RIS317792 Jaarplan GAD 2024

[Typ hier]

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

<Titel Rapport> Jaarplan 2024 Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag (GAD)

GAD/2024/03 RIS nummer.: 317792 24 januari 2024 Spui 70, 2511 BT Den Haag Secretariaatgad@denhaag.nl Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag (GAD) 1/10

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

Inleiding Inleiding Wie wij zijn Wat wij doen Waar wij naar toegaan Benodigde investering

Geachte leden van de raad, Dit is de eerste keer dat wij aan u ons jaarplan presenteren. Vanaf 1 april 2023 zijn wij organisatorisch onder de Raadsorganisatie (ROR) geherpositioneerd. Deze herpositionering heeft geen gevolgen gehad op onze kwaliteit en beroepsuitoefening. Wel maakt het de onafhankelijke positie ten opzichte van de gemeentelijke organisatie transparanter. De wijzigingen in de governancestructuur hebben ook consequenties gehad voor onze mensen en onze bedrijfsvoering. U heeft ons de opdracht gegeven om aan een toekomstbestendige organisatie te gaan bouwen. Dit jaarplan biedt onze visie hierop en de benodigde investering. Duidelijk is voor ons geworden dat verandering het nieuwe normaal is, en zal blijven. Dit vraagt om een wendbare organisatie, die snel kan inspelen op ontwikkelingen, zowel binnen de maatschappij, bij onze klanten als in ons beroep. Klimaatverandering, verslaggeving, arbeidsmarktkrapte en digitalisering veranderen, niet alleen onze samenleving, maar ook ons beroep. Wij worden gevraagd om op termijn ook zekerheid te geven over niet-financiële informatie als gevolg van de toegenomen maatschappelijke en wettelijke vraag naar duurzaamheidsverslaggeving. Daarnaast verandert digitalisering en de snelle opkomst van Artificial Intelligence, de wijze waarop onze klanten, maar ook wij ons werk doen.

Wij moeten vertrouwd raken met veranderingen om maatschappelijk relevant te blijven. Dat vraagt om een nieuwsgierige en open mindset terwijl wij met een professioneel kritische instelling de kwaliteit van onze dienstverlening blijven verbeteren. Zo kunnen wij zorgen voor een toekomstig bestendige GAD. In ons verslag delen we hoe we dit hebben gedaan en hoe we hier in de toekomst mee verder gaan. Veel leesplezier. Op 31 januari 2024 lichten wij ons jaarverslag 2024 toe in de Rekeningencommissie. Als u tussentijds vragen heeft, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen, of bekijk onze film: GAD. Met vriendelijke groet, Origineel getekend door Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag Den Haag, 24 januari 2024 drs. C.G.A. Slotema-Tesser RA MPC CPC 2/10

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

Wie wij zijn Inleiding Wie wij zijn Wat wij doen Waar wij naar toegaan Benodigde investering

De Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag (GAD) is de externe accountant van de gemeente Den Haag en gerelateerde organisaties. Dit doen wij al meer dan honderd jaar. Ons takenpakket heeft een groot maatschappelijk bereik en vervult een maatschappelijke behoefte. Wij zien onszelf hierbij als vertrouwenspersoon1. Wij nemen dit als grondslag in de wijze waarop wij invulling geven aan onze beroepsuitoefening. Dit doen wij door aanvullende zekerheid en inzicht te geven over de betrouwbaarheid van (financiële) informatie.

met andere organisaties, zodat wij altijd beschikken over de meest actuele en waardevolle inzichten die voor de opdrachtgever en de gecontroleerde belangrijk zijn. Persoonlijke talentontwikkeling vinden wij belangrijk. Wanneer onze mensen zich kunnen toeleggen op waar zij goed in zijn, daarin kunnen groeien, uitdagingen kunnen aangaan en carrière kunnen maken, leidt dit tot een optimale inzet van ieders talent bij de dienstverlening aan onze klanten. Kennis en expertise vormen de rode draad in onze organisatie.

Wij leveren zekerheid en geven inzicht vanuit een deskundige, onafhankelijke en betrokken grondhouding.

