RIS318000 Bijlage 2 KPI-rapportage 2021
Tekst van het document
organisatie:
[naam gemeente, GR, etc.]
KPI nr.
1.
KPI-vraag niet overgebrachte archiefbescheiden (N-O)
[dd-mm-jjjj] Antwoord (ja/deels/nee/ n.v.t)
Deelvragen
Toelichting op antwoord KPI-vraag- of deelvragen
LOKALE REGELINGEN Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen?
1.1
Verordening archiefzorg
1.1.a
Beschikt de gemeente over een geactualiseerde, door de gemeenteraad vastgestelde archiefverordening inzake de archiefzorg die voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving?
ja
Grondslag: Aw art 30.1 en 32.1 Praktijknorm: VNG model archiefverordening
1.1.b
Is deze medegedeeld aan Gedeputeerde Staten? Grondslag: AW art. 30.1
mei-2018
Zo ja, wanneer is de archiefverordening vastgesteld? Besteedt deze aandacht aan: - Zorgplicht Burgemeester en wethouders (art. 1) - Taken gemeentearchivaris of gemeentesecretaris (art. 2) ten aanzien van overgebrachten en niet overgebrachten archiefbescheiden. - Verantwoording door burgemeester en wethouders (art.3) - Beschikbaarstelling gegevens de beschikbaarstelling gegevens voor verantwoording toezicht en publicatie (art. 4) - Opname in de archiefbewaarplaats van archieven van particulieren (art. 5)
ja ja ja ja ja
ja
Aw art. 32.2
Beheerregeling Informatiebeheer
1.2 1.2
Beschikt de gemeente over een door het college als archiefzorgdrager vastgestelde beheerregeling Informatiebeheer inzake het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden, en het beheer van de archiefbewaarplaats? Grondslag: Archiefverordening van de gemeente Praktijknorm: VNG model beheerregeling
1.2. Toelichting
ja
sep-2018 Zo ja: wanneer is de regeling (of het besluit) vastgesteld?
Besteedt dit besluit aandacht aan:
Taken van de beheerder (art. 3) Taken en bevoegdheden van het Strategisch Informatieoverleg (SIO) en gemeentearchivaris. (wie geeft advies over wat) (art. 4) Overdracht en ter beschikkingstelling van archiefbescheiden (art. 5) Verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbewaarplaats (art. 6)
ja ja ja ja
De Beheerregeling Informatiebeheer is niet bij wet verplicht, maar wordt vrijwel altijd in een Archiefverotrdening verplicht gesteld ((vgl. het VNG model daarvoor).
invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden
1
1.3
Strategisch informatieoverleg (SIO)
1.3
Heeft het college als archiefzorgdrager een strategisch informatie overleg (SIO) ingesteld?
ja
Grondslag: Toelichting op de wijziging van het Archiefbsluit 2012. Praktijknorm: VNG model aanwijzings- en benoemings-besluiten
Zo ja:
Het SIO is ingebed in het MT Tijdelijke organisatie informatie en automatisering; de gemeentearchivaris wordt als agendalid uitgenodigd als het onderwerp Informatiebeheer op de agenda staat.
Is in dit SIO ook een onafhankelijke deskundige benoemd? Welke taken en bevoegdheden zijn, naast de wettelijke verplichtingen (6.3.d en 6.5.c), bij het SIO belegd?
Nee Zie artikel 4 van de beheerregeling informatiebeheer Den Haag 2018 (RIS 300439)
Handreiking Strategisch Informatieoverleg (SIO) Taken voor het SIO zijn in ieder geval vaststelling van een Hotspotmonitor (KPI 6.3.d) en advisering inzake vervreemding van archiefbescheiden die geen gevolg is van uitvoering van nieuwe wetgeving (KPI 6.5.c). Daarnaast kunnen bij het SIO andere taken en/of bevoegdheden worden belegd (zie Handreiking).
1.3. Toelichting
Wijziging Overheidstaken
1.4 1.4
Treft het college als archiefzorgdrager voorzieningen omtrent de archiefbescheiden bij opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken aan een ander (tijdelijk) overheidsorgaan? Zo ja, welke? Grondslag: Aw art. 4 Wet algemene regels herindeling (ARHI) art. 70
ja
Heeft er in de laatste vijf jaar een dergelijke situatie plaatsgevonden?
nee
Zo ja, welke? Welke voorziening(en) is/zijn getroffen?
Praktijknorm: Handreiking Inrichting informatie- en archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden (Verbonden partijen) 1.4.Toelichting
(Juridische) voorzieningen die de zorgdrager zou moeten treffen zijn het opstellen van een akte van terbeschikkingstelling, of een verklaring van overbrenging dan wel vervreemding. Daarnaast moet de gemeentelijke organisatie zorgen voor het afsluiten van archieven en de (voorbereiding van) terbeschikkingstelling, overbrenging of vervreemding.
1.5
Gemeenschappelijke regelingen en andere intergemeentelijke samenwerkingsvormen
1.5.a
Treft het college als archiefzorgdrager, bij de instelling van een gemeenschappelijke regeling en andere samenwerkingsverbanden waarin de gemeente participeert, voorzieningen omtrent de zorg voor de archiefbescheiden? Grondslag: Aw art. 40 Praktijknorm: Handreiking Inrichting informatie- en archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden (Verbonden partijen)
ja
Heeft er in de laatste vijf jaar een dergelijke situatie plaatsgevonden?
nee, er hebben zich geen wijzigingen voorgedaan.
Zo ja, welke voorziening(en) is/zijn getroffen? Is bijvoorbeeld een archiefbewaarplaats aangewezen en een archivaris benoemd / aangewezen, het uitbestede archiefbeheer geregeld in de vorm van bijvoorbeeld een mandaadregeling, en de informmatieveiligheid geregeld?
standaard paragraaf overgenomen
Neemt de gemeente in samenwerkingsovereenkomsten met private partijen ook dergelijke bepalingen oer de noodzakelijke voorzieningen voor het archiefbeheer?
onbekend
Handreiking informatieveiligheid en samenwerkingsverbanden
1.5.a Toelichting
Het gaat hier om het op afstand zetten van de uitvoering van taken in gemeenschappelijke regelingen (GR). Dit kan alleen door middel van mandaat. Het college blijft dan archiefzorgdrager. [Wanneer een gemeente taken of bevoegdheden op basis van delegatie onderbrengt in een GR, is sprake van de overdracht van taken zoals bedoeld in KPI 1.4. Het college is dan niet langer archiefzorgdrager.] Als medeoprichter van een GR is het college verantwoordelijk voor opname van een archiefparagraaf in de GR-tekst waarin tenminste de bestuurlijke verantwoordelijkheid wordt belegd voor het GR-archief. Als zorgdrager moet het college regels stellen aan creatie en beheer van gemeentelijke archiefbescheiden bij de GR, bijvoorbeeld door middel van dienstverleningsovereenkomsten. Sinds de invoering van de Aw 1995 zijn andere samenwerkings-verbanden in zwang gekomen waarover de wet niets zegt. Het is echter verstandig bij deze KPI ook te kijken naar het op afstand zetten van de uitvoering van taken in overheidsstichtingen en -NV’s en in publiek-private samenwerkingsverbanden (BV, NV, VOF). De getroffen / nog te treffen beveiligingsmaatregelen wat betreft informatie behorende bij uitgeplaatste taken worden hier niet bevraagd, en behoren tot het domein van informatiebeveiliging op grond van de BIO.
invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden
2
1.5.b
Zijn alle gemeenschappelijke regelingen waaraan de gemeente deelneemt opgenomen in het landelijk GR-register, en is er een overzicht van andere samenwerkingsverbanden waarin de gemeente participeert? Grondslag: Wg art. 27 Praktijknorm: Landelijk GR-register
ja Zo nee:
bevat het (eigen) register per gemeenschappelijke regeling in ieder geval:
de deelnemers; de wettelijke voorshriften waardoor de bevoegdheden van het samenwerkingsverband worden beheerst; de beoegdheden die bij de regeling zijn overgedragen; het adres en plaasts van vestiging; of het een openbaar lichaam of een gemeenshappelijk orgaan is ingesteld; Is er een overzicht van andere samenwerkingsverbanden? Zo ja, is dit overzicht actueel en volledig?
