RIS318000 Bijlage 1 KPI-verslag 2021

020

Retouradres Postbus 12620, 2500 DL Den Haag

Ons kenmerk

20220620 H Het College van burgemeester en wethouders

Contactpersoon

Rob den Braasem Dienst

Dienst Publiekszaken Afdeling

Haags Gemeentearchief Telefoonnummer

+31631112465 E-mailadres Datum

archiefinspectie@denhaag.nl

20 juni 2022

Aantal bijlagen

1 Onderwerp

Samenvatting van het Verslag Kritische Prestatie Indicatoren gemeentelijke archiefketen 2021

Beste leden van het college, Sinds op 1 oktober 2012 de wet Revitalisering Generiek Toezicht (RGT) van kracht is geworden, maken de provincies gebruik van de informatie waarmee het college van B en W zich voor de uitvoering van taken aan de gemeenteraad verantwoordt. Het verslag, dat als bijlage bij deze brief is gevoegd en inzage geeft in de stand van de gemeentelijke informatiehuishouding, wordt sinds 2013 opgesteld door het Haags Gemeentearchief in samenwerking met onder andere het bureau CIO, en is gebaseerd op een raamwerk van archief-KPI’s (kritische prestatie indicatoren) zoals deze zijn geformuleerd door de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG). Het eindoordeel dat op basis van de KPI-toetsing over het jaar 2021 wordt opgemaakt is evenals het voorgaande jaar 2020 ‘groen, met een oranje rand’. In het vorig rapport werd gesteld dat “het zonder meer positief is te noemen dat deze kwalificatie kan worden gegeven”. Deze constatering wordt nog steeds onderschreven. Evenals de conclusie dat de oranje en rood scorende onderdelen van het informatie- en archiefbeheer zwaarwegend van aard zijn. Het is positief dat sinds het kritische KPI rapport van uw gemeentearchivaris in 2017 belangrijke stappen in de goede richting zijn gezet zoals de invoering van een kwaliteitssysteem dat in 2020 voor de eerste maal middels een nulmeting in gebruik werd genomen.

De uitkomsten van de nulmeting wezen erop dat op strategisch en tactisch niveau binnen DBV IB (‘informatiebeheer’) de kennis over basisprincipes van informatiebeheer in voldoende mate aanwezig is, maar bij de proceseigenaren (‘de diensten’) niet. In navolging van deze uitkomst was het de bedoeling om in 2021 samen met Security, Privacy en Data een bewustwordingscampagne te starten om aldus het kennisniveau over informatiebeheer op een hoger plan te brengen. Deze campagne is doorgeschoven naar 2022. Een ander punt van zorg betreft het ontbreken van een volledig en inzichtelijk overzicht van het gemeentelijk informatielandschap. De eerdergenoemde nulmeting meet weliswaar kennis over archiefen informatiebeheer bij medewerkers, maar geeft geen inzicht in de omvang, aard en vindplaats en kwaliteit van alle gemeentelijke informatie. Een punt van zorg omdat Haagse burgers en bedrijven erop moeten kunnen vertrouwen dat de door de gemeente beheerde informatie integer, authentiek en op orde is. Naar aanleiding van het KPI-verslag 2017 waarin werd geconstateerd dat een dergelijk overzicht ontbrak, werd in 2019 een begin gemaakt met het opzetten van de informatieplattegrond. De ontwikkeling van de plattegrond is de afgelopen jaren door de Archiefinspectie met belangstelling

Gemeente Den Haag

Spui 70 Den Haag

Postbus 12620 2500 DL Den Haag

Telefoon : 14070 publiekszaken@denhaag.nl

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

20220620

gevolgd vooral ook omdat het een door de gemeente zelf ontwikkelde applicatie/database betreft. De keuze voor het zelf ontwikkelen van deze plattegrond brengt met zich mee dat het vullen en vervolgens actueel houden ervan een zeer grote inspanning van de medewerkers en de organisatie verlangt. De ontwikkeling heeft bovendien tijdelijk stil gestaan, zodat eind 2021 de plattegrond ondanks het leveren van een forse inspanning hierop, nog verre van volledig was. Tevens wordt aandacht gevraagd voor het beleggen van het eigenaarschap van de informatieplattegrond na de initiële oplevering, en voor het organisatorisch borgen van het up-to-date houden van de informatie die daarin is opgenomen na die oplevering. In het vorig verslag werd de aanbeveling gedaan om in 2021 een digitale bewaarstrategie te ontwikkelen voor de langdurig en blijvend te bewaren data. Deze bewaarstrategie moet in termen van procedures en techniek voldoende waarborgen bieden om digitale archiefbescheiden niet alleen nu, maar deels ook op (zeer) lange termijn, vindbaar en lees- of waarneembaar te maken zonder verlies van betekenisvolle informatie. Naast de actuele stand van zaken wordt hierin ook beschreven welke acties er op enig termijn te verwachten zijn als het gaat om het migreren of uitfaseren van systemen en het vernietigen van data uit deze systemen. Deze aanbeveling heeft nog geen vervolg gekregen.

De ontwikkeling hiervan zal in 2022 door DBV Informatiebeheer en het HGA worden gestart. Wel is een begin gemaakt met het selecteren van te bewaren en op termijn te vernietigen papieren archieven. En ook is een project gestart dat het overbrengen van de te bewaren archieven naar het Haags Gemeentearchief gaat regelen. De conclusie is gerechtvaardigd dat in het afgelopen jaar veel werk is verzet om gesignaleerde tekortkomingen met betrekking tot het analoge materiaal aan te pakken. Om tot een groen eindoordeel te kunnen komen zal ook aandacht, inspanning en capaciteit moeten worden besteed aan het vernietigen van digitale archiefbescheiden in alle gemeentelijke applicaties. Op dit moment voldoen we op dit punt niet aan de Archiefwet en/of de AVG. Tot slot signaleer ik dat er nog geen uitvoeringsagenda is opgesteld om de gewenste architectuur binnen de gemeentelijke informatiehuishouding te realiseren. Deze architectuur is beschreven in de brief van de CIO aan de wethouder Financiën, Integratie en Stadsdelen van 25 september 2019 en als actie opgenomen in het Tactisch Beleidskader Informatiebeheer 2021-2025. De uitvoeringsagenda moet onder meer leiden tot een verbetering van de KPI-punten 3.1.c en 5.1 inzake het gemeente brede DMS en de informatieplattegrond. Met vriendelijke groet,

drs. E.C.J.M. van der Waerden Gemeentearchivaris

2/2