Bij de uitvoering van ons werk staan onze drie kernwaarden (onafhankelijk, deskundig en betrokken) hoog in ons vaandel. Naast de kernwaarden staan ook professionaliteit, integriteit, objectiviteit, vakbekwaamheid en zorgvuldigheid en vertrouwelijkheid aan de basis van ons handelen. Hiermee onderschrijven wij de fundamentele beginselen van de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA) en de andere beroepsgroepen in onze organisatie. In het nastreven van de fundamentele beginselen geven wij invulling aan onze maatschappelijke verantwoordelijkheid. Dit doen wij door het gebruiken van de volgende kwaliteitsprincipes: ▪ Wij hanteren onze beroepsstandaarden (niet omdat het moet, maar omdat wij het willen doen). ▪ Wij staan in de maatschappij en zijn bekend met opvattingen in relatie tot kwaliteit. ▪ Wij zorgen voor goed onderbouwde eindproducten (inclusief vastlegging). ▪ Wij staan voor onze aanpak en gaan het gesprek daarover aan.

Bij de GAD werken professionals met diverse specialisaties en achtergronden, o.a. in accountancy, IT, data, bedrijfsvoering, fraudeexpertise en verslaggeving. Met elkaar zorgen wij ervoor dat de verschillende opdrachten met een hoge kwaliteit geleverd worden. In onze ogen schuilt ons belangrijkste potentieel in onze mensen. De kwaliteit van onze medewerkers is doorslaggevend voor onze dienstverlening, ontwikkeling en groei. ‘Doen waar je goed in bent’ is ons motto. Geen van onze mensen is hetzelfde, net als onze klanten dat niet zijn. Daarom besteden wij als organisatie veel aandacht aan cultuur, houding en gedrag. De menselijke factor zit verweven in alles wat wij doen. Omdat wij het belang van cultuur, houding en gedrag onderkennen, zijn wij beter in staat om er invloed op uit te oefenen. Onze accountants, auditors en onderzoekers gaan uit van een open en betrokken samenwerking met opdrachtgevers. Continu zijn onze mensen bezig met het leggen van verbindingen. Uitsluitend kennis hebben van de organisaties volstaat niet meer. Wij gaan proactief op zoek naar connecties 1 De aartsvader van de Nederlandse accountants, de heer Limperg omschreef deze behoefte treffend: 'De accountant ontleent de functie aan de behoefte aan een onafhankelijk en deskundig oordeel. Deze functie wortelt in het vertrouwen, dat men heeft ten aanzien van het geven van een oordeel’.

3/10

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

Wie wij zijn Inleiding Wie wij zijn Wat wij doen Waar wij naar toegaan Benodigde investering

De kwaliteitsprincipes voortkomend uit de fundamentele beginselen zorgen ook voor het volgende (gewenste) gedrag: ▪ Wij reflecteren op ons eigen gedrag en functioneren. ▪ Wij geven elkaar feedback. ▪ Wij trekken lering uit fouten die onverhoopt kunnen worden gemaakt. ▪ Wij werken gezamenlijk en uniform. Als organisatie werken wij met de onderstaande “GAD DOET!” basisprincipes:

kwaliteitshandboek. In dit handboek zijn richtlijnen vastgelegd die richtinggevend zijn voor onze dienstverleningen. Periodiek wordt ons kantoor op kwaliteit getoetst door het KOA en de gemeentelijke Rekenkamer Den Haag. Daarnaast vinden jaarlijks interne en externe kwaliteitstoetsingen plaats. Wij zijn eerlijk, integer en betrouwbaar in ons handelen. Concreet betekent dit: “doen wat je zegt, en zeggen wat je doet”. Wij zijn open, eerlijk en respectvol naar elkaar en naar de opdrachtgever en de gecontroleerde. Om ethisch verantwoord te handelen, heeft de GAD een gedragscode voor alle medewerkers die leidend is. Deze code geeft richting aan onze kwaliteitsgerichte en lerende cultuur en ons handelen. Dit helpt ons bij ethiek, goed werkgeverschap en de kwaliteit en integriteit in onze dienstverlening aan organisaties. Een scala aan stakeholders moet kunnen vertrouwen op onze werkzaamheden. Dit geldt in het bijzonder voor de accountantsverklaringen, toezichthouders, bankiers, medewerkers, leveranciers en afnemers van de organisaties waarvoor wij een verklaring bij de jaarrekening afgeven.

