkheid hierin invulling te geven. In dit digitale tijdperk zijn de risico's van informatieverlies vele malen groter dan in het papieren tijdperk, met een navenante impact daarvan op het functioneren van de overheid en de mate waarin we in staat zijn om hierover open, transparant en betrouwbaar verantwoording af te leggen aan de samenleving. Dit bewustzijn is de afgelopen jaren gelukkig gegroeid, maar dat heeft nog niet geleid tot

5/6

Gemeente Den Haag Ons kenmerk 20230712

een gemeente die `in control'is op het informatie- en archiefbeheer. Om dat te bereiken is meer tijd en investering nodig, want de problematiek is complex, de achterstanden zijn groot en wettelijke en technologische ontwikkelingen gaan razendsnel. De grote uitdaging die dat oplevert verlangt eendrachtige samenwerking, met alle partijen die een rol en verantwoordelijkheid hebben om een professioneel en adequaat ingerichte gemeentelijke informatiehuishouding te voeren. Met vriend

e groet,

.C.J.M. van der Waerden emeentearchivaris

6/6