1.5.b Toelichting
Voor nadere uitleg van het landelijk GR-register, ook in relatie tot WGR art. 27, zie https://www.koopoverheid.nl/voor-overheden/gemeenten-provincies-en-waterschappen/gemeenschappleijke -regelingen.
1.6
Mandaatregeling archiefzorg
1.6
1.6. Toelichting
Beschikt de gemeente over vastgestelde mandaten op grond van de Archiefwet, bedoeld om namens de zorgdrager besluiten te nemen, niet zijnde regelgeving/het stellen van regels? Grondslag: Awb Title 10.1
ja
Zo ja, voldoet deze aan de wettelijke voorschriften voor dergelijke regelingen?
ja
Houdt de gemeente zich daaraan, d.w.z. worden de diverse bevoegdheden uitgeoefend door de ter zake bevoegde ambtenaren?
ja
Bijvoorbeeld voor de vervanging van archiefbescheiden of voor opstellen en ondertekeningen van vernietigngslijsten.
1.7
Uitbesteden Archiefbeheer(staken)
1.7
Worden er archiefbeheer(deel)taken uitbesteed? Indien (aspecten van) het archiefbeheer/archiefbeheerstaken zijn uitbesteed aan een privaatrechtelijke partij of publiekrechtelijke partij, zijn hiervan dan dienstverleningsovereenkomsten waarin rekening gehouden wordt met de wettelijke gemeentelijke eindverantwoordelijkheid?
Deels, als de uitbesteding gebeurt door de keten informatiebeheer wel; bijvoorbeeld in het geval van externe archiefopslag van in principe te vernietigen fysiek archief via Mondial Movers en Oasis . Bij digitaal archief geldt hetzelfde, als dit gebeurt via de reguliere IB kanalen wel,. Als de fysieke-digitale Zo ja, per geval: Is er een dienstverleningsovereenkomst? uitbesteding gebeurt door de diensten zonder betrokkenheid van de keten informatiebeheer is er geen zicht op. Overigens gelden dan de inkoopvoorwaarden GIBIT waarin ook informatie- en archiefbeheer onderdeel van uitmaakt. Grondslag: BW boek6 Zo ja, in hoeverre is in de overeenkomst rekening gehouden met de wettelijke gemeentelijke eindverantwoordelijkheid? deels onbekend Gemw art. 160 en 165 Zijn er maatregelen getroffen in het kader van faillissement, beslaglegging of inbeslagname bij betrokken private partijen? deels onbekend Zijn er maatregelen getroffen in gevallen) van externe data-opslag, bijvoorbeeld bij procesapplicaties (al dan niet in de cloud)? deels onbekend Zijn, in geval er sprake is van persoonsgegevens in de archieven, de nodige verwerkovereenkomsten gesloten? deels onbekend 1.7.
Toelichting Denk bij het uitbesteden van archiefbeheertaken of -diensten aan: inhuur personeel; huur archiefruimte, archiefbewaarplaats of e-depot; het extern laten bewerken of restaureren van papieren archieven; het laten hosten van digitale gegevens. Wanneer de hele documentaire informatievoorziening is uitbesteed (bijvoorbeeld in een shared service centre) of het beheer van de statische archieven is uitbesteed aan een externe archieforganisatie, dan is sprake van een op afstand gezette taak als bedoeld in KPI 1.5.
invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden
deels
3
1.8
Publicatie en bekendmaking
1.8
Doet de gemeente haar publicaties en bekendmakingen via DROP (Decentrale Regelgeving en Officiële Publicaties) en / of https://www.officielebekendmakingen.nl/gemeenteblad?
ja
Zo nee, hoe geschiedt dan publicatie en bekendmaking dan wel?
Grondslag: Wet elektronische publicaties per 1-1-2021. Praktijknorm: Gemeenteblad op website: officielebekendmakingen.nl 1.8.Toelichting
De inwerkingtreding van de Wet electronische publicaties is gepland 1 jan. 2021. Vanaf dat moment moeten regelingen en bekendmakingn van de overheid via DROP op https://www.officielebekendmakingen.nl/gemeenteblad worden gepubliceerd. Drop wordt beheerd door KOOP, Kennis en Exploitatiecentrum voor Officiele Overheidspublicaties. Zie https://www.koopoverheid.nl/vooroverheden/gemeenten-provincies-en-waterschappen/drop
2.
MIDDELEN EN MENSEN Hoofdvraag: Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau?
2.1
Middelen
2.1
Hoeveel middelen stelt het college als archiefzorgdrager na goedkeuring door de raad ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht daarop?
vraag beantw. in kolom Toelichting gem./GR
Wat is het totale bedrag dat is opgevoerd op de begroting van het lopende jaar?
Budget per onderdeel 2021 Informatiebeheer operationeel/Intern Dienstcentrum 1.771 Informatiebeheer tactisch/Bedrijfsexpertisecentrum 1.354 Haags gemeentearchief/Dienst publiekszaken 2.705 Informatiebeheer strategisch/Bestuursdienst 105 Totaal budget 2021 (k €) 5.935
Grondslag: Aw art. 30.2 2.1. Toelichting
Welk bedrag is gereserveerd voor de in de linkerkolom benoemde kosten? NB er zijn kengetallen nodig om te kunnen bepalen of het gereserveerde bedrag redelijkerwijs voldoende is om de kosten te dekken. De volgende kostensoorten zijn relevant: loon personeel, externe inhuur personeel, opleiding personeel, materialen voor het papieren archief (zippels, verpakking e.d.), externe bewerking archieven, vernietiging, bouw/inrichting archiefruimte (ook digitaal), huur archiefruimte of opslag, externe digitalisering archieven, scanners, software DMS/RMA, software DSP/ZTC, archiefdienst of aansluiting bij externe archieforganisatie (archiefbewaarplaats), aansluiting documentenwacht. Er zijn geen kengetallen beschikbaar.
invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden
4
2.2
Mensen, kwantitatief tbv beheer
2.2.a
Hoeveel mensen (fte’s) stelt het college als archiefzorgdrager na goedkeuring door de raad ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen.
vraag beantw. in kolom Toelichting gem./GR
Grondslag: Aw art. 32
2.2.a. Toelichting
Er zijn geen kengetallen beschikbaar
2.2.b
Zijn er achterstanden in de wettelijk verplichte werkzaamheden?
ja
ca. 10.000: in principe doet elke medewerker van de gemeente iets met informatie Wat is de totale omvang in fte van: die informatie produceren of verwerken?
B) Medewerkers in de organisatie die zijn belast met informatiebeheer, zoals medewerkers DV,ICT, interne archiefdienst en eventuele informatiebeheerders op andere afdelingen.
Circa 68 bij het expertisecentrum informatiebeheer, daarnaast een aantal bij Centrale Vastgoedorganisatie Den Haag, griffie, Den Haag werkt
Wat is de omvang in fte van de medewerkers die zijn belast met het informatiebeheer, uigesplitst naar functiesoort. Zijn de medewerkers in de organisatie die informatie produceren of verwerken voldoende op de hoogte van de interne richtlijnen op informatiebeheergebied om een goed informatiebeheer te kunnen garanderen?
Strategisch 1, Tactisch 26, Operationeel 41 Deels.
- van welke aard zijn de achterstanden? Zie de voorbeelden in de toelichting. - wat is de omvang van deze achterstanden fysiek (aantal m of MB, GB, TB)?
2.2.b Toelichting
2.2.c
2.3 2.3.a
A) medewerkers in de organisatie
Er is achterstand in het bewerken, selecteren, vernietigen van archieven en op de (voorbereiding van de) overbrenging van de informatie naar de archiefbewaarplaats Papier: restant na een jaar projectuitvoering is 5702 m1 semi-statische dossiers en 1161 m1 losse stukken in beheer van IB. Digitaal: onbekend, niet te bepalen vanwege het omvangrijk informatielandschap.
- en in geschat aantal arbeidsuren om deze weg te werken? - waarom zijn deze achterstanden ontstaan? - zullen zonder ingrijpen deze achterstanden nog groeien?
Papier: 4 jaar met 4,5 fte, digitaal onbekend reorganisaties, ontbreken vakkennis, bezuinigingen en andere prioriteitstelling Zolang er aan de voorkant niet wordt gedigitaliseerd blijft de analoge toestroom bestaan. Wekelijks/maandelijks worden er analoge archieven afgestoten. In 2022 gaat het Expertisecentrum Informatiebeheer er dan ook op toezien dat de papieren aanwas wordt gereduceerd waardoor de fysieke beheerlast vermindert. Voor de vernietiging en overbrenging van digitale informatie neemt het Expertisecentrum in 2022 een "record-management" module in gebruik
- is het wegwerken van de achterstanden in een planning opgenomen?