Kwaliteit is het belangrijkste fundament van onze dienstverlening evenals de vertrouwensrelatie die wij met onze klanten en het maatschappelijk verkeer opbouwen. Vertrouwen en kwaliteit gaan hand in hand. Daarom doen wij er alles aan om de hoogst mogelijke kwaliteit te leveren. Om te waarborgen dat onze dienstverlening op vaktechnisch verantwoorde wijze plaatsvindt, wordt binnen onze organisatie gewerkt volgens ons

Wij zorgen ervoor dat onze mensen ruimte krijgen voor zowel beroeps- en persoonlijke ontwikkeling, waar zowel aandacht is voor de inhoud en de vaardigheden. Wij zien dat een goede samenwerking in een divers team bijdraagt aan een betere dienstverlening die ook voldoet aan de hoge kwaliteitseisen van ons beroep. Wij zorgen voor een lerende organisatie die continue in ontwikkeling is om maatschappelijk relevant te blijven en daarmee toekomstbestendig. De beleidsbepalers en het directieteam van de GAD dragen zorg voor een integere en beheerste bedrijfsvoering om deze continue ontwikkeling te ondersteunen en bevorderen een op kwaliteit gerichte cultuur waarin het maatschappelijke belang van de accountantsfunctie voorop staat. 4/10

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

Wat wij doen Inleiding Wie wij zijn Wat wij doen Waar wij naar toegaan Benodigde investering

Onze dienstverlening Het maatschappelijk verkeer moet kunnen vertrouwen op de cijfers van overheidsorganisaties. De regels moeten juist zijn toegepast en aan de wettelijke verplichtingen moet zijn voldaan; dat wil een organisatie ook duidelijk maken aan de maatschappij, medewerkers, leveranciers en klanten. De GAD biedt dit vertrouwen. Naast controle en certificering bieden wij waarde vanuit de natuurlijke adviesfunctie die de accountants vervullen. Duidelijk en helder, afgestemd op de organisaties in de publieke sector. Wij geloven in sterke relaties en persoonlijke, op maat gesneden oplossingen. Elke organisatie heeft vanaf het begin een vast aanspreekpunt, die regelmatig het contact onderhoudt. Voor allerlei taken kan de gemeente en gelieerde organisaties rekenen op het team van de GAD. Denk bijvoorbeeld aan IT, data-analyse, fraudeexpertise en verslaggeving. Je kunt onze taken samenvatten in drie kerntaken: controleren, ondersteunen en kennis delen. Hieronder vindt u een overzicht van onze dienstverlening en de bijbehorende producten die wij leveren in 2024: 1. Controleren Deze kerntaak bestaat uit het uitvoeren van wettelijke en niet-wettelijke controles en daarmee het verstrekken van accountantsverklaringen. Denk aan de controle van een jaarrekening en de verklaringen die bij daarbij horen.

Doel van een accountantscontrole is om zekerheid te geven dat de informatie klopt. Zodat u de jaarrekening of andere informatie kunt gebruiken voor beslissingen. De GAD legt haar eindoordeel vast in een controleverklaring. Voor 2024 gaat het om de volgende wettelijke en niet-wettelijke controles: ▪ Jaarrekeningcontrole gemeente Den Haag 2023 en 2024 Onze grootste opdracht is de jaarrekeningcontrole van de gemeente Den Haag. Onze controle bestaat uit een interim-controle en

▪

▪

eindejaarwerkzaamheden. De uitkomsten hiervan worden besproken in Board Letter en het accountantsverslag. Indien alles verloopt zoals gepland ontvangt u de controleverklaring en het accountantsverslag eind april 2024 over het verslagjaar 2023. Hierna starten wij met de interim-controle over het lopende verslaggevingsjaar 2024. Voorafgaand aan de controle ontvangt u van ons de controleaanpak. In de controleaanpak 2023 geven wij een uitgebreide beschrijving op welke wijze wij controleren en waar de accenten voor de controle 2023 liggen. Hierbij is het goed om te vermelden dat de complexiteit van ons controlewerk jaarlijks toeneemt evenals de omvang van ons controlewerk. Illustratief voorbeeld hierin is het aantal te controleren SiSa-regelingen van de gemeente. Deze zijn in een tijdsbestek van vijf jaar explosief gestegen van 16 in 2019 tot 65 in 2023 (59 in 2022). Controleverklaringen bij subsidieverantwoordingen De gemeente ontvangt voor bepaalde projecten of werkzaamheden subsidies van bijvoorbeeld het Rijk, de MRDH en de Europese Unie. Na afronding van een project of werkzaamheden dient de gemeente een subsidieverantwoording, inclusief een controleverklaring, op te leveren. Na een controle geeft de GAD hierbij een verklaring af. De kosten die wij hiervoor maken belasten wij door aan de gemeentelijke organisatie.

Dit doen wij aangezien deze controlekosten meestal onderdeel uitmaken van subsidiebedragen die de gemeente ontvangt. Jaarrekeningcontrole van de externe klanten De GAD voert voor een aantal externe, aan de gemeente Den Haag gelieerde partijen de controle van de jaarrekening uit. Het gaat onder andere om de MRDH, en SJH (voorheen H10) UO GGD en Veilig Thuis, GR GGD VT, HWB en de Kredietbank. Deze controles zijn kostendekkend. In de toekomst willen wij de externe klanten uitbreiden naar: (1) organisaties die verbonden zijn aan de gemeente Den Haag maar nog geen klant zijn, en naar (2) publieke organisaties die geen controlerend accountant kunnen vinden. 5/10

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

Wat wij doen Inleiding Wie wij zijn Wat wij doen Waar wij naar toegaan Benodigde investering

2. Ondersteunen Naast het controleren heeft de GAD een belangrijke ondersteunende rol. Met ondersteunen kunt u denken aan de werkzaamheden van de secretaris van de Rekeningencommissie, maar ook het beantwoorden van uw vragen, die van de Rekeningencommissie en van het college of van de gemeentelijke organisatie. Dit doen wij zowel gevraagd als ongevraagd. Wij zijn een kritische vriend van de gemeente en vervullen de rol van poortwachter. Ook ondersteunen wij door het uitvoeren van ander soortige opdrachten voor zowel de gemeenteraad als het college. Hierbij wordt gebruik gemaakt van onze deskundigheid op het gebied van financiën, risicobeheersing, verslaggeving en rapportering. Wij doen alleen taken die onze onafhankelijke positie niet beïnvloeden. Voor 2024 staan voor nu de volgende uitgewerkte en door de Rekeningencommissie geaccordeerde onderzoeken op de agenda: ▪ Onderzoek ‘Indicatoren 2023’ Elk jaar verricht de GAD voor de Rekeningencommissie een onderzoek naar de indicatoren. Tegelijkertijd met de afronding van de jaarrekeningcontrole 2023 ontvangt u dan de uitkomsten van dit onderzoek. ▪ Stand van zaken opdracht ‘Proefafsluiting’ Net als vorige jaren voeren wij een quick scan uit op de negen maandsafsluiting van de gemeente. Hierbij gaan wij na: of de financiële administratie is bijgewerkt en of de hiervoor aangeleverde informatie kwalitatief voldoende is.

In januari 2024 ontvangt de Rekeningencommissie mondeling de uitkomsten van dit onderzoek. ▪ Stand van zaken opdracht ‘Amare’ De Rekeningencommissie wil inventariseren welke bevindingen in het eindrapport van de Enquêtecommissie Amare (RIS316440) door de Rekeningencommissie behandeld moeten worden. In januari 2024 ontvangt de RC het overzicht van dit onderzoek wat ook is afgestemd met de Enquêtecommissie.