Ja de analoge achterstanden worden in een dashboard bijgehouden en worden jaarlijks meegenomen in de planning.
- zo ja, op welke termijn worden de werkzaamheden opgepakt en afgerond?
In februari 2020 is er een project gestart om deze achterstanden weg te werken. Het project behelst het bewerken, wegwerken en vernietigen van 10 km achterstand. De scope betreft de dossiers/losse stukken die in het beheer waren t/m het jaar 2018. Duur van het project is 4 jaar. Voor de vernietiging en overbrenging van digitale informatie neemt het Expertisecentrum in 2022 een "recordmanagement" module in gebruik
Het gaat hier om structurele achterstanden die binnen de dagelijkse uitvoering van de beheerwerkzaamheden met de normale personeelsbezetting en toegekende middelen niet zijn weg te werken. Voorbeelden niet-overgebrachte archieven: - analoge en digitale dossiervorming in behandelfase; - document- en dossierregistratie; - beheer (ook materieel) van afgehandelde analoge en digitale dossiers; - bijhouden van een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de analoge cq. digitale informatie; - de (voorbereiding van de) vernietiging van informatie; - de (voorbereiding van de) overbrenging van de informatie naar de archiefbewaarplaats. Voorbeelden overgebrachte archieven: - ontsluiting; - materiële verzorging, - aanbrengen van openbaarheidsbeperkingen; - beschikbaarstelling aan het publiek; - inrichten van – of op andere wijze voorzien in – een beheeromgeving voor digitale informatie (digitaal depot, e-depot). Let op: particuliere archieven die zijn opgenomen in de bewaarplaats vallen onder het regime van de Archiefwet. Dus ook achterstanden bij de particuliere archieven vermelden.Naast boven nee Zijn er aanmerkingen geweest vanuit het Interbestuurlijk Toezicht door de provincie? Zo ja, welke?
Mensen, kwalitatief tbv beheer Kan het college als archiefzorgdrager het kwaliteitsniveau waaronder de opleiding van het onder 2.2 bedoelde personeel aangeven alsmede hun mogelijkheden voor bij- en nascholing? (Zie ook 4.2.) Grondslag: Aw art. 32.2
ja
2.3.b
Kunnen alle soorten wettelijk verplichte werkzaamheden naar behoren worden gedaan?
ja
Wat is het opleidingsbudget (per medewerker / afdeling)? Zo nee, welke niet? Zie 2.2.b voor voorbeelden.
2.3.c
Zijn er aanmerkingen geweest vanuit het Interbestuurlijk Toezicht door de provincie?
nee
Zo ja, welke?
invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden
Per functie aangeven:
Verschilt van MBO tot WO.
vereiste opleiding, werk- en denkniveau; werkelijke opleidingsniveau van de medewerkers. Zijn er medewerkers in opleiding? Zo ja, welke opleiding en wanneer af te ronden?
Van MBO tot WO Van MBO tot WO Ja, voortdurend leergang recordmanagement VHIC (diverse niveau's) lopend, mmatwerkopleiding Wet open overheid gepland in juni, etc. 2 % van de loonsom
5
2.4
Mensen, kwantitief tbv toezicht
2.4
Hoeveel formatieruimte heeft het college als archiefzorgdrager vastgesteld voor het toezicht op het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden? Dit betreft de gemeentearchivaris met de gemeentelijke archiefinspecteurs en/of andere medewerkers.
vraag beantw. in kolom Toelichting gem./GR
Wat is de totale omvang in fte en wat is de omvang per functiesoort (archivaris/ archiefinspecteur / overig)?
van 3 (tot 01-09-2020) naar 4 per 15-10-2020) (HGA invullen/aanvullen)
Door wie is dat vastgesteld?
Spui 70; Westeinde (GGD); Binckhorstlaan; Oasis; MondialMovers;
Grondslag: Aw art. 32.2 Praktijknorm: Rekennorm formatie (inter-)gemeentelijke archiefinspectie (LOPAI/KVAN/BRAIN) 2010
3.
ARCHIEFRUIMTEN, APPLICATIES, ARCHIEFBEWAARPLAATS EN E-DEPOTS Hoofdvraag: Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde?
3.1
Archiefruimten, applicaties en serverruimten
3.1.a
Beschikt de gemeente over een of meer (analaoge) archiefruimten waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefregeling en –besluit genoemde eisen voldoen?
ja
Grondslag: Aw art. 21.1 Ab art. 13 Ar art. 27-46, 57 en 59
(indien er een externe / commerciële archiefruimte is ingehuurd die aan de eisen voldoet kan KPI 3.1.a met 'ja' worden beantwoord)
En wanneer?
1995; 2015
Geef voor elke archiefruimte aan of deze aan de eisen voldoet. Zo nee, aan welke eisen niet?
ja
Praktijknorm Checklist van de Permanente commissie bouwzaken archiefinspecteurs 3.1.b
Gebruikt het college deze archiefruimte(n) t.b.v. de te bewaren en op termijn naar de archiefbewaarplaats over te brengen archiefbescheiden? Grondslag: Aw art. 21.1 Ab art. 13 Ar art. 27-46, 57 Beschikt het college over een applicaties -DMS / RMA en procesapplicaties waarmee de noodzakelijke informatiebeheertaken kunnen worden uitgevoerd?
3.1.c
3.1.c Toelichting
ja
deels
Indien 3.1.a met nee is beantwoord en toch wordt gebruik voor te bewaren archief, dan sprake van duurzaamheidsrisico.
Is er een overzicht van deze applicaties?
Er is een DMS/Plato. Deze is nog niet met RM functionaliteit ingericht. Tevens zijn niet alle procesapplicaties gekoppeld aan het DMS en is in de niet-gekoppelde procesapplicaties ook niet altijd RM functionaliteit aanwezig. Er kunnen dus geen volledige informatiebeheertaken worden uitgevoerd.
Zo ja, is er concreet zicht op evt. ontbrekende functionaliteiten van de afzonderlijke vakapplicaties, bijvoorbeeld ten behoeve van vernietiging of van migratie /conversie van informatie? Onder informatiebeheertaken verstaan we de onderdelen van het beheer die in hoofdstuk 6 t/m 8 van deze handreiking aan de orde komen. De normen ISO-16175-2 (internationaal) en NEN2082 (nationaal) bevatten te stellen eisen aan applicaties gebruikt voor informatiebeheer. De getroffen / nog te treffen beveiligingsmaatregelen wat betreft digitale informatie in DMS / RMA en vakapplicaties worden hier niet bevraagd, want behoren tot het domein van informatiebeveiliging op grond van de BIO.
3.4
Onderdeel gemeentelijk rampenplan
3.4
Beschikt de gemeente/regio over een risicoprofiel, beleids- en crisisplan waarin ten minste procedures met betrekking tot de verplaatsing of veiligstelling van objecten met een cultuurhistorische waarde zoals (te bewaren) archiefbescheiden zijn opgenomen?
ja
Zo ja, aan welke elementen wordt aandacht besteed? M.a.w.: hoe volledig is dit plan?
Calamiteitenplein (2019)
Grondslag: Wet veiligheidsregio's art. 3; Praktijknorm: Handreiking regionaal risicoprofiel Risicoprofielen van de veiligheidsregio's. 3.4.Toelichting
Het regionaal risicoprofiel is een inventarisatie en analyse van de in een veiligheidsregio aanwezige risico’s, inclusief relevante risico’s uit aangrenzende gebieden. Het risicoprofiel moet zijn vastgesteld door de veiligheidsregio (en is daar ook op te vragen). De handreiking onderscheidt zes vitale belangen. Punt 6 betreft de veiligheid van cultureel erfgoed.
3.5
Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming
3.5.a
Heeft de gemeente een veiligheidsplan voor de archiefruimten en archiefbewaarplaats met een calamiteitenplan en ontruimingsplan, en een veiligheidsplan voor het e-depot (of de edepots)?
ja
Praktijknorm: Leidraad calamiteitenplan archieven LOPAI (2002), nu BRAIN
Ten aanzien van analoge informatie: Zo ja, aan welke elementen wordt aandacht besteed? M.a.w.: hoe volledig is dit plan?
Er is een risico inventarisatie uitgevoerd en de onderkende risico's zijn: waterschade; brand; diefstal. Het plan is gericht op het beperken van de schade, er is een overeenkomst met de documentenwacht om in geval van waterschade direct de beschadigde documenten te behandelen. Bij het optreden van een calamiteit zijn er noodmaterialen voorhanden om direct de aangetaste archiefdelen te kunnen verpakken.
Wordt het LOPAI-model gevolgd? Wordt er regelmatig mee geoefend, en zo ja, hoe vaak? Zijn de autorisaties op de fysieke toegang tot de archiefruimte(n) ersp. Archiefbewaarplaats(en) ingericht?
ja onbekend ja
3.5.a toelichting
De getroffen / nog te treffen beveiligingsmaatregelen wat betreft digitale informatie in edepot(s) en (andere) applicaties worden hier niet bevraagd, want behoren tot het domein van informatiebeveiliging op grond van de BIO. De VNG Informatiebeveiligingsdienst (IBD) heeft een aantal zogenaamde operationele kennisproducten beschikbaar voor aspecten van informatiebeveiliging, zie https://www.informatiebeveiligingsdienst.nl/kennisproducten-ibd/
3.5.b
Heeft de gemeente daarin een verzamelplaats aangewezen voor te ontruimen archiefbescheiden o.b.v. prioriteiten in het collectieplan? (zie ook 3.4)
ja
Zo ja, welke?
een ruimte in de nabijheid van de archiefbewaarplaats (ergens in het gemeentehuis)
Praktijknorm: Handreiking crisisorganisatie in collectiebeherende instellingen (RCE, 2016)
invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden
6
4.
Interne kwaliteitszorg en toezicht Hoofdvraag: Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding?
4.1
Kwaliteitssysteem archiefbeheer
4.1.a
Maakt het college als zorgdrager voor het beheer van te bewaren archiefbescheiden gebruik van een kwaliteitssysteem waarvoor toetsbare eisen zijn geformuleerd?
ja
Grondslag: Archiefregeling art. 16; Praktijknorm: KIDO 4.1.a. toelichting
4.1.b
4.1.c
Een kwaliteitssysteem is het geheel van “organisatorische structuur, verantwoordelijkheden, procedures, processen en voorzieningen die nodig zijn voor het ten uitvoer brengen van de kwaliteitszorg”. De archiefwetgeving schrijft niet voor hoe een kwaliteitssysteem vormgegeven moet worden, maar stelt in de toelichting op de Archiefregeling dat “elke overheidsorganisatie kwaliteitseisen stelt aan informatie- en archiefmanagement in overeenstemming met haar verantwoordelijkheden en uitvoering van taken”. De organisatie moet kunnen aantonen dat beschreven is waar verantwoordelijkheden zijn belegd, hoe taken dienen te worden uitgevoerd om een vooraf bepaalde kwaliteit te bereiken en in hoeverre aan bepaalde standaarden wordt voldaan en dat regelmatig interne toetsing en evaluatie plaatsvinden.
Zo ja of deels, welk systeem? (n.v.t.? / indien kpi 4.1.a = Ja/deels? dan beantwoorden in kolom Toelichting op antwoord) Grondslag: Archiefregeling art. 16;
n.v.t.
Besteedt het systeem aandacht aan:
eigen systeem
Zo ja of deels, voldoet het beheer van de archiefbescheiden aan de eisen van dat kwaliteitssysteem? Idem 4.1.b Grondslag: Archiefregeling art. 16;
n.v.t.
beleid (KIDO hoofdstuk 3) organisatie (KIDO hoofdstuk 4) operationele inrichting van het informatiebeheer (KIDO hoofdstuk 5) de onderscheidelijke informatiebeheerprocessen (KIDO hfdstuk 6-9) Zijn er intern normen vastgesteld waaraan het informatiebeheer moet voldoen en waarop structureel periodiek wordt getoetst? Worden er systematisch kwaliteitscontroles gedaan? Zo Ja, welke?
ja ja ja ja ja: zogeheten kwaliteitsniveau's 1 t/m 5; toetsing mbv jaarlijkse enquete ja, tweejaarlijkse kwaliteitsmeting
In hoeverre zijn medewerkers (behandelaars) op de hoogte van de interne informatiebeheervoorschriften?
deels (afhankelijk van het proces) In 2022 wordt er een bewustzijnscampagne gestart over hoe je met informatie omgaat als medewerker. Informatiebeheer sluit aan bij deze campagne.
Vindt periodiek interne toetsing van het kwaliteitssysteem plaats?
ja, het systeem wordt voortdurende getoetst op actualiteit ivm veranderende wetgeving en hierop aangepast door informatiebeheer. ja, dan wordt het systeem aangepast
Praktijknorm: KIDO
Zo ja, worden daaruit consequenties getrokken (PCDA)?
Gekwalificeerde gemeentearchivaris
4.3 4.3.a
Heeft het college als archiefzorgdrager een gemeentearchivaris aangewezen voor het toezicht op het beheer van niet-overgebrachte archiefbescheiden en het beheer van de welovergebrachte? Grondslag: Aw art. 32.1, 3.2.2 en 32.3 Aanpassingswet WNRA art. 8.0
ja
Praktijknorm: Model aanwijzingsbesluit VNG 4.3 Toelichting
4.3.b
De Wet Normalisatie Rechtspositie Ambtenaren (Wnra) treedt met ingang van 1 januari 2020 in werking. De Archiefwet wordt daarop aangepast (art. 32 voor gemeenten). In de praktijk betekent het dat benoemingsbesluiten vanaf 2020 moeten worden omgezet in aanwijzingsbesluiten. Zo ja, is deze in het bezit van een diploma archivistiek? Grondslag: Aw art. 32.1
4.4
Verslag toezicht archiefbeheer
4.4
Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop hij het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij?
ja
Zo nee, is deze in opleiding? Hoe ver gevorderd?
ja
Zo ja, is dit een verslag op basis van de voorliggende archief-KPI's?
Grondslag: Aw art. 32.2 Praktijknorm: VNG model archiefverordening
Wat wordt gedaan om de inhoud van het verslag bij het college onder de aandacht te krijgen? Wordt voldaan aan de wettelijk bepaalde regelmaat waarmee het verslag moet worden uitgebracht?
4.4. Toelichting
Regelmatig betekent periodiek conform de Archiefverordening. In de modelverordening is jaarlijks of tweejaarlijks opgenomen.
5.
ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAMHEID ARCHIEFBESCHEIDEN Hoofdvraag: Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden?
5.1
Geordend overzicht analoog en digitaal
5.1
Beschikt de gemeente over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden, geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur? Grondslag: Aw art.3 en 21.2
Ab art 12 Ar art. 18 en 23
Als dit niet het geval is, leg uit welke facetten het inspectieverslag wel aan de orde stelt. ja
nee
Gaat het om één overzicht of meer overzichten? Hier worden overzichten bedoeld van de werkelijk aanwezige documenten en zaken/dossiers. In dit overzicht staat, kort samengevat, om welke archiefbescheiden het gaat, waar deze te vinden is (fysieke locatie/applicatie) en of het om te bewaren of op termijn te vernietigen archiefbescheiden gaat; Op welk niveau (documenten, dossiers, bedrijfssystemen, databases etc.) worden ze bijgehouden?
De gemeente werkt sinds 2019 aan een Informatieplattegrond waarin een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van niet-overgebrachte archiefbescheiden wordt weergegeven. Het overzicht is verre van volledig (situatie 2021). De informatieplattegrond beschrijft de vindplaats van gemeentelijke informatie die niet in een gemeentelijke informatiebeheerapplicatie is opgenomen. Dit gebeurt o.a. op proces- en afdelingsniveau. De processen, thema's en subthema's die gedefinieerd zijn in de Informatieplattegrond voorzien 3 stamtabellen in DMS. DMS beschrijft gemeentelijke informatie middels de Minimale Metadataset op documentniveau, zaak /dossier(zaak)niveau, procesniveau, behandelaarsniveau en legt de technische gegevens van de informatie vast
Welke soorten metadata worden geregistreerd in welke overzichten(en)?
Voor (nog) niet overgedragen archiefbescheiden geldt de vastgestelde Minimale Metadataset
Wordt er gebruik gemaakt van een zaaktypencatalogus? Zo ja welke?