Jaarlijks kunnen wij vier tot zes onderzoeken voor u uitvoeren, afhankelijk van de omvang het onderzoek, naast de ad hoc vragen die u voor ons heeft. Wij willen dan ook proactief met u in gesprek over de onderzoeken die prioriteit voor u hebben en de wijze waarop wij hier voor u, al dan niet, invulling aan zouden kunnen geven. 3. Kennisdelen Door onze rol, ervaring en onafhankelijke positie hebben wij veel kennis van de gemeente Den Haag, gemeenten, andere publieke organisaties en van ons vakgebied. En wij houden die kennis up-to-date. Kennisdelen is onderdeel van en vloeit voort uit ons dagelijks werk. Vanuit onze onafhankelijke positie kunnen u en andere organisaties bij ons terecht voor een kritische blik. Betrokken partijen kunnen altijd een beroep doen op de GAD en zo maken wij samen de gemeente en gelieerde organisaties beter. Onze deur staat voor u open. Naast het verspreiden van onze kennis door gesprekken, lezingen of in opleidingen, zijn wij actief vertegenwoordigd in gremia binnen de beroepsgroepen, publieke organisaties en gemeenten zoals de NBA, BADO, KOA en de KADO. Door ons netwerk zorgen wij ervoor dat de belangen van de gemeente en gelieerde organisaties worden vertegenwoordigd. Ad hoc verzoeken Wij zijn benaderbaar en wij denken pro-actief mee. Zowel u, de gemeente en andere organisaties weten ons te vinden met vragen.

Denk hierbij aan het beantwoorden van vragen over thema’s als rechtmatigheid, Europese aanbestedingen, subsidieverantwoordingen en redresplannen. Daarbij geldt dat niet elke vraag leidt tot een antwoord of controle gezien onze rol.

6/10

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

Waar wij naar toegaan Inleiding Wie wij zijn Wat wij doen Waar wij naar toegaan Benodigde investering

Onze doelen voor 2024 en verder zijn: ▪ Een diverse organisatie, die een afspiegeling van de stad is en blijft. Op deze manier weten wij wat opvattingen vanuit de maatschappij zijn. Wij blijven verbonden. ▪ Vanuit onze kernwaarden (onafhankelijk, deskundig en betrokken) maatschappelijk relevant blijven in het publieke domein. Trots zijn wij en onze gebruikers op de GAD. ▪ Het goede voorbeeld blijven geven door op basis van onze gemeenschappelijke waarden verantwoord en integer te handelen en ons bewust te zijn van onze rol in de maatschappij. Onze bedrijfsvoering is daarop geënt en gaat mee met de eisen uit de maatschappij, zoals bijvoorbeeld op het gebied van duurzaamheid. ▪ Verder groeien in onze dienstverlening op onze drie kerntaken (controleren, ondersteunen en kennisdelen), door het uitbreiden van onze producten en klanten. Waarbij wij altijd onomstreden kwaliteit blijven leveren. ▪ Professionele uitdaging en ontplooiingsmogelijkheden bieden in een lerende en veilige omgeving om het beste uit onze mensen te halen. ▪ Een wendbare toekomstbestendige organisatie te zijn en blijven, met inbedding van innovatie.

Het volgende figuur geeft onze GAD-DNA weer evenals onze KPI’s:

Als wij een reis zouden maken dan zijn de bovenstaande doelen het vakantieadres waar ons team naar toe gaat. Wij werken hier constant aan. Het betreft de identiteit van de GAD en is in feite het DNA van de GAD als organisatie, maar ook als ieder teamlid dat onderdeel ervan uitmaakt.

Externe kritische prestatie indicatoren: ▪ Tevreden maatschappij. ▪ Tevreden opdrachtgevers.

Om onze doelen te bereiken sturen wij met behulp van kritische prestatie indicatoren (KPI’s). Dit om een beeld te krijgen hoe onze stakeholders naar de GAD kijken én om desgewenst bij te kunnen sturen.

Zoals bovenstaand grafisch weergegeven sturen wij op externe en interne KPI’s en staat de ‘mens’ bij ons centraal.

▪ ▪

Tevreden klanten. Tevreden toezichthouder.

Interne mensgerichte kritische prestatie indicatoren: ▪ Een laag ziekteverzuim behouden (maximaal 2%) om mensen actief te houden. Veiligheid en gezondheid van medewerkers voorop. 7/10

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

Waar wij naar toegaan Inleiding

▪

Wie wij zijn Wat wij doen Waar wij naar toegaan

▪

Een passend verlooppercentage van ongeveer 10% aanhouden en daarop ook onze werving richten. Wij trekken talent aan, behouden en inspireren ze. Een personeelsbestand passend bij de opgave. Groei van onze flexpool voor het busy season. Bevorderen van gewenste organisatiecultuur en gedrag, waarbij wij rekening houden met uitgevoerde medewerkersonderzoeken. Tevreden en professionele medewerkers. Onze bedrijfsprocessen zijn optimaal.

Deze KPI’s kunt u ook benutten om met ons in dialoog te treden en uw verwachtingen met ons te delen.

Benodigde investering Naast onze bovenstaande kritische prestatie indicatoren doen wij komend jaar ook mee om de audit quility indicators van de kwartiermakers accountancy (voor zover mogelijk) te hanteren:

8/10

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

Benodigde investering Inleiding Wie wij zijn Wat wij doen Waar wij naar toegaan Benodigde investering

Per 1 april 2023 valt de begroting van de GAD onder programma 1 van de Raadsorganisatie (RIS314231). In 2023 heeft u aanvullende structurele middelen verstrekt via de motie GL.8 Stabiele financiering nieuwe GAD (RIS314231). om onze wettelijke taken en taken zoals vastgelegd in de Controleverordening uit te voeren. Resultaat investering 2023 Het voorlopige voordelige resultaat 2023 van de GAD bedraagt € 0,4 miljoen. Resultaat 2023 Begroting 2023 Rekening 2023 (voorlopig) Saldo

Wat heeft het gekost (€ 1.000) Lasten Baten Saldo 3.992 309 3.683 3.551 267 3.284 441 V 42 N 399 V

Dit voordelige resultaat is hoofdzakelijk te verklaren doordat de additionele middelen relatief laat in het jaar zijn verkregen, waardoor de GAD deze niet op tijd heeft kunnen aanwenden. Het effect van de werving zal pas tot uiting komen in 2024.

investeren in de groei en ontwikkeling van haar medewerkers. Dit alles om op een gedegen en betekenisvolle wijze invulling te kunnen geven aan onze GAD taken. Benodigde investering 2024 Hierdoor ziet onze begroting 2024 er als volgt uit: Begroting GAD 2024 Wat gaan we daarvoor doen?

Wat mag het kosten (€ 1.000) Lasten Baten Saldo 4.450 275 4.175

Wij gaan in 2024 vol blijven inzetten op het verder inbedden van benodigde innovatieve toepassingen, het behouden van onze talentvolle mensen en het aan ons verbinden van nieuw talent om maatschappelijk relevant en toekomstbestendig te blijven. Met de verkregen extra middelen zal de GAD op structurele basis meer capaciteit vrij kunnen maken voor de beantwoording van uw vragen.

In 2024 zal de GAD versterkt worden met drie zeer ervaren nieuwe collega’s. Ondanks een zeer uitdagende arbeidsmarkt groeit de GAD gestaag in aantal medewerkers en daar zijn wij trots op. Naast de uitgestelde personele lasten in 2023 heeft de GAD extra dekking kunnen realiseren uit geleverde dienstverlening inzake subsidieverklaringen, die een groter lasten verlagend effect hebben gehad in 2023, dan initieel begroot. De GAD heeft in 2023 geïnvesteerd in technologie (nieuw auditsoftwarepakket) en zal in 2024 en daaropvolgende jaren verder 9/10

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

Het team van de GAD Inleiding Wie wij zijn Wat wij doen Waar wij naar toegaan Benodigde investering

Deze foto is gemaakt tijdens een GAD-kennisdelendag. Niet alle teamleden konden op de foto staan.

10/10