Nee, maar hier worden wel plannen voor ontwikkeld. Dienst Publiekzaken en Sociale Zaken en werkgelenheid hebben in 2020 ook een PoC uitgevoerd. Omvang papier in meters is bekend (Mais Flexis) / digitaal is onbekend Nee, op dit moment is dat overzicht er niet. In de informatieplattegrond kunnen de applicaties bij de processen worden opgenomen. Door de lage vullingsgraad is dat overzicht er ultimo 2021 nog niet. In Blue Dolphin is een (onvolledig) applicatieoverzicht opgenomen. Dit heeft louter als doel om een overzicht te hebben welke applicaties er in huis zijn. In de Informatieplattegrond worden deze applicaties in de toekomst ook vermeld
Wordt de omvang in meters resp. GB/TB bijgehouden? Zo ja, wat is hiervan de omvang? (peildatum kengetallen aangeven) Worden ook archiefbescheiden in vakapplicaties opgenomen in het overzicht? Indien dit niet het geval is, is er een overzicht van relevante vakapplicaties beschikbaar?
5.1. Toelichting
ja, maakt deel uit van de agenda van het college ja
Wordt in het geordend overzicht ook bijgehouden of en waar er sprake is van (een bepaald soort) persoonsgegevens? Nee, dit wordt bijgehouden in een verwerkingsregister Wordt in het overzicht ook bijgehouden of er beperkingen aan de openbaarheid zijn gesteld? nee Zijn ook netwerkschijven, emailboxen van medewerkers en gemeentelijke databases in het overzicht opgenomen? nee Zijn ook alle gemeentelijke websites en de social mediakanalen van gemeente en bestuurders in het overzicht opgenomen? nee Naast post- of dossierregistratie-, zaak- en documentmanagementsystemen, die over archieffunctionaliteit beschikken conform NEN 2082, zijn meestal tal van andere informatiesystemen in gebruik die wij hier samenvatten onder de noemer 'vakapplicaties'. Bij deze kpi zijn twee zaken van belang: 1) de mate waarin de gemeente het gehele informatiebeheer in kaart heeft. Kijk niet alleen naar het post- of dossierregistratie-, zaak- of documentmanagementsysteem, ook de gemeentelijke website, verplicht digitaal te bewaren ruimtelijke plannen (DURP) en andere applicaties waarin zich te bewaren informatie bevindt, moeten in het overzicht zijn opgenomen. Denk daarom aan het opvragen van een compleet overzicht van systemen/applicaties die in gebruik zijn; 2) hoe groot het percentage archiefbescheiden is dat ter archivering wordt aangeboden (capture).
In hoeverre leggen medewerkers bijvoorbeeld werkarchieven aan (in mailprogrammatuur, op netwerkschijven of op papier) die niet bij de afdeling DIV of in een te archiveren applicatie terechtkomen? De hoeveelheid e-mails die wordt gearchiveerd in vergelijking met het totaal aantal e-mails dat de organisatie binnenkomt kan als indicatie dienen. Let ook op projecten die op andere locaties worden uitgevoerd en op het gebruik van sociale media. Voor overgebrachte archieven kan gekeken worden naar de mate waarin aanwinsten en nog te bewerken archieven zijn opgenomen in het archiefbeheersysteem.
invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden
7
5.2
Authenticiteit en context analoog en digitaal
5.2.a.
Heeft het college als archiefzorgdrager ervoor gezorgd dat van elk der ontvangen of opgemaakte (te bewaren) archiefbescheiden met behulp van metagegevens(schema) kan worden vastgesteld:
deels
Grondslag: Ar art. 17 en 19 Praktijknorm: TMLO 1.1 2014 MDTO (consultatieversie april 2020) 5.2.a Toelichting
Heeft de organisatie de beschrijving van metagegevens vastgelegd in een metagegevensschema conform NEN-ISO 23081 of het model TMLO / MDTO?
De Minimale Metadataset (MMS) is niet gebaseerd op TMLO of NEN-normen. TMLO / NEN zijn louter richtlijnen en geen wet- of regelgeving. Middels de MMS kan de gemeente haar informatie delen, vinden, interpreteren, beheren, relateren en beveiligen, en de (inhoudelijke) eigenschappen van een informatie-element vast leggen of toekennen. De doelen van de metadataset zijn meerledig; aan de hand van de metadata kan worden aangetoond dat informatie authentiek en integer is, is de context duidelijk (informatie te interpreteren), wordt informatie toegankelijk en vindbaar en kan de informatie beheerd worden. Ook metadata van technische aard zijn nodig om bijvoorbeeld de juiste applicatie te openen. Informatie uit de MMS-velden kan worden ingepast in MDTO-velden.
Zo ja, is dit schema vastgesteld en geïmplementeerd?
In DMS, maar nog niet in de overige gemeentelijke applicaties. Hiervoor moet een implementatietraject worden vastgesteld en uitgevoerd (by design) per applicatie?
Geef per overzicht, (archief)systeem, database etc. zoals bedoeld onder 5.1 aan, of dit voor de punten 5.2.A.1 t/m 5.2.A.5 het geval is.
Invulling van kpi 5.2.a.1 – 5.2.a.5: Niet-overgebrachte archieven: Gegevens over archiefbescheiden worden vastgelegd in de metadatavelden van systemen. Kpi 5.2 moet op verschillende niveaus worden beantwoord: 1) of de gebruikte (postregistratie-, zaak- of documentmanagement)systemen en applicaties beschikken over de vereiste metadatavelden om de hieronder bij kpi 5.2.a.1 t/m 5.2.a.5 geformuleerde vereisten vast te leggen. In dat geval kan worden volstaan met het kijken naar systeemspecificaties; 2) of de gemeente deze metadatavelden ook gebruikt; en 3) of deze metadatavelden consequent en kwalitatief goed zijn ingevuld. Voor dit laatste is een uitgebreider onderzoek noodzakelijk (bijvoorbeeld met behulp van een steekproef). Geef aan op welk niveau de kpi is beantwoord. Overgebrachte archieven: Voor overgebrachte archieven moeten de metagegevens zijn geborgd door een toegang (inventaris of plaatsingslijst op dossierniveau) per archief en een beheersysteem voor de gehele collectie. Voor nadere uitleg over metagegevens, zie: tagegevens, zie https://www.gemmaonline.nl/index.php/Verdieping_metagegevens.
5.2.a.1
5.2.a.1 Toelichting
5.2.a.2
- de inhoud, structuur en verschijningsvorm;
deels
Worden archiefbescheiden/dossiers inhoudelijk beschreven?
in een aantal procesapplicaties
Gaat het om (wat betreft de originele archiefbescheiden/ dossiers) analoge of digitale informatie? Is in geval van digitale archiefbescheiden het opslagformaat vastgelegd?
beide ja
In de meeste (maar lang niet alle) gevallen voldoen als beschrijving van inhoud, structuur en verschijningsvorm metadata over: - uiterlijke vorm -inhoudsomschrijving (bijvoorbeeld omslag, doos) resp. aggregatieniveau (bijvoorbeeld zaakdossier) - datering
- wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces het werd ontvangen of opgemaakt;
deels
- identificatiekenmerk - inhoudsbeschrijving Eisen aan inhoud, structuur en verschijningsvorm zijn soms al vastgelegd in de sjablonen die voor documenten worden gebruikt.
Wanneer? Door wie? Uit Hoofde van welke taak of werkproces?
5.2.a.3
- de samenhang met andere archiefbescheiden;
5.2.a.4
- de uitgevoerde beheeractiviteiten;
Ja, middels het metadataveld 'datum' (geeft de datum van ontvangst of creatie van het informatie element aan) Deels. In het DNS worden de metadatavelden 'naam behandelaar', 'functie', 'accountnaam', 'afdeling' en 'dienst' gevuld. Dit geldt niet (standaard) voor de overige applicaties. Idem voor de metadatavelden 'proces'. 'thema' en 'subthema', waarbij het tweede deel van de opmerking ook geldt voor dit facet. deels (afhankelijk van het proces) nee Deels. In het DMS worden de metadatavelden 'proces', 'thema', 'subthema' en 'gemeenschappelijk kenmerk' gebruikt, maar in de overige applicaties geldt dit niet (standaard)
deels
Worden archiefbescheiden logisch met elkaar in verband gebracht d.m.v. dossiervorming/zaakvorming? Is van archiefbescheiden vastgelegd dat ze in een bepaalde vorm (analoog/digitaal) als origineel worden beschouwd? Wordt vastgelegd of zaken/dossiers aan elkaar zijn gerelateerd, bijvoorbeeld in geval van bezwaar- of beroepszaken?
deels
Worden de bewaartermijn, de conversie / migratie en de (andere) wijziging(en) van de archiefbescheiden vastgelegd?
In DMS zorgen de velden 'proces' , 'resultaattype' en 'einddatum' er voor dat de bewaar- en vernietigingstermijnen automatisch kunnen worden uitgevoerd op basis van de vigerende Selectielijst
Verklaringen van vernietiging worden in DMS als apart informatie element opgenomen en ontsloten
deels
Worden de archiefbescheiden, in geval van verwijdering uit het beheersysteem of uit de vakapplicaties, opgenomen in een specificatie bij een verklaring an vernietiging, overdracht in beheer, ter beschikkingstelling, vervreemding of overbrenging? Is de besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur inzake de archiefbescheiden vastgelegd?
5.2.a.5
- de besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur inzake de archiefbescheiden.
5.2.a.5 Toelichting
Dit moet worden vastgelegd wanneer men kiest voor emulatie als bewaarstrategie. Emulatie is de methode waarbij de technische omgeving die noodzakelijk is voor het uitvoeren van oude programma’s, softwarematig wordt nagebootst. Als gekozen wordt voor open formaten zijn deze gegevens minder relevant.
invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden
Geen totaalbeeld bekend
8
5.3
Systeem voor toegankelijkheid analoog en digitaal
5.3
Waarborgt het archiveringssysteem de toegankelijke staat van (te bewaren) archiefbescheiden zodanig dat elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn kan worden gevonden en leesbaar of waarneembaar te maken is?
ja
Grondslag: Aw srt. 3 en 21.1 Ab art 12 Praktijknorm: Ar art 20 Weten of vergeten? Handreiking voor het toepassen van de Algemene verordening gegevensbescherming in samenhang met de Archiefwet in de dagelijkse praktijk van het informatiebeheer bij de overheid
5.3. Toelichting
Is alle informatie die onder de Archiefwet valt met behulp van de onder 5.2a.1, 5.2a.2 en 5.2a.3 genoemde metagegevens terug te vinden en leesbaar te maken?
In DMS middels de Minimale Metadataset.
Is de toegankelijkheid gewaarborgd van de gemeentelijke websites en mobiele applicaties (apps) voor mensen met een beperking conform het Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid overheid? Is er bijvoorbeeld op de website een toegankelijkheidverklaring geplaatst?
ja
Is de beperkte beschikbaarheid gewaarborgd van in de archiefbescheiden voorkomende personen conform de AVG?
Nee. Er is geen volledig zicht hoe en of de beperkte beschikbaarheid gewaarborgd is van in de archiefbescheiden voorkomende personen conform de AVG. Het is dus aannemelijk dat dit op onderdelen nog niet goed is ingeregeld.
Website digi Toegangkelijkheid Het archiveringssysteem moet minimaal doorzoekbaar zijn met behulp van een van de onder 5.2.A.1, 5.2.A.2 en 5.2.A.3 genoemde metagegevens. Wat als redelijke termijn beschouwd kan worden, hangt mede af van het werkproces. Voor de overgebrachte archieven is beoordeling van ‘redelijke termijn’ afhankelijk van de afspraken die zijn vastgelegd in een Handvest Dienstverlening.
5.4
Duurzame materialen en gegevensdragers analoog
5.4
Gebruikt de gemeente duurzame (fysieke en audiovisuele) materialen en gegevensdragers bij het opmaken en beheren van (te bewaren) archiefbescheiden?
ja
Zo ja, kort aangeven welke.
Grondslag: Aw art. 21.1 AB art. 11 AR art. 3-8 en 14-15 Praktijknorm: Goedgekeurde printers (COT) Geschikt papier (LOPAI, 2013) 5.4. Toelichting
De gemeentelijke organisatie gebruikt papier dat voldoet aan NEN 2728. Papier dat aan deze norm voldoet kan voor een periode van tenminste 100 jaar zonder noemenswaardige achteruitgang van de kwaliteit worden bewaard. De gebruikte inkten en toner voldoen aan ISO 11798:1999, conform de Archiefregeling.
Onder duurzaamheid verstaat men het “leesbaar en interpreteerbaar houden gedurende de wettelijk bepaalde bewaartermijn”.
5.5
Duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag analoog
5.5
Gebruikt de gemeente duurzame verpakkingsmaterialen voor de opslag van blijvend te bewaren archiefbescheiden?
ja
Zo ja, kort aangeven welke.
Voor archieven is het wettelijk verplicht om verpakkingsmaterialen en etiketten te gebruiken die aan ICN-kwaliteitseisen voldoen. De gemeente maakt alleen gebruik: 1) omslagen en mappen; van CIB zuuvrij karton zonder hechtmechaniek voldoen aan kwaliteitseis ICN-1: 2) archiefdozen zijn gemaakt van zuurvrij archiefkarton en voldoet aan kwaliteitseis ICN 4/10. Deze eis geldt voor archiefbescheiden die rechtstreeks in contact komen met karton; 3) hechtmechanieken JalemaClipex voldoen aan kwaliteitseis ICN-12; 4) etiketten voldoen aan de kwaliteitseis ICN-15
Grondslag: Aw art. 21.1 Ab art. 11 Ar art. 9-13 Praktijknorm: Archiefregling bijlage 2 (ICN -kwaliteitseisen) 5.5. Toelichting
Onder verpakkingsmaterialen verstaan we: archiefmappen en –omslagen; tabstroken; archiefdozen; etiketten.
invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden
9
5.6
Systeem voor duurzaamheid analoog
5.6
Waarborgt het archiveringssysteem c.q zijn er naast 5.4 en 5.5 zodanige voorzieningen dat bij het raadplegen van te bewaren archiefbescheiden na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang te constateren zal zijn. Dat wil zeggen: worden de archiefbescheiden in goede materiële staat gebracht en gehouden?
ja
Grondslag: Ab art. 11 Praktijknorm: Checklists van de Permanente commissie bouwzaken archiefinspecteurs 5.6. Toelichting
Wordt het klimaat in archiefruimten en/of archiefbewaarplaats systematisch gemonitord?
ja
Zo ja, waren er afgelopen jaren overschrijdingen in temp of/en luchtvochtigheid?
nee
Voor papieren archiefbescheiden is het creëren van goede condities voor bewaring (zoals het verpakken in zuurvrije materialen en opslag in een archiefruimte die aan de eisen voldoet) in principe voldoende om te zorgen dat bewaarde bescheiden bij raadpleging na 100 jaar ‘geen noemenswaardige achteruitgang’ laten zien. Voor overgebrachte archieven is het regelmatig ompakken van papieren archieven noodzakelijk en het monitoren (en vastleggen) van de klimaatcondities van de bewaarplaats.
5.7
Opbouw duurzaam digitaal informatiebeheer
5.7
Werkt de gemeente bij de opbouw van duurzaam digitaal informatiebeheer op basis van standaarden?
ja
Praktijknorm: RODIN versie 2 (2017) Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT)
Is er vastgesteld beleid ten aanzien van het beheer van digitale archiefbescheiden?
Strategisch beleidskader informatiebeheer 2021-2025 (RIS 308275); Procedure archivering e-mail sleutelfunctionarissen (RIS 309240); Kader kwaliteitssysteem informatiebeheer Governanceplan informatiebeheer; Gemeentelijke minimale metadataset; Tactisch plan informatiebeheer; Informatiebeheer Referentie Model Architectuur
Als de gemeente niet op basis van het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer werkt: Is de gemeente hiermee bekend of gebruikt ze een alternatief?
nvt
Werkt de gemeente op basis van GIBIT? Werkt de gemeente op basis van GEMMA Softwarecatalogus? Maakt de gemeente regelmatig back-upkopieën van informatie, en worden deze kopieen getest in overeenstemming met het overeengekomen back-upbeleid (vgl. BIO item 12.3)? Het gebruik van RODIN is geen wettelijke verplichting. In de GIBIT heeft met name art. 28 betrekking op archivering. Een essentieel onderdeel van duurzaam beheer , informatiebeveiliging, is genormeerd in de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Zie daarvoor: GEMMA Softwarecatalogus Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO)
5.7. Toelichting
ja ja ja
https://www.informatiebeveiligingsdienst.nl/product/baseline-informatiebeveiliging-overheid-bio/
Aanvullende metagegevens digitaal
5.8 5.8.
Zijn er aanvullende metagegevens ontworpen en geïmplementeerd? (zie ook 5.2) Grondslag: Ar art. 24 Praktijknorm: TMLO versie 1.1 (2014)
ja
Zo ja, welke?
Er zijn een aantal dienst- en proces specifieke metadata in gebruik.
MDTO (consultatieversie, april 2020) 5.8. Toelichting
Onder ‘aanvullende’ metagegevens verstaat de archiefwetgeving technische metadata, die worden gebruikt om informatiedragers te beschrijven. In het TMLO zijn ze te vinden onder element nummer 21. Voor zover technische metadata wel worden vastgelegd, moeten ze zijn opgenomen in het metagegevensschema (zie KPI 5.2).
5.9
Opslagformaten
5.9
Worden opslagformaten gebruikt die aan een open standaard voldoen, tenzij dit redelijkerwijs niet kan worden verwacht?
Grondslag: Ar art. 26.1 Praktijknorm: Lijst open standaarden Forum Standaardisatie
deels
Schrijft de gemeente bepaalde opslagformaten verplicht voor? Welke?
Deels. DMS Plato is in staat om een groot aantal verschillende bestandsformaten duurzaam op te staan. De gemeente heeft er voor gekozen voorlopig alleen PDF a-1a en PDF a-1b te accepteren voor gescande documenten. Deze formaten voldoen aan de open standaard. Voor archivering in het DMS gebruikt de gemeente zo veel als mogelijk open standaarden. In processystemen zal wellicht informatie zitten die niet aan de open standaarden voldoet. Bij de toekomstige uitfasering van systemen zal verder waar mogelijk zoveel mogelijk voor opslag in een open bestandsformaat worden gekozen.
Indien gebruik wordt gemaakt van opslagformaten die niet aan een open standaard voldoen, kan de gemeente uitleggen waarom niet?
Maar enkele applicaties zijn aangesloten op DMS Plato en derhalve zijn de formaten daarvan verplicht voorgeschreven. Van niet-aangesloten applicaties is dat niet het geval. Denk bijv. ook aan bestemmingsplannen.
Handreiking voorkeursformaten Nationaal Archief
invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden
10
Functionele eisen
5.10 5.10
Zijn de functionele eisen wat betreft gedrag i.v.m. authenticiteit van de digitale archiefbescheiden vastgesteld en geïmplementeerd? Grondslag: Ar art. 17, 21 en 22
5.10. Toelichting
nee
Heeft de gemeente een overzicht in welke systemen/applicaties zich informatieobjecten bevinden waar gedrag een rol speelt bij het begrijpen van de informatieobjecten?
onbekend
In een digitale omgeving moet in bepaalde gevallen ook het 'gedrag' van archiefbescheiden worden vastgelegd. Het gaat vooral om informatieobjecten waarvan de functionaliteiten niet vanzelf bewaard blijven bij een conversie of migratie (zoals 3D-bestanden, rekenbladen, afbeeldingen, audio- en videobestanden en websites). De gemeente moet dus weten welke afwijkende informatieobjecten in de organisatie gebruikt worden en kiezen voor opslag in gestandaardiseerde open formaten die functionele eisen/gedrag behouden. Dit zou onderdeel moeten uitmaken van de bewaarstrategie.
5.11
Voorzieningen compressie en encryptie
5.11.a
Zijn voorzieningen getroffen voor de toegankelijkheid en ordening van de archiefbescheiden in het geval men gebruik maakt van compressie- en/of encryptietechnieken?
n.v.t.
Zo ja: welke?
Grondslag: Ar art. 26.2-3 Praktijknorm: Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) 5.11.a Toelichting
Voor uitleg van deze begrippen zie: https://nl.wikipedia.org/wiki/Datacompressie https://nl.wikipedia.org/wiki/Encryptie Gebruik van compressietechniek is alleen toegestaan voor zover verlies van informatie geen invloed heeft op de in de in de Archiefregeling gestelde eisen voor toegankelijke en geordende staat. Het meest wenselijke is als de compressie verliesvrij ongedaan kan worden gemaakt (lossless compressie).
5.11.b 5.11.c
En zijn deze voorzieningen voldoende beveiligd tegen inbreuk door derden? Wordt in geval van encryptie bij overbrenging van archiefbescheiden aan de beheerder van de archiefbewaarplaats de encryptiesleutel verstrekt?
6.
VERVANGING, CONVERSIE/MIGRATIE, VERNIETIGING EN VERVREEMDING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN. democratische controle en cultuurhistorie?
n.v.t. n.v.t.
Hoe? Is in de laatste 5 jaar (of: sinds een vorige meting) digitaal archief overgebracht waarop encryptie was toegepast? Zo ja, is de sleutel ook meegeleerd?
6.1
Vervanging, besluiten en verklaringen.
6.1.a
Past de gemeente vervanging toe [b.v. het vervangen van papieren archiefbescheiden door digitale reproducties of omgekeerd waarna de vervangen bescheiden worden vernietigd]?
Grondslag: Aw art. 7; Ab art. 6.1 6.1.a Toelichting
ja
Hoofdvraag: Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering,
Zo ja, voor welke (categorieën) archiefbescheiden?
In 2021 zijn er geen nieuwe aanvragen machtigingen ingediend
Is daartoe per geval een besluit tot vervanging genomen, en is dat besluit gepubliceerd? Zijn de originelen na vervanging daadwerkelijk vernietigd?
n.v.t. n.v.t.
Het besluit dient te worden gepubliceerd (Gemeenteblad)
invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden
11
6.1.b
Zo ja, waarborgt het college als archiefzorgdrager dat de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens?
n.v.t.
Grondslag: Ab art. 6.1 BW art. 2.:10, lid 4 Ar art. 26.b Praktijknorm: Handreiking vervanging archiefbescheiden, versie 2.0
Wanneer het om blijvend te bewaren bescheiden gaat, komen dan alle aspecten benoemd in de Archiefregeling art. 26.b aan de orde?
Zo niet, welke niet?
6.1.b Toelichting
Bij de beschrijving van de reikwijdte van het vervangingsproces moet ook worden vermeld of het gaat om retrospectieve vervanging, dat wil zeggen vervanging van archiefbescheiden die zijn gevormd voorafgaand aan het besluit, of om routinematige vervanging, dat wil zeggen vervanging van archiefbescheiden door digitale reproducties als onderdeel van de digitalisering van de gehele informatiehuishouding.
6.1.c.
Zo ja, heeft het college als archiefzorgdrager een verklaring tot vervanging van op termijn te vernietigen en van blijvend te bewaren archiefbescheiden opgemaakt en het besluit daarover op de juiste wijze bekend gemaakt?
n.v.t.
Grondslag: Ab art. 6.2 en 8 Ar art. 26.b Praktijknorm: Handreiking vervanging archiefbescheiden, versie 2.0
6.2
Converteren en migreren
6.2.a
Wordt er tijdig geconverteerd/gemigreerd in het geval niet meer aan de eisen t.a.v. geordende en toegankelijke staat van de archiefbescheiden voldaan zal gaan worden?
ja
Is in de laatste 5 jaar (of: sinds een vorige meting) conversie/migratie toegepast?
Ja
Grondslag: Ar art. 25 Indien conversie of migratie niet is toegepast, heeft de gemeente er dan zicht op of nog aan de eisen van geordende en toegankelijke staat wordt voldaan? Conversie is het omzetten van gegevens van het ene bestandsformaat naar het andere, migratie is het overgaan naar andere software. De tijdigheid van een conversie of migratie kan alleen worden vastgesteld in relatie tot een ICT-protocol waarin is beschreven wanneer en waarom een conversie of migratie wenselijk is. Dit zou onderdeel moeten uitmaken van een bewaarstrategie.
6.2.a Toelichting
6.2.b
Wordt/is er een verklaring van de conversie of migratie opgemaakt? Grondslag: Ar art. 25
n.v.t.
Zo ja, maakt documentatie over de conversie/migratie deel uit van de verklaring?
Praktijknorm: Leidraad migratie (WFA) 6.2.b Toelichting
De verklaring moet een specificatie bevatten van de digitale archiefbestanden die zijn geconverteerd/gemigreerd en aangeven op welke wijze en met welk resultaat is getoetst of nadien aan de eisen voor geordende en toegankelijke staat wordt voldaan. Het is wenselijk dat getoetst wordt op informatiebehoud van gegevens, raadpleegbaarheid van meegemigreerde brondocumenten en functionaliteit van het systeem.
6.3
Archiefselectielijst, hotspotmonitor en stukkenlijst
6.3.a
Past het college als archiefzorgdrager waardering en selectie toe op de gemeentelijke archiefbeheiden?
Grondslag:
Aw art. 5 en 9 Ab art. 2-5
invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden
deels
Wordt van archiefbescheiden de bewaartermijn vastgelegd en is dat opgenomen in het metadataschema?
Papieren archiefbescheiden worden na afdoening voorzien van de bewaartermijn. Bij digitale archiefbescheiden worden geen/onvoldoende bewaartermijnen vastgelegd.
Wordt van archiefbescheiden het jaar van vernietiging c.q. van overbrenging naar de archiefbewaarplaats vastgelegd? Op welk moment, direct of later?
Dit geldt voor papieren archiefbescheiden wel, voor digitaal is dit niet bekend Bij papier op het moment van overdracht. Bij digitaal moet dat later gebeuren.
12
6.3.b
Maakt het college als archiefzorgdrager bij de selectie van de gemeentelijke archiefbescheiden gebruik van de voor Nederlandse gemeenten geldende selectielijst?
ja
Grondslag: Aw art. 5 Ab art. 2-5 Praktijknorm: Selectielijst 2012, 2017 en 2020 Selecielijst 1983
Zo nee, is de geldende selectie- of vernietigingslijst bekend?
ja
Zijn er (voor onderdelen van de gemeentelijke organisatie) ook andere selectielijsten van kracht? Zo ja, welke, en zijn deze in een SIO behandeld / vastgesteld?
nee (wel voor sommige verbonden partijen) nvt
6.3.b Toelichting
Voor archiefbescheiden gedateerd t/m 1995 geldt de Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende stukken in gemeentearchieven (1983). Voor archiefbescheiden gedateerd vanaf 1996 tm 2016 is dat de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996 (2005, geactualiseerd juni 2012). Voor archieven vanaf 2017 tot en met 2019 geldt de selectielijst 2017. Voor archieven gevormd na 2017 geldt de selectielijst 2020.
6.3.c
Werkt de gemeente aanvullend met een facultatieve stukkenlijst?
nee
6.3.d
Is er een Hotspotmonitor vastgesteld? Grondslag: Aw art. 5 Ab art. 2-5 Praktijknorm: Selectielijst 2020 par. 1.3 en 1.5 Handreiking periodieke hotspot-monitor decentrale overheden (Archief2020 2017)
nee
Is dit in een SIO behandeld / vastgesteld? Zo ja, wordt die gebuikt voor alle archiefbescheiden? Indien nee, voor welke archiefbescheiden / zaaktypen dan wel? Zo ja, wie stelde die vast (bijvoorbeeld het SIO)?
deels
Worden de wettelijke bewaartermijnen gehanteerd?
6.3.d Toelichting
Een hotspotmonitor is een integraal onderdeel van de (inter)gemeentelijke selectielijst 2017 en verder.
6.4
Vernietiging en verklaringen
6.4.a
Vernietigt het college als archiefzorgdrager de daartoe in aanmerking komende archiefbescheiden? Grondslag: Aw art. 3 Ab art.8
Worden de behandelaars van de te vernietigen archiefbescheiden geraadpleegd voordat vernietiging gaat plaatsvinden? Is of wordt een machtiging tot vernietiging aangevraagd? Worden kopieen systematisch systematisch meegenomen in de reguliere vernietiging? Voorziet het back-up beleid in vernietiging van back-ups van maximaal 1 jaar? Zo nee, wat is de reden dat back-ups langer worden bewaard?
6.4.a Toelichting
6.4.b
Voor de vernietiging van papieren archiefbescheiden gebeurt dit wel, voor digitale archiefbescheiden wordt er niet volgens de regels vernietigd. ja ja Niet altijd mogelijk. Nee. Beleidsmatig vastgelegd in het tactisch beleidskader. Operationeel/technisch zijn de voorzieningen om dit ook daadwerkelijk uit te voeren nog niet voorhanden. technisch nog niet mogelijk.
De archiefzorgdrager is verplicht de archiefbescheiden waarvan de bewaartermijn is verstreken te vernietigen, uitzonderingen daargelaten. Dit geldt ook voor kopieën en backups.
Maakt het college als archiefzorgdrager verklaringen van vernietiging op die ten minste een specificatie van de vernietigde archiefbescheiden en de grond en wijze van vernietiging bevatten? Grondslag: Aw art. 3 Ab art.8
invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden
ja
Worden archiefbescheiden op dossierniveau (zo mogelijk in verzamelbeschrijvingen) gespecificeerd?
ja, maar alleen in het geval van papieren archiefbescheiden
Wordt van de vernietigde archiefbescheiden in de verklaring opgenomen op grond van welke categorie(ën) van welke selectielijst deze zijn vernietigd? Wordt vastgelegd wanneer, hoe en door wie de vernietiging heeft plaatsgevonden?
ja ja
13
Vervreemding, besluiten en verklaringen
6.5 6.5.a
Heeft het college als archiefzorgdrager in de afgelopen 5 jaar archiefbescheiden vervreemd, niet als gevolg van de uitvoering van nieuwe wetgeving waarin de vervreemding van lopende dossiers expliciet wordt voorgeschreven? Grondslag: Aw art. 3, 8 en 10
6.5.a Toelichting
6.5.b.
Zo ja, welke?
Van vervreemding [overdracht van eigendom] is sprake wanneer archiefbescheiden worden overgedragen aan een andere organisatie (zorgdrager of niet-overheidsorganisatie). In de meeste gevallen gebeurt dit als gevolg van de uitvoering van nieuwe wetgeving waarin de vervreemding van lopende dossiers/zaken expliciet wordt voorgeschreven. In dat geval is geen machtiging van vervreemding door de minister noodzakelijk.
Zo ja, heeft de zorgdrager daarvoor tevoren een machtiging van de minister van OCW ontvangen? Grondslag: Aw art. 8
6.5.c
nee
Zo ja, heeft de zorgdrager het Strategisch Informatieoverleg (SIO), of als dat niet is: de juiste deskundigen, geraadpleegd bij de voorbereiding van het besluit tot vervreemding?
n.v.t.
Zo nee, waarom niet?
n.v.t.
Zo nee, waarom niet?
Grondslag: Ab art. 7 Praktijknorm: Handreiking Strategisch Informatieoverleg (SIO) 6.5.c Toelichting
6.5.d
Bij de voorbereiding van een besluit tot vervreemding moeten tenminste worden betrokken: een door de zorgdrager aangewezen persoon binnen de gemeentelijke organisatie die verantwoordelijk is voor de informatiehuishouding en de gemeentearchivaris, mits deze is benoemd.
Zo ja, heeft de zorgdrager een verklaring van de vervreemding opgemaakt en het besluit tot vervreemding op de juiste wijze bekend gemaakt? Grondslag: Ab art. 8
n.v.t.
Zo nee, waarom niet?
6.5.d Toelichting
Het besluit dient te worden gepubliceerd (Gemeenteblad)
7.
OVERBRENGING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN Hoofdvraag: Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet 'te bewaren archiefbescheiden na bij wet astgestelde termijn overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk?
7.1
Overbrenging na bij wet vastgestelde termijn.
7.1.a
Zijn alle te bewaren archiefbescheiden waarvan de wettelijke overbengingstermijn is verstreken overgebracht naar de daarvoor aangewezen openbare archiefbewaarplaats of E depotvoorziening? Grondslag: Aw art. 3 en 12-13 Ab art. 9.1 en 12
nee
Wat is de omvang van de overgebrachte archiefbescheiden sinds het vorige verslag in meters / dossiers / GB (wat van toepassing is)?
PVA is gereed en afgestemd met het Haags Gemeentearchief. Start Q1 2022 ( 150m)
7.1.b
Zo nee, welke archiefbescheiden zijn niet overgebracht? (n.v.t. / of beantwoorden in kolom Toelichting op antwoord) Zo nee, wat is de reden c.q. zijn de redenen, principieel en/of praktisch, van de niet-tijdige overbrenging? (n.v.t. / of beantwoorden in kolom Toelichting op antwoord)